三、通用公文的行文規(guī)則

公文的行文規(guī)則，是指公文使用、公文運(yùn)行應(yīng)遵守的各項(xiàng)規(guī)定。這是秘書(shū)人員在撰制公文時(shí)必須遵守和正確執(zhí)行的。實(shí)際工作中違反行文規(guī)則的現(xiàn)象至今仍很普遍，以至于一些秘書(shū)學(xué)和秘書(shū)寫作、公文寫作著述也出現(xiàn)了向?qū)嶋H工作妥協(xié)的現(xiàn)象，提到行文規(guī)則的具體規(guī)定和要求時(shí)慣于以“一般”或者“通常”一類字眼留出靈活掌握和處理的余地。這無(wú)疑有礙于公文寫作的科學(xué)化和規(guī)范化。這里，我們綜合《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中關(guān)于行文規(guī)則的具體條文規(guī)定，將公文的行文規(guī)則概括為以下幾個(gè)主要方面。

(一)黨政分開(kāi)，逐級(jí)行文

這項(xiàng)規(guī)則的具體內(nèi)容包括:凡屬行政方面的工作，應(yīng)以政府名義行文;凡屬黨務(wù)方面的工作，則應(yīng)以黨委名義行文。黨的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和政府的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文。必要時(shí)，政府及其部門可與同級(jí)黨委、軍隊(duì)機(jī)關(guān)及其部門聯(lián)合行文。根據(jù)工作需要，黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)可以向同級(jí)或下級(jí)政府部門行文。但政府機(jī)關(guān)和群眾團(tuán)體不能對(duì)黨的組織發(fā)指示、交任務(wù)。

應(yīng)堅(jiān)持逐級(jí)行文的原則。上級(jí)給直屬的下一級(jí)機(jī)關(guān)行文發(fā)指示、交任務(wù)、實(shí)行領(lǐng)導(dǎo);下級(jí)向直屬的上一級(jí)機(jī)關(guān)行文請(qǐng)示、報(bào)告、接受領(lǐng)導(dǎo)。特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄報(bào)或抄送被越過(guò)的機(jī)關(guān)。

(二)弄清范圍，明確關(guān)系

這項(xiàng)規(guī)則指的是撰擬、制發(fā)公文，必須弄清本機(jī)關(guān)本單位的隸屬關(guān)系，并明確職權(quán)范圍。具體內(nèi)容包括:政府各部門、各級(jí)黨委的職能部門，在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，可以相互行文，可以向下級(jí)機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)部門行文;也可以根據(jù)黨委、本級(jí)政府的授權(quán)和有關(guān)規(guī)定，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)行文。一般情況下，黨委的職能部門不能對(duì)下一級(jí)黨委發(fā)指揮性公文。

同級(jí)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;上級(jí)機(jī)關(guān)部門與下級(jí)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;機(jī)關(guān)各部門可以聯(lián)合行文;政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體以及行使行政職能的事業(yè)單位可以聯(lián)合行文。黨政軍機(jī)關(guān)聯(lián)合行文應(yīng)盡可能減少。

同級(jí)機(jī)關(guān)之間可協(xié)商解決的問(wèn)題，應(yīng)直接行文，不應(yīng)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)辦。

部門之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文;向上行文，涉及其他部門或地方職權(quán)范圍的，也應(yīng)經(jīng)協(xié)商一致。

(三)分清主次，講究方式

這項(xiàng)規(guī)則包括明確主送機(jī)關(guān)和正確選用文種兩項(xiàng)主要內(nèi)容。明確主送機(jī)關(guān)，即要明確負(fù)責(zé)受理和答復(fù)該公文的機(jī)關(guān)，至于其他需要了解該公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)則是抄送機(jī)關(guān)。分清主次，其實(shí)也有個(gè)講究方式的問(wèn)題，應(yīng)該注意:請(qǐng)示性公文，主送一個(gè)機(jī)關(guān)，不能多頭請(qǐng)示，以免造成互相推諉或批復(fù)意見(jiàn)不一致而失去請(qǐng)示的意義，受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)，上報(bào)的公文應(yīng)根據(jù)內(nèi)容明確主送、抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)，顛倒了主次，上級(jí)機(jī)關(guān)就無(wú)法答復(fù);上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)同時(shí)抄送另一上級(jí)機(jī)關(guān)，以利溝通和協(xié)調(diào);向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)及時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)，但向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性公文卻不能同時(shí)抄送(發(fā))下級(jí)機(jī)關(guān)。

正確選用公文文種，也是公文寫作中的一個(gè)難題，本章最后會(huì)詳細(xì)討論。要注意的是，講究方式還包括:除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，不要向領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人行文。

(四)一文一事，注重實(shí)效

這項(xiàng)規(guī)則也包括兩項(xiàng)既有聯(lián)系又有區(qū)別的內(nèi)容。一文一事，是指公文內(nèi)容而言，一份公文應(yīng)保持內(nèi)容的單一性，只講一件事，避免內(nèi)容繁復(fù)?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中一文一事的要求都是針對(duì)請(qǐng)示而言的。實(shí)際上，除綜合性報(bào)告等少數(shù)公文外，其他的公文都應(yīng)該做到一文一事。

注重實(shí)效，是指公文必須本著精簡(jiǎn)、有效的原則行文。一文一事的要求與此有密切聯(lián)系。如果請(qǐng)示中請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)多，勢(shì)必影響效果，因?yàn)槎囗?xiàng)事扯在一起上級(jí)很難及時(shí)處理，甚至不是主送機(jī)關(guān)一方能作出批復(fù)的，這樣就很可能出現(xiàn)公文旅行現(xiàn)象，顯然也就失去了實(shí)效。當(dāng)然，注重實(shí)效主要還是指應(yīng)嚴(yán)格控制公文制發(fā)的數(shù)量和發(fā)送范圍，克服“文山會(huì)?！钡摹拔纳健爆F(xiàn)象。簡(jiǎn)單地說(shuō)就是一個(gè)電話能解決的問(wèn)題就不要再行文，解決個(gè)別單位沒(méi)有普遍性問(wèn)題的公文就不要濫發(fā)至所有單位，報(bào)刊公開(kāi)刊載的公文可不必再另行文。

嚴(yán)格按公文的行文規(guī)則制發(fā)公文，是實(shí)現(xiàn)公文法定效力的可靠保證，也是維護(hù)公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性的有力措施，這是秘書(shū)人員撰擬、制發(fā)公文時(shí)必須牢記的。理解或者記住這些行文規(guī)則，比起嚴(yán)格遵守這些行文規(guī)則要容易得多，這就有必要提請(qǐng)注意實(shí)際工作中違反公文行文規(guī)則的常見(jiàn)現(xiàn)象，以引起足夠重視，并力求在實(shí)際操作中避免這些失誤。

實(shí)際工作中違反行文規(guī)則的現(xiàn)象，除文種選擇、使用不當(dāng)以外，常見(jiàn)的還有:

主送機(jī)關(guān)不當(dāng)。這種違規(guī)現(xiàn)象有多種表現(xiàn)形式:缺主送機(jī)關(guān);多頭主送，或同時(shí)向上級(jí)黨政兩方面主管機(jī)關(guān)行文，或同時(shí)主送雙重領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，或一份請(qǐng)示同時(shí)送幾個(gè)上級(jí)部門;主送機(jī)關(guān)不規(guī)范，本應(yīng)主送上級(jí)機(jī)關(guān)的公文卻主送到上級(jí)機(jī)關(guān)的職能部門。

抄送機(jī)關(guān)不當(dāng)。這表現(xiàn)為亂抄濫送或漏抄漏報(bào)，即抄送到不應(yīng)抄送也不必抄送的機(jī)關(guān)，或者應(yīng)該抄送也必須抄送到的機(jī)關(guān)卻沒(méi)有抄送到。

越職越權(quán)行文。常見(jiàn)失誤有:黨政公文不分;上級(jí)業(yè)務(wù)部門對(duì)并無(wú)業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的下級(jí)業(yè)務(wù)部門行指揮性公文;上級(jí)業(yè)務(wù)部門向下級(jí)機(jī)關(guān)行指揮性公文。

行文方式不當(dāng)。表現(xiàn)為:應(yīng)聯(lián)合行文的卻單獨(dú)行文;無(wú)特殊情況越級(jí)行文。