一、生活文書概述

生活文書是一個(gè)十分廣泛的概念，它的文體、種類比公文和事務(wù)文書都多，涉及日常生活和日常事務(wù)的各個(gè)方面。這里要介紹的只是秘書人員實(shí)際工作中常用的生活文書種類和文體(生活文書本來并不局限于辦公室工作和秘書人員的寫作活動(dòng)，即并不局限于“公務(wù)”，在人民群眾的日常生活中應(yīng)用更為廣泛、普遍)，具體包括:條據(jù)類、信電類、告啟類、公關(guān)禮儀類和民俗類。

生活文書的特點(diǎn)主要有以下幾個(gè)方面:

一是有較為嚴(yán)格的格式。生活文書的格式都是約定俗成的，較為固定的，雖然不是法定規(guī)范格式，卻也是不可違的。若違逆了格式，則可能導(dǎo)致該文書不被人承認(rèn)。比如民俗類的對(duì)聯(lián)，字?jǐn)?shù)、平仄、句式不合格式即是笑柄。簡(jiǎn)單的條據(jù)，如借條、請(qǐng)假條、收據(jù)等，也有固定格式。公關(guān)禮儀類的各種文辭如祝詞、歡迎詞、答謝詞等，尤其不能“出格”。

二是有特殊的語言要求。說特殊，是指幾乎每一類、每一體生活文書，都有各自的語言要求。如告啟類的海報(bào)，總是由詞和短語組成，少用或不用完整的句子和成段的文字，以并不連貫的詞和短語表述完整的意思。條據(jù)類的借條、欠條、收條、發(fā)條等，要求語言簡(jiǎn)潔平實(shí)。而公關(guān)禮儀類、民俗類的生活文書大多忌語言平實(shí)，要求文采。再如絕大多數(shù)生活文書要求標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，而海報(bào)(告啟類)、電報(bào)(信電類)卻可以隨意標(biāo)點(diǎn)或者不用標(biāo)點(diǎn)。

三是有較為固定的習(xí)慣用語。生活文書的慣用語大多比較固定，不可變更。如借條總以“今借到”、領(lǐng)條收條總以“今領(lǐng)到”、“今收到”起句;證明、介紹信總以“茲”字領(lǐng)起，以“茲證明”、“茲介紹”起句;舊式祭文總以“維”字起句，以“伏維尚饗”結(jié)尾。

四是生活文書有適時(shí)、適地的特點(diǎn)。隨著時(shí)代的發(fā)展和環(huán)境的改變會(huì)有相應(yīng)的變化。如祭文，現(xiàn)已被“悼詞”所取代，只在農(nóng)村少數(shù)地區(qū)仍保留著、仍在使用;而且現(xiàn)在使用“祭文”，它的體式也與舊式祭文相去甚遠(yuǎn)。再如對(duì)聯(lián)，時(shí)地特點(diǎn)就更明顯了，農(nóng)民常用的喜慶聯(lián)與高等院校中的就大不相同。作者曾在湖南一縣城看到過這樣的春聯(lián)，上聯(lián)是“爸爸媽媽在外面上班”，下聯(lián)是“爺爺奶奶在家里帶我”，橫聯(lián)是“就過年了”。此縣城中有條扁擔(dān)巷，巷中習(xí)俗是春聯(lián)由自家年齡最小的會(huì)寫字的人來寫，所有春聯(lián)均童趣十足，是城中春節(jié)一景。這一特點(diǎn)，也決定了生活文書的寫作應(yīng)適應(yīng)時(shí)、地要求，適應(yīng)時(shí)代與環(huán)境，不可拘泥古板。盡管生活文書有嚴(yán)格的格式、特殊的語言要求、固定的慣用語，但也不是一成不變的，寫作時(shí)應(yīng)根據(jù)不同的受文對(duì)象適時(shí)、適地制寫。