第十章　去機場接客戶未果

在進出口貿(mào)易中，貿(mào)易伙伴的到訪是一個不容忽視的環(huán)節(jié)。對于出口方來說，如果其貿(mào)易伙伴，即進口方或買家來訪，就意味著買家非常重視磋商中的產(chǎn)品，想通過親自查看產(chǎn)品的樣品，賣家的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力和公司的管理及服務，確定當前的交易或?qū)淼馁Q(mào)易關系。因此，一般而言，如果商務訪問順利，簽約和長期合作的可能性非常高。而對于進口方來說，其貿(mào)易伙伴的到訪，則意味著賣方非常有誠意合作或是提供售后服務。

既然貿(mào)易伙伴的到訪對任何一方都意義重大，那么如何接待客戶就非常重要了。在安排客戶來訪時，應該重視以下幾個事項。

第一，確定客戶來訪的時間。在雙方溝通的過程中，如果合作伙伴有意向出訪，他會在郵件中提出相關的要求。作為接待方，應該及時回復郵件，確定具體的訪問時間，以便對接待工作和客戶的訪問行程做細致的安排。這是做好接待工作的首要條件。

第二，確定客戶來訪的具體目的。在客戶提出商務訪問后，接待方應該具體了解對方想了解的具體商務事項，包括何種產(chǎn)品、參觀的地方等信息，也可以了解對方對出訪城市的興趣，以便于合理安排具體的行程。

第三，確定來訪客戶的資料。來訪客戶的資料可以分成兩類。一類是客戶公司的相關資料，包括公司的具體地址和聯(lián)系方式、公司的經(jīng)營范圍和經(jīng)營狀況；一類是來訪者的具體信息，包括來訪者的人數(shù)、名字、宗教信仰、興趣愛好和健康狀況等。只有掌握詳細的客戶資料，才能在接待中應付得體，不至于觸犯對方的飲食或文化禁忌，保障商務訪問的成功，奠定商務合作的基礎。

第四，學習和鞏固接待方所在地的文化特點。在商務訪問期間，接待方在接待客戶時，接待方所在地的特色是雙方進行溝通的一個重要話題，也是客戶對接待方進一步了解的重要過程。因此，接待方要贏得客戶，給客戶留下較好的印象，就應該在當?shù)匚幕确矫孀龊霉φn。

根據(jù)以上信息，接待方應該安排好具體的接待方案。接待方案應該具體考慮：（1）接機時間、方式和人員；（2）商務參觀的具體時間和地點；（3）非商務參觀的具體時間和地點；（4）酒店和飲食的安排；（5）送機時間、方式和人員等。

在接待方確定了具體的接待方案后，應該將具體的案例發(fā)送給訪問方，讓訪問方進行確認，以便及時修訂一些不妥的安排，也可以給對方提供具體的行程參考。為了確保商務訪問的成功，接待方要考慮得非常周到。除了安排好行程外，還應該在客戶出訪的前一到兩天，發(fā)郵件或打電話給客戶，進行來訪確認；在客戶出訪回程后，還應發(fā)郵件保持聯(lián)系，一是表示對對方來訪的謝意，二是確認合作的事項。

在本章案例中，業(yè)務員因為工作不夠細致，導致了比較嚴重和尷尬的局面。一旦發(fā)生類似的情況，應該如何處理？希望通過本章案例的討論，可以提供一些處理思路。

一、案例學習

（一）案例

Hello，everyone．I am an overseas seller in the field of road wrecker，aerial working platform，truck crane machinery，construction equipment and comprehensive coal excavator．I am from northeast China．I am here to share one of my stories．

One day，I communicated with a German who said that he would visit our factory to have a look at our products．I arranged one hotel for him in Shenyang．But when our side went to welcome him in the airport，he didn’t show up．My boss was very angry at this matter and asked me to take the responsibility．

How do you think I can reply to the boss？I was very sad，too．Shall I give the following conclusions？

1．Do not trust people very much．

2．Be ready for all kinds of possibilities．

3．Do not be disappointed too much．

If you met this problem，what solution would you think of？

（二）案例難點分析和寫作策略

本章案例的業(yè)務員經(jīng)營的是大型機械設備的出口。對于大型機械設備來說，一般是無法通過寄送樣品來提供參考，一般的交易磋商會根據(jù)具體的產(chǎn)品規(guī)格展開，或通過客戶的商務訪問來確定產(chǎn)品符合客戶要求。如果客戶有意向合作，商務訪問就是必要的。在該案例中，進口方就提出訪問中方。出口方的業(yè)務員做了相應的安排，如案例中提到的酒店和接機的安排?？墒?，在出口方去接機時，卻發(fā)現(xiàn)進口方根本沒有出現(xiàn)。雖然未成形的商務訪問沒有給出口方帶來很大的經(jīng)濟損失，可卻消耗了出口方較多的精力，還澆滅了貿(mào)易的希望之火。

案例中公司老板的態(tài)度和業(yè)務員的低落情緒是可以理解的。在出現(xiàn)問題后，反思原因和追究當事人的責任也是應該的，只有這樣，才能夠起到“前車之鑒”的作用。業(yè)務員應該反思自己在安排客戶訪問時，有沒有做細致的工作，有沒有發(fā)郵件進行行程和出訪的確認。業(yè)務員應該意識到前期工作遠遠比后期挽回更重要。

在案例中，業(yè)務員與老板之間的問題應該屬于“內(nèi)部矛盾”，如何解決德國客戶沒有按計劃出訪的問題，才是業(yè)務員和其所在公司真正應該解決的問題。如果采取恰當?shù)慕鉀Q方法，還是存在挽回客戶，重新達成交易的可能性——這才是本案例業(yè)務員和其公司真正希望達成的結(jié)果。

那么，在發(fā)生案例中的情況時，應該如何應對呢？其實，解決這個問題的最佳方式是業(yè)務員沒有在機場接到客人的時候，馬上給客人打電話，表達自己的關心，也可了解對方?jīng)]有按計劃出訪的原因。對方客戶如果接到真誠的電話，一定會比較感動和內(nèi)疚，就有可能再做出訪的決定。當然，從案例的情況來看，案例中的業(yè)務員已經(jīng)錯過了最佳解決時間。在這種情況下，出口方的業(yè)務員不妨采取郵件的方式，與對方進行溝通，嘗試挽回客戶。

雖然，在案例中業(yè)務員并沒有提及其德國客戶的性格和辦事方式等，但是我們可以根據(jù)德國人普遍具有的特點，采取郵件的寫作策略，做最后的努力和嘗試。一般而言，德國人給人的印象是嚴謹、認真，做事非常講究規(guī)則的。而在案例中是德國人自己提出了商務訪問的要求，中方也做出了安排，甚至中方已經(jīng)去機場接機，可是德國客戶卻沒來。也就是說，這次事件的直接責任人應該是德國客戶，因為如果德國客戶不來，就應該事先通知中方業(yè)務員，以便另行安排，可是德國客戶并沒有事先通知。

根據(jù)德國客戶在本案例中應該承擔的責任和德國人的性格，郵件寫作時，可以采取兩種策略：一種是“真誠”策略，一種是“苦肉計”。如果采取“真誠”的策略，那么該案例中的業(yè)務員就應該在郵件的開始段落，表現(xiàn)出對對方的關心和擔憂，讓對方被真誠所感動；然后，再描述一下接機前對這次客戶出訪的期盼，使德國客戶為自己未能出行感到抱歉；接著，找一個借口給德國客戶提供一個臺階，也是出口方為自己希望再次合作尋找理由；最后，真誠地邀請對方再次來訪。在這種策略下，郵件的語氣應該比較委婉，語言應該較為正式，表現(xiàn)出寫信人的關切和重視。如果采取“苦肉計”，那么案例中的業(yè)務員就應該先對對方?jīng)]有如期到訪表示遺憾；然后，提出自己為這次到訪所做出的努力，包括公司經(jīng)濟上的損失和公司老板的失望及不滿；接著，將公司老板要求業(yè)務員自己承擔責任和相應的懲罰敘述一下，讓對方為其行為給業(yè)務員帶來的不良后果感到內(nèi)疚；業(yè)務員還可以寫一寫世人對德國人的看法和認識，進一步讓德國客戶感到自身行為的不妥，及對德國人名譽的損壞；最后，郵件應該把問題拋給對方，讓對方提出方案，來解決相關的問題。

無論采取哪種策略，如果德國客戶回復郵件，那就意味著有重新建立聯(lián)系的可能。如果德國客戶沒有回復郵件，那么就說明本章案例中的客戶是德國人中的特例，作為中方業(yè)務員就應該放棄該客戶，吸取相應的教訓，在以后的業(yè)務中，盡量將相關的工作做細致。

二、基于案例失敗郵件實例點評

（一）錯誤句子實例點評

1．we believe that you still have great interest in our products，and we are also interest in doing business with you．

點評：這句話的意思是“我方相信你方對我方產(chǎn)品還是非常感興趣的，同樣，我們也有興趣與你方展開貿(mào)易?！边@句話存在語法錯誤。作為一句話開始的首個單詞的“we”中的“w”應該是大寫。雖然在實踐中，這并不影響收信人對信息的理解，但是，卻反映了寫信人工作是否細心。對于合作伙伴來說，選擇細心的伙伴比選擇不細心的伙伴，更能保證事情的順利進行?！癷nterest”作為“興趣”，既可以是名詞，也可以是動詞，如果是動詞，就不能直接與系動詞“are”一起用，應該將其變成過去分詞“interested”，才是正確的用法。另外，在沒有了解對方?jīng)]能出訪的原因時，就直接假設對方也對交易感興趣，會顯得寫信人比較主觀，可能會引起對方的反感。

2．I will be appreciated if you could make an explanation．

點評：這句話的意思是“如果你能對你的行為做出一個解釋，我將不勝感激?！边@句話雖然表面上非?？蜌?，但是語氣比較強硬，帶有一定的指責意味。在面對問題時，“指責”只會引起對方的“自衛(wèi)”，還會影響雙方的關系。另外，這句話中的“appreciate”用法有誤，這是學習者普遍存在的一個問題。“appreciate”的用法包括以下幾種：appreciate sth．；appreciate it if...（從句）；sth．is appreciated。根據(jù)這三種用法，語句可以分別表達成：“I will appreciate your explanation for your failure to come．”“I appreciate it if you could make an explanation．”“Your explanation will be appreciated．”

3．Sincerely，visit our factory and I’m confident that our products will satisfy your needs．

點評：這句話的語法存在問題，讓人難于理解寫信人到底要表達什么意思。“sincerely”是一個副詞，做這句話的狀語，但是這句話是由兩個簡單句組成的并列句，而且謂語的主語不一樣，那么將“sincerely”置于句首，并用逗號隔開，就不明確到底誰應該“真誠地”。如果是修飾第一句，那意思就是“真誠地訪問我方”，換句話說，是否是指這次客戶沒有來，是因為不夠真誠呢？這樣，反而會影響與客戶之間的關系。如果修飾第二個簡單句中的主語“I”，“sincerely”修飾“be　confident”顯得很不恰當。因為“對……有自信”只有程度的區(qū)別，而不會是“真誠地”還是“虛假地”。這句話應該改成“I sincerely wish that you can visit our factory and I’m confident that our products will satisfy your needs．”可見，追求句子簡潔的前提是保證句子的意思表達準確。

4．It was my fault that I forgot to recheck your fight number．

點評：這句話的意思是“我忘記了，應該再核實一下你的航班號?！笔紫龋@句話中的“fight”應該是“flight”。“fight”是一個動詞，是“戰(zhàn)斗”的意思；“flight”是名詞，有“航程”或“航班”的意思。這兩個詞在形式上非常相近，應該加以區(qū)別，所謂“差之毫厘，失之千里”。其次，這句話的潛臺詞暗示著兩種可能：一是指“我記錯了你的航班號，從而搞錯了接機時間”；二是指“你有可能來了，但是我記錯航班，未能接到你”。這兩種“借口”都不是很妥當，有些牽強，因為案例已經(jīng)明確表明對方實際上沒有來，也沒有提前通知，業(yè)務員已訂酒店等，并受到老板的批評，就說明航班和時間都沒有錯。將所有的錯誤都大包大攬的做法會為今后的合作關系埋下“地雷”。

5．Permit me first of all to apologize for my terrible mistake made on the arrangements for your visit to our factory，especially on the arrival time of the flight．

點評：這句話的意思是“請允許我首先為自己在安排你方訪問我方工廠的事情上犯下的嚴重錯誤，特別是航班到達的時間道歉?！睂懶湃藢⑺械呢熑味汲袚饋?，希望對方能夠再次訪問參觀工廠。這不是很好的策略。明明是對方的責任，還堅決地表明是己方的錯誤，就有點委曲求全了。對于誠實的德國人而言，不但不會感激，反而會懷疑寫信人的品質(zhì)。而如果對方不是誠實的人，又會被利用，與這樣的客戶交易，也是非常危險的。另外，這個句子中的插入語——first　of　all，是放在句子中間的，應該在插入語的前后都增加逗號；如果將其放在句首，就只用一個逗號隔開就行。

6．We would conform your visit ahead next time．

點評：這句話應該表達的是“下次，我們一定會提前確認你的訪問。”但是，這句話中，“conform”的意思是“遵守”“符合”，而且是個不及物動詞，不能直接帶賓語。如果要接賓語，就應該以“conform to”的形式，表示“與……相符”。表示“確認”的詞，應該是“confirm”，是個及物動詞，可以直接接賓語。雖然這兩個詞只相差一個字母，但是完全是兩個單詞，兩個意思，在學習英語時，應該注意區(qū)別形式上接近的單詞。

7．We just want to make sure that is everything all right with you．

點評：這句話的意思是“我們只是想確認，你是否還好。”表達了寫信人對德國客戶的關切，應該是非常恰當?shù)牟呗院驼Z氣。但是，原句中出現(xiàn)了一個比較嚴重的語法錯誤?！澳闶欠襁€好”是“make sure”的賓語從句。根據(jù)英語語法，如果賓語從句是一般疑問句的形式，那么應該將一般疑問句轉(zhuǎn)變成以“whether”或“if”的句子。因此，原句應該改寫成：We just want to make sure if everything is all right with you．

8．However，all these turned out to be in vain due to your absence，which，on the other hand，puts spots on your sincereness to do business with us．

點評：這句話的意思是“我們所有的努力都因為你的缺席而白費了，而且你的這種行為也證明了你沒有與我方合作的誠意。”如果寫信給德國客戶是為了發(fā)泄心中的不滿，并告知德國客戶取消與其合作關系，這句話表達得非常不錯。但是，如果“我們”還是希望與對方合作，這樣的表達就過于嚴厲，語氣過于強硬了，會讓事態(tài)進一步惡化，屆時，再想挽回就更困難了。因此，寫信人應該充分考慮寫信的目的，再選擇采取何種溝通策略和表達。在這句話中，“sincere”的名詞形式不是“sincereness”，而是“sincerity”。在英語中，“－ness”是名詞后綴，但是，并不是所有的形容詞后加“－ness”就是名詞，具體的名詞形式還是要靠平時的記憶和積累。

9．There　must　have　been　something　that　precluded　you　from　doing　the business　trip．

點評：這句話的意思是“一定是有什么事，讓你未能按時出訪。”這句話表達得非常巧妙，雖然沒有指出具體發(fā)生的事情，但卻給對方找了個很好的借口，也給寫信人自己找到了希望重新合作的理由。但是，這句話中的“doing　the business　trip”不符合英語的表達習慣。在英語中，“do”和“make”好像是萬能詞，可以與許多名詞搭配，但表達“出差”或“商務出訪”，卻有固定的搭配，應該是“take　business　trip”或直接用“visit”這個詞。這些搭配也是需要平時的記憶和積累的。

10．I’m disappointed in you—I had waited for 3hours in the airport，but you didn’t show up without informing us of the changes．

點評：這句話的意思是“我對你很失望，你讓我在機場等了你三個小時，但是你卻沒有出現(xiàn)，而且還沒有通知我們相關的改變。”應該說，這句話的后半部分，表達的都是事實，但是，用“disappointed”這個詞表示“對德國客戶感到失望”，不是特別妥當。如果用“regretful”等，會比較恰當，表示雙方是平等、合作的關系?！癲isappointed”加重了這句話的語氣，顯得比較強硬，不利于改善雙方之間的關系。

（二）錯誤段落實例點評

1．We feel sorry that you didn’t come last time，but I think there must have been some emergency that kept you from coming here last time．Accurately，we had been ready to welcome you，but you didn’t come．We really regard it as a great pity．

點評：這個段落的意思如果翻譯成中文，就是“我方非常遺憾你上次未能過來，但是我想一定是發(fā)生了緊急狀況，使你的訪問未成形。確切地說，我們已經(jīng)做好了準備，你卻沒來。我們真的覺得非常遺憾?！边@個段落的語序混亂，語言啰嗦，意圖也不明確。這個段落如果按事情發(fā)生的順序來述說，意思會更加清楚易懂，因此，這個段落可以改成“According to the schedule of your visiting we had arranged，we went to the airport to welcome you，but you didn’t come．We really regard it as a great pity，but I think there might have been some emergency that kept you from coming here．”

2．I’m sorry that we failed to make an appointment at the airport．I’m rather worry about you．Was there anything serious？As I know you German have a good reputation of credit．I can understand there must have been something wrong with you that make you break your promise．If you have some problems，please tell me so that I can try my best to help you．

點評：這個段落采取的策略是比較恰當?shù)?，整個段落的意思是“非常抱歉，我們沒能在機場見面。我非常擔心你。是不是有什么嚴重的事啊？因為我知道德國人有較好信用。我相信一定是發(fā)生了什么事，讓你沒法履約。如果你有什么問題，就請告訴我，我會盡全力幫助你的?！敝皇沁@個段落中的語言問題，特別是詞語或短語的用法出現(xiàn)的錯誤比較多?！癿ake an appointment”是指確定一個時間、地點，雙方見面，即“預約”；但要表達“沒能在機場見面”，不能用“make an appointment”，而應該是“meet each other”或“see you”，這樣意思更明確?！皐orry”這個詞的用法也比較容易出錯?！皐orry”是一個動詞，它有兩種常見的意思：一是“to make anxious or uncomfortable”（使煩惱，使焦慮），另一個是“to be anxious about”（擔心，煩惱，為……發(fā)愁）。在原句中顯然應該采取第二種用法，刪去系動詞“am”。當然，“worried”是“worry”的變形，是形容詞，可以與系動詞連用，因此，原句也可以將“worry”改成“worried”。在段落的第5句話中，定語從句中的動詞“make”最好是過去式，表明是過去發(fā)生的事情。

3．We apologize for delayed response since we missed you in the airport on October 12．However，we would like to know if there was something urgent that happened to you since we did not receive any notice ahead．

點評：本段落中的第一句話的意思是“自10月12日我方在機場沒接到你后，我方為沒能及時聯(lián)系你表示道歉?！边@句話寫得過于謙卑，有些低三下四的意味。貿(mào)易關系應該建立在平等互利的基礎上，只有平等的貿(mào)易關系才可能是持久的。因為是對方?jīng)]能及時通知，我方表示出“擔心”“憤怒”或“惱火”才是正常的。當然，“擔心”是最佳策略。如果要表示“關切”，重新聯(lián)系客戶，就直截了當?shù)乇硎尽瓣P切”更加合適。

4．Because we all know your country is a strict country．And there must be some reason that leads you can’t come this time．

點評：本段落的語法問題比較嚴重，尤其是“中式”思維。原文想表達的意思應該“因為你們國家以嚴謹著稱，肯定有什么原因?qū)е履銢]能來?！痹谟⑽谋磉_中，“because”引導的從句不能獨立存在，它必須要有一個主句，以構(gòu)成復合句。該段落的第二個句子是一個帶有定語從句的復合句，但是定語從句中的謂語動詞沒有選擇恰當，導致句式復雜，表達不地道。其實，可以將該句中的動詞“l(fā)ead”改成“prevent”或“keep”，意思更明確。整個段落應該可以改成“There must have been some reason that prevents you from coming，for you German have the quality of strictness．”

5．It is a pity that you didn’t come this time．You can connect with us in advance to inform us in any time．We look forward to your next visit to our factory．

點評：這句話的意思是“你這次沒來，我們感到非常遺憾。你可以提前通知我們。我們期待你下次來我們工廠訪問?！边@個段落的問題在于每個句子之間的關聯(lián)性不夠強，思維跳躍，有些“急于求成”。如果將這三句話，都拓展成段落，倒是一封不錯的郵件。另外，動詞“connect”有“連接”的意思，但它強調(diào)的是事物與事物之間的關聯(lián)性，而要表達中文的“與……聯(lián)系”，應該是動詞“contact”，“contact”是一個及物動詞，無需加介詞“with”，可以直接接賓語。

6．I wonder maybe you were too busy to come．Or something emergent happened keeped you from doing so．

點評：這句話的意思是“我想你一定是太忙了沒來成?；蛘?，一定是什么緊急狀況導致你沒來成?！边@個段落的語氣和策略都比較好。但是，該段落提出了兩個理由，為對方開脫，有些“畫蛇添足”的感覺。當然，如果比較兩個理由，第二個比第一個更恰當。對于一個守信用的商人來說，“繁忙”不應該成為不履約的理由。第二個理由是“緊急事件”，那就是對方無法控制的，不是主觀愿意的，這是一個非常好的理由了。因此，在該段落中，只需保留第二個理由。當然，前面最好對“接機”做一個描述，也可以表達接待方的心情。另外，該段落中也有語法錯誤。一是“happened”和“keeped”兩個動詞連用，不符合英語的語法。其實，可以將“happened”刪去，不會影響寫信人要表達的意思。而“keep”的過去式應該是“kept”，而不是在單詞后直接加“ed”。這種特殊形式的過去式，需要平時加強記憶。

7．First of all，I am very sorry that you didn’t come to our factory as agreed on．I am conviced that you must have had something extremely urgent and important so that you didn’t agree our appointment．As your partner，if you have any problem or emergency，we would like to be noticed immediately，communicate with you and do you a favor as possible as we can．

點評：這個段落欲表達的意思是“首先，我覺得非常遺憾，你未能按約定的時間來訪問參觀我廠。我堅信一定是有緊急或重要的事情，導致你沒有履約。作為你的伙伴，如果你有任何問題或緊急事情，我們希望你能及時通知我們，我們會竭盡全力幫助你?！?/p>

這個段落表達的意圖是恰當?shù)?，友善的，但是，該段落的語言問題比較多，造成意思表達不到位。首先，單詞拼寫有誤。“convice”應該是“convince”，是動詞，表示“使確定”的意思。其次，選詞有誤。“agree”是指“同意”，而在原段落中，“agree our appointment”要表達的意思是“遵守約定”或“如約而至”，如果用“agree”，不符合英語的表達習慣，應該是“keep our appointment”。再次，混淆了單詞不同詞性的用法?！皀otice”做名詞時，有“通知”的意思，但如果做動詞用，就是“注意（到）”的意思，應注意區(qū)別兩個不同詞性所代表的意思。若要表達“通知”，可以用“inform”這個詞。最后是誤用短語?！癲o you a favour”這個短語中的“favour”是“恩惠”的意思，一般是請求別人幫忙時，用“do me a favour”。當接待方說“do you a favour”，就好像是在給對方施舍，有一種“居高臨下”的感覺。要表達“幫助對方”的意思，應該用“try our best to help you”。

8．Our company was glad to your asking of visiting our factory and eager to establish business relationship with you．But as you disobeyed your promise and failed to visit the factory，it brings some difficulties to our business．

點評：這個段落的意思是“當你方要求參觀和訪問我們工廠時，我們非常高興，也非?？释c你方建立貿(mào)易關系。但是，你方卻沒有遵守諾言，沒有參觀我方工廠，這種行為已經(jīng)影響了我們雙方之間的貿(mào)易關系?！狈浅Ｃ黠@，因為德國客戶沒有按時出訪，接待方感到不滿，并提出了抱怨。如果接待方還是想與德國客戶進行貿(mào)易往來，那這個策略就不夠妥當，因為這樣的寫作反映了接待方不夠大方，有些斤斤計較。另外，“be glad to”的“to”表示的是動詞不定式，后面應接原形動詞，而不是動名詞?！白袷刂Z言”的習慣表達應該是“keep one’s promise”，一般不用“obey”這個詞?！皁bey”是指“遵守、服從”，一般表示“遵守規(guī)則”等。

9．I still remember you said that you would come to our company this morning．Foreign customers are always very important for our company．We treasure every opportunity to establish business relationship with them．This time is not an exception．We prepared everything for your coming，including the supper，meeting，transportation and hotel．Of course all them cost a lot of money．Today I came to the airport to welcome your coming．Unfortunately，you never show up．I waited for the whole day and really feel disappointed．The worse thing is that my boss is getting angry and he think I should take the responsibility．Now，I am in a very dangerous situation and It is possible that I may lose my job．

點評：這個段落的意思是“我仍然記得你曾經(jīng)說過你將于今早來我公司參觀。國外客戶對于我公司來說非常重要。我們珍惜與他們建立貿(mào)易關系的每一個機會。這次也不例外。我們準備了所有的事務，包括飲食、會議、交通和住宿，而且，這些都花費了很多錢。今天我們?nèi)C場接你，不幸的是，你沒有出現(xiàn)。我等了一整天，真的非常失望。最糟糕的是我的老板非常生氣，他讓我承擔相應的責任?，F(xiàn)在，我的處境非常糟糕，有可能我會因此失去我的工作?！痹摱温洳捎昧恕翱嗳庥嫛?，整體來看，事情述說得比較清楚，從對方提出商務訪問到接待方的精心準備，再從接機的失望到給業(yè)務員帶來的后果，意思層層遞進，對收信人的觸動應該比較大，可能會產(chǎn)生較好的效果。

可是，該段落反映出“中式英語”的一些問題。首先，該段落有三層意思，按照英文的表達習慣，應該分成三段，意思會更加清晰，層次會更加分明，也方便閱讀。第一段可以到“This time is not an exception．”止，主要是表達寫信人對來訪的重視；第二段可以到“Unfortunately，you never show up．”止，描述了為接機做的準備和客戶沒有來的事實；第三段陳述客戶沒來造成的后果。其次，詞語選擇和時態(tài)選擇不太恰當?！皊upper”在英文中僅僅指“晚餐”，而客戶來訪不應該只是解決晚餐，因此，應該用“meal”來代替“supper”?！癮ll them”不符合英語的表達習慣，當表示“所有這些”（指前面提到的來訪準備）時，一般用“all these”或“all of them”。“come to airport”在英語中，表示“說話人還在機場”，這不符合事實，寫信人應該已經(jīng)從機場回來了，因此，在表達“去機場接你”應該是“go to the airport to pick you up”。在原段落中，從“去機場”開始，動詞時態(tài)有時是現(xiàn)在時，有時是過去時，比較混亂，可以都采用現(xiàn)在時，因為都是“today”發(fā)生的事情。要特別注意“he think”中的第三人稱單數(shù)問題，要把“think”改成“thinks”。此外，該段落的最后一句是兩個簡單句組成的并列句，那么第二個簡單句的首字母不應該大寫，應該是小寫。

10．I don’t know what made you cancel this visit．I should have had more communication with you．But it was done．I’m not blaming you，but I really think that you should give us your explanation about it．As I mentioned before，we treasure every opportunity to establish business relationship with our customers．We may have some misunderstandings about it．We are full of confidence that we can figure it out．So we still want you to come for our business cooperation．And I guess that’s the only chance to save my job．I’m looking forward to hearing from you．

點評：這個段落的意思是“我不知道是什么原因?qū)е铝四闳∠@次參觀訪問。我應該跟你多聯(lián)系。但是，事情已經(jīng)這樣了，我也不怪你，不過你應該給我們一個解釋。就像我前面提到的一樣，我們珍惜與客戶建立貿(mào)易關系的每個機會?；蛟S，我們存在誤解。但是，我們有信心我們可以解決。因此，我方還是希望你能來，以促成我們之間的合作。而且，我想這是我能挽回工作的唯一機會。我期待你的回復?！?/p>

該段落與例9的策略是一樣的，都是“苦肉計”，但是，這個段落寫得層次不分明，意思混亂，缺乏邏輯。該段落第一部分希望對方給出一個合理的解釋，可是，完全是“中式思維”，其大意是“我不知道是什么導致了你取消商務訪問，我應該與你多聯(lián)系幾次；但是，事已至此，我也不是怪你，不過我認為你應該給出一個解釋”。英文表達更注重邏輯，這個部分可以改成“I don’t know what made you cancel this visit．However，as a businessman，the most important thing is to keep promise．If there is anything which prevents you from coming，you，at least，should inform us of it．But we received no notice in advance．For this，I think that you should give us your explanation．”接下來，寫信人又是“自責”，又是“自信”，意思也相當混亂。從邏輯上而言，這個部分最好描述“對方行為帶來的后果”，列舉經(jīng)濟上的損失和公司老板對業(yè)務員的懲罰，甚至可以提到對德國客戶自身名譽的影響。最后，中方的業(yè)務員不應該主動拋繡球，應該將這個難題拋給對方，讓德國客戶給出一個解決問題的方案。這樣，德國客戶回復的可能性會更大，如果不回復，那就是一個不值得建立貿(mào)易關系的客戶，也不用惋惜。

（三）失敗郵件實例點評

1．

Dear Sirs，

Much to my regret that I didn’t pick you up at the airport．I forgot to recheck your flight number and then missed your arrival time．I acknowledge that my fault has brought you much trouble．I hereby express my deep sorrow for this matter and assure you that this matter will not happen once again．I wish we can make an appointment again when it is convient for you．Sorry again for inconvenient and hope for a perfect meeting next time．

I look forward to having your early reply．

Yours sincerely，

×××

點評：這封郵件是比較失敗的，不僅表現(xiàn)在策略上，還表現(xiàn)在語言方面。首先，根據(jù)案例，誰對誰錯非常明顯。德國客戶沒有出現(xiàn)，既沒有事先通知，也沒有事后的電話或郵件，可以看出德國客戶不是因為搞錯了航班而沒有出現(xiàn)，否則他應該會主動與寫信人溝通。如果是寫信人將接機航班或時間記錯，德國客戶也會聯(lián)系寫信人。寫信人作為商務訪問的接待方，在沒有接到客戶的情況下，勇于承認錯誤，把沒有接到客戶歸結(jié)于自己沒有再確認航班，與此同時，還為給對方帶來不便，深表歉意，采取的策略是“委曲求全”，目的是希望能與德國客戶重新取得聯(lián)系。可是，這種“委曲求全”的策略是比較危險的，給人一種“急于求成”的感覺，也不利于今后貿(mào)易關系的正常發(fā)展。接待方的“大度”可能會讓對方在今后的談判中明顯處于優(yōu)勢，有可能會被對方濫用。與其建立不健康的貿(mào)易關系，不如干脆放棄。

其次，這封郵件的語法及單詞拼寫等問題比較多?！癿uch to our regret”是

一個習慣短語，表示“I am sorry”，習慣性用法是將其放在句首，用逗號將它和主句隔開，而不是接“that從句”。“once again”也是一個常用短語，表示“now again，as in the past”，即（像從前那樣）再（來）一次，“again”表示“once more，one more time”，表示“再一次，又”。在原段落中，寫信人保證“這樣的事情不會再發(fā)生了”，強調(diào)的是“再一次”，因此，用“again”更恰當。“方便的”正確拼寫應該是“convenient”，而不是“convient”，作為形容詞，它的前面可以加前綴“in”表示相反的意思，即“不方便的”，但它仍舊是個形容詞，如果要做介詞“for”的賓語，應該將其變?yōu)槊~形式——inconvenience。

2．

Dear Sirs，

We are pleased to receive your order of 19th June．

We felt greatly honoured to have you visit our company in person．So we prepared everything well to welcome your arrival．However，it’s a pity that you didn’t come yesterday．As we all know，Germans are famous for their responsibility，punctuality and strictness，so we guess you might have had

come across something emergent，and thus had no time to inform us the changed schedule at once．

We hope you can arrange another visit to our company．To help you know better about our products and make better decisions，we enclose a copy of our catalogue and hope our handling of this order can lead to further business relationship between us．

Yours sincerely，

×××

點評：如果不考慮這封郵件寫作的商務背景，僅僅從郵件的語言、結(jié)構(gòu)和策略來講，這封郵件寫得還是不錯的。這封郵件結(jié)構(gòu)完整，段落層次分明。它的語言基本功比較扎實，沒有出現(xiàn)語法錯誤，也沒有單詞拼寫的錯誤，而且郵件的意思也表達得比較準確和清晰。這封郵件采取的策略也非常恰當，以“德國人的責任心、守時和嚴謹”來猜測“一定是發(fā)生了一些意外的事”，不僅為對方找到一個很好的臺階，也為自己寫信找了個很好的理由。

然而，所有這些努力都是徒勞，因為，這封郵件有一個致命的錯誤——不符合本章案例的商務背景。根據(jù)本章的商務案例，我們可以知道，德國客戶與中方業(yè)務員之間還處在貿(mào)易磋商階段，德國客戶還沒有下訂單。可是，這封郵件的開頭表示了對對方訂單的謝意，還在結(jié)尾段落表示希望通過執(zhí)行這份訂單能建立進一步的貿(mào)易關系，表明寫信人沒有理解本章的案例。其實，每一封商務郵件都是在一定的背景下寫的，如果脫離了其商務背景，語言和結(jié)構(gòu)再好，郵件也沒有任何實際意義。從這封郵件的寫作，我們可以看出，學習進出口郵件寫作，不僅僅是一種語言上的學習，而應該將語言學習與商務背景相結(jié)合，鍛煉學習者的獨立思考能力、解決問題能力及語言和商務知識的綜合應用能力，才能使進出口郵件寫作的學習者更好地適應進出口實踐的要求。

三、基于案例成功郵件實例點評

（一）郵件范例

1．

Dear Sirs，

It’s a great pity that you didn’t show up as scheduled yesterday．Our CEO and I are worried about you．It’s essential for us to make sure that you are safe．So，could you please give us a reply if everything is fine？Besides，our CEO would like to find out the reasons，if any，that prevented us from meeting．Would you please kindly inform us the possible reasons？We really appreciate it．

Let me confirm your schedule once again．After your arrival，we would have a dinner in a famous restaurant near the West Lake．And after that we would show you around the lake to enjoy the charming scenery．For that night，you would stay at the Hilton Hotel．

There would be a meeting for you the next morning in our company building，at which our CEO would introduce you our company and products．After that，we would lead you to go around our factory，and of course you would enjoy your lunch there．Your flight back would be at about 3：00that afternoon．

If you have any ideas or suggestions about the schedule，please tell us and we would surely adjust it according to your needs．As soon as you fix your time，please let us know so that we could make the arrangements as early as possible．Our CEO and I myself welcome you to our country and our company，and we quite expect the face－to－face communication with you．

Looking forward to your reply．

Yours sincerely，

×××

2．

Dear Sir，

I have been wondering why you didn’t come last weekend．

On our schedule，you should visit our factory on April 25th to see our products that interest you．We had arranged a hotel for you and had been

ready to meet you at the airport．But，to our disappointment，you didn’t appear．Did anything happen to you？If so，you should have called me instantly so that we could cancel the room and make some adjustment．

My boss is very angry at this matter．He asked me to take the responsibility．You know I’m in a very bad situation now．So，could you give me a good explanation so that my boss may forgive me for this big errer？

Yours sincerely，

Shelley

（二）郵件實例點評

進出口郵件寫得成功與否不在于郵件的長短，而在于郵件采取的寫作策略、表述語言和篇章結(jié)構(gòu)。上述兩封郵件就是寫得比較成功的郵件，重新建立貿(mào)易關系的可能性非常大。

首先，這兩封郵件采取的策略很恰當。第一封郵件采取的策略是“真誠策略”。在郵件的起始段，寫信人真誠地關心德國客戶的安危，希望德國客戶給出一個解釋。接著又將商務訪談的安排告知對方，以吸引（或誘惑）對方。在結(jié)尾段落，寫信人非常自然地通過提出希望德國客戶能夠再次商定時間和來訪行程，要求對方能盡快回復。只要對方回復了，重新磋商的可能性就非常大了。第二封郵件，采用的是“苦肉計”。在郵件中，寫信人提出了其公司老板對他的態(tài)度——“angry”，在字體上使用了加粗的字體，使得“angry”比較醒目；寫信人還提到了老板要求他承擔責任，也使用了加粗的“me”，以示強調(diào)。德國客戶收到這封郵件后，如果他不是一個騙子，應該會感到愧疚的，回復的可能性非常大。

其次，這兩封郵件的篇章結(jié)構(gòu)也非常合理。第一封郵件在第一段表示了關切，表明出口方的態(tài)度。第二段和第三段說明了行程安排，不僅表明出口方的精心安排，還希望通過再次的描述，能引起對方的興趣。第四段表達了出口方希望面談的心愿，段落分明而且完整，方便閱讀和理解。第二封郵件的段落也非常清晰明確，整封郵件的篇章簡短但完整。尤其值得一提的是第二封郵件結(jié)尾部分的處理。通常，在進出口郵件的結(jié)尾，寫信人會寫“We look forward to your early reply．”以提醒對方盡快回復。但是，在第二封范例郵件中沒有寫類似的句子，結(jié)尾簡潔，因為在它的結(jié)尾段落的最后一句已經(jīng)寫到“你能否給我一個解釋”，也就是要求對方回復了，這樣就避免了重復。另一方面，因為在結(jié)尾段落中提出了老板的態(tài)度和處理措施，業(yè)務員可能要承擔責任，以“So，could you give me a good explanation so that my boss may forgive me for this big error．”來結(jié)束整封郵件，能傳遞寫信人內(nèi)心的不滿和擔憂，更能凸顯“苦肉計”的效果。

最后，這兩封郵件的語句比較通順，意思也比較清楚，沒有出現(xiàn)較嚴重的語法錯誤，反映了寫信人較好的語言基本功。不過，這兩封郵件還是有個別的語言問題。在第一封郵件中，存在三個小問題：“inform”是動詞，表示“告訴……”，它的用法是“inform sb．of sth．”或者是“inform that...”，郵件中少了“of”；“l(fā)ead”也是動詞，有“為……帶路，引導”的意思，不過一般是“l(fā)ead＋obj．＋adv．／prep．”的形式，也就是“l(fā)ead”后接賓語和賓語補足語，因此，郵件中的“l(fā)ead you to go around”應改為“l(fā)ead you around”；“在我們公司舉行會議”就非常清楚了，所以不用表達成“in our company building”，可以刪去“building”。在第二封郵件中，有一個單詞拼寫錯誤，“errer”應該是“error”。