科技期刊稿件處理流程中人文關懷策略探討

顏巧元

（《護理學雜志》編輯部，武漢 430022）

摘　要：探討科技期刊稿件處理策略，為科技期刊管理提供參考。從稿件處理流程中的組稿、收稿、審稿、定稿、修稿、校稿、發(fā)稿、退稿等方面探討科技期刊人文關懷策略。認為在上述各步驟中均應采取不同的人文關懷策略，其中組稿、修稿、退稿3大步驟中人文關懷最為重要，各期刊社/編輯部應從戰(zhàn)略高度，做好人文關懷工作，以吸引優(yōu)質稿件，創(chuàng)建品牌期刊。

關鍵詞：科技期刊；稿件處理流程；人文關懷；策略

Title：Research and Discussion on the Humanized Service Strategies Through the Process of Handling Sci－Tech Journal Articles

Abstract：In order to provide reference for sci－tech journal management department，it is meaningful to research the strategy of how to handle sci－tech journal manuscript.It has been discussed that the strategy for providing service of sci－tech journal in humanized way through the process of paper handling.The process of paper handling includes several steps which are collecting papers and receiving papers from the author，reviewing papers by the editor with aim to determine which papers will be published，then revising the chosen papers，and sending back the papers which are not accepted.Each of these steps should adopt different humanized service strategies，especially the three steps collecting papers，revising papers and rejecting papers.Every journal club or editorial department should act in the humanized strategy for handling manuscript，to attract high－quality contributors，then create brand journals.

Key Words：sci－tech journal；process of paper handling；the humanized service；strategy

科技期刊的人文關懷是指科技期刊社/編輯部在工作過程中，采用關心人、愛護人、尊重人的方法，引導讀者正確閱讀、作者準確投稿，提供優(yōu)質服務的過程。目前，我國高質量科技論文外流現(xiàn)象較為嚴重，說明中國不是缺少好論文，而是缺少好期刊，而人文關懷是成為“好期刊”的重要而又關鍵的環(huán)節(jié)。稿件處理是科技期刊最重要、最核心、最基本的工作，稿件處理的優(yōu)劣直接關乎科技期刊的生存與地位。實際中，稿件處理過程錯綜復雜，常牽涉作者、審者、編輯、編務乃至各機構與單位。因此，在這一過程中，人文關懷顯得異常重要。期刊編輯部只有以科學而理性的人文關懷為復歸和基點時，才會正確地自我定位，才能更好地辦好期刊。筆者從科技期刊稿件處理流程中的組稿、收稿、修稿、改稿、校稿、發(fā)稿、退稿等方面探討科技期刊人文關懷策略問題，旨在為科技期刊管理部門和期刊編輯提供參考。

1　組稿

英國著名學術期刊Nature發(fā)布報告：中國的科研論文數(shù)量近年來上升勢頭強勁，目前位居全球第四。預計至2014年，中國的這一排名有望超過英國和德國，僅次于美國^［1］，但真正意義上的科技核心競爭力常體現(xiàn)在論文質量而非僅僅是數(shù)量上?？馁|量是科技期刊的生命線，要出精品，創(chuàng)名牌，首先要有高質量的論文作支撐。筆者自擬出較為完整的科技期刊稿件處理流程（見圖1），從中可以看出，期刊稿件來自于自由來稿和組稿，組稿與自由來稿并列第一步。高質量稿件僅靠自由來稿是難以獲取的，必須通過科技期刊編輯人員在策劃選題的同時深入調研，積極組稿方能獲得。編輯部要每年制定出版計劃，并組織實施，需采取以下策略進行組稿。

圖1　科技期刊稿件處理流程

1.1　跟蹤重大課題組稿

編輯部可選派科研意識、交際能力、編輯能力強的人員專門負責重大課題的跟蹤組稿，如國家自然科學基金項目、973、863、“十二五”攻關項目，以及其他國家級和省部級課題，并登記注冊，定期與項目負責人聯(lián)系，積極組稿，以及時獲取最富創(chuàng)新意義、最有指導意義的稿件，并為各單位及時完成課題提供時間保證。

1.2　向編委會專家組稿

編委中絕大部分為學科帶頭人，他們不僅自己能撰寫高水平論文，同時可組織其他稿件，為期刊注入新的活力。編輯部要根據(jù)期刊宗旨，關注目前該領域的熱點與難點問題，約請各專業(yè)的學科帶頭人撰稿，以解決工作中的難點與疑點，同時促使其將科研成果及時撰寫成文后在本刊發(fā)表，以有效減少優(yōu)質稿件外流。特別注意約請國外專家撰稿，使其將最新研究成果發(fā)表在國內期刊上，如《護理學雜志》約請該刊編委、美國密歇根大學Huey－Ming Tzeng教授撰寫“病人安全與護理照護的研究旅程：以住院病人跌倒為例”，并發(fā)表在2011年第10期上，為目前中國醫(yī)改、護理改革熱點研究課題，發(fā)表后產(chǎn)生了較大反響，擴大了國際影響。在刊載此類論文時注意在當期刊物的醒目處刊登撰稿專家簡介，或在論文前置入編者按。

1.3　會議組稿

編輯部選派有實力的編輯人員參加各種專業(yè)會議并定期組織學術交流會議（如《護理學雜志》于2012年6月在承德召開了第20屆全國護理學術交流會議，主題：護理科研設計與數(shù)據(jù)管理），追蹤亮點、熱點、焦點，鼓勵作者撰稿；同時擇機與參會代表交流^［2］，向代表請教、向專家學習，這樣，一方面，注意從代表不經(jīng)意中透露的科技信息和成果中發(fā)現(xiàn)閃光點并鼓勵其撰文，以挖掘最原始而富有價值的稿源；另一方面，了解目前各領域的研究現(xiàn)狀與難點，發(fā)現(xiàn)共同關注點，針對這些關注點約請業(yè)內權威專家撰寫評述類論文，以解決實際問題。此外，認真收集信息，并提供即時或會后的相關指導，如為基層單位提供投稿與寫作技巧的專題講座等，指導其研究方向，確定研究計劃，并即時提供相關科技信息服務。在挖掘稿源的基礎上，以真正發(fā)揮期刊的導向作用。

1.4　向重點作者組稿

科技期刊中總有一批常向該期刊投稿量大且為高質量稿件的作者，編輯部可建立重點作者庫，實施分類分級管理，并指導其進行系列研究，經(jīng)常保持與這些作者的聯(lián)系，了解其工作狀態(tài)和創(chuàng)作意愿，定期向該類作者組稿，必要時將該作者發(fā)展為審稿人，建立一支穩(wěn)定的、忠誠的、優(yōu)秀的核心作者隊伍，這樣，不僅能保證期刊質量，同時也可為優(yōu)秀作者提供發(fā)展平臺。

1.5　專欄組稿

編輯部要根據(jù)學科特點和辦刊宗旨，在跟蹤熱點、焦點問題的基礎上，精心策劃欄目，以顯示其特色?？赏ㄟ^開辟“專家論壇”“熱點追蹤”“研究快訊”“學術動態(tài)”“百家爭鳴”“人物專訪”“作者－讀者”“編讀互動”等欄目，提供交流互動平臺，方便讀者、作者，增強期刊的可讀性。如2010年我國針對醫(yī)改開展全國大型的“優(yōu)質護理服務示范工程活動”，《護理學雜志》打破常規(guī)，即時開辟專欄渠道，設立“優(yōu)質護理服務示范工程活動”專欄，專題組織大量相關稿件，并動態(tài)跟蹤，在該活動中發(fā)揮了重要的引導作用，滿足了讀者、作者的學術需求。

2　收稿

科技期刊絕大多數(shù)為自由投稿，而大多數(shù)稿件均是作者通過精心準備而成，編輯部在處理稿件時要做到及時、準確，體諒作者的辛勤付出，尊重其勞動成果，珍惜其對本期刊的信賴，以提供真誠的服務。收稿工作貌似不起眼，實質上對期刊有著不容忽視的影響。從圖1可以看出，收稿為稿件處理流程中的重要一步，是樹立學術期刊形象的重要窗口，只有將收稿工作做到位后，才能保證后續(xù)的審稿工作能夠集中處理有效投稿，提高工作效率^［3］。須采取以下策略應對。①培養(yǎng)編輯人員良好的職業(yè)責任感，強化服務意識，以嚴肅、認真、積極、耐心的態(tài)度對待每篇來稿，以贏得讀者、作者、咨詢者、參與者、關注者的信任。②及時登記與處理：建立網(wǎng)上稿件處理系統(tǒng)并不斷更新硬件、軟件，在熟悉專業(yè)知識基礎上要求編輯人員熟練掌握計算機操作能力，準確甄別分類處理稿件，盡量做到當日來稿當日處理，篇篇有結果，件件有回復，事事有回答^［4］。一稿一號，登記各種信息，特別注明收稿日期，以及作者單位、移動電話和E－mail地址等。對于在線投稿困難者即時告知作者新的投稿途徑或解決辦法。③及時發(fā)布信息：如稿約、重點欄目動態(tài)、會議動態(tài)、繼續(xù)教育、發(fā)稿信息、發(fā)行信息、編委會信息、期刊變更信息等。④及時回復：設立自動回復模塊，不管錄用與否均要回復，不錄用最好告知其原因，以便作者改寫或投至他刊；基層作者更要照應。

3　審稿

科技期刊發(fā)展的根本是內容質量，而內容質量提升的關鍵卻依靠評審質量，這是建立與保持期刊影響力和品牌的基礎。在編輯工作過程中，規(guī)范學術評價機制與學術審查機制是體現(xiàn)人文關懷的根本保障，因此，要采取以下策略。①認真篩選審稿人：審稿人肩負著審定論文、把關質量的重任，因此，審稿專家應具有高度的責任感、公平心、愛心、熱心，以及高度的專業(yè)水平與學術水平。遴選時既要考慮到權威性與學術性，也要考慮到廣泛性與代表性。②保證審稿的及時性：收稿后即時送審；設計具有人性化與個性化的網(wǎng)上審稿系統(tǒng)，促進編審與讀者互動、編審與作者互動、編審與出版互動；定時評估與統(tǒng)計評審者平均審回時間與平均延遲時間，查找不及時審稿的根由，必要時調整審稿人，保證稿件的高質量與及時被審閱，以滿足作者投稿后急于知道結果的迫切之心。稿件審理后要及時處理，錄用者盡快發(fā)放錄用通知，未通過則盡快告知作者。③把好三審關：期刊一般采用的是“三審制”，有的尚采用“四審制”；絕大多數(shù)稿件外審，也有部分內審（專家辦刊的期刊）；少數(shù)為一位專家審稿，多數(shù)為兩位及以上專家審稿，以保證期刊的審稿質量。因此，編輯要具備豐富的專業(yè)知識和編輯知識，以保證初審的準確性、外審的及時性、三審的整體性。④舉辦審稿人培訓班：定時或在召開編委會的同時聘請資深審稿專家進行授課，傳授審稿經(jīng)驗，在整體上提高審稿專家的審稿水平；同時，定期舉辦科研選題與科研設計專題講座、論文寫作與投稿技巧學習班等。

4　定稿

定稿相當于二次選擇，因為編輯已對稿件進行過一次初篩。由于版面的限制和報道的側重點，面對審查通過的大量稿件的選擇存在較大難度，要統(tǒng)籌安排，全盤把握，要講究技巧，科學擇稿，再拿去編委會討論最后定稿，因此，應采取以下策略。①根據(jù)專家意見定稿：編輯是論文的第一作者，是出版的把門人，定稿時高度重視外審專家的意見，仔細研讀文稿，反復推敲，領會審稿人的真實意思，對于不懂或不明白的地方，要檢索文獻，必要時請教專家；同時限制內審論文的數(shù)量與質量；對多位專家意見要仔細斟酌、綜合判斷、準確把握，不因人情取舍稿件。②根據(jù)編輯部全年計劃定稿，站在期刊發(fā)展的高度對文章價值作出獨立、客觀的評價；③合理設計重點欄目：每期既有重點又要注重學術性，并適當照顧基層稿件；④考慮到版面及綠色通道等情況，每期宜多選出1/3稿件，以活動定稿或放到下期采用。

5　修稿

為了達到出版要求，提高作者寫作與科研水平的能力，擇出的稿件均需修改，修稿即稿件退修，是指作者參照編輯的修改意見，對稿件進行修改、補充和完善，從而使文稿在內容和形式上符合出版要求^［5］。有價值的退修意見不僅能增強論文的準確性與可讀性，而且能幫助作者提高科研論文寫作能力。因此，需采取有效策略提高修稿水平。

5.1　培養(yǎng)強烈的責任心

修稿時編輯的責任心體現(xiàn)在：一是內容上對稿件的學術領悟，對審稿意見的斟酌；二是形式上對文章結構、語言文字的把握及對數(shù)據(jù)的準確性、統(tǒng)計方法的運用的判斷^［6］。編輯要認真對待每篇待修稿件，在通讀、弄通專家意見基礎上把握寫作細節(jié)，提出明確而細致的意見，要以理服人，使作者心悅誠服地接受其意見與建議，因人而異、因文而異地提出修改意見。注意在提出修改意見前一定要反復推敲，將要解決的問題、該補充的資料等盡可能一次列出，盡量保證文稿一次修改到位。

5.2　提高業(yè)務素質

一位合格的科技期刊編輯要具有豐富的專業(yè)知識結構和編輯知識結構，同時還要更多地了解一些新興學科、前沿學科、邊緣學科的知識，并及時了解和掌握編輯出版方面的新規(guī)范、新方法，以及外語和計算機操作知識，并靈活運用到日常的編輯工作中去，以便對本專業(yè)類稿件均能修改自如，游刃有余。

5.3　注重修稿技巧

①設計一套常規(guī)的帶有普適性的、實用的修改通用語，修改每篇稿件時均將其打開備用。②忠于原稿，在肯定其“閃光點”的同時提出切實而具體的修改意見，以拓寬作者思路，激發(fā)靈感與改稿熱情，及時修回。③指明方向：將專家意見適時融入意見與建議中，以此作為作者今后的科研選題、設計及成果轉化的養(yǎng)料，為他們今后的工作指明方向，提供動力^［7］。④及時修改：可在一邊發(fā)放錄用通知的同時一邊修改，以保證工作的時效性。編輯修改意見發(fā)出后，極少數(shù)作者能在短期修回，大多數(shù)均要擱置一段時間，編輯要適時催促；同時認真對待已修回稿件，對不合要求者尚要耐心復修；對那些已經(jīng)多次修改而仍未達到出版要求的稿件，編輯在征求作者同意后，可代行修改；對作者提出的過分要求注意婉言謝絕。⑤內容修改：從文章的學術性、實用性、可行性、邏輯性、可讀性等方面提出意見，并兼顧圖表及其他附屬內容的補充。⑥因人修改：根據(jù)稿件來源、內容，作者的寫作水平與習慣，以及不同側重點，提出退修意見，本著討論、建議的態(tài)度，盡量用商榷的語氣，與作者建立一種親切、平等、融洽的關系，不僅贏得作者的信賴，也使學術期刊能增加更為廣泛的作者群，提高“回頭率”，穩(wěn)定和擴大作者隊伍。⑦適度修改：提出修改意見與建議要適中，勿強迫作者盲目地接受審稿人及編輯的觀點；盡量少對作者的文風、文章長短等作過多限制^［5］；不要因版面限制等原因大刀闊斧地不顧稿件的實際情況硬性壓縮文章的內容，破壞論文的完整性。⑧精心修改：修改中注意每一細節(jié)，理解作者，使作者通過閱讀經(jīng)編輯精心修改過的稿件，從而也理解編輯工作，也可更具體地掌握寫作技巧、了解寫作格式，從而提高自己的寫作水平。同時可保證編輯的工作效率，使稿件修改一次到位。⑨作者信息盡量簡化，以保護其隱私權。

6　校稿

不管期刊的出版周期如何，稿件排版后一定要交予作者校對，一方面告知作者發(fā)稿信息，另一方面讓作者有機會查漏補缺。注意以下策略：①校對稿要齊清定排版后方可發(fā)給作者，注意在眉欄上刪除出版日期，以免日后因出版時間問題使作者產(chǎn)生誤會；②采用郵件、電話、QQ等多渠道及時聯(lián)系作者及時校稿；③對于行業(yè)術語、專業(yè)名詞、模棱兩可的問題，一定要持嚴謹態(tài)度，不可想當然地加以修改或者刪除，以尊重作者的著作權；④一定要作者補充完整單位證明、科研項目證明、專利證明、更換作者證明、通訊地址等；⑤校稿上要作者簽字方能認可。

7　發(fā)稿

發(fā)稿是稿件處理流程中的最后一環(huán)，為人文關懷的終端服務；一旦服務不到位，前面的工作可謂前功盡棄?？刹扇∫韵虏呗?。①開通快速通道：根據(jù)期刊自身情況開通快速通道，以保證最新科研成果早日發(fā)表。如《護理學雜志》2011年其中一期，為了保證一篇前瞻性的、具有重要臨床指導意義論文的及時發(fā)表，不惜在最終排版后將另一篇綜述在做好作者工作的情況下臨時撤除；通過重新排版、多位編輯快速校對、審讀后，在保證該文質量的同時也保證了論文的篇幅與版式的美觀，發(fā)表后產(chǎn)生了較大反響，作者也如期申報了成果獎。②遵守《著作權法》，厘清編輯部和作者各自的著作權。③及時寄刊，盡量按作者人數(shù)寄刊本數(shù)，以滿足作者的需求。④及時發(fā)放稿酬。⑤每期虛心向作者和讀者征求意見與建議，定期進行讀者滿意度和同行評價調查，做好發(fā)行工作，特別保證紙質版的發(fā)行量；注意采用網(wǎng)絡做好宣傳。讓作者和讀者透過期刊的發(fā)稿服務，感受到期刊的規(guī)范、嚴謹、認真、敬業(yè)、務實的精神和作風。⑥發(fā)稿后仍然與作者保持友好關系，如果論文有獲獎、被轉載、引用等情況也要及時告知作者。⑦中介服務：在期刊網(wǎng)站上設置作者－讀者互動平臺，讓作者－讀者或網(wǎng)友可以直接進行對等討論，以促進專業(yè)發(fā)展，同時協(xié)助讀者解決實際問題，并增強期刊的凝聚力和影響力，發(fā)揮品牌效應。

8　退稿

從圖1可以看出，退稿發(fā)生在審稿、定稿、修稿、校稿等階段。退稿是編輯出版工作中的一個重要環(huán)節(jié)，退稿工作不僅是對作者辛勤勞動的尊重，也是對知識的尊重，是出版管理工作規(guī)范化、法律化的標志之一。據(jù)統(tǒng)計，高水平、高質量的優(yōu)秀期刊其退稿率為70％～90％；中等水平期刊退稿率為40％～70％^［8］。由此可見，退稿工作的好壞直接關系到絕大多數(shù)投稿作者。退稿也是一門藝術，要做到讓作者心悅誠服實則不易。應采取以下策略加以應對。

8.1　區(qū)別對待不同階段退稿

在審稿和定稿階段的退稿應依賴建立在客觀標準和科學公正性原則基礎之上的稿件審定意見，以保證公正退稿；在改稿和校稿階段的退稿，要判斷其確為作者一稿多投或修改不到位或自動放棄的情況下才能確定退稿，以免影響作者情緒。

8.2　謹慎對待有爭議稿件

有爭議稿件常難以取舍，應以忠實于期刊宗旨，堅持按“4C”［Clear（清晰）：主要是指思路清晰、概念清楚、層次清楚、表達清楚；Complete（完整）：指內容完整、結構完整勻稱；Correct（正確）：指內容科學、正確、資料數(shù)據(jù)可靠、恰當；Concise（精確）］標準定稿，以體現(xiàn)公平。同時給作者一個令人信服的理由，可將退稿與組稿聯(lián)系起來，增加作者的信任感，提高期刊在其心目中的印象。

8.3　及時退稿

退稿要及時，不可拖延，為作者贏得另投他刊或再做新研究的時間。對不符合期刊宗旨、抄襲剽竊、材料來源有疑點、文稿內容與形式不相符、書寫不規(guī)范如寫作形式并非論文的稿件要即時退稿。

8.4　勿隨意答應作者論文發(fā)表的肯定信息及其發(fā)表時間

不論何時，即使是已定稿件，也要告知作者“還要根據(jù)你的修改情況而定”，以避免日后糾紛的產(chǎn)生。

8.5　平等對待作者

無論是投稿專家還是初寫者，編輯都要給予善待，切忌采取生硬、居高臨下的態(tài)度。當拒用一篇稿件時，應充分考慮作者的情感，避免損傷其自尊心。要幫助作者分析原因，對那些有潛力的作者給予鼓勵和扶持^［9］。做到退稿不退人，要知道給作者機會，也是給自己機會。

8.6　溫馨退稿

退稿時要針對具體作者和具體評審意見，提出具體修改意見與建議。退稿時注意措辭，以誠懇、尊重、協(xié)商的語氣為主，用鼓勵性的語言肯定文章中值得肯定之處^［10］；也可以告訴作者當前稿源情況，最缺哪類稿件，撰寫規(guī)范化的“作者指南”，提供同類選題、本刊近期的組稿計劃等有關信息，授人以漁；向作者對期刊的信任表示衷心感謝，讓作者感受投稿的過程是一種學習與享受的過程，從而愿意再次投稿。此外，可在退稿信的結尾寫上溫馨的祝福性話語，如春節(jié)或其他節(jié)日到來前預祝作者“節(jié)日快樂”，使其感到來自編輯部的朋友式的問候，從而倍感溫暖和親切，拉近彼此間的距離。最后，宜在退稿信的末尾附上處理其稿件的編輯姓名，便于作者有問題時可與編輯直接聯(lián)系，以利于編輯與作者之間的相互溝通和交流。

8.7　加強職業(yè)道德修養(yǎng)

視編輯質量和作者培養(yǎng)為神圣職責與使命，不斷加強職業(yè)道德修養(yǎng)，提高價值觀與責任感，甘為人梯，為人作嫁；對工作充滿熱心、恒心與耐心；編輯要做到“一要四不要”：要唯實，不要唯書、唯上、唯名、唯情。注重與作者的有效溝通，書寫退修意見時注意措辭懇切具體，細致入微，以體現(xiàn)編輯的高度職業(yè)道德水準。

9　結語

科技期刊承載的是具有科學性特征的精神產(chǎn)品，科技期刊編輯部要有高度的科學精神、學術涵養(yǎng)、文化底蘊、人文關懷、獨立品格等特殊秉持方能吸引優(yōu)質稿件。編輯學是研究作品策劃、審編和規(guī)范使之適合流傳的再創(chuàng)造活動形態(tài)一般規(guī)律及作品基本結構的學說^［9］?？萍计诳庉嬙诠ぷ鬟^程中，一是要運用信息方法去偽存真；二是要運用邏輯方法謀篇布局；三是要運用編纂方法獨具匠心。目前，我國絕大部分高質量科技論文發(fā)表在國外的有名期刊上，這一方面與我國缺少名刊有關，另一方面，與期刊編輯部的人文關懷不無關系。因此，只有人文關懷的理念深深地扎根于編者的心中，普通科技期刊才能成為品牌科技期刊。編輯在稿件處理流程中要采取組稿、收稿、修稿、改稿、校稿、發(fā)稿、退稿等步驟，為出成果、出人才，獎掖后進提供平臺^［9］。各期刊社/編輯部應從戰(zhàn)略高度，在稿件處理流程的不同階段特別是組稿、修稿、退稿階段采取不同的人文關懷策略，以吸引優(yōu)質稿件，增強科技期刊的核心競爭力。

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作者簡介

顏巧元（1964—），女，博士，《護理學雜志》編輯部，編輯/副主任護師，碩士研究生導師。通信地址：武漢市解放大道1095號（郵編：430022）。電話：13886187895。電子郵箱：yanqiaoyuan@163.com。