一、實(shí)物檔案的概念

實(shí)物檔案是指除紙質(zhì)、磁介質(zhì)等特殊載體檔案以外，反映單位活動(dòng)的，承載有表彰、授權(quán)、字畫、資質(zhì)、紀(jì)念等特殊內(nèi)容、具有保存價(jià)值的物體，主要有證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、紀(jì)念品等種類。

二、實(shí)物檔案的歸檔

1.實(shí)物檔案的歸檔時(shí)間和要求

實(shí)物檔案一般應(yīng)在形成后，及時(shí)歸檔移交單位檔案部門，保持其整潔、無破損。移交時(shí)，應(yīng)標(biāo)明時(shí)間，形成實(shí)物主題、材質(zhì)等情況說明，歸檔后的實(shí)物應(yīng)拍照作為聲像檔案整理歸檔。

2.實(shí)物檔案的歸檔范圍

一個(gè)單位的實(shí)物并不都是實(shí)物檔案，只有能反映單位主要活動(dòng)，具有證明和紀(jì)念價(jià)值，能與其他檔案互為參考和佐證的實(shí)物，才能作為實(shí)物檔案保存。歸檔范圍包括以下幾方面:

獎(jiǎng)品，如單位榮獲的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、錦旗、牌匾等。

印章，如單位機(jī)構(gòu)因名稱更改等作廢的印章。

禮品贈(zèng)品，如單位獲得的題詞、字畫、工藝品等物品(見圖12-1)。

三、實(shí)物檔案的整理

實(shí)物檔案的整理一般按如下步驟進(jìn)行:

1.區(qū)分載體

實(shí)物檔案整理時(shí)首先要根據(jù)單位內(nèi)實(shí)物檔案的具體情況決定分類，常用的方法是按實(shí)物種類分為證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等。

圖12-1 實(shí)物檔案

2.清潔修整

由于載體特殊，實(shí)物檔案一般容易受損或受污，整理時(shí)需要進(jìn)行清潔修整。獎(jiǎng)狀、證書破損要進(jìn)行修裱，獎(jiǎng)牌污損要清潔、拋光、保養(yǎng)，盡量恢復(fù)原狀，其他可根據(jù)不同的要求進(jìn)行修復(fù)。

3.分類排序

實(shí)物檔案按證書、獎(jiǎng)牌、錦旗、獎(jiǎng)杯等分類后，并給予1、2、3、4……的代碼(在總體分類方案中標(biāo)明)，同一類的實(shí)物檔案按時(shí)間順序排列，時(shí)間相同的可根據(jù)其反映內(nèi)容按重要程度排序，一個(gè)單位的排序方法要相對(duì)統(tǒng)一。

4.貼標(biāo)簽

實(shí)物檔案標(biāo)簽采用紅色四格標(biāo)簽。第一格填寫全宗號(hào)，第二格填寫目錄號(hào)，第三格填寫相應(yīng)的類目代碼，如獎(jiǎng)牌填寫“2”，第四格填寫流水號(hào)，如證書類第十件填“10”。標(biāo)簽的貼法采用貼在實(shí)物檔案的背面右上方固定位置，較大的禮品檔案標(biāo)簽可貼在底座上。

四、實(shí)物檔案的編目與排架

實(shí)物檔案目錄內(nèi)容有檔號(hào)、責(zé)任者、題名、時(shí)間、載體、互見號(hào)、備注。

大部分項(xiàng)目填寫要求與文書、科技檔案的要求相同。其中“載體”項(xiàng)，填寫實(shí)物檔案的類型，如證書、獎(jiǎng)牌等;“互見號(hào)”項(xiàng)，填寫該實(shí)物承載內(nèi)容所對(duì)應(yīng)的文書檔案的檔號(hào)等。

實(shí)物檔案的排架，按種類分別排放，存放的方式有兩種:豎放和平放。實(shí)物檔案在本單位總體分類方案中列最后，排架時(shí)也宜排在檔案架的最后部分。