檔案整理的基本原則是:遵循文件形成的客觀規(guī)律，保存文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。

一、遵循文件形成的客觀規(guī)律,保存文件之間的有機(jī)聯(lián)系

由于單位的職能活動(dòng)產(chǎn)生的文件有其自身的規(guī)律和特點(diǎn)，文件保持了相互之間的有機(jī)聯(lián)系就有助于反映單位職能活動(dòng)的歷史面貌，同時(shí)能滿足人們查找利用檔案的期望。所以在進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，要遵循文件形成的客觀規(guī)律，保存文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

(一)文件材料形成過(guò)程的規(guī)律

文件的形成不是任意的，是單位工作活動(dòng)的客觀自然的反映，形成了自身的規(guī)律和特點(diǎn)。所謂檔案自然形成的規(guī)律包括以下基本內(nèi)涵:

1.檔案是在社會(huì)實(shí)踐中自然形成的，檔案不能隨意編寫。強(qiáng)調(diào)“自然形成”是有其眾所周知的歷史背景的。

2.檔案的形成與運(yùn)動(dòng)經(jīng)歷了三個(gè)不同的階段，即檔案室前階段、檔案室階段、檔案館階段，不同階段文件的服務(wù)對(duì)象不同。

3.檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文件轉(zhuǎn)化為檔案是有條件的:一是處理完畢的，二是對(duì)今后工作、生產(chǎn)、科學(xué)研究有查考利用的，三是應(yīng)當(dāng)歸檔保存的。

4.在檔案收集、整理過(guò)程中，必須保持其歷史聯(lián)系，要堅(jiān)持按全宗管理檔案的原則，在一個(gè)全宗內(nèi)又要按照形成檔案的組織機(jī)構(gòu)或其他內(nèi)在聯(lián)系對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理和組合。

(二)文件材料在形成過(guò)程中的聯(lián)系

所謂文件之間聯(lián)系，就是文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點(diǎn)，我們對(duì)其內(nèi)在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”，它包含著邏輯和歷史的統(tǒng)一。

【知識(shí)拓展】

文件之間的歷史聯(lián)系有哪些

文件之間的歷史聯(lián)系。主要體現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等幾個(gè)方面。對(duì)于不同類型的檔案，在不同的整理層次中，上述諸種聯(lián)系往往有不同的側(cè)重面。

(1)文件在來(lái)源方面的聯(lián)系:文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或一定的個(gè)人為單位有機(jī)地形成的。形成文件的這些單位，使文件構(gòu)成了來(lái)源方面不可分割的歷史聯(lián)系。

(2)文件在時(shí)間方面的聯(lián)系:形成檔案的機(jī)關(guān)和個(gè)人所進(jìn)行的具體活動(dòng)，都有一定的過(guò)程和階段性，因而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。

(3)文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系:文件是機(jī)關(guān)或個(gè)人在履行一定職責(zé)的各種活動(dòng)中，為了解決一定問(wèn)題而產(chǎn)生的，文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。

(4)文件在形式方面的聯(lián)系:文件的內(nèi)容必然通過(guò)一定的形式表現(xiàn)出來(lái)。所謂文件形式，包括內(nèi)部形式和外部形式兩方面:種類、名稱和載體、記錄方式等。這也構(gòu)成了文件之間一定的聯(lián)系。對(duì)于保持文件之間的聯(lián)系，應(yīng)該辯證地看待和處理。

遵循文件形成的客觀規(guī)律，保存文件之間的有機(jī)聯(lián)系，在檔案整理方面的啟示和體現(xiàn)就是充分利用文件原有基礎(chǔ)。包括:

(1)充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。

(2)在整理過(guò)程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

二、區(qū)分文件材料的不同價(jià)值

區(qū)分文件材料不同價(jià)值的工作，就是指文書檔案的鑒定工作，即檔案室(館)按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案并加以銷毀，將具有保存價(jià)值的檔案加以保存的工作。它具體包括歸檔文件的價(jià)值鑒定和檔案期滿鑒定兩個(gè)方面。由于前面章節(jié)有專門論述，此處不再贅述。

三、整理后的文件材料便于保管和利用

當(dāng)然，保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系;便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。便于保管和利用總的說(shuō)來(lái)就是恰當(dāng)?shù)乇３治募g的聯(lián)系，整理出的檔案，更能便于保管和利用，所以保持文件之間的歷史聯(lián)系和便于保管利用基本上是一致的。但是，保持文件的聯(lián)系和便于保管利用，有時(shí)也不盡一致。比如，一次重要的調(diào)查活動(dòng)形成的座談?dòng)涗浳母搴弯浺舸艓?，以及關(guān)于調(diào)查日程和經(jīng)費(fèi)問(wèn)題的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)銷的記賬憑證，就其內(nèi)容而言，無(wú)疑互有密切聯(lián)系，而且是重要的聯(lián)系。但把這些形式不同的材料全部混同起來(lái)進(jìn)行整理，則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作，同樣是在保持聯(lián)系的情況下，往往可以有各種不同的具體做法。有些做法雖然保持了文件相互之間的主要聯(lián)系，但可能不便于安全保管和實(shí)際利用。在整理檔案時(shí)，特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時(shí)候，不能機(jī)械地運(yùn)用保持文件聯(lián)系的原則，要充分考慮檔案保管和利用的方便。因此，對(duì)于不同種類的檔案，或記錄方式、載體材料、機(jī)密程度和保管價(jià)值等顯然不同的文件，應(yīng)根據(jù)情況分別整理，恰當(dāng)?shù)亟M合，而在相應(yīng)的范圍內(nèi)要求保持文件最優(yōu)化的聯(lián)系。