24　斷線打造E-mail時間

在互聯(lián)網(wǎng)時代，E-mail已經(jīng)成為我們工作中不可缺少的部分，但是一旦患上“E-mail上癮癥”，那么你的工作時間將會被E-mail切割得支離破碎，毫無效率可言。

趙陽今天有個緊急任務(wù)：為明天的討論會做準備，至少要拿出三個比較完善的方案。這需要查閱很多資料，理清頭緒并且一個字一個字打出來，最后還要打印、復(fù)印、裝訂好，以便明天會上分發(fā)，時間相當緊迫。

一上班，趙陽照常打開郵箱，已經(jīng)有10多封新郵件等在那里。一一打開看，有財務(wù)部提醒大家月底前上交要報銷單據(jù)的，有人力資源部秘書通知大家自己要休假7天不在公司的，有合作公司定期發(fā)來的電子內(nèi)刊……沒有任何需要趙陽費心處理的工作，但是看完這些郵件后，已經(jīng)過去40多分鐘了。

喝口水去趟洗手間，趙陽開始正式回到會議的準備工作。就在她剛剛進入狀態(tài)時，電腦響起了新郵件的提示音。一看是同事問她是否有去年一個活動的資料。雖然這事并不緊迫，但是熱心的趙陽卻立刻開始尋找，在半小時后終于找到了同事所要的資料并傳了過去。

又看了會資料就該吃飯了，趙陽午餐之后回來繼續(xù)奮戰(zhàn)，兩點時終于看完了資料心里也有了主意，只需理清思路就可以了。然而就在趙陽需要靜靜思考一下的時候，接二連三的郵件不斷跑來打攪，除了一封上司詢問另一個項目進度的E-mail算是和工作相關(guān)外，其他都是無關(guān)緊要的郵件，甚至還有兩封同事轉(zhuǎn)發(fā)的笑話和三封廣告。

就這么斷斷續(xù)續(xù)思考著，趙陽終于在7點多理清了思路開始撰寫文檔。之后還有一系列工作，看來趙陽今夜注定無眠了。

從上例中可以看出，趙陽就是一個典型的E-mail上癮癥患者，患有這種心理疾病的人通常表現(xiàn)為：工作對E-mail依賴性強；有定期檢查E-mail的習(xí)慣；一有E-mail就馬上處理，不管是否緊急。事實上，那些郵件可能并不重要，遲一點接收處理甚至根本不看，也不會有太大影響，但是對E-mail上癮的人卻將其視作第一要務(wù)，寧可為了這些價值不高的郵件而耽誤工作降低效率。

想要減弱E-mail對工作的負面影響，你可以為自己打造一個E-mail時間。

所謂E-mail時間，就是專門用于處理郵件的時間，避免隨時隨地去處理新郵件帶來的浪費。在E-mail時間外，禁止直接查看郵箱。如果你的工作不需要隨時上網(wǎng)，那么甚至可以采取非E-mail時間斷網(wǎng)來保證自己能有時間處理正常工作。

一般來說，你一天之中應(yīng)該設(shè)定4個E-mail時間：

上班后兩小時：上班開始的兩小時保證你能夠集中注意力處理最緊急的事情，避免把精力最充沛的時間浪費在處理瑣事上。2個小時以后，人開始疲倦，正好看看郵箱里有什么新郵件。

下午上班前半小時：很多人都習(xí)慣在中午吃飯前發(fā)出一些工作指示，上班前看看有沒有需要你下午處理的任務(wù)，避免錯過一些緊急郵件。

下午三四點左右：這個時間非常適合與人溝通聯(lián)系，你可以在此時段發(fā)出你的郵件。

下班前：看看有沒有什么新任務(wù)，沒有的話就可以放心走人了。

請放心，你不會錯過什么緊急郵件，4次檢查郵箱足已保證你不會延誤那些所謂的加急工作。如果對方急需你的回應(yīng)，他會選擇和你電話聯(lián)絡(luò)。如果他能等待，說明這件事還沒有急到需要你放下手頭的工作優(yōu)先處理的程度。