檔案利用服務(wù)_文書處理與檔案管理

一、檔案的利用服務(wù)工作概述

(一)檔案的利用服務(wù)的含義

檔案利用就是以館、室藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過一定方式、方法直接提供檔案為使用者服務(wù)的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。檔案利用的基本內(nèi)容就是介紹或報(bào)道館、室藏檔案的內(nèi)容和成分，通過各種方式、方法為檔案利用者提供檔案信息，為其提供咨詢服務(wù)。

檔案利用兼承著檔案工作的內(nèi)外關(guān)系，在檔案工作中占有突出地位，是檔案工作的中心任務(wù)，是實(shí)現(xiàn)檔案工作為社會(huì)服務(wù)的直接手段。開展檔案利用對(duì)檔案工作的發(fā)展具有重大乃至決定性影響。

(二)檔案信息需求類型

檔案使用者對(duì)檔案信息需求是指檔案利用者對(duì)檔案信息內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量和形式的需要和具體要求。檔案利用者對(duì)檔案信息需求千差萬(wàn)別，依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可將其需求劃分為不同的類型。

1.按檔案信息的內(nèi)容、性質(zhì)

根據(jù)檔案信息內(nèi)容、性質(zhì)的不同，使用者的檔案信息需求可分為查證性需求、資料性需求和情報(bào)性需求。查證性需求是指使用者為核對(duì)某一事實(shí)、證實(shí)某一規(guī)定而對(duì)檔案信息的需求;資料性需求是指利用者在學(xué)習(xí)、工作、科研中將檔案作為參考資料的需求;情報(bào)性需求是指利用者希望通過檔案信息來確定某種信息、預(yù)測(cè)某事態(tài)發(fā)展，了解真實(shí)情況的需求。

2.按檔案利用者所需檔案信息的目的

按目的劃分，利用者的檔案信息需求可劃分為現(xiàn)實(shí)需求、學(xué)術(shù)需求和文化需求?，F(xiàn)實(shí)需求是指利用者為解決工作、生活中的具體現(xiàn)實(shí)問題所產(chǎn)生的檔案信息需求，其特點(diǎn)是:需求的專指性強(qiáng)，目的明確，范圍集中，具有緊迫感;學(xué)術(shù)需求是指利用者為解決學(xué)術(shù)研究而對(duì)檔案信息所產(chǎn)生的需求，其特點(diǎn)是:要求檔案信息服務(wù)具有系統(tǒng)性和全面性;文化需求是指利用者為增長(zhǎng)知識(shí)、接受教育或文化休閑而產(chǎn)生的需求，其特點(diǎn)是:需求極少主動(dòng)萌生，滿足需求具有間接性。

3.按檔案利用者需求對(duì)檔案信息的依賴程度

按檔案利用者需求對(duì)檔案信息的依賴程度劃分，利用者的檔案信息需求可劃分為硬性需求和彈性需求。硬性需求是指利用者必需的、非用檔案不可的需求;彈性需求是指利用者對(duì)檔案信息可有可無(wú)的需求。

4.按檔案利用者所需檔案信息的隱顯程度

按檔案利用者所需檔案信息的隱顯程度不同劃分，利用者的檔案信息需求可分為實(shí)際的需求、認(rèn)識(shí)到的需求和表達(dá)出的需求。實(shí)際的需求是指由利用者的工作、環(huán)境、知識(shí)和目的等客觀需要所決定的檔案信息需求，是檔案利用者為達(dá)到某一目的而所需的有意識(shí)的需求和無(wú)意識(shí)的需求;認(rèn)識(shí)到的需求是指檔案利用者自己認(rèn)識(shí)到的檔案信息需求和被外界激發(fā)而認(rèn)識(shí)到的檔案信息需求，而不包括未被檔案利用者認(rèn)識(shí)和發(fā)現(xiàn)的檔案信息需求，認(rèn)識(shí)到的需求與實(shí)際需求可能相吻合，也可能不相吻合;表達(dá)出的需求是指檔案利用者通過口頭或書面形式表達(dá)出來的檔案信息需求，表達(dá)出的檔案信息需求可能與認(rèn)識(shí)到的檔案信息需求相一致，也可能大于、小于，不等于認(rèn)識(shí)到的檔案信息需求，甚至與認(rèn)識(shí)到的檔案信息需求無(wú)關(guān)。

5.按檔案利用者所需檔案信息持續(xù)時(shí)間的長(zhǎng)短不同劃分

按檔案利用者所需檔案信息持續(xù)時(shí)間的長(zhǎng)短不同劃分，利用者的檔案信息需求可劃分為長(zhǎng)期需求、短期需求和瞬時(shí)需求。長(zhǎng)期需求是指檔案利用者在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)(持續(xù)1年以上)對(duì)某些檔案信息的持續(xù)性的需求;短期需求是指利用者在較短時(shí)間內(nèi)(1 年內(nèi))對(duì)某些檔案信息的需求;瞬時(shí)需求是指瞬時(shí)即逝的檔案信息需求，這類需求產(chǎn)生快、消失也快。

(三)檔案利用服務(wù)的意義

檔案利用服務(wù)的意義在于檔案工作是最實(shí)際有效的宣傳手段。檔案部門正是通過檔案的利用服務(wù)來及時(shí)獲得外界對(duì)其工作成果的反饋;檔案部門也要通過檔案提供利用這一窗口捕捉外界的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等各種動(dòng)向，以便不斷地調(diào)整自己的結(jié)構(gòu)和服務(wù)方向。

二、檔案利用的方式和途徑

檔案館、室開展檔案利用的方式和途徑很多，這里選擇其中比較重要的進(jìn)行介紹，總的來說有如下幾種。

(一)按提供檔案材料的形式劃分

1.以檔案原件的形式提供利用

這種類型的特點(diǎn)是提供的檔案材料是最原始、最可靠的檔案原件，是一次文獻(xiàn)。由于原件一般是孤本，因此，一般只有現(xiàn)場(chǎng)查閱時(shí)提供，如特殊情況需外借時(shí)，必須辦理相應(yīng)的檔案外借手續(xù)。有時(shí)，檔案館、室在檔案展覽中展出檔案原件。

2.以檔案復(fù)制品(件)的形式提供利用

這種類型的特點(diǎn)是提供的檔案材料是檔案原件的復(fù)制本，雖然原始性、可靠性不如原件，但也是未經(jīng)加工的一次文獻(xiàn)。例如，制作各種形式的檔案復(fù)制本代替原件在館、室內(nèi)閱覽，暫時(shí)借出館、室外利用，舉辦檔案展覽，以及編輯、出版檔案文件匯集及在報(bào)刊上公布檔案等。

3.以綜合檔案內(nèi)容編寫書面材料的形式提供利用

這種類型的特點(diǎn)是提供的檔案材料是經(jīng)過加工的檔案信息，已經(jīng)改變了檔案的原形原貌，是三次文獻(xiàn)或多次文獻(xiàn)。例如，編寫的各種檔案參考資料，制發(fā)檔案證明，函復(fù)查詢外調(diào)，依據(jù)檔案材料撰寫專門文章和著作等。

(二)檔案利用的方式

1.檔案閱覽服務(wù)

檔案閱覽服務(wù)是指檔案館(室)在單位內(nèi)部開辟閱覽室，向利用者提供檔案原件的一種服務(wù)方式。因?yàn)闄n案是人們社會(huì)活動(dòng)的直接歷史記錄，在份數(shù)上多為單份、孤本，而且有的檔案內(nèi)容往往具有一定的機(jī)密性，這就決定了檔案提供利用主要采用在館、室閱覽檔案的方式。

在閱覽室查閱檔案有專門的設(shè)施，有專人監(jiān)護(hù)和咨詢，既便于檔案的保護(hù)和保密，又能為利用者提供較好的閱覽條件。同時(shí)提高檔案的周轉(zhuǎn)率和利用率，充分發(fā)揮檔案的作用，便于掌握利用工作的情況從而改進(jìn)工作，提高利用工作水平。閱覽室應(yīng)配置服務(wù)設(shè)施、公用的檢索工具和參考資料等;同時(shí)應(yīng)制定檔案保護(hù)和保密等閱覽制度，作為服務(wù)人員和利用者共同遵守的行為規(guī)則。

圖10-1 檔案閱覽室

【范例閱讀】

不可或缺的檔案閱覽室

在浙江永在化工集團(tuán)公司的一次內(nèi)部中層會(huì)議上，行政主管匯報(bào)了這樣一個(gè)情況:由于近幾年公司規(guī)模擴(kuò)大，設(shè)備數(shù)量增多，業(yè)務(wù)與工作量也大增，前來查閱檔案的員工很多。由于檔案室地方狹小，不便查閱，在允許范圍就讓利用者把檔案資料借走閱讀，有的檔案雖然很快還回來了，卻發(fā)現(xiàn)有不少地方被折了頁(yè)角，甚至還留下勾畫的痕跡，影響了檔案的整體利用。行政主管提出建立公司檔案閱覽室的建議。公司領(lǐng)導(dǎo)很重視這個(gè)問題，研究后決定將公司的第四會(huì)議室改造為檔案資料閱覽室，并添置了必要的設(shè)備，還要求檔案室管理員專門制定了檔案閱覽閱覽室制度，使檔案室具備了提供檔案現(xiàn)場(chǎng)閱覽的條件，從而解決了檔案原件利用中的問題。

資料來源:http://www.wzglw.com/dagl/255763.shtml。

互動(dòng)問題:該公司的檔案閱覽室應(yīng)該添置哪些設(shè)備?

2.檔案外借服務(wù)

檔案一般是不借出檔案館(室)使用的，但在個(gè)別情況下，也可暫時(shí)借出館(室)外使用，尤其是在機(jī)關(guān)內(nèi)部，這種情況比檔案館(室)相對(duì)多些。但是，對(duì)于特別珍貴的檔案文件，殘破、脆化等易損常規(guī)文件、古稀文本，以及照片、影片、錄音帶、錄像帶等原件，不能借出館(室)外。

檔案外借使用要有嚴(yán)格的制度，經(jīng)過一定的批準(zhǔn)手續(xù)才能外借。借出時(shí)間不宜過長(zhǎng)，借出數(shù)量應(yīng)控制。借用單位應(yīng)對(duì)所借檔案的安全和保密負(fù)完全責(zé)任。借出檔案要保證按時(shí)完整地收回。收回時(shí)，要對(duì)案卷的數(shù)量和卷內(nèi)文件情況進(jìn)行細(xì)致的檢查。

表10-1 檔案借閱登記表

表10-2 檔案利用效果登記表式樣

【資訊瀏覽】

電子檔案閱覽室實(shí)現(xiàn)原件調(diào)閱

2010年4月18日廣州市城市建設(shè)檔案館電子閱覽室正式開放。電子閱覽室的原件調(diào)閱功能正式開通，標(biāo)志著電子檔案閱覽室檔案查詢功能的全面實(shí)現(xiàn)。

目前，電子檔案閱覽室不僅能夠查詢檔案的各種基本信息，而且可以調(diào)閱電子化原件。用戶查詢時(shí)，不僅有精確查詢、模糊查詢，還允許其使用多條件組合查詢，或者使用檔案的任何一項(xiàng)信息為關(guān)鍵字進(jìn)行查詢。另外，用戶還可以對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行再檢索，給予用戶以最大的自由度和便利。在對(duì)檔案信息的查詢過程中，當(dāng)用戶定位到某一檔案時(shí)，可以調(diào)閱檔案的電子化原件，即意味著不但可以給用戶提供數(shù)字化的信息，同時(shí)還可以提供實(shí)體化的信息。此外，在線查詢的頁(yè)面采用asp技術(shù)和B/S模式，免除了在客戶端安裝數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的同時(shí)保證了查詢的速度。

資料來源:廣州市城市建設(shè)檔案館，http://www.gzuda.gov.cn/news。

3.制發(fā)檔案復(fù)制本服務(wù)

根據(jù)檔案原件制發(fā)各種檔案復(fù)制本提供利用，已成為檔案館(室)提供利用的一種越來越普遍的方式。檔案復(fù)制本可根據(jù)利用單位的不同需要，分為副本和摘錄兩種:副本，是通過攝影、掃描和復(fù)印等方式整體“克隆”檔案原件，反映檔案原件的所有組成部分;摘錄是通過手抄、打字、復(fù)印等方式，根據(jù)利用者的要求“克隆”檔案的局部，所反映的是原件中的某個(gè)問題、段落或事實(shí)等。

制發(fā)檔案復(fù)制本提供利用具有許多優(yōu)點(diǎn):一方面，利用者不到檔案館(室)即可獲得所需要的檔案材料，這既可方便用戶，又可為廣泛利用檔案創(chuàng)造物質(zhì)條件，并可在同一時(shí)間內(nèi)滿足較多利用者的需要，使檔案更充分地發(fā)揮作用;另一方面，提供利用檔案復(fù)制本，有利于檔案的流傳和檔案原件的保護(hù)。

檔案復(fù)制本必須和檔案原件仔細(xì)校對(duì)，并注明檔案館(室)名稱，檔案原件編號(hào)，必要時(shí)加蓋公章，以示對(duì)復(fù)制件的負(fù)責(zé)。

4.制發(fā)檔案證明服務(wù)

檔案證明是檔案館(室)根據(jù)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位或者公民個(gè)人的詢問和申請(qǐng)，為證實(shí)某種事實(shí)在本館(室)保存的檔案內(nèi)有無(wú)記載或如何記載而摘抄的書面證明材料。這也是檔案館(室)為黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)各界和人民群眾證實(shí)某種問題和事實(shí)的一種利用服務(wù)方式。

制發(fā)檔案證明需注意以下事項(xiàng):制發(fā)手續(xù)——用戶申請(qǐng)，檔案證明必須根據(jù)單位或個(gè)人的正式書面申請(qǐng)才能制發(fā)。制發(fā)依據(jù)——檔案原件，檔案證明必須依據(jù)檔案正本或可開的抄寫本來編寫。制發(fā)方法——引述原文，檔案證明以引述或節(jié)錄原文為主要方法，如果必須由檔案工作人員根據(jù)檔案內(nèi)容綜合或摘要敘述，則務(wù)必保證表述的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，不能擅自對(duì)檔案材料進(jìn)行解釋說明。制發(fā)標(biāo)志——加蓋印章，檔案證明的內(nèi)容必須針對(duì)性強(qiáng)，不能超出申請(qǐng)證明的問題而列入其他材料。文字表達(dá)要字斟句酌，確切無(wú)誤。檔案證明寫好后，需要認(rèn)真校對(duì)，并加蓋檔案館(室)公章才能發(fā)出，超過兩頁(yè)(含兩頁(yè))的，應(yīng)加蓋騎縫章。

××市××區(qū)檔案館檔案證明

[2009]1670號(hào)

該證明附件出自本館××市××區(qū)革命委員知青辦公室1965年的檔案，檔案號(hào)為007，019，305，該證明的附件共1頁(yè)。

特此證明。

××市××區(qū)檔案館(公章)

××年×月×日

【知識(shí)拓展】

存檔證明

(填寫省建設(shè)廳，直轄市建委、房管局名稱) :

(填寫公司名稱)已與我中心簽訂人事代理協(xié)議書(單位立戶號(hào)為 )，委托我中心管理其員工的人事檔案。

該公司以下人員(共 人)的人事檔案現(xiàn)已存于我中心:

存檔號(hào) 姓名 性別 身份證號(hào) 存入日期

特此證明。

(人事代理機(jī)構(gòu)蓋章)

辦理日期: 年 月 日

【范例閱讀】

一紙證明解決軍烈屬撫恤

2013年農(nóng)歷新年的前一天，辰溪縣龍頭井街居民陽(yáng)某滿臉愁容，輾轉(zhuǎn)來到辰溪縣檔案館。據(jù)辰溪縣檔案館工作人員了解，陽(yáng)某屬于軍烈屬的后代，20世紀(jì)60年代，陽(yáng)某的爺爺不慎將軍烈屬的證明遺失，多年來，他們一家一直未享受到軍烈屬的撫恤待遇，他來到縣檔案館，就是為了查閱叔叔陽(yáng)芳德軍烈士的證明書，以解決他們一家的軍烈屬撫恤問題。

為此，檔案工作人員需要向這位老干部說明制發(fā)檔案證明的手續(xù)和方法。

資料來源:http://sdaj.hunan.gov.cn/daly/lyxg/201402/t20140228_1035256.html。

互動(dòng)問題:

1.用戶需要履行什么手續(xù)才能開具證明。

2.檔案部門如何為用戶制發(fā)檔案證明。

5.檔案咨詢服務(wù)

檔案咨詢是檔案館(室)以檔案為根據(jù)，通過個(gè)別解答問題的方式，向利用者提供檔案、檔案專業(yè)知識(shí)和檔案檢索途徑，直接為利用者服務(wù)的一種提供利用方式。檔案咨詢的類型包括三類:一是事實(shí)性咨詢，是檔案館(室)解答關(guān)于特定事實(shí)或數(shù)據(jù)問題的過程;二是知識(shí)性咨詢，是檔案館(室)解答用戶關(guān)于檢索工具使用、名詞術(shù)語(yǔ)、歷史知識(shí)、檔案館(室)情況等方面問題的過程;三是查詢性咨詢，是檔案館(室)根據(jù)用戶的需要向其提供專題檔案信息的過程。

表10-3 檔案咨詢登記表

6.檔案展覽

檔案展覽是根據(jù)某種需要，按照一定的主題，系統(tǒng)陳列檔案材料，展示和介紹有關(guān)檔案的內(nèi)容和成分的一種提供利用方式。

(1)檔案展覽的特點(diǎn)和作用

檔案展覽本身就是提供檔案信息的現(xiàn)場(chǎng)，利用者可以從中得到較為集中和系統(tǒng)的材料，甚至發(fā)現(xiàn)難以找到的珍貴材料和線索;能在一定范圍內(nèi)組織較多觀眾參觀，服務(wù)面比較廣;經(jīng)過選擇和組織展出的典型材料，能以檔案的原始性、真實(shí)性和形象鮮明見長(zhǎng)，起到主動(dòng)、深刻的宣傳教育作用。

(2)檔案展覽的類型

檔案展覽按照時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)可以劃分為長(zhǎng)期陳列和臨時(shí)展覽兩個(gè)大類。

①長(zhǎng)期陳列。長(zhǎng)期陳列又稱主題展覽，它是檔案館以自有的專門展覽場(chǎng)地，選擇館藏檔案文獻(xiàn)資料中的精品，在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)面向公眾開放的展覽。展覽展出后，其主題、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)一般不再做大的調(diào)整。長(zhǎng)期陳列展的主題主要圍繞國(guó)家、地區(qū)或城市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化、科技等各個(gè)方面的綜合發(fā)展歷史，以此向社會(huì)開展宣傳教育活動(dòng)。

長(zhǎng)期陳列的主要特點(diǎn)是:第一，展覽是館藏精品與展館建筑、藝術(shù)造型、多媒體技術(shù)相結(jié)合的綜合體，具有檔案文獻(xiàn)本身的歷史凝重感和現(xiàn)代藝術(shù)的感染力、影像技術(shù)的視覺沖擊力;第二，在展出過程中可能會(huì)根據(jù)館藏的進(jìn)一步挖掘以及展出效果等實(shí)際情況調(diào)整部分展品;第三，展覽是長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)向公眾開放的，其宣傳效果具有長(zhǎng)期的累加效應(yīng)，因此作為檔案館要加強(qiáng)展覽的長(zhǎng)期宣傳工作，以產(chǎn)生更強(qiáng)的社會(huì)效應(yīng)，向更廣泛的社會(huì)各界服務(wù)。

②臨時(shí)展覽。臨時(shí)展覽是長(zhǎng)期陳列的拓展、變化形式，又稱專題展覽，是指檔案部門根據(jù)黨和國(guó)家，以及地區(qū)、系統(tǒng)的中心工作需要，結(jié)合社會(huì)需求利用重大紀(jì)念日配合重大活動(dòng)按照一定的專題舉辦的短期展覽。

臨時(shí)專題展覽的主要特點(diǎn)是:第一，展覽結(jié)合檔案藏品，選擇能夠直觀生動(dòng)反映黨和國(guó)家以及地區(qū)、系統(tǒng)的中心工作，配合工作需要，或者反映社會(huì)關(guān)注的重點(diǎn)、熱點(diǎn)問題的檔案圖片資料;第二，展出規(guī)模可大可小，展出場(chǎng)地可機(jī)動(dòng)調(diào)整，展覽形式可靈活多樣;第三，臨時(shí)展覽時(shí)效性相對(duì)較強(qiáng)，對(duì)展出期限有一定的要求，在特定的時(shí)間段內(nèi)推出，展覽才具有針對(duì)性，否則展覽作用大減。

【范例閱讀】

尋找半世紀(jì)前成都國(guó)慶影像人物

2005年10月成都市檔案局(館)成功舉辦了“影像記憶——國(guó)慶那一天”的大型檔案展覽，該次展覽主要展出成都市檔案局(館)保存的20世紀(jì)50年代以來國(guó)慶期間數(shù)以萬(wàn)計(jì)的各行各業(yè)的成都市民都會(huì)在人民廣場(chǎng)(現(xiàn)天府廣場(chǎng))前進(jìn)行游行慶典時(shí)的珍貴照片，從中選出部分典型照片，為游行照片中的人物提供絕版照片影印件，并在10月1日當(dāng)天邀請(qǐng)參與此次活動(dòng)的讀者“故地重游”，重回到天府廣場(chǎng)合影留念。此外，《成都日?qǐng)?bào)》和成都市檔案館網(wǎng)站也提供展覽的圖片。

資料來源:http://www.wzglw.com/dagl/255763.shtml。

互動(dòng)問題:這次檔案展覽取得成功的原因是什么?

(3)檔案展覽的形式

①固定展覽。即傳統(tǒng)的實(shí)地展覽，一般在檔案館內(nèi)舉辦。

②網(wǎng)上展覽。網(wǎng)上檔案展覽以其形式獨(dú)特、受眾多、影響廣泛、隨時(shí)方便人們網(wǎng)上瀏覽等特點(diǎn)深受群眾歡迎。與傳統(tǒng)形式上的檔案展覽相比，網(wǎng)上展覽可以節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，同時(shí)觀看也不受時(shí)間限制。

③巡回展覽。巡回展覽特別方便于生活在中心城區(qū)以外的觀眾，也適用于在公園、鬧市區(qū)等人流量較大的場(chǎng)所，同時(shí)適用于與展覽有直接關(guān)聯(lián)的工廠、社區(qū)、學(xué)校以進(jìn)行專題教育活動(dòng)。

(4)檔案展覽的組織工作

舉辦檔案展覽是一項(xiàng)政治性、思想性較強(qiáng)的極其嚴(yán)肅的工作，又是一項(xiàng)具有科學(xué)性、藝術(shù)性的工作，必須認(rèn)真細(xì)致地予以精心組織。首先，應(yīng)明確舉辦檔案展覽的目的，擬定展出檔案的內(nèi)容和范圍，并報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);其次，圍繞檔案展覽的主題，精心查找和挑選展出檔案材料;再次，進(jìn)行細(xì)致的檔案展出設(shè)計(jì)，對(duì)展出檔案材料按專題、時(shí)間等進(jìn)行分類排列，編寫前言、各部分的標(biāo)題、提要和介紹等;最后，做好檔案展出的保護(hù)和保密工作。

三、開放檔案的含義及意義

(一)開放檔案的含義

開放檔案，就是將一般可以公開的和保密期滿的檔案解除“封閉”，向社會(huì)開放，只要履行一定的手續(xù)即可通過一定方式進(jìn)行利用?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定:“國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年后向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于30年。涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于30年?！备鶕?jù)規(guī)定，凡中華人民共和國(guó)公民和組織，持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，辦理借閱、登記手續(xù)，均可利用開放檔案，可以到檔案館閱覽、摘錄和復(fù)制檔案。外國(guó)人或者外國(guó)組織利用我國(guó)已開放的檔案，須經(jīng)我國(guó)有關(guān)主管部門介紹以及其前往的檔案館的同意。

【范例閱讀】

非法抄錄拍攝檔案給我們的啟示

2003年，一個(gè)歷史專業(yè)的研究生在做畢業(yè)論文的過程中，到某省檔案館查閱了幾個(gè)月的資料。他如饑似渴地翻閱著一摞摞很有價(jià)值的卷宗，還抄錄了10余份新中國(guó)成立前有關(guān)中央統(tǒng)一戰(zhàn)線方面的從未公開的檔案材料，并用數(shù)碼相機(jī)拍攝下來。不久，他向某家雜志社展示手中“寶貝”，雜志社編輯頗感興趣，立即開辟專題公布了這個(gè)研究生以個(gè)人名義提出的“新發(fā)現(xiàn)”。事后，該省檔案館和省檔案局經(jīng)過調(diào)查核實(shí)，認(rèn)定該研究生和該雜志社的上述行為屬于未經(jīng)許可擅自公布檔案的違法行為，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定，分別對(duì)該研究生和該雜志社處以800元和1萬(wàn)元的罰款。

資料來源:http://www.wzglw.com/dagl/255763.shtml。

互動(dòng)問題:

1.這個(gè)案例對(duì)你有什么啟發(fā)?請(qǐng)說明檔案利用者應(yīng)該如何遵守檔案利用規(guī)定?

2.請(qǐng)仔細(xì)閱讀我國(guó)檔案法和檔案法實(shí)施辦法，結(jié)合案例說說應(yīng)該如何正確利用檔案材料。

(二)開放檔案的意義

1.開放檔案有利于“開發(fā)信息資源，服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)”，是加快我國(guó)政治民主化進(jìn)程的一個(gè)重要步驟。《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定了開放檔案，就意味著國(guó)家承擔(dān)了向社會(huì)開放檔案的義務(wù)，公民取得了查閱和利用檔案的權(quán)利。公民依法利用開放的檔案，這是廣大人民群眾能夠享受憲法所賦予的政治民主權(quán)利的一種體現(xiàn)，是我國(guó)社會(huì)文明的一大進(jìn)步，也是政治民主化的一種表現(xiàn)。

2.開放檔案是實(shí)現(xiàn)檔案館由封閉型、半封閉型向開放型戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移的重大措施多年來由于種種原因，檔案館始終處于封閉、半封閉的狀態(tài)，社會(huì)多數(shù)成員極少問津。檔案一旦開放，擴(kuò)大了利用檔案的領(lǐng)域，為科學(xué)研究和各項(xiàng)工作的需要?jiǎng)?chuàng)造了條件。

3.開放檔案對(duì)檔案館工作的發(fā)展將產(chǎn)生巨大而深遠(yuǎn)的影響。開放檔案既是思想觀念的革新，又是工作上的一次改革，使檔案館工作從過去側(cè)重搞檔案的收集、整理等基礎(chǔ)工作逐步轉(zhuǎn)移到重點(diǎn)開展對(duì)檔案內(nèi)容的研究和利用上來，使檔案館由過去一度單純收藏檔案的場(chǎng)所轉(zhuǎn)變?yōu)閭鞑ブR(shí)、輸出檔案信息的基地。

4.開放檔案對(duì)促進(jìn)歷史研究及維護(hù)歷史真實(shí)面貌將發(fā)揮重大作用。系統(tǒng)公布和出版檔案史料、利用檔案編寫參考資料和編史修志，為廣大利用者利用檔案史料提供了方便條件，也促進(jìn)了歷史科學(xué)的研究，為祖國(guó)保存世代流傳的檔案史料、維護(hù)歷史的真實(shí)面貌等都將做出積極的貢獻(xiàn)。

【知識(shí)拓展】

愛國(guó)主義教育基地

愛國(guó)主義是中華民族的光榮傳統(tǒng)，是推動(dòng)中國(guó)社會(huì)前進(jìn)的巨大力量，是各族人民共同的精神支柱，是社會(huì)主義精神文明建設(shè)主旋律的重要組成部分，同時(shí)也是中國(guó)培養(yǎng)四有新人的基本要求。愛國(guó)主義教育是提高全民族整體素質(zhì)的基礎(chǔ)性工程，是引導(dǎo)人們特別是廣大青少年樹立正確理想、信念、人生觀、價(jià)值觀，促進(jìn)中華民族振興的一項(xiàng)重要工作。

1994年8月23日，中宣部頒布了《愛國(guó)主義教育實(shí)施綱要》(下稱《綱要》)?！毒V要》論述了進(jìn)行愛國(guó)主義教育極為重要的意義，提出了教育的基本原則、主要內(nèi)容、重點(diǎn)對(duì)象以及一系列具體措施。《綱要》拓寬了進(jìn)行愛國(guó)主義教育的渠道，強(qiáng)調(diào)通過群眾豐富多彩的實(shí)踐活動(dòng)取得教育成果，并著眼于建立長(zhǎng)遠(yuǎn)的教育機(jī)制，體現(xiàn)了精神文明重在建設(shè)的方針。

1995年3月，民政部確定了第一批(100處)愛國(guó)主義教育基地。

(三)開放檔案的要求與措施

1.要繼續(xù)解放思想，正確認(rèn)識(shí)和處理開放與保密的關(guān)系。開放檔案是一項(xiàng)新事物，人們對(duì)它有一個(gè)逐步認(rèn)識(shí)、不斷深化和不斷提高的過程。為此，我們?nèi)砸^續(xù)解放思想，克服一切有礙于開放檔案的思想阻力和障礙;特別是在開放與保密的關(guān)系上，要繼續(xù)清除過去過分強(qiáng)調(diào)檔案工作的機(jī)要性、不敢合理開放利用檔案的“左”的思想影響。同時(shí)，開放檔案也并非不受任何限制，只有有利于社會(huì)，無(wú)損于國(guó)家、民族、軍事、外交、科技和公民等方面利益的檔案，才能開放。

2.建立、健全必要的開放檔案的規(guī)章制度

要對(duì)以往不利于開放檔案的規(guī)章制度加以修改、調(diào)整，制定新的開放檔案的辦法和健全的制度，研究與確定具體的開放和控制范圍，審查和調(diào)整某些檔案的密級(jí)，進(jìn)行必要的解密，編出開放檔案目錄，建立檔案工作人員服務(wù)規(guī)則、職業(yè)道德規(guī)范等。

【資訊瀏覽】

檔案解密

各級(jí)國(guó)家檔案館保存的 1991年 1月1日以前形成的涉密檔案，由檔案館負(fù)責(zé)進(jìn)行解密工作。對(duì)形成時(shí)間將滿 30 年的檔案，原檔案形成機(jī)關(guān)、單位，認(rèn)為仍屬于國(guó)家機(jī)密的應(yīng)提前通知同級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)和國(guó)家檔案館，逾期未通知延期保密期限的，由各級(jí)國(guó)家檔案館按1991年國(guó)家檔案局、國(guó)家保密局發(fā)布的《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》中的有關(guān)條款，確定是否解密和劃控。1991年1月1日前形成的未進(jìn)館的涉密檔案，其解密工作由檔案形成機(jī)關(guān)、單位負(fù)責(zé)進(jìn)行。館藏的1991年1月1日形成的涉密檔案，未接到保密期變更通知的，由保密期限屆滿之日起，即自行解密。

資料來源:劉萌:《文書與檔案管理》，電子工業(yè)出版社，2011年版。

3.要積極扎實(shí)地做好基礎(chǔ)工作，為開放檔案創(chuàng)造條件

要繼續(xù)大力豐富館藏，擴(kuò)大收集范圍，改善館藏結(jié)構(gòu);加強(qiáng)整理工作，使館藏檔案更加條理化、系統(tǒng)化;搞好檔案的日常保管工作;同時(shí)要大力加強(qiáng)檔案的復(fù)制工作，以復(fù)制件代替原件提供利用;加強(qiáng)檔案檢索體系的建設(shè)，公開檔案檢索工具，便于利用者查尋檔案。

4.加強(qiáng)檔案的編研工作，方便廣大利用者

加強(qiáng)檔案編研工作，匯編各種檔案史料，公布檔案，編寫各種檔案參考資料，能使利用者不到檔案館就能獲得自己所需要的檔案信息，利用方便，節(jié)省時(shí)間，提高效率，同時(shí)也可減輕檔案館的壓力，有利于提高檔案利用服務(wù)的質(zhì)量并保護(hù)檔案原件，提高檔案利用服務(wù)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

【范例閱讀】

檔案為落實(shí)政策提供依據(jù)

溫州市政府發(fā)文對(duì)退離休老干部繼續(xù)執(zhí)行津貼政策，但必須有執(zhí)行政策的依據(jù)，分管政工的同志找到處綜合檔案室，查閱了大量有價(jià)值的資料和憑證，檔案為所有應(yīng)該享受津貼的老干部提供了津貼補(bǔ)助政策的依據(jù)。老干部們不僅為享受到黨的政策高興，也為市處檔案資料齊全、辦事效率高而滿意。

資料來源:http://www.wzglw.com/dagl/255763.shtml。

互動(dòng)問題:該案例體現(xiàn)檔案利用哪種價(jià)值?

【知識(shí)拓展】

××檔案館檔案利用制度

一、根據(jù)《檔案法》及有關(guān)法規(guī)，制定本制度。

二、本制度所稱檔案的利用，是指對(duì)檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。

三、中華人民共和國(guó)公民組織，持有身份證、介紹信或工作證等合法證明，可以利用本館已開放的檔案。

四、外國(guó)人或者外國(guó)組織利用本館已經(jīng)開放的檔案須經(jīng)有關(guān)部門介紹并報(bào)經(jīng)區(qū)委、區(qū)政府同意。

五、本館未開放檔案屬于下列情況之一時(shí)可以提供利用:

(一)區(qū)屬機(jī)關(guān)利用其職能任務(wù)范圍內(nèi)的檔案，持檔案形成單位的介紹信及本人工作證可以利用。

(二)公、檢、法、司機(jī)關(guān)利用經(jīng)辦案件有關(guān)的檔案，持檔案形成單位的介紹信及本人工作證可以利用。

(三)寄存于本館由本館代管的檔案，其所有權(quán)單位可以利用。

(四)經(jīng)本館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的其他特殊需利用檔案的情況。

六、本館提供利用檔案，嚴(yán)格按照物價(jià)部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)收取費(fèi)用。

七、本館檔案原則上不外借，確因特殊情況需借出館使用，必須經(jīng)本館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

八、利用檔案，要維護(hù)檔案的完整安全，嚴(yán)禁任何形式的損毀檔案現(xiàn)象。

九、利用檔案，要嚴(yán)格遵守《保密法》之規(guī)定，嚴(yán)禁任何形式的失泄密現(xiàn)象。

十、利用檔案必須嚴(yán)格利用手續(xù)。

十一、利用檔案需復(fù)制，必須由本館復(fù)制。

資料來源:昆明五華，http://www.kmwh.gov.cn/CMS/Content.gen?Id=14302。