四、過賬和分類賬

通過上述的日記賬，雖然可以清楚地了解每一筆經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容，但是將一定會計期間的會計分錄簡單地按時間順序排列起來，提供的信息卻很零散，無法一目了然地洞察經(jīng)濟主體在一定會計期間的整個經(jīng)濟全貌，也無法對經(jīng)濟主體的全部財務狀況、經(jīng)營成果等情況有一個全面完整與系統(tǒng)的認識。因此當經(jīng)濟業(yè)務記入日記賬后，下一步就是把每筆會計分錄轉記到對應的分類賬(Ledger)中去，這一程序稱為過賬(Posting)。這里的分類賬指的是賬戶按資產(chǎn)、負債、所有者權益、收入和費用這五個類別的順序分別編號并順序排列成的活頁賬本或合訂本，其中，每一個賬戶都有一個規(guī)定的編號，這是為了便于分析經(jīng)濟業(yè)務和作出分錄，每個企業(yè)都把其所有賬戶的名稱及編號，列成賬戶一覽表(如前述例子中的樂凱公司賬戶一覽表2－1)。這樣就將大量而分散的會計分錄資料，按照會計要素的種類加以歸類整理，將為編制會計報表提供所需的分類數(shù)據(jù)指標。

通常，對顧客的應收賬款賬戶和對供應商的應付賬款賬戶則需要針對各個顧客或供應商分別單獨設置應收賬款或應付賬款的明細分類賬(Subsidiary Ledgers)。相對于可提供明細數(shù)據(jù)的應收賬款或應付賬款明細分類賬而言，總分類賬(General Ledger)中的應收賬款或應付賬款則是能提供反映此類性質相同、數(shù)量眾多的經(jīng)濟業(yè)務的總括數(shù)據(jù)的賬戶，因此，又被稱為控制賬戶或統(tǒng)馭賬戶(Control Accounts)。這樣，從控制賬戶中極易得出應收賬款或應付賬款的總括數(shù)據(jù)，而對各個顧客和供應者的交易的詳細記錄，則可從明細分類賬的相應賬戶中得到。顯然，控制賬戶的余額應該等于其控制的各個明細分類賬戶余額之和。

前面曾介紹過T型賬戶，是一種教學中的簡化形式。而實際中使用的總分類賬戶則更完備些，包括日期欄、摘要欄、過賬記號欄、借方金額欄和貸方金額欄。一般格式有T型賬戶的擴充形式和三欄式兩種，如表2－4和表2－5。

1.T型賬戶的擴充形式

表2－4　　賬戶名稱　　賬戶編號

2.三欄式

三欄式賬戶的每一行都有借、貸、余三欄，它的特點是每筆分錄過賬后都能立刻結出余額。

表2－5　　賬戶名稱　　賬戶編號

過賬的具體程序如下：

(1) 過賬時，先在相應賬戶的日期欄填入相應分錄的日期，年、月是在新賬頁的頂端及年、月有變動的地方重新書寫。

(2) 把日記賬中該筆分錄的借方和貸方金額分別記入到相應賬戶的金額欄。

(3) 把該筆分錄所在的日記賬的頁數(shù)填在相應賬戶的過賬記號欄。

(4) 把相應賬戶的編號填列在日記賬的過賬記號欄(參見日記賬)。

(5) 對于涉及明細分類賬的分錄，應在過入對應的總分類賬戶的同時也過入到有關的明細分類賬戶中，并在日記賬的過賬記號欄內(nèi)用√表示。

例2－2　現(xiàn)將樂凱公司2007年12月的日記賬分錄過賬如下：

總分類賬

現(xiàn)金　　　　　賬戶編號101

應收賬款　　　賬戶編號131

在用物料用品　賬戶編號151

預付保險費　　賬戶編號161

預付房租　　　賬戶編號163

貨運汽車　　　賬戶編號181

應付賬款　　　賬戶編號211

預收營運收入　賬戶編號231

股本　　　　　賬戶編號301

留存收益　　　賬戶編號312

營運收入　　　賬戶編號401

廣告費　　　　賬戶編號501

汽油費　　　　賬戶編號503

薪金費　　　　賬戶編號504

水電費　　　　賬戶編號506

過賬后應收賬款及應付賬款明細分類賬記錄如下各賬戶所示，應收賬款明細賬余額表見表2－6，應付賬款明細賬余額表見表2－7。

應收賬款明細分類賬

A客戶

B客戶

表2－6　　應收賬款明細分類賬余額表

應付賬款明細分類賬

維特物料公司

時代報社

伯內(nèi)特加油站

表2－7　　應付賬款明細分類賬余額表