習(xí)慣上把每份公文都簡約地劃分為三大塊，即眉首部分（也叫文頭，指紅色反線以上各要素的統(tǒng)稱）、主體部分[也叫行文部分或中間部分，指紅色反線（不含反線）以下至主題詞（不含主題詞）之間各要素的統(tǒng)稱]、版記部分（也叫文尾，指主題詞以下各要素的統(tǒng)稱）。

一、眉 首 部 分

公文的文頭通常由公文版頭、發(fā)文字號、印制編號、秘密等級、緊急程度、簽發(fā)人等幾個要素組成，統(tǒng)稱眉首，如圖4-5。

公文版頭也稱文件名稱。一般是用紅色大字印上發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和“文件”二字，形成“××××××文件”的格式，標(biāo)示于文頭。字號一般應(yīng)小于22mm×15mm。比如“國務(wù)院文件”、“北京市人民政府文件”、“農(nóng)業(yè)部辦公廳文件”、“北京第二外國語大學(xué)文件”、“江西廬山職院就創(chuàng)業(yè)研究會文件”等。

圖4-5 眉首要素名稱與位置

標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣的距離則視公文文種的運(yùn)行性質(zhì)而定。如果是上行文，標(biāo)識上邊緣應(yīng)離版心上邊緣80mm，目的是預(yù)留下足夠的空白，以供領(lǐng)導(dǎo)批示，如圖4-6。

圖4-6 上行文文件頭樣式

如果是平行文或下行文，則標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣只要25mm就可以了，如圖4-7。

大致地說，上行文的眉首約占首頁篇幅的1/2略偏下，下行文的眉首約占首頁篇幅的1/3。

發(fā)文字號即公文編號，簡稱文號，是同一年度公文排列的順序號碼。文號包括發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年份、文件順序號這三項內(nèi)容。比如“國發(fā)〔2007〕1號”文。其中的“國發(fā)”就是國務(wù)院的發(fā)文代字，“2007”則是發(fā)文年份，“1號”就是該文件的順序號碼。注意：年份一定要標(biāo)全稱，用六角形括號〔 〕括入；序號不得編虛號，即數(shù)字前面既不加“0”，也不加“第”字。

圖4-7 平行文或下行文文件頭樣式

如果機(jī)關(guān)發(fā)文的數(shù)量太大，可以在文號中加進(jìn)一個類別標(biāo)志，以反映文件業(yè)務(wù)內(nèi)容的類別或歸屬。比如“京政字”、“京組字”等，其中的“政”、“組”字，就分別表示該公文內(nèi)容是政府類別的，或者是組織類別的。

如果是幾個單位聯(lián)合發(fā)文，只需注明主辦單位的公文編號即可。

秘密文件則要標(biāo)明秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第一行。一般分為“絕密”（保密期限30年）、“機(jī)密”（保密期限20年）、“秘密”（保密期限10年）三種。如果同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。無保密規(guī)定的，不作標(biāo)示。

為便于管理，對有些涉及特別秘密級別的文件，還要另行按照印制份數(shù)，一一編上順序號。

緊急公文則要在文頭部分寫明“特急”或“急”的字樣，有的還注明送達(dá)或處理時間。對于標(biāo)有緊急程度標(biāo)識的公文，必須緊急處理，絲毫不能耽擱。

在發(fā)往上級機(jī)關(guān)的上行文中，常常還有簽發(fā)人這一項。一般是發(fā)文字號排在左側(cè)，左空一字；簽發(fā)人排在右側(cè)，右空一字。均用3號仿宋體（也有人認(rèn)為簽發(fā)人應(yīng)用楷體，以便區(qū)別）。要寫明核準(zhǔn)并簽發(fā)公文的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人姓名，以區(qū)分責(zé)任或方便聯(lián)系辦理。該行底線與反線距離4mm。

字號下面則是一條紅色反線。反線的長度與版心相同，反線與字號底邊距離為4mm。

為什么叫反線呢？這個“反”是個通假字，與“返”相通，即“返”的意思。意思是表明：“從這里開始看”。

二、主 體 部 分

這部分的主要構(gòu)成項目有標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文者名稱、機(jī)關(guān)印章、發(fā)文時間、附注等，統(tǒng)稱為主體，如圖4-8。

圖4-8 主體、版記要素名稱與位置

（一）標(biāo)題

反線下面空兩行，用2號小標(biāo)宋體字打出標(biāo)題，居中排列。

公文標(biāo)題要準(zhǔn)確、概括地揭示出公文的內(nèi)容，并能透視文種。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文事由和公文種類，是構(gòu)成公文標(biāo)題的三個基本要素。

有的標(biāo)題三個要素全都具備，明確告訴受文人，這是哪個機(jī)關(guān)為了什么事情而制發(fā)的哪一類公文。比如《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)市場管理打擊投機(jī)倒把和走私活動的指示》這份文件，其中的“國務(wù)院”就是發(fā)文機(jī)關(guān)，“關(guān)于加強(qiáng)市場管理打擊投機(jī)倒把和走私活動”就是發(fā)文事由，“指示”則是文件種類。

有的標(biāo)題則只有兩個要素。這種情況一般出現(xiàn)在以下兩種情況時：一是公開發(fā)布的公文中，用于重大或緊急事務(wù)時。比如《國務(wù)院緊急通知》、《中華人民共和國全國人民代表大會公告》等，就都只含有發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類這兩個要素。再是印在紅色版頭下面的文件，標(biāo)題一般也常常省略發(fā)文機(jī)關(guān)。這種情況較為常見。比如在“教育部辦公廳文件”的紅色版頭下，公文標(biāo)題為《關(guān)于印發(fā)〈教育類公文主題詞〉的通知》。雖然這個公文標(biāo)題只有發(fā)文事由（印發(fā)〈教育類公文主題詞〉）與公文文種（通知）這兩個要素，但因為文件版頭中已經(jīng)明確標(biāo)示了發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，人們都不難理解，所以也就予以省略，而只直接顯示出發(fā)文事由和文種了。

還有的公開發(fā)布的公文標(biāo)題中，只顯示單一文種的。比如《布告》、《公告》等。

有些法規(guī)性的公文，則在標(biāo)題之下還有題注一項，以說明該法規(guī)獲得通過或者批準(zhǔn)的時間、程序，以及開始生效的時間等，一般都寫在括號中。

（二）主送機(jī)關(guān)

標(biāo)題下面空一行，以3號仿宋體字，頂格打印主送機(jī)關(guān)，即受文機(jī)關(guān)。

主送機(jī)關(guān)既是公文的受文機(jī)關(guān)，也是負(fù)有公文處理責(zé)任的機(jī)關(guān)。習(xí)慣上都是緊接著排列在公文的標(biāo)題下面。

上行文一般只寫一個主送機(jī)關(guān)。如果還有其他機(jī)關(guān)需要掌握有關(guān)情況，可用抄報的形式注明并發(fā)送。

下行文習(xí)慣上分為專發(fā)性和普發(fā)性兩種。專發(fā)性公文因為是專門向某一個機(jī)關(guān)發(fā)送，所以主送機(jī)關(guān)也只有一個；普發(fā)性公文則因內(nèi)容涉及面廣，要向多個機(jī)關(guān)下達(dá)或發(fā)送，所以主送機(jī)關(guān)也就有兩個或兩個以上。需要注意的是：在排列主送機(jī)關(guān)的名稱時，一定要確定好一個合理的順序，不能粗疏。

在有些公開發(fā)布的普發(fā)性公文中，主送機(jī)關(guān)有時也可以泛稱泛指，甚至完全省略不寫。

（三）正文

正文是公文的核心部分，最能體現(xiàn)撰稿人的工作能力和思維、寫作水平。

正文每自然段首行都左空兩個字，回行則頂格。但數(shù)字、年份不能回行。

正文一般包括開頭、主體、結(jié)尾三部分。

1. 開頭

常見的開頭方式有如下幾種：

——目的式。在具體事項之前，先寫明發(fā)文目的，以引起受文者注意。這類開頭一般常用介詞“為”、“為了”來領(lǐng)起全文。比如，《國家海洋局關(guān)于隨時準(zhǔn)備與臺灣海洋部門建立正常聯(lián)系的決定》這份文件的開頭：“為貫徹執(zhí)行葉劍英委員長進(jìn)一步闡明的臺灣回歸祖國、實現(xiàn)和平統(tǒng)一的方針政策，國家海洋局決定......”。

——根據(jù)式。在正文的開頭，先寫明作為行文依據(jù)的方針、政策、法規(guī)及上級指示精神或其他事項，以增加公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和說服力。這類開頭一般常用介詞“根據(jù)”、“遵照”、“按照”、“依照”等來領(lǐng)起全文。比如，《××市人民政府關(guān)于繁殖保護(hù)水產(chǎn)資源的布告》這份文件的開頭：“根據(jù)國務(wù)院《水產(chǎn)資源繁殖保護(hù)條例》精神，為了保護(hù)、發(fā)展和利用好本市水產(chǎn)資源，調(diào)動各方面的積極性，把漁業(yè)生產(chǎn)搞上去，特布告如下......”。

——原因式。也叫緣由式。即通過情況的介紹、問題的提出或意義的闡明，使受文者在了解行文的緣由后，更產(chǎn)生或引發(fā)起對文件內(nèi)容的重視。這類開頭可以沒有固定的開頭語，也可以用“從”、“自”、“由于”等詞來領(lǐng)起全文。比如，國家審計署呈送國務(wù)院的《關(guān)于加強(qiáng)內(nèi)部審計工作的報告》這份文件的開頭：“從1983年國家實行審計制度以來，許多部門和企業(yè)、事業(yè)單位按國務(wù)院規(guī)定建立了內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)，積極開展審計監(jiān)督工作，取得了明顯成績。據(jù)不完全統(tǒng)計，1986年全國內(nèi)審機(jī)構(gòu)共審計58000多個單位，查出亂擠亂攤成本、偷稅漏稅、濫發(fā)獎金實物等違反財經(jīng)紀(jì)律的金額22億8000多萬元，萬元以上貪污案件363件；提出防止損失、浪費和降低成本費用等意見，可提高經(jīng)濟(jì)效益15億元以上；通過對中外合作項目和經(jīng)濟(jì)合同等的審計，保護(hù)了國家和企業(yè)的合法權(quán)益。實踐證明，實行內(nèi)部審計制度，對維護(hù)財經(jīng)紀(jì)律和提高經(jīng)濟(jì)效益，具有重要作用。

當(dāng)前存在的主要問題是，一些部門和企業(yè)、事業(yè)單位的內(nèi)部審計工作沒有開展起來，有的按國務(wù)院規(guī)定應(yīng)建立內(nèi)審機(jī)構(gòu)但尚未建立，有的在機(jī)構(gòu)改革中將內(nèi)審工作削弱或取消，這同國家要求加強(qiáng)審計監(jiān)督的精神是不符的。

為進(jìn)一步推動內(nèi)部審計工作，促進(jìn)增產(chǎn)節(jié)約、增收節(jié)支工作運(yùn)動的開展，我署最近召開了內(nèi)部審計工作會議，研究提出以下意見......”。

以上3種開頭方法，在公文的實際擬稿過程中，可以單獨使用，更多的則是綜合使用。其中，原因式與目的式混合使用最為常見。

上面列舉的，只是幾種常用的公文開頭方法。實際上，同其他文章一樣，公文的開頭也并無固定的模式。只要符合開門見山、簡明扼要的原則，完全可以根據(jù)具體情況和實際需要而確定。

2. 主體

主體部分是公文核心中的核心，寫法多種多樣，后面將結(jié)合具體文例加以介紹。共性原則要求都是內(nèi)容充實、中心突出、表意明確、條理清楚。

3. 結(jié)尾

常用的結(jié)尾寫法為：

——歸結(jié)式。結(jié)尾時對全文內(nèi)容作一個簡單的總結(jié)，以加深讀者的印象。多用于篇幅較長的公文結(jié)尾。習(xí)慣上常用“總之”、“總而言之”等詞語來進(jìn)行歸束。

——說明式。在結(jié)尾處對與正文內(nèi)容有關(guān)的事項作一個交代；或進(jìn)一步指明發(fā)文意義；或重申發(fā)文機(jī)關(guān)對有關(guān)事項的看法、意見，以起到強(qiáng)調(diào)和明確某些內(nèi)容的作用。比如：“以上事項，應(yīng)公告全體公民周知、遵守”；“本通告自公布之日起生效”；“今后，凡與本指示的規(guī)定內(nèi)容不一致的，一律以本指示的精神為準(zhǔn)”......。

——祈請式。于結(jié)尾時提出請求。比如報告、請示等上行性公文文種中，結(jié)尾時常用“妥否，請審查批示”；“以上意見，如無不妥，建議批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”等類語句。

——期望式。在結(jié)尾處提出要求和希望，以敦促受文者采取相應(yīng)行動。這種結(jié)尾在下行文中用得最多。最常見的比如：“以上規(guī)定，望遵照執(zhí)行。”也有不用這類概括性的套話，而提出更具體要求的。比如在《中共中央、國務(wù)院關(guān)于認(rèn)真做好第三次全國人口普查工作的指示》這份文件中，結(jié)尾就是在重申人口普查工作意義的基礎(chǔ)上，再提出希望和要求的。

擬寫公文主體時務(wù)必請注意：

①結(jié)構(gòu)層次的序數(shù)：第一層用“一”，第二層用“（一）”，第三層用“1”，第四層用“（1）”。

②一定要使用國家法定的計量單位，即：長度用“米”......，質(zhì)量（重量）用“千克”（公斤）......，時間用“小時”......，電流用“伏（特）”......。

③公文中如有簡稱，一定要使用規(guī)范化的簡稱。

（四）附件

公文附件指隨文轉(zhuǎn)發(fā)、報送的文件，隨文頒發(fā)的規(guī)章制度，以及文件中的報表、統(tǒng)計數(shù)字、人員名單等。

附件是公文的有機(jī)組成部分，對文件內(nèi)容起說明和補(bǔ)充作用。有的文件只是發(fā)布和轉(zhuǎn)發(fā)附件。

附件如不只一份，就要依次用阿拉伯?dāng)?shù)碼注明順序號，比如“附件1”、“附件2”等。

附件標(biāo)題應(yīng)寫在主件正文之后、成文日期之前。附件名稱后不加標(biāo)點符號。

（五）發(fā)文者名稱

也稱落款。分兩種情況：

（1）以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的名義發(fā)文，由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人親筆簽署姓名（大批印發(fā)的公文也可以使用簽章）。但簽署機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人姓名的，姓名前必須冠以該領(lǐng)導(dǎo)人的職務(wù)名稱，表明這是集體意圖。

（2）以機(jī)關(guān)的名義發(fā)文，機(jī)關(guān)名稱要寫法定全稱或通用簡稱，而不能杜撰簡稱。

（六）機(jī)關(guān)印章

在公文末尾的日期中間加蓋印章，是公文最后生效的標(biāo)志（會議紀(jì)要則不必加蓋印章）。印章漏蓋或模糊不清，都不合乎公文制作要求。

蓋印章講究“清晰端正、騎年壓月、上大下小”。印章上距正文2～4mm，不能壓正文，下必須壓發(fā)文時間。

獨家行文時，蓋印章的具體要求是：當(dāng)印章的下弧下面無文字時，可采用下套方式，即以印章的下弧壓在發(fā)文時間上，發(fā)文時間右空4個字；當(dāng)印章的下弧下面有文字時，可采用中套方式，即以印章的中心線壓在發(fā)文時間上，發(fā)文時間右空4個字?？傊≌屡c最后一行正文之間的距離一定不能留得太大，一般以兩行為宜，以防被不良用心者篡改利用。換句話說，切不可標(biāo)識“此頁無正文”，然后留下大段的紙張空白。

當(dāng)聯(lián)合行文需要加蓋兩個印章時，應(yīng)將發(fā)文時間拉開，左右各空7個字。兩個印章均壓住發(fā)文時間。排列方式是主辦機(jī)關(guān)的印章在前。蓋印的要求是：兩印章排列整齊，互不相交或相切；印章間相距不超過3mm。

當(dāng)聯(lián)合行文需要加蓋3個或3個以上印章時，各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可以用規(guī)范性的簡稱。排列方法也是主辦機(jī)關(guān)的印章在前，然后依次蓋印，但每排最多只能排蓋3個印章，兩端不得超出版心；如果要蓋3個以上的印章，那就必須另起一行，居中排列，同樣也只能排蓋3個；成文時間標(biāo)在最后一排印章之下，右空2個字。各印章同樣要講究排列整齊，互不相交或相切；印章間相距不超過3mm。

如果公文排版后所剩下的紙張空白容不下印章的位置時，應(yīng)該采用調(diào)整字距、行距的辦法來加以解決，務(wù)必使印章與正文同處于一個頁面上。不得標(biāo)識“此頁無正文”，然后留下大段的紙張空白，以防被不良用心者篡改利用。

（七）發(fā)文時間

公文上標(biāo)注的發(fā)文時間，是指公文發(fā)出或生效的日期，原則上應(yīng)以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時間為準(zhǔn)。屬于會議通過的文件，則以會議通過的日期為準(zhǔn)。法規(guī)性公文，應(yīng)以該法規(guī)被批準(zhǔn)生效的日期為準(zhǔn)。

發(fā)文時間用漢字標(biāo)全年月日，“零”寫成“0”。

發(fā)文時間一般右空2～4個字，如果是獨家發(fā)文，習(xí)慣上右空4個字；如果是兩家聯(lián)合發(fā)文，則左、右各空7個字；如果是3家或3家以上聯(lián)合發(fā)文，則右空2個字。

（八）附注

指對文件傳達(dá)范圍、使用方法的規(guī)定，以及名詞術(shù)語的解釋等，是表達(dá)在公文其他部分不便說明的事項。比如有的公文標(biāo)明“此件發(fā)至縣團(tuán)級”，有的標(biāo)明“可登報、張貼”等。

附注應(yīng)當(dāng)加括號，在成文日期和印章之下、版記之上，左下方標(biāo)注。

三、版 記 部 分

也稱文尾部分，其構(gòu)成要素（參見圖4-8）一般為：

1. 主題詞

主題詞是標(biāo)示公文內(nèi)容特征和歸屬類別的關(guān)鍵性詞語。公文標(biāo)出主題詞，為的是檢索方便。

國務(wù)院辦公廳于1997年12月修訂、1998年2月1日起執(zhí)行的《國務(wù)院公文主題詞表》，列舉出15類1049個主題詞，通常稱作固定碼區(qū)主題詞。一些國務(wù)院直屬部委差不多也都制定了各自行業(yè)的《××類主題詞表》，通常稱為自由碼區(qū)主題詞。

標(biāo)注主題詞不必受類別限制，應(yīng)根據(jù)詞的含義，由小到大，由內(nèi)容到形式地標(biāo)注，即按類別詞、類屬詞、文種詞的順序依次標(biāo)注。一份公文的主題詞不得超出7個。

主題詞用3號黑體字，左頂格；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目間空1個字。

2. 抄送機(jī)關(guān)名稱

過去，公文呈交上級有關(guān)機(jī)關(guān)稱為抄報，送交同級或下級有關(guān)機(jī)關(guān)則稱抄送；現(xiàn)在則不用抄報，統(tǒng)稱為抄送。確定抄送機(jī)關(guān)時，一要從工作的實際需要出發(fā)；二要按照先上級、后下級、再是不相隸屬機(jī)關(guān)的順序排列。

抄送放在主題詞下一行，左空1個字，用3號仿宋體。抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，最后一個抄送機(jī)關(guān)后用句號。

3. 印制時間

指公文開印的時間，即印制公文的時間；不同于發(fā)文時間，發(fā)文時間指的是公文發(fā)出或生效的日期，原則上應(yīng)以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時間為準(zhǔn)。一般屬于會議通過的文件，都以會議通過的日期為準(zhǔn)；屬于法規(guī)性的公文，則以該法規(guī)被批準(zhǔn)生效的日期為準(zhǔn)。

4. 印制部門

一般視文件的性質(zhì)需要而定?？梢允前l(fā)文機(jī)關(guān)的全稱；也可以是發(fā)文機(jī)關(guān)中的具體辦公部門，即辦公廳或辦公室。

印發(fā)機(jī)關(guān)在“抄送”之下；如無抄送機(jī)關(guān)，則在主題詞之下。占一行，用3號仿宋體，左空一個字。印發(fā)時間則右空一個字，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

5. 印制數(shù)量

依據(jù)實際需要而定。標(biāo)明印制數(shù)量的目的，主要是便于公文的管理。對于那些標(biāo)明了密級的公文，意義尤其明顯。

印數(shù)右空一個字，用小4號仿宋體。

說明：

（1）版記位于公文的最后一頁。

（2）版記中各要素之下均加一條反線，寬度與版心相同。

（3）版記中的最后一個要素置于最后一行。

此外還應(yīng)注意：公文如編頁碼，那么單頁碼居右，空一個字；雙頁碼居左，空一個字。頁碼都不計算在版心的范圍內(nèi)，而是放在版心下邊緣的下一行，用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，數(shù)碼左右各放一條4號一字線?？瞻醉搫t不標(biāo)頁碼。

為方便初學(xué)公文者掌握以上所說的公文基本格式，我們歸納出兩種最基本的公文樣式，見圖4-9和圖4-10，以供參考。

圖4-9 上行文樣式

圖4-10 平行文或下行文樣式

公文中還常用一些固定性詞語，在行文中起著提示結(jié)構(gòu)的作用。如表4-2。

表4-2常用公文結(jié)構(gòu)語簡表