了解會議的含義；明了會議的性質與功用；正確認識會議的兩面性。

上海輝宏會議服務公司為了能在世博期間做好各類會議服務工作，面向社會招收了30名會務工作人員，其中大部分人員屬于非文秘專業(yè)人員，對什么是會議、會議的功用等相關知識并不十分了解。如何讓新人快速了解會議的含義及功用，培訓部經理李明將這個任務交給了部門秘書王芳，并要求王芳2小時后將自己的想法以文字形式發(fā)送至其電子郵箱。

秘書王芳接到任務后，做了如下思考。

（1）經理要求快速，說明時間緊。

（2）本次招收的人員是為世博服務的，事關形象。

（3）可要求新人利用圖書、網站等自我學習。

（4）提供學習任務，實行考核（筆試、隨時提問皆可）。

秘書王芳經過思考，于一個半小時后給經理李明發(fā)出了郵件。

發(fā)給：liming@yahoo.com.cn

發(fā)自：wangfang@yahoo.com.cn

主題：會議的含義及功用

李經理您好！

您布置的任務，我準備采用以下方法完成。

考慮到此次新人的特殊情況，加之時間緊、工作任務重要，準備以布置學習任務的形式，要求新員工利用圖書、網絡等途徑自學，然后以筆試或隨時提問的形式檢查學習情況，力求使新員工真正了解會議的含義、理解會議的性質和功用、領會會議的重要意義，以及充分認識會務人員與會議的關系。

一、基本學習任務

（1）什么是會議（會議的含義）。

（2）了解會議的性質。

（3）會議的功用有哪些。

二、拓展學習任務

秘書在會議中的主要工作任務有哪些。

三、學習途徑

（1）與會議相關的圖書。

（2）利用網絡，輸入“秘書工作、會議組織、會議服務”等關鍵詞，搜索相關學習內容。

（3）向有經驗的人員請教。

（4）現場觀摩會議，加強對會議的認識。

以上意見是否可行，請指示。

秘書王芳

2009-7-10

孫中山先生在《民權初步》中談到：“凡研究事理而為之解決，一人為之獨思，二人為之對話，三人以上而循有一定規(guī)則者，則為之會議。”可見，會議應該是三人或三個以上的人一起參加的群體性活動。

無論是人類早期的氏族議事會議，還是當代社會的國際性會議，都是為了解決一定的實際矛盾和問題而舉行的。而且，自古以來會議就是有組織、有領導地商議某種事情的集會，是按照規(guī)定的時間、地點和程序，組織有關人員活動的一種方式，是各級機關、企事業(yè)單位、各種社會團體商討問題、部署檢查工作、總結經驗和進行決策的重要活動形式。會議往往是事先約定、有組織、有目的的，那些沒有組織的聚合和議論，不能稱之為會議。

可見，會議形成的基本條件：三人以上（包括三人）、有目的、有組織、有領導、商議事情、集會。

從字義上講：會，是聚合、會合；議，是商議、議事；會議，就是聚眾議事。“會議”一詞有兩種含義：一是指有組織、有領導地商議事情的集會，如領導辦公會、代表大會；二是指一種經常商議并處理重要事務的常設機構或組織，如全國人民代表大會、中國人民政治協商會議、外國的議會等。這里主要探討的是第一種。

會議是人類常見的一種溝通方式，是人們協商事宜、交流信息、溝通感情、達成共識的一種重要的行為過程，是人們在社會生活中處理有關問題的一項經常性的活動形式。

會議是指有組織、有領導地召集人們研究和討論問題的一種社會活動方式。它是領導機構進行決策和管理，實現領導職能的一種重要方式，被廣泛地應用于政治、經濟、科學文化及社會生活的各個領域。

會議工作一般被稱為會務工作，是指直接為召開會議服務的工作。從時間上看，會務工作包括會前的計劃籌備工作、會間的組織服務工作和會后的善后處理工作；從內容上看，會務工作主要有事務工作和文字工作兩個方面。會議工作是秘書要做的一項經常性的業(yè)務工作。秘書應該熟悉和掌握會議工作的有關知識和技能，盡職盡責地把會議工作做好，以提高會議的質量和效益。

會議是貫徹民主集中制原則，發(fā)揚民主，實行集體領導的重要形式；是實施決策、計劃、組織、指揮、控制、協調等現代化管理職能必不可少的重要手段；是貫徹政策、統(tǒng)一思想、議事決策、布置工作、溝通信息、統(tǒng)籌協調的有效途徑。

會議的功用是多方面的，不同類型的會議具有不同的功用，主要表現在以下幾個方面。

1．發(fā)揚民主，集體決策

早期的會議活動與原始的民主制度密切相關，會議的基本作用就是發(fā)揚民主。而現代社會各級組織的決策越來越依賴于集體的智慧，即使是實行首長負責制的組織中，首長個人的決策也越來越多地由各種“智囊團”來先行謀劃、醞釀、論證，然后再作決斷。可見，各盡其言、集思廣益、發(fā)揚民主、集體決策依然是現代會議活動最為突出的基本作用。黨政機關、企事業(yè)單位的各種重要的決策，均應遵照民主集中制的原則，通過會議做出決定。通過會議做出決定，體現了集體決策的原則，保證了決策的民主化、科學化。會議是保證集體領導原則得以實現的一個重要手段。

2．組織協調，推動工作

許多決策的實施、工作的開展，往往涉及多個方面、多個部門。決策的順利實施，需要通過一定的會議來傳達精神、布置工作、統(tǒng)一認識、統(tǒng)一部署、統(tǒng)一行動。會議是求得思想統(tǒng)一、行動協調的重要形式之一。通過會議，人們達成共識、協調關系、解決矛盾、統(tǒng)一步調，從而推動工作健康有序地向前發(fā)展。

3．交流情況，溝通信息

會議是收集信息、溝通思想的重要渠道，可以起到上情下達、下情上傳、左右聯系、交換資訊和溝通信息的作用。通過舉行會議，人們可以增進了解與合作，互相支持，做好工作。同時，會議也為領導掌握豐富的信息，進而做出科學決策奠定堅實的基礎。

4．宣傳教育，提高認識

各級領導通過會議傳達上級指示，總結本單位工作，表彰先進，批評后進，能夠教育和組織群眾，提高群眾的思想認識，調動廣大群眾的工作積極性，使群眾自覺地貫徹執(zhí)行黨的方針政策，更好地完成工作任務。

除了要對會議的含義和功用有充分的認識外，還要認識到在社會生活中有些會議的缺陷及其負面影響，以提高會議的管理效率，更好地發(fā)揮會議的積極作用。

1．無正當理由的會議

只要仔細觀察，就不難發(fā)現有許多會議是基于不正當的理由而召開的。

▲為滿足無聊的愿望而開會。有些會議是因“不妨找個時間大家聚一聚，不拘形式地談一談與大家有關的問題”而召開的。這一類會議其實與交際或聊天并沒有多大的差別。

▲為攀比而開會。例如，有些會議是因“人家財務部每星期都舉行一次會議，咱們人力資源部又豈能落后”而召開的。這一類會議的目的不是處理實際問題。

▲為表功而開會。例如，有些會議是因“若不多開會，則上級領導會以為咱們偷懶”而召開的。這一類會議被當做取得上司信任與好感的手段。

▲為推卸責任而開會。例如，有些會議是因“沒有理由讓我單獨承擔全部的責任”而召開的。這一類會議是欠缺勇氣面對決策風險的管理者所慣用的伎倆。

▲為逃避個別接觸所可能產生的難堪局面而開會。例如，有些會議是因“我不想讓少數人太難堪”而召開的。

基于不正當的理由所召開的會議自然難以收到實效，此類會議的操縱者甚至從一開始就失去了對會議功能和實效的期待。這樣的會議在開會之前、在會議進行中、在開完會之后，都必然會留下種種導致負面會議效應的缺憾。

會議前：目標不明確，無議程，與會人選不當（與會者太多或與會者太少），會議時間不當，開會通知時間不當（太早通知開會或太晚通知開會），開會通知內容欠周詳，會議地點選擇不當，會議場地設備欠佳，與會者無準備而來，未明確會議終結時間或每一方案時間分配不當，會議不能準時開始，會議太多而使與會者一聽說要開會就感到厭煩，會議太少而使每次會議方案堆積過多。

會議中：從事交誼活動，外界干擾，與會者發(fā)言離題，讓沒有必要留在會場的人員留在會場，猶豫不決，資料不充足卻貿然決策，少數人壟斷會議，與會者與主席爭論不休，視聽器材發(fā)生故障，與會者欠缺熱心，會議超出預定時間，主席未能總結會議成果。

會議后：欠缺會議記錄，不能對決議事項進行追蹤，不能對會議成敗得失進行總結，不能及時解散已完成任務的臨時性委員會或工作小組，與會者對會議感到不滿。

基于不正當的理由而召開的會議，其危害遠不止是浪費了會議經費，還將造成一系列的后果。

2．負面影響

▲加大了會議成本，迫使管理者為轉變會風而增加投入。

▲敗壞會議的名聲。

▲培養(yǎng)、放任了公眾和與會者對會議的不信任情緒。

▲誘發(fā)管理者和被管理者之間的沖突，增大了科學管理的難度。

▲降低士氣，甚至導致員工缺勤或流動率高。

·訓練目標

觀摩真實會議，體會會議的含義和功用。

·知識要求

了解會議的含義，知曉會議的功用。

·訓練要求

（1）觀察會場：會場布置、座位安排等。

（2）做好會議的詳細記錄。

（3）概括會議的主要內容。

（4）說明本次會議所起到的作用。

（5）寫出實訓報告。

·任務描述

劉麗應聘到廣揚公司辦公室工作，上班的第一天適逢公司開會。辦公室主任在征得總經理同意的情況下要劉麗旁聽會議，并要求劉麗弄清楚什么是會議、會議的形式、會議是如何召開的、會議的作用等問題。

如果你是劉麗，你將如何完成這一任務？

·操作提示

（1）以小組為單位進行，模擬廣揚公司會議。

（2）各小組臨場派出2人分別充當劉麗，單獨完成劉麗的任務。

（3）會議結束后，2人分別按照訓練要求講述任務完成情況，大家討論并評價。

（4）訓練前要求各小組事先商討議題，以便訓練時仿真演練。訓練時數為2課時（1課時會議，1課時討論并評價），課外進行。

要完成好這項訓練，你最好去參加一個真實的會議（學校的某些正式會議、學生社團會議、校外企事業(yè)單位的各類會議）。注意會議主持人的開場講話和會議結束時的總結發(fā)言，留心會議程序及其解決的問題。