12.關(guān)于進(jìn)一步提高辦公室工作效率的思考

辦公室是一個行政綜合管理部門，是一個單位的政務(wù)中樞和工作協(xié)調(diào)中心。辦公室工作質(zhì)量和效率的高低，對一個單位的整體形象和工作水平都將產(chǎn)生較大影響。充分認(rèn)識辦公室工作的內(nèi)容、特點(diǎn)和規(guī)律，探索在市場經(jīng)濟(jì)體制下，行政綜合管理部門的職能轉(zhuǎn)變和工作方法，對建立辦事高效、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范的行政管理體系具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、辦公室工作的內(nèi)容與特點(diǎn)

（一）辦公室工作的內(nèi)容

辦公室工作的內(nèi)容是由其所在單位的性質(zhì)和職能所決定，并且因行政級別的不同，職能也有較大的差異。但是，就工作內(nèi)容而言，有其共性和同一性，可概括為：“辦理政務(wù)、協(xié)調(diào)事物、督查服務(wù)”。作為省（區(qū)）級政府科技管理職能部門的辦公室，工作內(nèi)容主要有以下三個方面。

一是辦理政務(wù)。承辦來自國家科技部的重要工作；承辦?。▍^(qū)）黨委、人大、政府和政協(xié)四套班子部署的工作，包括辦理答復(fù)人大議案、政協(xié)提案；負(fù)責(zé)起草向黨委、人大、政府匯報科技工作的報告，向政協(xié)通報科技工作情況；負(fù)責(zé)起草向上級領(lǐng)導(dǎo)部門匯報科技工作的報告、主要請示及政策性文件；負(fù)責(zé)公文處理，管理機(jī)關(guān)政務(wù)；負(fù)責(zé)科技信息和宣傳。

二是協(xié)調(diào)事物。協(xié)調(diào)完成機(jī)關(guān)日常工作，包括協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間，上下級之間和各處室之間的工作關(guān)系，充分利用好時間和空間，盡可能避免各方面工作關(guān)系發(fā)生碰撞和沖突，保證機(jī)關(guān)日常工作有序進(jìn)行。同時，辦理“無人管的瑣碎事物”。

三是督查服務(wù)。督查有關(guān)處室和直屬各單位及時辦理上級部門和廳領(lǐng)導(dǎo)批辦的工作，確保批辦的各項(xiàng)工作按時完成。同時，搞好機(jī)關(guān)服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為機(jī)關(guān)工作服務(wù)，為干部職工服務(wù)。

（二）辦公室工作的特點(diǎn)

根據(jù)行政機(jī)關(guān)工作的基本規(guī)律和辦公室工作的實(shí)踐和體驗(yàn)，辦公室工作的特點(diǎn)可歸納為：“綜合性、快捷性、復(fù)雜性、不確定性和受氣性”。

綜合性是由辦公室的職能所決定。辦公室工作面寬，涉及部門多，工作負(fù)荷重，協(xié)調(diào)難度大，綜合性強(qiáng)。

快捷性是指辦公室對上級部門和領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作要快速、準(zhǔn)確完成，特別是向上級部門呈報的材料、文件、領(lǐng)導(dǎo)講話的起草等要快捷、及時。

復(fù)雜性是指辦公室工作中瑣碎的事物性工作多，面對的工作關(guān)系和人際關(guān)系較為復(fù)雜。

不確定性是指來自上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)（主要是自治區(qū)黨委、人大、政府）的指示、批示多、會議多，以及同級政府職能部門和本廳機(jī)關(guān)的臨時性動議多，工作源頭多，應(yīng)付性工作量很大，因此，具有不確定性。

受氣性是指同機(jī)關(guān)的任何人，不論是領(lǐng)導(dǎo)、職工，還是離退休人員，均有權(quán)對辦公室的工作進(jìn)行評論、批評和指責(zé)，尤其是個人愿望和要求不能充分滿足時更是如此。

（三）辦公室工作的難度

辦公室工作的內(nèi)容和特點(diǎn)決定了辦公室工作的難度，辦公室（主任）工作常常是“強(qiáng)者不愿干、弱者干不了”。同時，也表明對辦公室工作人員，尤其是對辦公室主任所具備的素質(zhì)和工作能力要求較高。辦公室工作的難度主要表現(xiàn)在：各類關(guān)系平衡、協(xié)調(diào)和處理難，常常是多頭受氣；辦公室人員少、工作繁雜，文字工作清苦，常常是勞而無功、苦而無果。

二、改進(jìn)政務(wù)、提高辦公室工作效率的初步嘗試

辦公室工作繁雜多變，總是處在各種關(guān)系和矛盾的交匯點(diǎn)上，工作難度大。如何在繁雜的事物性工作中把握工作主線？這是辦公室工作的首要問題。筆者認(rèn)為，辦公室工作的主線就是：以辦好政務(wù)為中心，加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)的協(xié)調(diào)、管理與督查；以信息技術(shù)為手段，提高政務(wù)水平和工作效率；加大科技宣傳工作力度，提高科技工作的知名度和顯示度，為機(jī)關(guān)整體工作服務(wù)。

（一）努力學(xué)習(xí)，不斷提高政治政論水平和業(yè)務(wù)知識是做好辦公室工作的基本前提

科學(xué)技術(shù)日新月異，科學(xué)技術(shù)活動和科技工作的新理論、新概念、新觀念、新方法層出不窮。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和日趨完善，政府管理科技的理念在不斷更新，科技管理職能也發(fā)生了較大轉(zhuǎn)變。辦公室作為政務(wù)承辦中樞和機(jī)關(guān)工作協(xié)調(diào)中心，其工作人員必須具備較高的政治理論水平和專業(yè)知識素養(yǎng)。要強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識，學(xué)習(xí)建設(shè)有中國特色的社會主義理論，學(xué)習(xí)黨的科技工作的方針、政策，學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)和法律知識，學(xué)習(xí)相關(guān)科技知識，不斷提高理論知識水平和自身素質(zhì)，這是做好辦公室工作的基本前提。

（二）加強(qiáng)協(xié)調(diào)，注重積累是提高政務(wù)辦理水平的基本功

承辦政務(wù)是辦公室的中心工作。辦理政務(wù)需要其他處室提供有關(guān)情況和配合。因此，在實(shí)際工作中，我們十分注重保持與其他處室的工作聯(lián)系，及時了解各業(yè)務(wù)處室的科技工作進(jìn)展，加強(qiáng)機(jī)關(guān)內(nèi)部的工作協(xié)調(diào)，有計劃、有針對性地組稿，編發(fā)《寧夏科技工作情況》，撰寫科技工作專題進(jìn)展，并通過機(jī)關(guān)無紙化辦公系統(tǒng)傳送和上網(wǎng)。正是這樣的日積月累，為及時、快捷地辦理好政務(wù)提供了豐實(shí)的材料。

（三）規(guī)范管理、強(qiáng)化督查是辦好政務(wù)的重要保障

為使寧夏科技廳機(jī)關(guān)管理規(guī)范，確保政令暢通，辦公室十分重視推進(jìn)依法行政，結(jié)合工作實(shí)際，根據(jù)管理需要制定了若干項(xiàng)管理規(guī)定，如：《寧夏科技廳機(jī)關(guān)對外交往重大決策預(yù)先進(jìn)行法律咨詢的通知》《寧夏科技廳領(lǐng)導(dǎo)接待日制度》《寧夏科技廳公文格式》，以及其他管理規(guī)章。同時，強(qiáng)化督查工作，對上級領(lǐng)導(dǎo)批示和廳領(lǐng)導(dǎo)閱示的工作，在送達(dá)各處時，都要求處室負(fù)責(zé)人簽署簽收意見，并及時督查辦理或落實(shí)情況。保證了各項(xiàng)政務(wù)按時承辦。

（四）計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是提高辦公室工作效率的有效手段

為改變傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)傳文、辦公方式，推進(jìn)辦公自動化、無紙化進(jìn)程，我們多方籌資，建成了“寧夏科技廳計算機(jī)辦公系統(tǒng)”。在該辦公系統(tǒng)內(nèi)，各處室建立了開放式的“共享文件夾”，辦公室可隨時了解到各處室的工作計劃和工作進(jìn)展。我們還在辦公樓門廳建立了3米×2米的電子屏幕，及時發(fā)布機(jī)關(guān)會議通知、重大活動信息等。計算機(jī)辦公系統(tǒng)的建成，改變了傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)辦公方式，顯著提高了辦公室的工作效率。

（五）強(qiáng)化科技信息工作是科技宣傳的有效途徑

為更好、更有效地宣傳科技工作，我們十分重視科技信息工作。辦公室直接編輯《寧夏科技廳信息》和《寧夏科技工作情況》兩個內(nèi)部信息刊物?！秾幭目萍紡d信息》是科技廳機(jī)關(guān)內(nèi)部傳遞的不定期信息刊物，主要反映寧夏回族自治區(qū)黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)對科技工作的指示、講話，廳領(lǐng)導(dǎo)的重大活動和最新科技動態(tài)?！秾幭目萍脊ぷ髑闆r》每月出刊兩期，傳閱交流范圍較大，主要刊載黨和國家科技工作的方針、政策，科技部領(lǐng)導(dǎo)講話和重大工作部署，兄弟省、市、自治區(qū)科技工作經(jīng)驗(yàn)，以及寧夏科技工作的重大舉措和進(jìn)展。

同時，寧夏科技廳已建成了“寧夏科技廳網(wǎng)站”，及時編發(fā)科技工作信息和科技動態(tài)，寧夏科技廳的工作思路、科技工作部署，以及科技工作成就等信息，都可以在互聯(lián)網(wǎng)上查閱。還有向新聞媒體組稿和撰稿十多篇。通過這些措施，有力地宣傳了實(shí)施西部大開發(fā)的寧夏科技工作，提高了寧夏科技工作的知名度。

三、新時期做好辦公室工作的思路

黨的十五屆五中全會通過的《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十個五年計劃的建議》，對“十五”科技工作提出很高的要求，“把促進(jìn)科技進(jìn)步和創(chuàng)新視為增強(qiáng)綜合國力的決定性因素，科技要為經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)戰(zhàn)略性調(diào)整和現(xiàn)代化建設(shè)不斷提供強(qiáng)大支持”。剛剛結(jié)束的全國科技工作會議，明確提出了我國“十五”期間科技工作的指導(dǎo)方針，即：全面實(shí)施科教興國戰(zhàn)略，加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，發(fā)展高科技，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化，提高科技持續(xù)創(chuàng)新能力。簡稱“創(chuàng)新、產(chǎn)業(yè)化”方針。部署了“十五”科技工作，即：加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，為經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整提供強(qiáng)大動力；加強(qiáng)原始創(chuàng)新，增強(qiáng)科技持續(xù)創(chuàng)新能力；加快科技體制創(chuàng)新，推進(jìn)國家創(chuàng)新系統(tǒng)建設(shè)；創(chuàng)造良好的環(huán)境條件，加強(qiáng)高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)。

貫徹落實(shí)五中全會精神和全國科技工作會議精神，是新千年地方科技工作的首要任務(wù)。在新的形勢下，作為政務(wù)中樞和工作協(xié)調(diào)中心的辦公室，要以創(chuàng)新的思維，創(chuàng)新的工作方法，創(chuàng)造性地做好工作，更好地服務(wù)科技工作的全局。

新時期辦公室工作的思路是：以十五屆五中全會精神為指導(dǎo)，以貫徹新時期科技工作方針為己任，服務(wù)于科技工作全局，創(chuàng)新思維，提高政務(wù)協(xié)調(diào)和承辦水平，推進(jìn)政務(wù)公開，依法行政；以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，以提高辦公效率為目標(biāo)，加強(qiáng)環(huán)境和條件建設(shè)，創(chuàng)新方法，推進(jìn)辦公自動化和無紙化進(jìn)程；以建章立制為手段，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，創(chuàng)新管理，建立辦事高效、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范的機(jī)關(guān)管理體系。

（2000年11月28日）　　

〔2000年全國科技廳（科委）辦公室主任會議交流材料。2000.11.山東·青島〕