形成文書的目的是為了反映客觀的社會(huì)公務(wù)活動(dòng)，解決實(shí)際社會(huì)生活中的問題?，F(xiàn)代社會(huì)的復(fù)雜性和業(yè)務(wù)活動(dòng)的多樣性決定了文書的多樣性。我們只有把握文書的不同種類，明確不同種類文書的作用，才能正確使用文書，更好地發(fā)揮文書的效用。

一、文書種類的劃分

關(guān)于文書范圍的界定和種類的劃分眾說紛紜，尚難統(tǒng)一。但通常可以從文書的使用功能、來源去向、行文關(guān)系、種類名稱是否法定、閱讀范圍和機(jī)密程度等方面進(jìn)行分類。

(一)按文書的使用功能劃分

文書可以分為通用類文書、專用類文書和雜用類文書三類。

(1)通用類文書是指各類機(jī)關(guān)和組織在行政辦公或處理事務(wù)時(shí)普遍使用的文書，主要是指黨的機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)、政協(xié)機(jī)關(guān)和軍事機(jī)關(guān)等使用的文書，它具有普遍通用的性質(zhì)，例如黨政機(jī)關(guān)的通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、意見、函、紀(jì)要等，還有各類法律、規(guī)章、制度和條例等，這些文書都有具體的適用范圍。

(2)專用類文書是指一定專業(yè)機(jī)構(gòu)或在一定專項(xiàng)領(lǐng)域內(nèi)根據(jù)特殊需要專門形成和使用的文書，相對(duì)于通用類文書而言，它具有專用性的特點(diǎn)，如司法類、科技類、財(cái)經(jīng)類、外事類等的文書。司法類文書主要應(yīng)用于公安機(jī)關(guān)、人民法院、人民檢察院、公證機(jī)關(guān)以及審計(jì)統(tǒng)計(jì)機(jī)關(guān)等專業(yè)機(jī)構(gòu)?？萍碱愇臅饕袑＠暾?qǐng)書、專利說明書、發(fā)明申報(bào)書、科技建議書、科技考察報(bào)告、項(xiàng)目申請(qǐng)書等。經(jīng)濟(jì)類文書主要有經(jīng)濟(jì)合同、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告、可行性分析報(bào)告、財(cái)經(jīng)預(yù)決算報(bào)告、產(chǎn)品說明書、招標(biāo)書、投標(biāo)書等。此外，備忘錄、照會(huì)、聲明、國書、接受書、協(xié)定、條約等外事類文書也屬于專用類文書。

(3)雜用類文書指在社會(huì)生活中工作、生活日常應(yīng)酬和人際交往事務(wù)類文書，例如個(gè)人書信、證明信、賀電、日記、演講稿、計(jì)劃、總結(jié)、祝詞、請(qǐng)柬等。

(二)按文書的來源去向劃分

(1)收文。收文是指本機(jī)關(guān)收到的外機(jī)關(guān)發(fā)送來的公文。按來源劃分，收文又可分為上級(jí)機(jī)關(guān)來文、下級(jí)機(jī)關(guān)來文、同級(jí)機(jī)關(guān)來文和非隸屬機(jī)關(guān)來文。

(2)發(fā)文。由本機(jī)關(guān)制發(fā)的公文統(tǒng)稱發(fā)文，按發(fā)文方向分為對(duì)外發(fā)文和對(duì)內(nèi)發(fā)文。對(duì)外發(fā)文是發(fā)給外機(jī)關(guān)的公文，對(duì)內(nèi)發(fā)文是發(fā)給本機(jī)關(guān)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)的公文。

(三)按行文關(guān)系劃分

(1)上行文。上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)向其所屬的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，也就是自下而上的行文。例如某機(jī)關(guān)給上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告等。

(2)下行文。下行文是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)、單位的一種行文。例如市政府對(duì)所屬區(qū)政府的行文。

(3)平行文。平行文是指平級(jí)機(jī)關(guān)、單位或不相隸屬的機(jī)關(guān)、單位之間的一種行文，其主要文種是函。

(四)按文書種類名稱是否法定劃分

(1)法定公文。法定公文是指《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中規(guī)定的15種公文種類名稱的通稱。

(2)事務(wù)文書。事務(wù)公文是指法定公文之外的日常處理公共事務(wù)的一般性公文種類名稱的統(tǒng)稱，如計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告等。

(五)按閱讀范圍和機(jī)密程度劃分

(1)公布的公文。這是向人民群眾或國內(nèi)外公開發(fā)布的公文，如公告、通告、公報(bào)等。這類公文需要廣泛宣傳，人人周知，可以利用廣播、電視、報(bào)刊公開發(fā)表，也可張貼和口頭傳達(dá)等。

(2)內(nèi)部公文。內(nèi)部公文是指只在機(jī)關(guān)或組織系統(tǒng)內(nèi)部使用的公文。內(nèi)部公文按是否保密分為普通公文和保密公文。保密公文按機(jī)密程度分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。

【知識(shí)拓展】

我國古代公文種類

我國奴隸社會(huì)和封建社會(huì)綿延4 000余年，政府公文不僅數(shù)量巨大，而且形式也豐富多樣。從公文制成的材料看，殷商王朝的卜辭刻在龜甲獸骨上，商周的銘文鑄刻在青銅器上，秦漢時(shí)使用最多的是竹簡和縑帛，東漢以后有了紙張，公文書寫材料逐漸用紙張?zhí)娲?，一些特殊的文書還用金、鐵制成，如武則天祭嵩山的金簡文書，宋、明頒發(fā)給勛貴的鐵券誥命等。從書寫公文的文字看，唐宋以后楷書是公文書寫的主要形式，有些公文對(duì)文字有特別的要求，如一般用于封贈(zèng)的公文以篆書書寫，用于罷免大臣的公文以隸書書寫，有些朝代還規(guī)定不得用行書、草書書寫國家正式公文。至于公文的種類更是名目繁多，主要有:

典、謨、訓(xùn)、誥、誓、命。它們是保存在《尚書》里的我國上古時(shí)期公文名稱。典指國家的法典、法規(guī);謨是謀的意思，指規(guī)劃一類的文書;訓(xùn)是訓(xùn)示、訓(xùn)令;誥是告示、布告;誓是誓言、誓詞，相當(dāng)于后來的檄文;命是常見的命令之類。

制、詔、策(冊(cè))、戒、敕、旨、諭。它們是封建皇帝在政務(wù)活動(dòng)中頒發(fā)的各種公文的名稱。制書是皇帝用于頒布重大制度時(shí)所用的文書;詔書多用于對(duì)官僚的訓(xùn)示、答復(fù)臣僚的上奏、皇帝即位的布告;策書是用于封贈(zèng)或罷免大臣的命令性文書;戒書是皇帝對(duì)臣下進(jìn)行訓(xùn)誡所用的文書;日常政務(wù)活動(dòng)中所用的命令性文書稱敕書，即民間稱謂的“圣旨”，明代則稱敕諭。

奏、章、表、議。它們是文武百官向皇帝上奏的文書形式。奏是封建時(shí)代官僚向皇帝言事的主要公文形式。章多用于慶典時(shí)向皇帝致敬，官員就任新職，依例須撰寫謝章感恩。同類的公文還有表、箋。議是臣僚向皇帝表達(dá)不同意見的文書。

啟、移、諮、關(guān)、札、狀、檄、露布。它們是政府衙署相互往來或個(gè)人與官署交往的文書。啟是官府往來的書信或下級(jí)給上級(jí)個(gè)人的書信;移是同級(jí)衙署互相送達(dá)的文書;諮是兩個(gè)衙署相互商量事情;關(guān)是此衙署通知彼衙署有關(guān)事情的文書;札是上級(jí)官員給屬員的文書;狀是百姓向官府申訴的文書;檄與露布是指軍事行動(dòng)中討伐性文告。

我國古代各種不同類型和名稱的文書之間有著繼承和沿革的關(guān)系，文書種類繁多反映了國家政治事務(wù)的復(fù)雜多樣。

資料來源:《語文報(bào)·大學(xué)人文版》， 2009年第1期。

二、文書種類的選用標(biāo)準(zhǔn)

每一類文書中，又有許多種，每一種又都有一個(gè)名字，即文書的名稱，通常也稱文種。行文中，必須注意這些文書種類及名稱的正確選用。那么，如何正確選擇文書的種類及名稱呢?可以根據(jù)以下幾條標(biāo)準(zhǔn)來選擇。

1.執(zhí)行公文處理有關(guān)規(guī)定

該用什么文種不能想當(dāng)然，要按公文處理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，請(qǐng)示和報(bào)告是兩個(gè)文種，應(yīng)分開行文，就不應(yīng)再用“請(qǐng)示報(bào)告”這個(gè)文種?！皬?fù)文”已經(jīng)不再是公文種類，應(yīng)停止使用。有些文種，如總結(jié)、簡報(bào)、信息、計(jì)劃等，沒有規(guī)定可依，也應(yīng)按照共同的習(xí)慣用法為依據(jù)，切忌標(biāo)新立異。

2.弄清發(fā)文的具體目的要求

每份文件都有特定的撰制目的，都是為了實(shí)現(xiàn)一定的工作意圖和工作目標(biāo)，因此需要根據(jù)不同的行文目的選擇不同的文種。如“請(qǐng)示”或者“議案”等文種，雖然它們都是上行文種，但一個(gè)是就有關(guān)事項(xiàng)請(qǐng)求批準(zhǔn)的文種，一個(gè)則是請(qǐng)求審議有關(guān)事項(xiàng)的文種。根據(jù)發(fā)文的具體目的和要求不同，我們應(yīng)該選擇不同的文種。比如，請(qǐng)求上級(jí)給予指示或批準(zhǔn)某項(xiàng)要求時(shí)，必須選用“請(qǐng)示”而不應(yīng)選擇“報(bào)告”這個(gè)文種。不同的文種揭示了不同的發(fā)文目的，不同的行文目的都有相對(duì)應(yīng)的文種。只有選擇了正確的、體現(xiàn)了行文目的的文種，才有助于受文者準(zhǔn)確地理解公文的意圖和主旨，使公文發(fā)揮應(yīng)有的效用。

3.依據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍

文種的使用對(duì)不同層次的機(jī)關(guān)有一定的選擇性。層次，權(quán)限不同的機(jī)關(guān)，應(yīng)選用與自己職權(quán)范圍相適應(yīng)的文種。有些文種適合中下級(jí)機(jī)關(guān)使用，如請(qǐng)示，報(bào)告等;有些文種適合上層領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)使用，如命令(令)，公告等。如公告，按照規(guī)定是“向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)”時(shí)才用。一般來說基層單位很難有什么重要事項(xiàng)需要向國內(nèi)外宣布，但我們?cè)趫?bào)刊的廣告欄里見到的各類公告很多，這顯然是文種誤用使然。

4.考慮發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)的行文關(guān)系

機(jī)關(guān)制發(fā)公文，或是對(duì)上行文，或是對(duì)下行文，或是平行行文，三種不同的行文反映了不同的行文關(guān)系，必須分別在上行文、下行文和平行文對(duì)應(yīng)的文種范圍內(nèi)選擇恰當(dāng)?shù)奈姆N。如，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作時(shí)應(yīng)選用“報(bào)告”，不能選擇“命令”或“通知”，因?yàn)椤懊睢笔窍滦形姆N，“通知”是下行或平行文種，都不能向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告工作。對(duì)被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文，針對(duì)下級(jí)的“請(qǐng)示”給予答復(fù)時(shí)，應(yīng)選用“批復(fù)”，而不可能選擇“報(bào)告”等上行文種，也不能選擇“函”這種平行文種。平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間互相行文商洽事項(xiàng)時(shí)，宜用“函”，如果錯(cuò)用“請(qǐng)示”“決定”等上行文種或下行文種，就會(huì)打亂正常的行文關(guān)系，貽誤工作。

5.兼顧發(fā)文機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)

文種的使用對(duì)不同性質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)也有選擇性。如黨委機(jī)關(guān)一般不單獨(dú)使用命令(令)，必要時(shí)可與行政機(jī)關(guān)或軍事機(jī)關(guān)聯(lián)合使用。行政機(jī)關(guān)不使用決議，黨委機(jī)關(guān)不使用公告，通告等文種，這都是由機(jī)關(guān)性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)體制決定的。

【范例閱讀】

民營公司口氣大決定錯(cuò)向政府發(fā)

某民營保險(xiǎn)公司的××分公司地處S省××市，因?yàn)橛泄珓?wù)要向當(dāng)?shù)厥姓?qǐng)求批準(zhǔn)，按照分公司經(jīng)理辦公司會(huì)議的決定，由該公司辦公室主任起草一份文件報(bào)送市政府。辦公室主任考慮到本公司是民營企業(yè)，與所在市的政府不具有上下級(jí)隸屬關(guān)系，也不是市政府所屬部門的下屬公司，與市政府之間行文就應(yīng)該擺脫領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，于是按照本公司經(jīng)理辦公會(huì)議上對(duì)某問題決策內(nèi)容，寫了一份《關(guān)于××××問題的決定》發(fā)給了當(dāng)?shù)厥姓４耸陆o該分公司工作造成被動(dòng)，受到公司總經(jīng)理的嚴(yán)厲批評(píng)。

【問題討論】

公司總經(jīng)理為什么要對(duì)××分公司的這份決定提出嚴(yán)厲批評(píng)?

【案例評(píng)析】

本案例涉及工作關(guān)系中的“統(tǒng)管與被統(tǒng)管關(guān)系”以及由此形成的行文關(guān)系。

如本案例中××分公司辦公室主任的理解一樣，有意見認(rèn)為，當(dāng)前我國公文的運(yùn)行環(huán)境有變，上下級(jí)的區(qū)分變得不宜或不易了，對(duì)機(jī)關(guān)之間的隸屬關(guān)系以及行文關(guān)系是否還存在提問了疑問，有的在行文中就出現(xiàn)了向政府行文亂用文種的現(xiàn)象。

如何理解當(dāng)前公文的運(yùn)行環(huán)境中發(fā)生的變化呢? 其一，上下級(jí)不是封建專制的“上下尊卑”，而是工作分工關(guān)系;其二，主張擺脫和舍棄行文關(guān)系和行文方向的觀點(diǎn)，脫離和違背了我國憲法和有關(guān)法律的規(guī)定。今天的公文運(yùn)行環(huán)境的確有變化，但行文關(guān)系是國家的領(lǐng)導(dǎo)體制問題，有什么性質(zhì)的政權(quán)就有什么性質(zhì)的行文關(guān)系，只要我國政權(quán)性質(zhì)不變，行文關(guān)系就不會(huì)變;機(jī)關(guān)之間的隸屬關(guān)系以及行文關(guān)系的區(qū)分并非“不宜或不易”。

除了原有的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、平行、不相隸屬的工作關(guān)系之外，依照我國相關(guān)法律規(guī)定，當(dāng)前社會(huì)組織之間的行文還應(yīng)該注意其他關(guān)系。如本案例涉及的“政府與民營企業(yè)”的關(guān)系。政府與屬地范圍內(nèi)一般有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的國有企業(yè)單位的行文和行政機(jī)關(guān)之間的行文，但民營企業(yè)按法律關(guān)系不按行政關(guān)系行文。本案例中的當(dāng)?shù)厥姓c民營保險(xiǎn)公司之間應(yīng)該按照屬地范圍內(nèi)的統(tǒng)管與被統(tǒng)管關(guān)系來行文。

所謂統(tǒng)管與被統(tǒng)管關(guān)系，指設(shè)在地方黨委、政府管轄區(qū)內(nèi)的上級(jí)機(jī)關(guān)的派出機(jī)構(gòu)，外地機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位的派駐機(jī)構(gòu)，與當(dāng)?shù)攸h委政府沒有隸屬關(guān)系的其他機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位等與當(dāng)?shù)攸h委，政府之間的關(guān)系。在黨的機(jī)關(guān)，有些是中央和其他上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)垂直管理的機(jī)構(gòu)，黨組織關(guān)系在地方，在黨的建設(shè)方面，這些機(jī)構(gòu)應(yīng)該接受地方黨委的統(tǒng)一管理。我國《地方政府組織法》第六十七條規(guī)定:“省、自治區(qū)、直轄市、自治州、縣、自治縣、市、市轄區(qū)的人民政府應(yīng)當(dāng)協(xié)助設(shè)立在本轄區(qū)內(nèi)、不屬于自己管理的國家機(jī)關(guān)，企業(yè)事業(yè)單位進(jìn)行工作，并且監(jiān)督它們遵守和執(zhí)行法律和政策?！卑凑者@一規(guī)定，地方政府在向本轄區(qū)內(nèi)不屬于自己管理的國家機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位發(fā)文時(shí)，只要符合統(tǒng)管與被統(tǒng)管關(guān)系，不論有無隸屬關(guān)系，收文機(jī)關(guān)應(yīng)該接受發(fā)文機(jī)關(guān)當(dāng)?shù)卣墓芾?當(dāng)然政府也只能向本轄區(qū)內(nèi)這些機(jī)關(guān)單位發(fā)限于自己職權(quán)范圍內(nèi)活動(dòng)的公文。如中共××省委辦公廳機(jī)關(guān)的戶口、計(jì)劃生育、綠化等方面工作屬于機(jī)關(guān)駐地所在的××市××區(qū)人民政府的派出機(jī)構(gòu)某街道辦事處管理。

至于本案例，按照地方政府組織法，該民營保險(xiǎn)公司所在地的市政府與該公司之間，存在統(tǒng)管與被統(tǒng)管關(guān)系，所以在政府職權(quán)范圍內(nèi)該保險(xiǎn)公司只能向市政府行上行文請(qǐng)求管理與監(jiān)督。而“決定”一般適用于“對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排”的重要的下行文中，該分公司辦文人員錯(cuò)把“決定”發(fā)給當(dāng)?shù)卣?，難怪會(huì)受到公司總經(jīng)理的嚴(yán)厲批評(píng)。

資料來源:楊戎主編:《公文處理案例精選》【案例3-5】，四川人民出版社2010年版。

互動(dòng)問題:

1.怎樣根據(jù)機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)之間的關(guān)系來行文?

2.怎樣理解民營公司與當(dāng)?shù)卣男形年P(guān)系?