了解并熟練掌握會(huì)議策劃工作流程。

挨了批評(píng)的李丹雖然心里很不爽快，但也不得不承認(rèn)，自己此前考慮問(wèn)題的確是頭腦簡(jiǎn)單了，于是她向總經(jīng)理道歉，并承諾今晚加班把這項(xiàng)工作做好。

（1）盡快向有經(jīng)驗(yàn)的人士了解怎樣做好會(huì)議策劃工作。

（2）根據(jù)會(huì)議策劃工作的進(jìn)程逐步開(kāi)展策劃工作。

在同事的幫助下，李丹熟悉了會(huì)議策劃工作的流程，有條不紊地鋪開(kāi)了此次會(huì)議的策劃工作。

制訂會(huì)議策劃方案的工作程序可分為四個(gè)階段（圖2-1）：會(huì)議策劃立項(xiàng)—立項(xiàng)后的可行性研究—策劃方案的論證—策劃方案的實(shí)施與反饋。

圖2-1　制訂會(huì)議策劃方案的工作程序

1．明確6個(gè)“W”

會(huì)議策劃的立項(xiàng)需要明確6個(gè)“W”，即：

who——“誰(shuí)”要來(lái)參加會(huì)議；

what——是“什么主題”“什么類(lèi)型”的會(huì)議；

when——“在什么時(shí)間”開(kāi)“多少天”的會(huì)議；

where——在“什么地方”召開(kāi)會(huì)議；

why——“為什么”要開(kāi)這個(gè)會(huì)議；

how——“怎樣”去籌備召開(kāi)這個(gè)會(huì)議。

對(duì)于以上六要素，在會(huì)議的立項(xiàng)過(guò)程中，組織者還要進(jìn)一步做具體的安排和落實(shí)。此外，還要重點(diǎn)做好會(huì)議的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。

會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估包括主要的演講者或嘉賓因某種原因不能到會(huì)怎么辦、參會(huì)人員因某種原因不能參會(huì)或嚴(yán)重誤期怎么辦、住宿超員如何處理、出現(xiàn)火災(zāi)或與會(huì)人員傷病如何應(yīng)對(duì)等。

2．明確會(huì)議目標(biāo)

在會(huì)議策劃立項(xiàng)時(shí)，要有明確的會(huì)議目標(biāo)。會(huì)議目標(biāo)是會(huì)議所要完成的具體任務(wù)。人們之所以集會(huì)議事，就是為了實(shí)現(xiàn)某個(gè)或某些目標(biāo)。

好的會(huì)議目標(biāo)應(yīng)該具備以下幾個(gè)特征。

（1）目標(biāo)內(nèi)容明確、不含糊。也就是要讓人清楚知道：為什么而開(kāi)會(huì)？要解決什么實(shí)際問(wèn)題？只有這樣，與會(huì)者才不會(huì)盲目赴會(huì)，而是有備而來(lái)，這樣才能提高會(huì)議的效率，真正解決要解決的問(wèn)題。

（2）目標(biāo)內(nèi)容切實(shí)可行，不好高騖遠(yuǎn)。有的會(huì)議，制訂的會(huì)議目標(biāo)很多，而實(shí)際上根本無(wú)法一一完成；有的會(huì)議目標(biāo)雖不多但卻定得相當(dāng)有高度，根本不切合實(shí)際，最終只會(huì)令會(huì)議出現(xiàn)拔苗助長(zhǎng)式的夭折。

（3）有實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的具體責(zé)任人。任何目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，都離不開(kāi)人的努力；任何會(huì)議的召開(kāi)，也都需要有人的發(fā)起和組織才能得以開(kāi)展和完成。因此，會(huì)議策劃必須明確確定實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)的責(zé)任人，該責(zé)任人可以由組織或個(gè)人承擔(dān)，前提是該組織或個(gè)人必須具備完成此任的能力和條件。

會(huì)議目標(biāo)在未確定之前，應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)進(jìn)行多方討論和研究，一旦確定下來(lái)，就不要再隨意更改，否則，后續(xù)的工作將無(wú)法開(kāi)展。

（一）調(diào)研分析的內(nèi)容

對(duì)策劃方案的可行性進(jìn)行調(diào)查研究，是一項(xiàng)十分重要的工作。調(diào)研時(shí)需重點(diǎn)關(guān)注以下幾個(gè)方面。

（1）研究會(huì)議的環(huán)境和目標(biāo)公眾的適應(yīng)性。

▲對(duì)會(huì)場(chǎng)環(huán)境的考察。

▲對(duì)交通狀況的考察。

▲對(duì)參會(huì)人員的調(diào)研。

（2）研究財(cái)力的適應(yīng)性、效益的可行性、物質(zhì)水平的適應(yīng)性和應(yīng)急能力的適應(yīng)性。

從財(cái)力的適應(yīng)性來(lái)說(shuō)，就是要考慮會(huì)議的每項(xiàng)活動(dòng)內(nèi)容是否有足夠的資金支持，是否有更好的可以節(jié)約成本的預(yù)算方案。

從效益的角度考慮，就是指考慮舉辦會(huì)議的收入能否彌補(bǔ)成本后還有節(jié)余，用哪些方法和指標(biāo)可以預(yù)測(cè)出來(lái)。

從物質(zhì)水平的適應(yīng)性來(lái)說(shuō)，就是要考慮舉辦會(huì)議，尤其是大型的會(huì)議，需要?jiǎng)佑迷S多物質(zhì)資源（如機(jī)器設(shè)備、運(yùn)輸工具和客房等），這些物質(zhì)資源是自己買(mǎi)合算，還是租用更合算。

從應(yīng)急能力來(lái)說(shuō)，就是指在策劃會(huì)議與活動(dòng)時(shí)，必然要制訂一些應(yīng)變措施來(lái)預(yù)防意外情況的出現(xiàn)。比如：組織戶(hù)外活動(dòng)要考慮天氣的情況（防雨、防雪等），在野外活動(dòng)則要考慮安全問(wèn)題和保險(xiǎn)問(wèn)題。

以上這些都是策劃人員要進(jìn)行的可行性研究的范疇，研究時(shí)必然也要考慮到會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的可行性，然后才能做出可行性較強(qiáng)的策劃方案。

（二）收集相關(guān)信息

為了保證會(huì)議策劃方案的科學(xué)性和可行性，同時(shí)也為了使會(huì)議目標(biāo)最終能得到落實(shí)，收集信息、展開(kāi)調(diào)研是必不可少的工作環(huán)節(jié)。那么，制訂會(huì)議策劃方案要收集哪些信息？

（1）收集與會(huì)議有關(guān)的政策、法規(guī)、規(guī)章制度，這能使會(huì)議有章可循、有法可依，開(kāi)得更規(guī)范、更權(quán)威、更嚴(yán)謹(jǐn)。

（2）收集組織內(nèi)、外相關(guān)的信息和資料，這便于會(huì)議策劃時(shí)能盡量利用這些相關(guān)資源，使會(huì)議取得最大的效益。

（3）收集組織內(nèi)、外各相關(guān)方面的參謀建議，這有利于發(fā)揚(yáng)民主、集思廣益。

（三）分析整理信息

在充分掌握信息資料的基礎(chǔ)上，還要對(duì)信息進(jìn)行分析和研究，相關(guān)工作如下。

（1）分析可利用的資源和有利的條件，找出優(yōu)勢(shì)。

（2）分析欠缺的條件和不足之處，看清劣勢(shì)，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。

（3）預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的一些情況，提出對(duì)策和解決的辦法。

（四）參考調(diào)研資料，策劃會(huì)議方案

在開(kāi)展了以上調(diào)研工作的基礎(chǔ)上，可以著手策劃會(huì)議方案。方案的設(shè)計(jì)一般要有2套以上，以便于進(jìn)行綜合比較，擇優(yōu)選用。

通常，一份規(guī)范的會(huì)議策劃方案至少應(yīng)該包括這些內(nèi)容：

▲制訂方案的依據(jù)；

▲要達(dá)到的會(huì)議目標(biāo)；

▲現(xiàn)有的主、客觀(guān)條件；

▲實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的途徑、方法；

▲可能出現(xiàn)的問(wèn)題及解決方法。

如何在幾個(gè)會(huì)議策劃方案中選出最優(yōu)方案？切記，不是方案設(shè)計(jì)得越多、越長(zhǎng)就越好，也不是領(lǐng)導(dǎo)喜歡的就最好。通常，我們會(huì)運(yùn)用合理的標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)的方法去考察所做出的策劃方案，比較法和推演法是較為科學(xué)的方法。

一是方案全局性的比較。這是選擇會(huì)議策劃方案的根本原則，也是首要標(biāo)準(zhǔn)。那些不能對(duì)會(huì)議做出通盤(pán)考慮和全面協(xié)調(diào)的設(shè)計(jì)方案，在現(xiàn)實(shí)中是難以運(yùn)作的，根本無(wú)法保證會(huì)議工作的開(kāi)展實(shí)施。

二是方案可行性的比較。有些方案設(shè)計(jì)得美輪美奐，無(wú)疑很吸引人，可如果不能付諸實(shí)踐而只能紙上談兵，那么這樣方案是沒(méi)有任何實(shí)際意義的。比較方案的可行性，不僅可以?xún)?yōu)化方案，而且能夠處理好整體與具體的關(guān)系；既避免了方案設(shè)計(jì)過(guò)程中不切實(shí)際的幻想，又有效地保護(hù)了設(shè)計(jì)的突破和創(chuàng)新。

三是方案效益性的比較。這一點(diǎn)也是不可忽視的重要標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)尤為強(qiáng)調(diào)效益，會(huì)議作為一種新興的現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)，自然也要與效益掛鉤！虧本的會(huì)議沒(méi)人愿意辦，所以，策劃方案必須將效益因素考慮進(jìn)去，拋開(kāi)效益因素的方案策劃，猶如空中樓閣。

（一）在策劃的基礎(chǔ)上編制具體的實(shí)施計(jì)劃

實(shí)施計(jì)劃不同于策劃，策劃更多地表現(xiàn)為戰(zhàn)略性的內(nèi)容，包括分析情況、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、確定目標(biāo)、設(shè)計(jì)和優(yōu)化方案，最后形成具體工作計(jì)劃等一整套環(huán)節(jié)；而計(jì)劃只是策劃的最終結(jié)果，較多地體現(xiàn)為在目標(biāo)、條件、戰(zhàn)略和任務(wù)等都已經(jīng)明確化的情況下，為即將進(jìn)行的工作提供具體操作的方案。因此，策劃掌握原則和方向，是宏觀(guān)的；而計(jì)劃處理程序和細(xì)節(jié)，是微觀(guān)的。

實(shí)施計(jì)劃必須明確給出具體的實(shí)施時(shí)間、實(shí)施時(shí)限、實(shí)施步驟和要求、實(shí)施人員的安排、實(shí)施經(jīng)費(fèi)的落實(shí)、實(shí)施的監(jiān)督與措施保障等。

（二）定時(shí)追蹤，根據(jù)反饋情況修正或調(diào)整策劃方案

我們必須承認(rèn)一個(gè)事實(shí)，那就是：所有的方案，雖然經(jīng)過(guò)了人們的反復(fù)推敲，但它始終帶有人類(lèi)自身的主觀(guān)性與局限性，因此，它不可能盡善盡美。所以“修正”和“調(diào)整”都是意料之中的事情。

（1）修正方案：根據(jù)信息反饋中的負(fù)反饋，對(duì)原方案中不科學(xué)、不合理的地方予以修正。這屬于較大的改動(dòng)。

（2）局部調(diào)整：根據(jù)信息反饋的情況，對(duì)原方案的局部?jī)?nèi)容作出諸如時(shí)間（先后、長(zhǎng)短）的調(diào)整、資源（多少）的調(diào)整等。這屬于較小的改動(dòng)。

無(wú)論是大改動(dòng)還是小調(diào)整，其目的都只有一個(gè)，那就是給出最佳的策劃方案，為會(huì)議的組織和實(shí)施提供最好的前提保障和信息服務(wù)。

·訓(xùn)練目標(biāo)

分析案例，熟悉會(huì)議策劃工作流程。

·知識(shí)要求

會(huì)議策劃工作流程和步驟等相關(guān)知識(shí)。

·訓(xùn)練要求

（1）分析案例，列出A公司會(huì)議策劃工作的流程。

（2）指出本次會(huì)議策劃的創(chuàng)新點(diǎn)，分析其原因。

（3）體會(huì)會(huì)議策劃的重要性。

·任務(wù)描述

A公司是一家區(qū)域性的醫(yī)藥公司，年?duì)I業(yè)規(guī)模達(dá)5億，在當(dāng)?shù)鼐哂幸欢ǖ挠绊懥?。該企業(yè)每年都要召開(kāi)數(shù)次商業(yè)推廣會(huì)，進(jìn)行促銷(xiāo)活動(dòng)等，但會(huì)議的效果越來(lái)越差。年底，同樣的命題又一次擺在A(yíng)公司的面前。

為了改變會(huì)議以往的不良效果，公司進(jìn)行了詳細(xì)的分析與研究，決定從細(xì)節(jié)和創(chuàng)意兩個(gè)方面入手。主要會(huì)議工作策劃如下。

一、成立專(zhuān)門(mén)的會(huì)務(wù)組，全權(quán)指揮和運(yùn)作推廣會(huì)

經(jīng)過(guò)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，專(zhuān)門(mén)成立由營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)牽頭的會(huì)務(wù)組，組成一支高效的會(huì)議執(zhí)行團(tuán)隊(duì)。

二、確定會(huì)議主題和性質(zhì)

經(jīng)過(guò)大家集體討論，確定本次會(huì)議的性質(zhì)為綜合性會(huì)議，集年終答謝和促銷(xiāo)推廣活動(dòng)于一體。根據(jù)會(huì)議性質(zhì)，確立會(huì)議的主題為《濃情××　冬日送暖送安康》。

三、確定會(huì)議答謝和促銷(xiāo)的形式

圍繞會(huì)議性質(zhì)和會(huì)議主題，確定了“五連環(huán)，環(huán)環(huán)驚喜；答謝情，情深意長(zhǎng)”的答謝和促銷(xiāo)形式，共設(shè)計(jì)了五大促銷(xiāo)主題連環(huán)進(jìn)行。尤其是神秘大獎(jiǎng)的設(shè)計(jì)，充分調(diào)動(dòng)了參與者的積極性。

四、確定會(huì)議推廣媒介和推廣方式

根據(jù)參會(huì)人員的特點(diǎn)，制訂了立體式的推廣手段。通過(guò)手機(jī)短信、電話(huà)溝通、宣傳單派發(fā)、當(dāng)?shù)責(zé)o線(xiàn)一套的游動(dòng)字幕等四種推廣手段，進(jìn)行廣泛的宣傳推介活動(dòng)。

五、制定會(huì)議溝通策略

圍繞會(huì)議性質(zhì)、會(huì)議主題、促銷(xiāo)形式和推廣方式，制訂了一套核心的溝通策略，同時(shí)根據(jù)推廣方式的不同又制訂了具體的溝通策略和訴求語(yǔ)言，并且形成標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)，讓相關(guān)人員掌握和使用。

六、現(xiàn)場(chǎng)布置，營(yíng)造氛圍

為了營(yíng)造“醒目突出、讓人記憶深刻”的現(xiàn)場(chǎng)氛圍，從禮品的擺放、現(xiàn)場(chǎng)條幅的懸掛、彩拱門(mén)的布置到產(chǎn)品的展示、主席臺(tái)的布置等，各處都作了精心安排，制訂了布置標(biāo)準(zhǔn)和要求。尤其值得一提的是，神秘現(xiàn)金大獎(jiǎng)的布置，成為全場(chǎng)最為集中和矚目的焦點(diǎn)，很好地調(diào)動(dòng)了現(xiàn)場(chǎng)的氛圍。

七、制訂整體的會(huì)議流程和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

為了更為有效地保證會(huì)議效果，公司專(zhuān)門(mén)從內(nèi)部選拔了兩名工作人員作為主持人，并為此制訂了整體的會(huì)議流程和各個(gè)流程的相關(guān)主持要求。

八、確定整體工作推進(jìn)表和詳細(xì)的人員安排

根據(jù)整體工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的分工，每一個(gè)細(xì)節(jié)都分配到人、責(zé)任到人，并與每一個(gè)相關(guān)人員進(jìn)行詳細(xì)的討論，使之明白工作內(nèi)容和工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)要求等。

九、創(chuàng)意盡現(xiàn)，環(huán)環(huán)精彩

創(chuàng)意是體現(xiàn)此次推廣會(huì)議效果的最主要方面。會(huì)議策劃人員在每一環(huán)節(jié)都最大化地體現(xiàn)出創(chuàng)意的內(nèi)容，如前面提到的神秘大獎(jiǎng)的布置擺放，還有會(huì)議主題的確定、促銷(xiāo)形式的制訂，甚至宣傳單的制作，都盡可能地體現(xiàn)出創(chuàng)意的內(nèi)涵所在。

十、會(huì)議工作的檢查落實(shí)

在會(huì)議的準(zhǔn)備過(guò)程中，隨時(shí)對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正與處理。在會(huì)議的前一天，會(huì)務(wù)組全體人員進(jìn)行集中檢查，認(rèn)真核對(duì)，保證會(huì)前準(zhǔn)備工作做得充分，執(zhí)行到位。

由于以上各項(xiàng)工作的一一認(rèn)真落實(shí)，本次會(huì)議A公司創(chuàng)下組建以來(lái)所有會(huì)議之中效果最好的一次，客戶(hù)也紛紛反映會(huì)議組織得好且很有新意。

·操作提示

（1）以小組為單位組織討論，專(zhuān)人記錄，1課時(shí)（或課外進(jìn)行）。

（2）小組發(fā)言，匯報(bào)討論的結(jié)果，主要講述案例中的策劃流程和創(chuàng)新點(diǎn)。

（3）多搜集幾個(gè)會(huì)議策劃案例進(jìn)行比較。