以教學(xué)評(píng)估促教學(xué)檔案建設(shè)_檔案管理理論與實(shí)

以教學(xué)評(píng)估促教學(xué)檔案建設(shè)

吳　紅

（浙江警察學(xué)院）

摘　要:本文圍繞教學(xué)評(píng)估與教學(xué)檔案建設(shè)的密切關(guān)系，分析了教學(xué)檔案管理存在的問題，從檔案歸檔、人員培養(yǎng)及制度建設(shè)幾個(gè)方面提出了加強(qiáng)教學(xué)檔案建設(shè)的措施。

主題詞:教學(xué)評(píng)估　教學(xué)檔案(123shoppingwar.com)

全面開展普通高等學(xué)校教學(xué)評(píng)估工作，確立周期性的教學(xué)評(píng)估制度，是教育部為提高教育質(zhì)量采取的關(guān)鍵舉措。教學(xué)評(píng)估使學(xué)校的辦學(xué)理念進(jìn)一步清晰，教學(xué)投入有所增加，教學(xué)管理制度逐步完善，各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)進(jìn)一步改進(jìn)，對(duì)校風(fēng)和學(xué)風(fēng)的好轉(zhuǎn)也起到了非常明顯的促進(jìn)作用。

高校的檔案尤其是教學(xué)檔案作為學(xué)校辦學(xué)歷程的客觀記錄，在各類教育教學(xué)評(píng)估中越來越顯示出它的重要性。從各次教學(xué)評(píng)估來看，專家們對(duì)于各觀測(cè)點(diǎn)的考察，大多要求提供檔案資料作為評(píng)價(jià)和判斷辦學(xué)水平的重要依據(jù)。由此，學(xué)校檔案管理也隨著各類教學(xué)評(píng)估的開展，經(jīng)歷了一次又一次的檢驗(yàn)。我們深深體會(huì)到，教學(xué)評(píng)估離不開教學(xué)檔案的支撐，教學(xué)評(píng)估更是促進(jìn)學(xué)校檔案建設(shè)的絕好時(shí)機(jī)。

一、教學(xué)評(píng)估對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)的影響

近年來教育部推行的“陽(yáng)光評(píng)估”，就是把評(píng)估中學(xué)校的相關(guān)材料和最終的評(píng)估結(jié)果向全社會(huì)公布。評(píng)估的結(jié)果直接關(guān)系到學(xué)校的聲譽(yù)，進(jìn)而對(duì)學(xué)校的招生、就業(yè)及獲取社會(huì)資源等方面產(chǎn)生深刻的影響。因此，評(píng)估工作當(dāng)然受到了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的高度重視。由于檔案在評(píng)估中所起的不可替代的作用，也突顯了檔案工作在學(xué)校各項(xiàng)工作中的地位。

（一）強(qiáng)化了全校的檔案意識(shí)

評(píng)估指標(biāo)體系科學(xué)完整，觀測(cè)點(diǎn)是全方位的，涉及學(xué)校方方面面的工作，這就要求各方面的檔案尤其是教學(xué)檔案必須是齊全完備的。在迎評(píng)過程中需要各方面和各層面的人員積極參與。特別是每一位老師都要參與對(duì)歷年試卷、學(xué)生畢業(yè)論文及畢業(yè)設(shè)計(jì)等有關(guān)材料的自查和整理。全員參與的過程，就是一個(gè)對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)深化的過程，評(píng)估對(duì)教職員工的檔案意識(shí)起到了整體強(qiáng)化和促進(jìn)作用。

（二）促進(jìn)了檔案工作的軟硬件建設(shè)

評(píng)估使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)在短時(shí)間內(nèi)得到了強(qiáng)化，檔案管理部門找準(zhǔn)時(shí)機(jī)，適時(shí)提出加強(qiáng)檔案設(shè)備建設(shè)的一系列要求，諸如添置設(shè)備、擴(kuò)大檔案庫(kù)房、增加檔案經(jīng)費(fèi)投入等，使檔案管理硬件設(shè)施得到很大改善。如我校在教學(xué)評(píng)估中，投入專項(xiàng)資金建立了部門資料室，并配全了教學(xué)秘書，保障了檔案工作的正常進(jìn)行。

（三）規(guī)范了教學(xué)檔案管理

學(xué)校在評(píng)估的動(dòng)力作用下集中人才、財(cái)力、時(shí)間，對(duì)近幾年的教學(xué)檔案進(jìn)行梳理，查漏補(bǔ)缺，原來并不規(guī)范的教學(xué)檔案得以重新整理，缺損檔案得到補(bǔ)充和完善。未能及時(shí)整理成卷的或未及時(shí)收集入檔的材料充實(shí)到了檔案資料體系中，形成了較為規(guī)范、完整的教學(xué)檔案體系。

二、評(píng)估中暴露的教學(xué)檔案管理問題

在迎接評(píng)估的過程中，我們深刻體會(huì)到了檔案的重要性，同時(shí)也看到了學(xué)校在教學(xué)檔案建設(shè)中存在的不足和需進(jìn)一步改進(jìn)的地方。例如，各類教學(xué)檔案的管理職責(zé)不明確、收集不完整、檔案質(zhì)量參差不齊等。

（一）檔案管理職責(zé)不清

教學(xué)檔案有些歸入教學(xué)管理部門，有些為各教學(xué)系部分管。而各教學(xué)系部的秘書工作長(zhǎng)期得不到重視，人員變動(dòng)頻繁或兼職較多，職責(zé)不清，導(dǎo)致了教學(xué)檔案表面有人管實(shí)際上卻是無人管理的現(xiàn)象。

（二）檔案收集不完整

各教學(xué)系部檔案除極少數(shù)移交學(xué)校檔案室外，其余均由教學(xué)系部保管。因平時(shí)疏于管理，大量的原始教學(xué)檔案散放于部門資料室或存放于教師手中，未能及時(shí)整理歸類；更有甚者，一些材料已不知去向，給整理、歸類、補(bǔ)充造成了很大的困難。

（三）檔案質(zhì)量參差不齊

各教學(xué)系部所存教學(xué)檔案資料因沒有統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，多按習(xí)慣存放，重復(fù)歸檔和“檔案死角”現(xiàn)象普遍。某些方面的檔案材料殘缺或單薄，缺乏對(duì)陳述材料的支撐力。

三、在教學(xué)評(píng)估中不斷促進(jìn)教學(xué)檔案建設(shè)

教學(xué)評(píng)估的最終目的是改善辦學(xué)條件，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高。評(píng)估給學(xué)校的檔案工作帶來的不僅是壓力，也有動(dòng)力和有益的啟示。教學(xué)評(píng)估的20字方針同樣適用于學(xué)校的檔案工作，教學(xué)檔案管理也要“以評(píng)促改、以評(píng)促建、以評(píng)促管、評(píng)建結(jié)合”。

（一）把好源頭關(guān)，提高教學(xué)檔案質(zhì)量

評(píng)估指標(biāo)中有定量的硬指標(biāo)，如師資隊(duì)伍數(shù)量與結(jié)構(gòu)、教學(xué)基本建設(shè)數(shù)據(jù)、教學(xué)經(jīng)費(fèi)投入等；也有定性的軟指標(biāo)，如學(xué)校定位、辦學(xué)思路、領(lǐng)導(dǎo)重視、教學(xué)中心地位等。我們往往重視定量的指標(biāo)，而容易忽視定性的指標(biāo)。為提高教學(xué)檔案質(zhì)量，把好源頭是關(guān)鍵。院系是收集原始教學(xué)材料的第一關(guān)，院系材料收集質(zhì)量關(guān)系著教學(xué)檔案的質(zhì)量。檔案部門首先要全面、準(zhǔn)確地把握評(píng)估指標(biāo)體系，根據(jù)各指標(biāo)所需材料，調(diào)整檔案歸檔范圍，對(duì)一切具有保存價(jià)值的文件，不論這些文件是否辦理完畢，是紅頭文件還是非紅頭文件，是紙質(zhì)的還是電子的，是文字、圖表還是音頻、視頻，都應(yīng)納入歸檔范圍。

同時(shí)對(duì)教學(xué)檔案資料實(shí)行校、學(xué)院（系部）分級(jí)管理制度，校級(jí)教學(xué)檔案由校檔案部門管理，院系教學(xué)資料由院系和校教學(xué)管理部門管理。如對(duì)各個(gè)一級(jí)、二級(jí)評(píng)估指標(biāo)乃至各個(gè)考核點(diǎn)的分析佐證材料，可按指標(biāo)體系的順序排列，建立專門的檔案盒，作為支撐材料，納入校檔案部門管理；而更多的反映日常教學(xué)工作狀態(tài)原始記錄的背景材料，可放在原屬的各相關(guān)院系和職能部處，專家需要時(shí)逐級(jí)調(diào)閱。

（二）把好人才關(guān)，做好教學(xué)秘書的培養(yǎng)工作

教學(xué)秘書是學(xué)校和各院系常規(guī)教務(wù)教學(xué)管理的重要責(zé)任人，也是院系的兼職檔案員。教學(xué)秘書配備是否齊全、教學(xué)秘書素質(zhì)高低關(guān)系著教學(xué)檔案的建設(shè)質(zhì)量。但目前許多教學(xué)秘書不是“科班出身”，檔案意識(shí)不強(qiáng)，他們關(guān)注更多的是各種紅頭文件的收集管理，而對(duì)一些能反映重要教學(xué)活動(dòng)的教學(xué)檔案卻往往不夠重視。因此，要高度重視教學(xué)秘書工作和教學(xué)秘書工作中的檔案工作，把檔案工作與教學(xué)、科研、管理同步抓。一是做好教學(xué)秘書的選拔與培養(yǎng)工作，挑選具有良好思想政治素質(zhì)和知識(shí)文化素質(zhì)的人員擔(dān)任教學(xué)秘書，并通過崗前培訓(xùn)、外出進(jìn)修學(xué)習(xí)等形式，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)；學(xué)校檔案部門通過經(jīng)常性的指導(dǎo)工作，促進(jìn)教學(xué)秘書的歸檔意識(shí)，提高教學(xué)秘書的檔案管理水平。二是明確教學(xué)秘書檔案管理職責(zé)，作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理部門的教學(xué)文件材料，收集、積累本單位、本部門形成的收發(fā)文件材料，整理、分類、立卷后，在規(guī)定期限內(nèi)移交至檔案室。

（三）把好管理關(guān)，建立檔案工作自評(píng)自建長(zhǎng)效機(jī)制

檔案工作要借助評(píng)估所帶來的強(qiáng)有力的助推，來促進(jìn)整改和建設(shè)，提高管理效能。學(xué)校教學(xué)工作在接受評(píng)估前有一個(gè)自查自評(píng)自建的過程，檔案工作也應(yīng)當(dāng)建立一種周期性的自查、自評(píng)、整改和自建的長(zhǎng)效機(jī)制，避免把問題都積壓到評(píng)估來臨前倉(cāng)促解決。通過迎評(píng)，動(dòng)員各方面和各層面的人員積極參與檔案建設(shè)，促使每位教師積極參與對(duì)歷年試卷、畢業(yè)論文和畢業(yè)設(shè)計(jì)等存檔資料的自查、整理，促使各院系根據(jù)評(píng)估指標(biāo)內(nèi)涵要求，定期自查自糾本部門的檔案建設(shè)工作，以此建立起檔案工作的自評(píng)自建長(zhǎng)效機(jī)制，全面促進(jìn)自評(píng)自建意識(shí)，盡可能使檔案材料規(guī)范完善。

教學(xué)評(píng)估在檢驗(yàn)學(xué)校辦學(xué)水平的同時(shí)，也檢驗(yàn)了學(xué)校教學(xué)檔案建設(shè)的水平，系統(tǒng)地建設(shè)好教學(xué)檔案是搞好教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)。我們要借助教學(xué)評(píng)估的有利時(shí)機(jī)，不斷推進(jìn)學(xué)校教學(xué)檔案建設(shè)。