（一）一致性原則

檔案保管期限表的體例和結(jié)構(gòu)，原則上應(yīng)當與一個單位的檔案分類方案保持一致。比如，一個機關(guān)的檔案分類方案采用的是“年度—機構(gòu)”分類方法，就應(yīng)按照機關(guān)內(nèi)設(shè)部門逐個編制并形成總表；如果采用的是“年度—問題”分類方法，則應(yīng)當圍繞“問題”所涉及的相關(guān)工作部門梳理歸檔材料。

在實際操作中，內(nèi)設(shè)部門較多的機關(guān)、人民團體一般按照“機構(gòu)”編制保管期限表；內(nèi)設(shè)部門較少，分工又不是很明確的機關(guān)、人民團體可按照“問題”編制；國有企業(yè)總部或部門、職能調(diào)整不頻繁的非生產(chǎn)型企業(yè)，可參照機關(guān)的做法，按照“機構(gòu)”或“職能”（ 即“黨群工作”“行政工作”“生產(chǎn)管理工作”“經(jīng)營管理工作”）編制《企業(yè)管理類檔案保管期限表》；生產(chǎn)經(jīng)營型企業(yè)建議按照“職能”編制，可更直觀地反映企業(yè)的歷史面貌和職能活動；事業(yè)單位可結(jié)合單位性質(zhì)和檔案工作實際編制，比如，具有行政管理職能且屬于國家檔案局8號令規(guī)定的審查范圍的事業(yè)單位，應(yīng)當按照機關(guān)的做法編制檔案保管期限表；高等學校應(yīng)當根據(jù)《高等學校檔案實體分類法》《高等學校教學文件材料歸檔范圍》和《高等學校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定進行編制；科學技術(shù)研究單位可參照企業(yè)的做法進行編制。

有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)和事業(yè)單位應(yīng)當按照上級主管部門的要求編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

（二）全覆蓋原則

各單位在編制檔案保管期限表時，應(yīng)對本單位各類應(yīng)歸檔文件材料進行一次全面梳理，既要包括上級、本級、同級、下級單位的“紅頭文件”（編文號的文件），也要包括本單位各類會議、調(diào)研、統(tǒng)計、分析、外事、出版、資本經(jīng)營、市場營銷以及內(nèi)部請示、報告，上下級部門之間的溝通協(xié)調(diào)等這些無文號、容易被忽視的工作材料；既要包括傳統(tǒng)紙質(zhì)材料，也要包括音像、電子、實物等其他載體形式的材料；既要包括文書材料，也要包括科技、專門等其他門類的材料，如科研、產(chǎn)品、會計、基本建設(shè)、設(shè)備儀器，不能偏廢，也不要遺漏?？傊?，在確定編制范圍時，不能簡單局限于規(guī)定報審的歸檔范圍和檔案保管期限。

（三）以我為主原則

要突出立檔單位的主體地位、職能特色、主要業(yè)務(wù)，體現(xiàn)“我”即“本單位”形成的文件材料的重要性和價值性，避免照搬照抄《文書檔案保管期限表》原文或其他單位范本，造成同類單位千篇一律。

此外，以我為主原則還體現(xiàn)在保管期限上。通過區(qū)分本單位行文與上級來文、同級來文、下級來文的保管期限，主辦單位和協(xié)辦單位文件材料的保管期限，避免將來各單位檔案移交國家檔案館后出現(xiàn)重復(fù)，從而達到優(yōu)化國家檔案館館藏的目的。

（四）以人為本原則

在編制歸檔范圍時，要注意充實涉及與公民利益、職工權(quán)益等有關(guān)“人”的文件材料，在劃分保管期限時，對于這些條款要適當上調(diào)保管期限，尤其是與公民利益、職工權(quán)益有關(guān)的檔案，一般定為永久保管。

（五）動態(tài)原則

一個單位編制完成的檔案保管期限表并不是一成不變的，如果機關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)或工作職能，企業(yè)的資本結(jié)構(gòu)或主營業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化時，應(yīng)當及時做相應(yīng)修訂和調(diào)整。