12.2　流動人員人事檔案管理的體制、原則與要求

12.2.1　流動人員人事檔案管理的體制

我國流動人員人事檔案管理體制是在上述原則的指導(dǎo)下確立的，即“集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分級負(fù)責(zé)制”?！读鲃尤藛T人事檔案管理暫行規(guī)定》第四條明確指出:流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;嚴(yán)禁個人保管他人人事檔案。⁽³⁾全國各地基本按照規(guī)定建立了機(jī)構(gòu)。具體來說，全國的流動人員人事檔案由中央組織部和人事部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理，縣級以上都有專門管理流動人員人事檔案的機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)名稱大體相同，有“人才服務(wù)中心人事檔案管理處”、“人才交流中心人事檔案部”、“人才交流社會服務(wù)中心”等稱謂。

跨地區(qū)流動的人員人事檔案，可由其戶籍所在地的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，也可由其現(xiàn)在工作單位所在地的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。

尚未建立人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)的地區(qū)，流動人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。

12.2.2　流動人員人事檔案管理的原則

我國流動人員人事檔案管理原則是“集中統(tǒng)一，歸口管理”，即接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。這一原則是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的精神確定的?！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定:檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則?！读鲃尤藛T人事檔案管理暫行規(guī)定》第三條指出:流動人員人事檔案管理遵循集中統(tǒng)一、歸口管理的原則，接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。同時，這一原則也是結(jié)合我國“黨管干部”、“黨管人才”的原則來確定的。

12.2.3　流動人員人事檔案管理的要求

流動人員人事檔案實(shí)行規(guī)范化管理要求，主要是指此類檔案收集齊全、內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、管理科學(xué)以及檢索方便。

12.2.3.1　材料收集齊全

收集工作是人事檔案工作的首要環(huán)節(jié)，也是最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)。檔案收集整理工作直接關(guān)系到流動人員人事檔案的安全和其切身利益，但目前部分檔案材料存在相當(dāng)數(shù)量的缺失，部分材料雖然數(shù)量上存在，但是內(nèi)容單薄、缺乏連續(xù)性，無法起到有效的證明作用。例如，缺乏黨團(tuán)材料，因而無法證明其政治面貌，從而無法考證其思想狀況。

近幾年來，人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)積極開展各種形式的人事代理業(yè)務(wù)，取得顯著成效。目前，開展的人事代理業(yè)務(wù)中，很多項(xiàng)目就與流動人員人事檔案有關(guān)。這就要求補(bǔ)充、調(diào)整檔案內(nèi)容，改變過去檔案內(nèi)容空洞、政治術(shù)語過多的現(xiàn)象;補(bǔ)充、調(diào)整反映當(dāng)事人業(yè)績、能力、誠信方面的材料。特別是流動人員身份的認(rèn)定、出國(出境)情況、繼續(xù)教育、業(yè)績考核、職稱考評、社會保險的繳納情況以及個人在社會經(jīng)濟(jì)活動中的誠信記錄。將上述檔案收集歸檔，必然能為流動人員人事檔案整理、利用提供基礎(chǔ)保證。

12.2.3.2　內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確

流動人員流動頻繁，工作地點(diǎn)轉(zhuǎn)移較多，尤其出現(xiàn)了個人私帶檔案的現(xiàn)象后，流動人員檔案的真實(shí)性問題就必然成為我們關(guān)注的焦點(diǎn)。中組部、人事部于1996年印發(fā)的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》第四章第十三條中明確指出:在整理檔案過程中，要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容，不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。然而，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，改革開放的深入，一些人為了職稱、工資的晉升、崗位考核、干部任免等需要，擅自涂改、偽造檔案材料。假學(xué)歷，假工齡，假成果，假獎勵現(xiàn)象屢見不鮮。例如，山東省青島市截至2005年年底，三年時間為66 000人出具學(xué)歷驗(yàn)證和認(rèn)證誠信調(diào)查報告，查處假學(xué)歷和不良信用人員6 500余人⁽⁴⁾;上海市人才服務(wù)中心2005年提供3200份背景調(diào)查證明，有的應(yīng)聘者自述的畢業(yè)年份，經(jīng)核查該學(xué)校根本不存在應(yīng)聘者所說的那個班。這些造假的內(nèi)容不僅對于用人單位在對錄用人員考核時產(chǎn)生不利影響，對于社會發(fā)展也有著極大的危害。因此，在實(shí)際工作中，檔案的管理人員必須嚴(yán)格把關(guān)、提高檔案質(zhì)量。例如，凡所持證書必須與檔案材料相對應(yīng)，頒證機(jī)關(guān)在發(fā)證的同時制作一張與之對應(yīng)的證明材料(如成績單、審批表或公示文件等)，并注明該材料必須歸入檔案，以便證書與檔案材料統(tǒng)一，以防虛假;凡已就業(yè)者，單位必須將形成錄用通知書、勞動合同書和辦理社會保險的證明材料同時進(jìn)入檔案，以證明該人員的工作簡歷。同時，流動人員檔案管理部門在收集有關(guān)部門干部任免、調(diào)動、考核、培訓(xùn)、獎勵等工作中形成的反映流動人員德、能、勤、績的材料，尤其是流動人員本人填的履歷表、自我鑒定等必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒定和認(rèn)證，方可整理立卷。務(wù)必確保流動人員人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性。

12.2.3.3　管理科學(xué)系統(tǒng)

流動人員人事檔案科學(xué)化管理，主要是指對其管理應(yīng)采用科學(xué)組織原則和科學(xué)管理方法，如收集歸檔、整理鑒定、分類保管和檢索利用等各個方面都不能隨意進(jìn)行，而應(yīng)有明確的收集歸檔內(nèi)容和歸檔范圍，統(tǒng)一的整理鑒定標(biāo)準(zhǔn)和分類表格，完善的檢索工具體系，切實(shí)可行的提供利用原則和措施等。在流動人員人事檔案的管理問題上應(yīng)注意這樣幾個問題。首先，組織人事部門和勞動保障部門應(yīng)本著對流動人員負(fù)責(zé)的態(tài)度進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，明確各自的檔案管理范圍，盡量減少人事檔案的轉(zhuǎn)遞次數(shù)，確保人事檔案的安全性。其次，應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行中組部、人事部《關(guān)于加強(qiáng)流動人員人事檔案管理工作的通知》、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》及人事部《人才市場管理暫行規(guī)定》等政策法規(guī)，以政策為辦事依據(jù)，采取有力措施整頓流動人員人事檔案管理中出現(xiàn)的混亂現(xiàn)象。再次，應(yīng)制定統(tǒng)一規(guī)范的流動人員人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案的接受、轉(zhuǎn)遞程序手續(xù)、檔案材料的整理歸類等，采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法解決實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題。最后，應(yīng)提高檔案管理人員的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，應(yīng)定期對檔案管理人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

12.2.3.4　檢索方便及時

由于流動人員檔案所包括人員的種類繁多，如國家公務(wù)員、教師、大中專畢業(yè)生、科技人員、管理人員等。由于職業(yè)繁多，因此每類和每個人檔案的內(nèi)容千差萬別。這些檔案大多以原有結(jié)構(gòu)存在，集中到流動人員人事檔案管理部門就顯得雜亂無序，不少流動人員人事檔案管理部門對這些檔案沒有重新整理歸類，以至查找利用極為不便;加之流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞制度不夠健全，移交不及時，也導(dǎo)致了流動人員人事檔案管理中難以按時歸檔并使之齊全完整，使得檢索者難以查找。

為了改變這一現(xiàn)狀，并使檔案信息能夠得到充分的開發(fā)，必須推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立流動人員人事檔案信息系統(tǒng)。首先需要將分散、雜亂的流動人員人事檔案進(jìn)行重新整理，建立信息系統(tǒng)、編制分類目錄及檢索工具，使查詢者按統(tǒng)一的類目進(jìn)行查找，方便檢索。同時，由于人事檔案是國家法定的實(shí)行強(qiáng)制性歸口管理的文件資料，具有明顯的公共信息的特征。在信息化觀念深入人心的時代，政府應(yīng)該建立流動人員電子信用檔案，統(tǒng)一管理，全面推進(jìn)流動人員人事檔案資源信息化建設(shè)?？傊?，將流動人員檔案信息化后不僅可以減少管理人員的工作量，并且可以使檢索更為方便與及時，使流動人員的人事檔案得到充分的利用，實(shí)現(xiàn)其價值。