第六章　行業(yè)協(xié)會基礎(chǔ)管理

第一節(jié)　行業(yè)協(xié)會會員開發(fā)與服務(wù)

一、會員開發(fā)與服務(wù)的涵義

行業(yè)協(xié)會作為一個行業(yè)的代表，如何體現(xiàn)行業(yè)協(xié)會的行業(yè)代表作用，其中一個重要的衡量指標(biāo)就是同業(yè)企業(yè)的會員數(shù)量，或者說會員規(guī)模。行業(yè)協(xié)會要想真正成為“行業(yè)代表”，充分發(fā)揮行業(yè)代表作用，就必須重視行業(yè)協(xié)會的會員開發(fā)和服務(wù)工作。

行業(yè)協(xié)會的會員開發(fā)和服務(wù)，是指行業(yè)協(xié)會為了能充分代表行業(yè)，真正服務(wù)行業(yè)發(fā)展，在現(xiàn)有會員的基礎(chǔ)上，通過開展一系列服務(wù)工作、會員活動等，進(jìn)一步吸引同業(yè)企業(yè)加入?yún)f(xié)會，提高行業(yè)入會率，擴(kuò)大會員規(guī)模；同時，通過預(yù)測規(guī)劃、考核評價、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、維護(hù)激勵等多種手段，系統(tǒng)地調(diào)動會員的積極性，從而達(dá)到凝聚會員單位、增強(qiáng)會員對協(xié)會的認(rèn)同度，集中會員單位的智慧和力量，使其自主自愿參與協(xié)會工作的最終目標(biāo)。

對于會員開發(fā)與服務(wù)需要考慮以下四個方面的問題：

第一，會員開發(fā)與服務(wù)既要強(qiáng)調(diào)開發(fā)，更注重服務(wù)，要在開發(fā)中服務(wù)，在服務(wù)中開發(fā)。行業(yè)協(xié)會的會員開發(fā)就是要吸引更多企業(yè)加入?yún)f(xié)會，而會員服務(wù)的目的則是讓會員單位在享受服務(wù)的同時，更愿意參與協(xié)會的各項工作。

第二，會員開發(fā)與服務(wù)的重點(diǎn)是挖掘和凝聚更多會員單位的力量，調(diào)動會員的積極性和創(chuàng)造性，集思廣益，為行業(yè)及行業(yè)協(xié)會的發(fā)展獻(xiàn)計獻(xiàn)策。

第三，會員開發(fā)與服務(wù)是一個系統(tǒng)工程，貫穿行業(yè)協(xié)會建設(shè)和發(fā)展過程的始終，預(yù)測規(guī)劃、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、考核評價、維護(hù)激勵等，都是其中不可或缺的環(huán)節(jié)。

第四，會員開發(fā)與服務(wù)的程度受到行業(yè)協(xié)會自身發(fā)展水平的影響，行業(yè)協(xié)會發(fā)展越成熟，會員開發(fā)與服務(wù)水平也將越高。對于新成立的行業(yè)協(xié)會來說，會員的開發(fā)與服務(wù)工作還相對薄弱；而隨著組織的發(fā)展，會員開發(fā)與服務(wù)工作將成為行業(yè)協(xié)會的重要工作內(nèi)容之一。從某種程度上說，會員開發(fā)與服務(wù)過程就是行業(yè)協(xié)會組織發(fā)展和業(yè)務(wù)能力提升的過程。

二、會員開發(fā)與服務(wù)的內(nèi)容

（一）會員入會

1．會員資格

凡在本行政區(qū)本行業(yè)從事經(jīng)營、管理、研發(fā)、服務(wù)等活動的企事業(yè)單位，承認(rèn)行業(yè)協(xié)會章程，自愿申請參加，經(jīng)理事會批準(zhǔn)，即為協(xié)會團(tuán)體會員單位。凡在本行政區(qū)本行業(yè)從事經(jīng)營、管理、研發(fā)、服務(wù)等活動的人員自愿申請，承認(rèn)行業(yè)協(xié)會章程，經(jīng)理事會批準(zhǔn)，即為協(xié)會個人會員。

2．入會程序

第一步，申請單位或個人在認(rèn)真閱讀協(xié)會章程的基礎(chǔ)上，填寫《入會申請表》，加蓋單位公章，連同單位營業(yè)執(zhí)照法人復(fù)印件和公司簡介各一份遞交協(xié)會秘書處會員部?！度霑暾埍怼泛蛥f(xié)會章程可向協(xié)會秘書處會員部領(lǐng)取，或從協(xié)會網(wǎng)站下載。

第二步，會員部接到《入會申請表》后提交秘書處審批，秘書處在規(guī)定工作日內(nèi)提出意見并報理事會審批。

第三步，會員部將審批意見及時告知申請單位或個人，對審核批準(zhǔn)入會的單位統(tǒng)一頒發(fā)會員證書、銅牌并收取會費(fèi)。

（二）會員權(quán)利和義務(wù)

1．會員權(quán)利

會員有選舉權(quán)和被選舉權(quán)；有權(quán)要求就行業(yè)共同關(guān)心的問題開展調(diào)查研究，并向政府及有關(guān)部門提出政策性建議；有優(yōu)先參加協(xié)會組織的各項活動的權(quán)利；在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)咨詢、業(yè)務(wù)培訓(xùn)中享受優(yōu)惠待遇；優(yōu)先獲得協(xié)會的刊物和有關(guān)信息資料等。

2．會員義務(wù)

會員應(yīng)遵守協(xié)會章程，執(zhí)行協(xié)會決議，維護(hù)協(xié)會利益；積極參加協(xié)會舉辦的各項活動，完成協(xié)會部署和委托的任務(wù)；經(jīng)常向協(xié)會提供本單位經(jīng)營管理情況的經(jīng)驗；及時反映行業(yè)信息和動態(tài)；按照規(guī)定及時交納會費(fèi)。

會員有退會的自由，退會時應(yīng)書面通知協(xié)會秘書處，由協(xié)會通知全體會員單位。

（三）會員服務(wù)

（1）行業(yè)協(xié)會秘書處在每年第一季度向會員進(jìn)行服務(wù)需求調(diào)查，以會員的需求作為改進(jìn)工作的目標(biāo)，并據(jù)此形成年度活動計劃向會員公布，并保證每位會員獲得直接或間接服務(wù)。

（2）行業(yè)協(xié)會會員參加由協(xié)會組織、承辦或與其他部門合辦的各類活動，享有優(yōu)先參與權(quán)，并依照活動內(nèi)容減免活動費(fèi)用。

（3）行業(yè)協(xié)會對會員、理事和常務(wù)理事提供不同的增值服務(wù)，免費(fèi)向會員寄發(fā)相關(guān)資料，通過協(xié)會網(wǎng)站和其他渠道及時報道業(yè)界動態(tài)、相關(guān)政策以及會員動態(tài)，搭建信息溝通橋梁。

（4）行業(yè)協(xié)會秘書處通過走訪企業(yè)、電話、郵件、座談、問卷調(diào)查等多種形式與會員保持經(jīng)常性聯(lián)絡(luò)，了解會員需求、幫助會員解決問題，并將企業(yè)需求及時反映給有關(guān)政府部門。

（5）行業(yè)協(xié)會秘書處根據(jù)會員的特殊服務(wù)需求，與會員共同研究定制服務(wù)方案，并由會員和協(xié)會共同組織實(shí)施。

（四）會籍管理

（1）行業(yè)協(xié)會會員部負(fù)責(zé)建立會員數(shù)據(jù)庫，設(shè)立專人維護(hù)、更新和管理。

（2）各會員單位指派專人作為協(xié)會聯(lián)絡(luò)員，當(dāng)本單位在協(xié)會注冊信息變更或有重要變化時，及時與協(xié)會聯(lián)系。

（3）為協(xié)會發(fā)展作出貢獻(xiàn)的單位或個人，由會員部推薦，報秘書處或理事會批準(zhǔn)，視貢獻(xiàn)大小分別給予通報表揚(yáng)、嘉獎或授予榮譽(yù)稱號等獎勵。

（4）對違反協(xié)會章程或其他規(guī)定的會員，由會員部提出，報理事會批準(zhǔn)，視情節(jié)輕重通報批評或取消會員資格。

（5）對不交納會費(fèi)的會員，視為自動退會。由會員部與該單位清理未盡事務(wù)，收回會員證書。

（6）違反國家有關(guān)法律、法規(guī)被公開曝光的單位，取消其會員資格。

（7）會員自愿退會應(yīng)由本單位或本人提出書面申請，報秘書處備案。會員部與該單位或個人清理未盡事務(wù)，收回會員證書。

第二節(jié)　行業(yè)協(xié)會資金籌集

一、行業(yè)協(xié)會資金來源構(gòu)成

（1）會費(fèi)收入，是指行業(yè)協(xié)會根據(jù)章程等的規(guī)定向會員收取的會費(fèi)，分為團(tuán)體會員會費(fèi)和個人會員會費(fèi)。

（2）提供服務(wù)收入，是指行業(yè)協(xié)會根據(jù)章程等的規(guī)定向其服務(wù)對象提供服務(wù)取得的收入，主要有信息服務(wù)、培訓(xùn)、咨詢、舉辦展覽會等活動獲得的收入。

（3）政府補(bǔ)助收入，是指行業(yè)協(xié)會接受政府撥款或者政府機(jī)構(gòu)給予的補(bǔ)助而取得的收入。

（4）捐贈收入，是指行業(yè)協(xié)會接受其他單位或者個人捐贈所取得的收入。

（5）經(jīng)營性收入，是指行業(yè)協(xié)會開辦經(jīng)濟(jì)實(shí)體經(jīng)營所取得的收入。

（6）其他收入，是指除上述收入以外的其他收入。

二、行業(yè)協(xié)會擴(kuò)大資金籌集方法

（一）加強(qiáng)會費(fèi)收繳

會員會費(fèi)可以根據(jù)在行業(yè)協(xié)會中承擔(dān)的不同職位確定不同的會費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，如：會長20 000元、副會長10 000元、常務(wù)理事5 000元、理事2 000元，等等。

會員單位自愿交納的超出會費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的部分視為會員支持協(xié)會工作的費(fèi)用。

會員如有特殊情況可申請延期交付或減免會費(fèi)，但應(yīng)向協(xié)會秘書處提交書面申請并獲得批準(zhǔn)。

（二）爭取政府的支持

行業(yè)協(xié)會要抓住政府向社會組織轉(zhuǎn)移職能的機(jī)會，積極拓展服務(wù)范圍，提高服務(wù)能力，并主動與政府合作，將政府原有的部分服務(wù)項目轉(zhuǎn)移出來，爭取獲得資金、減免稅費(fèi)的優(yōu)惠政策和免費(fèi)或低價提供的辦公用房。

行業(yè)協(xié)會要加強(qiáng)自身能力建設(shè)，提高組織專項活動的能力，并對自己可能組織的活動進(jìn)行篩選，選擇與行業(yè)性和公共性密切相關(guān)的部分，積極與政府溝通，以期獲得政府購買社會服務(wù)項目。

（三）擴(kuò)大捐贈來源

捐贈是行業(yè)協(xié)會獲取外部資金的一條傳統(tǒng)途徑，分為直接捐贈和專項捐贈。

直接捐贈就是直接聯(lián)系企業(yè)為行業(yè)協(xié)會捐款。直接捐贈方法的有效性，與行業(yè)協(xié)會及主要領(lǐng)導(dǎo)人的社會地位和威望以及關(guān)系網(wǎng)絡(luò)有十分重要的關(guān)系。

專項捐贈就是結(jié)合行業(yè)協(xié)會開展的某一項活動，向企業(yè)要求捐贈。專項捐贈可以使企業(yè)在活動中提高知名度，通常企業(yè)會有更高的積極性。行業(yè)協(xié)會應(yīng)該針對企業(yè)特點(diǎn)和需求設(shè)計專項活動，保證企業(yè)捐贈獲得良好的效果。

行業(yè)協(xié)會在爭取捐贈過程中，要樹立很高的社會公信度，向捐贈者提供真實(shí)的、能滿足其抉擇需要的財務(wù)信息。

（四）收取服務(wù)費(fèi)用

行業(yè)協(xié)會在為會員、社會公眾提供特定的服務(wù)時，可以收取一定的費(fèi)用。這里的特定服務(wù)，是指能夠為會員、社會公眾帶來某種獨(dú)有收益的服務(wù)。但是，收取一定費(fèi)用的目的是彌補(bǔ)開支，降低成本，所以收費(fèi)應(yīng)該是低水平的，而不應(yīng)該按照市場價格來收取費(fèi)用。

（五）從事經(jīng)營活動

行業(yè)協(xié)會可以從事一些相關(guān)的經(jīng)濟(jì)活動，將獲取的收入用于行業(yè)協(xié)會發(fā)展所需。行業(yè)協(xié)會從事經(jīng)營活動的目的是更好地實(shí)現(xiàn)其服務(wù)的宗旨，所以從事的經(jīng)營活動必須是合法的，不會對自己的聲譽(yù)造成不良影響，并且從中所獲的經(jīng)濟(jì)利益不能在內(nèi)部進(jìn)行分配，必須全部用于行業(yè)協(xié)會發(fā)展。

行業(yè)協(xié)會從事的經(jīng)營活動應(yīng)避免與會員單位經(jīng)營活動的重疊或沖突。

（六）嘗試基金運(yùn)營

行業(yè)協(xié)會可以通過與公募基金會的合作設(shè)立專項基金，吸引關(guān)心和支持行業(yè)協(xié)會發(fā)展的熱心人士出資，用以資助與行業(yè)協(xié)會發(fā)展相關(guān)的專門項目。

第三節(jié)　行業(yè)協(xié)會辦公室管理

一、工作計劃和總結(jié)撰寫

（一）工作計劃撰寫

1．工作計劃的特點(diǎn)

計劃是管理的一項重要職能，任何組織中的各項管理活動都離不開計劃。行業(yè)協(xié)會的工作通過計劃將組織在一定時期內(nèi)的活動任務(wù)分解給協(xié)會的每一個部門、環(huán)節(jié)和個人，從而不僅為這些部門、環(huán)節(jié)和個人在該時期的工作提供具體的依據(jù)，而且為解決行業(yè)協(xié)會目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了保證。

行業(yè)協(xié)會工作計劃的特點(diǎn)表現(xiàn)在：時間一般在一年或半年左右，范圍通常都是行業(yè)協(xié)會的一般工作安排或某一大項重要工作，內(nèi)容和寫法要比規(guī)劃具體深入、比設(shè)想正規(guī)細(xì)致、比方案簡明集中。

2．工作計劃的內(nèi)容

行業(yè)協(xié)會工作計劃是以行業(yè)協(xié)會的工作內(nèi)容為范圍，只在協(xié)會內(nèi)要求執(zhí)行的，所以一般不以文件形式下發(fā)，因而除標(biāo)題和正文外，往往還要在題下或文后標(biāo)明“×年×月×日制定”字樣，以示鄭重。計劃的標(biāo)題是“四要素”寫法，即：協(xié)會名稱＋時間期限＋內(nèi)容范圍＋“計劃”兩字，其中哪一個要素都不應(yīng)省略。由于工作計劃是對行業(yè)協(xié)會的全面工作或某一項重要工作的具體要求，所以，工作計劃要比規(guī)劃和設(shè)想具體和詳細(xì)。

工作計劃一般包括以下幾方面內(nèi)容：

開頭：或闡述依據(jù)，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要。

主體：即計劃的核心內(nèi)容，闡述“做什么”（目標(biāo)、任務(wù)）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項內(nèi)容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計劃一般采取“并列式結(jié)構(gòu)”（任務(wù)、措施分說）。

結(jié)尾：或突出重點(diǎn)，或強(qiáng)調(diào)有關(guān)事項，或提出簡短號召。

（二）工作計劃要素

工作計劃應(yīng)該包括四大要素（WHWW）：

做什么（WHAT）：工作目標(biāo)、任務(wù)。計劃應(yīng)規(guī)定在一定時間內(nèi)所完成的目標(biāo)、任務(wù)和應(yīng)達(dá)到要求。任務(wù)和要求應(yīng)該具體明確，有的還要定出數(shù)量、質(zhì)量和時間要求。

怎么做（HOW）：采取措施、策略。要明確何時實(shí)現(xiàn)目標(biāo)和完成任務(wù)，就必須制定相應(yīng)的措施和辦法，這是實(shí)現(xiàn)計劃的保證。措施和方法主要指達(dá)到既定目標(biāo)需要采取什么手段、動員哪些力量與資源、創(chuàng)造什么條件、排除哪些困難等?？傊鶕?jù)客觀條件，統(tǒng)籌安排，將“怎么做”寫得明確具體，切實(shí)可行。特別是針對工作總結(jié)中存在問題的分析，擬定解決問題的方法。

誰來做（WHO）：工作負(fù)責(zé)。這是指執(zhí)行計劃的工作程序和時間安排。每項任務(wù)，在完成過程中都有階段性，而每個階段又有許多環(huán)節(jié)，它們之間常常是互相交錯的。因此，制訂計劃必須胸有全局，妥善安排，哪些先干、哪些后干，應(yīng)合理安排。而在實(shí)施當(dāng)中，又有輕重緩急之分，哪是重點(diǎn)、哪是一般，也應(yīng)該明確。在時間安排上，要有總的時限，又要有每個階段的時間要求，以及人力、物力的安排。這樣，使有關(guān)單位和人員知道在一定的時間內(nèi)、一定的條件下，把工作做到什么程度，以便爭取主動，有條不紊地協(xié)調(diào)進(jìn)行。

什么時間做（WHEN）：工作進(jìn)度安排及完成期限。

（三）行業(yè)協(xié)會工作計劃結(jié)構(gòu)

指導(dǎo)思想：黨的方針政策、政府規(guī)劃文件、行業(yè)發(fā)展要求等。

主要工作：會員發(fā)展、會員服務(wù)、活動安排、誠信建設(shè)、政府服務(wù)、行業(yè)監(jiān)管、協(xié)會日常常規(guī)工作等。

工作措施：即針對主要工作所需達(dá)成目標(biāo)而進(jìn)行的具體方案、措施規(guī)劃。

具體安排：可以按時間方式劃分安排，也可按照項目方式劃分安排。

二、工作總結(jié)

工作總結(jié)就是把一個時間段的工作進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評價、總分析、總研究，并分析成績和不足的原因，從而得出可以承繼的經(jīng)驗及引以為戒的教訓(xùn)。行業(yè)協(xié)會工作總結(jié)是對協(xié)會已經(jīng)做過的工作進(jìn)行理性的思考，與計劃相輔相成，也是進(jìn)行下一步工作計劃的依據(jù)。其間有一條規(guī)律：計劃—實(shí)踐—總結(jié)—再計劃—再實(shí)踐—再總結(jié)，如此循環(huán)往復(fù)，促進(jìn)行業(yè)協(xié)會工作的不斷提升。

（一）工作總結(jié)的內(nèi)容

標(biāo)題：一般有兩種寫法，一種是發(fā)文單位名稱＋時間＋文種，如：《上海市生物醫(yī)藥行業(yè)協(xié)會2013年工作總結(jié)》；另一種是采用新聞標(biāo)題的形式，如：上海市生物醫(yī)藥行業(yè)協(xié)會績效管理專題總結(jié)——《以治理結(jié)構(gòu)為抓手，以創(chuàng)新精神為支撐》。

基本情況：這是對自身情況和形勢背景的簡略介紹。自身情況包括單位名稱、工作性質(zhì)、基本建制、人員數(shù)量、主要工作任務(wù)等；形勢背景則包括國內(nèi)外形勢、有關(guān)政策、指導(dǎo)思想等。

成績和做法：工作取得了哪些主要成績，采取了哪些方法、措施，收到了什么效果等，這些都是工作的主要內(nèi)容，需要較多事實(shí)和數(shù)據(jù)。

經(jīng)驗和教訓(xùn)：通過對實(shí)踐過程進(jìn)行認(rèn)真的分析，總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)規(guī)律性的東西，使感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識。

結(jié)尾：在總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，提出今后的方向、任務(wù)和措施，表明決心、展望前景。這段內(nèi)容要與開頭相照應(yīng)，篇幅不應(yīng)過長。有些總結(jié)在主體部分已經(jīng)表達(dá)，就不必在結(jié)尾中重新陳述，而主要是要寫明打算。最后，應(yīng)該在正文的右下方（指橫行文字），寫上總結(jié)單位的名稱和年月日。

（二）工作總結(jié)主體的結(jié)構(gòu)形態(tài)

工作總結(jié)主體部分的結(jié)構(gòu)形態(tài)主要有三種：縱式結(jié)構(gòu)、橫式結(jié)構(gòu)、縱橫式結(jié)構(gòu)。要根據(jù)行業(yè)協(xié)會總結(jié)的實(shí)際需要選好結(jié)構(gòu)形態(tài)。

1．縱式結(jié)構(gòu)

就是按照事物或?qū)嵺`活動的過程安排內(nèi)容進(jìn)行寫作。寫作時，把總結(jié)所包括的時間劃分為幾個階段，按時間順序分別敘述每個階段的成績、做法、經(jīng)驗、體會。這種寫法主要以工作回顧為主，連帶談及經(jīng)驗教訓(xùn)?；旧鲜前垂ぷ髡归_的程序和步驟，分段說明每個步驟和階段的工作情況，夾敘夾議地引出相應(yīng)的經(jīng)驗教訓(xùn)。這種寫法的好處是事物發(fā)展或社會活動的全過程清楚明白。

2．橫式結(jié)構(gòu)

按事實(shí)性質(zhì)和規(guī)律的不同分門別類地依次展開內(nèi)容，使各層之間呈現(xiàn)相互并列的態(tài)勢。這種寫法的優(yōu)點(diǎn)是各層次的內(nèi)容鮮明集中。

3．縱橫式結(jié)構(gòu)

安排內(nèi)容時，即考慮到時間的先后順序，體現(xiàn)事物的發(fā)展過程，又注意內(nèi)容的邏輯聯(lián)系，從幾個方面總結(jié)經(jīng)驗、教訓(xùn)。這種寫法，多數(shù)是先采用縱式結(jié)構(gòu)，寫事物發(fā)展的各個階段的情況或問題，然后用橫式結(jié)構(gòu)總結(jié)經(jīng)驗或教訓(xùn)。具體寫法是以總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)為主，用工作回顧闡明經(jīng)驗教訓(xùn)。一般是先歸納和提煉出幾條經(jīng)驗或教訓(xùn)，分別展開論述，把工作過程、工作辦法、取得的成效等穿插在里面寫，使經(jīng)驗和教訓(xùn)看起來更加充實(shí)。但是這樣寫，整個工作回顧會被拆開來分別為闡明觀點(diǎn)服務(wù)，顯得零散。為了彌補(bǔ)這一不足，可以在第一部分基本情況中適當(dāng)加以詳述，使人對工作概貌有一個總的了解。

（三）工作總結(jié)寫作注意事項

調(diào)查研究：總結(jié)的對象是過去做過的工作或完成的某項任務(wù)，進(jìn)行總結(jié)時，要通過調(diào)查研究，努力掌握全面情況和了解整個工作過程。只有這樣，才能進(jìn)行全面總結(jié)，避免以偏概全。

熟悉業(yè)務(wù)：熱愛本職工作、事業(yè)心強(qiáng)，是做好工作的前提，也是搞好總結(jié)的基礎(chǔ)。寫總結(jié)涉及本職業(yè)務(wù)，如果對業(yè)務(wù)不熟悉，就難免言不及義。

實(shí)事求是：總結(jié)是對以往工作的評價，必須堅持實(shí)事求是的原則，夸大成績，報喜不報憂，是違反總結(jié)宗旨的不良行為。

三、會務(wù)組織

現(xiàn)代意義上的會務(wù)，是指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們商議事情的活動。它體現(xiàn)了會務(wù)的四個基本條件：有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、商議事情和集會。一個會議的構(gòu)成，包括以下要素：會議名稱、會議時間（含開始時間和終止時間）、會議地點(diǎn)、會議人員（出席人員、列席人員和工作人員）、會議程序、會議主題等。

行業(yè)協(xié)會為加強(qiáng)日常工作管理，提高工作效率與質(zhì)量，一般將會務(wù)分為協(xié)會工作會議、秘書處工作會議、協(xié)會主承辦的會議以及其他會議四類。

（一）協(xié)會工作會議

協(xié)會工作會議為會員大會和理事會。會員大會每年召開一次，理事會每年至少召開一次，情況特殊可隨時召開。理事會任期4年，到期召開會員大會進(jìn)行換屆選舉。協(xié)會的工作會議一般在秘書長的領(lǐng)導(dǎo)下組織安排，由辦公室或有相應(yīng)職權(quán)的部門負(fù)責(zé)會務(wù)的準(zhǔn)備工作。

（二）秘書處辦公會議

秘書處辦公會議一般每周召開一次，每次會議召開的時間應(yīng)固定。因特殊情況需調(diào)整會議時間或者召開臨時會議，應(yīng)有確定的負(fù)責(zé)部門進(jìn)行提前通知（一般為辦公室）。相關(guān)負(fù)責(zé)部門要做好會議記錄，并根據(jù)會議要求就有關(guān)重要事項及時整理形成會議紀(jì)要，并跟進(jìn)、聯(lián)系、落實(shí)相應(yīng)的工作安排。

（三）協(xié)會主承辦的會議

由會議組織者制定會議計劃，提出會議名稱、會議內(nèi)容、時間地點(diǎn)、出席對象、費(fèi)用預(yù)算，提交秘書長審批。

若協(xié)會主承辦的是小型一般會議，一般由辦公室協(xié)助做好會務(wù)工作，按照會議的內(nèi)容和要求，制定相應(yīng)的會務(wù)工作計劃，主要包括會議通知（邀請書）的印制發(fā)放，制定會議議程、會議日程表、會議文件等，落實(shí)會標(biāo)、簽到、攝影、錄音及和會議紀(jì)要工作。

若協(xié)會主承辦的是較大型會議活動，一般在會議召開前四周開始準(zhǔn)備，并成立相應(yīng)的會務(wù)小組。會務(wù)小組主要包括總指揮、副總指揮、策劃組、會務(wù)組、秘書組構(gòu)成，做好相應(yīng)小組的分工，特別是會務(wù)組的任務(wù)分工一定要周密詳細(xì)，具體要求見表6－1、表6－2、表6－3。

表6－1　會務(wù)小組的一般構(gòu)成表

表6－2　會務(wù)組織時間內(nèi)容表

表6－3　會務(wù)組一般分工職責(zé)表

（四）其他會議

凡參加上級主管部門和有關(guān)方面的會議，根據(jù)會議要求及內(nèi)容，由秘書長負(fù)責(zé)安排人員參加。參會人員應(yīng)做好會議記錄，會后及時向秘書長匯報會議精神，需落實(shí)的事項由秘書長組織安排。參會人員在會上領(lǐng)取的相關(guān)文件，會后應(yīng)及時送達(dá)相應(yīng)負(fù)責(zé)部門，按相關(guān)規(guī)定辦理。

（五）會務(wù)的預(yù)算與決算

1．會務(wù)預(yù)算

第一，交通費(fèi)用。交通費(fèi)用可以細(xì)分為：出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通；會議期間交通費(fèi)用：主要是會務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)?wù)地的交通、會務(wù)地到餐飲地點(diǎn)的交通、會務(wù)地到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通；歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費(fèi)用。

第二，會議室／廳費(fèi)用。會議場地租金：一般情況下場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，比如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等。會議設(shè)施租賃費(fèi)用：主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等。會場布置費(fèi)用以及其他支持費(fèi)用：通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。

第三，住宿費(fèi)用。若會務(wù)持續(xù)時間較長，則住宿費(fèi)用是會務(wù)預(yù)算中必須涉及的。正常的住宿費(fèi)除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)（如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)）。會議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍。

第四，餐飲費(fèi)用。會議的餐飲費(fèi)用取決于會議議程需要及會議目的，主要包括餐費(fèi)和會場茶歇等。

第五，雜費(fèi)。這是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)А⑴R時商務(wù)用車、匯兌等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計劃，通常可以在會務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動處理。

2．會務(wù)決算

會務(wù)決算是會務(wù)預(yù)算情況的總結(jié)。全面的決算是對會務(wù)組織、財務(wù)收支狀況的真實(shí)反映，也是下次會務(wù)決策、組織、安排等的重要依據(jù)。做好財務(wù)決算必須注意以下事項：一是對財務(wù)憑證資料要收集到位。按照《會計法》，單位的財物收發(fā)、債權(quán)債務(wù)的發(fā)生、各種款項的收付等，都必須取得原始憑證，并及時由財務(wù)部門進(jìn)行會計核算。二是會務(wù)結(jié)束后，會計對會務(wù)預(yù)算、決算情況的處理要及時到位。三是對財務(wù)制度要執(zhí)行到位，會務(wù)期間發(fā)生的一切財務(wù)收支活動都必須嚴(yán)格執(zhí)行財經(jīng)紀(jì)律。四是對會務(wù)結(jié)束后的財務(wù)清查工作要落實(shí)到位。《會計法》和企事業(yè)財務(wù)制度都明確規(guī)定，在編制會計報表之前，對單位的財產(chǎn)、物資、往來等必須嚴(yán)格實(shí)行清查盤點(diǎn)，以確保賬賬一致，賬實(shí)相符，對于會務(wù)的組織也同樣應(yīng)及時點(diǎn)清會務(wù)物資等的購買、支出及剩余情況。最后，會務(wù)的財務(wù)情況公開要到位。

表6－4　會務(wù)預(yù)決算表

四、檔案管理

（一）行業(yè)協(xié)會檔案管理的內(nèi)容

檔案管理，亦稱檔案工作。從狹義上講，檔案工作就是檔案業(yè)務(wù)工作，它是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，并服務(wù)于行業(yè)協(xié)會各項工作的一項活動。檔案管理是各類組織工作的組成部分，是提高組織工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)組織歷史真實(shí)面貌的一項重要工作。

行業(yè)協(xié)會在各項活動中形成的、反映行業(yè)特點(diǎn)及各種要求、對今后工作有利用價值的各種文字、圖表、照片、聲像、電子文檔等形式的歷史記錄，包括往來文件、各項規(guī)章制度、賬冊、憑證、書刊以及專項專業(yè)會議所形成的文件等均須列為協(xié)會檔案。

檔案工作的管理原則是：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。行業(yè)協(xié)會的檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管和查閱的原則。同時，為維護(hù)檔案的完整與安全，進(jìn)行檔案管理必須要有相應(yīng)的管理制度，并便于協(xié)會各職能部門的利用，如《檔案管理辦法》、《檔案人員崗位職責(zé)》、《文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》、《文書檔案保管期限表》、《檔案利用制度》、《檔案保管（密）制度》、《檔案銷毀制度》等。

（二）檔案管理的機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

一般而言，行業(yè)協(xié)會的秘書處有保護(hù)檔案的義務(wù)，由協(xié)會秘書處指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案工作由行業(yè)協(xié)會會長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)會秘書處負(fù)責(zé)接收、收集、整理、立卷、保管檔案工作。

協(xié)會秘書處應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

（三）檔案管理的要求與方法

檔案管理的基本要求是：分類科學(xué)、格式統(tǒng)一、標(biāo)識鮮明、記錄及時。

檔案管理中首先要對檔案進(jìn)行分類，檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)主要有：時間分類法、來源分類法、內(nèi)容分類法和形態(tài)分類法。其中，時間分類法是最常用的分類方法，可以按照年度進(jìn)行分類，也可以按照特定的時期進(jìn)行分類。

（四）檔案管理的流程

1．資料的收集與整理

收集檔案資料，就是要明確哪些資料需要?dú)w檔，歸檔范圍是什么？

在檔案資料歸檔期，由行業(yè)協(xié)會秘書處人員負(fù)責(zé)向各職能部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料，要求份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。各職能部門負(fù)責(zé)人應(yīng)積極配合與支持。

所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。

2．資料的分類與歸檔

檔案資料的分類歸檔工作，應(yīng)堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。一般情況下，行業(yè)協(xié)會“當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷”。

根據(jù)類別分類法進(jìn)行檔案分類。同時，根據(jù)文書整理和文件整理編號，由檔案管理專員對對應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。

另外，注意要區(qū)分檔案資料的不同價值，以確定相應(yīng)的保存期限：主要分永久、長期、短期三種。需注意的是：所有長期保存的檔案，不宜用鉛筆或噴墨打印，宜用激光打印；傳真紙不能保存；所有的簽名、批示不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水等。

3．檔案的借閱

各部門若需借閱相關(guān)檔案，必須按要求填寫好檔案查閱單，并由行業(yè)協(xié)會秘書長簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)秘書長核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

4．檔案的銷毀

任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀行業(yè)協(xié)會檔案資料。

當(dāng)某些檔案到達(dá)銷毀期時，由檔案管理專員填寫《行業(yè)協(xié)會檔案資料銷毀審批表》，交行業(yè)協(xié)會秘書長審核，并經(jīng)協(xié)會會長批準(zhǔn)后執(zhí)行。銷毀時應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)銷毀，并在清單上簽字。

5．檔案的保密

檔案管理人員應(yīng)具有一定的檔案知識和責(zé)任心，必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個人信息、行業(yè)協(xié)會圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。檔案接收、移交，以及檔案工作人員變動時，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄與交接手續(xù)。

（五）電子檔案管理

電子檔案管理是使用電子設(shè)備對檔案進(jìn)行無紙化、信息化的管理。電子檔案管理系統(tǒng)能夠大大提高檔案管理的工作效率，加快檔案檢索速度，提高檔案查找的準(zhǔn)確率，同時節(jié)省儲存空間，便于及時更新。行業(yè)協(xié)會電子檔案管理方法步驟如下：

第一，行業(yè)協(xié)會各部（室）需要?dú)w檔的電子文件，應(yīng)通過局域網(wǎng)、E－mail或軟盤等將電子文件傳送給檔案管理員，經(jīng)檔案管理員確認(rèn)無誤后收取。

第二，檔案管理員在收到各部（室）傳送的電子文件后，應(yīng)及時進(jìn)行分類、填寫分類目錄表，并對歸檔電子文件標(biāo)注一定標(biāo)記（文件題目、生成日期、編號等）。辦理標(biāo)記后的電子檔案應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將歸檔電子文件保存到磁盤或刻錄在光盤上，并在光盤上標(biāo)明有關(guān)信息（文件格式、名稱、生成編號等）。

第三，要做好電子檔案的備份工作，電子文件必須經(jīng)禁寫操作處理，文本文件以POF格式儲存，以確保其真實(shí)性和有效性。

第四，歸檔的電子文件應(yīng)存放在具有防磁、防光、防潮、防塵、防高溫的場所，并定期查看，妥善保管，確保電子文件的安全有效。

第五，電子文檔形成后，由于儲存容量限制，應(yīng)及時轉(zhuǎn)存硬盤保存；儲存5年以上需刪除時，應(yīng)慎重處理，一般應(yīng)征求秘書長同意。

第四節(jié)　行業(yè)協(xié)會傳播渠道

一、會刊編輯

（一）行業(yè)協(xié)會會刊的要素

行業(yè)協(xié)會的會刊是行業(yè)協(xié)會出版的、有關(guān)本行業(yè)的定期或不定期的刊物。行業(yè)協(xié)會履行職能必須擁有自己的媒體，而協(xié)會會刊所具備的媒體功能和優(yōu)勢，使其成為行業(yè)協(xié)會的首選。行業(yè)協(xié)會會刊編輯部門是協(xié)會主要機(jī)構(gòu)之一，編輯出版會刊也是協(xié)會每年的主要工作之一。

行業(yè)協(xié)會會刊的要素有：①有正式的刊物名稱。行業(yè)協(xié)會會刊一般都有正式刊物名稱，而且名稱的行業(yè)性很強(qiáng)，一般從名稱中可以推測出其所屬行業(yè)。②一般為內(nèi)部出版物。行業(yè)協(xié)會會刊一般都是內(nèi)部出版物，面向本行業(yè)、本單位內(nèi)部，用于指導(dǎo)學(xué)習(xí)、工作、交流信息。不過也存在公開出版的協(xié)會會刊。③多為月刊或半月刊。行業(yè)協(xié)會會刊多為半個月出版一期或一個月出版一期。④一般有紙質(zhì)版和電子版。行業(yè)協(xié)會會刊大多同時存在現(xiàn)實(shí)發(fā)行的紙質(zhì)版和網(wǎng)上出版的電子版。在網(wǎng)站上可以看到各期會刊內(nèi)容，方便快捷。

（二）行業(yè)協(xié)會會刊編輯的要求

（1）準(zhǔn)確定位，精心策劃。行業(yè)協(xié)會會刊必須要在明確會刊定位、明確辦刊方向的前提下，精心策劃。會刊要更多地關(guān)心行業(yè)發(fā)展，關(guān)注行業(yè)熱點(diǎn)，反映行業(yè)呼聲。

協(xié)會要堅持為行業(yè)服務(wù)、為企業(yè)服務(wù)、為政府服務(wù)的宗旨，充分發(fā)揮行業(yè)協(xié)會會刊的橋梁和媒介作用，圍繞會刊的定位和作用，在選題策劃上進(jìn)行積極探索，提高會刊的指導(dǎo)性、時效性和實(shí)用性，逐步形成會刊特色。

（2）把握導(dǎo)向，突出重點(diǎn)。行業(yè)協(xié)會會刊分為多個欄目，每個欄目的存在都有其意義；但是，會刊的編輯需要有導(dǎo)向性和偏重性，緊緊圍繞行業(yè)中心工作和重點(diǎn)、熱點(diǎn)問題，增強(qiáng)會刊的導(dǎo)向性，切實(shí)加強(qiáng)對行業(yè)的宏觀指導(dǎo)和政策引導(dǎo)。

（3）適應(yīng)需求，突出特色。行業(yè)協(xié)會會刊的基本功能是為會員企業(yè)服務(wù)，反映行業(yè)動態(tài)。所以，在會刊編輯中，應(yīng)當(dāng)匯集行業(yè)中會員企業(yè)的需求，加強(qiáng)對會員企業(yè)的宣傳交流、業(yè)務(wù)工作指導(dǎo)等服務(wù)。同時，要突出行業(yè)的特色，分享行業(yè)信息、解讀行業(yè)政策、關(guān)注行業(yè)熱點(diǎn)。

（4）組建隊伍，拓展稿源。行業(yè)協(xié)會會刊的編輯要有一個比較專業(yè)化的團(tuán)隊，這就需要行業(yè)協(xié)會組建較穩(wěn)定的隊伍，作為會刊的寫作骨干，并且通過不斷的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高隊伍寫作水平和整體素質(zhì)。同時，可以邀請專業(yè)水平高、文字功底硬的行業(yè)專家作為會刊的特邀撰稿人。通過多種方式，打造屬于協(xié)會自己的高素質(zhì)寫作團(tuán)隊，擁有會刊的人才保障。

（5）優(yōu)化欄目，提升質(zhì)量。改進(jìn)和優(yōu)化欄目設(shè)置，更加突出實(shí)務(wù)特色，增加重點(diǎn)欄目的版面。加強(qiáng)選題策劃，不斷增強(qiáng)針對性和有效性。把加強(qiáng)選題策劃放到更加突出的位置，切實(shí)提高會刊的重點(diǎn)報道和深度報道水平，提升會刊質(zhì)量和宣傳效應(yīng)。

（6）改進(jìn)發(fā)行，擴(kuò)大覆蓋。行業(yè)協(xié)會要想獲得更大的知名度和社會影響力，就必須在做好自身的前提下，加大宣傳，其中會刊發(fā)行就是一個重要的途徑。要結(jié)合本地實(shí)際情況，把會刊發(fā)行當(dāng)作協(xié)會的一項重要工作認(rèn)真對待，保證會刊征訂發(fā)行工作的順利進(jìn)行。另外，為了適應(yīng)新形勢的要求，可通過設(shè)置網(wǎng)站，發(fā)行網(wǎng)上電子版會刊。

（三）會刊編輯管理

1．部門機(jī)構(gòu)設(shè)置

行業(yè)協(xié)會內(nèi)部可設(shè)置會刊編輯委員會或編輯部，由協(xié)會駐會成員、行業(yè)內(nèi)有一定寫作能力的專業(yè)人員組成；一般設(shè)置主任1名，副主任及其他編輯人員若干名。

2．會刊的稿源

會刊的稿源來自會員企業(yè)、通訊員、特約通訊員來稿，編輯部約稿等，以及對公共媒體相關(guān)信息的摘錄采編。編輯部門要設(shè)立專用電子郵箱，用于通訊員及其他作者來稿投稿。

3．會刊稿件的審閱及征用

編輯部對采用稿實(shí)行三審制：編輯初審、責(zé)任編輯復(fù)審、主編終審，任何未經(jīng)該程序?qū)徍说母寮坏每?。對特殊或有異議稿件的取舍，在編輯部工作例會上集體討論，由主編決定。來稿經(jīng)修改后，由編輯將修改意見及時通知作者，得到作者本人的認(rèn)可或同意后才能刊用。

4．會刊稿件校對及刊發(fā)

編輯部門對刊登的稿件實(shí)行二校制：安排協(xié)會工作人員進(jìn)行2次交叉校對，包括錯字、缺字、字號、排版等內(nèi)容，校對人員對校對質(zhì)量負(fù)責(zé)，堅決杜絕政治錯誤和原則性錯誤。

5．其他

編輯部門要負(fù)責(zé)來稿的登記和原件保管工作，被采用稿（含修改稿）及未采用稿均保存兩年，期滿后統(tǒng)一處理。做好作者的稿費(fèi)發(fā)放工作。

二、網(wǎng)站建設(shè)

（一）行業(yè)協(xié)會網(wǎng)站建設(shè)的內(nèi)涵與作用

網(wǎng)站建設(shè)，是指使用標(biāo)識語言，通過一系列設(shè)計、建模和執(zhí)行的過程將電子格式的信息通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸，最終以圖形用戶界面的形式被用戶所瀏覽。

網(wǎng)站建設(shè)包括域名注冊查詢、網(wǎng)站策劃、網(wǎng)頁設(shè)計、網(wǎng)站功能、網(wǎng)站優(yōu)化技術(shù)、網(wǎng)站內(nèi)容整理、網(wǎng)站推廣、網(wǎng)站評估、網(wǎng)站運(yùn)營、網(wǎng)站整體優(yōu)化、網(wǎng)站改版等。網(wǎng)站建設(shè)的前期準(zhǔn)備包括前期網(wǎng)站定位、內(nèi)容差異化、頁面溝通等戰(zhàn)略性調(diào)研，這個過程需要網(wǎng)站策劃人員、美術(shù)設(shè)計人員、WEB程序員共同完成。

隨著市場環(huán)境的變化，行業(yè)協(xié)會作為聯(lián)系政府、企業(yè)和社會的溝通渠道，越來越受到重視和關(guān)注。行業(yè)協(xié)會向上協(xié)助政府開展行業(yè)管理工作；向下傳遞政府行業(yè)政策法規(guī)，協(xié)助會員單位完成招商引資、金融融資、對外貿(mào)易、政策法規(guī)解讀等。隨著行業(yè)協(xié)會自身承擔(dān)的職能越來越多，重要性越來越大，以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展完善，行業(yè)協(xié)會應(yīng)不斷豐富自身的傳播途徑，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，建立起自己協(xié)會的網(wǎng)站，一方面是對行業(yè)協(xié)會形象的提升，促進(jìn)行業(yè)協(xié)會網(wǎng)絡(luò)化的管理，如推廣行業(yè)產(chǎn)品、進(jìn)行品牌保護(hù)，以及節(jié)約企業(yè)網(wǎng)絡(luò)營銷費(fèi)用等；另一方面，也是更為重要的，即網(wǎng)站的建設(shè)有利于行業(yè)協(xié)會開展電子商務(wù)，網(wǎng)站可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息數(shù)據(jù)的瞬間溝通、增強(qiáng)業(yè)務(wù)開展效率。

（二）行業(yè)協(xié)會網(wǎng)站建設(shè)的目標(biāo)和原則

1．行業(yè)協(xié)會網(wǎng)站建設(shè)的目標(biāo)

（1）以用戶為中心的網(wǎng)站整體結(jié)構(gòu)設(shè)計，強(qiáng)有力地抓住用戶“心理感受”；

（2）合理的網(wǎng)站欄目規(guī)劃，使用戶能快速查看到所需信息。讓行業(yè)協(xié)會以及會員的產(chǎn)品、項目、形象得到合理的展現(xiàn)，從而達(dá)到推廣的目的；

（3）從網(wǎng)站信息維護(hù)角度考慮，提倡行業(yè)會員信息的自發(fā)形式，一方面可以大大提高網(wǎng)站系統(tǒng)的靈活性，另一方面可以從會員自身實(shí)際出發(fā)展示其形象產(chǎn)品，使網(wǎng)站真正服務(wù)會員，更加具有人性化。

2．行業(yè)協(xié)會網(wǎng)站建設(shè)開發(fā)原則

（1）使用方便、功能實(shí)現(xiàn)能力強(qiáng)。行業(yè)協(xié)會要提高網(wǎng)站知名度，增強(qiáng)協(xié)會網(wǎng)頁的吸引力，要將潛在顧客向?qū)嶋H顧客方向吸引轉(zhuǎn)化、普通顧客向忠誠顧客方向轉(zhuǎn)化。這就需要行業(yè)協(xié)會網(wǎng)站可以為用戶提供人性化的多功能界面，能為顧客提供方便。

（2）內(nèi)容豐富、吸引力強(qiáng)。網(wǎng)站的吸引力直接來源于網(wǎng)站的內(nèi)容，吸引力的高低直接影響網(wǎng)站的質(zhì)量。因此，網(wǎng)站內(nèi)容必須及時更新，且要做到有吸引力。

（3）信息保護(hù)、信任感高。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，個性化服務(wù)也越來越貼心，網(wǎng)站建設(shè)的成功與否在于怎樣贏得客戶的尊重與信任。例如，行業(yè)協(xié)會網(wǎng)站上的高級服務(wù)許多是需要用戶首先注冊為會員的，網(wǎng)站收集用戶資料，要求用戶填寫個人信息。為此，網(wǎng)站有責(zé)任對這些信息予以保護(hù)，以增加客戶的信任感與尊重。

（4）速度快捷、品質(zhì)優(yōu)秀。要保證主頁能盡快打開，盡量將最重要的內(nèi)容放在首頁。

圖6．1　行業(yè)協(xié)會網(wǎng)站建設(shè)流程圖

（三）行業(yè)協(xié)會網(wǎng)站建設(shè)流程

第一步：設(shè)定目標(biāo)。要考慮為什么要做行業(yè)協(xié)會網(wǎng)站？要吸引哪些人訪問行業(yè)協(xié)會網(wǎng)站？

第二步：整理內(nèi)容。設(shè)計行業(yè)協(xié)會網(wǎng)站的結(jié)構(gòu)，把網(wǎng)站的內(nèi)容分成幾個單元，每個單元的下面再做分類，包括文章、圖片、視頻等；再進(jìn)一步考慮網(wǎng)站的功能實(shí)現(xiàn)，如留言功能、論壇等。

第三步：制訂方案。根據(jù)上述需求和目標(biāo)，制定行業(yè)協(xié)會網(wǎng)站整體建設(shè)方案。

第四步：具體建站。包括：申請域名、申請空間、網(wǎng)站定位、分析網(wǎng)站功能和需求（網(wǎng)站策劃）、網(wǎng)站風(fēng)格設(shè)計、網(wǎng)站代碼制作、測試網(wǎng)站、FTP上傳網(wǎng)站、完善資料、網(wǎng)站推廣維護(hù)（見圖6．1）。

（四）行業(yè)協(xié)會網(wǎng)站建設(shè)要求

行業(yè)協(xié)會網(wǎng)站建設(shè)大致分為業(yè)務(wù)洽談、網(wǎng)頁制作與驗收維護(hù)三大步驟（見圖6．2）。業(yè)務(wù)洽談中主要是行業(yè)協(xié)會根據(jù)自身需要尋找網(wǎng)站建設(shè)的有關(guān)資源，通過雙方的深入溝通分析，使網(wǎng)站建設(shè)方深刻了解協(xié)會的網(wǎng)站需求，并簽訂協(xié)議。網(wǎng)頁制作是相對復(fù)雜的中間步驟，需要網(wǎng)站建設(shè)方與協(xié)會的不斷溝通，包括首頁風(fēng)格、整體設(shè)計，協(xié)會均需在過程中及時跟進(jìn)，對于不滿意的地方及時修改。網(wǎng)站開發(fā)完畢、測試結(jié)束后，行業(yè)協(xié)會需要進(jìn)行最終驗收。如果不滿意，則要求網(wǎng)站建設(shè)方重新修改；如果滿意則驗收付款，進(jìn)入最終的驗收維護(hù)環(huán)節(jié)。

圖6．2　行業(yè)協(xié)會網(wǎng)站建設(shè)步驟

案例

某行業(yè)協(xié)會基本制度文件框架

制度文件是規(guī)范行業(yè)協(xié)會管理運(yùn)作的基本指南。一個運(yùn)作流暢高效的行業(yè)協(xié)會，其制度文件的制定也必定是較為全面詳細(xì)、可執(zhí)行性強(qiáng)的。為規(guī)范行業(yè)協(xié)會一般意義上的運(yùn)作，其制度文件的制定可以分為三類：機(jī)構(gòu)職能、人員規(guī)范、管理制度。其中，機(jī)構(gòu)職能又包括一般的職能機(jī)構(gòu)和分支機(jī)構(gòu)兩部分，兩者的制度文件要根據(jù)行業(yè)協(xié)會自身設(shè)置的部門情況進(jìn)行設(shè)計；人員規(guī)范是指在行業(yè)協(xié)會從事各類崗位的從業(yè)人員應(yīng)遵守的基本行為準(zhǔn)則，包括一般意義上的從業(yè)人員守則，以及秘書長、辦公室主任、文秘、財務(wù)、出納、信息等崗位工作人員的工作職責(zé)要求；管理制度則是行業(yè)協(xié)會在日常運(yùn)作管理過程中可能涉及的內(nèi)容，包括財務(wù)管理、人事管理、會議管理、檔案管理、會員企業(yè)管理等。行業(yè)協(xié)會日常運(yùn)作中涉及的基本制度文件如圖6．3所示，但其僅是一般意義上的說明，具體制度文件的制定需根據(jù)行業(yè)協(xié)會自身的實(shí)際情況進(jìn)行。

圖6．3　某行業(yè)協(xié)會基本制度文件框架