第三節(jié)　文書的基本特點(diǎn)

一、文書的基本含義

通過對文書產(chǎn)生與演變的歷史性、規(guī)律性總結(jié)，我們不難發(fā)現(xiàn)，文書這種社會事物，雖然在歷史上不同時期具有不同形式和特征，但其內(nèi)在的特性一直保持不變，這使得文書區(qū)別于其他事物，也反映了文書的“質(zhì)”的規(guī)定性，即文書是人類在社會生活中，由于處理事務(wù)的需要而形成和使用的、依據(jù)特定程序制作而成的各種記錄材料。這種關(guān)于文書的“質(zhì)”的規(guī)定性包括以下五層含義:

其一，文書是人類社會實(shí)踐活動的直接產(chǎn)物。文書的產(chǎn)生主體是處在各種社會實(shí)踐活動中的單位或個人，沒有各種社會實(shí)踐活動，就不可能產(chǎn)生文書。

其二，文書的產(chǎn)生具有明顯的目的性。文書是出于人類的主觀愿望而產(chǎn)生的，是為了滿足某項(xiàng)社會實(shí)踐活動中記錄和傳達(dá)信息以及處理事務(wù)的需要，其內(nèi)容必須依據(jù)特定的目的而制作，不能憑空捏造或隨意想象。

其三，文書具有固定的制作程序。文書一般都是按照特定的程序生成的，按照特定程序制作的文書才能具有法律效力，特別是公文文書，其發(fā)文程序包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印等。

其四，文書具有完整的體式和系統(tǒng)的內(nèi)容。文書與其他文字材料不同，其制作必須遵守嚴(yán)格的體式，例如，要根據(jù)不同的需要選擇不同的語文體式，內(nèi)容必須包括文頭、行文、文尾三部分且各部分都有詳細(xì)規(guī)定，用紙、書寫和印裝等也有格式要求。

其五，文書是一種記錄，是社會實(shí)踐活動中產(chǎn)生的第一手資料，是沒有經(jīng)過任何加工的原始材料。這種原始材料的記錄形式并沒有統(tǒng)一的規(guī)定，它隨著技術(shù)的進(jìn)步在不斷拓新。

二、文書的基本特點(diǎn)

根據(jù)上述界定，可以將文書的基本特點(diǎn)概述如下:

1.功能突出

這是由文書的社會工具屬性決定的。文書是為了完成某項(xiàng)社會實(shí)踐活動而產(chǎn)生的，具有很強(qiáng)的目的性，其制作通常以具體的社會實(shí)踐活動為基礎(chǔ)，以待解決的實(shí)際問題或?qū)嶋H事務(wù)為內(nèi)容，一文一事，緊緊圍繞某個主題，具有傳遞作者意圖、解決實(shí)際問題和推動實(shí)際事務(wù)開展的功能。

2.表意明晰

表意明晰是由文書顯著的目的性決定的。作為聯(lián)系事務(wù)、互通有無、傳達(dá)意圖的工具，文書內(nèi)容包含著作者對某項(xiàng)社會活動的主觀意志，作者制作文書的目的是通過文書傳達(dá)自己的意圖、愿望、思想和要求等，文書表達(dá)的思想能否被閱讀者準(zhǔn)確地獲取直接決定了文書的效用，因此必須清晰明了地表述作者的意思。

3.講究時效

講究時效是由文書的時效性決定的。任何一份文書都不會永遠(yuǎn)有效，文書的效用會隨著時間的推移、社會的發(fā)展、機(jī)關(guān)的變革和情況的變化等發(fā)生變化。因?yàn)槲臅窃诰唧w社會實(shí)踐活動中產(chǎn)生的，用以推動具體社會實(shí)踐活動的開展，其內(nèi)容只有符合實(shí)踐活動的特定時間范圍才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。這就是為什么文書結(jié)尾一般都會注明落款日期的原因，有些文書還要對實(shí)施日期、生效日期和廢止日期等予以特別說明。

4.責(zé)任明確

這是由文書的法律效力所決定的。權(quán)利和義務(wù)是相輔相成的，法律賦予了文書作者制發(fā)文書的權(quán)利，就必然要求其承擔(dān)相應(yīng)的義務(wù)，具體地講就是，文書作者需要對其通過文書傳達(dá)的，要求閱讀者知曉、遵守、參照或執(zhí)行的思想、意圖、主張、指示和要求等負(fù)責(zé)。這就是為什么文書必須在結(jié)尾署上作者姓名或者作者單位，有些甚至在結(jié)構(gòu)、用紙、用印、封裝等方面都需要體現(xiàn)出作者的身份。

5.體式固定

在文書漫長的發(fā)展過程中，逐漸形成了固定的體式，從用語要求到內(nèi)容部分的諸多要素和結(jié)構(gòu)，再到用紙規(guī)格、書寫格式、用印形式、封裝方法等都有統(tǒng)一的規(guī)定，只有符合了固定的體式，文書才具有法定效力。這是文書區(qū)別于其他書面文字材料的顯著特征，也是文書在國家管理和社會活動中發(fā)揮無可替代作用的重要保證。

以上是對文書特點(diǎn)的簡單概括。實(shí)際應(yīng)用中，不同種類文書表現(xiàn)得程度和側(cè)重點(diǎn)可能有所不同，有的文書在這幾個方面表現(xiàn)得比較明顯，而有的則在另外幾個方面體現(xiàn)得比較明顯，具體應(yīng)用時需要靈活對待，切不可照搬硬套。