第三章　保存知識(shí)

相信你一定遇到過(guò)這種情況：明明記得昨天看到一份資料，今天寫(xiě)報(bào)告時(shí)要用到，但花費(fèi)很多時(shí)間四處尋找卻沒(méi)有找到；需要一個(gè)朋友的聯(lián)系方式，雖然自己知道曾經(jīng)聯(lián)系過(guò)，但卻翻箱倒柜也找不到；看到聯(lián)網(wǎng)上的免費(fèi)文件趕立刻下載，但下載后卻很少去看！

你是否有過(guò)這樣的經(jīng)歷？前兩天寫(xiě)的一個(gè)報(bào)告，現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)著急要，自己明明存在電腦上了，可是卻怎么也找不到；不久前在互聯(lián)網(wǎng)上看到一篇文章，很符合自己現(xiàn)在的需要，想引用一下，卻記不清楚題目是什么了，很難找到，想用搜索引擎去搜一下吧，可是由于連標(biāo)題是什么都不記得了，費(fèi)了半天勁也未必找得到，簡(jiǎn)直是費(fèi)力又傷身！我相信這是每個(gè)知識(shí)工作者都面臨的問(wèn)題，由于保存知識(shí)的方法不得當(dāng)，在使用的時(shí)候找不到所需要的知識(shí)，或者即使找到了但所費(fèi)成本（時(shí)間、精力）過(guò)高，造成個(gè)人效率的低下；另一種情況是，保存起來(lái)的文章可能比較長(zhǎng)，當(dāng)時(shí)自己最感興趣或者對(duì)自己最有啟發(fā)的僅僅是其中的三五百字，等下次要用的時(shí)候卻需要將整篇文章重看一遍才能找到。在這兩種情況下，最理想的方式是當(dāng)你需要的時(shí)候，能在第一時(shí)間找到，而且能第一時(shí)間找到當(dāng)時(shí)對(duì)你最有啟發(fā)的部分（可能是一篇文章中的三五百字，如有必要再進(jìn)一步看整篇文章），這將極大提高你工作和學(xué)習(xí)的效率。

知識(shí)保存是個(gè)人知識(shí)管理中非常重要的問(wèn)題，因此許多人認(rèn)為個(gè)人知識(shí)管理的問(wèn)題就是保存知識(shí)的問(wèn)題。通過(guò)閱讀本書(shū)你已經(jīng)知道，這種觀點(diǎn)是片面的，因?yàn)閭€(gè)人知識(shí)的管理主要包括了五個(gè)方面，只有全面掌握了這五個(gè)方面的知識(shí)才能讓個(gè)人知識(shí)管理在個(gè)人發(fā)展中發(fā)揮作用。正確認(rèn)識(shí)保存知識(shí)的重要性和在個(gè)人知識(shí)管理體系中的位置，有助于我們更全面地認(rèn)識(shí)問(wèn)題，更好地保存知識(shí)。本章將對(duì)該問(wèn)題進(jìn)行分析，從知識(shí)保存常見(jiàn)的誤區(qū)入手，并提出相應(yīng)的解決方法和建議。

第一節(jié)　惡習(xí)——無(wú)限制的保存

家藏萬(wàn)G書(shū)

仔細(xì)觀察互聯(lián)網(wǎng)上的各種網(wǎng)站，尤其是在社區(qū)和論壇中，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，凡是供人下載的東西都很火，凡是免費(fèi)送的東西總有人要，無(wú)論這個(gè)東西對(duì)自己有沒(méi)有用，是精華還是糟粕。尤其這個(gè)內(nèi)容涉及麥肯錫、埃森哲、微軟或者國(guó)際、國(guó)內(nèi)的大型企業(yè)，如果這個(gè)內(nèi)容再有一個(gè)好聽(tīng)的名字，例如叫什么麥肯錫的中國(guó)移動(dòng)營(yíng)銷(xiāo)案例、《哈佛商業(yè)評(píng)論》領(lǐng)導(dǎo)力大全、30歲前不能不知的10個(gè)理財(cái)技巧，那叫一個(gè)火！

筆者經(jīng)常見(jiàn)到一些人在自豪地說(shuō)：“我的硬盤(pán)上有30G全球最知名咨詢(xún)公司的資料?！薄拔屹I(mǎi)了三個(gè)外掛的硬盤(pán)，每個(gè)120G，全是我收集的知識(shí)。知識(shí)在手咱還怕什么，知識(shí)就是力量”。

家藏萬(wàn)卷書(shū)，這是我們古人形容“有文化”的說(shuō)法，現(xiàn)在已經(jīng)改成“家有萬(wàn)G書(shū)”?！凹矣腥f(wàn)G書(shū)”可比萬(wàn)卷多很多，甚至超過(guò)不少圖書(shū)館的書(shū)籍總量。

人們批評(píng)說(shuō)那些只會(huì)讀書(shū)不會(huì)做事的人是“兩腳書(shū)櫥”，但這些“書(shū)櫥”起碼將書(shū)讀到了腦袋里，而你把知識(shí)存在自己的硬盤(pán)上卻跟腦袋離得很遠(yuǎn)。如果一個(gè)人保存的知識(shí)超過(guò)一個(gè)限度，那么這些資料基本上將跟他無(wú)關(guān)，因?yàn)闊o(wú)法發(fā)揮出任何價(jià)值。

請(qǐng)你反思一下自己下載的資料，有多少是下載后一次也沒(méi)看過(guò)，甚至到最后我們都不知道自己下載過(guò)什么。有多少資料你甚至沒(méi)有打開(kāi)過(guò)，甚至壓根兒就不知道是什么。但只要有機(jī)會(huì)，只要看到有可以免費(fèi)下載的東西，還是習(xí)慣繼續(xù)下載，繼續(xù)往家里搬。

不能否認(rèn)在我們下載的這么多資料中有知識(shí)，但筆者前面也提到了，現(xiàn)在知識(shí)更新的速度加快，知識(shí)的數(shù)量也在迅速膨脹，如果不能把知識(shí)轉(zhuǎn)化成“你的知識(shí)”，而僅僅是硬盤(pán)里的知識(shí)，那與自己何干呢？“你的知識(shí)”是你腦袋里的知識(shí)或者是你知道知識(shí)在哪里、是什么知識(shí)，這些知識(shí)要能為你所用，所以單純的下載、保存知識(shí)并沒(méi)有用，相反，我們稱(chēng)這種行為是一個(gè)信息時(shí)代的惡習(xí)！

人們下載的知識(shí)是顯性知識(shí)的一種表現(xiàn)形式，對(duì)于這部分知識(shí)，如果沒(méi)有被你處理過(guò)（閱讀，知道是什么；思考，知道對(duì)你有什么用），根本不可能成為“你的知識(shí)”，根本不會(huì)對(duì)你產(chǎn)生一點(diǎn)點(diǎn)作用，只會(huì)讓你“淹沒(méi)在知識(shí)中”而無(wú)法自拔。

該保存哪些知識(shí)

對(duì)于每個(gè)人而言，人類(lèi)的知識(shí)總量可以看做是無(wú)限的，而個(gè)人能夠掌握的知識(shí)則是有限的。從人的一生來(lái)看，也不是比誰(shuí)掌握的知識(shí)最多，而是要看誰(shuí)利用知識(shí)為社會(huì)做出的貢獻(xiàn)最大，誰(shuí)創(chuàng)造的知識(shí)最有價(jià)值。所以，保存知識(shí)的目的是為了個(gè)人的更好發(fā)展，為了能更好地做好自己的工作，為了能幫助更多的人，為了擁有幸?？鞓?lè)的一生。保存知識(shí)只是個(gè)人知識(shí)管理上的一環(huán)，如果你過(guò)于重視知識(shí)的保存，你就會(huì)忽略知識(shí)的學(xué)習(xí)、忽略知識(shí)的共享和傳遞、忽略知識(shí)的利用和創(chuàng)新，這樣的知識(shí)其實(shí)對(duì)你和整個(gè)社會(huì)都是沒(méi)有價(jià)值的。

因?yàn)槲覀兊拇竽X不可能把所有知識(shí)都能保存得很好，所以我們要利用外力來(lái)保存一部分。例如并非所有的信息和知識(shí)都需要我們完全掌握，對(duì)一部分知識(shí)來(lái)說(shuō)需要的是我們?cè)谑褂玫臅r(shí)候知道誰(shuí)知道、知道在哪里，這時(shí)候就需要我們做保存知識(shí)的工作。

對(duì)于保存知識(shí)，聰明的知識(shí)工作者根據(jù)自己的專(zhuān)業(yè)方向制定要保存知識(shí)的類(lèi)型和規(guī)則：只有符合目前和將來(lái)發(fā)展方向的我才會(huì)去保存。如果對(duì)我沒(méi)有價(jià)值，那再好的知識(shí)我也不要；我保存的知識(shí)都要經(jīng)過(guò)自己處理，為這些知識(shí)建立索引才能保證需要的時(shí)候能夠找到，這個(gè)建立索引的過(guò)程大部分是通過(guò)大腦、通過(guò)關(guān)鍵詞、通過(guò)保存知識(shí)的名稱(chēng)來(lái)確定，我要閱讀、思考，起碼知道我要保存的內(nèi)容是什么（在講什么、說(shuō)什么）、知道哪里可能用到（可以做什么用、什么時(shí)候用）。

總之，只有那些符合個(gè)人發(fā)展目標(biāo)的知識(shí)，只有經(jīng)過(guò)自己的閱讀、思考后保存的知識(shí)才有價(jià)值，這樣的知識(shí)保存才是有價(jià)值的保存。

第二節(jié)　分門(mén)別類(lèi)和一個(gè)好名字

人的認(rèn)知和記憶都有局限性，如果讓你在一分鐘內(nèi)記憶一組不相關(guān)的詞，大部分人能夠記憶的數(shù)量是有限的，如果將這些不相關(guān)的詞再進(jìn)行分類(lèi)，例如分成動(dòng)物、植物、生活用品、工業(yè)產(chǎn)品再去記憶，就能很有效地提升記憶的效率。如果你僅有10篇文檔和10個(gè)文件，那么將它們放在你的電腦桌面上就行，但如果你有300、3 000篇文檔和文件的時(shí)候，你就需要分類(lèi)。只有對(duì)文檔進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)地保存，才能在使用的時(shí)候以最快的速度找到。

要根據(jù)個(gè)人的需求去制定個(gè)人文件的分類(lèi)，應(yīng)該簡(jiǎn)單、方便。每個(gè)人的習(xí)慣不同，在建立文件分類(lèi)的時(shí)候要結(jié)合自己的工作和學(xué)習(xí)情況而定。一個(gè)原則是分類(lèi)的深度不宜超過(guò)三層，即文件夾—子文件夾—孫文件夾，通常說(shuō)，如果超過(guò)三層，自己再次打開(kāi)的概率就會(huì)低于10%。

你的文件分類(lèi)方法

某互聯(lián)網(wǎng)公司技術(shù)經(jīng)理，其文件第一層主要分為：個(gè)人、工作、學(xué)習(xí)、工具，在工作文件夾下面根據(jù)工作類(lèi)型分為項(xiàng)目、日常、管理。因?yàn)樵摷夹g(shù)經(jīng)理的主要工作是圍繞項(xiàng)目展開(kāi)，所以項(xiàng)目下面再根據(jù)項(xiàng)目名稱(chēng)進(jìn)行分類(lèi)；除項(xiàng)目工作外，還有日常性的工作，例如服務(wù)器維護(hù)、內(nèi)容管理系統(tǒng)維護(hù)等內(nèi)容，管理是該技術(shù)經(jīng)理在公司的另一個(gè)角色，涵蓋了制度、流程、考核等內(nèi)容。當(dāng)然在個(gè)人、學(xué)習(xí)、工具文件夾下面都有相應(yīng)的再分類(lèi)，如圖6所示（圖中以“工作”文件夾為例展示第二層分類(lèi)，其他分類(lèi)沒(méi)有標(biāo)出）。

圖6　文件分類(lèi)圖示

個(gè)人文件命名體系

談到文件命名，你可能會(huì)有疑問(wèn)，這誰(shuí)不會(huì)啊！是的，好像誰(shuí)都會(huì)，可是有幾個(gè)人能做到科學(xué)地命名呢？通常是隨便起個(gè)名字，就存到某個(gè)地方去了，結(jié)果造成想找到的時(shí)候變得非常困難。當(dāng)一個(gè)公司人想尋找公司ERP系統(tǒng)的項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告時(shí)，他用“項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告”去搜索，找出了數(shù)百個(gè)以“項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告”命名的文件。到底哪個(gè)是ERP系統(tǒng)項(xiàng)目的總結(jié)報(bào)告呢？他需要一個(gè)個(gè)地打開(kāi)這些文件去確定，這就是因?yàn)闆](méi)有采取合適的命名造成的問(wèn)題。

在這個(gè)提倡合作的年代，一個(gè)非常普遍的現(xiàn)象是：一份文檔往往要經(jīng)過(guò)多人修改，最后發(fā)送出去的應(yīng)該是最終修改稿，而實(shí)際情況是，經(jīng)常發(fā)送出去的是其中的某個(gè)中間稿，甚至是最初稿，這樣的結(jié)果，輕則會(huì)導(dǎo)致重復(fù)勞動(dòng)、工作效率低下，嚴(yán)重的甚至?xí)孤渡虡I(yè)秘密，造成不應(yīng)有的損失。

文件的命名工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，簡(jiǎn)單但不容易堅(jiān)持，如果能長(zhǎng)期堅(jiān)持下去就可以明顯地提升工作效率。文件命名工作的前提是要確定命名的方法和規(guī)則，要根據(jù)你的工作類(lèi)型和習(xí)慣確定。

下面我們來(lái)分享一下某家公司的命名規(guī)則：

公司文檔命名規(guī)則：公司簡(jiǎn)稱(chēng)—緯度—文檔名—日期—版本號(hào)，如：KMC—咨詢(xún)—質(zhì)量控制—20090318—1.5，意思是KMC公司咨詢(xún)業(yè)務(wù)單元質(zhì)量控制文件，定稿于2009年3月18日，版本為1.5。

公司項(xiàng)目命名規(guī)則：年—項(xiàng)目號(hào)—客戶(hù)名—項(xiàng)目名—日期—版本號(hào)，如：2009—006—上海世博會(huì)組委會(huì)—國(guó)外市場(chǎng)拓展項(xiàng)目媒體組織—20090416—1.0，意思是該公司2009年第六個(gè)項(xiàng)目，上海世博會(huì)組委會(huì)的海外市場(chǎng)拓展媒體組織，定稿于2009年4月16日，版本號(hào)為1.0。

與公司文件命名相比，在個(gè)人文件的命名上，可以更簡(jiǎn)單一些。除了要給自己的工作文件命名，每個(gè)人都會(huì)從不同的渠道（網(wǎng)上下載、朋友間的共享）得到不少文件，根據(jù)文件類(lèi)型不同采用不同的命名方法。對(duì)于工作需要的文件，如果公司有命名規(guī)則就按照公司的規(guī)則執(zhí)行，如果公司沒(méi)有命名規(guī)則就根據(jù)自己的規(guī)則執(zhí)行。對(duì)于自己收集的文件，則要按照自己的文件命名規(guī)則執(zhí)行。

某出版社編輯對(duì)下載的文件，按照以下的方式命名：“標(biāo)題—機(jī)構(gòu)（或者作者）—分類(lèi)—類(lèi)型”，例如他下載的德勤公司演示文稿的模板，是一個(gè)ppt文件，他的命名方式是“ppt模板—德勤—個(gè)人工具—ppt”，從分類(lèi)方法上看，他是將ppt模板作為個(gè)人的工具，文件的類(lèi)型為ppt。

以上的方法其實(shí)都很簡(jiǎn)單，你只需要花兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間對(duì)自己經(jīng)常接觸和使用的文件進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析，就可以規(guī)劃出你的文件夾層次，制定出適合自己的命名規(guī)則，而難度僅僅在于如何能堅(jiān)持下來(lái)。在日常工作中對(duì)文件進(jìn)行命名，這看起來(lái)比較煩瑣，但如果從長(zhǎng)期上看，這是最有效率的文件管理方式。

舉個(gè)例子說(shuō)明，很多人從網(wǎng)絡(luò)上下載了許多mp3的歌曲，但由于互聯(lián)網(wǎng)上的歌曲大部分是根據(jù)文件上傳的時(shí)間自動(dòng)命名的，所以根本看不出到底是什么歌曲和內(nèi)容。例如筆者在百度上搜索羅大佑《光陰的故事》，在下載后文件名是323823c416d44cee9bf65b4baf1c77b3.mp3，估計(jì)直接保存后沒(méi)有人能看明白這是什么歌曲，這個(gè)時(shí)候我就將它的名字修改成“光陰的故事—羅大佑—mp3.mp3”，加上mp3文件后綴的目的是我要區(qū)分這是什么類(lèi)型的文件，是一個(gè)mp3文件還是一個(gè)《光陰的故事》的歌詞。當(dāng)然你也可以用文件名的后綴去區(qū)分，但從方便使用的角度說(shuō)，前者效率更高。

請(qǐng)一定要記住，在你下載文件或者新建文件時(shí)，不要只圖方便，否則你今天的一時(shí)方便會(huì)帶來(lái)明天使用時(shí)無(wú)窮無(wú)盡的麻煩，所以請(qǐng)勤快一些，這對(duì)于個(gè)人知識(shí)保存來(lái)說(shuō)極其重要。

第三節(jié)　電腦桌面滿了

筆者曾經(jīng)見(jiàn)到一個(gè)22英寸的電腦顯示器，密密麻麻的圖標(biāo)覆蓋著顯示器桌面，滿了！電腦桌面上的快捷方式的原來(lái)用意是為了使用的方便，但如果什么東西都放在電腦桌面上也就不方便了。

現(xiàn)在，大部分人的電腦里都有文件、圖片、聊天記錄、電子郵件等很多內(nèi)容。對(duì)于知識(shí)工作者來(lái)說(shuō)，雖然沒(méi)有22英寸顯示器仍然放不下自己的文件快捷方式那么夸張，但大多數(shù)人都會(huì)感覺(jué)到自己的電腦里面比較雜亂，想要找一個(gè)文件或者圖片的時(shí)候感覺(jué)很不方便。

下面筆者以使用最為廣泛的Windows操作系統(tǒng)為例（如果你用其他的操作系統(tǒng)也沒(méi)有關(guān)系，其基本的方法和規(guī)則是相通的），介紹一些簡(jiǎn)單的方法，來(lái)幫助你整理文件。

電腦中最混亂的地方

在大部分人的電腦中，最容易變亂的地方是以下幾個(gè)區(qū)域，如果這幾個(gè)地方整理清楚有序了，你的電腦就是“干凈”的。

電腦的桌面：前面提到的例子就是桌面混亂的典型，桌面的主要功能就是為了方便隨時(shí)使用拖放到桌面的文件。

我的文檔（My Documents）：這是Windows自帶的一個(gè)文件夾，里面包括了我的視頻、我的圖片、我的音樂(lè)，另外你與別人用MSN和QQ等IM工具聊天時(shí)對(duì)方傳給你的文件、圖片等也默認(rèn)保存在這里；在你保存文檔、文件的時(shí)候這里是默認(rèn)的保存地址。

系統(tǒng)默認(rèn)的用戶(hù)文件夾（X：Documents and Settings）：該文件夾是用來(lái)存放你的個(gè)人配置文件的文件夾，默認(rèn)在系統(tǒng)的根目錄下。這個(gè)文件夾的容量會(huì)根據(jù)用戶(hù)數(shù)量的多少和使用情況自動(dòng)加大。

系統(tǒng)默認(rèn)的下載目錄（X：Downloads或者你自己取的名字）：在Windows系統(tǒng)中，有一個(gè)默認(rèn)的下載資料的目錄，許多時(shí)候我們下載的內(nèi)容就保存在這里。如果你不進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)分，任何下載的內(nèi)容都將保存到這里，大概用不到半年這里的東西就很難找到了。

IE瀏覽器的收藏夾：看到一個(gè)好的網(wǎng)站，看到一篇好的文章，你可能自然而然地用微軟IE的收藏夾把它收藏起來(lái)。日積月累，即使有分類(lèi)，這里也已經(jīng)失去了收藏的意義，因?yàn)槟阍僖膊荒芸焖僬业侥阍?jīng)收藏過(guò)的東西了！

六招清爽你的電腦

（1）刪除

對(duì)于電腦系統(tǒng)產(chǎn)生的臨時(shí)文件，要盡快刪除。可以充分利用相關(guān)的工具，比如360安全衛(wèi)士（下載地址：www.#） 提供的“清理系統(tǒng)垃圾”功能將系統(tǒng)中的臨時(shí)文件刪除，其可以刪除的文件包括了系統(tǒng)臨時(shí)文件、IE緩存文 件、回收站中的文件、Windows的預(yù)讀文件、Office的安裝文件等內(nèi)容。

對(duì)于自己不會(huì)再使用的文件，也要及時(shí)刪除。如果不能確定哪些是永遠(yuǎn)不需要的，你可以建立一個(gè)“待刪除文件夾”，將相關(guān)內(nèi)容放置進(jìn)去，如果在一定時(shí)間段內(nèi)（例如半年或者一年的時(shí)間）沒(méi)有再使用，就可以刪除。

（2）建立分類(lèi)文件夾并合理命名文件

建議在Windows自帶的文件夾外，根據(jù)自己的使用習(xí)慣和要求，創(chuàng)建一些有意義的目錄，這些目錄分別存放相應(yīng)分類(lèi)的文件夾。這里就用到我們上一節(jié)講到的分類(lèi)和命名方法，不要嫌煩瑣，起步階段的煩瑣可以保證你后續(xù)使用的方便和高效。在文件下載后立刻重新命名，不要想“等我有空的時(shí)候再去做”，因?yàn)槟恪坝肋h(yuǎn)沒(méi)有空”。沒(méi)有進(jìn)行閱讀和思考，沒(méi)有進(jìn)行合理的分類(lèi)和命名的文件，即使在你的電腦里也“不是你的”。

（3）整理快捷方式

任何人的電腦在長(zhǎng)時(shí)間使用后，在電腦“桌面”、“開(kāi)始菜單”和“快速啟動(dòng)”里的快捷方式都會(huì)比較亂。雖然這些快捷方式都是曾經(jīng)用過(guò)的，但現(xiàn)在一定有許多已經(jīng)不需要了。例如，在“快速啟動(dòng)”欄里只需要保留你最常用的幾個(gè)快捷方式（例如：瀏覽器、我的文檔、word、excel、ppt）。把其他多余的快捷方式從“開(kāi)始”菜單中拖到桌面，然后，在桌面新建一個(gè)文件夾，存放在桌面上的所有的快捷方式。打開(kāi)這個(gè)文件夾，刪除不需要的快捷方式，只保留常用的。這樣，你的桌面和開(kāi)始菜單看起來(lái)會(huì)更清爽，電腦的反應(yīng)速度也會(huì)更快。

（4）在互聯(lián)網(wǎng)上保存

現(xiàn)在的發(fā)展趨勢(shì)是人們隨時(shí)隨地都可以上網(wǎng)，許多在本地機(jī)器上比較麻煩而不容易解決的問(wèn)題如果放到互聯(lián)網(wǎng)上，就可能不是問(wèn)題，例如關(guān)于你的瀏覽器收藏夾里的內(nèi)容，互聯(lián)網(wǎng)上已經(jīng)提供了很好的解決方式（在下一節(jié)我們將進(jìn)行具體的介紹）。如果你認(rèn)為某篇文章實(shí)在重要，你當(dāng)然也可以按照之前的處理方式將它粘貼到word里面保存，這就類(lèi)似于新建一個(gè)文件，這時(shí)你要注意的是我們前面提到的分類(lèi)和命名兩個(gè)問(wèn)題。

希望自己電腦上的東西便于使用，你需要建立自己的分類(lèi)和命名體系，建立一套適合自己的簡(jiǎn)單規(guī)則。另外就是要更加勤快一點(diǎn)，養(yǎng)成及時(shí)處理的習(xí)慣：在下載文件或者新建文件時(shí)，不要圖方便，隨手就放到桌面上，不要“偷懶”仍然使用那些不能表達(dá)任何意義的文件名稱(chēng)，一定按照你的文件命名規(guī)則確定相關(guān)的名字。確保你把文件放在了已經(jīng)設(shè)置好分類(lèi)的文件夾中，這樣才能避免混亂，保持電腦的整潔有序。

（5）本地搜索

隨著你的個(gè)人電腦操作系統(tǒng)使用時(shí)間的增加，隨著你工作和學(xué)習(xí)內(nèi)容的增多，每個(gè)人電腦硬盤(pán)中的文件都會(huì)越來(lái)越多，即使你做了分類(lèi)和命名，但尋找文件的難度仍然是越來(lái)越大，所花費(fèi)的時(shí)間也越來(lái)越多，而且最終找不到自己存放文件的情況時(shí)有發(fā)生。這個(gè)時(shí)候大家通常的做法就是使用Windows系統(tǒng)自帶的“搜索”功能來(lái)進(jìn)行查找，但是Windows搜索很占用系統(tǒng)資源，許多時(shí)候用系統(tǒng)的“搜索”功能時(shí)其他功能基本上不能使用。而且搜索的準(zhǔn)確度也比較低，很難找到所需要的內(nèi)容。所以，主流的搜索引擎廠商推出了本地搜索的工具，Google叫桌面搜索，百度叫硬盤(pán)搜索。

無(wú)論是桌面搜索還是硬盤(pán)搜索，其本質(zhì)上都是對(duì)你個(gè)人電腦本地內(nèi)容的搜索。本地搜索的使用方法和搜索方式與我們經(jīng)常使用的Google和百度網(wǎng)頁(yè)搜索一樣簡(jiǎn)單，你只需要在搜索框內(nèi)輸入需要查詢(xún)的內(nèi)容，敲回車(chē)鍵，或者鼠標(biāo)點(diǎn)擊搜索框右側(cè)的搜索按鈕，就可以得到符合查詢(xún)需求的內(nèi)容，目前支持我們需要的大部分文件類(lèi)型（doc、xls、pdf、電子郵件、mp3、聊天記錄、圖片等）。

在本章第六節(jié)筆者將詳細(xì)介紹Google桌面搜索的功能，而百度硬盤(pán)搜索的基本功能與Google桌面搜索類(lèi)似。

（6）知識(shí)保存工具

目前，市面上出現(xiàn)了不少個(gè)人知識(shí)管理、個(gè)人信息管理的工具。但不同的工具適合不同的人，即使有這些工具，仍然要求你對(duì)自己的個(gè)人知識(shí)進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)劃，你要建立自己的知識(shí)分類(lèi)和命名規(guī)則。

筆者推薦表4中的工具，工具的具體功能和使用方法在本章第六節(jié)作更詳細(xì)的介紹，如果你準(zhǔn)備使用也可以用搜索引擎去搜索相關(guān)的使用技巧。

表4　常用的知識(shí)保存工具

第四節(jié)　互聯(lián)網(wǎng)空間

小王是一年級(jí)博士生，現(xiàn)在馬上就要準(zhǔn)備博士論文的開(kāi)題。寫(xiě)博士論文是一個(gè)“痛苦”的過(guò)程，起碼要十幾萬(wàn)字以上，要閱讀數(shù)百甚至上千篇文獻(xiàn)。而且導(dǎo)師還給他分配了許多其他工作，所以看起來(lái)是兩年的時(shí)間寫(xiě)論文，但其實(shí)時(shí)間并不寬裕，他已經(jīng)有好幾個(gè)師兄師姐是延期畢業(yè)了。

在準(zhǔn)備開(kāi)始寫(xiě)自己博士論文的時(shí)候，小王想起了自己寫(xiě)碩士論文時(shí)候的經(jīng)歷。也是三年，也閱讀了不少文獻(xiàn)，但在真正開(kāi)始寫(xiě)畢業(yè)論文的時(shí)候卻發(fā)現(xiàn)了一個(gè)令人尷尬的問(wèn)題：自己收集的那么多論文，想用的時(shí)候卻不知道看哪個(gè)，也不知道論文中哪些內(nèi)容是有價(jià)值的，哪些是廢話、套話；自己原來(lái)在看論文、做調(diào)研時(shí)腦袋里產(chǎn)生的創(chuàng)新點(diǎn)和閃光點(diǎn)早就忘了！

后來(lái)筆者給他推薦了本節(jié)中介紹的互聯(lián)網(wǎng)上的知識(shí)保存工具。

看過(guò)一篇互聯(lián)網(wǎng)上的文章后覺(jué)得自己將來(lái)還會(huì)使用到，怎么辦？

看到文章中的一部分內(nèi)容寫(xiě)得很精彩，覺(jué)得應(yīng)該記下來(lái)怎么辦？

筆者曾經(jīng)就這兩個(gè)問(wèn)題問(wèn)過(guò)不少人，常見(jiàn)的做法是收藏到瀏覽器的收藏夾或者將文章內(nèi)容復(fù)制下來(lái)，然后再粘貼到word里面保存。這些方法不能說(shuō)不行，但都存在一定的問(wèn)題。如果保存到收藏夾，由于收藏夾功能有限，即使做了分類(lèi)，相關(guān)內(nèi)容也不好找；如果保存成word文檔，很可能保存完畢后就是你跟這些內(nèi)容的最后一次見(jiàn)面，你內(nèi)心再也沒(méi)有找到所保存的文件夾、再找到這個(gè)文檔、再打開(kāi)去閱讀這個(gè)文檔的想法了。

在上一章中，我們介紹過(guò)互聯(lián)網(wǎng)上的社會(huì)性書(shū)簽工具（例如美味書(shū)簽、百度搜藏），但那是從知識(shí)學(xué)習(xí)的角度講的。其實(shí)社會(huì)性書(shū)簽工具最大的一個(gè)好處是解決了好文章、好內(nèi)容的收藏問(wèn)題：不僅可以收藏，而且可以根據(jù)需求給這些收藏賦予相應(yīng)的關(guān)鍵詞；不僅可以收藏整篇文章，而且你還可以將文章中最有價(jià)值的地方用鼠標(biāo)畫(huà)出來(lái)。更可喜的是，社會(huì)性書(shū)簽工具大部分提供了功能很強(qiáng)大的搜索工具，可以讓你在自己收藏的內(nèi)容中去尋找。當(dāng)需要這些內(nèi)容的時(shí)候，你就可以方便地找到自己原來(lái)感興趣的是哪一部分，可以在讀完感興趣的部分后再去決定是否看完整篇文章。

有價(jià)值的東西永遠(yuǎn)不丟失

對(duì)于網(wǎng)站和文章的收藏，筆者推薦社會(huì)性書(shū)簽工具?，F(xiàn)在提供社會(huì)性書(shū)簽工具的網(wǎng)站很多，包括Google、Yahoo等都提供相關(guān)工具。對(duì)于以中文閱讀和使用為主的用戶(hù)，筆者推薦百度搜藏（http://cang.baidu.com）。通過(guò)百度搜藏，當(dāng)你閱讀到一篇文章，如果覺(jué)得其中一段話比較有價(jià)值，你可以用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)這段話反白選擇下來(lái)，然后點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵，選擇“添加到百度搜藏”，就會(huì)彈出相關(guān)頁(yè)面，包括了要收藏頁(yè)面的標(biāo)題、描述和你選擇的覺(jué)得有價(jià)值的那部分內(nèi)容，再添加上你設(shè)置的關(guān)鍵詞，最后點(diǎn)收藏就可以保存起來(lái)。百度搜藏有一個(gè)好處是，在你需要找一篇文章的時(shí)候，即使該文章的原始網(wǎng)站已經(jīng)無(wú)法訪問(wèn)了，但百 度會(huì)用緩存的形式幫你保存，這樣就不會(huì)出現(xiàn)文章丟失的情況。

當(dāng)需要找到該文章的時(shí)候，百度搜藏提供的搜索功能可以讓你只搜索自己收藏的內(nèi)容，速度很快并且準(zhǔn)確。搜索出來(lái)的頁(yè)面最先顯示出來(lái)的是你之前標(biāo)記過(guò)的最有價(jià)值的那部分內(nèi)容，如果這部分內(nèi)容就可以解決你需求的問(wèn)題，那你就不需要再進(jìn)一步去打開(kāi)文章閱讀，從而節(jié)省了寶貴的時(shí)間。

記錄你的靈感

如何在讀一篇文章的時(shí)候，把自己產(chǎn)生的有價(jià)值的感想記錄下來(lái)，就像小王的狀況，兩三年的時(shí)間中產(chǎn)生的創(chuàng)新點(diǎn)和閃光點(diǎn)，等到真正需要的時(shí)候卻記不來(lái)了。這個(gè)時(shí)候我們可以想一下自己在讀紙質(zhì)書(shū)的時(shí)候是怎么做的——當(dāng)看到一頁(yè)比較有價(jià)值的內(nèi)容，你可能用“折頁(yè)”的方式將該頁(yè)突出一下，這就是我們上面提到的社會(huì)性書(shū)簽功能；如果你產(chǎn)生了新的想法，你會(huì)在書(shū)的邊緣記下來(lái)或者寫(xiě)到你的筆記本上，這種隨讀隨記的方式是適合大部分人的閱讀和思考的?，F(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上已經(jīng)提供類(lèi)似的做筆記的小軟件：當(dāng)你看到一個(gè)網(wǎng)頁(yè)、一篇文章產(chǎn)生自己想法的時(shí)候，你可以很方便地將這些想法記錄到自己的電子筆記本上，然后在需要的時(shí)候可以方便地找到。

在互聯(lián)網(wǎng)上保存你的創(chuàng)新思想和閃光點(diǎn)可以用電子的筆記軟件，筆者在這里推薦Google的Notebook（詳細(xì)使用方法詳見(jiàn)本章第六節(jié)工具部分內(nèi)容）。安裝Notebook并登錄后，你在查看網(wǎng)頁(yè)時(shí)產(chǎn)生的想法、文章中有價(jià)值的內(nèi)容都可以方便地寫(xiě)下來(lái)、復(fù)制過(guò)去，這些內(nèi)容都將會(huì)保存在Google的服務(wù)器上，無(wú)論你在哪里，只要能上網(wǎng)就能方便地查詢(xún)和使用。

Evernote也是一款具有類(lèi)似功能的軟件，在某些方面，其功能要比Google Notebook更好，你也可以選用。

表5　筆者推薦的部分工具1

第五節(jié)　對(duì)“人”的保存

除了利用圖書(shū)資料、電子文檔等學(xué)習(xí)外，知識(shí)工作者還有一個(gè)重要的學(xué)習(xí)方式是向他人學(xué)習(xí)。

在工作和實(shí)踐中有一個(gè)很重要的情況是“知道誰(shuí)知道”，即你在做事情的時(shí)候、遇到問(wèn)題的時(shí)候，知道向誰(shuí)去請(qǐng)教，知道誰(shuí)是這個(gè)領(lǐng)域的專(zhuān)家，因?yàn)楸M管這些知識(shí)不是為你所有，但可以為你所用。所以，在知識(shí)保存的階段除了要考慮保存顯性的資料和文件外，還要關(guān)注對(duì)人的“保存”。當(dāng)然，我們無(wú)法保存人本身，我們只需要保存這個(gè)人的聯(lián)系方式，以便能通過(guò)最快捷的方式獲得他的協(xié)助。

此外，為了能獲得他的協(xié)助，我們最好還能夠知道這個(gè)人的背景、專(zhuān)業(yè)、優(yōu)勢(shì)、特長(zhǎng)和個(gè)性等情況。了解一個(gè)人越多，那么你跟他交流與溝通的效率就越高，得到真正幫助的機(jī)會(huì)就越大。

你的貴人是誰(shuí)

中國(guó)傳統(tǒng)文化中有一句話叫“貴人相助”，但誰(shuí)是你的貴人，沒(méi)有人知道。從人際資本和個(gè)人知識(shí)管理的角度而言，每個(gè)知識(shí)工作者都有自己的優(yōu)勢(shì)和特長(zhǎng)，在自己熟悉的領(lǐng)域內(nèi)，每個(gè)人都是專(zhuān)家，這樣看每個(gè)人都可能成為你的“貴人”。

成功學(xué)經(jīng)常引用的一句話是“成功=20%的知識(shí)+80%的人脈”，在好萊塢也流行著一句話：“一個(gè)人能否成功，不在于你知道什么（what you know），而是在于你認(rèn)識(shí)誰(shuí)（whom you know）?！彪m然這些話有些絕對(duì)，但是，如果你沒(méi)有知識(shí)、沒(méi)有價(jià)值，誰(shuí)會(huì)做你的“人脈”？所以筆者一直強(qiáng)調(diào)知識(shí)是建立人脈的基礎(chǔ)，缺乏了強(qiáng)大的知識(shí)基礎(chǔ)，人脈將無(wú)從建立。前面兩句話在很大程度上印證了保存“人”的重要性。進(jìn)一步說(shuō)，作為知識(shí)工作者，在建立人際關(guān)系時(shí)一定要避免過(guò)于“功利化”的追求：我們需要跟比自己優(yōu)秀的人交往，但從知識(shí)角度來(lái)說(shuō)每個(gè)人都能給我們啟發(fā)和幫助，都是有價(jià)值的。

作為社會(huì)人，無(wú)論你是一個(gè)學(xué)生還是一個(gè)企業(yè)老總，每天都會(huì)接觸許多人、結(jié)識(shí)許多人。那你是否能夠做到“結(jié)識(shí)新朋友，不忘老朋友”呢？

假如一個(gè)見(jiàn)面三四次的朋友仍然不知道你在做什么，甚至叫不出你的名字，你會(huì)是什么感受？

假如有人在MSN或者QQ上無(wú)數(shù)次地問(wèn)你同一個(gè)問(wèn)題（例如你是做什么業(yè)務(wù)的？），你會(huì)是什么感受？你們的溝通還能持續(xù)下去嗎？

假如一個(gè)交流過(guò)一兩次的朋友突然在你過(guò)生日那天給你打一個(gè)電話，你會(huì)是什么感受？

可能你手上有1 000張甚至10 000張名片，但這些人里面有多少是一面之緣然后永遠(yuǎn)沒(méi)有再見(jiàn)過(guò)，有多少是交流過(guò)多次但你仍然搞不清楚對(duì)方是做什么的，有多少是你可以分享知識(shí)和心得的朋友？

如何保存“人”

我認(rèn)識(shí)的一位咨詢(xún)和培訓(xùn)顧問(wèn)的案例：保存“人”，保存人的什么？

基本情況：姓名、服務(wù)機(jī)構(gòu)、部門(mén)、職位、電話（固定、移動(dòng)）、傳真、網(wǎng)址、博客地址、即時(shí)通訊工具（MSN、QQ、Skype、飛信、Gtalk等）。

背景情況：在溝通中獲得的背景信息，例如老家是哪里的，什么學(xué)校畢業(yè)，什么專(zhuān)業(yè)，有什么愛(ài)好，配偶是做什么的，是否有小孩，小孩情況，父母情況等。

聯(lián)系過(guò)程：你們討論的事情、他正在做或者準(zhǔn)備做的項(xiàng)目、他最近的心情、說(shuō)過(guò)什么、想過(guò)什么、寫(xiě)過(guò)什么、討論過(guò)什么。

如果你能夠保存這些信息，那么你跟這個(gè)人交流和溝通的效率會(huì)明顯提高，你們建立關(guān)系的可能性會(huì)大大提高。而且，保存這些信息并不難，因?yàn)槟銈兠恳淮蔚囊?jiàn)面都會(huì)溝通、交流、分享，哪怕是通過(guò)喝酒也可以發(fā)現(xiàn)一個(gè)人的特點(diǎn)、價(jià)值觀，只需要你用心去做，同時(shí)及時(shí)的整理、歸納也很重要，否則時(shí)間一久就會(huì)忘掉。

保存“人”的工具

保存“人”的工具有微軟Outlook的聯(lián)系人管理、社會(huì)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)性網(wǎng)站等。你可以通過(guò)微軟提供的Outlook聯(lián)系人管理對(duì)人的基本資料進(jìn)行有效的管理，除基本資料外還可以包括你們之間交往的“活動(dòng)”管理，以此來(lái)整理你們交往過(guò)程中獲得的信息；通過(guò)SNS網(wǎng)站（比如Facebook、人人網(wǎng)、開(kāi)心網(wǎng)等）可以讓你了解朋友最近在想什么（比如微博客）、看到用戶(hù)在討論什么（比如群組或者論壇）、看到他比較系統(tǒng)的觀點(diǎn)（比如日志或者博客），與朋友加深了解和友誼，從而保證“知道誰(shuí)知道”！

表6　筆者推薦的部分工具2

第六節(jié)　常用的知識(shí)保存工具

Google桌面搜索

（1）介紹

Google桌面搜索是Google公司發(fā)布的一款個(gè)人桌面搜索應(yīng)用程序，能夠?qū)﹄娔X中的電子郵件、文件、音樂(lè)、照片、聊天記錄、Gmail、瀏覽過(guò)的網(wǎng)頁(yè)等進(jìn)行全文搜索，支持Windows、Mac、Linux等操作系統(tǒng)。Google桌面搜索通過(guò)對(duì)本地計(jì)算機(jī)進(jìn)行搜索，從而可以協(xié)助個(gè)人方便、快捷地找到所需信息。從理論上說(shuō)，如果搜索功能足夠好，將來(lái)人們可以不用再手動(dòng)整理自己計(jì)算機(jī)中的各類(lèi)文件。但現(xiàn)實(shí)情況是，對(duì)個(gè)人文件進(jìn)行有效的分類(lèi)、命名仍然是提高搜索精準(zhǔn)度的基礎(chǔ)，也能促進(jìn)個(gè)人的學(xué)習(xí)。通過(guò)Google桌面搜索，搜索結(jié)果會(huì)顯示出與搜索內(nèi)容最相關(guān)的頁(yè)面，并且每個(gè)搜索結(jié)果里都會(huì)包含文件名和簡(jiǎn)短的文件摘要，并突出顯示搜索關(guān)鍵詞。您可以使用該頁(yè)頂部的鏈接，針對(duì)特定的項(xiàng)目類(lèi)型對(duì)結(jié)果進(jìn)行過(guò)濾。

Google桌面搜索與Windows自帶的搜索相比，功能更加強(qiáng)大，結(jié)果更加詳細(xì)、清楚，搜索范圍更廣，搜索速度有質(zhì)的提升，但對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)存的占用反而小很多。隨著Google桌面搜索的版本升級(jí)和功能的推陳出新，現(xiàn)在的Google桌面搜索不僅能幫助你搜索自己的計(jì)算機(jī)，而且還提供了不少小工具和補(bǔ)充工具欄幫助個(gè)人從互聯(lián)網(wǎng)上收集新信息。

（2）使用指南

第一步：下載并安裝。

登錄http://desktop.google.com 頁(yè)面，下載安裝Google桌面搜索軟件，只需要點(diǎn)擊安裝就可以，比較簡(jiǎn)單。安裝完成后，Google桌面搜索軟件會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)，在任務(wù)欄的系統(tǒng)托盤(pán)里可以看到它的圖標(biāo)。

提示：該軟件在安裝完成后占用空間較小，但在安裝時(shí)要求所安裝分區(qū)要有1GB以上的剩余空間。

第二步：建立文件索引。

安裝完成后，還無(wú)法立即進(jìn)行搜索，Google桌面搜索軟件需要建立本地計(jì)算機(jī)的文件索引。索引建立要在電腦沒(méi)有任何操作30秒后開(kāi)始。建立整機(jī)文件索引所耗費(fèi)時(shí)間根據(jù)你計(jì)算機(jī)的容量確定，但總體來(lái)看速度較快。在建立一次完整的本地文件索引后，新增文件會(huì)根據(jù)需要進(jìn)行局部的索引編制，速度快到可以忽略不計(jì)，例如在你剛剛瀏覽某網(wǎng)頁(yè)后、剛剛閱讀某封電子郵件后，用該搜索就可以立即找到。

第三步：進(jìn)行搜索。

用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊任務(wù)欄的圖標(biāo)，從彈出的菜單中選擇“Search”選項(xiàng)，立刻就會(huì)彈出一個(gè)跟Google網(wǎng)頁(yè)搜索類(lèi)似的頁(yè)面，點(diǎn)擊“搜索桌面”則對(duì)你的電腦進(jìn)行搜索，點(diǎn)擊“搜索所有網(wǎng)站”則對(duì)整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行搜索。

Google桌面搜索常見(jiàn)問(wèn)題

Google桌面搜索可以查找什么類(lèi)型的文件？

Google桌面搜索可以索引并搜索我們經(jīng)常用到的大部分文件，包括微軟Office里的word、excel、powerpoint和Outlook里的郵件，還可以搜索音頻、視頻、圖片、壓縮文件、聊天記錄（QQ、MSN、Gtalk等）。Google桌面搜索還提供了不少插件，對(duì)于不能直接支持的文件格式，應(yīng)用插件后即可以搜索。

Google桌面搜索的搜索語(yǔ)法是怎么樣的？

Google桌面搜索的搜索語(yǔ)法和技巧與Google網(wǎng)頁(yè)搜索類(lèi)似，適用于我們第一章講到的關(guān)于Google搜索的關(guān)鍵詞技巧。例如要搜索后綴為ppt的文件，搜索關(guān)鍵詞應(yīng)寫(xiě)成“filetype：ppt”而非“*.ppt”。

Google桌面搜索結(jié)果如何顯示？

Google桌面搜索結(jié)果頁(yè)面顯示了所有的搜索結(jié)果，將所有搜索到的內(nèi)容用一個(gè)頁(yè)面的形式顯示，分為4大類(lèi)：郵件、文件、聊天、歷史記錄，你可以點(diǎn)擊任何一類(lèi)進(jìn)行查看，從而方便你快速查找到你需要的信息。具體搜索到的每條內(nèi)容也很詳細(xì)。同時(shí)你還可以點(diǎn)擊“按照關(guān)聯(lián)分類(lèi)”或者“按照日期分類(lèi)”來(lái)對(duì)搜索結(jié)果進(jìn)行分類(lèi)。如果搜索到的內(nèi)容比較多，在搜索結(jié)果頁(yè)面最下方也會(huì)像Google網(wǎng)頁(yè)搜索那樣顯示共有多少頁(yè)，當(dāng)前所在頁(yè)等，不會(huì)像Windows搜索結(jié)果那樣給人感覺(jué)非常凌亂。

對(duì)于刪除的文件，Google桌面搜索能夠找到嗎？

在你每次查看文件及其他項(xiàng)目時(shí)，Google桌面都會(huì)為它們建立緩存副本（快照），并將這些緩存副本存儲(chǔ)在你計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)上。因此，你可以經(jīng)常使用Google桌面搜索來(lái)查找無(wú)意中刪除的項(xiàng)目，而不必重新創(chuàng)建這些項(xiàng)目。

Google桌面搜索如何保證我的文件的安全性？

Google桌面搜索提供了一個(gè)功能，通過(guò)防止網(wǎng)絡(luò)欺詐和惡意軟件網(wǎng)站保證搜索的安全性。它可以幫你自動(dòng)判斷你要查看的文件或者鏈接是否有惡意軟件，如果有將給予提示。如果你不希望別人在你的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行Google桌面搜索，只要“鎖定搜索”就可以做到：只需點(diǎn)擊任務(wù)欄中的Google桌面圖標(biāo)，然后從菜單中選擇“鎖定搜索”即可。在此之后，任何人就不能再?gòu)腉oogle桌面主頁(yè)進(jìn)行搜索了，如果他人在補(bǔ)充工具欄、桌面欄或浮動(dòng)桌面欄查詢(xún)框中輸入搜索字詞，就只能看到顯示“桌面搜索已鎖定”的消息（不過(guò)，可以進(jìn)行其他類(lèi)型的搜索，例如網(wǎng)絡(luò)搜索或圖片搜索）。要解鎖桌面搜索，在Google桌面主頁(yè)輸入當(dāng)前用戶(hù)的Windows密碼就可以打開(kāi)。

Mybase

Mybase是一款共享軟件，主要用于資料管理，可管理的資料類(lèi)型包括：各類(lèi)文檔、名片、事件、下載和收集的資料等，分為個(gè)人版和網(wǎng)絡(luò)版。通過(guò)Mybase可以將資料分門(mén)別類(lèi)地整理清楚，使你的計(jì)算機(jī)資料有條不紊，方便使用。

Mybase具有以下特點(diǎn)和功能：

與Windows統(tǒng)一的界面風(fēng)格：Mybase快捷圖標(biāo)、窗口菜單、對(duì)話框都保持了與Windows相同和類(lèi)似的風(fēng)格，熟悉Windows使用的用戶(hù)基本上不用學(xué)習(xí)就可以操作。

中英文語(yǔ)言支持：該軟件目前提供了簡(jiǎn)體中文和英文兩種語(yǔ)言模塊，如果你需要切換語(yǔ)言，只需要選擇“選項(xiàng)—語(yǔ)言”菜單命令，即可輕松切換。

個(gè)人資料組織管理功能：Mybase生成“Mybase資料夾”的文檔，每個(gè)“資料夾”都是獨(dú)立文件，以樹(shù)形目錄為索引，方便查找，其中的資料內(nèi)容及其邏輯關(guān)系均可自定義，特別適合于管理一些需要分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行存儲(chǔ)的資料數(shù)據(jù)。

資料編輯功能：Mybase為其資料夾中每個(gè)節(jié)點(diǎn)資料信息都提供了編輯功能。所有資料信息以RichText格式保存，可實(shí)現(xiàn)設(shè)定字體、大小、顏色、風(fēng)格、居中、居左、居右等基本的編輯功能。而且Mybase具備文檔直接打開(kāi)運(yùn)行的特性，并能自動(dòng)監(jiān)測(cè)文檔是否已被修改。也就是說(shuō)，你可以在Mybase中直接打開(kāi)與應(yīng)用程序相關(guān)聯(lián)的附件文檔，如果附件文檔直接打開(kāi)后被修改，Mybase也將會(huì)更新資料夾中相應(yīng)附件文檔的內(nèi)容。

搜索和查詢(xún)功能：Mybase提供了簡(jiǎn)單的搜索和查找功能，其提供模式字符為星號(hào)：*，例如：簡(jiǎn)歷*陳，表示你需要查找資料夾中包含“簡(jiǎn)歷”和“陳”的節(jié)點(diǎn)。但Mybase本身的查詢(xún)功能比較弱，準(zhǔn)確度尚待提升。

導(dǎo)入導(dǎo)出功能：由于Mybase采用了樹(shù)形目錄結(jié)構(gòu)來(lái)管理資料，所以可以將磁盤(pán)上的文件目錄及其中的文件保持原有結(jié)構(gòu)一同導(dǎo)入“Mybase資料夾”中；反之，“Mybase資料夾”中的內(nèi)容可以保持其樹(shù)形結(jié)構(gòu)導(dǎo)出到磁盤(pán)上，以文件目錄形式保存。

其他功能：Mybase支持資料夾中節(jié)點(diǎn)的拖放、資料夾的分解和合并等功能。Mybase可以生成獨(dú)立運(yùn)行的exe文件，這意味著它可以在沒(méi)有安裝瀏覽器或者M(jìn)ybase本身的情況下運(yùn)行，因此受到的約束較少。

你可以用“Mybase下載”作為關(guān)鍵詞去搜索引擎尋找Mybase軟件，其主要功能、使用技巧可以參考它的幫助文件。也可以通過(guò)搜索引擎在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)一步查詢(xún)。

Total Commander

Total Commander，簡(jiǎn)稱(chēng)TC，原名Windows Commander，是一款功能強(qiáng)大的文件管理器，與Windows操作系統(tǒng)自帶的文件管理器相比，TC的功能要更強(qiáng)大、更方便人們的使用。TC支持自定義菜單、工具欄、快捷鍵，它除了具有Windows擁有的對(duì)文件復(fù)制、移動(dòng)、修改名稱(chēng)、刪除和搜索功能外，還具有進(jìn)行文件內(nèi)容比較、同步文件夾、批量重命名文件、分割合并文件、創(chuàng)建/檢查文件校驗(yàn)等實(shí)用功能。TC里面還內(nèi)置了常用格式的壓縮/解壓縮功能，ZIP格式文件還支持創(chuàng)建加密及自解包功能。對(duì)于文件和內(nèi)容的搜索功能，TC都支持在壓縮包中進(jìn)行。

具體功能如下：

文件壓縮：壓縮文件是我們經(jīng)常使用的功能之一，但由于壓縮算法的不同，每個(gè)人的機(jī)器上都需要安裝WinZip、WinRAR等多個(gè)壓縮軟件。TC不但支持Zip、RAR、ACE等多種格式和各種壓縮軟件生成的自解壓縮文件，而且具有普通壓縮軟件的所有功能：創(chuàng)建自解壓縮包、分卷壓縮包、一次解壓多個(gè)壓縮包等。TC還支持直接對(duì)壓縮包內(nèi)文件改名，對(duì)壓縮包內(nèi)部搜索，甚至直接在兩個(gè)壓縮包間拷貝文件。

批量文件改名：TC的批量文件改名功能是一個(gè)很有用的軟件功能，如果你從互聯(lián)網(wǎng)上下載了大量文件，如果單獨(dú)修改名稱(chēng)很浪費(fèi)時(shí)間，而用批量改名則可以快速實(shí)現(xiàn)你的目的。

文件分割功能：如果你要用郵件傳送一個(gè)500M的文件給你的朋友，大部分的郵箱都很難做到。以往的文件分割工具往往需要目標(biāo)機(jī)器上也安裝有同樣的軟件。而TC則只需要在目標(biāo)機(jī)器上用DOS命令“Copy”就可以把文件合并，即只要有Windows操作系統(tǒng)就可以合并文件。同時(shí)TC還會(huì)創(chuàng)建校驗(yàn)文件，用Total Commander合并后，校驗(yàn)文件用來(lái)檢驗(yàn)合并后的文件是否和原文件相同。

搜索功能：TC提供了強(qiáng)大的文件搜索功能，除了可以指定查找文件的大小、日期和屬性，TC還支持在壓縮包中搜索多個(gè)文本文件中指定的文字，甚至可以直接搜索壓縮包中文本文件的內(nèi)容！

與Windows自帶的資源管理器相比，TC具有以下優(yōu)勢(shì)：

第一，當(dāng)你在資源管理器中移動(dòng)或刪除文件，如果遇到某個(gè)文件不能移動(dòng)或刪除將導(dǎo)致整個(gè)操作失敗。在TC中則允許“跳過(guò)”這些文件而不影響后面的操作。

第二，在復(fù)制或移動(dòng)之前，TC會(huì)預(yù)先自動(dòng)檢測(cè)目標(biāo)磁盤(pán)的大小，不會(huì)像資源管理器那樣到空間不夠的時(shí)候才報(bào)錯(cuò)。

第三，用資源管理器從光盤(pán)上復(fù)制文件時(shí)會(huì)將文件中只讀屬性繼承，當(dāng)你想在硬盤(pán)上修改的時(shí)候還得去掉只讀，而利用Total Commander會(huì)自動(dòng)把“只讀”屬性改為“存檔”屬性。

第四，獨(dú)特功能：將當(dāng)前文件夾所有子目錄中的文件放在一起顯示；在主窗口中直接顯示所有文件夾的大小。

TC除了支持詳細(xì)資料、列表、縮略圖等資源管理器常見(jiàn)的顯示方式外，還可以利用內(nèi)容插件，支持各式各樣的自定義列視圖，顯示不同文件的內(nèi)部信息，滿足您查看不同文件的需求。通過(guò)TC的多標(biāo)簽界面，可以讓原來(lái)的兩個(gè)窗口擴(kuò)展到數(shù)十個(gè)，操作空間更顯自由。

如果準(zhǔn)備使用TC，可以到其官方網(wǎng)站www.ghisler.com 上下載，上面也提供了軟件的中文語(yǔ)言版本。國(guó)內(nèi)相關(guān)軟件下載站也提供下載，如果需要更多的操作技巧性?xún)?nèi)容，可以用搜索引擎去尋找。

百度搜藏

（1）功能介紹

“百度搜藏”是由中文搜索領(lǐng)域知名網(wǎng)站百度提供的免費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)收藏夾。它可以幫你高效地收藏、整理網(wǎng)絡(luò)資源，無(wú)論到哪里，你都可以隨時(shí)隨地瀏覽、搜索和使用。

域名是：http://cang.baidu.com

百度搜藏特點(diǎn)：

全文收藏：不僅能收藏網(wǎng)址，更能自動(dòng)收藏全文。

快速查找：在收藏的海量信息中，可以快速、準(zhǔn)確地找到所需資料。

網(wǎng)頁(yè)快照：不必?fù)?dān)心網(wǎng)頁(yè)鏈接失效，你可以通過(guò)“快照”快速瀏覽頁(yè)面 內(nèi)容。

輕松便捷：只需連接互聯(lián)網(wǎng)，就能隨時(shí)隨地收藏和使用。

分享資源：和朋友分享自己喜歡的網(wǎng)址，或享用他人的收藏。

與Windows操作系統(tǒng)中的“收藏夾”相比較，百度搜藏具有以下優(yōu)勢(shì)：

第一，操作系統(tǒng)中的“收藏夾”只能保存網(wǎng)頁(yè)鏈接，而百度搜藏能同時(shí)保存收藏網(wǎng)頁(yè)的全文。即使搜藏的網(wǎng)頁(yè)在互聯(lián)網(wǎng)上已不存在，你也能隨時(shí)通過(guò)百度搜藏的搜藏快照功能查看到它。

第二，操作系統(tǒng)中的“收藏夾”只能依靠目錄和標(biāo)題來(lái)查找保存過(guò)的網(wǎng)頁(yè)；而百度搜藏提供方便的描述、分類(lèi)和全文檢索。你可以非常方便地找到需要的網(wǎng)頁(yè)。

第三，操作系統(tǒng)中的“收藏夾”內(nèi)容只能記錄在本地電腦上，而百度搜藏會(huì)將你的內(nèi)容保存在網(wǎng)絡(luò)上，無(wú)論自己在哪里上網(wǎng)均能隨時(shí)調(diào)用。

第四，操作系統(tǒng)中的“收藏夾”通常只限于你自己使用，而百度搜藏能讓你方便地把自己的搜藏共享給朋友和他人。

（2）使用技巧

可以有多種方式把搜索或者瀏覽中發(fā)現(xiàn)的好資料收藏起來(lái)。

方式一：在百度搜藏中直接添加網(wǎng)址。在百度搜藏中，點(diǎn)擊頁(yè)面左上角按鈕“添加新搜藏”，即可收藏你輸入的網(wǎng)址。

方式二：通過(guò)鼠標(biāo)右鍵菜單快速收藏。為你的鼠標(biāo)右鍵菜單添加搜藏快捷鍵，在瀏覽任意網(wǎng)頁(yè)時(shí)，可以通過(guò)鼠標(biāo)右鍵即看即藏。

方式三：通過(guò)瀏覽器快捷鏈接進(jìn)行收藏。即用鼠標(biāo)右鍵單擊一下任意一個(gè)鏈接，在右鍵菜單中選擇“添加到收藏夾”，當(dāng)瀏覽網(wǎng)頁(yè)時(shí)，你可以通過(guò)點(diǎn)擊瀏覽器收藏夾中的該鏈接，智能收藏當(dāng)前瀏覽的頁(yè)面到百度搜藏。

方式四：從IE收藏夾中批量導(dǎo)入搜藏。在百度搜藏頁(yè)面右上角，點(diǎn)擊搜藏設(shè)置，選擇“導(dǎo)入搜藏”可以將保存在本地電腦IE或其他瀏覽器收藏夾中的網(wǎng)址批量導(dǎo)入到百度搜藏。

Google Notebook

（1）功能介紹

Google Notebook（Google筆記本）是由Google公司提供的一個(gè)服務(wù)性軟件，可以讓使用者方便地儲(chǔ)存與整理從網(wǎng)絡(luò)上收集的資料，記錄在網(wǎng)絡(luò)閱讀中產(chǎn)生的想法和觀點(diǎn)，并且提供共享功能，讓使用者將自己的筆記公開(kāi)給其他人瀏覽。

主要功能如下：

第一，記錄自己在閱讀和查看網(wǎng)頁(yè)時(shí)的想法和觀點(diǎn)，并可以連同網(wǎng)頁(yè)一起保存；

第二，剪輯有用的信息：你可以把從網(wǎng)上摘錄的文本剪輯、圖片、鏈接等添加到你的Google Notebook，而不必離開(kāi)你的窗口瀏覽器；

第三，隨時(shí)重組你的筆記：你可以創(chuàng)建多樣的筆記，把它們分割成段，或是通過(guò)拖放來(lái)重組你的筆記；

第四，公開(kāi)你的筆記：你可以通過(guò)公開(kāi)你的筆記與世界上的其他人分享，通過(guò)共享建立你的社交網(wǎng)絡(luò)。

Google Notebook的使用簡(jiǎn)單，在你想到一句話、一個(gè)念頭時(shí)，在你看到有價(jià)值的句子、數(shù)據(jù)或者一個(gè)圖片時(shí)，你都可以直接寫(xiě)到Google Notebook或者通過(guò)單擊右鍵加入Google Notebook，相應(yīng)內(nèi)容就會(huì)自動(dòng)保存了。如果是引用的話，在筆記本里面會(huì)保存你選中的內(nèi)容和內(nèi)容的出處，這對(duì)于知識(shí)工作者在互聯(lián)網(wǎng)上的學(xué)習(xí)很有價(jià)值。你也可以對(duì)自己所做的筆記分配標(biāo)簽，方便日后查找。這樣就不必再打開(kāi)word或者記事本，采用復(fù)制+粘貼的方式來(lái)記錄自己在瀏覽網(wǎng)站時(shí)的所思所想和發(fā)現(xiàn)的內(nèi)容，從而顯著提高工作效率。

如果你們是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，那么通過(guò)Google Notebook則可以隨時(shí)隨地共享自己的想法和心得，促進(jìn)交流以及合作的效率提升。

Goole Notebook支持FireFox和IE瀏覽器。

（2）使用技巧

安裝：

登錄http://www.google.com/notebook ，以Google的賬戶(hù)登錄。下載相應(yīng)軟件并安裝，安裝過(guò)程很簡(jiǎn)單。

資料的收集與保存：

安裝完成后Google Notebook會(huì)在瀏覽器右下角形成一個(gè)類(lèi)似于筆記本的 小圖標(biāo)，此時(shí)即可使用了。

Google Notebook使用相當(dāng)簡(jiǎn)單，當(dāng)你想記錄自己的想法時(shí)或遇到覺(jué)得有價(jià)值的網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容時(shí)，單擊瀏覽器右下角的Google Notebook圖標(biāo)，在彈出的窗口中再單擊“Add note”按鈕，新建一個(gè)記事本就可以了。你可以將自己的想法和心得寫(xiě)到記事本然后保存，也可以將網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容復(fù)制到此記事本，或者將內(nèi)容反藍(lán)后直接拖進(jìn)去，最后單擊右上角的“Save”，即可看到保存的內(nèi)容。單擊記事本中的條目鏈接，會(huì)打開(kāi)相應(yīng)的文字源出處網(wǎng)頁(yè)作全篇瀏覽。

常規(guī)功能。從使用來(lái)看，Google Notebook提供了方便貼心的記筆記、文件存儲(chǔ)與查找功能。對(duì)于瀏覽中的想法和心得、看到的重要信息，均可即時(shí)保存到屬于自己的一個(gè)頁(yè)面中，并可以隨時(shí)查詢(xún)。

Outlook聯(lián)系人管理

Office Outlook是Microsoft office套裝軟件的組件之一，Outlook擁有很多的功能，比如可以用它來(lái)收發(fā)電子郵件、管理聯(lián)系人信息、記日記、安排日程、分配工作任務(wù)等?！奥?lián)系人管理”是Outlook的重要模塊之一，它可以將某個(gè)聯(lián)系人所有的相關(guān)信息都集中在一起，例如姓名、電話號(hào)碼、聯(lián)系地址、電子郵件、生日、紀(jì)念日等。同時(shí)，不僅可以把這些聯(lián)系人的相關(guān)信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理、分類(lèi)存放和快速查找，還可以方便地發(fā)送電子郵件、群發(fā)郵件、撥打電話、收發(fā)傳真、發(fā)送短信等，能夠非常方便地跟蹤重點(diǎn)客戶(hù)，維護(hù)客戶(hù)關(guān)系，使我們?cè)谌嗣}管理時(shí)做到游刃有余。

實(shí)用技巧：

第一，姓名前加拼音縮寫(xiě)。

通常情況下，我們按照Outlook默認(rèn)的方式將姓和名輸入。但如果自己的聯(lián)系人很多，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)在使用中有許多不便。這時(shí)你可以進(jìn)行一點(diǎn)簡(jiǎn)單的變通，比如在每個(gè)姓名前添加上拼音縮寫(xiě)的方式進(jìn)行設(shè)置，這將會(huì)為你在將來(lái)使用搜索時(shí)帶來(lái)極大方便。在需要查找該聯(lián)系人時(shí)，只需輸入姓名的拼音縮寫(xiě)就可以找到。如果你將聯(lián)系人信息同步到你的智能手機(jī)，也會(huì)方便你的使用。例如“姚明”，你可以保存為“ym姚明”，這樣在搜索時(shí)只需要輸入“ym”即可快速定位該人。

第二，填寫(xiě)詳細(xì)信息里面的“昵稱(chēng)”。

在Outlook聯(lián)系人管理“詳細(xì)信息”下有一“昵稱(chēng)”框，最好是養(yǎng)成在新建聯(lián)系人時(shí)填寫(xiě)該字段的習(xí)慣。如果你在日常工作和學(xué)習(xí)中習(xí)慣稱(chēng)呼對(duì)方為“王老師”，就在“昵稱(chēng)”中寫(xiě)入“王老師”，如果是稱(chēng)呼“王總”就寫(xiě)入“王總”。

在昵稱(chēng)填寫(xiě)完成后，當(dāng)遇到需要批量發(fā)送郵件時(shí)（例如節(jié)日祝福、項(xiàng)目成員之間溝通等），你可以采取郵件合并的方式提高效率，同時(shí)以昵稱(chēng)為郵件的稱(chēng)呼，這樣雖然是群發(fā)，但不同的人看到的是對(duì)其個(gè)性化的稱(chēng)呼，利于建立良好的印象。

第三，在“活動(dòng)”里面按順序記錄聯(lián)系過(guò)程。

因?yàn)榕笥阎g的關(guān)系需要維護(hù)，所以你必須經(jīng)常與你的朋友保持聯(lián)系：打電話、發(fā)送郵件、面對(duì)面的溝通、項(xiàng)目的合作等。每次聯(lián)系完畢后你都會(huì)了解對(duì)方更多的信息：個(gè)性、習(xí)慣、生活、工作等，如果能夠?qū)⑦@些信息通過(guò)Outlook的“活動(dòng)”頁(yè)面記錄下來(lái)，那么你每次與朋友交流、溝通的效率就會(huì)更高，效果更好。

知識(shí)存儲(chǔ)介質(zhì)選擇

你的知識(shí)應(yīng)該存儲(chǔ)到哪里才能保證既方便使用又不會(huì)發(fā)生丟失、損壞的現(xiàn)象呢？即你個(gè)人知識(shí)的安全性問(wèn)題。

首先，存儲(chǔ)知識(shí)的介質(zhì)要方便自己的使用，不能在使用時(shí)找不到，這就需要我們盡量保存電子文件，因?yàn)殡娮游募阌谒饕蜋z索。對(duì)于沒(méi)有電子文件的內(nèi)容，可以通過(guò)掃描、錄入的方式進(jìn)行保存。這里面涉及的工具包括掃描儀、名片閱讀器等硬件產(chǎn)品。需要用到的保存工具包括電腦硬盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等。同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)上也提供了眾多免費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)空間，比如Google提供的無(wú)限量的郵箱、QQ提供的在線硬盤(pán)等。

其次，存儲(chǔ)知識(shí)需要注意存儲(chǔ)內(nèi)容的安全性。如果你是一個(gè)寫(xiě)論文的學(xué)生，辛辛苦苦寫(xiě)到半途，卻發(fā)現(xiàn)硬盤(pán)壞了，這時(shí)候結(jié)果很可能是欲哭無(wú)淚。從個(gè)人角度說(shuō)，我們很難用復(fù)雜的硬件方式來(lái)保障自己所存內(nèi)容的安全性，但是我們可以同時(shí)利用多個(gè)工具以分散風(fēng)險(xiǎn)。比如除了把你寫(xiě)的論文保存在電腦的硬盤(pán)上，也同時(shí)在你的電子信箱和U盤(pán)中各保存一份，這樣就會(huì)極大地提高知識(shí)內(nèi)容的安全性。