四、秘書寫作的一般過程

秘書寫作的一般過程，與一般文章寫作一樣，大致也有三個階段，即準(zhǔn)備階段、起草階段和審定階段。但秘書寫作的準(zhǔn)備、起草、審定過程和方式都有其獨特性，無論是準(zhǔn)備、起草還是審定，都有著明顯的受命性，是受命準(zhǔn)備、受命起草、受命審定。正是在這一意義上，我們說秘書寫作是受命而作。

秘書寫作的準(zhǔn)備階段，要做的工作主要有:精神準(zhǔn)備、情況準(zhǔn)備和構(gòu)思、擬制寫作提綱。精神準(zhǔn)備和情況準(zhǔn)備也就是常說的“吃透兩頭”;構(gòu)思，主要是指確立主旨、精心選材和布局謀篇;擬制寫作提綱，是構(gòu)思的文字定型，反映的是文章的基本構(gòu)架。實際上，整個準(zhǔn)備階段都可以說是構(gòu)思階段，“構(gòu)思”也是貫穿于整個寫作過程的。準(zhǔn)備階段要吃透“上頭”精神，摸清“下頭”實際情況，結(jié)合上下精神和實情貫徹制文意圖，確立主旨，選擇材料，確定表達(dá)方式和語言運用，理順?biāo)悸?，?gòu)建框架并以文字大致定型，這些都是“構(gòu)思”的內(nèi)容。整個準(zhǔn)備階段的工作，都是為了構(gòu)思逐步定型;而起草階段，則是構(gòu)思的初步具體化，審定階段是構(gòu)思的完善和最終定型。

起草階段是一個操作過程，即擬寫文稿草案。審定階段，包括兩個環(huán)節(jié)的工作，即審核和改定，審核通常包括起草者的自審和領(lǐng)導(dǎo)(或秘書部門負(fù)責(zé)審核的專職或兼職人員)審核，改定即修改定稿，仍由起草者完成。審定階段的主要工作涉及面較廣，從文稿內(nèi)容到形式，均在審定之列。秘書寫作中，審定主要是這樣一些內(nèi)容或工作:是否確需行文、文體是否合適、文稿內(nèi)容是否符合政策法規(guī)、是否準(zhǔn)確地體現(xiàn)了制文意圖、材料是否真實典型、觀點與材料是否一致、辦法措施和要求是否切實可行、主旨是否突出、觀點是否鮮明、條理是否清晰、層次是否分明、文字是否精練簡明、書寫是否規(guī)范、字詞是否準(zhǔn)確、內(nèi)容及必備附件是否完整、格式是否規(guī)范、標(biāo)注是否合理、引文及引文要素是否完整、受文對象及發(fā)送范圍是否準(zhǔn)確、是否符合規(guī)定的撰制程序(是否符合規(guī)定的會簽、送審、簽發(fā)手續(xù))等。修改定稿，是要根據(jù)審核意見進(jìn)行再加工，改正和完善文稿并最終定稿。撰稿人(起草者)的修改工作常以四個方面為主，根據(jù)審核意見、要求和秘書寫作及文稿的特點、要求，進(jìn)行整體的加工和潤色。這四個方面是:進(jìn)一步深化主旨明確觀點、根據(jù)表達(dá)主旨的需要增刪材料調(diào)整結(jié)構(gòu)、校正標(biāo)題修飾語言、規(guī)范文字校正標(biāo)點。秘書寫作中，審定的總要求是齊、清、定。“齊”，是指文稿內(nèi)容及各組成部分要完備、齊全;“清”，是指文稿的書寫要規(guī)范、清楚，各種標(biāo)識及符號要符合規(guī)范和要求，文面要整潔;“定”，是指文稿送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前存在的各種問題都要解決好，不留尾巴，沒有遺留問題。

秘書寫作的一般過程、一些環(huán)節(jié)的具體要求，是秘書寫作獨具的特點，這里我們作簡要提示。

(一)吃透兩頭，把握主旨

秘書寫作的“吃透兩頭”是要求準(zhǔn)確領(lǐng)會上情和掌握下情。

準(zhǔn)確領(lǐng)會上情，包括準(zhǔn)確領(lǐng)會黨和國家的路線、方針、政策和法律法規(guī)，以及準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖、機(jī)關(guān)制文意圖。在這個基礎(chǔ)上才能明確確立主旨。選擇材料、安排結(jié)構(gòu)、組織語言表達(dá)必須以“把握主旨”為前提，確立主旨又必須以“吃透兩頭”為前提。

“吃透兩頭”的吃透“上頭”精神，實際上是要求有較好的理論準(zhǔn)備，有敏銳的理解力。懂政策、懂法律是秘書寫作人員必備的素質(zhì)，既有較高的政策水平，又有法制觀念和較好的法律知識，才能在寫作中做到不偏離政策、不違法，才能準(zhǔn)確有效地傳達(dá)和貫徹大政方針、法律法規(guī)。同時，不違背政策和法律，也是準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖、機(jī)關(guān)制文意圖的前提和基礎(chǔ)。吃透“上頭”精神中的懂政策、懂法律，是長期的理論準(zhǔn)備，不是寫作某一文稿時臨時抱佛腳去學(xué)政策、學(xué)法律。具體寫作過程中，核查政策規(guī)定和法律條文(有針對性地核查，以求準(zhǔn)確或釋疑，以提供確鑿的政策和法律依據(jù))是正常的，但缺乏必要的理論準(zhǔn)備則是不正常的。秘書寫作人員自覺地加強(qiáng)理論修養(yǎng)，提高政策水平，加強(qiáng)法制觀念是一項長期性的、日常性的工作。

準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖和機(jī)關(guān)制文意圖，是秘書寫作中的一大難題，尤其是前者。相對來說，機(jī)關(guān)制文意圖往往較易明確，不難領(lǐng)會和把握，比如要規(guī)范某一工作、活動或事項，要布置某一工作、安排某一活動。這種制文意圖并不難把握，難就難在“準(zhǔn)確”二字上:提出規(guī)范和要求這當(dāng)中有分寸感的問題，安排布置工作或活動也有指導(dǎo)原則和具體措施的結(jié)合，規(guī)范和要求怎樣才能做到可行、有效、適度，以及措施怎樣才能切合實際、得力，這是秘書寫作的難題。解決這一難題，需要秘書寫作人員有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，既懂上情又懂下情，能將機(jī)關(guān)制文意圖準(zhǔn)確地傳達(dá)出來，并與實際情況緊密契合。

比較起來，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的難度也許更大。領(lǐng)導(dǎo)意圖或上級指示，是“命”的核心內(nèi)容，通常應(yīng)包括行文原因、目的、對象和要表達(dá)的主要觀點、要使用的主要材料或范圍、文稿的具體內(nèi)容等。但實際工作中，領(lǐng)導(dǎo)意圖或上級指示，往往多是原則性的、不具體的，有時是由領(lǐng)導(dǎo)口授的，有時是領(lǐng)導(dǎo)在各種講話中提及的，有時是領(lǐng)導(dǎo)集體會議討論甚至沒有明確、多次交換過意見以后只在會議上略為討論，有時是領(lǐng)導(dǎo)不很清晰的意圖，有時領(lǐng)導(dǎo)表述意圖也可能是正話反說或?qū)⒄嬲鈭D隱藏在批評、諷刺、設(shè)問甚至反問當(dāng)中，這些情況下要具體清晰、準(zhǔn)確地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，難度是可想而知的。比如，某兄弟單位多少周年大慶，你單位領(lǐng)導(dǎo)得知這一情況，可能是隨口說了聲“100周年啦?”或“100周年噢”就再無下文，作為秘書人員你不能不去考慮是否本單位應(yīng)表示祝賀。祝賀還是不祝賀，領(lǐng)導(dǎo)并沒有明確說，這時就需要秘書寫作人員認(rèn)真分析、體會領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時的語氣、語態(tài)甚至表情，需要了解本單位與該單位的關(guān)系及交往情況，然后作出賀或不賀的決定(當(dāng)然也可以向領(lǐng)導(dǎo)問清意圖)。在領(lǐng)導(dǎo)意圖不清晰、不具體、不明確時，要準(zhǔn)確領(lǐng)會，需要秘書寫作人員有較好的素質(zhì)和才能，既不能曲解、誤會，也不宜要求領(lǐng)導(dǎo)反復(fù)表示，而應(yīng)該正確地、能動性地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。這不僅需要秘書寫作人員有靈敏度、理解力、分析和思辨能力，也要求有分寸感，既要弄清領(lǐng)導(dǎo)是否確有某種意圖、弄清領(lǐng)導(dǎo)的真實意圖，又要把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的可行范圍(不能強(qiáng)化或弱化領(lǐng)導(dǎo)意圖，以至于出格或失度)，還要善于將領(lǐng)導(dǎo)意圖具體化。秘書寫作人員準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，通俗地說，就是要“善解人意”。

下面兩個實例，或許能給我們有益的啟示。

黨的“八大”時，毛澤東交待秘書田家英寫“八大”開幕詞，只說“不要寫得太長，有個稿子帶在口袋里，我就放心了”。就這么一句話，要準(zhǔn)確領(lǐng)會主席意圖就是個難題。^[1]田家英畢竟是中國當(dāng)代秘書第一人，他敏銳地捕捉到了主席的真實意圖:宣傳七屆二中全會精神，警惕黨內(nèi)驕傲情緒和腐敗現(xiàn)象。這一意圖有兩層意思，互為前提，“宣傳七屆二中全會精神”應(yīng)是來源于一段時期以來田家英對主席的心意、態(tài)度、立場和觀點的準(zhǔn)確把握;“警惕黨內(nèi)驕傲情緒和腐敗現(xiàn)象”則來自田家英對社會現(xiàn)實和黨的現(xiàn)狀的深刻洞察和敏感。田家英寫的“八大”開幕詞不僅讓毛澤東十分滿意，而且還寫出了膾炙人口的格言:“虛心使人進(jìn)步，驕傲使人落后?！?/p>

1962年，毛澤東題詞“向雷鋒同志學(xué)習(xí)”。簡單的七個字，蘊(yùn)含著豐富的內(nèi)容，但不具體。周恩來(當(dāng)然他不是秘書，不是在進(jìn)行秘書寫作活動)準(zhǔn)確把握了主席的意圖:通過學(xué)雷鋒提高全社會的道德水準(zhǔn)?！跋蚶卒h同志學(xué)習(xí)”只明確了要學(xué)、向誰學(xué)的意圖，至于“學(xué)什么”則并末明確。周恩來的題詞就具體化了毛澤東的意圖，明確了“學(xué)什么”的問題:“向雷鋒同志學(xué)習(xí):愛憎分明的階級立場，言行一致的革命精神，公而忘私的共產(chǎn)主義風(fēng)格，奮不顧身的無產(chǎn)階級斗志。”

秘書寫作中，吃透“上頭”精神，是要明確受命而作的“命”;吃透“下頭”實際情況，則是為了達(dá)到為用而作的“用”。

吃透“上頭”精神，是為了明確行文主旨，準(zhǔn)確傳達(dá)“上頭”精神;吃透“下頭”實際情況，是為了有針對性地傳達(dá)“上頭”精神、解決實際問題，真正貫徹秘書寫作的實用目的。秘書寫作人員必須全面熟悉、掌握實際情況和具體情況，才能將“上頭”精神具體化。缺乏針對性的、不切實際的秘書寫作是毫無意義的，脫離實際，任何指示、精神、意圖都是無法貫徹執(zhí)行和組織實施的。秘書寫作的“吃透兩頭”，通俗地說，是要做到“精神準(zhǔn)”、“情況清”。自覺地、能動地將精神與實情結(jié)合起來，是秘書寫作一般過程的實質(zhì)。

吃透“下頭”實情，靠長期積累。受命以后才去熟悉、了解、掌握實際情況，難免片面、膚淺、倉促地“對號入座”，甚至錯號入座。秘書寫作人員對本單位的具體實際，應(yīng)該了然于胸，必然是個“有心人”，否則，寫出來的文章就極有可能是無關(guān)痛癢的、難以切合實際的、空話套話甚至廢話連篇的“官樣文章”。比如，1996年“嚴(yán)打”期間，上級指示精神是第二階段要加大打擊力度。具體到某一單位要將這一精神以“通知”或“通告”傳達(dá)、貫徹、落實，就必須結(jié)合本單位各種危害社會治安犯罪的實際和“嚴(yán)打”第一階段取得的成果及存在的問題，將“加大打擊力度”的精神具體化為本單位“嚴(yán)打”第二階段切實可行的措施、辦法和行動方案。缺乏針對性地、空泛地照寫幾句“要加大打擊力度”之類的原則性語句，也許能將上級精神傳達(dá)出來，但無論如何是無法將上級精神貫徹落實下去的。不了解本單位的具體實際或掌握得不全面、不具體，秘書寫作就談不上“在兩頭結(jié)合上下功夫”。

(二)精心構(gòu)思，擬制寫作提綱

秘書寫作的構(gòu)思，是一個貫穿始終的過程，在寫作準(zhǔn)備時就已經(jīng)開始，到寫作完成、定稿后才告結(jié)束。構(gòu)思的主要內(nèi)容與一般寫作活動的構(gòu)思并無區(qū)別，大致包括明確意圖、確立主旨、選用材料、理順?biāo)悸?、?gòu)建框架結(jié)構(gòu)、確定表達(dá)方式和語言運用等。有特殊要求的，有特點的，是明確意圖必須“吃透”兩頭、確立主旨實質(zhì)是明確主要觀點、表達(dá)方式要注意慎用描寫和抒情(以及對話)、語言要簡明準(zhǔn)確平實莊重。

構(gòu)思的主要內(nèi)容，以簡要的文字初步定型，就是寫作提綱。構(gòu)思的任務(wù)，是完成文章內(nèi)容和形式的整體設(shè)計，寫作提綱要體現(xiàn)的也正是這一設(shè)計。

構(gòu)思及擬制提綱的主要內(nèi)容，可以歸結(jié)為三個方面的問題:為什么寫?寫什么?怎么寫?為什么寫這一問題，包括制文意圖、行文目的、行文的緣由和依據(jù)等內(nèi)容。寫什么，包括文章的內(nèi)容、材料和主旨、基本觀點等內(nèi)容。怎么寫，包括文種文體的選擇、表達(dá)方式的確定、結(jié)構(gòu)的安排、語言的組織等內(nèi)容。

擬制寫作提綱的作用和意義不必多說，要注意的問題是:提綱宜細(xì)不宜粗，最好是粗中有細(xì)，既明確主要觀點、要使用的主要材料、主要表達(dá)方式、主要內(nèi)容構(gòu)成，也大致明確各部分、各層次的基本觀點、要使用的背景材料和對比材料及說明材料、豐富的表達(dá)形式、每一主要內(nèi)容的從屬內(nèi)容等。擬制提綱，反映的是準(zhǔn)備階段的初步成果，在擬制提綱及起草、審定階段仍要進(jìn)行認(rèn)真的修改、補(bǔ)充，以使成果更加完善。

擬制提綱，有助于明確確立全文主旨，有利于在行文時不偏離領(lǐng)導(dǎo)及機(jī)關(guān)意圖，有助于起草思路的有序化和系統(tǒng)化，是正式起草文稿前一個必不可少的環(huán)節(jié)。擬制提綱的方法和提綱形式均可以不拘一格，以符合撰寫者自己的思維習(xí)慣和寫作習(xí)慣為主，需要集體討論的寫作提綱則應(yīng)顧及到它的可傳達(dá)性，要讓大家都能清楚理解。

提綱是起草文稿的重要依據(jù)，也是藍(lán)圖，它既反映了寫作者的構(gòu)思成果，又是需要通過具體的寫作操作過程予以實現(xiàn)的，不能搞形式主義的東西以應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)或其他有關(guān)人員。在構(gòu)思和擬制提綱的過程中，應(yīng)避免附加主觀因素，避免片面性和表面性。提綱是文稿的骨架，雖不等同于寫作成品，但也應(yīng)該真實地反映客觀事物的本來面目，不要隨意加進(jìn)個人主觀性的內(nèi)容;分析問題應(yīng)防止以偏概全、防止絕對化和極端化，對事物和問題的思考應(yīng)深入，不能只停留在表面現(xiàn)象。構(gòu)思和提綱中有主觀性、片面性、表面性的東西，必然會影響到文稿內(nèi)容的客觀真實性、影響到文稿主旨的正確和準(zhǔn)確性、影響到文稿的實效。因為起草文稿正是構(gòu)思的書面文字化，是提綱的豐富和擴(kuò)展，構(gòu)思和提綱的細(xì)小問題和局部缺點有可能被進(jìn)一步放大，從而對文稿的質(zhì)量產(chǎn)生致命的破壞性影響。構(gòu)思和擬制寫作提綱認(rèn)真、細(xì)心、精益求精，是正確和成功擬制文稿的前提，不可掉以輕心。

(三)明確目的，注意功用

秘書寫作的起草階段，是“受命而作”和“為用而作”的具體文字表述過程。

起草階段的根本要求(或目的)，是要用語言文字準(zhǔn)確地、完整地表述出文稿的內(nèi)容和主旨。起草的方式方法可以因人而異，但秘書寫作的起草要求卻不能因人而異。起草文稿時應(yīng)注意的問題大致有以下幾點:

第一，行文目的一定要明確。只有先明確了為什么行文，才能在起草文稿時自始至終注意突出和明確主旨。明確行文目的并準(zhǔn)確地傳達(dá)出來，是起草文稿應(yīng)注意的第一個問題。

第二，文種、文體的選用要準(zhǔn)確。文種、文體是表述主旨和內(nèi)容的文章類別或體裁，秘書寫作的每一文種、每一文體都有其特定的用途和功能，選擇和使用是否正確、合適，直接影響到文稿的效用。如該用“請示”卻用“報告”行文，很顯然是得不到指示、批準(zhǔn)的，行文用意和目的也就無法實現(xiàn)。

第三，標(biāo)題擬制要準(zhǔn)確。文稿的標(biāo)題宜列為起草的第一內(nèi)容(也有擬寫完全文后再冠標(biāo)題的)，“題好一半文”，確立主旨以后，先擬好標(biāo)題再起草正文，往往會使起草過程更為順暢。標(biāo)題是文稿的眼睛，也是受文對象最先接觸到的內(nèi)容，標(biāo)題的好壞、準(zhǔn)確與否，直接關(guān)系到文稿是否能引起注意、是否能受到重視、是否能更好地促成行文目的的實現(xiàn)。秘書寫作的各類文體，標(biāo)題擬制的總要求，是要能簡明扼要地反映出文稿的主要內(nèi)容。標(biāo)題過大過泛或文不對題、艱澀難懂，是秘書寫作中標(biāo)題擬制之大忌。好的標(biāo)題;應(yīng)該讓人一眼就能看出文稿的種類、主要內(nèi)容、制發(fā)單位及文稿的價值。各類文體標(biāo)題擬制的具體要求，在本書中編、下編中會詳細(xì)介紹。

第四，行文對象要明確。對誰發(fā)文、對誰說話，似乎不是什么大問題，但卻直接關(guān)系到文稿是否有受理機(jī)關(guān)(受文對象)，直接影響到行文的語氣語態(tài)和行文的針對性。不明行文對象，文稿內(nèi)容就失去了針對性、措詞就可能不得體甚至鬧出笑話。

第五，結(jié)構(gòu)安排要合理。合理安排結(jié)構(gòu)是各種文章寫作的共同要求。秘書寫作的各類文體，其結(jié)構(gòu)安排往往有規(guī)律可循，有一些慣用的約定俗成的結(jié)構(gòu)模式，這是由秘書寫作的實用目的所決定的。如寫公文，多為三分式結(jié)構(gòu)，正文由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成;寫總結(jié)，往往用“情況概述——主要成績及經(jīng)驗——存在的問題和教訓(xùn)——今后的打算”的四分模式結(jié)構(gòu)正文。結(jié)構(gòu)安排合理，既要合事理，也要合文體、合制文意圖。

總之，內(nèi)容及依據(jù)要真實可靠，語言表述要簡明準(zhǔn)確、平實莊重，這是秘書寫作過程中起草階段應(yīng)該注意的問題。通常人們說寫文章要言之有物、言之有理、言之有序，在秘書寫作中可對應(yīng)為材料充實、主旨明確、內(nèi)容真實，而且符合政策、結(jié)構(gòu)合理。

起草文稿以一氣呵成為宜，如需停頓(主動停頓)應(yīng)在思路順暢時停頓，以免續(xù)寫時因思路阻滯反復(fù)思考而拖延時間。因為秘書寫作常有“今天交任務(wù)，明天要稿子”的緊迫時限，是耍不得花樣的。正在思考或思路正趨理清時，不宜停頓或中斷，否則重新提起筆來又得為已經(jīng)思考過或思考好的問題而費神費時，就會影響擬稿任務(wù)的完成。這是起草過程中的技巧性問題，也應(yīng)引起注意。

秘書寫作的起草階段，最易犯又最不該犯的錯誤，是鬧笑話、?；印⒈畴x政策和法律，即因行文對象不明確或誤定，而造成文稿內(nèi)容失去靶子及措辭不得體;因不注意秘書寫作的緊迫時效，總以為有的是時間，而拖延擬稿時間;因文稿內(nèi)容失實或與現(xiàn)行政策、法律相抵觸而犯錯誤。

明確目的，注意功用(文稿功能和效用)是起草階段應(yīng)該牢記的操作原則。

(四)審核與修改定稿

秘書寫作的各類文稿，完成起草工作之后，進(jìn)入定稿階段。秘書寫作過程的最后階段，有一個獨有的環(huán)節(jié):審核。除起草者完成初稿后自審自核之外，秘書寫作的各類文稿，在定稿簽發(fā)之前還必須由辦公室審核，或經(jīng)授權(quán)的秘書部門專職或兼職人員校核。

審核以后，文稿還會回到起草者手中，要求起草者(或另由一小組人員)根據(jù)審核意見進(jìn)行最后修改以至定稿。經(jīng)審核沒有問題的文稿則可直接送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。

修改時，主要工作集中在四個方面，已如前述。這里要提請注意的是易為起草人員(撰稿者)忽視的一項修改內(nèi)容:語言。將意思表述清楚、準(zhǔn)確，是秘書寫作中語言運用的基本要求，修改時多不至于忽視，但語言是否精練簡潔、語氣是否合適則較易被忽視。對于秘書寫作而言，一個字就能表述清楚、準(zhǔn)確的，則不能用一句話來達(dá)到表意的清楚和準(zhǔn)確，多余的話和多余的字應(yīng)在修改中完全剔除。語氣是否合適，則應(yīng)根據(jù)文稿內(nèi)容、行文對象、行文關(guān)系加工潤色。內(nèi)容的規(guī)范性不強(qiáng)、沒有強(qiáng)制執(zhí)行要求、涉及的是一般性問題，一般不宜以嚴(yán)厲口吻行文;上級對下級行文，語氣嚴(yán)肅;下級向上級行文，語氣謙敬;平級或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文，多為商洽語氣。

秘書寫作實際中，文稿語言欠精練、語氣不甚合適得體，是較為常見的，原因多是審定階段沒能把好關(guān)，應(yīng)引起注意。

【注釋】

[1]參見李秀芹:《撰寫公文體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖淺論》，《秘書之友》1994年第7期。