第7章　會展場館配套服務(wù)及現(xiàn)場管理

【本章導(dǎo)讀】

各地會展場館在規(guī)模、功能、配置等方面的不同，形成了各具特色的配套服務(wù)項目。本章根據(jù)一般會展場館的情況，主要介紹：展覽、會議項目現(xiàn)場管理及流程；展會的開幕儀式；展覽工程服務(wù)與布展、撤展管理；參會人員的登記、進(jìn)出和各類票證管理；會展場館廣告資源的管理；各項合同的設(shè)計與使用等。

【關(guān)鍵詞匯】

現(xiàn)場管理流程　開幕儀式　票證　廣告資源合同

7.1　展覽項目現(xiàn)場管理及流程

7.1.1　基本概念

展覽項目現(xiàn)場管理通常指展館工作人員依照辦展單位與展館雙方簽訂的合同，在實施布展、展出、撤展過程中，對展覽活動進(jìn)行現(xiàn)場管理，以確保項目圓滿成功的過程。

展覽現(xiàn)場管理的目的是保證參展商和參觀者在完成其目標(biāo)的過程中提供硬件設(shè)施和軟件服務(wù)。主要包括：場地、展位、安全、物流、水、電、氣、展具租用、商務(wù)、公共廣播、餐飲、保潔、廣告位、展示工程、咨詢、特殊服務(wù)等方面。展館展覽項目現(xiàn)場管理工作既有可預(yù)見性又包含不可預(yù)見性，對可預(yù)見性的工作，展館應(yīng)該提早安排做好準(zhǔn)備并列出工作單，對不可預(yù)見性的工作，展館也要有相應(yīng)的措施和應(yīng)急預(yù)案。

7.1.2　現(xiàn)場服務(wù)的特點

現(xiàn)場服務(wù)具有以下特點：時間緊（現(xiàn)場服務(wù)時間短暫，如布展，通常僅有一到兩天的時間，因此及時、高效、到位的服務(wù)是衡量展館現(xiàn)場服務(wù)水平的重要評價指標(biāo)）；對象多；內(nèi)容雜；要求高；硬件相對固定，軟件尤為重要。

7.1.3　基本流程

1）展覽服務(wù)管理總流程簡圖

展覽服務(wù)管理總流程簡圖，如圖7-1所示。

圖7-1　展覽服務(wù)管理總流程簡圖

由此圖可以看到，展館的服務(wù)對象是全面廣泛和多層次的，同時也是其他對象得以完成其所提供服務(wù)的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。

2）展覽現(xiàn)場服務(wù)管理流程分圖

展覽現(xiàn)場服務(wù)管理流程分圖，如圖7-2所示。

圖7-2　展覽現(xiàn)場服務(wù)管理流程分圖

7.1.4　承接展覽業(yè)務(wù)服務(wù)要點

展館在與展會承辦單位簽訂合同后，至少應(yīng)于展會布展前15天（根據(jù)展會規(guī)模及復(fù)雜程度確定提前量）召開對接會，掌握該次展會的接待細(xì)節(jié)。根據(jù)組委會的要求及時下達(dá)工作任務(wù)通知書，呈報領(lǐng)導(dǎo)及抄送各相關(guān)部門，其中涉及的主要服務(wù)部門有展館管理部、展館經(jīng)營部、保衛(wèi)部、場地部、工程部等。其服務(wù)運(yùn)作程序細(xì)化如下：

1）布展前10～15天

展館管理部、展館經(jīng)營部、保衛(wèi)部、場地部、工程部根據(jù)展會整體情況，制訂出切實可行的接待方案，并以此為依據(jù)進(jìn)行籌備工作。

2）布展前7～10天

展館管理部的現(xiàn)場服務(wù)組按照消防、保衛(wèi)部門核準(zhǔn)后的展位圖劃分展位管理責(zé)任區(qū)。美工組按照組委會提供的參展商名單制作楣板。會議接待組根據(jù)展中帶會的規(guī)模、形式及要求備料，布置各崗位人員及外協(xié)人員并進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)。展館經(jīng)營部在此期間將相關(guān)項目準(zhǔn)備到位。保衛(wèi)部在此期間進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)。工程部按照圖紙及工程要求進(jìn)行布線、備料。場地部對展具進(jìn)行清潔并準(zhǔn)備開始搭建攤位，同時根據(jù)展會的規(guī)模備齊展館清潔物料。

3）布展及展出

這一階段是整個展會接待的重中之重，其服務(wù)工作是否細(xì)致入微在此期間應(yīng)得到充分的體現(xiàn)。展場管理部設(shè)立總服務(wù)臺，為展商提供租賃、咨詢、解決投訴等服務(wù)；現(xiàn)場服務(wù)人員進(jìn)入各廳就位，確保參展商的正常操作，并在第一時間了解、解決在現(xiàn)場出現(xiàn)的問題；商務(wù)中心提供打字、復(fù)印、傳真等服務(wù)項目；美工室進(jìn)行楣板的改動修正以及承接參展商的美工制作業(yè)務(wù)等；會議接待到位，確保會中會的順利進(jìn)行；展場經(jīng)營部開始啟動相關(guān)項目；保衛(wèi)部及外聘保安公司人員在各出入口及展廳內(nèi)進(jìn)行巡視，維護(hù)會場的秩序，確保參展商及展品的安全；工程部在此期間要提前保證水、電、空調(diào)等工程設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；場地部要確保布展、展出期間展廳內(nèi)的清潔衛(wèi)生。

4）撤展

展場管理部的總服務(wù)臺、商務(wù)中心、美工室開始整理展會期間開出的單據(jù)及各種物品；現(xiàn)場服務(wù)人員協(xié)助撤展；會議接待組人員整理會議室；展場經(jīng)營部進(jìn)行相關(guān)工作的收尾；保安部控制出入口，憑組委會開具的出門條對參展商進(jìn)行放行；工程部依舊保證水、電、空調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，并按參展商的個別要求進(jìn)行有針對性的租用水源、電源、通信網(wǎng)絡(luò)線、壓縮空氣等線路管道的拆除，并對設(shè)備和器材及時進(jìn)行維修；場地部拆除展架，全面清潔展具、展廳。

5）總服務(wù)臺

總服務(wù)臺為參展商提供的服務(wù)基本上可分為兩項。其一，根據(jù)參展商要求開具工作單，將工程申請單發(fā)至工程部；布展加班申請單發(fā)至保衛(wèi)部；展具租賃單發(fā)至庫房；監(jiān)督各項工作的完成狀況。其二，對參展商提出的各類相關(guān)問題予以答復(fù)或協(xié)助解決，并對參展商對于展館工作的投訴及時進(jìn)行安撫及妥善處理。

6）商務(wù)中心

參展商到達(dá)商務(wù)中心，提出服務(wù)要求，工作人員按要求下達(dá)工作單，由參展商交到收銀處；付款后，由財務(wù)人員簽字蓋章再交回商務(wù)中心工作人員；工作人員完成服務(wù)任務(wù)，把單據(jù)和工作成品交還給參展商完成工作流程，如圖7-3所示。

圖7-3　商務(wù)中心

7）美工服務(wù)

（1）前期設(shè)計展覽會的展位圖

由展館經(jīng)營部項目經(jīng)理提供資料，按承辦單位要求設(shè)計展位圖；經(jīng)展館分管領(lǐng)導(dǎo)審定并送組委會定稿；確定最終設(shè)計方案；跟蹤設(shè)計改動。

（2）展前與組委會協(xié)調(diào)制作楣板

展前10～15天內(nèi)由組委會提供電子或書面參展商資料；與組委會相關(guān)負(fù)責(zé)人員核對文字內(nèi)容、尺寸及顏色；制作楣板；安裝前根據(jù)組委會信息調(diào)整改動；開展后跟蹤調(diào)整及制作新增補(bǔ)的楣板。

（3）布展期間對外承接制作業(yè)務(wù)

參展商提出制作要求，在美工室填報制作申請表，到展館總服務(wù)臺交費(fèi)；美工根據(jù)參展商提供的尺寸等詳細(xì)制作要求進(jìn)行制作；按規(guī)定時間交付其制作成品并向參展商收回申請表底單。

8）倉儲與搬運(yùn)

接受參展單位布展前到達(dá)的展品或撤展期間待運(yùn)展品的接貨、倉儲、運(yùn)輸、搬運(yùn)以及開箱、包裝工作。參考圖7-4某會展中心辦展流程。

圖7-4　某會展中心辦展流程

7.1.5　展覽現(xiàn)場服務(wù)點的設(shè)置及提供的服務(wù)

不同規(guī)模、不同檔次的展覽，展覽現(xiàn)場服務(wù)點的設(shè)置會有不同，展館需要設(shè)置的現(xiàn)場服務(wù)點主要包括以下幾個方面。

1）展廳現(xiàn)場服務(wù)點

（1）設(shè)置

現(xiàn)場服務(wù)點通常設(shè)置在相對明顯又不影響參展商和參觀者正常交流的位置，要做到標(biāo)志醒目，以便客戶尋找。其主要功能是滿足客戶現(xiàn)在的需要。服務(wù)點可以相對固定，也可以根據(jù)需要臨時設(shè)置。

（2）服務(wù)點配置

①電話：兩部以上，電話號碼事先要對外公布。

②對講機(jī)：服務(wù)人員需要配置對講機(jī)以及便于與展館其他部門及時聯(lián)絡(luò)的通信設(shè)備。

③價目表：只要展館能提供的服務(wù)項目價格都可以在價目表上體現(xiàn)。

④攤位圖：標(biāo)有攤位號和參展商名稱。

⑤通知單和發(fā)票：各服務(wù)項目的現(xiàn)場運(yùn)作通知單，如水、電、氣的安裝等。

⑥展具樣品：放置相關(guān)樣品以便讓客戶直觀了解要租用的展具。

⑦電腦：聯(lián)網(wǎng)，以便查詢相關(guān)信息。

⑧意見箱：參展商和觀眾提意見、投訴、建議或調(diào)查表的投放。

（3）主要提供的服務(wù)

①攤位臨時搭建和改造：攤位通常已經(jīng)按照展覽承辦單位事先提供的攤位圖搭建完畢，但在參展商進(jìn)場布展時，有可能提出對攤位進(jìn)行改裝和拆除的要求。

②展具的現(xiàn)場租用：參展商到現(xiàn)場后，有可能臨時租用一些展具或器材進(jìn)行布展。

③水、電、氣、電話、網(wǎng)絡(luò)等工程服務(wù)的提供：為了達(dá)到展出效果，對展出的設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)場演示，有的參展商需要為其提供水、電、壓縮空氣、電話、網(wǎng)絡(luò)等的服務(wù)。

④咨詢、答疑：要熟悉展館各項設(shè)施設(shè)備硬件與軟件配套服務(wù)項目，解答參展商及觀眾提出的各種問題。

⑤現(xiàn)場衛(wèi)生、安全等的監(jiān)督。

⑥清場工作和交接：每天布展或展出結(jié)束，現(xiàn)場工作人員需要對所管理的現(xiàn)場進(jìn)行人員清理，清理完畢要與接班人員辦理相關(guān)交接手續(xù)。開閉館時間要準(zhǔn)確，準(zhǔn)備清場前可先關(guān)閉部分出口，只留一個出口，便于管理。清場過程中，要有一定數(shù)量的人員在各通道口進(jìn)行監(jiān)控或巡視，避免參展商和觀眾誤拿別人物品或出現(xiàn)偷盜，同時嚴(yán)格檢查，避免有可能造成不安全的隱患，如：普通電源是否關(guān)閉，不間斷電源是否被關(guān)閉等。

⑦根據(jù)需要臨時提供的服務(wù)：如外賓來訪或領(lǐng)導(dǎo)視察等。

⑧接受臨時任務(wù)：如安全演習(xí)、客戶意見調(diào)查等，如圖7-5所示。

圖7-5　封閉式與開放式的現(xiàn)場服務(wù)點

2）展品倉儲、搬運(yùn)、運(yùn)輸現(xiàn)場服務(wù)點

（1）設(shè)置

由于展館硬件結(jié)構(gòu)各異，展覽規(guī)模和展品類型、數(shù)量的不同，展品運(yùn)輸服務(wù)點設(shè)置也就各不相同，通常設(shè)在展館的卸貨平臺和倉庫附近，便于服務(wù)。

（2）配置

①電話：號碼事先要對外公布。

②對講機(jī)：便于與展館其他部門聯(lián)絡(luò)的通信設(shè)備。

③運(yùn)輸設(shè)備：如推車、小型平板車、叉車、吊車等。

④價目表：只要展館能提供的運(yùn)輸服務(wù)項目價格都可以在價目表上體現(xiàn)。

⑤通知單和發(fā)票。

（3）主要提供的服務(wù)

接受參展單位布展期間到達(dá)的展品或撤展期間待運(yùn)展品的接貨、搬運(yùn)、倉儲、運(yùn)輸以及開箱、包裝業(yè)務(wù)等。

3）門票銷售（發(fā)放）服務(wù)點

（1）設(shè)置

門票銷售（發(fā)放）服務(wù)點可設(shè)在固定售票亭，也可根據(jù)需要臨時設(shè)點。

（2）配置

①電話、對講機(jī)：便于外部訂票以及展館保衛(wèi)部門的聯(lián)絡(luò)，控制展館內(nèi)的現(xiàn)場人流量等。

②公布展覽會名稱、時間及門票價格的廣告欄。

（3）主要提供的服務(wù)

門票銷售（發(fā)放）服務(wù)點進(jìn)行展覽門票銷售或者派送。

4）餐飲服務(wù)點

（1）設(shè)置

餐飲服務(wù)點可固定也可根據(jù)需要臨時設(shè)點。

（2）配置

①電話、對講機(jī)。

②根據(jù)具體情況若需避開專用餐廳的擁擠，或就近無專用餐廳時，可在現(xiàn)場購餐券或另設(shè)盒飯供應(yīng)點，在不影響展會空間利用及衛(wèi)生條件許可的情況下，臨時供應(yīng)點設(shè)置一定數(shù)量的座位，并配備足夠的垃圾桶及保潔人員。

（3）主要提供的服務(wù)

展會期間臨時餐飲服務(wù)點為參展商和觀眾提供餐飲服務(wù)，如圖7-6所示。

圖7-6　展會期間臨時餐飲服務(wù)點

5）花卉租售點

花卉租售點提供鮮花盆景的銷售、綠色植物的出租，現(xiàn)場以擺設(shè)樣品為主，須明碼標(biāo)價并負(fù)責(zé)搬運(yùn)和養(yǎng)護(hù)。

7.1.6　現(xiàn)場工作人員要求

現(xiàn)場工作人員本著以服務(wù)為宗旨的精神開展工作，行使管理職責(zé)?？蓞⒖急緯?章的案例一“某會展場館員工守則”。

7.1.7　展覽項目現(xiàn)場服務(wù)工作規(guī)范

1）展廳服務(wù)人員崗位職責(zé)

（1）廳長崗位職責(zé)

①組織展廳全體人員圓滿完成現(xiàn)場服務(wù)任務(wù)；全面負(fù)責(zé)處理展覽期間的相關(guān)事宜（含展位改建、楣牌變更、展具配置、展具租賃、運(yùn)輸管理、倉儲管理、展廳保潔、照明用電、安全巡視、布展撤展等）。

②從布展到撤展期間，負(fù)責(zé)展廳的現(xiàn)場協(xié)調(diào)工作，與相關(guān)部門及主辦單位協(xié)作，處理突發(fā)事件；合理安排展廳服務(wù)人員的工作，嚴(yán)格要求服務(wù)人員按章辦事并熟練掌握展廳的服務(wù)技能，提高服務(wù)效率；及時了解展廳的動態(tài)及參展商的需求，提高服務(wù)質(zhì)量；做好展廳服務(wù)人員的工作考評及展覽結(jié)束后的工作總結(jié)。

③做好展廳社會化用工的申報及使用管理工作；展廳值班、加班記錄及展廳服務(wù)臺的收費(fèi)結(jié)算；安全、保潔及清場交接工作；合同外展位搭建（改建）數(shù)量、特裝用地數(shù)量的確認(rèn)和費(fèi)用結(jié)算。

④發(fā)現(xiàn)問題及時解決，遇到緊急情況或不能解決的問題及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報或向主辦單位反映，以求盡快得到妥善解決。

（2）展廳工作人員崗位職責(zé)

①現(xiàn)場開單員崗位職責(zé)。熟練掌握各種服務(wù)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，依照公司和部門的工作規(guī)范，負(fù)責(zé)展覽期間各種收費(fèi)的開單工作；熟悉展具放置地點，開單收費(fèi)后負(fù)責(zé)安排輔助人員將出租的展具盡快送到參展商的展位上，展覽結(jié)束后將展具完整收回，若有損壞應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)作價向參展商索賠（賠償款從押金中扣除）。

②現(xiàn)場收費(fèi)員崗位職責(zé)。負(fù)責(zé)展覽期間各種收費(fèi)工作，妥善保管各種票據(jù)，依照公司和部門的工作規(guī)范做好租賃費(fèi)用的結(jié)算。

③現(xiàn)場運(yùn)輸員崗位職責(zé)。熟練掌握運(yùn)輸服務(wù)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，依照公司和部門的工作規(guī)范，負(fù)責(zé)展覽期間貨物的運(yùn)輸工作。

④工程部現(xiàn)場服務(wù)人員崗位職責(zé)。熟練掌握電器設(shè)備租賃服務(wù)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，依照公司和部門的工作規(guī)范，負(fù)責(zé)展覽期間電器設(shè)備的安裝工作，保障展廳用電的安全；展覽結(jié)束后將電器設(shè)備完整收回，若有損壞應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)作價向參展商索賠（賠償款從押金中扣除）。

⑤現(xiàn)場保衛(wèi)人員的崗位職責(zé)。熟練掌握展館消防器材的使用功能，熟悉消防設(shè)備的位置，依照公司和部門的工作規(guī)范，負(fù)責(zé)展廳的消防、保衛(wèi)等工作；做好場地的巡視工作，保證展館通道的暢通，避免展板展具或展覽貨物堵住消防門、消防栓。

⑥網(wǎng)絡(luò)信息部現(xiàn)場服務(wù)人員崗位職責(zé)。熟練掌握展廳網(wǎng)絡(luò)、電腦、電話設(shè)備租賃服務(wù)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，依照公司和部門的工作規(guī)范，負(fù)責(zé)展覽期間出租設(shè)備的安裝工作；展覽結(jié)束將設(shè)備完整收回，若有損壞應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)作價向參展商索賠（賠償款從押金中扣除）。

⑦展廳輔助人員崗位職責(zé)。負(fù)責(zé)出租展具的運(yùn)送和安裝，展位改建、楣牌變更、服務(wù)臺臨時需要辦理的工作。

以上展廳工作人員均應(yīng)參加展廳服務(wù)臺的值班和場地的巡視工作；協(xié)助廳長做好場地保潔、布展撤展、閉館清場等工作。

2）展會前準(zhǔn)備工作規(guī)程

（1）展位搭建（參見本書6．5．3展位搭建工作規(guī)范）

（2）預(yù)約租賃服務(wù)項目的管理

①客戶電話咨詢服務(wù)項目的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和需要提供展具租賃服務(wù)的圖樣時，服務(wù)人員應(yīng)耐心、細(xì)致、及時地給予答復(fù)。

②客戶電話、傳真預(yù)約服務(wù)項目，受理人員應(yīng)向客戶復(fù)述預(yù)約內(nèi)容，經(jīng)核對確認(rèn)后，明確告知預(yù)約人服務(wù)項目的保留期限并在《展具電器預(yù)約租賃登記表》中做好記錄。

③客戶預(yù)約租賃的服務(wù)項目不屬于《展具電器預(yù)約租賃登記表》中的項目，可登記在“備注”欄，并與服務(wù)項目管理部門做好預(yù)約租賃服務(wù)項目的咨詢，落實后及時回復(fù)客戶。

④展廳服務(wù)臺和倉管員根據(jù)《展具電器預(yù)約租賃登記表》的記錄，準(zhǔn)備好預(yù)約租賃的器材；客戶在預(yù)約的時間內(nèi)到現(xiàn)場時，按照本工作規(guī)范中關(guān)于租賃服務(wù)管理給予辦理相關(guān)手續(xù)，提供服務(wù)；超過預(yù)約時間，將不保留所預(yù)約的服務(wù)項目。

⑤倉管員根據(jù)現(xiàn)場租賃情況進(jìn)行設(shè)備、器材庫存數(shù)量統(tǒng)計，保障現(xiàn)場租賃的有序進(jìn)行，若服務(wù)項目已無庫存量時，要及時通知各展廳服務(wù)臺，終止提供該項服務(wù)。

（3）提前到達(dá)貨物的管理和運(yùn)輸準(zhǔn)備工作（詳見《儲運(yùn)管理工作規(guī)范》）

（4）保潔管理（詳見《保潔工作規(guī)范》）

（5）綠色植物租擺準(zhǔn)備工作（詳見《綠化工作規(guī)范》）

（6）租賃物品管理

場館部根據(jù)展會的不同性質(zhì)或現(xiàn)場租賃物品出租量，協(xié)調(diào)、調(diào)度服務(wù)人員，提供足夠數(shù)量的租賃物品和運(yùn)輸工具，做好租賃物品和運(yùn)輸工具的就近存放工作，并移交展廳廳長。

3）布展期間管理規(guī)程

①客戶到展廳服務(wù)臺咨詢時，服務(wù)人員應(yīng)按照《關(guān)于員工儀表、言談、舉止的規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定做好現(xiàn)場咨詢服務(wù)。

a．接受客戶要求。首先表示出自己樂意幫助的態(tài)度；對問題內(nèi)容做記錄，包括客戶的名字和攤位號；重復(fù)客戶的問題以證明自己明白客戶的需求；即使客戶提出的需求是由其他部門來完成的，也要予以幫助，不能推諉。

b．解決問題。告訴客戶解決其需求的方案和大約所需時間；如有可能要告訴客戶事情進(jìn)展的情況；有費(fèi)用問題一定要事先告訴客戶；如客戶的需求不能解決，要想其他方法盡量給予幫助。

c．善后工作?？蛻粜枨蠼鉀Q后要詢問是否滿意；做好記錄，以便查詢。

②布展期間，開單員和收銀員應(yīng)堅守展廳服務(wù)臺，客戶需要展館提供其他服務(wù)項目時，依照本規(guī)范中租賃服務(wù)管理規(guī)程的有關(guān)規(guī)定做好服務(wù)項目的租賃服務(wù)。

③展廳服務(wù)人員主動協(xié)助保衛(wèi)部做好消防、安全保衛(wèi)和個體搬運(yùn)、拾荒者等游散閑雜人員的清理工作。

④如有客戶反映租賃的服務(wù)項目在使用過程中出現(xiàn)故障（如：展架鎖頭松動、電源跳閘、射燈不亮等），服務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真填寫《展廳現(xiàn)場派工單》記錄，及時移交服務(wù)項目業(yè)務(wù)主管人員進(jìn)行處理。

⑤如有客戶反映楣板字刻錯或與單位名稱不符，服務(wù)人員應(yīng)主動向客戶了解楣板上的錯字或單位的詳細(xì)名稱，與楣板字制作負(fù)責(zé)人聯(lián)系了解出錯原因，向客戶詳細(xì)說明并及時做出處理意見。

a．因楣板字制作方工作失誤時，制作方在公開承諾的時限內(nèi)做好更改。

b．若因主辦單位提供的文字或圖案錯誤時，制作方依據(jù)主辦單位的書面通知在半天內(nèi)做好更改。

⑥如有客戶要求提供的服務(wù)項目不屬于展館現(xiàn)有的服務(wù)范圍內(nèi)（如布展時使用的小工具、小配件等），服務(wù)臺人員應(yīng)盡可能地協(xié)助客戶解決。

⑦客戶在展會規(guī)定的時間外申請加班，服務(wù)臺人員給予辦理加班手續(xù)并安排人員值班。

⑧展廳服務(wù)人員依照《展館安全管理規(guī)定》《展館物業(yè)管理規(guī)定》《展館防火規(guī)定》《展品運(yùn)輸指南》，做好展廳布展期間的現(xiàn)場巡視檢查工作，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為時，應(yīng)立即采取勸阻或制止措施；情節(jié)嚴(yán)重者，根據(jù)有關(guān)規(guī)定予以處理。

4）展覽期間管理規(guī)程（部分項目從布展階段開始執(zhí)行）

（1）展覽期間管理規(guī)范

①展廳服務(wù)臺輪值人員做好展覽期間現(xiàn)場的咨詢服務(wù)以及交接事宜。

②展廳服務(wù)人員協(xié)助消費(fèi)者聯(lián)系項目經(jīng)理或主辦單位，做好維護(hù)消費(fèi)者權(quán)益的服務(wù)。

③展廳服務(wù)人員依照《展館安全管理規(guī)定》《展館物業(yè)管理規(guī)定》《展館防火規(guī)定》《展品運(yùn)輸指南》，做好展覽期間的巡視檢查工作，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為時，應(yīng)立即采取勸阻或制止的措施，情節(jié)嚴(yán)重者，根據(jù)有關(guān)規(guī)定予以處理。

④保衛(wèi)人員協(xié)助展廳服務(wù)人員做好閉館的清場工作。清場完畢后，督促保潔人員做好保潔工作并將場館移交保衛(wèi)部門進(jìn)行管理。

⑤展廳服務(wù)人員協(xié)助主辦單位做好非參展單位或個人在展廳出售商品的監(jiān)督和清理工作。

（2）展廳現(xiàn)場服務(wù)規(guī)范

①展廳服務(wù)人員根據(jù)展會工作單要求并依照《關(guān)于員工儀表、言談、舉止的規(guī)定》準(zhǔn)時到崗后，做好展廳開閉館的現(xiàn)場管理工作。展廳廳長做好服務(wù)臺值班人員的安排。

②開單員向場地管理部領(lǐng)取足夠數(shù)量的《租借單》《展架展具電器租賃匯總表》《展廳現(xiàn)場派工單》等單據(jù)后，按時到崗并分類放置展廳服務(wù)臺。

③收銀員向財務(wù)部領(lǐng)取必備的發(fā)票單據(jù)和押金單據(jù)后，按時到崗。

④展廳廳長安排人員向場管部領(lǐng)取“服務(wù)臺百寶箱”放置服務(wù)臺。

⑤預(yù)租受理人及時與倉管員、展廳服務(wù)臺辦理《展具電器預(yù)約租賃登記表》的交接手續(xù)。

⑥倉管員及時和展廳服務(wù)臺辦理《提前到達(dá)展品記錄》的交接手續(xù)。

⑦主辦單位新增服務(wù)項目的管理。主辦單位通過業(yè)務(wù)部門要求展廳現(xiàn)場提供合同外新增項目的服務(wù)時，服務(wù)人員憑業(yè)務(wù)部門和主辦單位的簽單，及時提供服務(wù)；主辦單位直接要求展廳現(xiàn)場提供新增服務(wù)項目時，主辦單位應(yīng)填寫新增服務(wù)項目工作單，經(jīng)展廳廳長確認(rèn)后提供服務(wù)；展覽結(jié)束前，展廳服務(wù)臺將工作單的原件交由業(yè)務(wù)項目經(jīng)理與主辦單位統(tǒng)一結(jié)算，服務(wù)臺留存復(fù)印件。

⑧參展人員或參觀人員需要利用展館的廣播設(shè)施時，服務(wù)臺人員應(yīng)向其了解廣播意圖，經(jīng)主辦單位負(fù)責(zé)人和場館領(lǐng)導(dǎo)同意后，通知廣播室提供廣播服務(wù)，若廣播內(nèi)容為商業(yè)廣告，應(yīng)在特定的時間內(nèi)并按規(guī)定收費(fèi)。

⑨展會期間，展廳服務(wù)人員應(yīng)做好展廳展覽設(shè)施的管理工作。展廳服務(wù)人員根據(jù)《展館安全管理規(guī)定》《展館物業(yè)管理規(guī)定》《展館防火規(guī)定》《展品運(yùn)輸指南》做好現(xiàn)場的日常巡視檢查。發(fā)現(xiàn)設(shè)施損壞時，及時通知并協(xié)助主管部門進(jìn)行修復(fù)并追究賠償責(zé)任。

⑩現(xiàn)場服務(wù)過程中遇到特殊情況，及時向相關(guān)部門或分管領(lǐng)導(dǎo)匯報。發(fā)生突發(fā)事件時，服務(wù)臺調(diào)度人員協(xié)助保衛(wèi)人員依照《突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》等有關(guān)規(guī)定做好事件的處理。

（3）租賃服務(wù)管理規(guī)范

①以場館的《主要服務(wù)項目價格表》作為租賃服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

②現(xiàn)場服務(wù)人員收費(fèi)，使用定額發(fā)票，無論金額大小都必須出具發(fā)票，展會結(jié)束，及時清點發(fā)票及收入，匯總后報財務(wù)部核對。

③《租借單》作為現(xiàn)場租賃服務(wù)的憑證，嚴(yán)禁撕毀或作為他用。

④現(xiàn)場租賃服務(wù)管理規(guī)程：

a．開單員向客戶提供租賃物品圖樣或樣品，做好現(xiàn)場租賃咨詢服務(wù)；根據(jù)客戶的需求填寫《租借單》；轉(zhuǎn)交收銀員收費(fèi)后，及時調(diào)度服務(wù)人員按《租借單》編號順序提供服務(wù)。

展具展架／電器租賃服務(wù)。開單員將《租借單》的第二聯(lián)、第三聯(lián)交由場管部人員（包括社會化用工人員）向倉管員領(lǐng)取租賃物品后，按照《租借單》的編號順序送至客戶展位，并請客戶在《租借單》上簽字確認(rèn)。

展位搭建改建服務(wù)。開單員將《租借單》的第二聯(lián)、第三聯(lián)交由場管部人員（包括社會化用工人員）向倉管員領(lǐng)取展具后，按照展商要求提供服務(wù)并請客戶在《租借單》上簽字確認(rèn)。

倉儲寄存／裝卸運(yùn)輸服務(wù)。屬提前進(jìn)館的展品，運(yùn)輸理貨員已收取費(fèi)用并由開單員和收銀員簽字確認(rèn)《租借單》，應(yīng)立即組織人員依照《儲運(yùn)管理工作規(guī)范》將展品發(fā)放或送至客戶所在的展位，并請客戶在《租借單》上簽字確認(rèn)。屬非提前進(jìn)館的展品，運(yùn)輸管理員做好展品運(yùn)輸費(fèi)用的估價，通知開單員開具《租借單》及收銀員收取費(fèi)用后，組織人員依照《儲運(yùn)管理工作規(guī)范》有關(guān)規(guī)定做好搬運(yùn)或寄存管理，并請客戶在《租借單》上簽字確認(rèn)。

工程項目服務(wù)。開單員將《租借單》的第二聯(lián)、第三聯(lián)交由工程部人員領(lǐng)取工程服務(wù)物品后，為客戶提供服務(wù)并請客戶在《租借單》上簽字確認(rèn)。

通信網(wǎng)絡(luò)項目服務(wù)。開單員將《租借單》的第二聯(lián)、第三聯(lián)交由網(wǎng)絡(luò)部人員領(lǐng)取網(wǎng)絡(luò)服務(wù)物品后，為客戶提供服務(wù)并請客戶在《租借單》上簽字確認(rèn)。

運(yùn)輸工具租賃服務(wù)。收銀員按公司規(guī)定收取一定數(shù)額的押金，開單員在《租借單》上注明押金的數(shù)額及始租時間，將《租借單》的第三聯(lián)交由客戶暫時保存。客戶返還時，開單員向客戶索回《租借單》，根據(jù)使用時間填寫租金金額后，移交收銀員收取租金并退還押金。

b．各服務(wù)執(zhí)行人員提供服務(wù)后，將《租借單》的第三聯(lián)（或《展廳現(xiàn)場派工單》的第二聯(lián)）移交展廳服務(wù)臺做好服務(wù)銷號工作。

c．若現(xiàn)場租賃的展架展具、電器數(shù)量較多時，開單員根據(jù)《租借單》記錄做好《展架展具電器租賃匯總表》的登記記錄，以便現(xiàn)場的核對和管理。

d．倉管員根據(jù)現(xiàn)場租賃情況進(jìn)行租賃物品的庫存數(shù)量統(tǒng)計，若存量較少時，要盡早通知各展廳服務(wù)臺停止開單，避免出現(xiàn)開單后無貨，以保障現(xiàn)場租賃的有序進(jìn)行。

e．在租賃過程中，若客戶需要的服務(wù)不屬于展廳服務(wù)項目的范圍，展廳服務(wù)人員盡量協(xié)助客戶解決問題。

f．開幕前將提前領(lǐng)用的剩余租賃物品移交倉管員，協(xié)助做好入庫管理。

g．展架展具外租管理。外租受理人按照租借方要求辦理租賃手續(xù)，并根據(jù)展館物品出入館的有關(guān)規(guī)定做好《展會物品出館單》的審批后，向倉管員領(lǐng)取和清點展架展具交付租借方；門衛(wèi)憑租借方持有的《展會物品出館單》給予出館；外租受理人做好外租展架展具收入費(fèi)用結(jié)算后，報備財務(wù)部；外租的物品返還時，回收人員按照展館的有關(guān)管理規(guī)定做好外租物品的檢查回收工作并簽字確認(rèn)后，收銀員給予退還押金。

h．各職能部門根據(jù)《租借單》的出租項目做好展會期間所產(chǎn)生的收入費(fèi)用統(tǒng)計，報請部門領(lǐng)導(dǎo)或展廳廳長簽字確認(rèn)后，報備公司財務(wù)部，由財務(wù)部根據(jù)公司的相關(guān)文件進(jìn)行收入費(fèi)用分?jǐn)偣芾怼?/p>

i．各展廳開單員在展會結(jié)束3日內(nèi)，將所領(lǐng)取的《租借單》第一聯(lián)及剩余的《租借單》移交場管部統(tǒng)一保存。各職能部門應(yīng)做好開具的《租借單》執(zhí)行聯(lián)的保存并保存至下一年年底，以備收入費(fèi)用的核查。

（4）服務(wù)項目的退租／更換管理規(guī)范

①服務(wù)臺根據(jù)客戶的退租／更換要求，通知服務(wù)人員做好退租／更換物品有無損害的檢查工作。有損壞時，依照《展館物業(yè)管理規(guī)定》向客戶索取賠償金；無損壞時，服務(wù)人員在押金單背面做好物品回收的簽字確認(rèn)。

②開單員和收銀員向客戶索回發(fā)票、押金單據(jù)和向服務(wù)人員索回已辦理的《租借單》，做好《租借單》的核對、報廢處理。

③開單員和收銀員根據(jù)客戶的更換要求，重新辦理租賃手續(xù)。依照本規(guī)范中第三條現(xiàn)場租賃服務(wù)管理規(guī)程提供服務(wù)。

④撤展時，客戶要求退還收取押金的租賃物品時，服務(wù)臺通知服務(wù)人員做好退還物品有無損害的檢查工作。退還物品無損壞時，收銀員憑回收確認(rèn)的押金單退還押金。退還物品有損壞時，依照《展館物業(yè)管理規(guī)定》向客戶索取賠償金。

5）撤展期間管理規(guī)程

①參展單位因特殊情況要求提前撤展時，應(yīng)填寫《展會物品出館單》，經(jīng)主辦單位同意，展廳服務(wù)人員對出館物品確認(rèn)后給予辦理，門衛(wèi)依據(jù)展覽物品出館單給予放行。

②服務(wù)人員按照《展館安全管理規(guī)定》《展館物業(yè)管理規(guī)定》《展館防火規(guī)定》《展品運(yùn)輸指南》做好展臺現(xiàn)場拆卸巡視檢查和設(shè)施的管理，疏導(dǎo)車輛，確保撤展工作安全有序。

③各職能部門組織人員按服務(wù)項目的退租／更換管理規(guī)范做好租賃物品的回收工作，回收租賃物品發(fā)現(xiàn)有損壞時，應(yīng)立即通知服務(wù)臺人員依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行索賠。

④嚴(yán)禁展館人員收購或介紹收購特裝材料，展商遺棄物應(yīng)由辦公室統(tǒng)一處理，任何人不得私自處理，更不能據(jù)為己有。

⑤特裝施工保證金，應(yīng)在展位裝修材料（包括懸掛物）徹底清理干凈后，方可退還；否則，將由展廳廳長視清理的程度扣除其全部或部分押金作為清理費(fèi)用。

⑥展廳服務(wù)人員應(yīng)主動協(xié)助保衛(wèi)部做好現(xiàn)場消防、安全保衛(wèi)和對個體無證搬運(yùn)、拾荒者等游散閑雜人員的清理工作。

⑦場管部按《儲運(yùn)管理工作規(guī)范》做好展品回運(yùn)工作的管理。

⑧展廳服務(wù)人員應(yīng)督促保潔人員做好展廳通道清潔工作，保證各通道的暢通。

⑨參展單位的物品在撤展期間不能全部撤出展館需要辦理寄存手續(xù)時，服務(wù)人員應(yīng)主動根據(jù)物品寄存的有關(guān)規(guī)定給參展商辦理相關(guān)手續(xù)，收取費(fèi)用，及時提供寄存服務(wù)。

⑩展覽結(jié)束后，各后勤保障部門組織人員做好各自部門管理物品的回收入庫。

展廳廳長（或展廳服務(wù)人員）做好服務(wù)臺向各部門領(lǐng)用物品的返還移交。

撤展時按照《展館安全管理規(guī)定》要切斷水源、電源，關(guān)閉空調(diào)、燈光，拆除通道電纜，清理廢棄物等。

場管部督促保潔人員做好展廳的清潔工作。

拆展位時注意周圍人員及自身安全，防止發(fā)生展具落下傷人或其他特裝展位倒塌傷人事故。

廣告部拆卸本次展會承接的廣告項目。

7.1.8　展品搬運(yùn)服務(wù)工作規(guī)范

1）布展前

（1）接運(yùn)提前到達(dá)展品

①綜合服務(wù)部理貨員根據(jù)展會情況，提前從財務(wù)部借出備用金，并做好使用情況登記表和票據(jù)存檔，以便展會結(jié)束后與財務(wù)部結(jié)算。

②理貨員匯總提前到達(dá)鐵路、公路站場的展品情況，統(tǒng)籌考慮，提前填寫《車輛使用申請表》，辦理審批手續(xù)后，通過外包方組織運(yùn)輸工具接貨。如確有緊急情況，可先叫車后補(bǔ)辦手續(xù)，但必須在一個工作日內(nèi)補(bǔ)齊手續(xù)，并只能使用與公司簽有正式合同外包方的車輛，不能隨意叫車。

③理貨員根據(jù)貨物的重量、體積、到貨時間、展位號、參展單位名稱、短途費(fèi)用等，認(rèn)真填寫接貨記錄表并將展品入庫，以便布展時及時向參展商移交和結(jié)算費(fèi)用。

④布展前，理貨員將匯總后的《提前到達(dá)展品記錄》復(fù)印件交到各展廳，以便參展商就近到服務(wù)臺查詢。

⑤布展前兩天，估價員根據(jù)展覽的性質(zhì)、貨量進(jìn)行估計，提出叉車、吊車使用計劃，填寫《車輛使用申請表》，報展廳廳長審核后組織車輛。

（2）境外展品的處理

境外展品的處理應(yīng)和主辦單位指定的運(yùn)輸外包方取得聯(lián)系，積極配合，以便境外展品順利運(yùn)達(dá)展館。

（3）展品運(yùn)輸

對于展品運(yùn)輸由展覽公司承攬的，由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)組織相關(guān)談判，簽署協(xié)議。

（4）綜合服務(wù)部職責(zé)

綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)與裝卸作業(yè)運(yùn)輸單位、短途運(yùn)輸單位、展品回運(yùn)單位等外包合作方的談判，簽署協(xié)議。

（5）展會運(yùn)輸服務(wù)的準(zhǔn)備

①綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)裝卸運(yùn)輸單位證件的審核并報保衛(wèi)部辦理相關(guān)證件。

②提前準(zhǔn)備好各展廳零星展品寄存?zhèn)}庫，以備展覽期間使用。

③估價員根據(jù)展覽的性質(zhì)、貨量的估計，提出叉車、吊車、搬運(yùn)工人使用計劃，填寫《車輛使用申請表》，報展廳廳長審核后組織車輛，并準(zhǔn)備好人工搬運(yùn)所需液壓車、平板車等。

④估價員提前將外包方信息制成表格，發(fā)給展廳服務(wù)臺，方便展廳值班人員查閱，以便展出期間參展商可盡早提出回運(yùn)要求，為參展商提供方便快捷的服務(wù)。

2）布展期間

（1）提前到達(dá)展品的領(lǐng)取發(fā)放

①場管部理貨員負(fù)責(zé)提前到達(dá)展品的發(fā)放事宜，一般在倉庫領(lǐng)取展品。

②服務(wù)臺根據(jù)《提前到達(dá)展品記錄》計算并向參展商收取費(fèi)用，服務(wù)臺將辦妥手續(xù)的參展商引導(dǎo)到展品倉庫，向理貨員領(lǐng)取提前到達(dá)的展品，如圖7-7所示。

圖7-7　展品搬運(yùn)與倉儲保管

（2）現(xiàn)場運(yùn)輸服務(wù)與管理

①運(yùn)輸管理員負(fù)責(zé)展品搬運(yùn)的現(xiàn)場管理。

②根據(jù)展品的體積、重量，按照公司的價格對展品進(jìn)行估價，參展商到服務(wù)臺交納費(fèi)用后，運(yùn)輸管理員組織搬運(yùn)。

③對到展廳報到的叉車、吊車車況負(fù)責(zé)檢查，如車輛帶病作業(yè)、駕駛員無相關(guān)證件或未到綜合服務(wù)部辦妥領(lǐng)證手續(xù)的，必須立即將車輛清除出場，并同時向展廳廳長和綜合服務(wù)部分管運(yùn)輸?shù)慕?jīng)理匯報。各種車輛均歸展廳運(yùn)輸管理員全權(quán)指揮，發(fā)現(xiàn)車輛違反《展品運(yùn)輸指南》的，應(yīng)立即糾正，并酌情予以處罰。運(yùn)輸管理員根據(jù)參展商展品的體積，做好零星展品的寄存工作。

④運(yùn)輸管理員對展品在運(yùn)輸過程中造成的損壞，應(yīng)當(dāng)保持現(xiàn)場證據(jù)，以備索賠。

⑤運(yùn)輸管理員應(yīng)配合保衛(wèi)部保持搬運(yùn)通道的暢通，避免損壞參展商物品或展館設(shè)施。

⑥運(yùn)輸管理員應(yīng)正確使用升降式卸貨平臺，保證展品的安全運(yùn)輸。

（3）運(yùn)輸展品的管理

對于展品運(yùn)輸由展覽公司承攬的，運(yùn)輸管理員應(yīng)根據(jù)合同，將展品的體積、重量做好記錄，以便展會結(jié)束后進(jìn)行結(jié)算。

3）展覽期間

①參展商到倉庫領(lǐng)取零星展品，運(yùn)輸管理員應(yīng)在現(xiàn)場做好登記，防止貨物的丟失或者參展商拿錯寄存的展品。

②運(yùn)輸管理員負(fù)責(zé)處理零星貨物搬運(yùn)。

4）撤展期間

①運(yùn)輸管理員安排好展品回運(yùn)承接單位的就位時間及設(shè)點位置，并根據(jù)回運(yùn)單位所收到貨物的運(yùn)費(fèi)總金額收取相關(guān)管理費(fèi)用；

②到卸貨平臺配合保衛(wèi)部做好撤展時運(yùn)輸單位車輛的有序停放及管理；

③對展品運(yùn)輸由展覽公司承攬的，根據(jù)布展時所做的記錄，并根據(jù)合同及時收取相關(guān)的費(fèi)用。

5）展覽結(jié)束后

①運(yùn)輸管理員根據(jù)使用情況登記表和相關(guān)票據(jù)，到財務(wù)部辦理備用金結(jié)算手續(xù)；

②將叉車、吊車使用登記表報綜合服務(wù)部分管運(yùn)輸?shù)慕?jīng)理，以便進(jìn)行結(jié)算；

③將本期展覽總收入報財務(wù)部，以便做好費(fèi)用、收入的結(jié)算。

7.2　會議項目現(xiàn)場管理及流程

7.2.1　基本概念

會議項目現(xiàn)場管理通常指會議場館工作人員依照會議主辦單位與場館雙方簽訂的合同約定，實施會前、會中、會后的現(xiàn)場服務(wù)管理，以確保項目圓滿成功的過程。本節(jié)所指的是國際會議中心協(xié)會（ICCA）定義的會議（conference），而非大型聚會（convocation）。

會議現(xiàn)場管理的目的是保證與會者在完成其目標(biāo)的過程中提供硬件設(shè)施和軟件服務(wù)。主要包括場地、會前布置、設(shè)備使用和保障、安全、物流、水、電、照明、空調(diào)、餐飲（茶點）、保潔、標(biāo)識、廣告位、咨詢、特殊服務(wù)等方面。

7.2.2　會議的規(guī)模和種類

1）會議種類

①根據(jù)會議的規(guī)模即參加會議人員的數(shù)量，可將會議分為：小型會議，出席人數(shù)少則幾人，多則幾十人，但不超過100人；中型會議，人數(shù)在100～1 000人；大型會議，人數(shù)在1 000～10 000人；特大型會議，人數(shù)在10 000人以上。

②按照會議形式分為：有會有議的會議，如年會、專業(yè)學(xué)術(shù)會議、論壇、研討會、專題討論會、文化交流會、新聞發(fā)布會、產(chǎn)品推介會及洽談會等；會而不議的會議，如報告會、傳達(dá)會、表彰會、簽字儀式、動員大會等。

2）客戶的需求

會議場所提供者有責(zé)任事前與辦會單位進(jìn)行良好的溝通和協(xié)調(diào)，在會前準(zhǔn)備、會中以及會后服務(wù)方面做好工作。為此工作人員必須了解：會議名稱、時間、規(guī)模、會標(biāo)、桌椅設(shè)置（教室式、課桌式、劇院式、回字形等）、主席臺設(shè)置及桌位桌簽、演講臺設(shè)置、簽到臺、名片存放處、簽到簿、簽到筆、設(shè)備［音響、MIC數(shù)量（無線、有線）、電腦、投影、幻燈、同傳系統(tǒng)］、紙、筆、文件夾、資料擺放、茶水、礦泉水、茶杯、杯墊、環(huán)境布置［燈光、空調(diào)、裝飾物（畫、花卉、植物等）、臺布及顏色］、茶歇地點、擺設(shè)、證件、休息室（向重要人員提供）、物品寄存、資料發(fā)放處等。

7.2.3　接待會議的流程

1）會前準(zhǔn)備

會議接待涉及的事物方方面面，相當(dāng)復(fù)雜，為了避免在具體安排中出現(xiàn)紕漏，接待人員必須要在會議召開前與會議組織者就一些細(xì)節(jié)問題進(jìn)行協(xié)調(diào)和確認(rèn)。這就要求會議組織者提供詳細(xì)完整的資料（大會日程安排、席位安排等），最遲應(yīng)在協(xié)調(diào)會前一周從會議組織者處獲取這些資料（根據(jù)會議規(guī)模及復(fù)雜程度確定時間的提前量）。

2）制訂會議通知單

會議通知單是有關(guān)整個會議進(jìn)程的時間表，通知單上將會議中大大小小的各項具體活動按照其先后順序逐日、逐小時地排列出來抄送到相關(guān)部門，并讓有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可。這樣能有效地減少相關(guān)人員的疏忽和過失，同時也可以明確各自的責(zé)任。每張通知單上必須按年月日編上序號，以便控制所有會議的活動。

會議通知單如有變動，必須按會議組織者已確定的更改內(nèi)容重新發(fā)出，并注明需要重新做出安排的部門。更改單須部門經(jīng)理簽字方可生效，相關(guān)部門按最新的更改單執(zhí)行。如會議組織者取消會議安排，須重新發(fā)出一份會議取消單并由部門經(jīng)理簽字方可生效。

3）制訂會議具體活動工作單

當(dāng)會議通知單最終確定后，會議接待應(yīng)關(guān)注會議的每一項具體活動。通過制訂會議具體活動工作單來明確每項活動的服務(wù)安排并盡量使之細(xì)化。對細(xì)節(jié)的重視可以轉(zhuǎn)化服務(wù)效率。

如前所述，會議通知單是對整個會議進(jìn)程的詳細(xì)介紹，使相關(guān)人員對會議計劃有個完整的了解，而會議具體活動工作單涉及的是會議進(jìn)程中某一具體活動項目的細(xì)節(jié)安排。例如在會場布置方面應(yīng)對主席臺、講臺、基本的座位布局等都有明確說明，同時還不能忽視那些細(xì)小但卻不可或缺的環(huán)節(jié)，如水杯、桌簽、信箋、筆、指示牌、音響系統(tǒng)及花木布置等，因此，會議場館通常還要設(shè)計會前準(zhǔn)備工作檢查表，如表7-1所示。

表7-1　會前準(zhǔn)備工作檢查表

續(xù)表

續(xù)表

備注：“√”或“×”顯示檢查情況

4）會中

會議接待人員應(yīng)全程跟蹤會議，以便及時和與會者保持聯(lián)系，出現(xiàn)突發(fā)事件能以最短的時間解決。會中服務(wù)檢查如表7-2所示，會后清場檢查如表7-3所示。

表7-2　會中服務(wù)檢查表

備注：“√”或“×”顯示檢查情況

表7-3　會后清場檢查表

備注：“√”或“×”顯示檢查情況

5）會后結(jié)算

在會議活動結(jié)束后，接待人員應(yīng)在與會者離開之前結(jié)清賬目。結(jié)賬時，涉及兩個方面的費(fèi)用：一類費(fèi)用是由會議組織者支付（確定簽單人）；另一類則由與會者個人承擔(dān)。財務(wù)人員可根據(jù)與會議組織者所簽合同中的規(guī)定分別收取。

6）感謝會議組織者

作為禮節(jié)，同時也是為了進(jìn)一步增進(jìn)友誼，為今后的合作奠定感情基礎(chǔ)，會議接待人員應(yīng)在會議結(jié)束后感謝會議組織者給予的支持和幫助，并征求對會議接待的意見。

7）建立客史檔案

建立完整的客史檔案有利于接待人員開展個性化服務(wù)，對提高客人滿意率和回頭率、增強(qiáng)競爭力有著重要意義。

7.2.4　接待工作人員的儀容儀表

接待人員在工作中要保持最佳自我狀態(tài)。良好的儀表有利于提高接待工作的效果，也可以同時反映出工作水平及辦事效率。在舉止上要自然隨和，動作注重大方得體，顯示出具有很強(qiáng)的自信心，這樣才可以更勝任自己的角色（參考本書第4章案例一某會展場館員工守則）。

7.2.5　會議服務(wù)工作規(guī)范

1）會議室基本臺型

會議室基本臺型包括：戲院式、教學(xué)式、U字形、回字形、會見式、簽字儀式型等，如圖7-8所示。宴會式臺型圖如圖7-9所示。

圖7-8　會議室基本臺型圖

（1）戲院式

這種形式是最常見的一種座位安排，所有椅子布置都面向演講者、講臺或者主席臺。這種形式既適合于大型會議，又適合于小型會議。這種布置的特點是能在有限的空間里容納最多的人數(shù)。戲院式布置有多種形式，有V形和端正式等多種，可以是方形、半圓形和U形。應(yīng)根據(jù)不同的情況來確定講臺或主席臺的位置。

圖7-9　宴會式臺型圖

布置椅子時，第一排的椅子應(yīng)離講臺或主席臺1．8～2 m。先放兩把椅子留出過道的空間，椅子之間橫距5 cm，椅子前后中心距離為70 cm。如果用帶扶手的椅子布置，椅子前后左右的距離就應(yīng)大些。椅子的布置應(yīng)使前后左右都成一線。每一排椅子的數(shù)量要便于客人能迅速找到自己的位置。

布置戲院式的座位時，防火部門要求過道從廳室的前面直到后面，并且在中央部分布置橫向走道。過道距離和留出的過道空間應(yīng)根據(jù)會議室條件約束和地方法規(guī)來安排，主要應(yīng)考慮到安全需要，如圖7-10所示。

當(dāng)桌椅布置完畢后，應(yīng)將水杯、飲品、紙、筆、文件夾放在講臺或主席臺上。其他的則在椅子上放置礦泉水。

圖7-10　戲院式臺型圖

圖7-11　教學(xué)式臺型圖

（2）教學(xué)式

這種布置與學(xué)校教室一樣，在椅子前面有桌子，便于與會者做記錄。桌與桌之間前后距離為100 cm。這種布置也要求中間留有走道，桌椅的布置應(yīng)使前后左右都成一線，每一排的長度取決于會議室的大小及出席會議的人數(shù)。也可將桌子布置成V形，主席臺在V形的頂部，一般要求每個座位都提供飲品或茶水、紙、筆、文件夾，如圖7-11所示。

（3）U字形

很多小型的會議傾向于面對面的布置和安排，“U”形是較常見的，即將與會者的桌子與主席臺桌子垂直相連在兩旁。如果只有外側(cè)安排座位，桌子的寬度可以窄些；如果兩旁安排座位就應(yīng)考慮提供更大的空間來呈放材料。一般要求每個座位都提供飲品或茶水、紙、筆、文件夾。

（4）回字形

將主席臺與與會者桌子連接在一起，形成方形或圓形，中間留有空隙，椅子只安排在桌子外側(cè)。這種布置通常用于規(guī)格較高、與會者身份都較重要的國際會議及討論會等形式。這種布置適合于小型會議，人數(shù)在40～50人，桌與桌的長寬度取決于會議室的大小，桌椅的布置應(yīng)使前后左右都成一線。將會場布置成這種形式或直接使用橢圓形桌，與會者圍桌而坐，可表示彼此地位平等，避免出現(xiàn)席次上的爭議，一般要求每個座位都提供飲品或茶水、紙、筆、文件夾，如圖7-12所示。

圖7-12　回字形圖例

（5）會見式

會見廳的布置，應(yīng)根據(jù)參加會見的人數(shù)多少、客廳的形狀和大小來確定布置形式。人數(shù)在十幾位的會見，會見廳可用沙發(fā)或者扶手椅按馬蹄形、凹字形擺放。一般馬蹄形或者凹字形布置均用沙發(fā)，沙發(fā)后擺扶手椅供記錄員和譯員就座。規(guī)模較大的會見，可以布置成會議型，即用桌子和扶手椅布置成丁字形，如圖7-13所示。

圖7-13　會見式臺型圖例

（6）簽字儀式型

簽字廳的布置要求為：廳室正面掛屏風(fēng)式掛畫作為照相背景，在掛畫前面，將兩張長條桌并排擺放，桌面鋪深色臺呢。在簽字臺后面，擺設(shè)兩把高靠背扶手椅，兩椅相距1．5m。在椅子背后1．2 m處，根據(jù)人數(shù)多少擺上梯式照相腳架，照相架兩側(cè)陳設(shè)常青樹，在兩個座位前擺上待簽文本，右上方設(shè)置文具，中間的前方擺上掛有兩面國旗的旗架。簽字廳兩側(cè)可布置少量的沙發(fā)，供休息使用，如圖7-14所示。

圖7-14　簽字儀式

2）擺臺用品

（1）工作間用品

工作間需要準(zhǔn)備小毛巾、飲水機(jī)、托盤、開水瓶、接線板、會議用品及百寶箱。

①毛巾。毛巾要松柔、潔白、無異味，使用前須進(jìn)行消毒，方可給客人使用。毛巾要進(jìn)行折疊，通常要把毛巾折成方形的。

②飲水機(jī)。飲水機(jī)在使用前要檢查是否有破損，表面要保持潔凈，如長時間沒使用，使用前要對其內(nèi)膽進(jìn)行清洗，以保證水質(zhì)。

③開水瓶。開水瓶使用前檢查是否有破損，表面要保持潔凈，無茶垢。

（2）擺臺物品

擺臺物品包括：折疊桌、會議椅、臺呢、文件夾、紙、筆、茶杯、水杯、杯墊、毛巾碟、開水瓶、薄荷糖及其用碟、座簽、百寶箱等。

①礦泉水。礦泉水要無開啟、無過期，瓶身與瓶蓋要干凈無灰塵、無破損。礦泉水應(yīng)擺在紙張右上方，礦泉水的標(biāo)志應(yīng)正對著客人的位置，瓶身的縱向與紙張平行，橫向放置瓶底的一半，礦泉水的布置應(yīng)使前后左右都成一線。

②茶杯。茶杯要潔凈無破損，茶杯應(yīng)墊上杯墊放在礦泉水的右邊與之平行，茶杯及杯蓋的公司標(biāo)志應(yīng)正對著客人的位置，且杯耳位于客人的右手，使用前要進(jìn)行一小時的消毒，茶杯的布置應(yīng)使前后左右都成一線。

③毛巾碟。毛巾碟要潔凈無破損，應(yīng)放在茶杯的右邊與之平行，毛巾碟的布置應(yīng)使前后左右都成一線。

④座簽。座簽要光潔，無刮痕且無破損，應(yīng)放在正對著客人的位置，座簽的擺設(shè)要跟桌面平行，且跟桌面的頂端距離2 cm，座簽的擺設(shè)應(yīng)使前后左右都成一線。

⑤臺呢。臺呢要平整無褶皺，且無污漬，在潔凈的桌子上平鋪后，整齊劃一。

（3）百寶箱配置

百寶箱需配置：剪刀、小刀、尺、繩子、透明膠、雙面膠、膠水、大頭針、圖釘、回形針、鋼筆、彩色水筆、便箋。

3）聽眾臺（席）布置

①根據(jù)會議工作單的人數(shù)確認(rèn)會議所需桌、椅數(shù)，并擺成形。

②先布桌位，再鋪臺呢，再定椅位，再擺會議用品。

③桌面布置要求：茶杯（礦泉水）擺在會議夾的右上方，杯柄朝右。毛巾碟擺在會議夾左上方，與茶杯成一直線。筆擺會議夾右邊。桌子居中擺放一碟薄荷糖。用繩子拉直校對桌線是否整齊，并加以調(diào)整。

4）提示牌、舞臺布置

①手機(jī)靜音、坐席編號提示牌等，擺放在會議室主入口處。

②最后按要求進(jìn)行鮮花布置。

5）花草布置

①舞臺上下的花草顏色要與背景板顏色諧調(diào)。

②高大植物（春夏秋冬都能提供）包括：散尾葵、夏威夷葉、發(fā)財樹、綠蘿等。

③中低植物包括：綠麒麟（綠色，四季都有）、雞冠花（紅色，春天）、一串紅（紅色，秋天）、三角梅（紫色、紅色，冬天）、地扶（綠色，夏天）、龍肚珠（白色、紅色，夏天）、萬壽南（金黃色，秋天）、金魚草（多色彩，冬天）、日月春（紫紅色，夏天）、鳳尾（紅色、黃色，夏天）、日本鳳仙花（多色彩，冬天）、四季海棠（水紅色，冬天）。

④布置要求：

a．舞臺上只有演講臺，并且要用大投影屏幕時，幕下放低、矮的植物，枝葉不能高過投影屏幕的底部。舞臺兩側(cè)放高大的植物，以兩盆為宜。舞臺下方擺放中、低植物，品種可同舞臺上植物，盆與盆之間間隔25～30 cm為宜。

b．舞臺上設(shè)有主席臺時，多功能廳舞臺下放1～2排植物，國際會議廳舞臺主席臺前擺放一排中、低植物，鮮花可以擺成直線形、弧形。其他各會議室舞臺兩側(cè)可安排高大的植物，以兩盆為宜。

⑤如客戶有明確要求，則按客戶要求布置。

6）主席臺布置

①根據(jù)客戶或工作單的要求鋪臺呢或臺布，設(shè)筒裙，擺放水杯或茶杯及鮮花。

②講臺布花，大小適中，面客方向應(yīng)有垂吊。

③會議使用投影儀時，講臺需擺放臺燈，供演講人使用。

7）簽到桌布置

用會議桌時，鋪設(shè)客戶選定顏色的臺呢，擺小型花盤，布“請賜名片”“簽到處”牌，設(shè)會議椅。

8）檢查程序

擺臺后，會議服務(wù)責(zé)任人、部門經(jīng)理、會務(wù)項目經(jīng)理須檢查并填寫《會議服務(wù)檢查表》。檢查內(nèi)容包括：

①臺呢、臺布、筒裙是否干凈，有無破損，有無皺痕，如有褶皺，需補(bǔ)燙。

②杯具、用具是否干凈，有無破損，是否擺放整齊。

③會議夾的紙張是否備足。

④桌椅擺放是否干凈、整齊，地毯、講臺有無污跡。

⑤背景板是否美觀，文字圖案有無錯誤。

⑥鮮花、綠色植物是否到位，有無枯萎，花盆是否干凈。

⑦燈光及空調(diào)是否完好；燈具不亮?xí)r應(yīng)通知維修；有投影儀的會議應(yīng)把投影儀上方的方管燈關(guān)閉，只留一排筒燈，并檢查服務(wù)員的操作。

⑧茶點臺的餐具是否備足，水瓶外殼是否干凈無漏水。

⑨電腦及其他設(shè)備是否到位，是否符合會議標(biāo)準(zhǔn)。

9）備品要求

①場館內(nèi)部召開的會議，只布臺呢及礦泉水。

②百寶箱由現(xiàn)場經(jīng)理指定會議服務(wù)員保管，百寶箱內(nèi)的物品在客人需要時及時提供給客人。

③會議備品包括夾紙板、白板、白板筆、激光筆、講臺、網(wǎng)絡(luò)接口、電源插座及幻燈機(jī)、投影儀、錄音機(jī)、錄像機(jī)、麥克風(fēng)等。

④擺臺完成后，及時以電話通知網(wǎng)絡(luò)部安裝設(shè)備（一般不遲于會議開始前0．5天）。如果時間較緊張，可考慮同步進(jìn)行。項目經(jīng)理要現(xiàn)場協(xié)調(diào)。

⑤提供會間茶點時，茶點臺應(yīng)擺在靠近會場并相對寬松的地點，具體由項目經(jīng)理根據(jù)客戶的要求確定，用臺布、筒裙裝飾。用具有咖啡機(jī)、咖啡勺、咖啡壺、咖啡濾紙、咖啡粉、柿杯、紅茶、奶缸、糖、扎壺、水杯、食品碟、食品叉、水果叉、餐巾紙等。

⑥臺呢、臺布、筒裙等布件要熨燙到位。

⑦會議客戶如需會前測試設(shè)備或節(jié)目彩排，要在會議設(shè)備安裝通知單上注明：時間、地點、需配合的項目等。

10）會議現(xiàn)場服務(wù)規(guī)范

（1）會前準(zhǔn)備

①會前1小時，會議服務(wù)員打開會議場所門、燈光、空調(diào)（根據(jù)會場的大小確定提前時間），按客戶要求做好準(zhǔn)備。

②網(wǎng)絡(luò)部保障人員到位，開啟設(shè)備檢查。

③會議服務(wù)責(zé)任人提前30分鐘到場再次檢查，及時協(xié)助會務(wù)項目經(jīng)理與客戶的溝通，處理問題。

（2）迎賓與服務(wù)

①迎賓員于會前20分鐘到位。

②隨客人人數(shù)的增多，抽調(diào)部分服務(wù)人員為客人拉椅，協(xié)助客人入座。

③分別為主席臺人員和與會的其他重要賓客派發(fā)小毛巾，斟倒茶水。

④規(guī)范操作：斟茶時，先主位，再副主位，類推。前排以后可以從一側(cè)開始依次倒茶水。為主席臺客人倒水時，要站在客人右后側(cè)，左手提水瓶，右手將茶杯蓋翻放在桌上，以確保衛(wèi)生，然后拿起杯子倒水。茶杯要拿到客人身后斟倒，以不擋住開會人的視線，對其余客人也遵循此原則。主席臺上配置礦泉水時，要配置相應(yīng)水杯，礦泉水瓶不可放置演講臺上。

（3）會中服務(wù)

①宣布會議開始之后，關(guān)閉各通道門。

②會議自始至終，服務(wù)人員必須根據(jù)要求，站立在會場內(nèi)合適位置待命，不得擅自離場。因會場面積限制或會議保密要求，服務(wù)員應(yīng)侍立會場門外服務(wù)。

③會議進(jìn)行過程中，剛開始時一般15分鐘添水一次，以后一般半小時添水一次。主要依照客人的情況而定，添加茶水時要求服務(wù)員的動作敏捷、輕盈，盡量不發(fā)出聲音。

④主席臺的客人如超過半小時未飲用茶杯的茶水，根據(jù)需要更換一杯新的熱茶水，使用演講臺時，每更換一位演講人，需更換一次茶杯或水杯，更換時要使用托盤。

⑤會中休息應(yīng)進(jìn)行簡單保潔，撤去空瓶，更換新的礦泉水，清理糖紙，補(bǔ)充糖果，此時不得翻動客人的文件資料。

⑥午休或隔天休會期間，保潔工作同上，要做好客戶暫放物品的保管。

（4）茶點服務(wù)

茶點、水果應(yīng)在會前準(zhǔn)備妥當(dāng)，會議開始之后15～20分鐘布置。如客戶另有指定，則根據(jù)客戶的要求，指定專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場保障。

（5）退場服務(wù)

①會議結(jié)束時及時拉開各通道門。

②指定部分會議服務(wù)人員站在主通道門前，為客人送行，并照顧年老體弱的代表退場。指定另一部分會議服務(wù)人員及時檢查現(xiàn)場有無遺留物品，如文件等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，及時送會務(wù)組人員；檢查展館物品完好情況，發(fā)現(xiàn)未滅的煙頭等要及時處理。

③客人離開后，服務(wù)員開始著手廳面的清場工作，關(guān)掉大部分的照明燈，只留適當(dāng)?shù)臒艄夤┣鍒鲇谩?/p>

④撤器皿、收布草，先清理桌面，再撤走服務(wù)桌上所有器皿，送到清洗處；把布草分類清點送工作間（干凈的與臟的要分開）。

⑤清潔四周護(hù)墻及地面，吸地毯；如地毯有污跡，通知場地管理部清洗。

⑥落實安全措施。關(guān)閉水閥、切斷電源。除員工出入口以外，鎖好所有門窗；由當(dāng)值負(fù)責(zé)人做完最后的安全防患復(fù)查后，填寫《班后安全檢查表》；落實廳面各項安全防患工作，最后鎖好員工出入口門，方可離崗。

（6）注意事項

①服務(wù)員在會場內(nèi)的待命位置應(yīng)是門側(cè)，以便隨時提供服務(wù)。

②空調(diào)溫度除設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)外，還要注意客人的反應(yīng)。一旦有特殊要求，應(yīng)立即處理。

③客人需復(fù)印資料，應(yīng)確認(rèn)張（份）數(shù)，放到會議夾內(nèi)，到就近的商務(wù)中心復(fù)印，并帶原件、復(fù)件及雜項單據(jù)返回。原件和復(fù)印件要分別放置，請客人在雜項單據(jù)上簽字。單據(jù)送回商務(wù)中心。

④客人借物品時應(yīng)填寫《物品借用單》，結(jié)束時及時歸還。

11）茶杯、茶具清洗消毒

（1）準(zhǔn)備工作

準(zhǔn)備洗滌靈、氯銨T、消過毒的口布。

（2）清理杯子

清除杯具中的雜物，倒掉水。

（3）洗刷、消毒

①在洗池溶液中將杯具洗刷干凈。

②把干凈的杯子放入濃度為3‰的氯銨T中浸泡5～8分鐘；

③用清水將杯具沖洗干凈。

（4）擦拭與存放

①不能用手直接接觸杯具。

②用消毒口布墊手，將杯具擦干，放置于消毒柜。

③消毒柜每月應(yīng)用3‰濃度氯銨T擦拭內(nèi)外部，保持清潔。

④杯具要明亮、無油跡、無手印、無破損。

12）托盤服務(wù)規(guī)范

（1）理盤

將要用的托盤先洗凈擦干，以避免托盤內(nèi)的物品滑動。

（2）裝盤

根據(jù)物品的形狀、重量、體積和使用的先后順序合理裝盤，一般是重物、高物放在里面，先用的物品放在上面，后用的物品放在下面。

（3）托送

①輕托：左手臂自然彎成90°，掌心向上，五指分開，用手指和掌托住盤底，掌心不與盤底接觸，平托于胸前；行走時，要頭正肩平，注視前方，腳步輕捷，托盤的手腕要輕松靈活，使托盤在胸前隨著走路的節(jié)奏自然擺動，但托盤上下擺的幅度不可過大。

②重托：五指分開，用手掌托住盤底，掌握好重心；用另一只手護(hù)持，將盤托起到胸前，向上轉(zhuǎn)動手腕，使托盤穩(wěn)托于肩上；托送時，要平穩(wěn)輕松，要保持盤平、肩平、頭正、身直，保證托盤不晃動，身體不搖擺。

7.2.6　會議音響設(shè)備服務(wù)工作規(guī)范

1）服務(wù)規(guī)范

①會議保障時應(yīng)穿公司制服，著裝整齊；禮貌用語，注意儀容儀表。

②不在會議室大聲喧嘩、吸煙、吃零食，保持會議室安靜和整潔。

③會議保障人員應(yīng)密切配合，互相提醒注意事項。

④主辦單位工作人員提出的有關(guān)問題和要求應(yīng)耐心、禮貌地回答和解決，若無法解決應(yīng)聯(lián)系相應(yīng)部門人員或匯報部門領(lǐng)導(dǎo)，做到“首站式”服務(wù)。

2）操作規(guī)范

（1）擴(kuò)聲系統(tǒng)

①根據(jù)工作單要求，認(rèn)真檢查會議所需設(shè)備、型號、數(shù)量是否相符，預(yù)留易出現(xiàn)故障的備用設(shè)備（如無線話筒、電池、同傳接收機(jī)、耳機(jī)等）。

②按照線路圖連接設(shè)備，詳細(xì)檢查各線路連接是否準(zhǔn)確、牢固，外露線路必須用膠帶粘貼。

③按無線話筒接收機(jī)→調(diào)音臺→均衡器→功放的先后順序開啟設(shè)備電源（注：功放電源必須最后開啟）。

④調(diào)節(jié)功放音量至最大。

⑤調(diào)整調(diào)音臺輸入和輸出的音量控制。

⑥調(diào)試話筒的音量和音色。

⑦調(diào)試或使用完成后，先將功放音量調(diào)至最小，再按“先開后關(guān)”順序關(guān)閉設(shè)備電源。

（2）投影系統(tǒng)

①如會議要求使用多媒體投影機(jī)，先按主辦單位要求或以往經(jīng)驗擺放好投影屏幕位置和角度。

②接筆記本、錄像機(jī)、VCD和投影機(jī)的連線，開啟投影機(jī)和筆記本電源。

③調(diào)節(jié)投影機(jī)位置、角度和底座高度，投影機(jī)應(yīng)對準(zhǔn)屏幕的中軸線，投影機(jī)的投影方向應(yīng)和屏幕垂直，調(diào)節(jié)投影圖像到水平為止。

④投影機(jī)的梯形校正，保證投影圖像的上、下寬度一致。

⑤調(diào)整投影機(jī)鏡頭的焦距（ZOOM）和聚焦（FOCUS）以及投影機(jī)與屏幕的距離，保證投影圖像的滿屏顯示和清晰度。

⑥投影機(jī)調(diào)試或使用完成后，應(yīng)先軟關(guān)機(jī)，待風(fēng)扇停止運(yùn)轉(zhuǎn)（即機(jī)器冷卻）后，才能關(guān)閉投影機(jī)電源，拔掉電源插頭。

（3）同聲傳譯系統(tǒng)

①如會議要求使用同聲傳譯系統(tǒng)，先將譯員房搬到會議室并擺好位置。

②連接同傳主機(jī)的話音輸入接口和調(diào)音臺的話音輸出接口。

③將同傳主機(jī)的調(diào)制信號輸出接口和發(fā)射板連接，插上發(fā)射板電源。

④連接譯員臺和同傳主機(jī)，并接上譯員耳機(jī)。

⑤開啟同傳主機(jī)電源（注：以上步驟必須在開啟功放前完成）。

⑥選擇開啟同傳主機(jī)的信道。

⑦編輯譯員臺的信道為同傳主機(jī)開啟的信道。

⑧裝上接收機(jī)電池。

⑨由三人（主講、翻譯、收聽）進(jìn)行測試，應(yīng)保證會議室內(nèi)每個角落都能接收，并且做到聲音清晰。

7.3　展覽會的開幕式

7.3.1　預(yù)展

預(yù)展是指展覽布置完畢后，在正式開館前進(jìn)行的內(nèi)部展出，由主辦單位邀請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專家、技術(shù)人員、新聞界人士到現(xiàn)場參觀，依照辦展宗旨和計劃進(jìn)行檢查和驗收。對預(yù)展中提出的問題和意見，主辦者應(yīng)予重視并做必要的修改，以保證展覽會有較高的質(zhì)量。預(yù)展在計劃經(jīng)濟(jì)時期以及當(dāng)今的政府主導(dǎo)型展覽中較常進(jìn)行。

7.3.2　開幕與開幕式

開幕表示展覽會經(jīng)預(yù)展審查合格，正式對觀眾開放。開幕是籌展的結(jié)束，展出的開始。

開幕式是展覽會正式開始展出所舉行的儀式，其目的是擴(kuò)大影響，樹立展覽會在社會和公眾中的形象，以引起更多的社會關(guān)注，吸引更多的觀眾參觀。開幕式在形式上應(yīng)隆重?zé)崃?，一般大型展覽會都邀請有關(guān)方面的代表參加，由官方代表致開幕辭并剪彩。傳統(tǒng)的做法和重視開幕式的觀點認(rèn)為成功的開幕式等于展會進(jìn)行了一半。而近幾年我國許多原來很重視舉辦開幕式的名牌展覽會承辦單位，也開始向外國學(xué)習(xí)簡化開幕式的程序或取消開幕式，但完全取消開幕式可能還要有一個漫長的過程。室內(nèi)外開幕式現(xiàn)場如圖7-15所示。

圖7-15　室外開幕式（左）與室內(nèi)開幕式（右）現(xiàn)場

7.3.3　開幕儀式準(zhǔn)備工作及現(xiàn)場管理

1）合同簽訂后現(xiàn)場服務(wù)提供之前的準(zhǔn)備工作

①根據(jù)主辦單位組織機(jī)構(gòu)的特點及要求，組建展館現(xiàn)場服務(wù)保障機(jī)構(gòu)，并在機(jī)構(gòu)內(nèi)明確職責(zé)與分工。

②按時間和空間的要求細(xì)化工作方案，明確各單位的工作內(nèi)容，直接指出具體的工作要求。

③遇兩個以上的展覽會舉辦時間出現(xiàn)重疊，制訂方案時應(yīng)將時間重疊的項目做綜合考慮，以利于各項目間提供服務(wù)的協(xié)調(diào)與銜接。如項目均由一個業(yè)務(wù)部門承接，應(yīng)做成一個方案；如項目不是由同一業(yè)務(wù)部門承接，應(yīng)主動與相關(guān)的業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)，在無法達(dá)成一致的情況下，及時上報由場館領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。

④工作單的內(nèi)容應(yīng)包括：

開幕式的時間、地點、規(guī)模、出席人員及數(shù)量（如：主席臺嘉賓、臺下貴賓區(qū)、組委會成員、參展團(tuán)長、相關(guān)部委領(lǐng)導(dǎo)、其他國內(nèi)外重要客人、軍樂隊區(qū)、表演區(qū)、來賓區(qū)等）；

進(jìn)場安排（如：貴賓、參展單位人員、來賓、代表、記者及其他相關(guān)人員進(jìn)場安排及分工責(zé)任人）；

主持人、議程（如：軍樂隊奏樂、司儀進(jìn)行展會簡介、禮儀小姐引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)及貴賓就位、介紹主席臺貴賓、開幕辭、歡迎辭、開幕式剪彩、宣布開幕式結(jié)束等）；

任務(wù)分工（如：總指揮、現(xiàn)場協(xié)調(diào)、各部門工作等）；

準(zhǔn)備工作流程（主席臺貴賓區(qū)名單確定、請柬制作分配及發(fā)送、各種致辭的準(zhǔn)備、主席臺和貴賓區(qū)及整個現(xiàn)場氣氛的設(shè)計、布置；貴賓休息室的布置與服務(wù)的落實；軍樂隊的聯(lián)系、選曲、排練、演奏；司儀的聯(lián)系及工作銜接；禮儀公司的聯(lián)系及工作銜接；音響準(zhǔn)備及調(diào)控；確定領(lǐng)導(dǎo)和貴賓的參觀路線；開幕式準(zhǔn)備工作檢查內(nèi)容、倒計時日程安排等）。

以上內(nèi)容均應(yīng)得到主辦單位的書面確認(rèn)，若屬自辦展則要有場館分管領(lǐng)導(dǎo)的書面意見。

⑤工作單連同附件制訂完成后，上報公司領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)總經(jīng)理審批，并及時告知主辦單位，而后下發(fā)至相關(guān)部門。

⑥跟蹤檢查服務(wù)進(jìn)度及質(zhì)量。

2）開幕式現(xiàn)場服務(wù)準(zhǔn)備工作

①場地管理部根據(jù)工作單的要求事先做好開幕式場地的衛(wèi)生工作，配齊必要的設(shè)施，做到地面、桌椅等會議設(shè)施、設(shè)備整潔。

②網(wǎng)絡(luò)信息部根據(jù)工作單、參加開幕式的人數(shù)、講話人員的身高等要求先將所需的各種用具和音響設(shè)備擺放好，并提前做好調(diào)試工作。

③工程部根據(jù)工作單的要求配合接好電源，并提前安排現(xiàn)場保障人員。

④保衛(wèi)部依照工作單和《消防治安控制程序》，提前做好現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，按時開啟出入口，疏導(dǎo)車輛與人員。

3）開幕式期間工作

①開幕式開始前3小時，按工作單要求，廣告部負(fù)責(zé)完成各項氣氛布置、背景板、指示牌等工作。

②業(yè)務(wù)部門開幕式開始2小時前，檢查布置是否符合要求，指示牌是否根據(jù)客戶要求，放在特定位置。

a．迎接參加開幕式的領(lǐng)導(dǎo)，貴賓室接待，引領(lǐng)上主席臺。

b．貴賓區(qū)來賓的組織、迎接、引領(lǐng)。

c．其他人員的組織、引領(lǐng)。

d．新聞媒體組織。

e．領(lǐng)導(dǎo)和貴賓參觀展會的引領(lǐng)。

③保衛(wèi)部依照工作單和《消防治安控制程序》，做好現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作。

④工程部按照工作單和《基礎(chǔ)設(shè)施控制程序》，做好水、電、空調(diào)、電梯等設(shè)備保障工作。

⑤網(wǎng)絡(luò)信息部按照工作單和《基礎(chǔ)設(shè)施控制程序》，音響師做好音響設(shè)備的保障工作。

4）開幕式結(jié)束服務(wù)工作

①開幕式結(jié)束，工作人員應(yīng)仔細(xì)地檢查會場，做好現(xiàn)場設(shè)備的管理，如有損壞，要認(rèn)真做好記錄。

②各職能部門組織人員做好租賃物品的回收。

③發(fā)生突發(fā)事件時，工作人員協(xié)助保衛(wèi)人員依照《應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序》的有關(guān)規(guī)定處理。

5）三級檢查保障制度

為保障開幕式圓滿順利地進(jìn)行，開幕式服務(wù)實行三級檢查保障制度。

①大型（重要）會議期間，設(shè)開幕式項目經(jīng)理一職，代表總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)開幕式布置工作。

②開幕式項目經(jīng)理向客戶提供全過程、全方位、全天候的服務(wù)，處處體現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的宗旨。

③執(zhí)行開幕式檢查制度：

a．一般開幕式服務(wù)人員自查，對照工作單，落實服務(wù)細(xì)節(jié)；項目經(jīng)理全面檢查，協(xié)調(diào)服務(wù)環(huán)節(jié)，跟蹤客人的服務(wù)需求，落實服務(wù)細(xì)節(jié)；質(zhì)檢部、相關(guān)部門經(jīng)理對會場布置、設(shè)備情況、服務(wù)程序包括服務(wù)人員進(jìn)行檢查。

b．重要開幕式，會場服務(wù)人員自查，對照工作單，落實服務(wù)細(xì)節(jié)；會務(wù)經(jīng)理、相關(guān)部門經(jīng)理、質(zhì)檢部全面檢查，協(xié)調(diào)服務(wù)環(huán)節(jié)，跟蹤客人的服務(wù)需求，落實服務(wù)細(xì)節(jié)；公司領(lǐng)導(dǎo)對會場布置、設(shè)備情況、服務(wù)程序包括服務(wù)人員進(jìn)行抽查。

c．各項檢查做好記錄，實時傳遞，以便相關(guān)部門及時改進(jìn)，提供高效、快速的會議服務(wù)。

d．質(zhì)檢部在會議期間進(jìn)行檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)影響會議服務(wù)質(zhì)量、導(dǎo)致客戶滿意率下降的問題，按《不合格控制程序》《糾正預(yù)防措施控制程序》執(zhí)行。

6）開幕式結(jié)束后的工作

①服務(wù)部門協(xié)助業(yè)務(wù)部門完成展后結(jié)算工作。

②各部門針對此次開幕式展館方面發(fā)現(xiàn)的問題，結(jié)合客戶反饋或投訴的意見及建議，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，主動與客戶溝通，深入分析，持續(xù)改進(jìn)，不斷完善管理體系。

③對于重要開幕式活動，由質(zhì)檢部形成服務(wù)質(zhì)量報告，提出不足，持續(xù)改進(jìn)。

開幕式主席臺如圖7-16所示，開幕式軍樂隊如圖7-17所示，開幕式廣場文藝表演如圖7-18所示。

圖7-16　開幕式主席臺實況

圖7-17　開幕式軍樂隊實況

圖7-18　開幕式廣場文藝表演實況

7.4　展覽工程服務(wù)

7.4.1　展覽工程服務(wù)工作規(guī)范

根據(jù)各地會展場館的綜合情況編制工作程序供參考。

1）展前準(zhǔn)備工作程序

①根據(jù)公司下達(dá)的工作單，相關(guān)部門及時組織策劃水、電、氣等配套設(shè)施的布置方案。

②工程部現(xiàn)場服務(wù)人員根據(jù)布置方案，領(lǐng)取布置所需的材料、零件和工具，為參展商布置電氣配套設(shè)施。為每個國際標(biāo)準(zhǔn)攤位配置2盞射燈和一個5 A／220 V插座，均勻安放電源箱；射燈安放于展架并做好相互連接，同時連接電源線至電源箱，上好燈泡并試電；為每個展位配備插座并接至電源箱；預(yù)約特殊用電的安裝連接；預(yù)約的用水、用氣由空調(diào)維修班進(jìn)行安裝，以上工作完工后進(jìn)行自檢和主管工程師檢查。

③展覽前工程部組織對展覽期間主要設(shè)備（設(shè)施）的完好狀況、人員安排、通信聯(lián)絡(luò)、工具配備和布置工作等進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時整改，并進(jìn)行統(tǒng)一部署。

④遇重大展覽，電梯主管工程師負(fù)責(zé)提前聯(lián)系電梯維保單位，在規(guī)定的時間對設(shè)備進(jìn)行檢查，并在展覽期間駐守場館。

⑤部門值班人員在接到用戶咨詢時，必須使用文明用語，回答要熱情、耐心，暫時不能解答的問題，應(yīng)做好記錄，及時尋找答案，在承諾的期限內(nèi)給予答復(fù)。

2）展覽期間工作程序

（1）展廳現(xiàn)場服務(wù)

①工程部現(xiàn)場服務(wù)人員應(yīng)在規(guī)定時間向展廳廳長報到，按照《展覽服務(wù)管理工作規(guī)范》提供服務(wù)，做好現(xiàn)場和廣告方面的用電監(jiān)督、管理、咨詢，發(fā)現(xiàn)情況及時處理。嚴(yán)格執(zhí)行各項安全規(guī)定和操作規(guī)程，檢查、監(jiān)督、糾正違章現(xiàn)象，管理好社會化用工。

②客戶用電服務(wù)程序。

a．填寫《用電申請表》。

b．估算用電量及預(yù)收電費(fèi)押金、電源租金。

c．安裝電度表箱（32 A以上電源），與客戶一起抄電度表箱號及電度表初值，請參展商簽名。

d．展覽結(jié)束后，與客人一起抄電度表算出總用電量，計算出電費(fèi)，由服務(wù)臺退回多余電費(fèi)押金。

③安全事項。

a．安裝在標(biāo)攤上的射燈每一個插頭回路不能超過16盞射燈。

b．較大容量特殊電源，應(yīng)在其調(diào)試時，測量其實際電流，以防超過負(fù)荷。

c．開展后3小時內(nèi)，要檢查強(qiáng)電間及設(shè)備電源電纜溫度，以防電纜過載超溫。

d．接線要使用接線端子，保證接線可靠；導(dǎo)線要采用護(hù)套線，保證絕緣良好。

（2）展覽的保障服務(wù)

①電氣主管工程師負(fù)責(zé)對展廳工作人員和設(shè)備（設(shè)施）的檢查、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。

②運(yùn)行人員在電力監(jiān)控室、水泵房監(jiān)控設(shè)備，并加強(qiáng)巡視，發(fā)現(xiàn)情況及時處理或通知部門辦公室值班人員。

③空調(diào)運(yùn)行人員按工作單、《空調(diào)設(shè)備系統(tǒng)操作規(guī)程》《空調(diào)設(shè)備系統(tǒng)運(yùn)行管理工作規(guī)范》和室外氣溫等，提前、合理地開啟設(shè)備，進(jìn)行展廳的預(yù)冷，保證展覽期間室內(nèi)溫度為23～25℃，特殊情況按主辦單位要求控制，并加強(qiáng)巡視，發(fā)現(xiàn)情況及時處理或通知部門辦公室值班人員。

④電梯主管工程師和維保單位人員應(yīng)按規(guī)定時間開啟指定電梯和通知開啟相關(guān)照明，同時加強(qiáng)巡視設(shè)備，發(fā)現(xiàn)情況及時處理，或通知部門辦公室值班人員。

⑤維修班運(yùn)行維護(hù)人員負(fù)責(zé)給排水、消防、房屋設(shè)施的檢查及運(yùn)行維修工作，發(fā)現(xiàn)情況及時處理或上報部門辦公室值班人員。

⑥工程部辦公室值班人員負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指令下達(dá)《維修單》。

⑦部門副經(jīng)理負(fù)責(zé)對運(yùn)行人員工作和設(shè)備運(yùn)行的檢查、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。

⑧部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對全面工作的檢查、監(jiān)督和協(xié)調(diào)及緊急情況的應(yīng)對。

⑨為保證展期通信暢通，必須為部門每個工作人員配備對講機(jī)，以便人員調(diào)配和應(yīng)付緊急情況。

⑩展覽期間部門全體員工著裝、言談、舉止必須符合《關(guān)于員工儀表、言談、舉止的規(guī)定》。

（3）客戶投訴處理

客戶投訴處理按公司《客戶投訴意見處理工作規(guī)范》執(zhí)行。

3）撤展期間工作程序

①工程部現(xiàn)場服務(wù)人員按照指令，及時切斷展位的電源，避免發(fā)生觸電事故。

②部門全體員工配合參展商撤展，檢查、清點、拆除水、電、氣布置器材及設(shè)施，并及時收回布置器材，交倉庫妥善保管。

③部門負(fù)責(zé)配合參展商和有關(guān)部門費(fèi)用結(jié)算。

④各班組及時匯總本次展覽的各項數(shù)據(jù)并及時上報部門，部門盡快匯總后填寫《展覽服務(wù)統(tǒng)計表》上報公司。

⑤展覽結(jié)束后，部門經(jīng)理應(yīng)根據(jù)本次展覽的工作情況，在周一召開的部門例會上，分析本次展覽的管理服務(wù)工作，對出現(xiàn)的不合格服務(wù)項目提出糾正措施和改進(jìn)要求，保證今后的服務(wù)工作質(zhì)量。

7.4.2　展覽施工管理規(guī)定

各地會展場館都根據(jù)各自的情況從保護(hù)場館物業(yè)的角度制定了各種《場館物業(yè)管理規(guī)定》或《場館施工管理規(guī)定》，本部分以《中國國際展覽中心（新館）展覽施工管理規(guī)定》為例，供學(xué)習(xí)參考。場館布展施工如圖7-19所示。

圖7-19　布展期間展廳實況

中國國際展覽中心（新館）展覽施工管理規(guī)定

（試行）

為了加強(qiáng)對中國國際展覽中心（新館）展覽施工的管理，保證展覽會安全順利進(jìn)行，特制定施工管理規(guī)定實施細(xì)則如下：

辦理展臺施工手續(xù)

主辦單位須在進(jìn)館施工前15天向技術(shù)保障部施工管理辦公室（以下簡稱“施工辦”），或委托主場搭建公司向施工辦提供以下材料備案，并辦理施工手續(xù)。

1．各展臺設(shè)計效果圖、立面圖、平面圖、電路圖、施工細(xì)部結(jié)構(gòu)圖（所有圖紙均須標(biāo)明尺寸及所有結(jié)構(gòu)材料的規(guī)格尺寸）、施工單位企業(yè)營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（須加蓋公司公章，施工辦僅做備案使用）以及特殊工種執(zhí)照復(fù)印件。

2．填寫相關(guān)表格。

3．展覽會主辦單位與展館簽訂展覽會展臺施工安全責(zé)任書。

4．交納施工場地管理費(fèi)、施工證件費(fèi)、施工車證費(fèi)，水、電及壓縮空氣費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用及展覽會風(fēng)險押金后，領(lǐng)取施工證件。

標(biāo)準(zhǔn)展臺的施工管理規(guī)定

每場展覽會的主辦單位自行選擇展覽公司進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)展位的施工搭建，展架要確保牢固穩(wěn)定，施工安全由主辦方負(fù)責(zé)。

特裝展臺的施工管理規(guī)定

在中國國際展覽中心（新館）從事展覽施工必須嚴(yán)格遵守《大型群眾性活動安全管理條例》《北京市大型社會活動安全管理條例》《北京市展覽、展銷活動消防安全管理暫行規(guī)定》等政府部門制定的相關(guān)管理規(guī)定以及展館制訂的下列規(guī)章制度。

施工位置

1．展位設(shè)置不允許遮擋展館內(nèi)的固有經(jīng)營場所，搭建展臺結(jié)構(gòu)時不允許遮擋展館內(nèi)的消防設(shè)施、電氣設(shè)備、緊急出口和觀眾通道及各種標(biāo)識。

2．施工單位搭建展臺面積不得超出承租面積，投影邊線不得超出承租邊界線。施工單位搭建的展臺面積應(yīng)和申報面積相符，如搭建超出申報面積的展臺，須得到主辦單位及場館經(jīng)營部的認(rèn)可，并應(yīng)及時到施工辦補(bǔ)辦施工手續(xù)。

3．展臺搭建不得超過規(guī)定高度。

室內(nèi)展臺：限高6 m。

室外展臺：限高4．5 m。

當(dāng)展館規(guī)定限高與主辦方規(guī)定限高不一致時，以高度較低一方為準(zhǔn)。

4．展館內(nèi)的一切設(shè)施不得破壞或改變其使用性質(zhì)和位置，展館內(nèi)、外地面、墻面等建筑不得釘釘、打孔、刷膠、涂色、張貼宣傳品，不準(zhǔn)損壞展館一切設(shè)施。

5．嚴(yán)禁利用展館頂部網(wǎng)架作為吊裝展臺結(jié)構(gòu)的臨時工具。

6．如需在展館網(wǎng)架下方吊掛條幅、旗幟或輕型燈架，須提前報施工辦，每吊點重量須控制在50 kg以內(nèi)，獲得同意后方可吊掛，吊掛物品嚴(yán)禁與展臺結(jié)構(gòu)相連。施工單位應(yīng)自備合格的升降設(shè)備，操作人員應(yīng)具備高空作業(yè)資格，作業(yè)時必須配備安全帶。吊掛物品的投影位置應(yīng)處于本展位之內(nèi)，嚴(yán)禁在通道上方吊掛各類條幅、旗幟或燈架。高空作業(yè)施工如圖7-20所示。

圖7-20　場館高空作業(yè)實例

展臺設(shè)計

1．展臺結(jié)構(gòu)的設(shè)計強(qiáng)度應(yīng)當(dāng)滿足承受荷載所需要的強(qiáng)度要求，現(xiàn)場施工搭建應(yīng)確保展臺整體結(jié)構(gòu)具有足夠的強(qiáng)度、剛度和穩(wěn)定性。

2．設(shè)計多層或復(fù)雜結(jié)構(gòu)展臺以及室外展臺時須提供展臺細(xì)部結(jié)構(gòu)圖（加蓋國家一級注冊結(jié)構(gòu)工程師印章及其所在建筑設(shè)計院審核章）及結(jié)構(gòu)審核報告。從設(shè)計到施工應(yīng)充分考慮展臺的安全性，確保展臺整體結(jié)構(gòu)可抵抗各項荷載。

3．室外展臺在設(shè)計時應(yīng)充分考慮風(fēng)、雨等自然現(xiàn)象對展臺帶來的不安全因素。

4．展臺嚴(yán)禁采用全封閉式頂棚，展臺頂棚不得阻擋展館頂部消防設(shè)施，要保證展臺頂棚至少有50%以上的平面開放面積，以確保展臺的消防安全性。

5．搭建地臺時必須在展位范圍內(nèi)部地臺邊緣處設(shè)置緩坡通向公共通道，防止地臺與地面的落差造成公眾人身傷害。

搭建材料

1．搭建材料應(yīng)使用阻燃或難燃的材料，木結(jié)構(gòu)應(yīng)在表面做防火處理，粘貼防火板或刷涂防火涂料。

2．展臺裝飾材料應(yīng)使用阻燃或難燃的材料，禁止使用彈力布、窗簾布、紗制品等各類針棉織品裝飾展臺。

3．展臺施工不得使用易燃、易爆物品（如酒精、稀料、橡膠水等），不得在館內(nèi)進(jìn)行噴漆、刷漆等工作。

4．使用玻璃材料裝飾展臺，必須采用鋼化玻璃，要保證玻璃的強(qiáng)度、厚度（幕墻玻璃厚度不小于8 mm），玻璃的安裝方式應(yīng)合理、可靠，必須制作金屬框架或采用專業(yè)五金件進(jìn)行玻璃安裝，框架及五金件與玻璃材料之間要使用彈性材料做墊層，確保玻璃使用安全。大面積玻璃材料應(yīng)粘貼明顯標(biāo)識，以防破碎傷人。若使用玻璃地臺，則結(jié)構(gòu)支撐立柱、墻體必須固定于地臺下方，不得直接在光滑玻璃面上方搭設(shè)展臺結(jié)構(gòu)，確保結(jié)構(gòu)穩(wěn)定。

5．鋼結(jié)構(gòu)立柱應(yīng)使用直徑100 mm以上的無縫鋼管，底部焊接底盤，上部焊接法蘭盤以增加連接點接觸面積，以保證展臺結(jié)構(gòu)的牢固性。

6．展臺結(jié)構(gòu)主體墻落地寬度不應(yīng)小于120 mm，以確保墻體與地面的接觸面積，超過6 m的大跨度墻體及鋼框架結(jié)構(gòu)之間應(yīng)在頂部加設(shè)橫梁連接，下部須加設(shè)立柱支撐，保證展臺整體剛度和穩(wěn)定性。

7．展臺搭建材料的選用要符合國家有關(guān)部門關(guān)于臨時性建筑的材料用法標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合展覽會的特點合理選材，選材時要符合國家環(huán)保要求。

現(xiàn)場管理

1．展覽會主辦單位委托的主場搭建公司應(yīng)切實起到監(jiān)督管理的作用，對展臺安全問題進(jìn)行嚴(yán)格檢查，在開展前消除安全隱患。

2．施工單位應(yīng)在規(guī)定時間和區(qū)域內(nèi)施工，施工單位在施工現(xiàn)場必須設(shè)現(xiàn)場負(fù)責(zé)人，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人在整個施工期及參展期內(nèi)不得擅自離崗。

3．施工單位在施工時，應(yīng)隨時清理施工垃圾等各類廢棄物品，搭建展臺的材料應(yīng)在本展位內(nèi)碼放整齊，嚴(yán)禁占用消防通道，保持館內(nèi)通道暢通。不得在館內(nèi)設(shè)置存放物品的倉庫。

4．相鄰展臺所有結(jié)構(gòu)背板墻必須做出妥善裝飾處理，不得影響臨近展臺的展示效果。

5．施工人員在高空作業(yè)時，應(yīng)使用合格安全的提升工具及操作平臺，施工人員應(yīng)系好安全帶。為保護(hù)人身安全，周圍要設(shè)置安全區(qū)，并有專人看護(hù)。安全區(qū)須設(shè)明顯的警告標(biāo)志。

6．展臺搭建存在安全隱患的施工單位在接到施工辦下發(fā)的《展臺搭建安全隱患通知單》后，必須按期整改，并將整改結(jié)果及時回復(fù)施工辦，接受復(fù)查。

7．展館內(nèi)不得使用電鋸、電刨等加工作業(yè)工具。

8．展館內(nèi)嚴(yán)禁煙火，施工單位在施工期間不得使用電、氣焊等明火作業(yè)，必須在現(xiàn)場配備滅火器。多層結(jié)構(gòu)展臺在開展后必須在現(xiàn)場留存不少于2具年檢合格的滅火器。

9．室外展臺禁止在早8：00前晚22：00后及特殊時期（例如高考期間）進(jìn)行施工。

10．展覽會開幕后，施工單位須留現(xiàn)場安全負(fù)責(zé)人及專職人員現(xiàn)場值班，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

11．進(jìn)館撤展期間，運(yùn)輸展臺搭建材料的車輛未經(jīng)許可不得進(jìn)入展館內(nèi)部。

12．施工單位在撤館時須將所有搭建材料全部撤出展館，嚴(yán)禁將廢棄物堆放在展覽中心院內(nèi)或在院內(nèi)轉(zhuǎn)讓、倒賣。

特裝展臺用電管理規(guī)定

1．為確保展覽會水、電及壓縮空氣的使用安全，施工辦對展覽會水、電及壓縮空氣統(tǒng)一管理。

2．展覽會電氣設(shè)備安裝應(yīng)符合《大型群眾性活動安全管理條例》《北京市大型社會活動安全管理條例》《北京市展覽、展銷活動消防安全管理暫行規(guī)定》等相關(guān)管理規(guī)定及《北京市電氣工程安裝標(biāo)準(zhǔn)》《電氣安全技術(shù)和電氣安全規(guī)范》中的技術(shù)規(guī)范要求。

3．電氣施工人員必須持有國家勞動部門核發(fā)的專業(yè)操作證書。在施工期間要嚴(yán)格遵守各項規(guī)章制度，不違章作業(yè)，配合施工辦檢查。

4．在場館安裝各種照明燈具及各種用電設(shè)施及材料應(yīng)具有國家專業(yè)安全認(rèn)證。

5．所有電源線均應(yīng)使用雙層絕緣護(hù)套銅線，絕緣強(qiáng)度須符合標(biāo)準(zhǔn)。連接燈具的絕緣導(dǎo)線最小截面積1 mm2。

6．電壓不同的線路要分開敷設(shè)。動力用電與照明用電應(yīng)分開使用。每路電源應(yīng)分別加裝保護(hù)裝置，不得超負(fù)荷用電。照明電路自帶配電盤及控制開關(guān)。

7．展臺電器連接端子必須完全封閉，不得裸露（可采用阻燃絕緣明裝盒封閉或采用脫離后無觸點裸露的插拔組件連接）。

8．施工期間臨時用電須自備電線，電線中間不能有接頭，要配有保護(hù)開關(guān)。

9．室外安裝燈具、插座、配電盤等用電器具應(yīng)選用防雨型。室外用電設(shè)備應(yīng)有可靠的防風(fēng)雨措施。

10．電動沙盤、模型、燈箱應(yīng)采用難燃或阻燃材料制作。所裝燈具及其發(fā)熱部件，如鎮(zhèn)流器、低壓變壓器等發(fā)熱元件要與木結(jié)構(gòu)保持安全距離或設(shè)非燃隔離層，并遠(yuǎn)離可燃物，電線要分束穿套絕緣管。布景箱、燈箱須設(shè)有散熱檢查孔。

11．展區(qū)內(nèi)安裝高溫?zé)艟邞?yīng)加有效保護(hù)措施。高溫、強(qiáng)光燈具的引出線必須采用耐高溫套管，且必須裝在專用金屬架上，周圍不可放置可燃物。高溫?zé)艟咭臃雷o(hù)罩。高溫、強(qiáng)光燈具安裝高度應(yīng)在2．5 m以上。嚴(yán)禁使用霓虹燈作為展臺裝飾照明。

12．施工單位、參展單位不準(zhǔn)在館內(nèi)供電設(shè)備及照明或動力線路上私自接駁用電氣設(shè)備，如有違反，發(fā)生一切后果自負(fù)。

13．展會所敷設(shè)的各種線路應(yīng)固定，防止直接承受拉力，在穿越門口、通道等地點時，應(yīng)使用蓋板加以保護(hù)。

14．展館內(nèi)的水、電、氣設(shè)施周圍不得堆放可燃物及其他雜物，周圍搭建展位不能影響水電氣設(shè)備的操作。

15．根據(jù)北京市政府有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁直排水，如機(jī)器用水，展商須自帶水循環(huán)裝置。否則不予提供。

16．展館內(nèi)不準(zhǔn)存放、使用充壓的壓力容器。

17．展館集中提供的壓縮空氣源是壓縮機(jī)器出口壓力為0．6～0．8 MPa的一般性壓縮空氣，參展商應(yīng)根據(jù)自身設(shè)備情況加裝干燥機(jī)、過濾器等適配裝置。

18．特殊供氣需展商自帶的空壓機(jī)及儲氣罐（壓力容器）等設(shè)備應(yīng)放在館外指定位置，并保證設(shè)備運(yùn)行安全。

19．如發(fā)現(xiàn)有違反上述規(guī)定以及不安全因素的，為確保安全，施工辦有權(quán)在不通知的前提下，隨時停止供電、供水、供氣。

20．施工辦保留對特殊情況實行特別限制的權(quán)利。施工辦有權(quán)進(jìn)入展商展臺進(jìn)行檢查。

21．根據(jù)展館的設(shè)施能力，施工辦有權(quán)隨時接受或拒絕申請方提出的用水、電、氣要求。

施工人員現(xiàn)場注意事項

1．各施工單位施工人員須統(tǒng)一著裝，并佩戴由施工辦核發(fā)的有效施工證件出入中國國際展覽中心，自覺接受有關(guān)人員的驗證工作。

2．施工人員須遵守中國國際展覽中心展覽施工管理的各項規(guī)定，并服從施工辦的現(xiàn)場管理。施工人員施工時應(yīng)在申報批準(zhǔn)的時間期限和工作區(qū)域內(nèi)工作，未經(jīng)批準(zhǔn)不得在非工作區(qū)域和非工作時間內(nèi)工作。

3．施工人員應(yīng)自覺愛護(hù)中國國際展覽中心館內(nèi)外的公共設(shè)施，不得在展館外綠地上堆放雜物。

4．施工人員不得在中國國際展覽中心院內(nèi)進(jìn)行野蠻施工，以免發(fā)生危險。

5．施工人員禁止在館內(nèi)吸煙。

施工證件的使用和管理

施工人員進(jìn)入中國國際展覽中心院內(nèi)、館內(nèi)，應(yīng)隨身佩戴由施工辦核發(fā)的本人本屆展覽會的施工證件，無證者不得進(jìn)入施工現(xiàn)場施工。施工證不得涂改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借。

施工單位應(yīng)對其施工人員進(jìn)行文明施工教育和法制教育，如在進(jìn)館施工、撤館以及運(yùn)輸過程中有違反本規(guī)定造成場館綠地樹木、館內(nèi)設(shè)施及建筑物損壞或發(fā)生火災(zāi)、人員傷亡等一切安全事故和責(zé)任，施工單位應(yīng)負(fù)全責(zé)，并承擔(dān)由此對中國國際展覽中心造成的所有經(jīng)濟(jì)損失。

注：施工辦保留對特殊情況實行特別限制的權(quán)利。施工辦管理人員有權(quán)進(jìn)入展臺對以上規(guī)定的遵守情況進(jìn)行檢查。施工辦對以上各項內(nèi)容條款具有修改及最終解釋權(quán)。

（摘自中國國際展覽中心官方網(wǎng)站）

多層或復(fù)雜結(jié)構(gòu)展臺如圖7-21所示。

圖7-21　多層特裝展臺圖例

7.5　參會人員的登記、進(jìn)出和各類證件管理

7.5.1　現(xiàn)場登記

現(xiàn)代會展活動采取網(wǎng)上報名的方式已相當(dāng)普遍，但在展會現(xiàn)場報名的傳統(tǒng)方式卻還是不可忽視的做法，快速迅捷的現(xiàn)場觀眾登記是非常重要的。登記處是觀眾來到場館第一處受到服務(wù)的地方，第一印象實際上是持續(xù)最久的印象。登記臺對待觀眾的態(tài)度直接反映企業(yè)形象。如果展會規(guī)模大登記臺可能會非常擁擠，就應(yīng)該提高報名效率，讓觀眾自己填寫報名表和多設(shè)窗口多臺電腦錄入。根據(jù)主辦單位策劃的要求，有的展會登記后交費(fèi)發(fā)證進(jìn)場，有的則免費(fèi)但須憑請柬或單位介紹信及名片辦理。觀眾進(jìn)場填寫的表格和發(fā)給的打印胸卡必須是中英文對照，一目了然，讓參展商一看就知道來者的身份。

現(xiàn)場登記是篩選觀眾的一個重要環(huán)節(jié)，因為通過登記可以明確參觀的人是來自哪個領(lǐng)域的，這樣便于承辦單位今后的觀眾組織。同時觀眾使用的證件若是條形碼或磁卡、電子卡，則入場時既便捷又給展館和主辦單位留下許多專業(yè)分析觀眾的寶貴信息資料（如：可以知道該身份的持卡人在展館內(nèi)的時間和次數(shù)等，判斷其對展會的關(guān)注程度）。

會展活動過程中，參與人員的登記，是為項目評估以及今后的持續(xù)服務(wù)提供直接資料的有效手段，根據(jù)登記所填寫的信息，可以專業(yè)地分析并得出結(jié)論。通常展館、承辦單位以及有的參展商都會設(shè)置一定的表格來進(jìn)行統(tǒng)計。

統(tǒng)計表格通常包括姓名、性別、國別、單位、職務(wù)、學(xué)歷、聯(lián)系方式等，不同的調(diào)查單位會根據(jù)自身的需要在表格中設(shè)計一些調(diào)查問題，以使登記的資料更有參考價值，如圖7-22所示。

圖7-22　觀眾登錄臺、門口機(jī)

7.5.2　證件

證件作為一種識別標(biāo)志，在各類展覽或會議活動中十分必要。就展覽而言，通常會使用到以下全部或部分證件，證件的使用要符合舉辦單位自身的要求，并根據(jù)需要發(fā)給相應(yīng)的人員使用。

1）證件種類

（1）車輛證件（須在背面印有使用說明及行車路線圖）

車輛證件包括停車證、通行證、特別通行證、不同顏色區(qū)別的通行證等，如圖7-23所示。

圖7-23　車輛通行證背面須印使用說明及行車路線

（2）人員證件（須在背面印有使用時間和區(qū)域）

①布（撤）展證、參展證、采訪證、來賓證、貴賓證，如圖7-24所示。②保障人員證。

③展館工作證。

④組委會人員工作證。

⑤門票（銷售、贈送）、贈券、邀請函、請柬。

（3）物品出館證

展會期間物品出館證明。

圖7-24　展會人員證件

（4）其他主辦單位和場館認(rèn)為有必要的證件

2）證件的發(fā)放與使用

除進(jìn)行展會網(wǎng)上報名和現(xiàn)場登記發(fā)證的形式外，根據(jù)對象的不同主辦單位還要發(fā)放許多不同的證件，證件的發(fā)放除贈送的門票和贈券外，通常是提前進(jìn)行辦理，由主辦或承辦單位根據(jù)需要制作和發(fā)放。場館工作人員，主要是門衛(wèi)根據(jù)事先承辦單位提供的各類證件樣本和這些證件的有效期，對持證人進(jìn)行資格認(rèn)可和放行。

門票一般為一次性使用，場館門衛(wèi)根據(jù)事先與承辦單位的約定，收繳銷毀或剪副券，避免重復(fù)使用。對于進(jìn)行銷售的門票，場館需安排銷售場所或銷售人員，對銷售所得根據(jù)合同約定與承辦單位雙方確認(rèn)后進(jìn)行分成。

通常規(guī)格高、規(guī)模大的展覽會，使用到的證件種類也會較多，發(fā)放的形式和渠道也相應(yīng)復(fù)雜。如大型會展活動的記者證，事先各媒體就會向當(dāng)?shù)卣麄鞑块T提出申請領(lǐng)取，并由承辦單位提供。布（撤）展證一般也會在報名并落實相關(guān)事宜后，由承辦單位提前發(fā)出，來賓和貴賓證也須提前發(fā)送。

7.6　會展場館廣告位的管理

7.6.1　會展場館廣告業(yè)務(wù)的承接和布置

會展場館憑著高大建筑和寬闊場地的優(yōu)勢，擁有豐富的廣告資源，充分利用和開拓廣告業(yè)務(wù)是場館不斷創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的重要配套服務(wù)項目之一。

會展廣告有兩種含義，其一，指具有獨立承辦廣告業(yè)務(wù)的資格、能力和條件的專門機(jī)構(gòu)或部門，接受會展主辦單位或參展單位的委托，用形象的圖文、音像等形式在會展前或會展中介紹會展時間、地點、內(nèi)容、主承辦單位、參展參會單位及展品等的活動；其二，指會展主辦單位在會展現(xiàn)場內(nèi)外為參展參會單位設(shè)置的廣告。

在我國，承接展覽廣告業(yè)務(wù)的單位大體有三種，一種是專營單位，另一種是兼營單位，再一種是代理單位。根據(jù)我國相關(guān)規(guī)定，承接展覽廣告的單位必須有當(dāng)?shù)毓ど绦姓芾聿块T發(fā)給的營業(yè)執(zhí)照和營業(yè)許可證，而要求刊登或制作、懸掛的展覽廣告必須持有辦展單位的證明。在展會內(nèi)設(shè)置、張貼廣告由主辦單位負(fù)責(zé)審查。承接展覽廣告的單位必須具備下列條件：具有獨立承辦廣告業(yè)務(wù)的手段、資金、場所和制作設(shè)備，或有直接刊登、播放廣告的手段；具有一定政策水平和業(yè)務(wù)水平的編審人員和管理人員；具有一定設(shè)計、制作廣告的技術(shù)力量。

通常較具規(guī)模的會展場館都申請成立廣告公司，或與其他廣告公司合作成立聯(lián)營的子公司，以承接會展廣告業(yè)務(wù)，充分利用場館的一切廣告資源創(chuàng)造效益。

展覽廣告承接的程序一般是：由承接單位與辦展單位洽談，了解對方所做廣告的內(nèi)容、質(zhì)量、規(guī)模、范圍、方式及其他特殊要求；認(rèn)真進(jìn)行成本核算，定好價格，簽訂合同；由承接部門交給設(shè)計部門，設(shè)計部門設(shè)計出小樣交給辦展單位審查通過后，才能進(jìn)行施工制作；廣告要在規(guī)定時間內(nèi)高質(zhì)量完成，一般要在開展前制作完畢，經(jīng)檢查合乎要求，方可張掛或播映。

展覽廣告的布置，一般在展覽場所的范圍內(nèi)，大型展覽廣告招牌設(shè)置在展覽場所的大門口，或懸掛在場館建筑物上。經(jīng)貿(mào)展覽會的廣告，商業(yè)色彩要濃，不但可制成廣告牌懸掛在上述位置，還可用橫標(biāo)（橫幅）、條幅（直幅）、立體式招牌、電子屏幕顯示、霓虹燈、氣球廣告等方式設(shè)在展館內(nèi)或上空位置，達(dá)到引人注目，強(qiáng)化記憶，產(chǎn)生觀展、訂貨、購買等欲望的目的。如果需要到場館以外地方張貼，必須遵守《廣告管理暫行條例》中有關(guān)規(guī)定：“戶外廣告的設(shè)置、張貼，必須遵守城市管理機(jī)構(gòu)和廣告管理機(jī)關(guān)的規(guī)定，不得妨礙交通、市容和風(fēng)景地區(qū)的優(yōu)美環(huán)境。大型廣告牌的設(shè)置，必須征得城市管理機(jī)構(gòu)的同意。在政府機(jī)關(guān)和有紀(jì)念意義的建筑物上，在重點文物保護(hù)單位，禁止設(shè)置、張貼廣告?！眻鲳^外墻條幅廣告如圖7-25所示。場館外氣球條幅如圖7-26所示，場館內(nèi)懸掛物廣告如圖7-27所示。

圖7-25　場館外墻條幅廣告

圖7-26　場館外氣球條幅、充氣拱門廣告

圖7-27　場館內(nèi)懸掛物廣告

7.6.2　廣告合同書

××公司廣告合同書（樣稿供參考）

甲方：___________________________________________________________

地址：___________________________________________________________

電話：_____________傳真：___________郵編：_____________________

乙方：_____市_______廣告有限公司

地址：___________________________________________________________

電話：___________傳真：___________郵編：________________________

甲、乙雙方根據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國廣告法》及其他有關(guān)法律法規(guī)，就甲方租用乙方廣告位并委托乙方制作、發(fā)布廣告一事，達(dá)成如下協(xié)議：

（1）廣告地點：

（詳見廣告位置草圖）

（2）廣告尺寸及面積：

廣告牌寬_______高_(dá)________。

（3）合約的期限：

甲方委托乙方于_____年___月___日至______年___月___日發(fā)布廣告，自甲方廣告正式發(fā)布（上畫面）之日起計。

（4）廣告費(fèi)的支付：

①廣告費(fèi)指的是甲方使用乙方廣告位并委托乙方制作發(fā)布廣告而需向乙方繳納的費(fèi)用，包括廣告發(fā)布費(fèi)、場地租用費(fèi)、保險、管理、電費(fèi)及兩次廣告畫面制作費(fèi)。

②甲方需向乙方支付的廣告費(fèi)：

廣告價格：人民幣_______萬元整。

③廣告費(fèi)的支付時間：

廣告正式發(fā)布經(jīng)甲方驗收合格后，　年___月___日甲方向乙方支付廣告費(fèi)人民幣（大寫）_____元整，金額______；

_____年_月_日前甲方向乙方支付廣告費(fèi)人民幣（大寫）___元整，金額；

_____年_月_日前甲方向乙方支付廣告費(fèi)人民幣（大寫）___元整，金額；

_____年_月_日前甲方向乙方支付廣告費(fèi)人民

幣（大寫）___元整，金額?___。

（5）廣告的制作及上畫面：

①甲方應(yīng)在本合同簽訂之日起的___天內(nèi)向乙方提供廣告的樣稿和噴繪文件盤，乙方按照甲方方案制作。

②本合同簽訂后，廣告畫面在甲方向乙方提供廣告樣稿及噴繪文件盤后___天內(nèi)制作安裝完畢，并自安裝完畢之日起開始計算收費(fèi)時間。

③甲方應(yīng)在上畫面之后的第_天至第_天間，接到乙方通知后組織相關(guān)人員驗收，如甲方在本條所指的驗收時間內(nèi)未組織驗收或雖組織驗收但未提出異議的則視為驗收合格。

（6）維修檢驗：

①乙方每月對廣告牌進(jìn)行例行檢查，如發(fā)現(xiàn)廣告牌有缺損，應(yīng)立即維修，維修工程需于___天內(nèi)完成，如有任何維修工程而影響廣告不能上畫面，維修占用的時間將順延廣告發(fā)布時間。

②廣告牌每天亮燈_小時，從_時_分到_時_分（可根據(jù)季節(jié)調(diào)整亮燈時間）。

（7）其他：

乙方負(fù)責(zé)辦理就廣告上畫面而需到政府機(jī)關(guān)辦理的各種報批手續(xù)。

（8）因廣告所產(chǎn)生的責(zé)任的承擔(dān)：

①在本廣告的制作、設(shè)置過程中，如造成任何第三人的人身或財產(chǎn)損害，均與甲方無關(guān)。

②由于商標(biāo)、肖像、廣告詞及其他因廣告內(nèi)容而產(chǎn)生的糾紛由甲方承擔(dān)全部責(zé)任。

（9）廣告畫面的更換：

①廣告畫面安裝完畢半年內(nèi)如發(fā)現(xiàn)有嚴(yán)重褪色現(xiàn)象影響宣傳時，甲方有權(quán)要求乙方重新制作畫面，費(fèi)用由乙方承擔(dān)。

②甲方有權(quán)隨時要求乙方更換廣告畫面，但需給乙方預(yù)留合理的制作畫面及向相關(guān)主管部門報批的時間，乙方贈送甲方_次廣告畫面，贈送完畢后甲方如需由乙方制作并更換畫面，乙方按每平方米___元收取廣告畫面制作、安裝費(fèi)。

（10）違約責(zé)任：

①甲方應(yīng)按合同約定的時間和金額向乙方支付廣告費(fèi)，逾期支付的，除支付合同約定的廣告費(fèi)外，甲方還應(yīng)按每日萬分之___的比例向乙方支付逾期付款違約金。

②甲、乙雙方不得無故終止合同，如在合同期內(nèi)甲、乙方單方面要求提前終止本合同，應(yīng)賠償對方損失，賠償金額的計算方式為：本合同約定的全部廣告費(fèi)減去已支付的廣告費(fèi)之后再乘以百分之三十。

③如因不可抗力或政府禁令（需提供政府相關(guān)文件）導(dǎo)致廣告不能發(fā)布，或有影響發(fā)布效果（需提供影響發(fā)布效果的證據(jù)）的，甲、乙雙方均有權(quán)終止合同，乙方應(yīng)把已收取但廣告尚未發(fā)布的時間段的廣告費(fèi)退回甲方，甲、乙雙方應(yīng)對此數(shù)額進(jìn)行確認(rèn)，自確認(rèn)之日起___日內(nèi)乙方應(yīng)將該款退回甲方，如超期未退的，乙方應(yīng)按雙倍予以賠償。

④乙方未按約定時間將廣告制作完成并上畫面的，遲延的時間應(yīng)在約定的廣告期后順延。

⑤如發(fā)現(xiàn)廣告在合同期內(nèi)晚上有不亮燈之情況，甲方無須繳納不亮燈期間的廣告費(fèi)用，但因不可抗力及供電部門檢修而停電的除外。

⑥合同期滿后，在同等條件下甲方有優(yōu)先續(xù)約權(quán)，甲方如需續(xù)約應(yīng)于合同期滿前兩個月與乙方協(xié)商續(xù)約事宜，并重新簽訂合同。

（11）雙方因本合同發(fā)生爭議，應(yīng)友好協(xié)商解決，協(xié)商不成的由××市仲裁委員會仲裁。

（12）此合同一式肆份，甲、乙雙方各執(zhí)貳份，具有同等法律效力。本合同簽訂于___________________。

（13）本合同一經(jīng)簽訂即產(chǎn)生法律效力。

甲方：_______有限公司（公章）　乙方：___市___廣告有限公司（公章）

代表：　　　　　　　　　　　　代表：

日期：　　　　　　　　　　　　日期：

7.7　合同的起草、執(zhí)行與管理

7.7.1　合同、協(xié)議、意向書管理制度

1）權(quán)限

場館對外簽訂的所有合同、協(xié)議書和意向書，原則上都要由法人代表（總經(jīng)理）簽字后方可生效。

對于特殊情況下，如法人代表不在而協(xié)議需立即簽訂或簽訂場所在外地的，協(xié)議樣本需法人代表過目并同意后，以書面形式委托代表進(jìn)行簽訂后方可生效。除此之外，任何人員均無權(quán)對外簽訂合同、協(xié)議、意向書。

2）審批程序

（1）起草

各部門與外單位在充分會談和協(xié)商的基礎(chǔ)上，在公平合理、互惠互利的原則下，嚴(yán)格按照國家《合同管理辦法》的要求和形式，起草合同、協(xié)議或意向書的文本。合同文本要求用詞準(zhǔn)確，考慮周詳，要件齊全，邏輯嚴(yán)密，不留空白，經(jīng)得起推敲，能夠充分反映和體現(xiàn)場館的利益。

（2）審批

合同起草后，部門負(fù)責(zé)人要將合同樣本及其附件會同有關(guān)此項合同的文字說明和相關(guān)資料一并報送場館總經(jīng)理，由總經(jīng)理決定是否批準(zhǔn)。

（3）批準(zhǔn)和執(zhí)行

合同批準(zhǔn)后，總經(jīng)理或指定代表在合同上簽字，秘書蓋印，對方代表簽字蓋印，合同正式生效。合同起草部門為合同的執(zhí)行部門，對合同的圓滿執(zhí)行負(fù)有責(zé)任。

（4）備份

合同生效后，除留原件在場館辦公室留底存檔外，財務(wù)部和執(zhí)行部門各持有復(fù)印件一份。

3）監(jiān)督執(zhí)行

合同的監(jiān)督部門是場館財務(wù)部。財務(wù)部根據(jù)合同、協(xié)議內(nèi)容和時限要求，與合同執(zhí)行部門保持密切聯(lián)系，進(jìn)行不定期督促和檢查，對于在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如對方違約或發(fā)生不可抗力或其他對我方不利的情況，要會同合同執(zhí)行部門及時向場館領(lǐng)導(dǎo)報告，以便盡快做出應(yīng)變和采取補(bǔ)救措施，將損失減少到最低點。

（1）合同的歸檔

合同是場館的機(jī)密文件，屬于永久保存資料。

場館合同在執(zhí)行完畢之后，財務(wù)部要在確定無誤的前提下，向場館領(lǐng)導(dǎo)提交合同履行情況的報告書，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，此項合同結(jié)束。經(jīng)一段時間后，合同及其所有資料由財務(wù)部轉(zhuǎn)交辦公室檔案室存檔。檔案室要做好合同的入庫管理工作，詳細(xì)完備地做好登記、造冊。要堅持保密原則，場館合同內(nèi)容，除場館主管領(lǐng)導(dǎo)外，其他人員一律不得查閱。

（2）意向書的管理

場館與外單位的意向書，根據(jù)其性質(zhì)，可分為合作意向書和業(yè)務(wù)意向書兩類。前者是一種廣泛意義上的合作和友好交流關(guān)系；后者則對場館的經(jīng)營活動產(chǎn)生一定的影響，意向書的簽訂雙方也就是未來潛在的業(yè)務(wù)伙伴。因此，對這兩種意向書的管理要區(qū)別對待。對于前者，在征得場館總經(jīng)理口頭同意后，其他領(lǐng)導(dǎo)可代行簽署后將文本帶回報總經(jīng)理閱知；對于后者，尤其是涉及一些實質(zhì)性問題的意向書應(yīng)按協(xié)議來看待，處理辦法和管理類同于協(xié)議書。

7.7.2　合同樣本

根據(jù)各會展場館的具體情況以及每個項目、單位和活動安排的不同，每份會議展覽的場地租賃合同也都不同，本章按一般會展場館合同內(nèi)必須體現(xiàn)的具體項目提供樣稿供參考。（見案例一某會展中心會議場地租賃合同、案例二某會展中心展覽場地租賃合同）。

本章小結(jié)

通過本章學(xué)習(xí)，要懂得會議、展覽項目現(xiàn)場服務(wù)工作程序和標(biāo)準(zhǔn)，以及相關(guān)的各項現(xiàn)場配套服務(wù)工作；能夠?qū)箞鲳^配套現(xiàn)場服務(wù)點的設(shè)置及服務(wù)項目進(jìn)行規(guī)劃和實施，提供最佳現(xiàn)場服務(wù)；進(jìn)行參展參會人員的現(xiàn)場登記、進(jìn)出和各類票證管理工作；展覽和會議的布展、預(yù)展、開幕儀式、展（會）期、撤展的現(xiàn)場管理工作；對會展場館廣告位進(jìn)行招租和管理；合同的起草、設(shè)計與使用管理。

復(fù)習(xí)思考題

1．展覽現(xiàn)場服務(wù)的特點？展覽期間現(xiàn)場服務(wù)點有哪些主要工作？

2．畫出三種會議室基本臺型圖并指出各有哪些不同特點？

3．做一份某展覽會的開幕式程序表。

4．參觀某會展場館后，合理規(guī)劃該場館的固定和臨時廣告位。

實　訓(xùn)

草擬一份會展場館承接某展覽會的展覽工作單。

案　例

案例一　某會議中心場地租賃合同會議場地租賃合同（樣稿）

合同編號：（會）字［?。莸赺號　　　　　　　　　　履行地點：________

甲方：

乙方：

甲、乙雙方經(jīng)友好協(xié)商，就乙方租用甲方會議場地舉辦________會議及有關(guān)活動，為明確雙方的權(quán)利和義務(wù)根據(jù)中華人民共和國法律法規(guī)訂立本合同，以資共同遵守。

1）甲方提供租賃或服務(wù)的項目及合同價款

（1）租用場地、租用日期、租用時間、租金（表7-4）：

表7-4　場地信息表

小計：租金共_______元。會議場地租金包含的配套服務(wù)：____________。

（2）空調(diào)費(fèi)＝________元／（m2·天）×____天×____m2＝________元人民幣。

（3）其他租賃或服務(wù)項目的租金或費(fèi)用，包括以下_______________項目：

①液晶投影儀：___套，租金___元／天。

②無線麥克風(fēng)及備用電池：___套，租金___元／天。

③錄像機(jī)：___套，___元／天。

④打印機(jī)：___臺，___元／天。

⑤會場擺花___盆（___花），___元／　盆，合計___元。

⑥胸襟花朵：___朵，___元／朵，合計___元。

⑦易耗品：膠帶、易事貼、薄荷糖、冰水、激光指示筆等，費(fèi)用___元。

⑧其他免費(fèi)提供項目：幕布、音響、白板、白板筆、剪刀、板擦、插座、會議指示牌。

⑨茶歇：提供___次，供___人用，___元／人次，合計___元。

（4）費(fèi)用總計：

合同價款為人民幣___元。

由乙方布置會場的，應(yīng)事先將布置方案送經(jīng)甲方同意并報消防審批，向甲方支付保潔費(fèi)用，甲方提供___小時的免費(fèi)布置時間，乙方另需加班應(yīng)支付加班費(fèi)用。乙方如需其他服務(wù)應(yīng)提前告知，以確保甲方在正常時間內(nèi)能完成準(zhǔn)備工作。增加服務(wù)的租金或費(fèi)用依據(jù)甲方經(jīng)當(dāng)?shù)匚飪r局批準(zhǔn)的價格表按實結(jié)算。

2）付款方式（乙方支付款項的時間，以甲方收到或能實際支配的時間為準(zhǔn)）

①乙方于___年___月___日前向甲方預(yù)付合同價款的___%，計：___元人民幣。

②乙方于___年___月___日會議舉辦前向甲方付清合同價款。

③乙方于___年___月___日前向甲方付清會議現(xiàn)場臨時增加項目的費(fèi)用。

3）雙方的權(quán)利和義務(wù)

（1）甲方的權(quán)利和義務(wù)：

①提供約定的場地和服務(wù)供乙方舉辦會議及相關(guān)活動。

②乙方攜重大物件或布置裝飾物、標(biāo)記和海報入場應(yīng)經(jīng)甲方事先同意。

③甲方有權(quán)使用或允許第三方使用未租給乙方使用的廣告位及其他區(qū)域。

（2）乙方的權(quán)利和義務(wù)：

①乙方自行組織、策劃本次會議及相關(guān)活動，對本次會議及活動的合法性等全面負(fù)責(zé)。

②乙方舉辦會議應(yīng)遵守甲方有關(guān)管理規(guī)定，不得損壞甲方的設(shè)備、設(shè)施等。

③所有參會人員佩戴統(tǒng)一的標(biāo)志、證件或持請柬、會議通知進(jìn)場，乙方提前告知甲方標(biāo)志或證件的格式。乙方督促所有參會人員在指定的空間內(nèi)活動。

④及時支付租金和服務(wù)費(fèi)用。

⑤會議結(jié)束后，乙方應(yīng)于___小時內(nèi)清除布置物，逾期不予清除的，甲方有權(quán)清除，乙方承擔(dān)清除費(fèi)用。

4）違約責(zé)任

①一方違反本合同約定給對方造成損失的，應(yīng)向?qū)Ψ匠袚?dān)賠償責(zé)任。

②乙方應(yīng)嚴(yán)格按照第2條之規(guī)定支付款項，每遲延付款一日，乙方應(yīng)向甲方支付遲延付款金額___的違約金。

5）合同的解除

①乙方可以書面提出解除本合同，甲方可將租用場地另做他用，但乙方應(yīng)向甲方支付違約金，具體數(shù)額如下：

a．如解約日為租用期___個月前，違約金為合同價款的___%。

b．如解約日為租用期___個月前，違約金為合同價款的___%。

c．如解約日至租用期不足___個月，違約金為合同價款的___%。

支付違約金之日為解約日。如違約金在乙方已付款中全額扣除，則乙方書面提出解除本合同之日為解約日。

②乙方未嚴(yán)格按第2條付款方式付款，任何一筆款項遲延付款達(dá)___日以上的（在租期之前），甲方有權(quán)解除本合同。

甲方據(jù)此解除合同的，乙方應(yīng)依合同第5條第1款的規(guī)定，向甲方支付合同約定的違約金（甲方損失超過違約金的部分，乙方應(yīng)另行向甲方支付賠償金），甲方可將租用場地另做他用。

乙方愿意繼續(xù)履行合同并經(jīng)甲方書面同意的，合同繼續(xù)履行，乙方按合同第4條第2款的規(guī)定向甲方支付違約金。

③甲方可以書面提出解除本合同，將租用場地另做他用，但應(yīng)參照合同第5條第1款規(guī)定向乙方支付違約金。

6）合同的變更

乙方活動如需變更應(yīng)提前___天與甲方協(xié)商。合同變更經(jīng)甲方同意的，乙方應(yīng)向甲方支付合同價款___%的補(bǔ)償金。乙方需延長租用時間的，應(yīng)事先與甲方協(xié)商，延長時間超過兩小時的，按半天計費(fèi)。因甲方原因造成延長的除外。

7）不可抗力

發(fā)生不可抗力事件（包括但不限于政府行政命令對財產(chǎn)的征收、征用、停用及實際占用）并導(dǎo)致本合同的履行成為不可能時，雙方都有權(quán)終止本合同，但應(yīng)以書面形式及時通知對方并在其后進(jìn)行說明和提供證明。

8）法律適用和爭議的解決方式

任何因本合同引起的或與本合同有關(guān)的商事爭議，都適用中華人民共和國法律法規(guī)和場館所在地地方法規(guī)。本合同在履行中發(fā)生前述爭議協(xié)商不成時，任何一方都可向會議舉辦地人民法院提起訴訟。

本合同的未盡事宜由雙方另行簽訂補(bǔ)充合同確定。本合同一式四份，由甲乙雙方各持兩份。

甲方：　　　　　　　　　　　　　　　　乙方：

地址：　　　　　　　　　　　　　　　　地址：

法定代表人：　　　　　　　　　　　　　法定代表人：

委托代表：　　　　　　　　　　　　　　委托代表：

電話：　　　　　　　　　　　　　　　　電話：

傳真：　　　　　　　　　　　　　　　　傳真：

營業(yè)執(zhí)照號：　　　　　　　　　　　　　營業(yè)執(zhí)照號：

開戶銀行：　　　　　　　　　　　　　　開戶銀行：

賬號：　　　　　　　　　　　　　　　　賬號：

_____年_月_日簽訂于_______

案例二　上海市展覽場地租賃合同示范文本（2005版）

上海市工商行政管理局

上海市對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會　制訂上海市會展行業(yè)協(xié)會上海市展覽場地租賃合同

簽約雙方：

展場經(jīng)營單位（下稱“甲方”）：地址：

電話：

傳真：

承租展場單位（下稱“乙方”）：注冊地址：

辦公地址：

電話：

傳真：

根據(jù)中華人民共和國有關(guān)法律、法規(guī)和本市有關(guān)規(guī)定，甲、乙雙方遵循自愿、公平和誠實信用原則，經(jīng)協(xié)商一致訂立本合同，以資共同遵守。

第一條　合同主體

1．1　甲方系依法取得坐落于______________________展覽場地租賃經(jīng)營權(quán)的法人。

1．2　乙方系本合同約定的展會的主辦單位。

第二條　生效條件

本合同經(jīng)雙方簽署生效。對依法須經(jīng)政府部門審查的展會，本合同應(yīng)自展會取得政府部門審查批準(zhǔn)后生效。

第三條　租賃場地

甲方同意乙方租用位于______________，總面積為_______平方米的場地（下稱“租賃場地”），用于乙方舉辦____________（展會全稱）。

第四條　租賃期限

4．1　租賃期限為___年_月_日至___年_月_日，共___天。

其中：進(jìn)場日期：自___年___月___日至___年___月___日；

展覽日期：自___年___月___日至___年___月___日；

撤離場地日期：___年___月___日。

4．2　乙方每日使用租賃場地的時間為上午________至下午________。乙方和參展商可以在前述時間之前________小時內(nèi)進(jìn)入展館，在前述時間之后_______小時內(nèi)撤離展館。

4．3　乙方需在上述時間之外使用租賃場地，應(yīng)提前通知甲方。乙方超時使用租賃場地的，應(yīng)向甲方支付超時使用費(fèi)用。雙方應(yīng)就具體使用與收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)商約定，并作為合同附件。

第五條　展覽服務(wù)

5．1　租賃期間雙方可就以下方面選擇約定租賃費(fèi)用范圍內(nèi)基本服務(wù)：

1）照明服務(wù)：____________________________________________

2）清潔服務(wù)：_____________________________________________

3）驗證檢票：____________________________________________

4）安保服務(wù)：____________________________________________

5）監(jiān)控服務(wù)：_____________________________________________

6）咨詢服務(wù)：____________________________________________

7）其他服務(wù)：____________________________________________。

5．2　乙方如需甲方提供上述基本服務(wù)之外的服務(wù)或向甲方租賃各項設(shè)備，應(yīng)與甲方協(xié)商，并由乙方向甲方支付費(fèi)用，具體內(nèi)容和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)列明清單，作為合同附件。

第六條　租賃費(fèi)用

6．1　租金的計算如下：

6．2　如果租賃場地實際使用面積大于合同約定面積，則租金根據(jù)實際使用的總面積做相應(yīng)的調(diào)整。結(jié)算方式可由雙方另行協(xié)商，簽訂補(bǔ)充協(xié)議。

6．3　乙方按如下方式支付租金：

6．4　所有支付款項匯至如下賬戶：

以人民幣支付：

銀行賬號：

銀行名稱：

銀行地址：

開戶名稱：

以美元支付：（按支付當(dāng)日中國人民銀行公布的外匯匯率中間價）

銀行賬號：

銀行名稱：

銀行地址：

開戶名稱：

Swift Code：

6．5　對3依法須經(jīng)政府部門審查的展會因無法獲得政府部門批準(zhǔn)導(dǎo)致本合同無法生效的，乙方應(yīng)通知甲方解除本合同，并按照下列規(guī)定向甲方支付補(bǔ)償金。甲方在扣除補(bǔ)償金后如有剩余租金，應(yīng)返還乙方。

第七條　場地、設(shè)施使用

7．1　乙方應(yīng)在租賃期開始前______天向甲方提供經(jīng)雙方共同選擇約定的下列___________________文件：

1）一式_____份的設(shè)計平面圖，該平面圖至少應(yīng)包括下列內(nèi)容。

a．電力及照明的用量，每個區(qū)域容量的布置圖及分布供應(yīng)點位置。

b．電話位置分布圖。

c．用水區(qū)域或用水點。

d．壓縮空氣的要求和位置。

e．衛(wèi)星電視／INTERNET設(shè)置圖。

f．甲方展館內(nèi)部及其周圍紅線范圍內(nèi)的其他布置設(shè)計。

2）一份與展覽有關(guān)的活動的時間表，包括展覽會、開幕儀式、進(jìn)館、撤館、貨運(yùn)以及設(shè)備使用等的時間。

3）一份參展企業(yè)名錄和工作人員數(shù)，并請注明國內(nèi)和國外參展商。

4）一份使用公共設(shè)施的內(nèi)容，包括設(shè)備、家具、禮儀設(shè)施、貴賓室和其他服務(wù)。

5）貨運(yùn)單位和裝修單位名錄及營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件。

6）所有參展的展品清單，特別需要注明的是有關(guān)大型設(shè)備、大電流操作的展品及會產(chǎn)生震動、噪聲的展品清單。

7）________________________________________________________

7．2　為展覽進(jìn)行搭建、安裝、拆卸、運(yùn)輸及善后工作及費(fèi)用由乙方自行承擔(dān)。乙方進(jìn)行上述活動時不得影響其他承租人、展覽者在公共區(qū)域的活動。

7．3　乙方不得變動或修改甲方的展館的布局、建筑結(jié)構(gòu)和基礎(chǔ)設(shè)施，或?qū)ζ渌绊懮鲜鍪马椀娜魏尾糠诌M(jìn)行變動或修改。在租賃場地的租賃期限內(nèi)，乙方如需在甲方展館內(nèi)的柱子、墻面或廊道等建筑物上進(jìn)行裝修、設(shè)計或張貼，須事先得到甲方書面許可。

7．4　租賃期間，雙方應(yīng)保持租賃場地和公共區(qū)域的清潔和暢通。乙方負(fù)責(zé)對其自身財產(chǎn)進(jìn)行保管。

7．5　甲方有權(quán)使用或許可第三方使用甲方場地中沒有租借給乙方的場地，但不得影響乙方正常使用租賃場地。

7．6　乙方對租賃期限內(nèi)由乙方造成的對租賃場地、設(shè)施和公共區(qū)域的任何損害承擔(dān)責(zé)任。

7．7　如果兩個或兩個以上的展覽同期舉辦，登記大廳、廣告陣地、貨運(yùn)通道等公共區(qū)域?qū)⒂捎嘘P(guān)各方根據(jù)實際的租賃場地按比例共享。

第八條　保證與承諾

8．1　甲方保證與承諾：

1）確保乙方在租賃期內(nèi)正常使用租賃場地。

2）按本合同約定的服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)提供服務(wù)。

3）在甲方人員因工作需要進(jìn)入租賃場地時，保證進(jìn)入人員持有甲方出具的現(xiàn)行有效證件，并在進(jìn)入前向乙方出示。

4）協(xié)調(diào)乙方與同期舉辦的其他展覽單位之間對公共區(qū)域的使用。

5）配合乙方或有關(guān)部門維護(hù)展會秩序。

6）________________________________________________________

8．2　乙方保證與承諾：

1）在租賃期前_____天取得舉辦展會所需的工商、消防、治安等政府部門的批準(zhǔn)文件并交甲方備案。

2）在進(jìn)場日期前_____天向甲方提供_____份展位平面圖。

3）不阻礙甲方人員因工作需要持有甲方現(xiàn)行有效證件進(jìn)入乙方租賃場地。

4）租賃期限屆滿，在撤離場地日期內(nèi)將租賃場地恢復(fù)原狀，返還向甲方租賃的物品并使其保持租賃前的狀況。

5）未經(jīng)甲方書面同意，不在甲方建筑物內(nèi)進(jìn)行廣告發(fā)布。發(fā)布廣告如果涉及需要有關(guān)政府部門批準(zhǔn)的，則負(fù)責(zé)申請辦理相關(guān)審批并承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用。若不能獲得政府部門批準(zhǔn)而導(dǎo)致展覽無法如期舉辦，則承擔(dān)相應(yīng)的法律后果。

6）對乙方雇員或其參展者在租賃期內(nèi)對甲方實施的侵權(quán)行為承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。

7）________________________________________________________

第九條　責(zé)任保證

9．1　乙方應(yīng)妥善處理與參展商之間的爭議。在乙方與參展商發(fā)生爭議，且雙方無法協(xié)商解決時，爭議雙方可共同提請甲方出面進(jìn)行調(diào)解。甲方無正當(dāng)理由不得拒絕主持調(diào)解。調(diào)解期間任何一方明確表示不愿繼續(xù)接受調(diào)解，甲方應(yīng)立即終止調(diào)解。甲方的調(diào)解非爭議解決的必經(jīng)程序。調(diào)解不成的，調(diào)解中任何一方的承諾與保證均不作為確認(rèn)爭議事實的證據(jù)。在調(diào)解中，甲方應(yīng)維護(hù)展會秩序，乙方應(yīng)配合甲方維護(hù)展會秩序。

9．2　乙方應(yīng)于租賃期開始前三十天按照本合同規(guī)定的租金總額的30%向上海市會展行業(yè)協(xié)會支付責(zé)任保證金，以保證乙方在與參展商發(fā)生爭議并出現(xiàn)下列情況時承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

1）爭議雙方經(jīng)和解達(dá)成協(xié)議，乙方承諾承擔(dān)相應(yīng)的賠償或補(bǔ)償責(zé)任。

2）經(jīng)審判或仲裁機(jī)關(guān)調(diào)解，爭議雙方達(dá)成調(diào)解，乙方承諾承擔(dān)相應(yīng)的賠償或補(bǔ)償責(zé)任。

3）審判或仲裁機(jī)關(guān)對爭議做出終審或終局裁決，乙方被裁決構(gòu)成對參展商合法權(quán)益的侵害，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

9．3　乙方在支付責(zé)任保證金后三天內(nèi)應(yīng)向甲方提供責(zé)任保證付款憑證。

第十條　知識產(chǎn)權(quán)

乙方為推動其展覽進(jìn)行對甲方名稱、商標(biāo)和標(biāo)識的使用，須事先征得甲方書面同意。如有違反，甲方保留追究乙方侵權(quán)責(zé)任的權(quán)利。

第十一條　保險

11．1　乙方應(yīng)在進(jìn)場日期之前向保險公司投保展館建筑物責(zé)任險、工作人員責(zé)任險及第三者責(zé)任險，將甲方列為受益人之一，并向甲方提供保險單復(fù)印件。

11．2　保險公司的理賠不足以支付甲方所受損失的，甲方有權(quán)對乙方進(jìn)行追償。

第十二條　違約責(zé)任

12．1　甲方有下述行為之一的，乙方有權(quán)單方面解除本合同，并按照本合同12．4條向甲方主張違約金。

1）未按本合同的規(guī)定向乙方提供租賃場地，經(jīng)乙方書面催告仍未提供的。

2）未按本合同第5．1條提供基本服務(wù)，經(jīng)乙方書面催告仍未提供的。

3）未按本合同8．1（5）條維護(hù)展會秩序，致使展會因秩序混亂而無法繼續(xù)進(jìn)行的。

4）________________________________________________________

12．2　乙方未按期支付到期租金，應(yīng)按日向甲方支付逾期付款金額萬分之_____的違約金，付至實際付清或解除本合同之日。

12．3　乙方有下述行為之一的，甲方有權(quán)單方面解除本合同，并按照本合同12．4條向乙方主張違約金。

1）未按本合同規(guī)定支付場地租金，設(shè)備租賃、額外服務(wù)及超時場地使用等各項應(yīng)付費(fèi)用，經(jīng)甲方催告后_____天內(nèi)仍未支付的。

2）國際性展會違反本合同規(guī)定，擅自變更展題，經(jīng)甲方催告后仍未糾正的。

3）未按8．2（1）條規(guī)定向甲方提供辦展所需的相關(guān)政府部門的批準(zhǔn)文件，經(jīng)甲方催告后仍未糾正的。

4）違反本合同規(guī)定，擅自使用甲方的名稱、商標(biāo)或標(biāo)識，經(jīng)甲方催告后仍未糾正的。

5）未按本合同9．2條支付責(zé)任保證金，經(jīng)甲方催告后仍未糾正的。

6）_____________________________________________________

12．4　本合同12．1、12．3條規(guī)定的違約金列明如下：

以上違約金不足以賠償守約方損失的，違約方應(yīng)就超額部分損失向守約方承擔(dān)賠償責(zé)任。

12．5　守約方根據(jù)12．1、12．3條單方面解除本合同，應(yīng)在違約行為發(fā)生后__天內(nèi)書面通知違約方，否則視為守約方放棄合同解除權(quán)，但不影響守約方向違約方主張違約金和賠償責(zé)任。

12．6　甲方違約的，應(yīng)在收到乙方解除本合同書面通知之日起______天內(nèi)返還乙方已付租金，并支付違約金。乙方違約的，甲方應(yīng)在乙方收到甲方解除本合同書面通知之日起______天內(nèi)將已扣除乙方應(yīng)付違約金后的剩余租金返還乙方。

12．7　除本合同12．1、12．3條約定外的其他違約行為造成守約方損失，違約方應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。

第十三條　變更與解除

13．1　除本合同另有約定外，本合同未經(jīng)雙方協(xié)商一致不得變更與解除。

13．2　國際性展會變更展題，須取得政府審批機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)，并向甲方提供。

13．3　雙方協(xié)商變更或解除本合同的，變更或解除方應(yīng)提前______天以書面形式通知相對方，相對方應(yīng)于收到通知后_____天內(nèi)以書面形式答復(fù)變更或解除方，逾期不答復(fù)的，視為同意變更或解除本合同。違反本條規(guī)定提出協(xié)商變更或解除的，相對方有權(quán)拒絕。

第十四條　爭議解決

因執(zhí)行本合同而產(chǎn)生或與本合同有關(guān)的爭議，雙方應(yīng)通過友好協(xié)商解決。協(xié)商應(yīng)于一方向另一方書面提出請求后立即執(zhí)行。如在提出請求后三十天內(nèi)無法通過協(xié)商解決，雙方可選擇下列第_____種方式解決。

1）向_____________仲裁委員會申請仲裁，仲裁裁決為終局裁決并對雙方均有約束力。

2）依法向______________人民法院提起訴訟。

第十五條　不可抗力

15．1　本合同履行期間，任何一方發(fā)生了無法預(yù)見、無法預(yù)防、無法避免和無法控制的不可抗力事件，以致不能履行或不能如期履行合同，發(fā)生不可抗力事件的一方可以免除履行合同的責(zé)任或推遲履行合同。

15．2　本合同15．1條規(guī)定的不可抗力事件包括以下范圍。

1）自然原因引起的事件，如地震、洪水、颶風(fēng)、寒流、火山爆發(fā)、大雪、火災(zāi)、冰災(zāi)、暴風(fēng)雨等。

2）社會原因引起的事件，如戰(zhàn)爭、罷工、政府禁令、封鎖等。

3）________________________________________________________

15．3　發(fā)生不可抗力的一方，應(yīng)于不可抗力發(fā)生后______天內(nèi)以書面形式通知相對方，通報不可抗力詳盡情況，提交不可抗力影響合同履行程度的官方證明文件。相對方在收到通知后_____天內(nèi)以書面形式回復(fù)不可抗力發(fā)生方，逾期不回復(fù)的，視為同意不可抗力發(fā)生方對合同的處理意見。

15．4　在展會尚未開始前發(fā)生不可抗力致使本合同無法履行，本合同應(yīng)當(dāng)解除，已交付的租金費(fèi)用應(yīng)當(dāng)返還，雙方均不承擔(dān)對方的損失賠償。

15．5　展會進(jìn)行中發(fā)生不可抗力致使本合同無法履行，本合同應(yīng)當(dāng)解除，已交付的租金費(fèi)用應(yīng)當(dāng)按_____返還，雙方均不承擔(dān)對方的損失賠償。

15．6　發(fā)生不可抗力致使本合同需遲延履行的，雙方應(yīng)對遲延履行另行協(xié)商，簽訂補(bǔ)充協(xié)議。若雙方對遲延履行無法達(dá)成一致，應(yīng)按15．4、15．5條規(guī)定解決。

第十六條　適用法律

本合同的訂立、履行、終止及其解釋適用中華人民共和國現(xiàn)行法律。

第十七條　附件及效力

雙方同意作為合同附件的文件均是本合同重要且不可分割的組成部分，與本合同同時生效并與本合同具有同等法律效力。

第十八條　信息披露

甲方可以網(wǎng)頁等形式對外公布本合同約定的展覽會名稱、館號和展覽日期等相關(guān)信息。乙方若調(diào)整展會名稱、展覽日期等內(nèi)容，應(yīng)及時書面通知甲方；因乙方未通知甲方致使甲方對外公布的展會名稱、展覽日期與乙方調(diào)整后的不一致，甲方不承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。

第十九條　保密

雙方對基于本合同獲取的相對方的辦展資料、客戶資源等商業(yè)信息均有保守秘密的義務(wù)。除非相對方書面同意，或法律強(qiáng)制性規(guī)定，雙方均不得以任何形式對外披露該等信息。

第二十條　通知

本合同規(guī)定和與本合同有關(guān)的所有聯(lián)絡(luò)均應(yīng)按照收件的一方于本合同確定之地址或傳真發(fā)出。上述聯(lián)絡(luò)如直接交付（包括通過郵件遞送公司遞交），則在交付時視為收訖；如通過傳真發(fā)出，則在傳真發(fā)出即時視為收訖，但必須有收件人隨后的書面確認(rèn)為證；如通過預(yù)付郵資的掛號郵件寄出，則寄出七天后視為收訖。

第二十一條　其他

本合同一式_____份，甲乙雙方各執(zhí)_____份，具有同等法律效力。

本合同未盡事宜，經(jīng)雙方友好協(xié)商，可訂立補(bǔ)充條款或協(xié)議，作為本合同附件，具有同等法律效力。

甲方（簽章）：　　　　　　　　　　乙方（簽章）：_______

_______年___月___日　　　　　　　　　　_______年___月___日

案例討論：

根據(jù)案例一討論其中的條款是否周全，有哪些方面可以增加或精減。