二、通用公文及其種類

公文，有通用公文和專用公文之分。本書(shū)要介紹和探討的是通用公文的寫(xiě)作知識(shí)，諸如行文規(guī)則、規(guī)范格式、寫(xiě)作要求、文種及寫(xiě)作等，都是就通用公文而言，不涉及專用公文。

通用公文是指普遍適用于各類法定機(jī)關(guān)、單位及其領(lǐng)導(dǎo)人處理公務(wù)的公文。專用公文是指特定工作部門(mén)或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)因特殊需要而專門(mén)使用的公文，這類公文適用范圍是特定的，不像通用公文那樣普遍適用于各類機(jī)關(guān)單位。如軍事公文、外交公文、司法公文、監(jiān)察公文等，都屬專用公文。通用公文的適用范圍涵蓋了專用公文的適用范圍，而專用公文卻必須“特需專用”。例如，軍隊(duì)各機(jī)關(guān)單位也都要使用到通用公文，而軍事公文卻不能在一般的行政機(jī)關(guān)或者企事業(yè)單位里使用，這從具體文種使用上看就更明顯:軍隊(duì)中也使用“通知”、“請(qǐng)示”、“報(bào)告”等文種，但軍事公文中的命令(如戰(zhàn)斗命令、開(kāi)進(jìn)命令、行軍命令、預(yù)先戰(zhàn)斗號(hào)令等)卻無(wú)法在任何其他機(jī)關(guān)單位中使用。

通用公文適用范圍很廣，其文種與用途是由黨和國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)統(tǒng)一規(guī)定的?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中的文種及其用途也就是通用公文的文種及其用途。關(guān)于文種的功能、用途，本書(shū)第六章、第七章會(huì)具體介紹，這里我們需要明確的是兩個(gè)問(wèn)題。

(一)通用公文的文種

通用公文到底有多少個(gè)文種?綜合《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，這個(gè)問(wèn)題很好明確。問(wèn)題是，關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理問(wèn)題的這個(gè)“辦法”，應(yīng)不應(yīng)該算是一個(gè)主要文種呢?我們認(rèn)為，“辦法”應(yīng)該列入通用公文文種，雖然《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》是與“通知”共同組成一份完整公文的，但實(shí)際工作中“辦法”也能單獨(dú)行文。

我們這里要介紹的通用公文是十九種，即:命令(令)、公報(bào)、決議、決定、議案、指示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、條例、規(guī)定、辦法、公告、通告、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、意見(jiàn)、函。

當(dāng)然，其中的“辦法”還有待于將來(lái)在有關(guān)文件中明確其正式文種地位。

(二)通用公文的分類

關(guān)于通用公文的分類，因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)不同，分法也就各異。例如，按公文的來(lái)源分，通用公文可分為自制公文和外來(lái)公文(即發(fā)文和收文)兩大類;按秘密等級(jí)或者閱讀范圍分，可分為絕密件、機(jī)密件、秘密件、普件、公布件五大類;按性質(zhì)分，可分為法規(guī)公文、行政公文、黨務(wù)公文、專用公文四大類，按行文方向或行文關(guān)系分，可分為上行文、平行文、下行文三大類。上行文包括報(bào)告、請(qǐng)示、意見(jiàn)，平行文包括議案、函，其他屬于下行文(也包括意見(jiàn))。這種分類法，即按行文方向或行文關(guān)系分，最為常見(jiàn)。但也是這種分類法缺陷最為明顯。

實(shí)際上，上行、平行、下行并沒(méi)有涵蓋所有的行文關(guān)系。通常所說(shuō)的上行文，是指有直接上下級(jí)組織關(guān)系的下級(jí)向上級(jí)的行文;平行文，是指同級(jí)或互相沒(méi)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)部門(mén)間的行文;下行文所指與上行文相反。這樣一來(lái)，還有一種行文方向或行文關(guān)系，就被遺漏了，即斜向的行文。因?yàn)橥ǔＵf(shuō)“行文關(guān)系”多是指領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，也就是縱向(上下)和橫向(平行)的級(jí)別高低，而對(duì)以職權(quán)范圍為根據(jù)的管理關(guān)系下的行文(多為斜向)缺乏充分的、足夠的考慮和重視。現(xiàn)在也有主張以上行、平行、下行、斜行來(lái)理順行文關(guān)系構(gòu)建行文方向整一體系的^[7]，這種觀點(diǎn)很有建設(shè)性。平級(jí)或不相隸屬，這本是矛盾的，即“不相隸屬”指的應(yīng)是非平級(jí)，平級(jí)和非平級(jí)都使用平行文，這很難讓人理解。如果“斜行”的概念能被學(xué)術(shù)理論界認(rèn)同，那么依據(jù)行文方向和行文關(guān)系進(jìn)行分類或者選用文種，將不再存在缺陷或不再有難題。

依據(jù)文種的性質(zhì)和功能，我們將通用公文分為六類。

指揮性公文:命令(令)、決議、決定、指示、批復(fù)

規(guī)范性公文:條例、規(guī)定、辦法

告曉性公文:公報(bào)、公告、通告、通知、通報(bào)

報(bào)請(qǐng)性公文:報(bào)告、請(qǐng)示、議案、意見(jiàn)

商洽性公文:函

記錄性公文:會(huì)議紀(jì)要