1.2.1　信息的相關(guān)概念

正如定義中所說，管理信息系統(tǒng)是用來收集、處理、存儲、檢索和傳遞信息的，也就是說，信息系統(tǒng)處理的對象就是信息。那么，究竟什么是信息?信息具有什么樣的特征?

“信息”一詞經(jīng)常被應(yīng)用在各種場合，因而具有多種含義。信息是我們經(jīng)常使用的基本術(shù)語之一，但卻很難給它們下定義，即使這樣，用這類詞進(jìn)行交流卻并不會產(chǎn)生歧義。在給信息下定義之前，首先看一個例子。

當(dāng)你看到“35℃”的時候，你有何反應(yīng)?你知道這是一個溫度的記錄，但是它是什么時間什么地點的溫度并沒有說清楚，因而對你并沒有什么價值，它僅僅是一個客觀事實的記錄，我們稱為數(shù)據(jù)?，F(xiàn)在，假設(shè)你看到的是“2010年8月1日武漢的最低氣溫是35℃”，并且假設(shè)你在武漢。與前面相比，這一串字符有什么不同呢?

首先，它為氣溫的描述增加了上下文，我們清楚地知道它是什么時間、什么地點的氣溫。其次，由于你在武漢，因此看到這串字符以后，你就知道今天的氣溫很高，你會選擇盡量不要出門，或者出行的時候做好防高溫的準(zhǔn)備。也就是說，這么一串字符消除了你對氣溫認(rèn)識的不確定性，對你的決策產(chǎn)生了影響，并最終影響到了你的行動。這就是信息!

因此從我們的目的出發(fā)，我們將“信息”和“數(shù)據(jù)”兩個詞作嚴(yán)格的區(qū)分，并將信息看做是數(shù)據(jù)加工后的產(chǎn)物。這樣，就可以有如下的數(shù)據(jù)和信息定義:

數(shù)據(jù)是對現(xiàn)實世界的對象進(jìn)行記錄的原始符號。信息是經(jīng)過處理后的數(shù)據(jù)，或者將數(shù)據(jù)置于一定有意義的上下文中的產(chǎn)物。由于信息可消除接收者對于問題認(rèn)識的不確定性，因此它對接收者的決策具有價值，它對接收者的行為能產(chǎn)生影響。

首先，上述信息的定義描述了信息和數(shù)據(jù)的區(qū)別，即信息=數(shù)據(jù)+處理。其次，更重要的是信息可消除接收者對于問題認(rèn)識的不確定性，它對接收者的決策具有價值，它對接收者的行為能產(chǎn)生影響。這是我們判定信息的一條重要標(biāo)準(zhǔn)。反過來說，經(jīng)過加工的原始數(shù)據(jù)如果在本質(zhì)上并沒有發(fā)生變化，也沒有帶給我們特定的意義，那么它還不是信息。例如對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行了一次四舍五入的處理，但其內(nèi)容對使用者沒有意義，所以仍然不是信息。

前面我們給出了一個信息的例子，其中有一個假定就是你在武漢。如果你不在武漢，前面的信息的例子還正確么?由于你不在武漢，因此武漢的氣溫與你基本沒什么關(guān)系，它不會消除你出行決策的不確定性，也不會對你的行為產(chǎn)生什么影響。因此，對你而言，那僅僅是一個數(shù)據(jù)。

這告訴我們:一個人的信息可能是另一個人的數(shù)據(jù)，也就是說，信息是主觀的。這在管理活動中有著很明確的體現(xiàn)，由于不同職能部門、不同管理層次的員工關(guān)心的問題不同，因此某個部門的基層員工的信息，對于該部門的高層管理者，或者對于其他部門的員工來說可能就是數(shù)據(jù)。也就是說，不同部門、不同層次的人需要的信息是不同的，因而不可能有一個信息系統(tǒng)能滿足組織中所有的人的需要，而是要針對不同層次、不同部門的員工有針對性地建設(shè)信息系統(tǒng)。1.3節(jié)將對這個問題展開更深入的分析。