五、減少會(huì)議中的空話、廢話

1.具體措施

在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，有些發(fā)言人發(fā)言的內(nèi)容空洞乏力，陳詞濫調(diào)，對(duì)會(huì)議不起什么積極作用。在碰到這種情況時(shí)，不妨采取以下的幾點(diǎn)措施：

①主持人自己先不要帶頭講空話、套話，說(shuō)話要簡(jiǎn)明扼要，不能東拉西扯，給與會(huì)者樹立壞榜樣。

②清楚明了地向與會(huì)者告知會(huì)議的目的、議題、要求、討論方式、注意事項(xiàng)等。

③一旦出現(xiàn)有人說(shuō)空話、套話、主持人就要及時(shí)巧妙地加以制止，以免再出現(xiàn)類似的情況。當(dāng)然，這與主持人長(zhǎng)期形成的會(huì)風(fēng)、工作作風(fēng)有著很大的關(guān)系。因此，會(huì)議主持人在平時(shí)就要養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)的會(huì)風(fēng)和工作作風(fēng)。

這里介紹一下美國(guó)哈羅德?吉寧為減少會(huì)議中的空話、廢話所采取的一個(gè)辦法：吉寧規(guī)定，凡開會(huì)之前，公司就會(huì)議所討論決定的事項(xiàng)必須事先送來(lái)詳細(xì)的報(bào)告，會(huì)議上任何人不得重復(fù)報(bào)告的內(nèi)容。即使有能說(shuō)會(huì)道之士，也極難在會(huì)上施展他口若懸河的才能。吉寧結(jié)束他們的長(zhǎng)篇大論的辦法是他的一句口頭禪，他的口頭禪是：“別再演說(shuō)了，只需要談?wù)剬?shí)際情況?！?/p>

2.事例列舉

下面，我們?cè)籴槍?duì)以下兩種人物進(jìn)行深一步的闡述。

（1）喋喋不休者

遇到喋喋不休者，會(huì)議主持人可以先以身體語(yǔ)言提醒他停止。如果提醒幾次都不管用，就得明確地告訴他：“小李，你要知道你講的太多了。我們要讓別人也發(fā)發(fā)言。”

有時(shí)候，與會(huì)人員中有些人被忽視后，他們的感情受到傷害，與大家有所疏遠(yuǎn)。因?yàn)楦鞣N原因，他們可能在表達(dá)自己的思想上有些困難。文靜的人被愛(ài)說(shuō)、愛(ài)爭(zhēng)的人搶去了說(shuō)話的機(jī)會(huì)；有的人感覺(jué)自己說(shuō)話沒(méi)人聽，或者自己的觀點(diǎn)“太另類”而得不到大家的重視，于是，他們緘默不語(yǔ)，或者干脆退出會(huì)議。

據(jù)有關(guān)研究調(diào)查顯示，在會(huì)議過(guò)程中，“期望理論”（expectation theory）經(jīng)常破壞大家的參與。非專業(yè)人員和文化水平低的人與會(huì)時(shí)有這樣的期望：那些專業(yè)人員（教師、校長(zhǎng)、設(shè)計(jì)師、政府官員等）及其他精英自然會(huì)顯示自己的口才，主宰會(huì)議。同樣，專業(yè)人員期望其他人被動(dòng)地聽。這樣，很自然就形成一部分人在沒(méi)完沒(méi)了地講演，而另一部分人始終在傾聽。

在這種情形下，會(huì)議的主持人應(yīng)該積極地拓寬參與面。主持人可阻止那些旁若無(wú)人的高談闊論者，同時(shí)鼓勵(lì)其他人發(fā)言。剛開始的時(shí)候，這樣做會(huì)有一定的難度，過(guò)一會(huì)兒后大家就會(huì)消除緊張和害羞而感到自然了。更重要的是，隨著自信心的增長(zhǎng)，那些先前保持沉默的與會(huì)者會(huì)逐漸習(xí)慣參與的現(xiàn)實(shí)，然后就會(huì)期望參與和要求參與。

（2）冗長(zhǎng)重復(fù)者

有的人講話老生常談或有些討論冗長(zhǎng)乏味，這非常浪費(fèi)大家的精力。遇到這種情況要及時(shí)提醒對(duì)方。會(huì)議主持人可以利用會(huì)議記錄進(jìn)行制止。主持人可以指著記錄上他們說(shuō)過(guò)的話，對(duì)其說(shuō)：“這個(gè)內(nèi)容你已經(jīng)說(shuō)過(guò)了。你瞧，我們都已把它記下了。你有新內(nèi)容要加嗎？如果沒(méi)有，我們繼續(xù)往前進(jìn)行?！?/p>

如果有人講話跑題了，會(huì)議主持人同樣可以指著會(huì)議記錄說(shuō)：“看這兒，我們說(shuō)好要討論這個(gè)內(nèi)容的，可你這會(huì)兒談的好像不是這樣。如果你想談這會(huì)兒說(shuō)的內(nèi)容，我們可以把它也記下來(lái)，等過(guò)一會(huì)兒再專門談?！比绻腥嗽谝粋€(gè)問(wèn)題上癇嗦個(gè)不停，會(huì)議主持人可以暗示他：“你可以簡(jiǎn)潔一些，是嗎？”有人來(lái)開會(huì)的目的就是想沖著其他人賣弄自己的口才和學(xué)識(shí)的，會(huì)議主持人對(duì)這種人要有充分的應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備。