第4章　表

在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中，表是用來存儲和管理數(shù)據(jù)的對象，也是數(shù)據(jù)庫其他對象的數(shù)據(jù)源和操作基礎(chǔ)。在Access中，表是一個滿足關(guān)系模型的二維表，即由行和列組成的表格。表以名稱標識，表的名稱可以使用漢字或英文字母等。

4.1　表的概念

4.1.1　表結(jié)構(gòu)

一個完整的表是有表結(jié)構(gòu)和表內(nèi)容兩部分組成的。表結(jié)構(gòu)由字段名稱、字段類型以及字段屬性組成，表內(nèi)容由一條條的記錄組成。

字段名稱是指二維表中某一列的名稱?？梢允褂米帜?、漢字、數(shù)字、空格和其他字符，長度為1~64個字符，但不能使用“?！薄ⅰ?！”、“[”、“]”等。

字段類型是字段取值的數(shù)據(jù)類型，包括文本型、數(shù)字型、備注型、日期/時間型、邏輯型等12種。

字段屬性是字段特征值的集合，分為常規(guī)屬性和查閱屬性兩種，用來控制字段的操作方式和顯示方式。

例如，在教學(xué)管理系統(tǒng)中，包含教師、課程、學(xué)生、人事檔案、選修、院系等。教師表的結(jié)構(gòu)如圖4-1所示。

圖4-1　表結(jié)構(gòu)

4.1.2　字段的數(shù)據(jù)類型

在Access 2010中，字段的數(shù)據(jù)類型有12種，下面介紹常用的幾種：

1．文本型

文本型字段用來存放字符串數(shù)據(jù)，如學(xué)號、姓名、性別等字段。

文本型數(shù)據(jù)可以存儲漢字和ASCⅡ字符集中可打印字符，最大長度為255個字符，用戶可以根據(jù)需要自行設(shè)置。

2．備注型

備注型字段用來存放較長的文本型數(shù)據(jù)，長度為65535個字符。

備注型數(shù)據(jù)是文本型數(shù)據(jù)類型的特殊形式，備注型數(shù)據(jù)沒有數(shù)據(jù)長度的限制，但受磁盤空間的限制。

3．數(shù)字型

數(shù)字型字段用來存儲由整數(shù)、實數(shù)等可以進行計算的數(shù)據(jù)。數(shù)值型可以分為字節(jié)、整型、長整型、單精度型、雙精度型、同步復(fù)制ID、小數(shù)這幾種類型。

4．日期/時間型

日期/時間型字段用于存放日期、時間、或日期時間的組合。

日期/時間型數(shù)據(jù)分為常規(guī)日期、長日期、中日期、短日期、長時間、中時間、短時間等類型。

5．貨幣型

貨幣型字段用于存放具有雙精度屬性的貨幣數(shù)據(jù)，如工資、學(xué)費等。

6．自動編號型

自動編號型字段用于存放系統(tǒng)為記錄綁定的順序號。自動編號型字段的數(shù)據(jù)無需輸入，當增加記錄時，系統(tǒng)為該記錄自動編號。字段大小為4，由系統(tǒng)自動設(shè)置。一個表只能有一個自動編號型字段，該字段中的順序號永久與記錄相聯(lián)，不能人工指定或更改自動編號型字段中的數(shù)值。

7．是/否型

是/否型字段用于存放邏輯數(shù)據(jù)，表示“是/否”或“真/假”。字段大小為1，由系統(tǒng)自動設(shè)置，如婚否字段可以使用是/否型。

8．OLE對象型

OLE（Object Linking and Embedding）的中文含義是“對象的鏈接與嵌入”，用來鏈接或嵌入OLE對象，如文字、聲音、圖像、表格等。

9．查閱向?qū)?/p>

查閱向?qū)妥侄稳匀伙@示為文本型，所不同的是該字段保存一個值列表，輸入數(shù)據(jù)時從一個下拉式值列表中選擇。

4.2　表的創(chuàng)建

表的創(chuàng)建方法有：

（1）使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表。

（2）使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表。

（3）通過數(shù)據(jù)導(dǎo)入創(chuàng)建表。

4.2.1　使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表

使用設(shè)計視圖，可以按照自己的需求來創(chuàng)建表，定義字段名、類型以及相關(guān)屬性。

【例4-1】使用設(shè)計視圖創(chuàng)建教師表，表結(jié)構(gòu)如圖4-1所示。

操作步驟如下：

（1）打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫。

（2）選擇“創(chuàng)建”選項卡，單擊“表設(shè)計”按鈕，打開表設(shè)計窗口。

（3）在表編輯器中，定義每個字段的名字、類型、長度和索引等信息，如圖4-2所示。

圖4-2　教師表結(jié)構(gòu)

（4）選擇“文件”選項卡，執(zhí)行“保存”命令，在“另存為”對話框中輸入表名“教師”，然后單擊“確定”按鈕，保存創(chuàng)建的表。

4.2.2　使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表

用戶也可以在輸入數(shù)據(jù)的同時可以對表的結(jié)構(gòu)進行定義，這需要在數(shù)據(jù)表視圖窗口中進行操作。

【例4-2】利用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表創(chuàng)建“課程”表，表結(jié)構(gòu)如圖4-3所示。

圖4-3　課程表結(jié)構(gòu)

操作步驟如下：

（1）打開“選課管理”數(shù)據(jù)庫。

（2）選擇“創(chuàng)建”選項卡的“表格”組，單擊“表”按鈕，系統(tǒng)將自動創(chuàng)建名為“表1”的新表，并在數(shù)據(jù)表中打開，如圖4-4所示。

圖4-4　錄入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表

（3）單擊“單擊以添加”按鈕，選擇字段類型，命名字段名為“課程編號”，輸入“001”，如圖4-5、圖4-6所示。

圖4-5　“單擊以添加”界面

圖4-6　添加數(shù)據(jù)

（4）重復(fù)步驟（3），直至所有字段建立完畢，并且刪除不需要的字段“ID”。

（5）在快速訪問工具欄中，單擊“保存”按鈕，打開“另存為”對話框。將表保存為“課程”，錄入數(shù)據(jù)，最終結(jié)果如圖4-7所示。

圖4-7　課程表

4.2.3　通過數(shù)據(jù)導(dǎo)入創(chuàng)建表

通過數(shù)據(jù)導(dǎo)入創(chuàng)建表是指利用已有的數(shù)據(jù)文件創(chuàng)建新表，這些數(shù)據(jù)文件可以是電子表格、文本文件或其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)創(chuàng)建的數(shù)據(jù)文件。利用Access系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能可以將數(shù)據(jù)文件中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到當前數(shù)據(jù)庫中。

【例4-3】將Excel電子表格文件“人事檔案.xlsx”中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中，表的名稱為“人事檔案”。

操作步驟如下：

（1）打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫。

（2）選擇“外部數(shù)據(jù)”選項卡的“導(dǎo)入并鏈接”組，單擊“Excel”按鈕，打開“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框，如圖4-8所示。

圖4-8　選擇數(shù)據(jù)源

（3）單擊“瀏覽”按鈕，選擇要導(dǎo)入的文件“人事檔案.xlsx”，選擇“將源數(shù)據(jù)導(dǎo)入當前數(shù)據(jù)庫中的新表中”選項，單擊“確定”按鈕，打開“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А睂υ捒?，如圖4-9所示。

圖4-9　顯示工作表

（4）選擇“顯示工作表”選項，單擊“下一步”按鈕，在彈出的對話框中選中“第一行包含列標題”項，如圖4-10所示。

圖4-10　第一行包含列標題

（5）單擊“下一步”按鈕，在彈出的對話框中可選擇和修改字段，如圖4-11所示。

圖4-11　設(shè)置字段信息

（6）單擊“下一步”按鈕，在彈出的對話框中選中“不要主鍵”選項，如圖4-12所示。

圖4-12　設(shè)置主鍵

（7）單擊“下一步”按鈕，在彈出的對話框中輸入新表名稱“人事檔案”，如圖4-13所示。

圖4-13　設(shè)置新表名

（8）單擊“完成”按鈕，在彈出的對話框中單擊“關(guān)閉”按鈕，如圖4-14所示。

圖4-14　完成新表建立

至此，導(dǎo)入表的操作完成。

在“導(dǎo)航”窗格中選擇“人事檔案”表，打開數(shù)據(jù)表視圖，顯示結(jié)果如圖4-15所示。

圖4-15　人事檔案表

4.3　字段屬性設(shè)置

在設(shè)計表結(jié)構(gòu)時，除了要考慮字段類型之外，還要考慮對字段顯示格式、字段掩碼、字段標題、字段默認值、字段的有效性及有效文本等屬性進行定義。

4.3.1　常規(guī)屬性設(shè)置

字段的常規(guī)屬性用于設(shè)置字段大小、小數(shù)位數(shù)、顯示格式、輸入掩碼等。常規(guī)屬性隨字段的類型不同而有所不同。常用的字段屬性如表4-1所示。

表4-1　字段屬性

1．設(shè)置文本字段顯示格式

對于“文本”和“備注”類型字段，可以在格式屬性的設(shè)置中使用特殊的符號來創(chuàng)建自定義格式。

可以使用表4-2中的符號來創(chuàng)建自定義的文本和備注格式。

表4-2　文本格式控制符

例如在字段“教師編號”的格式屬性中使用“@@@-@@@”自定義格式，則該字段內(nèi)容則會以類似“001-001”的格式顯示。

2．設(shè)置數(shù)字字段顯示格式

對于“數(shù)字”和“貨幣”數(shù)據(jù)類型，可以將格式屬性設(shè)為預(yù)定義的數(shù)字格式或自定義的數(shù)字格式。可以使用以下符號來創(chuàng)建自定義的數(shù)字格式（見表4-3）。

表4-3　數(shù)字格式控制符

例如，在字段“工資”的格式屬性中輸入“#,###.00”，表示使用千位分隔符，保留2位小數(shù)，沒有小數(shù)則用0表示。

3．設(shè)置日期/時間字段顯示格式

對于“日期/時間”數(shù)據(jù)類型，除了使用預(yù)定義的格式，也可以使用自定義格式?？梢允褂帽?-4的符號創(chuàng)建自定義日期及時間格式。

表4-4　日期/時間格式控制符

續(xù)表

例如，將字段“出生日期”的格式屬性設(shè)置為：ddd","mmmd","yyyy。則該字段顯示格式如“Mon,Jun2,1997”的日期時間。

4．設(shè)置字段標題

字段標題是字段的別名，通過表、窗體和報表瀏覽數(shù)據(jù)時，Access系統(tǒng)會自動將字段標題作為數(shù)據(jù)的顯示標題。

如果字段沒有設(shè)置標題，則默認該字段名為顯示標題。

5．設(shè)置輸入掩碼

字段輸入掩碼是給字段輸入數(shù)據(jù)時的某種特定的輸入格式。它可以對保密數(shù)據(jù)進行掩蓋，也可以為相對固定的數(shù)據(jù)定義指定的格式。

例如，對字段“出生日期”使用輸入掩碼向?qū)гO(shè)置掩碼，選擇“長日期（中文）”，則在表中輸入出生日期的時候，會出現(xiàn)“年月日”的提示。

6．設(shè)置有效性規(guī)則和文本

輸入數(shù)據(jù)時有時需要限定輸入數(shù)據(jù)的內(nèi)容，如性別只允許輸入“男”或“女”，成績的值在0至100之間等，這些限制可以通過設(shè)置有效性規(guī)則和有效性文本實現(xiàn)。有效性規(guī)則用于設(shè)置輸入到字段中的數(shù)據(jù)的值域。有效性文本是設(shè)置當用戶輸入有效性規(guī)則不允許的值時顯示的出錯提示信息，用戶必須對字段值進行修改，直到數(shù)據(jù)輸入正確。

【例4-4】對于教師表，設(shè)置“性別”字段的值只能是“男”或“女”，當輸入數(shù)據(jù)出錯時，顯示信息“請輸入男或女”。

操作步驟如下：

（1）打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫。

（2）在“導(dǎo)航”窗口中選擇表對象“教師”，進入設(shè)計視圖。選中“性別”字段，在“有效性規(guī)則”一欄中輸入“男or女”，在“有效性文本欄”中輸入“請輸入男或女”，如圖4-16所示。

圖4-16　設(shè)置有效性規(guī)則

4.3.2　查閱屬性設(shè)置

“查閱”字段提供了一系列值，供輸入數(shù)據(jù)時從中選擇。這使得數(shù)據(jù)輸入更為容易，并可確保該字段中數(shù)據(jù)的一致性?！安殚啞弊侄翁峁┑闹盗斜碇械闹悼梢詠碜员砘虿樵?，也可以來自指定的固定值集合。

【例4-5】對教師表，設(shè)置“院系編號”字段的取值來自于“院系”表中的院系代碼。

操作步驟如下：

（1）打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫。

（2）在導(dǎo)航窗口中選擇表對象“教師”，進入設(shè)計視圖。選中“院系編號”字段，并單擊“查閱”選項卡。

（3）在“顯示控件”中選擇控件類型為“組合框”，在“行來源類型”框中輸入行來源的類型：“表/查詢”。在“行來源”中單擊右側(cè)的按鈕，打開“查詢向?qū)А睂υ捒?，同時打開“顯示表”對話框，如圖4-17所示。

圖4-17　“顯示表”對話框

（4）選擇“院系”表，單擊“添加”按鈕，然后單擊“關(guān)閉”按鈕，返回“查詢生成器”窗口。在“院系”表中將字段“院系代碼”和“院系名稱”添加到窗口下方的網(wǎng)格中，如圖4-18所示。

圖4-18　添加字段

（5）然后關(guān)閉查詢窗口，返回表的設(shè)計視圖，如圖4-19所示?？梢钥吹?，在行來源列表框中添加了一行Select語句，該語句的含義后面會講到。

圖4-19　生成SQL語句

（6）切換到數(shù)據(jù)表視圖（見圖4-20），發(fā)現(xiàn)“院系編號”字段可以從組合框中選取值了。

圖4-20　數(shù)據(jù)表視圖

4.4　表間關(guān)系的建立

通常，一個數(shù)據(jù)庫中包含若干個表，這些表之間往往存在著某種關(guān)聯(lián)，Access把這種聯(lián)系稱為表間關(guān)系。

4.4.1　主鍵

在表中能夠唯一標識記錄的字段或字段集合被稱為主關(guān)鍵字，簡稱主鍵。一個表只能有一個主鍵。若表設(shè)置了主鍵，則表的記錄存取依賴于主鍵，且主關(guān)鍵字段不能重復(fù)或者為空。

【例4-6】對教師表，設(shè)置“教師編號”字段為主鍵。

操作步驟如下：

（1）打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫。

（2）在導(dǎo)航窗口中選擇表對象“教師”，進入設(shè)計視圖，選中“教師編號”字段。

（3）在選項卡“表格工具/設(shè)計”中的“工具”組，單擊“主鍵”按鈕，如圖4-21所示。

圖4-21　設(shè)置主鍵

依次給人事檔案、學(xué)生、課程、選課、院系表的相應(yīng)字段創(chuàng)建主鍵。

4.4.2　索引

索引是按照某個字段或字段集合的值進行記錄排序的一種技術(shù)，其目的是為了提高檢索速度。通常情況下，數(shù)據(jù)表中的記錄是按照輸入數(shù)據(jù)的順序排列的。當用戶需要對數(shù)據(jù)表中的信息進行快速檢索、查詢信息時，可以對數(shù)據(jù)表中的記錄重新調(diào)整順序。

索引是一種邏輯排序，它不改變數(shù)據(jù)表中記錄的排列順序，而是按照排序關(guān)鍵字的順序提取記錄指針生成索引文件。在一個表中可以創(chuàng)建一個或多個索引，可以用單個字段創(chuàng)建一個索引，也可以用多個字段（字段集合）創(chuàng)建一個索引。使用多個字段索引進行排序時，一般按照索引第一個字段進行排序，當?shù)谝粋€字段有重復(fù)時，再按第二個關(guān)鍵字進行排序，依此類推。創(chuàng)建索引后，向表中添加記錄或更新記錄時，索引自動更新。

索引屬性的值可以通過下拉列表選擇，有3種可能的取值。

1．“無”索引

表示該字段無索引。

2．“有（有重復(fù)）”索引

表示該字段有索引，且索引字段的值可以重復(fù)，創(chuàng)建的索引是普通索引。

3．“有（無重復(fù)）”索引

表示該字段有索引，且索引字段的值可不以重復(fù)，創(chuàng)建的索引是唯一索引。

請讀者給教師表和學(xué)生表的“院系編號”字段以及課程表的“授課教師編號”字段創(chuàng)建有重復(fù)索引、人事檔案的“教師編號”字段創(chuàng)建無重復(fù)索引。

4.4.3　創(chuàng)建關(guān)系

當需要使一個表中的行與另一個表中的行進行關(guān)聯(lián)時，可以創(chuàng)建兩個表間的關(guān)系。

表之間的關(guān)系實際上是實體之間關(guān)系的一種反映。因此表之間的關(guān)系通常也分為3種。

1．一對一關(guān)系

“一對一關(guān)系”是指A表中的一條記錄只能對應(yīng)B表中的一條記錄，并且B表中的一條記錄也只能對應(yīng)A表中的一條記錄。

兩個表之間要建立一對一關(guān)系，首先要為兩個表的關(guān)聯(lián)字段建立主鍵或唯一索引，然后確定兩個表之間具有一對一關(guān)系。

2．一對多關(guān)系

“一對多關(guān)系”是指A表中的一條記錄能對應(yīng)B表中的多條記錄，而B表中的一條記錄只能對應(yīng)A表中的一條記錄，A稱為主表，B稱為子表。

兩個表之間要建立一對多關(guān)系，首先定義關(guān)聯(lián)字段為主表的主鍵或建立唯一索引，然后在子表中按照關(guān)聯(lián)字段創(chuàng)建普通索引，最后確定兩個表之間具有多對一關(guān)系。

3．多對多關(guān)系

“多對多關(guān)系”是指A表中的一條記錄能對應(yīng)B表中的多條記錄，而B表中的一條記錄也可以對應(yīng)A表中的多條記錄。

關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)不支持多對多關(guān)系，必須將其轉(zhuǎn)換為兩個一對多關(guān)系才能創(chuàng)建表間關(guān)系。

建立表間關(guān)系的前提是表的關(guān)聯(lián)字段已經(jīng)建立了主鍵或者索引。

【例4-7】對“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建表間關(guān)系，要求如下：

（1）教師表和人事檔案表建立一對一關(guān)系，關(guān)聯(lián)字段為教師編號。

（2）教師表和院系表建立一對多關(guān)系，關(guān)聯(lián)字段為院系編號。

操作步驟如下：

（1）打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫，并按照相關(guān)公共字段創(chuàng)建主鍵或者索引。

（2）在“數(shù)據(jù)庫工具”選項卡中打開“關(guān)系”窗口，選擇“關(guān)系工具/設(shè)計”選項卡，單擊“顯示表”按鈕，打開“顯示表”對話框，如圖4-22所示。

圖4-22　顯示表對話框

（3）在“顯示表”對話框中，將人事檔案表、教師表和院系表添加到關(guān)系窗口中。將教師表的“教師編號”字段拖到人事檔案表中的“教師編號”字段的位置，系統(tǒng)將自動打開“編輯關(guān)系”對話框，如圖4-23所示。

圖4-23　“編輯關(guān)系”對話框

（4）選中“實施參照完整性”復(fù)選框，單擊“創(chuàng)建”按鈕，返回到關(guān)系窗口。創(chuàng)建關(guān)系完成。

參照完整性是一個規(guī)則，使用它保證已存在關(guān)系的表記錄之間的完整有效性，并且不能隨意地刪除或者更改相關(guān)數(shù)據(jù)。

（5）按照相同的步驟創(chuàng)建教師表與院系表的關(guān)系。

根據(jù)“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫的表結(jié)構(gòu)，最終建立的表間關(guān)系如圖4-24所示。

圖4-24　表間關(guān)系圖

4.4.4　編輯與刪除關(guān)系

需要時可以對關(guān)系進行修改，如更改關(guān)聯(lián)字段或刪除關(guān)系。

1．更改關(guān)聯(lián)字段

打開“關(guān)系”窗口，右單擊關(guān)系連接線，選擇“編輯關(guān)系”選項或執(zhí)行“關(guān)系|編輯關(guān)系”菜單命令，打開“編輯關(guān)系”對話框，重新選擇關(guān)聯(lián)的表和關(guān)聯(lián)字段即可完成對關(guān)系的更改。

2．刪除關(guān)系

如果要刪除已經(jīng)定義的關(guān)系，需要先關(guān)閉所有已打開的表，然后打開“關(guān)系”對話框，刪除關(guān)系連接線，即可刪除關(guān)系。

4.4.5　子表的使用

當兩個表之間創(chuàng)建了一對多的關(guān)系時，這兩個表之間就形成了父表和子表的關(guān)系，一方稱為主表，多方稱為子表。

當使用父表時，可用方便地使用子表。只要通過插入子表的操作，就可以在父表打開時，瀏覽子表的相關(guān)數(shù)據(jù)。

創(chuàng)建表間的關(guān)系后，在主表的數(shù)據(jù)瀏覽窗口中可以看到左邊新增了標有“+”的一列，這是父表與子表的關(guān)聯(lián)符，當單擊“+”符號時，會展開子數(shù)據(jù)表，“+”變?yōu)椤?”符號，單擊“-”符號可以折疊子數(shù)據(jù)表。

4.5　表的復(fù)制、刪除與更名

表的復(fù)制包括復(fù)制表結(jié)構(gòu)、復(fù)制表結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)或把數(shù)據(jù)追加到另一個表中。

【例4-8】將教師表的結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)復(fù)制到一個新表中，表的名稱為jiaoshi。

操作步驟如下：

（1）打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫。

（2）在“導(dǎo)航”窗格中選中“教師”表，選擇“開始”選項卡中的“剪貼板”組，單擊“復(fù)制”按鈕或右單擊并在快捷菜單中執(zhí)行“復(fù)制”命令。

（3）執(zhí)行“編輯|粘貼”命令，或直接單擊“粘貼”按鈕，打開“粘貼表方式”對話框，如圖4-25所示。

圖4-25　復(fù)制表

（4）在“表名稱”文本框中輸入表名“jiaoshi”，并選擇“粘貼選項”中的“結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)”單選按鈕，然后單擊“確定”按鈕，即完成將教師表的復(fù)制。

在數(shù)據(jù)庫的使用過程中，一些無用的表可以刪除，以釋放所占用磁盤空間。

刪除表的方法有以下幾種。

（1）選中要刪除的表，直接按“Delete”鍵。

（2）選中要刪除的表，單擊“開始”選項卡下“記錄”組的“刪除”按鈕，或使用快捷菜單命令“刪除”，打開“確認刪除”對話框，單擊“是”按鈕即可

（3）選中要刪除的表，右單擊并在快捷菜單中執(zhí)行“刪除”命令。

對表重命名也就是對表的名稱進行修改，可使用菜單或快捷菜單實現(xiàn)。

4.6　表中數(shù)據(jù)的操作

4.6.1　改變數(shù)據(jù)的顯示方式

在表的數(shù)據(jù)表視圖中瀏覽數(shù)據(jù)時，可以按照自己的需求進行數(shù)據(jù)顯示格式的設(shè)置，如設(shè)置行高和列寬、設(shè)置顯示字體、隱藏某些列、凍結(jié)某些列、改變字段的顯示順序等。

1．調(diào)整行高和列寬

調(diào)整行高和列寬可直接拖動鼠標或使用菜單命令完成。

2．設(shè)置文本字體和數(shù)據(jù)表

選擇“開始”選項卡，使用“文本格式”組中按鈕可以設(shè)置字段的格式。

3．隱藏列/取消隱藏列

在數(shù)據(jù)表視圖中，可以使某些字段信息隱藏，使其不在屏幕中顯示，需要時取消隱藏。如果表中字段較多，在瀏覽記錄時，將有一些字段被隱藏。

4．凍結(jié)列/解凍列

如果想在字段滾動時，使某些字段始終在屏幕上保持可見，可以使用凍結(jié)列操作。這樣，就可以使凍結(jié)的列顯示在數(shù)據(jù)表的左邊并添加凍結(jié)線，未被凍結(jié)的列，在字段滾動時被隱藏。

4.6.2　查找與替換

在數(shù)據(jù)管理中，有時需要快速查找某些數(shù)據(jù)，或者需要對這些數(shù)據(jù)進行有規(guī)律的替換，使用Access提供的“查找”和“替換”功能即可實現(xiàn)，這與Word中的“查找”和“替換”功能是類似的。

4.6.3　數(shù)據(jù)排序

為了快速查找信息，可以對記錄進行排序。排序需要設(shè)定排序關(guān)鍵字，排序關(guān)鍵字可由一個或多個字段組成，排序后的結(jié)果可以保存在表中。

【例4-9】將教師表按照“姓名”字段進行升序排序。

操作步驟如下：

（1）打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫。

（2）在“導(dǎo)航”窗格中選中“教師”表，進入數(shù)據(jù)表視圖。

（3）選中字段“姓名”，選中“開始”選項卡中的“排序和篩選”組，單擊“升序”按鈕，數(shù)據(jù)表中的記錄將按照“姓名”進行升序排列。

4.6.4　數(shù)據(jù)的篩選

篩選是根據(jù)給定的條件，選擇滿足條件的記錄在數(shù)據(jù)表視圖中顯示。例如，顯示所有職稱為“教授”的教師，顯示“計算機”專業(yè)的學(xué)生等。

在Access中，提供了“選擇篩選”、“按窗體篩選”以及“高級篩選/排序”等3種方法。

1．選擇篩選

選擇篩選用于查找某一字段滿足一定條件的數(shù)據(jù)記錄，條件包括“等于”、“不等于”、“包含”、“不包含”等，其作用是隱藏不滿足選定內(nèi)容的記錄，顯示所有滿足條件的記錄。

2．按窗體篩選

按窗體篩選是在空白窗體中設(shè)置篩選條件，然后查找滿足條件的所有記錄并顯示，可以在窗體中設(shè)置多個條件。按窗體篩選是使用最廣泛的一種篩選方法。

3．高級篩選/排序

使用“高級篩選/排序”不僅可以篩選滿足條件的記錄，還可以對篩選的結(jié)果進行排序。

【例4-10】在教師表中篩選出工資超過7000元的男教師。

操作步驟如下：

（1）打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫。

（2）在“導(dǎo)航”窗格中選中“教師”表，進入數(shù)據(jù)表視圖。

（3）選中“開始”選項卡中的“排序和篩選”組，單擊“高級”按鈕，選擇“按窗體篩選”項。在“性別”字段下拉框里面選擇“男”，在“工資”字段下拉框里面輸入“>7000”，如圖4-26所示。

圖4-26　按窗體篩選

（4）單擊“高級”按鈕，選擇“應(yīng)用篩選/排序”項，即可篩選出工資超過7000元的男教師。

本例題也可以使用高級篩選完成，需要高級篩選視圖中設(shè)置條件，如圖4-27所示。請讀者自行完成。

圖4-27　高級篩選

思考題

（1）表的字段類型有哪些？

（2）什么情況下需要設(shè)置輸入掩碼和有效性規(guī)則？

（3）如何建立表間的關(guān)聯(lián)關(guān)系？

（4）什么是排序和篩選？

上機題

（1）完成下列表的創(chuàng)建，設(shè)計合適的字段類型，并輸入部分數(shù)據(jù)。

教師表（教師編號，姓名，性別，出生日期，聯(lián)系電話，電子郵件，家庭住址）

學(xué)生表（學(xué)號，姓名，性別，出生日期，籍貫，專業(yè)，照片）

課程表（課程編號，課程名稱，學(xué)分，學(xué)時，課程簡介）

選修表（學(xué)號，課程編號，選修學(xué)期，成績，備注）

人事檔案表（人事檔案，教師編號，最高學(xué)歷，畢業(yè)日期，畢業(yè)院校，職稱，政治面貌）

院系表（院系代碼，院系名稱，辦公電話，辦公地址，院系領(lǐng)導(dǎo)）

（2）建立各表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。