任務(wù)2　展會招商招展

俗話說，“酒香不怕巷子深”。但是，現(xiàn)在，在很多情況下，這句話不一定對。展會也是如此，項目策劃完成之后，還需要讓更多的人知道和了解它，才能吸引最多的參展商和觀眾，真正把展會品牌做起來。因此，招商招展工作非常重要。

活動5:招商招展流程

小組討論

閱讀以下招商招展方案，了解招商招展內(nèi)容。

2007首屆中國(山西)國際建筑裝飾材料博覽會招商招展方案

【展會時間】:舉辦時間:2007年5月11日－5月13日

　　　　布展時間:2007年5月9日－5月10日

　　　　撤展時間:2007年5月14日－5月15日

【展會地點】:中國·山西·太原·山西省展覽館

【展會主管】:山西省建設(shè)廳

【展會主辦】:山西省建筑裝飾協(xié)會

　　　　山西省建筑裝飾協(xié)會材料委員會

【展會承辦】:山西九正傳媒有限公司

【展會招商】:

本次展會招商工作目標定位為兩大方面，四類群體。

兩大方面為招商工作人員的兩大方面工作，一是參展商招商，二是專業(yè)觀眾、買家團體組織邀請。四類群體是指生產(chǎn)廠商、總代理、二級經(jīng)銷商、專業(yè)買家。前兩類群體是本次招商工作主要針對的目標客戶，后兩類群體是本次展會重點邀請的觀展團體。兩者共同構(gòu)成了展會成功舉辦的必要因素，相輔相成，互為對方的吸引點或賣點。

展會招商目標群從性質(zhì)上可分為:生產(chǎn)廠家、總代理及部分地區(qū)代理商。

從地域上可分為:省外生產(chǎn)廠家、太原市總代理或廠家辦事處、二級地市部分總代。

因此此次招商主要分成三個方向。

一是省外生產(chǎn)廠家。

主要方式:郵件邀請、邀請函直郵、電話拜訪等方式。

獲取聯(lián)系方式來源:

1.通過總站信息庫獲取;

2.通過互聯(lián)網(wǎng)查詢獲取;

3.通過相關(guān)展會獲取參展商資料。

二是太原市總代理或廠家辦事處、直營店。

主要方式:專人拜訪、電話拜訪邀請等方式。

獲取聯(lián)系方式來源:

1.通過公司現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫獲取;

2.通過逐戶拜訪發(fā)放邀請函。

三是二級地市部分總代理、生產(chǎn)廠商及地區(qū)代理。

主要方式:電話拜訪邀請、邀請函直郵等方式。

獲取聯(lián)系方式來源:

1.通過公司現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫獲取;

2.通過互聯(lián)網(wǎng)查詢;

3.直接到地區(qū)、市拜訪。

一、招商階段分配

1.招商準備工作。(2007年1月3日前)

A.市場調(diào)查收集相關(guān)資料。

B.展會場館聯(lián)系就緒，平面圖繪制。

C.招商政策、贊助政策到位。

2.招商前期。(2007年1月3日—2月5日)

A.目標:主要針對省外生產(chǎn)廠家及部分太原市總代理。

B.目的:最大廣度和寬度上宣傳本次展會，盡可能地增加可選參展商數(shù)量。

C.根據(jù)展會分區(qū)有目的、有計劃的針對目標群宣傳。

D.招商預(yù)期:爭取預(yù)定或有意向預(yù)定30%的展位。

E.前期結(jié)束前進行總結(jié)，及時應(yīng)對市場需求，調(diào)整招商政策。

3.招商中期。(2007年3月5日—4月15日)

A.目標:兼顧生產(chǎn)廠家及太原市總代理。

B.目的:主要對前期篩選出的意向客戶進行跟蹤。

C.此期側(cè)重實質(zhì)性談判，開始選定展位、收繳費用及廣告位、會刊套餐推廣工作。

D.招商預(yù)期:爭取出租展位85%以上，廣告位、會刊廣告預(yù)定80%以上，應(yīng)收款收到率在80%以上。

E.此期每周通報招商情況，進行總結(jié)。

4.招商后期。(2007年4月16日—5月10日)

A.后期主要工作放在催繳應(yīng)收款的工作上，發(fā)放入會通知書、布展證、參展證等相關(guān)證件。

B.組織接待參展商布展人員，協(xié)助開展布展工作。

二、招商流程

1.發(fā)放邀請函，預(yù)約交流時間，篩選意向客戶;

2.談判確認參展;

3.參展商填寫回執(zhí)表，并郵寄或直接送達大會組委會;

4.招商人員檢查參展商營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)證件;

5.選擇展位。雙方通過展會平面圖確認展位，必要時由招商人員引領(lǐng)至現(xiàn)場確認

6.選擇展會配套服務(wù)(廣告位、會刊、手提袋等);

7.簽訂展會參展協(xié)議書;

8.交費。參展費須在送交回執(zhí)表后7日內(nèi)匯至組委會帳戶，并把匯款憑證傳真至組委會，以便查對;

9.發(fā)放《入會通知書》;

10.參展企業(yè)將企業(yè)介紹(電子版)發(fā)往組委會以備編入會刊或網(wǎng)上發(fā)布;

11.2007年5月1日前大會組委會發(fā)放參展證、布展證、《布展通知書》、《會展服務(wù)手冊》等證件及資料。

監(jiān)督、協(xié)助布展施工，保證順利完成布展。

三、招商原則

1.展位安排原則

先申請、先付款、先安排;組委會7日內(nèi)沒有及時收到參展企業(yè)的參展費用，組委會有權(quán)對展位進行調(diào)整，或不再保留該企業(yè)預(yù)定的展位。

2.展位收款原則

展費一律預(yù)收，一次付清，參展商中途取消參展，參展費不退回。

四、展會主題

搭建產(chǎn)銷一體化平臺，助推三晉建材界騰飛。

五、展會招商賣點

1.政府強勢投資

2007年太原市政府將斥120億元巨資加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在國家“中部崛起”政策的指引下，山西省各級政府決心借助有利大環(huán)境加快經(jīng)濟發(fā)展，并由此制定了太原市“率先發(fā)展”的大政方針。作為中部地區(qū)唯一能源重化工基地，山西對國家建筑建設(shè)的支持有目共睹，憑借能源優(yōu)勢，積累后發(fā)優(yōu)勢，山西有能力扛起“中部崛起”領(lǐng)軍大旗。太原市作為中國華北地區(qū)乃至中部地區(qū)中心城市之一，其影響力可輻射至陜西、內(nèi)蒙等地，隨著太原市政府基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度不斷擴大，城市潛力逐步挖掘，同時，必將影響房地產(chǎn)、建筑、建材等相關(guān)產(chǎn)業(yè)鏈各環(huán)節(jié)行業(yè)，給這些行業(yè)注入新的活力與動力。在此形勢下，太原市甚至山西省對建筑材料的需求必然大幅度擴張，山西建筑建材業(yè)也將隨之步入新的發(fā)展時代。

2.城市宏偉目標

2007年是太原市經(jīng)濟騰飛的一年，同時也是文化事業(yè)大發(fā)展的一年。為構(gòu)建“和諧社會”的社會發(fā)展目標，太原市政府在2007年力爭獲得國家級“園林城市”的殊榮。這個目標需要各方面共同努力，在城市規(guī)劃和改建上政府投入不斷加大，目前太原市擁有的建筑材料資源遠不能滿足實現(xiàn)這一目標的需求。所以，2007年太原將成為全國建筑材料需求增速最快地區(qū)之一。成功搶灘太原市建筑裝飾材料市場，即占有擴大品牌市場份額先機。

3.地方產(chǎn)業(yè)需求

本次展會是山西省有史以來第一屆建筑裝飾材料行業(yè)盛會。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，山西整體生活水平的提高，人們對住房、家居等環(huán)境的需求也日益增長，地區(qū)建筑建材業(yè)也已有了長足的發(fā)展，逐步規(guī)范化，但很多品類各品牌之間還沒有形成相對穩(wěn)定份額，強勢品牌進入相對較少，隨著行業(yè)的發(fā)展和進步資源整合是必然趨勢，這在凈化市場的同時，也加大了對品牌的需求。本次展會就是抓住這一有利時機，在第一時間搭建生產(chǎn)廠家與各級經(jīng)銷商、總代理與分銷商之間的有效溝通平臺，在盡力提供完善服務(wù)的情況下，為買賣各方疏通渠道，助力產(chǎn)業(yè)加速發(fā)展。同時，邀請全國基建、維修各部、委基建負責人，省內(nèi)外工程甲方，建筑裝飾裝修施工單位，設(shè)計單位，房地產(chǎn)開發(fā)商及各級經(jīng)銷商代理商前來觀展，在最大程度上，挖掘展會的廣度和深度，積極為各方牽線搭橋。

六、展區(qū)平面圖(略)

七、展會分區(qū)(略)

八、展位規(guī)格及收費標準

1.無償服務(wù)

博覽會提供國際標準展位(3M×3M)，每個展位配備洽談桌一張，洽談椅兩把，一塊企業(yè)名稱楣板(大會統(tǒng)一制作)，三面展板，220V電源插座一個，二支射燈。

2.參展企業(yè)收費標準

精品展位收費:5000元/個/展期

普通展位收費:4000元/個/展期

室外場地收費:光地27平方起租，260元/平方/展期。(光地無任何配套設(shè)施;施工單位須交納10元/平方/會期施工管理費)

九、廣告形式及收費標準

展會期間，組委會將印制數(shù)萬冊精美會刊，對參展單位及參觀觀眾免費發(fā)放。

1.精美會刊制作

彩色大十六開(中文)，會刊尺寸:210mm^*285mm，頁數(shù):100。

2.刊載廣告收費標準

封面:12000元/版

封底:10000元/版

封一:8000元/版

封二:6000元/版

扉頁:5000元/版

3.會場廣告收費標準

普彩:4000元/版

拱門:4000元/期(共4個)

氣球:2000元/個/期(共8個)

廣告旗:3000元/面/期(共6面)

手提袋:12000元/期/

立柱氣模:3000元/個/期(共一對)

室內(nèi)展板:5000元/期(擬共8個)

回廊廣告:4000元/個/期(共8塊)

室外墻面廣告:3000元/個/期(共12個)

樓梯轉(zhuǎn)彎廣告:5000元/個/期(共2塊)

十、展會活動安排

1.中國(山西)首屆建筑裝飾材料行業(yè)論壇。2.山西省建筑裝飾協(xié)會會員代表大會。3.參展商與專業(yè)觀眾團體聯(lián)誼活動。

十一、贊助政策

1.協(xié)辦贊助

贊助費:80000元/家，共兩家

回報:A.在各種宣傳、會務(wù)資料中列為協(xié)辦單位;

　　　B.國標展位2個;

　　　C.會刊普彩4版;

　　　D.拱門一個;

　　　E.室內(nèi)展板一個;

　　　F.在展會同期活動中進行展示;

　　　G.新聞發(fā)布會講話3分鐘。

2.普通贊助

贊助費:50000元/家，共五家。

回報:A.在各種宣傳、會務(wù)資料中列為贊助單位;

　　　B.國標展位2個;

　　　C.會刊普彩4版

　　　D.室內(nèi)展板一個;

　　　E.廣告旗一面。

【專業(yè)觀眾組織】:

一、地市二級經(jīng)銷商

1.邀請:實地發(fā)放DM宣傳單、電話邀請、直郵邀請。

2.組織:按所在地區(qū)組團，至少在5個團隊以上。

3.時間。2007年4月中旬到位。

二、團體買家

1.邀請:通過協(xié)會、政府邀請全國基建、維修各部、委基建負責人;工程甲方;建筑裝飾裝修施工單位;設(shè)計單位;房地產(chǎn)開發(fā)商及各級經(jīng)銷商代理商前來參觀。

2.組織:組團應(yīng)在5個以上。

3.時間:2007年4月中旬到位。

三、省外專業(yè)觀眾

制作大會入場券十萬份通過郵寄、電子郵件等方式派發(fā)到全國相關(guān)單位及專業(yè)人士手中，邀請前來參觀采購。

學(xué)習(xí)材料

招展就是通過各種方式將那些產(chǎn)品或服務(wù)與展會主題相符的制造商、供應(yīng)商、成果擁有者、服務(wù)提供者吸引到展覽會，并在展會上展示和推銷自己的產(chǎn)品、服務(wù)和技術(shù)成果。招商，則是通過各種方式將那些對展會展品有需要或感興趣的采購商和其他觀眾進入展覽會。兩者相輔相成，都十分重要，不可有所偏頗。就像專業(yè)觀眾的興趣和信心取決于展會的展商規(guī)模、層次和是否合適一樣，展商的興趣和信心也取決于專業(yè)觀眾的規(guī)模、層次和是否符合其要求和期望。因此，招展和招商互為條件，互為基礎(chǔ)。

招商招展工作流程如圖2－2－4所示。

圖2－2－4　展會招商招展流程

活動2:招商招展進度計劃和分工

招商招展需要根據(jù)總體策劃方案制定進度計劃和分工安排。不管招商招展工作是由幾個單位共同負責，還是只由一家單位負責，都要對招商招展人員及其分工做出安排，確定人員名單，明確各人負責的地區(qū)范圍和重點目標客戶名單，制定各招商招展人員的信息溝通和工作協(xié)調(diào)辦法，制定統(tǒng)一安排展位的措施。避免出現(xiàn)任務(wù)不明確、跟進措施不力、彼此信息不通等現(xiàn)象。

招商招展工作進度計劃一般用表格的形式來表示，如表2－3表示。

表2－3　招商招展工作進度計劃表

作業(yè)

1.在小組內(nèi)根據(jù)各人特點，試著進行招商招展人員分工。

2.收集至少三個展會的展位價格，并對展位進行分類。

活動3:制定招展價格

小組討論

所有的展會都會對展位標價。那么，一般有幾種展位?

學(xué)習(xí)材料

展位，一般是指展會上用來展出商品和圖片的單位空間，也稱作攤位。根據(jù)面積和裝修風(fēng)格的不同，分為標準展位(或標準攤位，簡稱標攤)和特裝展位。也分室內(nèi)展位和室外展位。

室內(nèi)一般的標準國際攤位為:3m×3m，提供的標準配置一般包括:一桌兩椅兩射燈(或日光燈)，一個220V5A的插座，一個紙簍，三面圍板，一塊楣板。室內(nèi)或室外空地一般為36平方米起租，不提供任何配置，如有需要可向主場搭建商提前預(yù)訂或現(xiàn)場租賃。一般企業(yè)自行進行特別裝修時選用。

1.“道邊型”展臺

也稱“單開口”展臺，它夾在一排展位中間，觀眾只能從其面前的過道進入展臺內(nèi)，這種類型的展位租金最低。中小企業(yè)在選擇這類展臺時要注意它的位置，優(yōu)先挑選位于洗手間、小賣部、快餐廳、咖啡屋附近的展臺，這些地方是展會人流最密集的區(qū)域，易于參展捕捉商機。

2.“墻角型”展臺

也稱“雙開口”展臺，它位于一排展臺的頂端，兩面鄰過道，觀眾可以從它前面的通道和垂直于它的過道進入展臺?！皦切汀闭古_與“道邊型”展臺相比，面積相同，但多出一條觀眾進入展臺的側(cè)面過道，因而觀眾流量較大，展示效果相對較好，當然租金也要比“道邊型”展臺高出10－15%。

3.“半島型”展臺

觀眾可從三個側(cè)面進入這種類型的展臺，其展示效果要比前兩種好一些。企業(yè)在選擇這種展臺時，應(yīng)該配合做好特裝修才能達到滿意的效果。

4.“島型”展臺

它在四種類型的展臺中租金最高。它與前三種類型的展臺不同，觀眾可以從任意一個側(cè)面進入展臺內(nèi)，因而更能吸引觀眾的注意力。這類展臺適于展示，廣告效果好，因而設(shè)計起來更為精心，搭建費用相對較高，是大型企業(yè)參加展會之首選。

圖2－2－5　道邊型展臺

圖2－2－6　墻角型展臺

圖2－2－7　半島型展臺

圖2－2－8　島型展臺

小組討論

四種展位價格有不同，那么，展位價格是如何制定的呢?

學(xué)習(xí)材料

展位價格的高低直接影響著參展商的參展成本，因此，在其他條件一定的情況下，參展商總是選擇價格最低的展覽會。為了能制定最合理的價格，主辦方要充分考慮競爭的需要，并結(jié)合展會的成熟度、展會主題、所在行業(yè)等因素來定價。

具體展位價格受成本和供求因素影響。總展覽場地的租賃費用就是展覽成本的基本要素，此外還包括宣傳、管理、勞務(wù)等方面成本。這些成本都要分攤到展位的價格中去。另外，供求狀況也是影響展位價格的關(guān)鍵因素。需求旺盛的展會，參展商多，展位價格就高一些;反之，需求不旺盛，展位價格就低一些。因此，著名展會的價格要比小展會、新展會的價格高。

根據(jù)成本和供求制定出基本價格后，還需要根據(jù)實際情況靈活定價，比如:

1.根據(jù)租用場館位置的不同，確定不同的價格。如靠近出入口的展位、通道邊的展位價格就高一些。

2.根據(jù)事先的協(xié)定，對某些參展商提供特殊的價格，如原有合作單位、中西部地區(qū)參展企業(yè)等。

3.根據(jù)參展商租用場館面積的大小，給予一定優(yōu)惠，如對參展規(guī)模大、在行業(yè)內(nèi)有較大影響和知名度的參展商提供折扣。

此外，目前國內(nèi)大多數(shù)展覽會還實行境內(nèi)外差別報價，即境內(nèi)參展商用人民幣報價，境外參展商用美元報價。但這種情況正在逐步改變。

作業(yè)

比較之前收集的展位價格，分析其價格為何不同。

活動4:編制招展合同

小組討論

在展位價格制定好之后，我們還需要為招展做什么準備?

招展的最終目的是招來參展商，與他們簽訂合同和協(xié)議，保證展會的順利進行。沒有參展商的展會根本就不算展會，也不可能招來觀眾。因此，我們在招展時需提前準備好參展合同和協(xié)議。通常，一個展會的合同和協(xié)議都是固定格式的，只需填寫相應(yīng)內(nèi)容即可。

學(xué)習(xí)材料

第_____屆武漢房地產(chǎn)交易展示會

(20_______年_______季)參展合同

甲方:第_____屆武漢房地產(chǎn)交易展示會(20_____年_____季)組委會

乙方:___________________________________

根據(jù)《中華人民共和國合同法》及其他有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，甲乙雙方在平等、自愿、協(xié)商一致的基礎(chǔ)上，就參展事宜達成如下協(xié)議:

第一條，展會宗旨

展會本著服務(wù)政府、服務(wù)企業(yè)、服務(wù)民眾的原則，搭建房地產(chǎn)行業(yè)交流、展示、交易平臺，促進房地產(chǎn)業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

第二條，時間地點

布展時間:_____月_____日至_____月_____日

展示時間:_____月_____日至_____月_____日

撤展時間:_____月_____日

展會地點:________________________________________

第三條，標的及付款

(一)展位:乙方取得展廳一層_____號展位(_____m²)，二層號展位(_____ m²);展位費:_____萬元(人民幣，下同)。

(二)廣告位_________;其他:__________;__________萬元。

(三)合計金額:_________萬元

(三)付款方式:乙方按下列第種方式按期付款:

1.一次性付款。乙方應(yīng)在_____年_____月_____日前，一次性向甲方支付展位費等人民幣_____萬元。

2.分期付款。乙方應(yīng)在_____年_____月_____日前，向甲方支付展覽定金人民幣_____萬元，余款人民幣萬元應(yīng)在_____年_____月_____日前向甲方付清。

第四條，甲方義務(wù)

(一)甲方作為房展會主辦機構(gòu)，提供展會現(xiàn)場展位空間及相關(guān)保障服務(wù)，確保乙方參展基本權(quán)益，協(xié)助乙方參展獲得最大收益。

(二)甲方免費為乙方提供會刊1/2版面，乙方應(yīng)在規(guī)定時間_____月_____日前提供符合要求的宣傳資料設(shè)計稿。

(三)乙方在展會期間遇到困難時，甲方應(yīng)鼎力支持并給與實質(zhì)幫助。

(四)展會期間，甲方按每個標準展位(面積為9平方米)1張/天免費提供《中餐券》。

(五)甲方向乙方免費提供《車輛通行證》，特裝展位(4個標準展位或以上)1個，(8個標準展位或以上)提供2個。

(六)甲方承擔布展到撤展期間15A以下動力電源費用，15A以上由乙方支付。

第五條，甲方權(quán)利

(一)甲方擁有房展會的統(tǒng)籌、管理和控制權(quán)利。

(二)甲方擁有根據(jù)參展商實際情況合理調(diào)整、分配展位的權(quán)利。

(三)乙方未按期向甲方提供符合要求的宣傳資料設(shè)計稿，甲方有權(quán)取消其大會會刊宣傳資格。

第六條，乙方義務(wù)

(一)乙方在展會期間進行銷售的樓盤必須手續(xù)齊全。未取得《商品房預(yù)許可證》的樓盤，應(yīng)標明“僅供宣傳展示”字樣，只能進行企業(yè)形象展示和品牌宣傳，不得在現(xiàn)場進行銷售。

(二)乙方負責本展位的安全責任，搭建的展臺結(jié)構(gòu)必須牢固，搭建材料必須使用防火材料。

(三)乙方不得擅自擴大展位面積，不得占用消防通道、阻礙安全門等消防設(shè)施設(shè)備的使用。

(四)乙方應(yīng)準備好向展館繳納展位垃圾清理押金(10元/平方米)，撤展清理現(xiàn)場完畢經(jīng)展館確認無毀損后可憑收據(jù)退領(lǐng)。

(五)為避免展會現(xiàn)場吵雜形成噪音污染，本展會嚴格限制音響進場;同時，展館內(nèi)設(shè)置有主音響，播放展會信息和背景音樂，也可滿足參展單位發(fā)布重要信息的需求;乙方在展會期間現(xiàn)場宣傳聲音不得超過60分貝，否則甲方有權(quán)進行現(xiàn)場管理和干預(yù)，對情節(jié)嚴重者予以清場處置。

第七條，乙方權(quán)利

(一)展會期間乙方擁有布置、管理自身展位和在展位內(nèi)進行現(xiàn)場展示、宣傳推廣、貿(mào)易洽談活動的權(quán)利。

(二)乙方代表有權(quán)免費參加大會組織的“會中會”活動。

(三)乙方征得甲方同意后，有權(quán)使用大會主席臺自辦活動，接線費、電費、音響調(diào)配及桌椅租賃費自理。

(四)乙方有權(quán)享受大會宣傳包裝服務(wù)。

第八條，違約責任

(一)甲方如因政府重要活動安排、國際及全國性重大展覽活動安排或其他不可抗力因素，未按本合約約定確保乙方展會時段，本合同在下次辦展時自動生效。

(二)乙方因故取消附件一確認的展位未與甲方協(xié)商達成一致的，甲方有權(quán)收取乙方展位費等的全部作為乙方的違約金。

第九條，本合同在履行過程中發(fā)生的爭議，由甲乙雙方協(xié)商解決;協(xié)商不成的按下列第種方式解決;1.提交武漢仲裁委仲裁。2.依法向人民法院起訴。

第十條，合同附件一、附件二、附件三與本合同具有同等法律效力。本合同及附件內(nèi)，空格部分填寫的文字與印刷文字具有同等法律效力。

第十一條，本合同一式份，甲乙雙方各執(zhí)份。

第十二條，合同由甲乙雙方授權(quán)代表簽字加蓋合同專用章之日起生效。

甲方(蓋章):　　　　　　　乙方(蓋章):

第______屆武漢房地產(chǎn)交易展示會

(______年______季)組委會

年　月　日

附件一:展位確認表

附件二:參展須知

附件三:展館安全須知

附件一:

第______屆武漢房地產(chǎn)交易展示會

(20______年______季)展位確認表

附件二:

參展須知

1.請各參展單位按照通知要求，填寫好參展合同及時反饋至組委會，按時準備好大會會刊宣傳資料及設(shè)計稿，____月____日前向組委會報批特裝展位設(shè)計方案。

2.參展單位和參展人員必須服從大會統(tǒng)一指揮，遵守展會規(guī)則，工作人員應(yīng)統(tǒng)一著裝，佩帶《參展證》及《武漢市房地產(chǎn)經(jīng)紀人資格證》或《武漢市商品房銷售員證》等相關(guān)證照，熱情服務(wù)，展示武漢房地產(chǎn)行業(yè)整體形象。

3.參展人員應(yīng)嚴格遵守展館有關(guān)規(guī)定，服從管理，如有意見和建議應(yīng)及時向組委會工作人員反映。

4.組委會根據(jù)工作進程陸續(xù)印發(fā)《通訊冊》等有關(guān)資料，各參展單位應(yīng)按要求將所需提供的資料在截止日期前送交組委會，組委會根據(jù)參展單位提供的宣傳資料與合作需求提供系列增值服務(wù)。

5.展會期間，各參展單位每日應(yīng)認真填寫當日成果統(tǒng)計表，以便組委會有針對性地對外進行宣傳和信息發(fā)布。

附件三:

展館安全須知

凡在本館參展的單位和個人，請遵守本中心如下管理規(guī)定:

1.無票、無證人員不得進入展覽區(qū)域。

2.禁止違規(guī)攜帶易燃、易爆、有毒等危險物品進入展區(qū)。

3.展區(qū)內(nèi)嚴禁吸煙，違者對其處罰人民幣50元。

4.不得占用。堵塞消防疏散通道和安全出口，不得遮擋、埋壓、圈占消防設(shè)施;參展展位要按消防安全規(guī)定配備滅火器材。

5.認清疏散出口標志，遇有緊急情況按疏散指示標志迅速撤離。

6.參展單位進場應(yīng)服從現(xiàn)場工作人員的統(tǒng)一管理，未經(jīng)允許，不得在展廳內(nèi)施工、搭建或拼裝;不得改變展廳地面、強面、門窗或其他建筑結(jié)構(gòu)，不得在展廳任何部位和展板或展具上釘釘子、鉆孔、燒灼、用有色筆涂畫或釘扭螺絲釘?shù)?不得損壞展位內(nèi)的各項配置如展桌、展椅、射燈等;特裝、標攤異型高度低于場地限高，不得損壞消防噴淋系統(tǒng)。

7.嚴禁在展廳內(nèi)外建筑物、地面、展板、展具等設(shè)施上使用膠水、雙面膠、泡沫膠等粘性物質(zhì)粘貼圖案、廣告、文字或宣傳品，特殊情況必須粘貼的，須先繳納清理費押金后方能進行，展覽結(jié)束，清理干凈后退還押金。

8.未經(jīng)保衛(wèi)科許可嚴禁動用明火，不得使用花線布展。不得擅自在展位內(nèi)外亂接電線或超負荷用電(標準展位內(nèi)220伏電源插座使用負荷不得超過1千瓦，使用照明燈具功率不得超過60瓦);需安裝給水、動力電、使用空壓機的參展單位需到現(xiàn)場服務(wù)處辦理相關(guān)手續(xù)，嚴禁私自接駁電源，違者取消用電資格。

9.不得擅自拆改展位，若需要拆改的參展單位需先申請，并到現(xiàn)場服務(wù)處辦理相關(guān)手續(xù)。

10.參展單位的展品不得超出本展位范圍;不準私自拼接展位、出售展位。11.未經(jīng)允許，不得在自身展位外的公共場所派發(fā)、懸掛、擺放宣傳品。

12.參展單位的音響設(shè)備，其播放聲音不得超過60分貝。

13.謝絕外帶盒飯進入展館。

14.以上條款如有違反者將依照相關(guān)規(guī)定給予處罰。館內(nèi)正常開館時間9:00－17:30，其余時間為加班。

活動5:編制招展書

小組討論

現(xiàn)在展會還沒有開始，怎樣向參展商和觀眾介紹展會，吸引他們的興趣?

在招商招展過程中，展會還未開始，參展商和觀眾都無法看到真實的展會，組織者只能通過招展書和招商書向潛在參展商和觀眾說明展會情況，因此，招商招展書對吸引展商和觀眾起著重要作用。一般來說，招展書內(nèi)容比較詳細，招商書相對簡單，且內(nèi)容與招展書相似，也稱為邀請函。

圖2－2－9　第七屆中國(蕪湖)國際旅游商品博覽交易會招展書、招商書

小組討論

閱讀下面的招展書，討論其主要內(nèi)容和格式。

2008年廣州博覽會招展書

地點:廣州國際會議展覽中心

主辦單位:廣州市人民政府中國對外貿(mào)易中心

廣州是廣東省政治、經(jīng)濟、科技、教育和文化中心，也是華南區(qū)域性中心城市，地處珠江三角洲的北端，瀕臨南海，毗鄰香港和澳門，中國第三大河流珠江穿城而過，素有中國“南大門”之稱;空港、海港、信息港和軌道交通、高快速路網(wǎng)等一大批帶動廣州長遠發(fā)展的重大基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善;綜合經(jīng)濟實力位于全國十大城市前列，為廣州會展業(yè)發(fā)展提供了有利條件。

廣州博覽會是廣州市政府和中國對外貿(mào)易中心聯(lián)合主辦的中外經(jīng)貿(mào)結(jié)合的大型博覽會，至今已成功舉辦了十五屆，政務(wù)往來、經(jīng)貿(mào)合作、文化交流取得了顯著成效。2007年廣州博覽會展覽面積共6萬平方米，3000個展位，有來自境外13個國家(地區(qū))、國內(nèi)40個省市代表團參會參展，簽訂經(jīng)濟技術(shù)合作項目385項，達成貿(mào)易及合作總額1554.09億元。廣州博覽會的國際化、專業(yè)化、市場化步伐不斷加快，品牌效應(yīng)日益彰顯，國內(nèi)外知名度和影響力日益擴大，已成為廣州促進國內(nèi)外經(jīng)貿(mào)合作與文化交流的重要平臺。

第十六屆廣州博覽會定于2008年9月5日至9月8日在廣州國際會議展覽中心舉行，我們竭誠歡迎國內(nèi)外各地政府及工商、企業(yè)、各界人士參展、參會，通過廣州博覽會這個平臺，開展廣泛合作，實現(xiàn)互利多贏!

一、展覽規(guī)模與內(nèi)容

2008年廣州博覽會展覽面積8萬平方米專展

1.綜合產(chǎn)品展

2008廣州藥品保健品及醫(yī)療器械展覽會

2008廣州(國際)現(xiàn)代物流展

2008廣州國際城市公共交通展覽會

2008廣州國際動漫展

2008年中國(廣州)國際頂級品牌產(chǎn)品展示交易會

2008廣州時尚內(nèi)衣、襪業(yè)專業(yè)展覽會暨內(nèi)衣、襪業(yè)設(shè)備及原輔材料專業(yè)展

2008廣州孕嬰童服裝及用品專業(yè)展覽會

2.經(jīng)貿(mào)活動

2008年廣州博覽會將舉辦各類經(jīng)貿(mào)活動，歡迎國內(nèi)外商務(wù)代表團、各界人士前來參會洽談、交易、交流。

3.專題研討

4.文化交流

5.政務(wù)交流

6.經(jīng)貿(mào)洽談

二、會期日程安排

報名參展截止日期:2008年8月1日

展品清單:2008年8月1日前交廣州博覽會組委會辦公室

展品運輸:2008年9月2日前運至廣州

運輸代理:廣州展覽品物流中心有限公司

經(jīng)貿(mào)活動日期:2008年9月4日～8日

布展時間:2008年9月2日～4日(每天9:00時～17:00時)

注:各專業(yè)展展館布展時間以各專業(yè)展承辦單位公布為準

展覽時間:2008年9月5日～7日(每天9:00時～17:00時)

2008年9月8日(9:00時～12:00時)

撤展時間:2008年9月8日13:00時～17:00時

三、展位收費標準

1.國際標準展位(3米×3米)，配置展位間隔板，洽談桌一張，座椅兩張，照明燈兩盞，統(tǒng)一制作參展企業(yè)楣牌。

收費標準:8000人民幣/展位

2.室內(nèi)凈地3米×3米展位(36平方米起租)，不含任何設(shè)施，電費另計。

收費標準:820人民幣/平方米

3.室內(nèi)1000平方米以上凈地面積，不含任何設(shè)施，電費另計。

收費標準:400人民幣/平方米

指定展位價格另行商議。

凡特裝展位須繳交特裝管理費:28元/平方米

展位費請于報名時一次性付清。

四、服務(wù)措施

邀請國內(nèi)外政府經(jīng)貿(mào)團、行業(yè)協(xié)會、企業(yè)、專業(yè)人士、商務(wù)人士到會參觀及洽談業(yè)務(wù)。

協(xié)助參展單位安排舉辦各種形式的新聞發(fā)布項目洽談、專題研討等經(jīng)貿(mào)活動。費用由舉辦單位自理。

2008年廣州博覽會會刊免費刊登參展單位名錄。

提供大會現(xiàn)場電腦查詢服務(wù)和發(fā)布信息。

提供復(fù)印、電話、傳真等通訊服務(wù)項目，費用自理。

協(xié)助安排參展展品運輸，以及境外展品報關(guān)、清關(guān)。費用由參展單位自理。

協(xié)助安排參展參會人員的交通、住宿、回程票預(yù)定(費用自理)。

展館的正常安全保衛(wèi)。

五、聯(lián)系事項

申請參展的單位請?zhí)钔讌⒄股暾埍砑由w公章后傳真或交至廣州博覽會組委會辦公室，并將展位費匯入廣州博覽會的帳戶。

收款單位:廣州博覽會

開戶銀行:中國銀行廣州市新寶利大廈分理處

銀行帳戶:815104910508091001

聯(lián)系單位:廣州博覽會組委會辦公室

聯(lián)系地址:廣州市東風(fēng)中路350號瑞興大廈四樓

郵政編碼:510030

聯(lián)系電話:020－83484862、83484863

電話傳真:020－83484862

網(wǎng)址:www.gzfair.com.cn

電子郵箱:gzfair@21cn.com

六、參展須知

1.參展企業(yè)應(yīng)具有企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照;

2.國家規(guī)定的違禁品及假冒偽劣商品嚴禁展銷;

3.食品生產(chǎn)、經(jīng)營企業(yè)必須具有生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證，展覽期間請將此證懸掛在展位上;展館現(xiàn)場嚴禁明火煮食;

4.已繳費的參展單位中途退展，要承擔經(jīng)濟賠償責任，賠償金額由廣州博覽會組委會辦公室視情況核定;

5.如使用廣州博覽會名義制作宣傳品，須經(jīng)廣州博覽會組委會辦公室批準;

6.參展單位應(yīng)服從主辦單位統(tǒng)一安排，嚴格按分類展區(qū)參展;

7.經(jīng)中國海關(guān)入境參展的展品，要嚴格遵守海關(guān)規(guī)定，依時做好報關(guān)、清關(guān)、留購等申報工作。

APPLICATIONFORM參展申請表

注:1.參展商申請的展位若非按本邀請函規(guī)定的標準展位搭建(包括特裝及對標準展位改建或有特殊要求)，應(yīng)于開展前20天向展會組織單位提出申請并獲書面同意，否則不予辦理，相關(guān)后果由展商自行負責。

2.參展商在此申請表上填寫的中文名稱，應(yīng)與展位楣板上標示的名稱一致，若有特殊要求，應(yīng)當在報名時向展會組織單位提出申請，否則楣板名稱一律被視為與報名名稱一致，展商未經(jīng)展會組織單位書面同意，不得自動改變展位楣板上的名稱。

學(xué)習(xí)材料

招展書主要有以下內(nèi)容:

1.展會基本內(nèi)容

包括展會名稱、標志(logo)、舉辦時間和地點、辦展機構(gòu)名稱、辦展歷史和辦展目標、展會特色、展品范圍和價格等。

展會的名稱和標志(logo)一般放在招展書封面最醒目的位置，如果有官方網(wǎng)站，通常將網(wǎng)址附在展覽名稱旁。展會辦展機構(gòu)包括展會的主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位和支持單位等，有時甚至包括展會的批準機構(gòu)、發(fā)起單位和合作單位，一般都要詳細羅列出來，放在招展書的封面。

2.市場狀況介紹

包括行業(yè)狀況和地區(qū)的市場狀況等。

行業(yè)狀況介紹要結(jié)合展會的定位，對所在行業(yè)的實際情況，如行業(yè)生產(chǎn)、銷售、進出口及發(fā)展趨勢等進行簡要概括。地區(qū)市場狀況介紹是對辦展所在地區(qū)的市場狀況進行簡要闡述。如果是國際性展覽，地區(qū)范圍不僅僅是展會所在城市和省份，而且包括整個國家及周邊國家和地區(qū)。

3.展會招商和宣傳推廣計劃

包括展會招商計劃、宣傳推廣計劃、相關(guān)活動計劃、展會服務(wù)項目等。

招商計劃簡要介紹展會計劃邀請專業(yè)觀眾的辦法、范圍和渠道，宣傳推廣計劃簡要介紹展會宣傳推廣的手段、辦法、范圍和渠道以及擴大影響的措施等。相關(guān)活動計劃簡要介紹展會期間將要舉辦的相關(guān)活動、活動舉辦時間、地點以及參展商參加活動的方式。在羅列展會服務(wù)項目時，必須注明哪些服務(wù)項目是免費的，哪些需要收費。這樣做的好處是，一方面使參展商有所計劃和準備，另一方面也可以避免不必要的糾紛。

4.參展辦法

包括如何辦理參展手續(xù)、付款方式、參展申請表和辦展機構(gòu)的聯(lián)系方式等。

參展手續(xù)包括參展辦法、報名截止日期等。付款方式包括收款單位名稱、開戶銀行、銀行賬號、付款辦法和付款時間等。辦展機構(gòu)的聯(lián)系方式包括單位名稱、地址、郵編、電話、傳真、e-mail、網(wǎng)址等。同時，招展書中可以附上參展申請表，由參展商填寫以預(yù)定展位，有利于組織者掌握參展商的信息和具體要求。但值得注意的是，參展商填報申請表后，只表明有意參展，真正參展以支付展位費用為準。

5.其他信息

各種信息，如展館圖、展館周邊地區(qū)交通圖、往屆展會現(xiàn)場圖片等，使目標參展商對展會更加了解，更有信心。圖片還可以起到美化作用。

作業(yè)

查詢2010年北京國際汽車展覽會的招展函

小貼士:

北京國際汽車展覽會官方網(wǎng)站

http://www.china-autoshow.com

活動6:編制招商書

小組討論

閱讀以下招商書，分析其主要內(nèi)容和格式

2010重慶國際綠色建筑節(jié)能科技產(chǎn)品展覽會專業(yè)觀眾邀請函

展覽時間:2010年4月8日～11日(9:00－17:00)

展覽地點:重慶國際會議展覽中心(二號館A區(qū)及室外展場)各相關(guān)單位:

“重慶高交會”是由國家科技部、重慶市人民政府共同主辦的國家級、國際性、大眾化、專業(yè)化、品牌化的盛會，是重慶市的第一張城市展會名片。上屆展會聚集美國、德國、日本、意大利等20余個國家參展企業(yè)及機構(gòu)總計超過2000余家，展覽面積4萬平方米，觀眾近25萬人次。其中專業(yè)觀眾約8萬人次。

“重慶國際綠色建筑節(jié)能科技產(chǎn)品展覽會”作為“高交會”的重要專題展，旨在展示交流國內(nèi)外先進的綠色、節(jié)能建筑產(chǎn)品及技術(shù)、積極培育綠色建筑和建筑節(jié)能產(chǎn)業(yè)及市場需求，促進西部及我市建筑技術(shù)進步與創(chuàng)新，樹立和營造資源節(jié)約、環(huán)境友好、行業(yè)引導(dǎo)、公眾參與的良好社會風(fēng)尚，給建筑節(jié)能行業(yè)提供一個真誠溝通和交流、相互學(xué)習(xí)和借鑒、發(fā)布最新成果、技術(shù)促進發(fā)展和共贏的平臺。

現(xiàn)誠邀各級政府主管部門、企事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、節(jié)能產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域及新技術(shù)(新產(chǎn)品)開發(fā)和應(yīng)用單位的有關(guān)人員參加本次展覽盛會。

本專題展展出內(nèi)容:

1.建筑保溫:新型墻體保溫材料，保溫隔熱材料，屋面防水保溫系統(tǒng)，干混砂漿，聚氨酯保溫、建筑節(jié)能陶瓷，墻體材料設(shè)備等。

2.門窗、幕墻、鋼構(gòu):節(jié)能門窗幕墻、建筑遮陽、節(jié)能玻璃、玻璃貼膜、建筑隔熱貼膜、鋼結(jié)構(gòu)等。

3.涂料:防水涂料、隔熱涂料、環(huán)保涂料、節(jié)能涂料、保溫涂料。

4.綠色建材技術(shù)與產(chǎn)品:生態(tài)化鋪裝材料、再生材料;化學(xué)建材;室內(nèi)裝飾材料;節(jié)水器具;建筑電工、電氣;各類房屋建筑材料和技術(shù);各類防水耐火材料等。

5.建筑生態(tài)環(huán)保新技術(shù)、新產(chǎn)品:雨水收集、中水利用技術(shù)及設(shè)備;室內(nèi)空氣質(zhì)量控制技術(shù)及設(shè)備等。

6.建筑節(jié)能改造的工程實例:建筑節(jié)能改造總體設(shè)計方案、項目實例等。

7.綠色建筑規(guī)劃設(shè)計方案及工程實例:綠色建筑總體設(shè)計方案、節(jié)能建筑總體設(shè)計方案、綠色建筑房地產(chǎn)開發(fā)項目實例等。

8.其他建筑節(jié)能配套產(chǎn)品:新能源利用;綠色照明;供熱采暖產(chǎn)品。

為使您更好地了解本屆展會的項目和技術(shù)，大會組委會辦公室特邀您參加本屆展會。風(fēng)云際會，共襄盛舉。我們熱忱期待您的到來!

專業(yè)觀眾組織部:

聯(lián)系人:陳碧瓊

傳真:023－86615066

E-mail:yxhz@cqyxhz.com

網(wǎng)址:www.cqyxhz.com

特別提示:如貴單位未及時回傳專業(yè)觀眾回執(zhí)表，屆時只能購買門票才能進場參觀。

附:

專業(yè)觀眾回執(zhí)表

請認真填寫此表，方面我們更好的為您服務(wù)。您的個人信息我們將做好保密工作。

請將此表請回傳至:023－86615066

備注:請于2010年3月15日前回傳此表，以便我們及時為您寄出門票。屆時憑門票入場)

附件:專業(yè)觀眾回執(zhí)表.doc

學(xué)習(xí)材料

規(guī)模不大的展會其招展書與招商書可以合一，但層次較高、規(guī)模較大的展會則需專門設(shè)計招商書(邀請函)，其內(nèi)容主要為:

1.介紹展會的概括，闡明辦展的宗旨和目的。

2.介紹展會歷屆或本屆預(yù)計到場的重要展商情況。

3.介紹展會展出期間的活動如論壇等情況。

4.招商書(邀請函)后還可以附帶對觀眾進行調(diào)查的表格，如參觀目的、感興趣的展商和活動等。

招商書(邀請函)的發(fā)送針對性很強，因此，要注意發(fā)送的時間。通常，國內(nèi)展提前一個月左右發(fā)送，對國外的邀請則應(yīng)適度提前至三個月或半年，并輔以其他方式跟蹤了解情況。

作業(yè)

1.查詢2010年北京國際汽車展覽會的招商邀請函。

小貼士:

北京國際汽車展覽會官方網(wǎng)站http://www.china-autoshow.com

2.自己設(shè)計一個小型展會，并嘗試為其設(shè)計招展書和招商書。

活動7:編制參展商手冊

小組討論

在參展商確定參加展會之后，怎么樣將展會各項具體事宜和可能出現(xiàn)的問題告知參展商呢?

在招展過程中，為了讓參展商了解展會籌備、開幕以及參加展會時應(yīng)注意的事情，指引他們進行籌展、布展、展覽和撤展，需要編制參展商手冊，也稱為參展指南、參展說明書等。

參展商手冊是招展過程中的一個重要文件，不僅對參展商有著十分重要的指引作用，也有利于組織者對展會各環(huán)節(jié)進行有效的管理。

圖2－2－10　第二屆中國東北文化產(chǎn)業(yè)博覽交易會參展商手冊

圖2－2－11　第58屆全國藥品交易會參展指南

小組討論

學(xué)習(xí)2009中國國內(nèi)旅游交易會參展商手冊目錄，歸納其重要內(nèi)容。

2009中國國內(nèi)旅游交易會目錄

參展注意事項

一、2009中國國內(nèi)旅游交易會須知

1.主辦單位、承辦單位、時間及地點

2.交易會秘書處

3.日程安排

4.2009中國國內(nèi)旅游交易會日程安排表

5.注冊

5.1咨詢臺

5.2參展商注冊臺

5.3業(yè)內(nèi)人士注冊臺

5.4主場搭建公司現(xiàn)場服務(wù)臺

5.5財務(wù)臺

6.證件辦理

6.1參展證

6.2施工證、服務(wù)證

6.3運輸車證

6.4演員證

6.5新聞記者證

6.6業(yè)內(nèi)人士參觀證

6.7公眾參觀券

7.促銷活動

8.保險

9.法律顧問

10.2009中國國內(nèi)旅游交易會現(xiàn)場管理實施辦法

10.1場館進出

10.2布展、撤展

10.3場館衛(wèi)生

10.4場館秩序

10.5展品安全

二、住宿

1.推薦酒店

三、展廳平面圖及有關(guān)數(shù)據(jù)

1.展館簡介

2.展廳平面圖

3.展館場地概況及展廳技術(shù)數(shù)據(jù)表

4.展館周邊交通圖

四、展館相關(guān)規(guī)定

1.2009中國國內(nèi)旅游交易會場地安排

2.展品的限制

3.電氣設(shè)備的限制

4.材料的限制

5.油漆和涂料的限制

6.音量限制

7.物品存放

8.清潔

9.安全保衛(wèi)、消防

9.1安全保衛(wèi)

9.2消防

10.應(yīng)急疏散措施

11.標攤透視圖

五、展臺搭建

1.主場搭建公司

2.標準展臺及改建

2.1標準展臺

2.2標攤改建

3.空地及搭建要求

3.1空地

3.2空地搭建圖紙審批

3.3空地搭建的具體要求

3.4關(guān)于二層展位搭建的要求

4.非指定搭建商

5.搭建時間

6.加班申報規(guī)定

7.家具、電器設(shè)備、花卉等租用

8.關(guān)于吊掛點

六、運輸指南

1.當?shù)鼗具\輸服務(wù)及費率

2.展會現(xiàn)場運輸服務(wù)及費率

3.全程門到門服務(wù)

4.集貨運輸

5.注意事項

6.結(jié)算

七、撤展

八、宣傳促銷

1.會刊

2.新聞發(fā)布會、產(chǎn)品說明會

3.公共表演區(qū)

4.新聞中心

5.參展商網(wǎng)絡(luò)展播

九、廣告、贊助

北京興旅廣告有限公司

2009中國國內(nèi)旅游交易會廣告、贊助計劃手冊

十、回執(zhí)

1.《購置額外參展證申請書》

2.《楣板回執(zhí)》

3.《非指定搭建商施工證件購置回執(zhí)》

4.《設(shè)備租用回執(zhí)》

5.《展臺電器接駁回執(zhí)》、《施工管理費、施工押金回執(zhí)》

6.《設(shè)備擺放位置回執(zhí)》

7.《會刊回執(zhí)》

8.《新聞發(fā)布會/產(chǎn)品說明會回執(zhí)》

9.《公共演出回執(zhí)》

10.《新聞記者證件領(lǐng)取回執(zhí)》

11.《非指定搭建商運輸車證購置回執(zhí)》

12.《網(wǎng)絡(luò)服務(wù)回執(zhí)》

學(xué)習(xí)材料

各個展會的參展商手冊內(nèi)容不盡相同，但是，一般來說，參展商手冊主要包括以下幾方面的內(nèi)容:

1.前言

主要是對參展商參加展會表示歡迎，闡明編制本手冊的原則和目的，提醒參展商在布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺遵守相關(guān)規(guī)定等。前言一定要言簡意賅。

2.展覽場地基本情況

包括展館及展區(qū)平面圖、展館交通圖、展覽場地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)等。展館及展區(qū)平面圖要注明展館各種服務(wù)設(shè)施所在位置、展區(qū)和展位劃分的詳細情況、展館內(nèi)部通道和出入口等。展館交通圖要注明展館所在城市的具體位置、到展館可以利用的各種主要交通工具和交通路線、各指定接待酒店在城市的具體位置等。展覽場地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)則是指展館地面承重、館內(nèi)通風(fēng)條件、貨運電梯容積容量、展館室內(nèi)空間高度、展館入口高度和寬度、展館的水電供應(yīng)狀況等。

3.會展基本信息

包括會展的名稱、舉辦地點、展覽時間、辦展機構(gòu)、會展指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。對于辦展時間，要具體列明展會的布展時間、開幕時間、對專業(yè)觀眾和普通大眾開放的時間、撤展時間、布展和撤展的加班時間等，對以上時間盡量精確到小時。對辦展機構(gòu)，要具體列明展會的主辦單位、承辦單位、支持單位和協(xié)辦單位等。另外，還要具體列明各辦展機構(gòu)、會展指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的詳細聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、傳真和聯(lián)系人。

4.會展規(guī)則

就是要求參展商參加展會時必須遵守的一些規(guī)章制度，包括展會有關(guān)證件使用和管理的規(guī)定、展會現(xiàn)場保安和保險的規(guī)定、展位清潔的規(guī)定、物品儲藏的規(guī)定、現(xiàn)場使用水電的注意事項、現(xiàn)場展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定、知識產(chǎn)權(quán)包括規(guī)定、現(xiàn)場展品演示的注意事項等。

5.展位搭建指南

即對展會展位搭建的一些基本要求和說明，主要包括標準展位說明和空地展位搭建說明等。由于所有的標準展位的基本結(jié)構(gòu)和配置都是一樣的，“標準展位說明”主要是對展位的標準配置做出說明，列明參展商使用標準展位的注意事項，提出如果參展商需要增加非標準配置以外的其他配置的處理辦法等?！翱盏卣刮淮罱ㄕf明”主要是對參展商搭建特裝展位做出的一些規(guī)定和要求，如使用材料的要求、動火作業(yè)的規(guī)定、鋪設(shè)電線的規(guī)定等。

6.展品運輸指南

是對參展商將展品等物品運到展覽現(xiàn)場的一些指引和說明，主要包括海外運輸指南和國內(nèi)運輸指南，對運輸方式、運輸路線、貨品交運和文件提交期限、貨運文件的準備和交付、收費標準、包裝、海關(guān)報關(guān)、回程運輸、可供選擇的自選服務(wù)等做出具體說明。

7.會展接待和旅游信息

是對解決參展商參加展會期間的吃、住、行等需要和展會前后的旅游需要做出的一些說明。需要詳細列出各指定接待酒店的檔次、協(xié)議優(yōu)惠價格、地址、聯(lián)系電話和傳真以及聯(lián)系人、與展館的距離等，還要列出海外參展商入境的簽證頒發(fā)、展會期間和前后可供選擇的商務(wù)考察和觀光休閑旅游的線路和安排等。

8.相關(guān)表格

即參展商在籌展和布展期間需要用到的各種表格，主要包括展覽表格和展位搭建表格兩種。展覽表格如聘請臨時服務(wù)人員申請表、額外工作證和邀請卡申請表、研討會和技術(shù)交流會申請表、刊登會刊廣告申請表等。

參展商手冊編制好以后，可以印刷成冊，在展會前適當時間寄給參展商，也可以將其內(nèi)容發(fā)布在展會的網(wǎng)站上供參展商閱覽和下載，如果有海外參展商，還需將參展商手冊翻譯成外語文本。

作業(yè)

收集至少三個展會的參展商手冊，比較其內(nèi)容并做評價。

活動8:收集整理目標客戶信息

小組討論

一切準備就緒，但是哪些是我們的潛在參展商?怎么得到他們的信息呢?

建立一個包括盡可能多的(理想情況是所有的)潛在參展商信息列表是招商招展過程中非常關(guān)鍵的一步。潛在參展商可以分為老展商和新展商兩類。老展商的信息比較容易獲得，通過對往屆的參展商名錄進行整理就可以。但是對于新展或者要吸引新的潛在展商的展會而言，工作就要困難得多。

學(xué)習(xí)材料

新展商信息的獲取途徑有不少，比如:

■從有關(guān)行業(yè)協(xié)會、政府主管部門和專業(yè)招展組團機構(gòu)獲得名單

■在潛在展商比較熟悉的媒體發(fā)布展會信息

■通過新聞發(fā)布會、酒會、行業(yè)探討會等形式進行公關(guān)宣傳

■從最新版電話黃頁找到一些潛在參展商

■進行網(wǎng)絡(luò)搜索，如國內(nèi)的sohu、baidu，國外的google、yahoo等網(wǎng)站

■從其他類似展會的參展商手冊中獲得信息

■人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)也是一個不錯的途徑

最后，需要將所有潛在參展商信息匯總，并整理成表格，如表2－4所示。在整理時，可先按地區(qū)再按字母進行登記，并在每屆展會結(jié)束后及時將本屆參展商及潛在參展商匯總，以備下屆使用。

潛在參展商名錄

表2－4

地區(qū):

作業(yè)

以小組為單位，收集“醫(yī)藥器械行業(yè)”潛在參展商信息，并制成表格。

活動9:推銷展位

小組討論

在獲得潛在參展商信息后，怎樣聯(lián)系他們并推銷我們的展會呢?最常用的招商招展方式又是什么?

學(xué)習(xí)材料

如何將展會的有關(guān)信息有效地傳達給目標對象，并進行有效推介是招商招展的實質(zhì)內(nèi)容，因此，我們需要要根據(jù)人力、財力、時間等各方面因素分步驟、分層次地進行招商招展，將各種方式和手段綜合運用，以達到最好的效果。具體方式如表2－5所示。

表2－5　展會宣傳推廣方式

續(xù)表

小組討論

以上各種不同的方式有何利弊?應(yīng)如何選擇?

學(xué)習(xí)材料

1.系統(tǒng)內(nèi)部通告

系統(tǒng)內(nèi)部資源豐富，利益直接相關(guān)，參展的積極性會很高。展會的組織者中如有國家主管部門，它負有行業(yè)內(nèi)監(jiān)督、管理、標準制定等責任，可以向系統(tǒng)內(nèi)部企業(yè)發(fā)出展會的信息和書面推薦意見。如有行業(yè)協(xié)會，則可以由協(xié)會發(fā)函通知和鼓勵會員參加展會。如果有科技、學(xué)術(shù)組織，可以向有關(guān)單位發(fā)出參展建議，其意見具有權(quán)威性，較易被接受。

但是，這種方式也有明顯局限性，即帶有行政命令色彩，可能傷害企業(yè)利益和積極性。

2.直接發(fā)函

可以通過特快專遞、掛號信等形式，向潛在參展商和觀眾直接發(fā)函，寄發(fā)招展書、邀請函以及相關(guān)的展會書面材料等。這種方式會使展商和觀眾感到正式和正規(guī)，能引起足夠重視，并容易獲得信任，而且這些材料內(nèi)容詳實，便于保存，有利于展商和觀眾分析和決策。

但是，在發(fā)函之后，必須進行跟蹤，及時了解展商和觀眾的反應(yīng)，否則就沒有效果。

3.個別邀請

通過電話和電子郵件來進行個別展商和觀眾的邀請，會增加工作量，但是由于可以與其進行直接溝通和互動，效果更加明顯。比如，在電話中，不僅能詳細解答客戶的問題，還能直接說服其來參加展會。對于拒絕前來的客戶還可以了解其拒絕的原因。但是，需要注意的是，電子郵件的邀請必須進行信息反饋。

4.會議邀請

會議邀請是針對一些重點參展商和觀眾進行的，這些重點客戶能否前來參加展會，基本決定展會能否成功舉辦，因此，可以采用小型會議的形式將他們邀請來，提供信息，進行溝通，可以得到他們足夠的重視。

5.互聯(lián)網(wǎng)宣傳

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展對各種經(jīng)濟形式都產(chǎn)生了重大影響，會展也不例外。組織者可以設(shè)計精美的招展書和邀請函，通過國內(nèi)外會展專業(yè)網(wǎng)站和企業(yè)自身網(wǎng)站向社會公眾發(fā)布，不僅圖文并茂，內(nèi)容也十分詳盡。網(wǎng)頁上還可以附有參展申請表和參觀申請表，直接在網(wǎng)上獲取參展商和觀眾的參加意向。

但是，這種方式的不足在于難以控制和有效反饋。

6.新聞媒體宣傳

包括新聞發(fā)布和商業(yè)宣傳兩部分。新聞發(fā)布是通過大眾媒體進行的，依靠其廣泛的影響面，使參展商和觀眾獲得初步信息，進而通過其他方式進一步了解展會情況，同時，通過宣傳可以增加企業(yè)和展會的知名度。商業(yè)宣傳則可以通過在大眾媒體和專業(yè)報刊雜志上刊登商業(yè)性廣告來盡可能擴大展會的宣傳面。

7.人員推銷

對于重點客戶，如行業(yè)領(lǐng)頭企業(yè)、影響較大的明星企業(yè)，可以采用派人直接上門拜訪，直接推廣展會，吸引他們前來參展和參觀。其中關(guān)鍵的一步是能否與企業(yè)的主要負責人預(yù)約上，從而走到他面前來進行推廣。

另外，人員推銷也是開發(fā)新客戶的一種有效方法，但也是難度很大、挑戰(zhàn)很大的形式，對推銷人員的要求極高。推銷人員需要向客戶詳細介紹展會情況，耐心解答對方的疑問，不怕對方拒絕，用真誠打動對方，切忌強制和哄騙。這不僅考驗推銷人員的業(yè)務(wù)水平，還考驗其毅力和心理素質(zhì)。

作業(yè)

選擇兩個展會，一個為新展會，另一個為已有一定知名度的展會，了解其招商招展方式，進行記錄，比較不同之處，并說明理由。

相關(guān)鏈接

展位電話推銷

展覽推銷展位，就是賣掉一個個的展位，這是一個充滿挑戰(zhàn)、需要技巧的工作。展覽是否成功主要取決于推銷是否成功。

一、探尋客戶需求是電話推銷的核心之一

客戶需求是銷售的一個核心，所以，我們有必要先來談?wù)剬蛻粜枨蟮睦斫?。在沒有完全、清楚地識別及證實客戶的明確需求之前，請不要推薦你的產(chǎn)品。因為探詢客戶需求是所有的銷售階段中最重要的一環(huán)。要完全地并清楚地識別及證實客戶的需求，主要有三個含義:

(一)完全:是指我們對客戶的需求要有全面的理解。

(二)清楚:也就是讓我們找到客戶需求產(chǎn)生的原因，而這個原因其實也是需求背后的需求，是真正驅(qū)動客戶采取措施的動因。

(三)證實:電話銷售人員所理解的客戶的需求應(yīng)該是最后經(jīng)過客戶認可的，也就是真實的，而不是他或她自己猜測的。

二、根據(jù)客戶需求有的放矢

探詢客戶需求是為了對客戶需求有更清楚的了解而有針對性推薦展覽公司的產(chǎn)品——展位，這就是推銷的直接目的。為了達成根據(jù)客戶需求有針對性地推銷展位的目的，我們要掌握USP和UBV兩個重要概念:

(一)USP:是指獨特的、獨有的銷售點(Unique Selling Point)，在探查客戶需求時，我們要盡可能地把客戶的需求引向自己的USP，這樣，客戶在作決策時，將會對我們有利。以推銷展位為例，假如我們的展位有優(yōu)、良、中、差之分，有不同需求的客戶可以選擇同一展覽和不同檔次的展位。那這一點就會是我們的USP。只有當我們引導(dǎo)客戶接受了我們展會的重要性時，這個USP才會起作用。

(二)UBV:是指獨有的商業(yè)價值(Unique Business Value)?？蛻敉P(guān)注的只是這個USP所能給客戶帶來的價值和利益是什么。請記住，只有被客戶認同的USP所帶來的商業(yè)價值才是UBV。所以，每一個銷售人員應(yīng)該明白，在銷售過程中能促使客戶下決心的不是USP，而是UBV。

一般來講，我們只要掌握了USP和UBV兩個重要概念，并應(yīng)用到我們的推銷過程中，能夠有意識地根據(jù)客戶需求有針對性地推銷展位，就能達成推銷的直接目的。

三、電話推薦展位三步曲

如果認為電話展位推銷的時機到了，就應(yīng)該遵循下面所述的3個步驟推薦產(chǎn)品:

第一步:電話表示了解客戶的需求

例如運用客戶的話開場:“剛才您告訴我……。從這些情況來看，下面的方案對您是最適合不過的了。我給您做個介紹，好不好?”

第二步:將需求與特點、利益相結(jié)合

根據(jù)客戶的需求，陳述與客戶需求有關(guān)的價值特點以及這些特點是如何滿足客戶需求的。這里介紹推銷員經(jīng)常用到的一個模式，就是FAB(Feature—Advantage—Benefit)法。也就是:“特點—優(yōu)點—利益法”。

1.特點是指介紹你推薦的展覽本身所具有的特性、特點。

2.優(yōu)點是指介紹你推薦的展會或服務(wù)可以實現(xiàn)的功能或者優(yōu)點，也就是某展會所具有的特點以及可以幫助客戶做些什么。

3.利益是指要說明和陳述你的產(chǎn)品或服務(wù)本身具有的優(yōu)點可以滿足客戶的某種需求，因而能為企業(yè)帶來的直接利益。

第三步:注意確認客戶是否認同

當推銷員做了最好的利益陳述后，應(yīng)該注意及時確認客戶是否認同:

“您覺得這個展位如何，它符合您的要求嗎?”

當銷售人員提出上述的確認問話后，就應(yīng)該觀注客戶可能會有的反應(yīng)。如果能夠接受你的建議，那當然再好不過了，你可以直接進入達成協(xié)議階段。

四、完美的態(tài)度是電話銷售成功的第一步

據(jù)統(tǒng)計，推銷員88%以上的推銷活動是通過打電話完成的，所以，如何成功地利用電話推銷是推銷員能否成功的基本功。而完美的態(tài)度是電話銷售成功的第一步。

(一)完善你的聲音

電話推銷成功主要是依賴聲音來完成的。心理學(xué)家通過觀察發(fā)現(xiàn)，在人與人的信息交流過程中，聲音及聲音傳達的文字信息影響比例占到了整個信息傳播的45%。

(二)克服“電話恐懼癥”，積極地接電話

有些職員往往是以“接電話好麻煩”為由，有意無意地逃避接聽打進公司的電話。對推銷員而言，要盡可能克服不想接電話的畏懼感，要不怕失敗。積極地接聽電話，就是醫(yī)治“電話恐懼癥”的最佳良藥。

五、有效接聽電話三技巧

(一)接電話的姿勢要正確

坐在椅子的前半部分，這樣可以迫使你姿式端正，也可使你的聲音更有力、更清晰。左手拿聽筒，右手準備備忘錄。如此一來，電話交談的內(nèi)容就能夠自然而然地被記錄下來。

(二)電話旁一定要先備妥備忘錄

不管是打電話或接聽電話，牢記5W、1H的技巧。

“5W、1H”是六個英文短語的簡稱。

“5W”即:1.when什么時候;2.who對象是誰;3.where在什么地點; 4.what什么事情;5.why為什么、原因。

“1H”即how如何進行。

(三)重復(fù)客戶所傳達的具體信息

你要盡可能歸納顧客的電話要點或用自己的話進行復(fù)述，這樣你可以取得兩個方面的成效:

1.你能確定了解的情況是正確的。

2.你能讓顧客同意你的意見(“你說得對”)。這樣，你就下意識地沖破溝通障礙，增大了銷售的可能性。

六、注重電話開場白的幾個關(guān)鍵點

開場白或者問候是電話銷售人員與客戶通話時在前30秒鐘要說的話，也就是要說的第一句話，這可以說是客戶對電話銷售人員的第一印象。所以，一個好的電話溝通往往開始于一個好的電話開場白。

(一)選擇給客戶留下深刻印象的開場白/問候語

如前所述，開場白或者問候是電話銷售人員與客戶通話時在前30秒鐘要說的話，也是客戶對電話銷售人員的第一印象。

(二)注意開場白的5個基本要素

開場白要達到的主要目標就是引起對方的注意及興趣，以使對方樂于與電話銷售人員在電話中繼續(xù)交流。

開場白一般來講包括以下5個要素:

1.問候或自我介紹。

2.相關(guān)人或物的說明。

3.介紹打電話目的，陳述價值，吸引對方。

4.確認本次給對方打電話的時間是否可行。

5.轉(zhuǎn)向探詢客戶的進一步需求(或以問題結(jié)束開場白，等待對方的回答)。

陳述價值并不是一件容易的事情，在打電話之前銷售人員一定要做足功夫:不僅要對自己所銷售產(chǎn)品或服務(wù)的普遍價值有深入的研究，還要對客戶有深入了解和研究。要知道自己所銷售產(chǎn)品或服務(wù)對客戶的價值表現(xiàn)在哪里。因為同一產(chǎn)品和服務(wù)對不同的人，價值體現(xiàn)是不同的。所以，在開場白中陳述哪些價值就顯得很重要。

(三)禮貌而有吸引力的問候語

當電話銷售人員接聽電話的時候，應(yīng)該以積極的、開朗的語氣，微笑著表達自己的問候。

在問候結(jié)束后，電話銷售人員可稍微停頓一下，等客戶開口，或者看看客戶的反應(yīng)。當拿起電話的時候，千萬要避免“喂，你找誰?”或者“什么事情?”或者“怎么樣?”或者僅是簡單地拿起話筒“嗯”，這樣的做法會降低電話銷售人員在客戶心中的專業(yè)程度。

(資料來源:http://www.bestmeeting.cn/info/school/hzxt/95306033.html)

綜合案例

抓實招商招展核心確保“煤博會”成功

2007年9月16日～18日，首屆中國(太原)國際煤炭與能源新產(chǎn)業(yè)博覽會將在太原如期舉行。這個經(jīng)國務(wù)院批準，由國家商務(wù)部和山西省人民政府共同在山西太原舉辦的，立足山西、輻射全國、面向世界的國家級、國際性、專業(yè)化的博覽盛會，對我省而言，是開天辟地的第一次。它對于提升山西的影響力，促進山西經(jīng)濟社會發(fā)展，有著深遠的影響和推動作用。辦好首屆煤炭博覽會意義重大。一個成功的大型博覽會需要諸多因素合成。而其中基礎(chǔ)、核心的部分是招商招展工作。

正是基于這種認識，全省上下高度重視，具體擔當此任的煤炭博覽會組委會招商招展部更是深知責任重大，傾全力抓緊抓實。

一、招商招展是煤炭博覽會成功的核心

(一)從會展業(yè)規(guī)律出發(fā)，招商招展是煤炭博覽會成功舉辦的核心

會展是供需雙方互通有無的平臺，是信息、技術(shù)、產(chǎn)品交流的載體。參展參會客商、硬件設(shè)施以及服務(wù)共同構(gòu)成展會成功的要素。而能否吸引足夠數(shù)量、足夠份量、足夠?qū)哟蔚膮⒄埂蜕淌撬谐晒φ箷幕A(chǔ)。沒有基本的客商群，失去客商聚集效應(yīng)，設(shè)施建設(shè)和展會服務(wù)就成了無源之水，會展的基本功能也將無從實現(xiàn)。今年，與煤炭博覽會同期舉行的煤炭能源領(lǐng)域的展會多達50余家，都在爭奪有限的客商資源，客觀上給首屆煤炭博覽會的招商招展工作帶來了挑戰(zhàn)。從我省首次舉辦高規(guī)格、專業(yè)性展會，從展覽面積的實際條件出發(fā)，組委會招商招展部自加壓力，提高門檻，不求多，但求精，努力邀請煤炭與能源新產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域中的頂級企業(yè)參展參會，為確保首屆煤炭博覽會收到預(yù)期效果奠定了基礎(chǔ)。

(二)從首屆煤炭博覽會的定位出發(fā)，招商招展是煤炭博覽會成功的標志

首屆煤炭博覽會的定位是國家級、國際性、專業(yè)化的盛會，其成功的重要標志就在于國內(nèi)參展參會客商是否涵蓋我國的主要產(chǎn)煤大省，境外客商是否占到相應(yīng)比例以及邀請客商的業(yè)務(wù)領(lǐng)域是否與煤炭與能源新產(chǎn)業(yè)相吻合。組委會招商招展部始終堅持，按照專業(yè)化定位，根據(jù)展位的數(shù)量精心策劃國際、國內(nèi)參展企業(yè)比例，合理安排國際、國內(nèi)招商時序、節(jié)奏，確保首屆煤炭博覽會鮮明的國際性、國家級、專業(yè)化特色。

(三)從我省首次舉辦國家級展會的現(xiàn)實條件出發(fā)，招商招展是把煤炭博覽會辦成品牌展會的關(guān)鍵

商務(wù)部、省政府要求把煤炭博覽會辦成煤炭與能源新產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域的品牌展會。而我省在展館規(guī)模和條件、城市接待能力以及承辦展會經(jīng)驗方面存在不足。在2～3年內(nèi)，以上“三弱”將成為制約煤炭博覽會成功舉辦的因素，組委會努力通過招商招展、項目對接一系列的優(yōu)質(zhì)服務(wù)這“一強”來彌補。通過扎實有效的工作，吸引來八方貴賓，真正讓參展商受益、讓客戶滿意，彌補了硬件設(shè)施不足，為煤炭博覽會添彩、增色。

二、相當數(shù)量和重量級的企業(yè)參展參會是煤炭博覽會成功的基礎(chǔ)

首屆煤炭博覽會招商招展部充分利用這一承接世界新思維、新產(chǎn)品、新技術(shù)的平臺，經(jīng)過多方努力，吸引了眾多國際、國內(nèi)頂級企業(yè)參展、參會，共320家企業(yè)確定參展。

(一)首屆百家，全球頂級企業(yè)聚會，突出體現(xiàn)國際性

首屆煤炭博覽會境外參展企業(yè)達103家，占參展企業(yè)數(shù)的32%，大都是國際著名企業(yè)，匯集了世界煤炭、能源新產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域的世界500強和行業(yè)領(lǐng)軍企業(yè)，分別來自全球5大洲18個國家和地區(qū)，其中歐洲地區(qū)和美加地區(qū)參展企業(yè)數(shù)占境外參展企業(yè)數(shù)57%，如美國GE，南非沙索，日本豐田、小松、伊騰忠，德國北威州，法國歐羅福，臺灣富士康等。商務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)對招展工作給予了充分肯定，高虎城副部長說，對于首屆博覽會來說，這個比例已經(jīng)相當不錯了。

(二)23個省參會，12個省參展，真正體現(xiàn)國家級

首屆煤炭博覽會國內(nèi)共有23個省市區(qū)政府組團參加。其中，12個省市區(qū)政府組織本省相關(guān)優(yōu)勢企業(yè)參展。北京、上海、廣東、浙江等10個省市區(qū)政府已明確由副省級領(lǐng)導(dǎo)帶隊參加。上海、北京、廣東、江蘇等9個省市區(qū)政府專門派團來我省就參展參會事宜進行前期銜接。神華集團、中煤集團、中化集團、中科院、煤科總院等中央特大型企業(yè)、科研院所積極報名參展。

(三)展示技術(shù)“新尖高”，專業(yè)化特點鮮明

這些參展企業(yè)分屬煤炭機械、礦用設(shè)備、安全監(jiān)測、煤化工及新能源和煤炭新技術(shù)等領(lǐng)域，大多是行業(yè)、產(chǎn)業(yè)或跨行業(yè)的巨頭，處于行業(yè)領(lǐng)軍地位，代表著行業(yè)的風(fēng)向標，其新產(chǎn)品、新技術(shù)、新觀念引領(lǐng)著世界煤炭與能源新產(chǎn)業(yè)的發(fā)展方向。如美國的GE清潔能源技術(shù)、久益的采礦設(shè)備技術(shù)、特雷克斯再生物質(zhì)的利用技術(shù)、亞美大陸煤層氣開發(fā)技術(shù)在全球同行業(yè)中居領(lǐng)先地位，加拿大西鷹在煤轉(zhuǎn)化方面的技術(shù)，德國DBT居于設(shè)備制造的世界領(lǐng)先地位，瑞典ABB遍布全球的電力業(yè)務(wù)，芬蘭聯(lián)合能源在國際上享有輝煌業(yè)績的能源、環(huán)保技術(shù)，法國歐羅福的新能源技術(shù)，南非薩索爾煤變油技術(shù)，日本小松的工程設(shè)備技術(shù)，豐田、伊騰忠、韓國電力的環(huán)保技術(shù)等都是煤炭、能源新產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域的最新成果，其發(fā)展狀況直接決定著世界煤炭、能源新產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域的走向。

(四)國外政府和國際組織高度關(guān)注博覽會

在目前國際能源新形勢的情況下，正如薄熙來部長所說，在山西舉辦煤炭博覽會恰逢其時。本屆博覽會引起了許多國際組織和政府的關(guān)注，如德國北威州政府、英國歐洲煤碳基金會、澳大利亞昆士蘭州政府代表處、德國新能源辦事處、澳大利亞西太平洋銀行集團等將組團參展參會。

三、客商邀請是煤炭博覽會籌備工作的中樞

首屆煤炭博覽會籌備工作包括禮賓接待、安全保衛(wèi)、展務(wù)運營，宣傳文藝、招商招展等方面的工作，其中，招商招展是各項籌備工作的中樞環(huán)節(jié)。在組委會的正確領(lǐng)導(dǎo)和直接參與下，省商務(wù)廳、省投資促進局和省榮盛國際煤炭與能源新產(chǎn)業(yè)會展有限公司抽調(diào)精干的專業(yè)外語、經(jīng)貿(mào)人才，共同承擔著國際、國內(nèi)、省內(nèi)招商招展，項目對接、撮合及匯總工作。大家克服語言、商務(wù)習(xí)慣和時差等困難，廢寢忘食、全力更進，招商招展工作扎實有效。

(一)超級招商招展團，走到哪里就把煤炭博覽會帶到哪里

煤炭博覽會招商招展工作重拳頻出。省委書記張寶順在省第九次黨代會的工作報告中明確指出，“要堅持對外開放與對內(nèi)開放相結(jié)合，依托各類平臺辦好中國(太原)國際煤炭與能源新產(chǎn)業(yè)博覽會，積極推進以商招商”。并在多種場合和文件上指示，要求重視籌備工作;組委會名譽主任、商務(wù)部部長薄熙來要求商務(wù)部發(fā)揮境外聯(lián)絡(luò)渠道多的優(yōu)勢，發(fā)揮駐外商務(wù)參贊作用，不遺余力地支持山西辦好煤炭博覽會;組委會主任、省長于幼軍親自帶隊赴廣東，在珠三角廣泛宣傳煤炭博覽會，全方位推介招商;由商務(wù)部貿(mào)發(fā)局和山西省商務(wù)廳共同組成的數(shù)支小分隊，先后出訪美國、日本、南非、印度等國家，拜訪了捷馬、通用、西太平洋銀行等數(shù)十家跨國公司和相關(guān)機構(gòu)，組織了10多場煤炭博覽會專題推介活動; 5月16日至5月26日，省委副書記金銀煥率團出訪瑞士和德國，廣泛宣傳山西，在德國期間舉辦了富有成效的煤炭博覽會專場推介會，回到山西后，還責成專人跟蹤，直到國外客商確定參展;常務(wù)副省長薛延忠始終關(guān)注煤炭博覽會的工作，特別是環(huán)保展區(qū)的招商招展工作;6月10日至6月19日，以副省長宋北杉為團長的煤炭博覽會組委會代表團訪問美國，向當?shù)仄髽I(yè)、相關(guān)機構(gòu)宣傳介紹煤博會，舉辦“煤炭博覽會美國推介會”，取得了實質(zhì)性成果，宋北杉副省長還帶領(lǐng)國內(nèi)招商招展組的同志分赴陜西、江蘇等十余省推介煤炭博覽會;胡蘇平副省長也利用工作出訪，親自為煤炭博覽會招商招展。省領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和直接參與，有力保證了煤炭博覽會招商招展工作實效。

(二)舉全省之力，讓客商看到與山西合作的美好前景

山西舉辦大型博覽會的記錄是“零”;山西的對外開放剛剛進入快車道。如何讓省外、國外的知名企業(yè)和世界500強看中煤炭博覽會，如何讓他們來參展、參會?招商招展工作的壓力和難度超乎想象。為了圓滿完成招商招展任務(wù)，煤炭博覽會招商招展部和省投資促進局實行集中辦公，夜以繼日地熟悉客商的基本情況，學(xué)習(xí)山西在煤炭能源領(lǐng)域的發(fā)展規(guī)劃研究可能帶來的商機，掌握宣傳推介的角度和尺度，從煤炭博覽會報名表的精心設(shè)計，到中英文網(wǎng)站的認真策劃，從國際、國內(nèi)客商邀請節(jié)奏的掌控，到每一位潛在客商的全力跟蹤，從展位的分配到全過程提供項目對接服務(wù)的承諾，精誠所至，水滴石穿，首屆煤炭博覽會招商招展工作以宣傳山西、推介山西作為出發(fā)點，以吸引客商參展參會，把信息、資金、技術(shù)落地山西作為落腳點，受邀客商從工作人員的言行中深切感受到山西的開放心態(tài)和勇于承接國外先進理念、技術(shù)的決心和信心，感受到煤炭博覽會孕育的商機和與山西合作的美好前景。

(三)開展優(yōu)質(zhì)的項目對接服務(wù)，鞏固招商招展成果

為使參展、參會客商不虛此行，讓他們愿意參加今后各屆的煤炭博覽會，省投資促進局用半年時間傾心打造專業(yè)化服務(wù)平臺——智能化項目撮合對接系統(tǒng)，為參展參會企業(yè)篩選滿足客商需求的項目，設(shè)計高效的項目對接流程，提供從客商報名開始直至項目簽約、落地全過程的項目對接服務(wù)。目前，客商資料庫和招商項目庫業(yè)已完善，項目動態(tài)鏈接正在進行，保證了項目對接工作的有序推進。

金秋時節(jié)，全球百家頂級企業(yè)將聚會山西，首屆煤炭博覽會將成為山西與世界的一次精彩對話。我們相信這一山西與世界、中國與世界的精彩對話必將為山西乃至全球的煤炭與能源新產(chǎn)業(yè)的發(fā)展帶來鮮活生動、影響深遠的話題，必將借展會種子結(jié)出增進交流、促進合作、互利共贏的碩果。

(資料來源:搜狐網(wǎng)http://news.sohu.com/20070829/n251841802.shtml)

分析:

對于任何一個展會而言，招商招展都是極其重要的一個環(huán)節(jié)，關(guān)系到展會能否成功舉辦。因此，在展會之前，要通過各種方式和手段招來盡可能多的參展商和觀眾。