第一節(jié)　大型活動協(xié)調的基礎

大型活動的協(xié)調旨在平衡內外部的各種關系，使大型活動各項組織工作協(xié)調一致，保證大型活動順利進行并取得成功。

一、大型活動協(xié)調的必要性

大型活動的組織與經(jīng)營涉及多個部門和行業(yè)，專業(yè)化程度越來越高，分工越來越細，每項工作都需要眾多人員和眾多工序的協(xié)同合作才能完成。大型活動企業(yè)為綜合性企業(yè)，各個部門相互制約、相互依賴。大型活動服務既要面對賓客，又要面對外界組織。因此，必須發(fā)揮管理的協(xié)調職能，才能在業(yè)務、部門、對客、對外等各個方面協(xié)同合作，達到大型活動組織與經(jīng)營所必須的平衡關系。

二、大型活動協(xié)調的條件

1.信息溝通

信息溝通是發(fā)揮管理協(xié)調職能的前提條件，沒有信息溝通，就無法了解組織活動的真實情況，也就無法進行針對性協(xié)調。良好的協(xié)調，是大型活動各方參與者之間高效且持續(xù)不斷溝通的結果。因此，大型活動管理者必須在整個管理過程中確保所有參與者及時掌握所需信息、彼此密切聯(lián)系。以下是提高溝通效率的5種基本方法:(1)建立溝通監(jiān)控機制，確定參與各方發(fā)出和接受信息的最佳渠道;(2)避免使用可能受到噪音、視覺等各種干擾的溝通方式;(3)對所有書面溝通文件要求接受方簽收回復，以確認接受方收到并正確理解信息內容;(4)使用錄像帶、錄音帶等非傳統(tǒng)溝通方式，以便更好地儲存信息，增強信息感染力;(5)對更改指令的信息，必須采取書面溝通方式。對涉及增加、減少、替換服務或產(chǎn)品的更改指令的信息，必須要求有關客戶和其他責任人書面簽收。

2.整體利益

大型活動組織委員會由各方代表組成，這些成員有可能把個人的觀點、偏見、利益融入大型活動計劃中。因此，大型活動管理者有責任說服有關成員放棄個體利益來保全大型活動的整體利益，只有通過委員會的一致共同努力才能達到大型活動的最終目的。

大型活動管理者可以親自進行團隊訓練，也可以聘請專家來幫助進行團隊訓練。比如，在大型活動的籌備過程中，組織一系列由大型活動參與各方參加的非正式社交活動，讓參與者互相了解，增進友誼。在此過程中，管理者應通過細致的觀察，發(fā)現(xiàn)誰能適應團隊合作，而誰不適應團隊合作，需要管理者進行針對性說服工作。

3.可依賴性

大型活動的主要特點之一是依賴于大量志愿者的參與。而志愿者由于其辛苦的奉獻得不到應有的回報，往往感覺自己并沒有義務準時按約定的時間履行自己崗位，甚至不一定必須到崗。許多大型活動管理者對此傷透腦筋，不得不安排多出需要量的25%～50%的志愿者，以保證大型活動不因部分志愿者的遲到或缺席而受到影響。悉尼奧運會組委會采用了一套新穎別致的護照制度，來加強對6萬名2000年奧運會志愿者的協(xié)調管理。每個志愿者都發(fā)給一本個人護照，以便在其參加每項志愿服務工作時蓋章，當其個人護照蓋滿章后，便可以參加組委會為志愿者組織的抽獎活動，得到物質上的獎勵。

在大型活動管理中，準時意味著“提前”。大型活動在舉辦之前、之中、之后存在大量難以預料的變數(shù)，這就要求活動組織者和志愿者提前到達活動現(xiàn)場，從而在參加活動的賓客或活動贊助商抵達之前發(fā)現(xiàn)潛在的問題并加以解決。

增強志愿者可依賴性最簡便易行的方法，就是招募可依賴的志愿人員。應建立每個志愿者準時出勤情況和到崗率的記錄檔案，從而根據(jù)記錄檔案選擇未來的志愿人員。在志愿者招募或面試過程中，要仔細檢查每位應募人員的個人資料和履歷表，確保其良好的守時習慣和可依賴性有助于大型活動的順利進行。在招聘大型活動協(xié)調員時，那些傾向于在活動開始之前半個小時甚至1個小時到場的應聘人員才有資格獲得這些職位。因為協(xié)調員往往需要半個小時以上的時間與會場停車場、保安部、工程部進行協(xié)調，才能保證與會者按時進入各種設備齊全并準備就緒的活動場所。

4.信任

大型活動的管理者必須贏得活動參與者的普遍信任，才能通過有效的協(xié)調手段調動活動參與者的積極性，并依靠參與者的共同努力圓滿完成大型活動的組織工作。活動參與者一般不是盲目地信任管理者，而是根據(jù)自己理智的判斷來決定什么時候和在多大程度上信任管理者。管理者在大型活動組織過程中所表現(xiàn)的一貫的正確行為和公正決策，是其贏得信任的關鍵。管理者的行為和決策一旦表現(xiàn)為前后不一、游移不定、脫離實際或失之公允，那么他本人也就失去了可以信任的基本成分。管理者必須通過自己的不懈努力才能獲得活動參與者的信任并使這種信任得以維持。

5.合作

大型活動有效協(xié)調的另一個重要基礎是促成活動參與各方的密切合作。由于活動參與者在個性、專業(yè)、經(jīng)歷、文化背景等方面存在巨大差異，所以創(chuàng)造一個能夠使眾多參與者密切合作的氛圍是一項艱巨的任務。營造合作氛圍的關鍵在于闡明組織大型活動的目的，只有在明確的目的指導下，活動參與者才能共同協(xié)作，最終滿足大型活動委托方和賓客的需要。