八、采購人員稽核

為確保采購人員的行為舉止符合公司所確定的行為規(guī)范，檢查有無為自己或他人利益而犧牲公司利益的情況，強(qiáng)化采購人員道德觀念，對采購人員的稽核很有必要。對采購人員的稽核可從以下幾個方面進(jìn)行：

1.選擇錯誤的采購對象

采購人員在選擇采購對象時應(yīng)極為慎重，要采用科學(xué)的方法對每個訂購對象的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交付情況、服務(wù)水平、信用等級、綜合費用等進(jìn)行定性、定量分析后才能作出決策，如核查情況與所定不符，即可能存在弊端。

2.有意通過中間商購買

某些產(chǎn)品在國內(nèi)有總代理或其經(jīng)銷商，采購人員本可通過此種分銷渠道采購，卻另行通知其他無正式代理分銷資格的廠商采購；有時物品可直接向原制造廠商購買，卻通過中間商購買。出現(xiàn)這兩種情況之一時，除特殊情況外，即有圖利之嫌。

3.采購數(shù)量集中一家

如采購物品為通用物品而非專用特殊品，即合乎報價資格的廠商為數(shù)不少時，若此物品需要長期使用，則須經(jīng)常舉行詢價；但得標(biāo)廠商總是固定某家，訂購數(shù)量也集中于一家，則可能是買賣雙方達(dá)成了“默契”，或供應(yīng)商已有“圍標(biāo)”行為。此外，若一次采購?fù)愇锲芬?guī)格多達(dá)數(shù)十種甚至上百種，而其獨攬交貨數(shù)量，則顯示，采購人員有將競爭廠商報價資料泄漏給該廠商之嫌。

4.準(zhǔn)購單越級審核

采購主管比較了解工作實際，對各種可能出現(xiàn)的舞弊行為能夠在審核準(zhǔn)購單時事先防范、及時糾正，使得心懷不軌的采購人員無機(jī)可乘。但每當(dāng)采購主管出差或請假時，居心不良的采購人員會將準(zhǔn)購單越級呈請上級主管審核，以便從中牟利。因此，采購主管對于未經(jīng)其親自審核的準(zhǔn)構(gòu)單應(yīng)嚴(yán)加盤查。

5.生活、行蹤可疑

有些采購人員與供應(yīng)商相勾結(jié)，并獲取不正當(dāng)利益后，無法掩蓋其“暴發(fā)戶”的舉止，一言一行，吃、穿、住、用均會發(fā)生很大的變化；或與供應(yīng)商交往過密，避諱他人。這些行為往往都表明采購員多有問題。

6.報價單筆跡與圖章可疑

某些采購員為袒護(hù)某供應(yīng)商得標(biāo)，制造其他虛假的報價資料，以圖蒙混并符合采購手續(xù)。這類資料或者筆跡出自一人，或者沒有聯(lián)系方式，或者文件資料沒有企業(yè)抬頭，或者印章不規(guī)范等，經(jīng)驗豐富的主管人員一定能從中發(fā)現(xiàn)一些蛛絲馬跡。

7.信函舉報

有些供應(yīng)商對某些采購人員的貪得無厭不滿，可能會以信函的形式舉報其強(qiáng)索回扣或濫報費用等情況，對此應(yīng)認(rèn)真調(diào)查。