第三節(jié)　大型活動管理的基本模式

所有活動的成功多須經(jīng)歷5個階段，這就是調(diào)研、構思、計劃、協(xié)調(diào)、評估階段。

一、調(diào)研階段

準確的市場調(diào)研有助于減少風險?；顒娱_始前的市場調(diào)研做得越好，則符合組織的利益相關者的預期利益的可能性就越大^[2]。即便政府也會考慮在確定進行投資前首先進行可行性研究。這些可行性研究一般都包括詳盡的市場調(diào)研?；顒悠鋵嵕褪且粋€展現(xiàn)在那些即將參加到活動中來的公眾面前的產(chǎn)品。這些公眾對活動本身有著合理的預期，因此對于降低無人出席的風險而言，進行仔細準確的消費者調(diào)研就顯得非常必要了。其實，如果能夠在市場調(diào)研方面花費更多的時間，也就意味著可以節(jié)省花費在其他環(huán)節(jié)上的時間和開支。通過市場調(diào)研有助于確立目標市場，有助于了解客戶及內(nèi)部利益相關者的服務期望，有助于發(fā)現(xiàn)發(fā)展趨勢，建立新的服務配送系統(tǒng)，在問題還沒到不可收拾地步之前解決這些小的隱患。

(一)一種專門的方法:專門調(diào)查群體^[3]

活動開始前常用的調(diào)研方式主要有定量調(diào)研、定性調(diào)研以及兩者兼而有之的調(diào)研等3種。當試圖確定你的消費者的意見和潛在的動機的時候，專門調(diào)查群體是最經(jīng)常使用的研究形式。

對于一個專門調(diào)查群體，不是你簡單地詢問他們并記錄他們的想法就可以了，對他們的調(diào)查不是這樣一種非正式的座談，它須要通過一個具體的計劃草案的實施來得到你進行正確的業(yè)務決策所需要的高質(zhì)量的信息。

一個專門小組由8到12名至少在一個方面有同一特征的個人組成。例如，這個小組可以由男性和女性構成，但是，所有的參與者都是中級經(jīng)理或者都在政治方面是保守的。而在特殊活動管理業(yè)情況的專門小組中，成員可以是男女混合。但是，他們應該具有相同的收入水平、相同的信仰，甚至在舉辦聚會前會到同一類商店購買物品。這種同一性的目的是確定群體內(nèi)的特征以比較和對比他們的意見。例如，假如群體中有男性也有女性，并且他們都有相同的購物偏好，那么發(fā)現(xiàn)男性或女性或者兩者是否都購買某一特定產(chǎn)品將十分有趣。通過對專門調(diào)查群體的設定及群體中參與者同意或不同意的態(tài)度的分析，你可以找到那些表示個人看法的偏好。

你可以通過尋找自愿者(也稱為自我選擇者)或自行挑選的方式來挑選小組成員。正如一個人必須具有一定的資格才能成為陪審員，你應該通過要求備選者完成一份簡要的書面調(diào)查問卷或和他們個別會見的方式來進一步確定小組成員的資格。一旦你確定了他們加入小組的資格，下一個步驟是提供一定的激勵來保證他們的參與。

在提供激勵的時候要非常小心，避免由于提供了過于慷慨的酬勞而使小組成員出現(xiàn)某些偏差。典型的酬勞或激勵包括一些小禮物，例如一本書，在某些情況下則是一些適度的現(xiàn)金，一般是25美元。但是，假若向一個由宴會租賃者構成的小組提供在未來消費的25%的折扣則是一種明顯的偏差。相反，使小組成員參與并不附帶條件，支付25美元已經(jīng)是一個很強的激勵。你應該提前向每一個確定的小組成員寄一封信，向他們描述作為專門小組的成員他們會被要求做什么、他們參加的重要性及作為參加的回報會向他們提供何種酬勞。使用傳真確認會給人一種緊迫的感覺并引起他們的更多注意。然而，假若你使用傳真，必須要求收件人發(fā)回帶有他們愿意參加的簽名的傳真，確認他們收到了邀請。

很明顯，專門小組會議的設置應該不受到聲音或視覺的干擾。一張會議桌或圍成半圓形的單個的椅子是一種令人滿意的設置方式。此外，保證會議小組成員能夠互相聽到和看到非常重要。

會議的主持人或調(diào)查的推進者應該認真挑選。理想的選擇是不認識小組中大多數(shù)成員的某個人。因此，讓對大部分小組成員都相當熟悉的公司老板或銷售人員作為會議的主持人可能會使參與者的回答產(chǎn)生偏差。在某些情況下花錢請一個職業(yè)的專門群體調(diào)查的推進者來保證客觀的辦法是明智的。

就一些對于你的公司來說重要的具體議題和調(diào)查問題，主持人將詢問小組成員的意見。但是，當小組成員對每一個問題回答的時候，主持人不能對此表現(xiàn)出贊許，這一點非常重要。因為即使主持人一個輕微的面部表情都可能會使小組下一個問題的回答出現(xiàn)偏差。

通過要求小組成員舉手表態(tài)，或要求他們對某一具體議題或產(chǎn)品的感受以1分到10分為尺度范圍做評價，可以對某些從小組中獲得的信息進行量化。專門群體調(diào)查的目的是對每一個成員及小組整體進行探詢，確定可能會在將來發(fā)展的某種具體趨勢或表達個人的態(tài)度感受。因此，會議的主持人或推進者應該不受限制地問一些跟進的問題或要求參與者提供更多具體的信息，從而使他們提供的初步的回答更加明晰。

一旦會議結束，會議的組織者應該立刻對錄音帶進行記錄，開始對數(shù)據(jù)進行分析。利用會議參加者提供的回答的原始數(shù)據(jù)，必須找到那些同意、不同意或表達強烈意愿的信息。這種強烈的意愿通常是大多數(shù)人的意見，或者表現(xiàn)為重復使用一定的語句，如“過于昂貴”，“不方便”等，也可能是在記錄的內(nèi)容中多次出現(xiàn)的一些關鍵的詞語。

當完成了一份對從此次活動中導出的發(fā)現(xiàn)和建議的描述記錄以后，專門群體調(diào)查研究就結束了。例如，你也許發(fā)現(xiàn)大部分小組成員不認可你即將推出的某個新產(chǎn)品的價格是合理的，或者大部分的女性購物者認為延長的開業(yè)時間將增加方便程度，從而會刺激和你交易的次數(shù)。這些發(fā)現(xiàn)將導出一些建議，使你修正投資于新的產(chǎn)品的計劃，或者考慮在一個星期中的一、兩個晚上將開業(yè)時間延長到晚9點。其他的研究，例如使用問卷調(diào)查方法，將進一步證實你從專門群體調(diào)查中獲得的初步信息。

專門群體調(diào)查并不使用一些科學實證的方法，因此，不提供實證性的數(shù)據(jù)。但是，進行多重的專門群體調(diào)查可以擴展得到的信息并使信息得到進一步的證實。例如，在1993年，加拿大全國冰球聯(lián)盟進行了兩次專門群體調(diào)查會議來確定對于在蒙特利爾舉辦的全明星周末賽的看法。第一次會議在1992年的夏天舉行，成員由持有蒙特利爾季票的球迷組成，征詢他們期待從周末全明星賽中得到什么，這些參與者評價說全明星賽本身就是他們最盼望的因素之一。然而，從一個月后舉辦的另一次會議中開始發(fā)現(xiàn)，比賽不是最受喜愛的因素，最受歡迎的是比賽前一天舉辦的技巧競賽。

因此要注意對“滿意”評價的前后的差異變化。同樣地要注意關于到現(xiàn)場觀看比賽的球迷和通過電視轉播觀看比賽的球迷對這一活動(此指全國冰球聯(lián)盟會明星賽)的不同評價。

盡管專門群體調(diào)查不產(chǎn)生實證數(shù)據(jù)，它們確實提供了一個重要方面的理解來支持傳統(tǒng)的實證研究。例如，一些專門群體調(diào)查會議在一個有單向玻璃墻(外面的人能看到里面，而里面的人不能看到外面)的房間里舉行，允許舉辦會議的委托者觀看參加者的身體反應而不影響正在進行的研究。參與者被告之在單向玻璃墻的另外一面有人正在觀看會議，在幾分鐘之后參加者開始放松并且不再理會這種潛在的干擾。這種玻璃墻允許委托者觀察參加者身體語言方面的細微變化，也給研究者提供了更多的機會來記錄一些微小的變化，更精確地依次記錄參與者的態(tài)度和意見。一旦開始分析，這種將語音反應和可見反應的結合的方法將得到一個關于參與者總體的態(tài)度、感覺及意見方面的全景圖片。

選擇適于活動的調(diào)研方式是非常重要的，為此要考慮調(diào)研所欲達到的目的、可用于調(diào)研的時間以及資金保障情況。但是設計并收集相關的調(diào)研數(shù)據(jù)僅僅是一個重要的開始而已，當你仔細分析了這些調(diào)研數(shù)據(jù)并從數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)一些重要啟示后，你必須將這些信息傳遞給利益相關者。這可能是一個更重要的過程，究竟采取什么樣的傳遞方式可能會在一定程度上決定你將在多大程度上影響你的利益相關者。比如，當你的利益相關者是學者或者有相關市場調(diào)查背景的人士，則用一些表格或者書面陳述就足夠了。但是在多數(shù)情況下，多數(shù)利益相關者并不熟悉市場調(diào)研，因此就應該考慮使用曲線圖、圖表以及其他的形象化的工具來進行解說。當然，如果你能夠在給這些利益相關者提供正式的書面材料時附上諸如在幻燈中放映的曲線圖的話，那就更好了。如果有可能的話還可以在材料中附上有關調(diào)研步驟的有效性和可靠性方面的證明，以及評價本次調(diào)研的相關獨立機構的名單。

除考慮與這些利益相關者進行溝通的方式風格方面的影響外，還要考慮到提交報告的時間和地點的因素。假如提交時間有限，地點不適合進行正式的提交，最好選擇在以簡略方式提交之前先提交一份書面的研究成果、然后召集一次集體會議來回答某些問題的方式。假如允許有較長的時間進行提交，可以選擇使用一些電子媒介，如電腦、幻燈片，或以圖片的方式說明你的研究發(fā)現(xiàn)。假如報告可能會引起特別的爭議，不要使用遞交書面報告的形式，應該親自面對面地提交成果，從而可以立即對一些問題和顧慮做出回應。

不管你以何種方式提交研究報告，請求這些利益相關者對此做出反饋非常重要。要確定他們對于研究報告的反應及建議，以及對下一步工作的相關意見。最后，將提交報告會的結果整理為文件，向所有的相關人士發(fā)送一份復印件，從而正式地進入下一步驟。

為此，如果能做到以下幾點或許對你的工作將會有所幫助:

確定受眾并使你的陳述符合他們個人信息溝通的方式;描述本次調(diào)研的目的和重要性;

解釋調(diào)研數(shù)據(jù)是如何收集的以及本次調(diào)研的不足;

陳述調(diào)研發(fā)現(xiàn)，主要是強調(diào)其中的關鍵點;

歡迎提問。

資料2-1　標簽與跟進研究

當你希望確定你在一個郊區(qū)的區(qū)域性購物中心組織的一項特殊活動期間，消費者具有什么樣的購買習慣的時候又應該怎么做呢?使用先進的計算機程序，你可以在消費者從一個結賬處轉到另一個結賬處時，通過其信用卡的使用來跟蹤銷售情況。然而，那些寧愿使用現(xiàn)金或支票的消費者又怎么辦呢?大多數(shù)的特殊活動中的購買依賴于現(xiàn)金購買，為了研究目的而進行的跟蹤十分困難。在《節(jié)日和活動旅游》中，第一次介紹了一種標簽與跟進研究方法，這種方法可以使特殊活動的企業(yè)家對在大型活動中主要使用現(xiàn)金進行交易的消費者進行跟蹤。在這種研究中，研究者隨機地挑選一些愿意參加研究的顧客，給他們戴上特殊的標簽或一個徽章，使他們可以被活動現(xiàn)場中受過訓練的觀察員辨認出來。在這些顧客進行交易的時候，觀察員在一旁記錄交易的時間、位置和數(shù)量。隨后給予參加者少量的酬勞作為對他們同意參加這項調(diào)查的補償。這項研究還沒有得到廣泛的運用，但是，在解決如何跟蹤、記錄并解釋參加大型活動的現(xiàn)金消費者的行為這一難題上，這一研究方法給人以很大的希望。

(二)調(diào)研階段的5個“W”

如果想組織一次有效的、成功的活動的話，就需要真正理解下面5個“W”。如果能夠很好地回答這5個“W”，則對組織一次成功的活動將是非常有益的。

第一步是——WHY——“為什么要舉辦這個活動”。可能答案不是僅僅一個簡單的原因，而是涉及一系列能夠表明舉辦本次活動的重要性等方面的重要原因。

第二步是——WHO——“本次活動的利益相關者是誰”。這里的利益相關者包括內(nèi)部利益相關者和外部利益相關者兩個部分。內(nèi)部利益相關者可能包括董事會、員工以及其他一些相關人等，外部利益相關者可能包括媒體、政治家、官員以及其他與本次活動相關的人等。進行一次可靠的市場調(diào)研會有助于深入了解這些相關組織中究竟有哪些人真正與本次活動有關，這無疑將有助于更好地確定活動的針對對象。

第三步是——WHEN——“什么時候舉辦本次活動”。必須要判斷對相應規(guī)模的活動而言，現(xiàn)有的調(diào)研時間約束是否可行，是不是會時間不夠。如果是時間不夠的話，就可能須要重新考慮計劃，考慮要么改變活動舉辦日期、要么改變組織運行流程。活動舉辦的時間同時還將涉及決定究竟應該在什么地方舉辦該活動。

第四步是——WHERE——“在哪里舉辦本次活動”。因為一旦決定了活動的舉辦地點，則同時就意味著組織管理究竟會是一項簡易的工作還是一項具有挑戰(zhàn)性的工作。因此對這個問題應該盡早決定，因為它將影響到其他的相關決定。

第五步是——WHAT——“舉辦一次什么樣的活動”。這要取決于依據(jù)所收集的調(diào)研信息決定的目標市場的消費者的需求。要想在滿足組織內(nèi)部利益相關者的同時滿足外部目標市場利益相關者是一項非常艱巨的任務。因此，對這個“W”一定要詳加分析，以使前面幾個“W”能與之相協(xié)調(diào)。

在回答了這幾個“W”后，接下來就應該將調(diào)研的工作重點轉向研究如何以有限的資源來舉辦一項能夠給各利益相關者帶來最大化收益的活動的問題，這也就是要進行所謂的SWOT分析。

二、勾畫成功藍圖

(一)勾畫藍圖須要培養(yǎng)創(chuàng)造力

勾畫成功藍圖主要在于創(chuàng)造能力的發(fā)揮。創(chuàng)造力是每個成功的活動管理者所必備的要素。設計藍圖的方法有很多，但最重要的是要記住，最優(yōu)秀的活動設計者須要通過經(jīng)?！芭輬D書館”、看一些電影或電視劇、參觀藝術畫廊、翻閱相關期刊等途徑來保證自身的創(chuàng)作激情。而在實際工作中，頭腦風暴法也是一種很好的激發(fā)創(chuàng)造激情的方法。在進行頭腦風暴會議時要記住兩條基本原則:a.會上沒有次的主意;b.回到第一條原則。此外，以下這些技巧也將對你的創(chuàng)造力的發(fā)展有所裨益:

每月參觀一個藝術畫廊;

每月觀看一次歌劇現(xiàn)場表演，或看一場電影，或看一場舞蹈表演;

堅持閱讀大量相關文獻;

參加一個音樂、舞蹈、文學、視覺藝術或表演等方面的培訓班，或者參加一個討論團隊;

將從上面幾個方面所學到的知識運用到活動管理中去。

(二)藍圖的可行性問題

在確信所勾畫藍圖已經(jīng)充分考慮并能滿足所有利益相關者的利益之后，應該將本階段的工作重點轉向研究藍圖的可行性問題。

簡單地說，可行性就是有目的地審視活動設計本身，以判斷在可得資源的前提下該設計是否能付諸操作。這是活動在進入實際籌劃之前的最后一關，所以一定要嚴格把關，尤其要注意在財務、人力資源和政治方面的問題。這三者的重要程度將視活動的性質(zhì)而定。舉個例子，一項贏利性質(zhì)的或者大型標志性活動需要有足夠的資金投入，因此財務管理往往比較重要;而對于一項非贏利性質(zhì)的活動可能需要大量的志愿服務人員，因此人力資源管理就更顯重要;而一項民眾性的活動則可能必須依托相當?shù)恼畏矫娴馁Y源才可成功。

(三)財務方面的考慮

應該了解是否有足夠的資金以維持活動的運轉和舉辦，因此也就意味著須要考慮到如果真的出現(xiàn)資金不到位時可能會出現(xiàn)什么情況。如何給債權人償付?是否有足夠的現(xiàn)金可即時注入以維持活動的繼續(xù)運轉?在縝密地分析活動所需現(xiàn)金后以決定在現(xiàn)金支付和現(xiàn)金收入間究竟有多長的時間差?

(四)人力資源方面的考慮

在評估了活動的可行性之后，還須要考慮活動所要求的人力資源的供給問題以及與人力資源管理相關的薪酬設計問題(包括物質(zhì)方面的薪酬給付和非物質(zhì)的酬勞)。當然對于一項大型活動而言，更為重要的是還須要考慮這些人員能否形成一個能夠有效運轉的團隊。

(五)政治方面的考慮

必須實事求是地注意到政府部門在活動的監(jiān)督方面所起的越來越重要的作用。政治家可能同時從正反兩方面來看活動。活動的正面影響主要表現(xiàn)在給公眾提供了機會以及經(jīng)濟影響等方面，負面影響主要表現(xiàn)在對市政服務設施的損耗以及破壞的潛在可能等方面。尤其在舉辦民眾性的活動的時候，理解并獲得政治家以及相關官方機構領導的支持對活動的正常平穩(wěn)進行將至關重要。同時，對所有的活動而言，要仔細研究審批程序以確定在舉辦地法律許可范圍內(nèi)活動是否真正具有可行性。因為沒有正式的官方批準，任何的活動藍圖都只是一個美夢而已。

三、活動的規(guī)劃

這可能是在整個活動的組織管理過程中歷時最長的一個階段?？陀^上看，這可能是由于沒有進行詳細、準確的研究和設計而導致的對規(guī)劃方案的多次增添刪補等工作拖延了時間。因為畢竟活動是一些人為另一些人提供的，所以其中的確必然存在諸多意外情況，因此，市場調(diào)研和藍圖勾畫方面做得越出色，則在規(guī)劃階段所需費時就越少。在本階段主要是運用時間、空間和速度法則以決定如何最優(yōu)配置可直接使用的資源，這些法則運用的有效程度將對活動的最終結果產(chǎn)生重要影響。

(一)時間法則

在活動的組織管理過程中，首先會遇到的問題常常是關于客戶究竟想在何時舉辦該項活動方面的，因此，時間法則主要是指究竟有多少時間可供活動的組織管理者進行“配置”。如果沒有足夠的時間的話，活動組織管理者可能不得不放棄這次機會，否則很可能導致活動不能達到預期的質(zhì)量要求或者組織的不夠?qū)I(yè)，而這又很可能會造成喪失更多未來的機會。能夠用于活動規(guī)劃及最后的活動操辦的時間的長短、組織管理者“配置”這些時間的方式會影響到活動的運行成本，有時甚至會影響到活動的成敗。盡管進行準確的時間預算可能須要依賴于大量的實踐積累，但是可以確定的是，時間預算應該包括活動之前的客戶會議、地點考察、溝通以及合同準備等各個方面。同時應該考慮到在時間預算時必須考慮到意外情況發(fā)生的可能性。

(二)空間法則

空間法則既包括將舉辦活動的具體的空間位置，同時也包括適于活動的諸多重大決定的時間間隔。時間與空間之間的關系貫穿活動組織管理全過程，正確處理兩者之間的關系對于活動的成功起著非常重要的作用。

舉個例子，1988年在杰克·莫菲(Jack Murphy)體育場進行大聯(lián)盟“超級碗”比賽，中場休息時安排了一場表演，表演活動由一家叫Radio City Music Hall Productions的公司負責組織。該公司計劃在表演中使用88架豪華鋼琴。然而在表演即將舉行的前一天，在沒有任何事先通知的情況下突然被告知，原定的表演時間被大大壓縮，而且更令人措手不及的是，體育場草皮管理人員出于對下半場比賽的考慮，對鋼琴進入體育場將對草皮產(chǎn)生的損害極度關注。這個例子以及其他諸多相關案例都說明了一點，那就是活動的具體舉辦地點對活動所要求的其他相關組織過程所需時間將產(chǎn)生重要影響。

而且活動的舉辦地點一旦選定，活動地點的位置以及該地點所提供的物質(zhì)方面資源將對活動所需的額外時間投入產(chǎn)生顯著影響。比如，如果活動舉辦地點是一個具有歷史意義的、有永久性的裝飾的大廈，則花費在場地布置方面的時間顯然就不需太多，而如果活動是在一個普通的飯店或會議中心或其他什么別的“徒有四壁”的地點舉辦的話，為了給活動創(chuàng)造一個合適的氛圍環(huán)境就不得不多投入相應的時間和資金。

活動地點的選擇還要考慮到參加活動的目標市場的年齡結構以及類型構成。還須要考慮入口、出口問題，包括考慮車輛、道具(包括動物)、有殘疾的活動參加者的出入問題以及其他任何涉及活動場地進出的因素，考慮進出所需要的時間以決定究竟需要有多少道出入口，考慮停車、公共交通以及其他包括出租車、私人豪華車、旅游車輛在內(nèi)的交通工具所需的空間等許多方面的因素。

(三)速度法則

顯然，如果活動組織管理者被迫在還沒有充分準備好的情況下將活動付諸實施的話，很可能導致活動低于規(guī)范的要求。因此，作為活動組織管理者必須保證使活動組織管理的每個流程環(huán)節(jié)都在最佳時間內(nèi)運行。而這種理想狀況的能否出現(xiàn)很大程度上取決于組織管理者是否擁有了完成活動所需的足夠信息和資源。

像樂隊指揮一樣，確立合適的速度并不是一門嚴格的科學，而只能根據(jù)組織管理者自身的經(jīng)驗、能力等來決定是加快還是減緩活動進展運行的速度。如果能夠很好地分析活動的地點、準確地估計活動所需時間的話，活動組織管理者就能夠更好地就活動的開始、運行以及設備的撤場等制定一個合理的速度或時間表。沒有了這些方面的預先分析，活動組織管理者就好比是一個沒有樂譜的指揮家。此外，如果能夠充分理解目標市場消費者的需要，也將有助于確立并在活動進行過程中調(diào)整速度(比如，如果消費者之所以參加此項活動是希望借此溝通關系，則應該安排更多的輕松休閑時間以便與會各方有足夠的互相交流的時間)。

必須提醒注意的是，活動組織管理者往往根據(jù)自己最熟悉的方式來組織管理某次活動，而這也往往會導致忽略掉一些重要的“缺口/縫隙”。為使整個活動能夠盡可能實現(xiàn)“無縫運行”，則要求活動組織管理者在進行規(guī)劃的時候充分運用“縫隙分析法”(Gap Analysis)——可以請相關的專家評估規(guī)劃方案并就規(guī)劃內(nèi)含的邏輯思路的缺陷提出建議彌補。

四、執(zhí)行計劃中的協(xié)同

成為一名優(yōu)秀的活動組織管理者的關鍵因素是什么?盡管可能不是惟一的因素，但是具有做出英明果斷的決定的能力是非常重要的。因為在這個活動的協(xié)同過程中需要組織管理者做出一系列的相關決定。基于組織管理者自身職業(yè)訓練和經(jīng)驗的這些決定正確與否，將對整個活動最后的結果產(chǎn)生極大的影響。在保持一種積極心態(tài)尋求應對挑戰(zhàn)的正確對策的同時，運用一些重要的分析方法對所面臨的挑戰(zhàn)進行分析同樣顯得重要。這包括:

搜集所有信息，并從多個角度分析問題;

站在可能受決策影響的人群的立場，從正反兩方面審視決策;

考慮決策所可能導致的財政方面的問題;

考慮決策所可能導致的道德及倫理方面的問題;

果斷決策而不要瞻前顧后。

五、活動后的評估

活動的組織管理過程是一個循環(huán)的、螺旋式改進的過程，活動評估既是整個活動組織管理程序的最后一個環(huán)節(jié)，同時也是下一個活動組織管理的開始。因此可以說活動后的評估是在為下一次活動的組織與管理作準備。

活動后的評估最常使用的方式是正式的書面調(diào)查。也就是在活動結束后馬上就參加活動各方的滿意程度進行跟蹤調(diào)查。當然這種方式由于從活動“消費”到調(diào)查進行之間的時間間隔較短，所以就可能導致由于參加活動的各方還沒來得及好好“消化”參加活動所帶來的體驗不能給出版恰當?shù)男畔?，因此有可能使所得的反饋信息不無偏差。

一種正在被逐漸使用的新的評估方法是活動前與活動后相結合的調(diào)查方法。這種方法特別有助于活動組織管理者了解活動是否滿足了參與活動各方的預期。通過這種調(diào)查方法可以很好地發(fā)現(xiàn)在消費者參加活動前對該活動的期望與最終所得到的實際結果之間是否存在“縫隙”，從而有助于活動組織管理者要么改善對活動所能得到結果的過高承諾，要么改善有關組織管理工作以便在下次活動中加以改進，使得那些本應該帶給消費者的體驗等能真正被消費者所“接收”。

不過，無論采取哪種評估方式，牢記不要等到活動完全結束后才去了解活動進行得好壞程度，因為如果等到那些參加活動的消費者填完調(diào)查表的時候，得到的任何信息對本次活動效果的改善已經(jīng)沒有任何好處了。因此評估必須注意與活動進程盡可能緊密相隨^[4]，能有助于在運行過程中及時填補“縫隙”。

資料2-2　大型活動行業(yè)領導人宣言(摘選)

前言

大型活動是世界上最大的行業(yè)之一，是許多經(jīng)濟奇跡發(fā)生的根源所在。大型活動不僅是我們的職業(yè)，而且是我們的個人使命。通過它，我們可以為成千上萬的人提供服務。大型活動因?qū)ξ覀円约拔覀兯幼〉沫h(huán)境產(chǎn)生積極的影響而將成為人類、社會以及企業(yè)界發(fā)展的一個里程碑。我們恐能力有限有辱該事業(yè)而不安，同時又以能成為其中一員而自豪。我們感謝先輩們留下的寶貴遺產(chǎn)，同時又竭盡所能為現(xiàn)在及將來的同仁們做些鋪墊。

大型活動正處于一個關鍵時刻，對環(huán)境、技術以及經(jīng)濟上的挑戰(zhàn)的理解和貢獻將有助于支撐起這一行業(yè)的未來。擁有預見性及對知識、能源的恰當使用能力將成為進入這一行業(yè)的敲門磚。我們必須推進這一事業(yè)的發(fā)展，通過培育發(fā)展、壯大行業(yè)自身以及在社會各行各業(yè)、長短期目標間尋找新的支撐點。

在各行各業(yè)中，大型活動職業(yè)者是一個整體、一個有著相同目標的統(tǒng)一體，擺在我們面前的經(jīng)濟技術以及環(huán)境的挑戰(zhàn)都要求我們堅強地統(tǒng)一起來。在我們的星球上，聯(lián)盟與協(xié)作存在于每一社會單元、行業(yè)及社區(qū)之間，因此，所有大型活動職業(yè)者應聯(lián)合在一起并遵守如下協(xié)議:

(一)任務

為了確保又一個繁榮而持久的經(jīng)濟發(fā)展，我們必須:

a.積極行動以確保良好的自然環(huán)境，并教育別人來理解其對經(jīng)濟發(fā)展的重要性。

b.提高技術能力以便在提高經(jīng)濟收入的同時降低成本。

c.為了世界范圍內(nèi)的教育、社會、經(jīng)濟利益而結成強大的戰(zhàn)略利益聯(lián)盟。

d.減少對環(huán)境的負面影響和不斷監(jiān)控環(huán)境的變化。

e.在經(jīng)濟領域積極奉行環(huán)保政策，并以此來約束其他人及后代。

f.倡導綠色意識，并以此作為現(xiàn)在及將來同客戶進行合作的切入點。

(二)在提升技術能力降低成本的同時提高質(zhì)量

a.讓技術滲透到大型活動的每一個角落。

b.投資于軟件的研究和開發(fā)，以此來提高經(jīng)濟效率和產(chǎn)品質(zhì)量。

c.為推廣大型活動并使其市場化，鼓勵新技術的開發(fā)和使用(如萬維網(wǎng)、因特網(wǎng))。

d.通過合作降低技術消耗費用。

e.通過擴大交流與合作，在系統(tǒng)內(nèi)部及外部推廣使用電子辦公系統(tǒng)。

f.為了與新技術同步，大型活動要為員工提供培訓機會。

(三)為了世界范圍內(nèi)的教育、社會、經(jīng)濟利益而結成強大的戰(zhàn)略聯(lián)盟

a.提供具有吸引力的優(yōu)越條件以吸引高素質(zhì)的人才。

b.鼓勵更多的人加入大型活動并從中受益。

c.對每一大型活動以及投資做出評價，以確定它們的實際收益。

d.用切合實際的預測來確保經(jīng)濟的增長，從而平衡職工利益與經(jīng)濟發(fā)展關系。

e.共享投資、利用高質(zhì)量的可再循環(huán)的資源、利用對新技術及環(huán)境的了解來降低花費，增加經(jīng)濟收入。

f.通過工業(yè)伙伴建立起協(xié)作的買賣關系。

g.發(fā)展并鼓勵那些積極履行“綠色工業(yè)”的供應商。

h.鼓勵企業(yè)將大型活動管理應用到它們的工作任務以及由此所產(chǎn)生的工作成果之中。