第二節(jié)　行政公文基本格式

為了保證行政公文的完整性、權(quán)威性和規(guī)范化，并便于撰制辦理和存檔備查，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對(duì)公文格式做了明文規(guī)定。根據(jù)這一辦法，國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》，注明此格式“其他機(jī)關(guān)公文可參照?qǐng)?zhí)行”。本節(jié)所講的公文格式，主要是依據(jù)這兩個(gè)文件的規(guī)定。

公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。為了便于了解和掌握，下面分成三組加以說(shuō)明。

一、眉首部分

置于公文首頁(yè)紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首，由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度等項(xiàng)組成。

1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（全稱或簡(jiǎn)稱，下同）后加“文件”組成，如“國(guó)務(wù)院文件”“國(guó)家安全部文件”“××省人民政府文件”等。對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。

2.發(fā)文字號(hào)

位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)之下，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。聯(lián)合行文，只標(biāo)識(shí)主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。例如，“國(guó)發(fā)〔2004〕1號(hào)”，其中的“國(guó)”是國(guó)務(wù)院的代字，〔2004〕是發(fā)文年份，“1號(hào)”是發(fā)文序號(hào)。發(fā)文機(jī)關(guān)代字與發(fā)文年份之間一般加“發(fā)”字，也有的加“字”字，還有的省略此字。議案、批復(fù)和函，一般在發(fā)文機(jī)關(guān)代字之后加“函”字，如國(guó)務(wù)院這三種公文的發(fā)文字號(hào)便寫作“國(guó)函〔××××〕×號(hào)”。

在報(bào)刊上發(fā)表或翻印公文省去眉首部分，因而把發(fā)文字號(hào)移到公文標(biāo)題之下居中或偏右位置。

3.簽發(fā)人

上報(bào)的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明簽發(fā)人姓名。所有的公文都需要由本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。重要的或涉及面廣的，必須由正職或者主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；經(jīng)授權(quán)，有的公文可由秘書(shū)長(zhǎng)或辦公廳（室）主任簽發(fā)。但領(lǐng)導(dǎo)人是在發(fā)文稿紙的“簽發(fā)”欄內(nèi)簽署意見(jiàn)，并寫上姓名和審批時(shí)間，只有上報(bào)公文才在正式行文上標(biāo)識(shí)簽發(fā)人。

4.份數(shù)序號(hào)

同一公文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)叫份數(shù)序號(hào)。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定帶有密級(jí)的公文應(yīng)編制份數(shù)序號(hào)，不帶密級(jí)的公文是否編份數(shù)序號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)自行掌握。份數(shù)序號(hào)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字（不少于兩位）頂格標(biāo)識(shí)于版心左上角第一行。

5.秘密等級(jí)和保密期限

秘密公文應(yīng)根據(jù)其秘密程度劃分秘密等級(jí)，并分別標(biāo)明“絕密”“機(jī)密”“秘密”三種級(jí)別。密級(jí)的確定應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定如《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》《文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼》等執(zhí)行，既要防止因未標(biāo)識(shí)密級(jí)而失密，又要防止隨意擴(kuò)大密級(jí)。

6.緊急程度

緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”“急件”。其中，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”“特急”“加急”“平急”。確定緊急程度應(yīng)根據(jù)公文送達(dá)和辦理的實(shí)際需要，嚴(yán)格掌握，非緊急公文不能填寫這一項(xiàng)目，緊急公文也應(yīng)恰當(dāng)選用緊急程度。

二、主體部分

主體部分是每份公文的內(nèi)容部分，由公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文時(shí)間、發(fā)文機(jī)關(guān)印章、附注等項(xiàng)組成。

1.公文標(biāo)題

一切公文和其他文章一樣必須有標(biāo)題。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

公文標(biāo)題位于紅色反線之下，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。

公文標(biāo)題的寫法與絕大多數(shù)文章標(biāo)題的寫法不同，按規(guī)定一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由（正文的主要內(nèi)容）和文種，用介詞結(jié)構(gòu)“關(guān)于……的”把這三部分連接起來(lái)。個(gè)別情況下可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱或事由，但這二者不能都省略。文種在任何情況下都不能省略。例如，《××省人民政府關(guān)于授予×縣教育強(qiáng)縣稱號(hào)的決定》《××市人民政府通告》《關(guān)于大力開(kāi)展冬春農(nóng)田水利基本建設(shè)的通知》等。

公文標(biāo)題寫作的難點(diǎn)在于如何概括好事由。概括事由大多采用動(dòng)賓結(jié)構(gòu)，如《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)國(guó)有土地資產(chǎn)管理的通知》，其事由中的“加強(qiáng)”是動(dòng)詞，“國(guó)有土地資產(chǎn)管理”是賓語(yǔ)。概括事由的要求是準(zhǔn)確簡(jiǎn)要，防止題文不符、意思含糊、文字過(guò)多。

2.主送機(jī)關(guān)

主送機(jī)關(guān)是指發(fā)文機(jī)關(guān)要求受理和答復(fù)公文的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)如果只有一兩個(gè)，應(yīng)當(dāng)用其全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；如果有多個(gè)，則可用同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱，如國(guó)務(wù)院一份公文的主送機(jī)關(guān)便寫作“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)”。

主送機(jī)關(guān)應(yīng)寫機(jī)關(guān)名稱或統(tǒng)稱，而不應(yīng)寫領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。如果是周知性公文（如公告、通告等）或記錄性公文（會(huì)議紀(jì)要），則應(yīng)省略這一項(xiàng)目。

3.正文

正文位于主送機(jī)關(guān)下一行，用來(lái)表達(dá)公文的具體內(nèi)容。正文每個(gè)自然段首行左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能拆開(kāi)回行。

如何寫正文，應(yīng)根據(jù)每份公文的實(shí)際需要和慣用體式來(lái)確定，有話則長(zhǎng)，無(wú)話則短，沒(méi)有適合一切公文正文的統(tǒng)一模式。

4.附件說(shuō)明

公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。應(yīng)當(dāng)說(shuō)明的是，附件是用來(lái)說(shuō)明正件的材料，處于從屬地位。而發(fā)布令所發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，通知所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件，以及議案之后的方案，都不屬于從屬地位，不能視為附件，因此不能在正文之后加附件說(shuō)明。

5.成文時(shí)間

成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，應(yīng)完整寫出年月日。聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)；會(huì)議通過(guò)的公文以通過(guò)日期為準(zhǔn)。

6.發(fā)文機(jī)關(guān)印章

公文除會(huì)議紀(jì)要外，都應(yīng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，這是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文生效負(fù)責(zé)的憑證，也是公文區(qū)別于其他文章的顯著標(biāo)志。

7.附注

公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。

三、版記

公文末頁(yè)下方是版記部分，由主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等項(xiàng)組成。

1.主題詞

公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。主題詞是反映公文內(nèi)容的一組標(biāo)準(zhǔn)化詞語(yǔ)，最少2個(gè)，最多7個(gè)。主題詞應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容，從上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的公文主題詞表中選擇。標(biāo)引次序應(yīng)按主題詞的涵義，由大到小、從內(nèi)容到形式排列。

2.抄送機(jī)關(guān)

抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

抄送機(jī)關(guān)與主送機(jī)關(guān)不同，它不是受理或答復(fù)本公文的機(jī)關(guān)，而只是需要告知公文內(nèi)容的上級(jí)、下級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)，簡(jiǎn)稱“抄送”。排列時(shí)上級(jí)機(jī)關(guān)在前，不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)在后?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文應(yīng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)，向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。

抄送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)是確實(shí)需要了解公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)，要防止太多太濫，以免增加不相干機(jī)關(guān)的負(fù)擔(dān)。

3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機(jī)關(guān)是發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公部門；印發(fā)日期是公文付印日期，應(yīng)完整標(biāo)明年月日。