編目外包實踐與質(zhì)量控制——以浦東圖書館為例

陳月琴

摘　要：本文結(jié)合我國編目外包的發(fā)展背景，討論分析了本館實施外包編目決策的動因、程序、實踐中的常見質(zhì)量問題與應(yīng)對措施，以及圖書館編目外包的發(fā)展前景，力圖以此為指導(dǎo)編目外包業(yè)務(wù)，構(gòu)建合作共贏的外包管理機制。

關(guān)鍵詞：編目外包　質(zhì)量控制

1.我國編目外包的發(fā)展背景

隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，圖書館編目工作借助計算機技術(shù)、現(xiàn)代通信和多媒體技術(shù)逐步實現(xiàn)了聯(lián)機聯(lián)合編目，開展了文獻(xiàn)資源共建共享。自20世紀(jì)90年代后期編目外包理念引入我國，國內(nèi)四大權(quán)威編目機構(gòu)先后建立聯(lián)合編目中心。1993年出版新聞總署CIP在版編目數(shù)據(jù)推出，1997年2月國家圖書館成立聯(lián)合編目中心基地，2001年1月上海市文獻(xiàn)聯(lián)合編目中心的建立，以及高校CALIS系統(tǒng)等其他省市級圖書聯(lián)機聯(lián)合編目通過Internet逐漸發(fā)展起來，為全國圖書館界共建共享圖書編目數(shù)據(jù)提供了業(yè)務(wù)技術(shù)支持和需求支持，書目數(shù)據(jù)不斷向規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，逐步走向成熟和穩(wěn)定，使圖書館采編部門原有的工作內(nèi)容逐漸簡化，原始編目比例不斷下降，為圖書館降低編目運行成本，提高工作效率提供了平臺。

在全國聯(lián)合編目中心成熟發(fā)展的優(yōu)勢下，與圖書館關(guān)系密切的圖書供應(yīng)商、出版商等憑借著對市場的敏銳度和靈活的商業(yè)營銷機制，逐漸介入曾經(jīng)是圖書館核心業(yè)務(wù)部門的采編部，出現(xiàn)了編目外包社會化工作模式，并作為一種趨勢在圖書供應(yīng)商與圖書館之間展開。它首先在編目人員短缺或技術(shù)薄弱的高校及中小型圖書館中實施，隨后逐漸被整個圖書館界接受，并出現(xiàn)向編目力量雄厚的高校和公共圖書館蔓延發(fā)展的趨勢。順應(yīng)這種趨勢，浦東圖書館于2007年也選擇開展編目外包社會化的工作。

2.實施編目外包決策的動因

2.1　集中采購助推了編目外包的實施

近年來，圖書館實施文獻(xiàn)采購走的是集中采購的路線，由政府采購辦網(wǎng)絡(luò)公開向社會投標(biāo)人招標(biāo)，通過招標(biāo)采購的規(guī)模效應(yīng)和競爭機制來節(jié)約資金，同時也規(guī)范了采訪工作的運作機制。集中采購整合采購項目，提高單次采購規(guī)模，增加對供應(yīng)商的吸引力，促使供應(yīng)商降價，其出發(fā)點是能夠規(guī)范地用好每分錢，更多地買回所需的文獻(xiàn)資料，為讀者提供服務(wù)。提高圖書供應(yīng)商的競爭機制，在做投標(biāo)書時做出一定的折讓和編目加工服務(wù)承諾，這既能使政府的經(jīng)費規(guī)范使用，又能幫助圖書館降低成本、節(jié)約人力、提高工作效率。浦東圖書館于2007年開始實行文獻(xiàn)政府采購，為進(jìn)一步實施編目外包提供了基礎(chǔ)。

2.2　籌建新館編目力量緊缺助推了編目外包實施

隨著浦東圖書館新館的籌建，文獻(xiàn)采購經(jīng)費大量增加，采編人員緊缺，原有編目力量無法滿足文獻(xiàn)資源建設(shè)需要，這促使我館積極展開編目外包運營探索，以期借助編目外包的外部人力資源來解決新館圖書入藏量激增與編目人力不足之矛盾，確保新館開放所需資源建設(shè)工作順利完成。

2.3　重視拓展采編核心業(yè)務(wù)助推了編目外包實施

在信息化時代進(jìn)程中，人們對圖書館文獻(xiàn)信息需求的依賴性將越來越強，圖書館應(yīng)確定采編部的核心業(yè)務(wù)，把提升價值標(biāo)準(zhǔn)和價值取向作為開展圖書館核心業(yè)務(wù)的重要因素。提高采編業(yè)務(wù)競爭力，鞏固和建設(shè)圖書館館藏資源優(yōu)勢體系，建設(shè)特色專題資源，為發(fā)展地區(qū)經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)文獻(xiàn)信息服務(wù)，是浦東圖書館的服務(wù)目標(biāo)和工作重心。因此，將編目業(yè)務(wù)外包，使采編業(yè)務(wù)做到有所為而有所不為，將編目人員從繁瑣的編目加工中解放出來，更多的進(jìn)行優(yōu)化館藏、監(jiān)控外包質(zhì)量和知識品牌導(dǎo)讀等工作，才能有助于本館的多元化、多層次館藏文獻(xiàn)建設(shè)。

3.編目外包實施的程序

編目外包程序紛繁復(fù)雜，在集中采購的基礎(chǔ)上，同步實行編目外包全加工服務(wù)工作。其程序為：根據(jù)圖書館館藏資源建設(shè)要求，制定符合本館文獻(xiàn)要求的公開招標(biāo)合同文書，按照集中采購招標(biāo)程序，公開專家審核評標(biāo)確立中標(biāo)商（外包商），與中標(biāo)商展開編目外包實施運作機制，慎重簽訂雙方采購編目加工的合作協(xié)議，選擇文獻(xiàn)加工模式，確立外包編目工作流程，履行雙方職責(zé)和合作機制。浦東圖書館結(jié)合實踐與調(diào)研外包案例，不斷探索外包模式，建立遠(yuǎn)程與駐館相結(jié)合的聯(lián)機編目加工模式與外包商實施編目加工工作，落實具體編目外包加工細(xì)則及補充操作細(xì)則，積極開展業(yè)務(wù)交流、指導(dǎo)和培訓(xùn)，建立流程質(zhì)量監(jiān)督機制，從文獻(xiàn)采購、典藏分配、書目數(shù)據(jù)、物理加工、圖書驗收等諸多環(huán)節(jié)上加以質(zhì)量控制，盡力使外包加工規(guī)范有序和運行正常，使文獻(xiàn)加工的質(zhì)量符合本館要求。

4.編目外包實踐中存在的質(zhì)量問題

圖書館實施編目業(yè)務(wù)外包確實很大程度上分擔(dān)了編目人員的工作，既減少了成本，又有效地提高了圖書館編目工作的效率，但它并非是一勞永逸的事情，外包運作還是存在許多問題，需要圖書館編目人員不斷進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)、修正、反饋、協(xié)調(diào)和控制。根據(jù)國內(nèi)外編目外包的實踐經(jīng)驗調(diào)查和案例統(tǒng)計，外包編目的錯誤率一般都在10%-15%左右。因此，編目外包的質(zhì)量控制，已成為圖書館編目人員的一項核心工作。通過編目外包的實施情況看，有以下幾類常見問題直接影響著外包編目數(shù)據(jù)、典藏數(shù)據(jù)及加工的質(zhì)量：

4.1　外包商的人員管理問題

外包項目一般使用工作量計件算法，而以贏利為目的外包商只重視數(shù)量，常忽視編目人員配置和業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，人員流動性也很大。因此外包的編目工作要保障每家圖書館的系統(tǒng)細(xì)節(jié)和905字段細(xì)節(jié)都準(zhǔn)確無誤是很難的。所以，管理機制是影響編目質(zhì)量的首要因素。

4.2　外包商書目數(shù)據(jù)來源的多渠道

由于外包商書目數(shù)據(jù)來源于多渠道挖掘，未按本館則行要求嚴(yán)格加以審核，多渠道挖掘勢必會造成對《中國機讀目錄使用手冊》、《中國文獻(xiàn)編目》等規(guī)則的理解與執(zhí)行的不同，由此導(dǎo)致外包著錄規(guī)則、著錄標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)使用上的差異。如作者著錄上，200字段作者的著錄問題：本館以書名為依據(jù)，采用如實著錄，200字段$f和701字段$a同步，但下載數(shù)據(jù)中，國圖200字段采用如實著錄、701字段按規(guī)范文檔著錄，編目員應(yīng)嚴(yán)格核對200字段$f與701字段$a是否符合本館要求，不能按套錄數(shù)據(jù)照抄照搬；使用系統(tǒng)上：圖書版權(quán)頁與封底頁上出現(xiàn)ISBN不統(tǒng)一時，010字段按機讀格式著錄要求，只需做一個010字段$a，再續(xù)$z著錄，但本館使用的Horizon系統(tǒng)不能按此操作，如按此操作，讀者只能檢索到一個ISBN，另外一個無法檢索到，造成讀者在檢索時查無此書，所以必須做兩個010字段，一個010字段$a、一個010字段$z，才能滿足檢索要求。諸如此類的問題必須依照各圖書館的系統(tǒng)和規(guī)則要求來操作，外包編制的MARC數(shù)據(jù)質(zhì)量難以保障，源數(shù)據(jù)質(zhì)量的參差不一，直接影響到編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

4.3　系列圖書書目數(shù)據(jù)復(fù)制編制

文獻(xiàn)出版中套書和系列圖書，特別是少兒圖書特別多，同一ISBN、不同價格、不同題名和學(xué)科內(nèi)容的系列書，套用著錄。例如一套五冊的《少年必讀版世界經(jīng)典文學(xué)名著書庫》，制作書目數(shù)據(jù)應(yīng)做五條，但外包編目人員只做一條書目數(shù)據(jù)，采用復(fù)制修改，稍不注意就可能將書目數(shù)據(jù)信息張冠李戴，題名修改了，但主題詞、分類號或作者可能都漏改了，形成錯誤的排架索書號，如：其中的一冊《昆蟲記》書目數(shù)據(jù)套用到另一冊的《老人與?！分?，將應(yīng)歸入“I”類的《老人與?！窔w入到“Q”類，造成錯排架歸類。

4.4　分類標(biāo)引和主題標(biāo)引不規(guī)范

（1）由于操作人員的經(jīng)驗不足，依在版編目數(shù)據(jù)作為分類標(biāo)引和主題標(biāo)引的主要依據(jù)，不按分類法和主題詞表進(jìn)行辨別和核對，容易造成主題標(biāo)引和分類標(biāo)引的不規(guī)范。（2）對各館的編目規(guī)則缺乏掌握，由于外包編目人員承擔(dān)了多家圖書館的編目任務(wù)，人員流動性大，記不清楚各館的特殊編目細(xì)節(jié)及特色專題要點，尤其對于一些交叉主題的文獻(xiàn)，往往不能針對各館傳統(tǒng)習(xí)慣給出正確的分類號。

4.5　典藏分配不一致

（1）查重不嚴(yán)格，有許多套書、系列書在出版時分別出版，ISBN又不同，館藏分配時，由于這類圖書的ISBN不同，僅用ISBN查重經(jīng)常會出現(xiàn)套書、系列書存放不同庫，同系列的專題圖書又不能放在同一個庫中的情況，從而給讀者帶來不便。

（2）對分類標(biāo)引附加細(xì)節(jié)或書次號選取方式，各館都有一些特殊細(xì)節(jié)的規(guī)定，外包編目人員面對各館復(fù)雜的規(guī)則，剛開始肯定無法應(yīng)對，因此經(jīng)常會在排架時發(fā)現(xiàn)索書號的不一致，不按本館著錄規(guī)則錄入，只是按套錄書目數(shù)據(jù)的照搬照錄。

（3）學(xué)術(shù)價值、特色專題文獻(xiàn)不能按采購意圖分配到位，造成專題文獻(xiàn)無法正確揭示館藏地。

4.6　書目數(shù)據(jù)庫重復(fù)

由于制作時間的差異，多頭制作，供貨商都在自己的系統(tǒng)中產(chǎn)生數(shù)據(jù)，成形后打包發(fā)送導(dǎo)入本館書目數(shù)據(jù)庫，而由于系統(tǒng)沒有同數(shù)據(jù)屏蔽功能，就造成了數(shù)據(jù)重復(fù)，重復(fù)數(shù)據(jù)的產(chǎn)生使數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的快速膨脹，導(dǎo)致了讀者檢索時的混亂。

5.外包編目質(zhì)量控制的應(yīng)對措施

5.1　建立長期穩(wěn)定的外包合作關(guān)系

外包商的業(yè)務(wù)能力是制約質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)之一。作為大中型圖書館，對文獻(xiàn)采購和加工要求較高，選擇有資質(zhì)的外包商加工是控制質(zhì)量的關(guān)鍵。通過專家協(xié)助對外包商標(biāo)書、實力、誠信度、服務(wù)質(zhì)量等方面的審核與評估，最終選定適合本館要求，合作可能性大的承包商或經(jīng)過嘗試的資質(zhì)可行的外包商，建立長期穩(wěn)定的外包合作關(guān)系，通過主動開展與外包商的協(xié)調(diào)和調(diào)研，從源頭上把好書目制作的質(zhì)量關(guān)。

5.2　與外包商簽訂明確的編目加工質(zhì)量文件

形成對外包商具有嚴(yán)格制約的相關(guān)文件并制訂本館文獻(xiàn)加工質(zhì)量的詳細(xì)要求，如外包商加工使用的輔助需求，磁針、RFID芯片、條碼、書標(biāo)，書目數(shù)據(jù)制作細(xì)節(jié)、典藏分配與采購意圖要求、一定的加工時限，違約處罰等，促使外包商提高對工作的重視，提升加工質(zhì)量和服務(wù)需求。

5.3　與外包商建立良好溝通關(guān)系

重視與外包商的合作，把外包商作為采編部隊伍的一部分，相互尊重，利用雙方的優(yōu)勢資源來開展工作。與外包商建立密切溝通協(xié)調(diào)，隨時將編目加工中出現(xiàn)的問題和修正意見反饋給外包加工人員，定期組織召開書商采購、加工協(xié)調(diào)會，重審指導(dǎo)和修正意見，組織外包人員到館內(nèi)參觀和培訓(xùn)，讓外包加工人員逐步熟悉本館館藏結(jié)構(gòu)資源和讀者需求，為圖書館提供規(guī)范的文獻(xiàn)編目加工，保障讀者的需求利用和時效性。

5.4　開展主動的書目數(shù)據(jù)及典藏分配審核

編目外包并不意味著圖書館采編部可以退出編目工作，恰恰相反，隨之而來的書目數(shù)據(jù)和館藏數(shù)據(jù)的審校、修改、核查、驗收等質(zhì)量驗收工作，必須由采編部嚴(yán)格加以監(jiān)控。目前，全國權(quán)威聯(lián)編中心的書目數(shù)據(jù)逐步走向成熟和穩(wěn)定，外包編目數(shù)據(jù)有85%左右能從聯(lián)編中心套錄到，還有15%左右需要外包商制作原編書目數(shù)據(jù)。針對書商的原編數(shù)據(jù)，圖書館編目審校人員必須嚴(yán)格加以監(jiān)控和管理，通過原編數(shù)據(jù)的質(zhì)量審核問題與套錄數(shù)據(jù)細(xì)節(jié)聯(lián)系，進(jìn)行數(shù)據(jù)抽檢和修正。

另外，對于大中型圖書館，大量文獻(xiàn)和特色專題的典藏分配是一個較大難題。工作人員必須在熟悉館藏結(jié)構(gòu)和收藏綱目的前提下才能準(zhǔn)確進(jìn)行把握。這項工作需要長期的工作經(jīng)驗積累，因此采編人員必須承擔(dān)起書目數(shù)據(jù)和典藏分配的質(zhì)量控制責(zé)任，從采購源頭把關(guān)各收藏文獻(xiàn)需求，制訂具有分類標(biāo)引、主題標(biāo)引的特色專題文獻(xiàn)典藏分配依據(jù)，不斷補充規(guī)范細(xì)則，與外包商共同探索、共同把好質(zhì)量關(guān)，為讀者提供準(zhǔn)確的文獻(xiàn)檢索。

5.5　加強對書目數(shù)據(jù)庫的維護(hù)與開發(fā)

書目數(shù)據(jù)庫的技術(shù)支持和維護(hù)是圖書館業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)保障。由專業(yè)技術(shù)人員跟蹤檢查、維護(hù)和開發(fā)是保證書目數(shù)據(jù)庫高質(zhì)量的重要途徑之一。作為圖書館的一項長期性的日常工作，當(dāng)編目工作中出現(xiàn)疏漏，通過專業(yè)技術(shù)人員來加以修正、整合，找出回溯不規(guī)范的數(shù)據(jù)，確保書目數(shù)據(jù)庫的規(guī)范準(zhǔn)確。

5.6　提高編目員的素質(zhì)和觀念的轉(zhuǎn)變

質(zhì)量控制要求高素質(zhì)的編目員來加以保障，編目外包給編目員帶來危機和挑戰(zhàn)，現(xiàn)代圖書館要求編目人員具備高素質(zhì)和指導(dǎo)協(xié)調(diào)能力，從事圖書館數(shù)據(jù)審核監(jiān)控指導(dǎo)和管理的工作人員必須具有良好的職業(yè)道德、工作態(tài)度和高質(zhì)量的服務(wù)觀念，熟悉掌握MARC格式、分類標(biāo)引和主題標(biāo)引的基本知識，能準(zhǔn)確運用各類標(biāo)引規(guī)則和方法。因此，編目人員必須積極提高采編業(yè)務(wù)技術(shù)，拓展業(yè)務(wù)功能，加強自身的綜合知識結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大知識面，把好質(zhì)量控制關(guān)。

6.圖書館編目外包的發(fā)展前景

圖書館編目外包模式雖然還存在著一些問題，但它體現(xiàn)了在城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展中公共圖書館轉(zhuǎn)型期的職能社會化，是必然的趨勢。社會服務(wù)業(yè)正在不斷發(fā)展壯大中，全國的聯(lián)編中心技術(shù)平臺和書目數(shù)據(jù)資源規(guī)范作為圖書館的基礎(chǔ)運行機制正逐步走向成熟，并鼓勵各圖書館享用其服務(wù)。公共圖書館要發(fā)揮作為信息場所的功能，必須要轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)重心，重視核心競爭力的文獻(xiàn)資源保障和數(shù)字化信息資源保障建設(shè)，開展參考咨詢、信息情報等服務(wù)功能。業(yè)務(wù)外包在圖書館應(yīng)用層面將會日益擴(kuò)張，它將不僅促進(jìn)圖書館成本節(jié)約和效率提高，還會為圖書館創(chuàng)新發(fā)展提供空間。因此，隨著圖書館管理機制的改進(jìn)，業(yè)務(wù)重組、業(yè)務(wù)外包等都將有更大的發(fā)展空間。

■參考文獻(xiàn)：

1.王松林.圖書館編目業(yè)務(wù)外包及其應(yīng)對措施.[J].圖書館學(xué)刊，2010（6）.

2.胡益紅.浙江圖書館編目工作中存在的問題及對策探析[G]//徐曉軍（編）.公共圖書館業(yè)務(wù)工作的思考.北京：北京圖書館出版社，2007.

■作者簡介：

陳月琴，浦東圖書館采編部副主任，館員。