知曉會(huì)議接待的基本程序；了解接站準(zhǔn)備工作的內(nèi)容，掌握接站的方法；分清會(huì)議簽到的不同方式，做好引領(lǐng)工作。

李芳到海納公司上班的第二天就參加了會(huì)務(wù)接站的工作，她從后勤部門的王林手中接過了兩個(gè)牌子，就跟司機(jī)上了車。在火車站的出站口，她高舉著牌子，眼巴巴地等了半天，也沒有見人向她走過來。再看看時(shí)間，自己接的那趟車顯然早就到了，這時(shí)她才仔細(xì)看了看牌子，牌子上寫著：“接上海來京的張先生”。事后，海納公司總經(jīng)理嚴(yán)肅批評(píng)了辦公室主任周豪，要求認(rèn)真查找原因，避免以后再犯類似的錯(cuò)誤。

辦公室主任周豪向李芳詢問了接站的情況并查看了接站牌，找到了接站工作沒有做好的原因：接站牌信息短缺。他告知王林和李芳：接站牌雖小，但接站的信息一個(gè)也不能少，接站牌上應(yīng)該寫清來客的車次、時(shí)間、發(fā)站地點(diǎn)、來客姓名全稱，以及迎接客人的單位或會(huì)議名稱。

接站牌應(yīng)這樣制作：

（一）接站的準(zhǔn)備內(nèi)容

會(huì)議的性質(zhì)與規(guī)模不同，接站的要求、程序和規(guī)范也不同。大型會(huì)議參加人數(shù)較多，應(yīng)及時(shí)做好接站工作。

大型會(huì)議具有參會(huì)人數(shù)多、會(huì)期相對(duì)較長、議題相對(duì)較多的特點(diǎn)。對(duì)于開會(huì)代表，會(huì)議的組織部門要做到來要接，走要送，及時(shí)做好報(bào)到工作。在與會(huì)者集中抵達(dá)的幾天里，可以在機(jī)場、車站安排專人等候，設(shè)立接待站。接站前要做好充分準(zhǔn)備，制作醒目的牌子或橫幅，上面要標(biāo)明“××?xí)h接待處”的字樣。

接待站安排兩個(gè)人一班比較好，可以輪換去衛(wèi)生間、買水或食物。當(dāng)與會(huì)者抵達(dá)時(shí)，一個(gè)人引導(dǎo)與會(huì)者上車，另一位可以留在接待站繼續(xù)等候其他客人。接待站的工作是把陸續(xù)到達(dá)者集中在一起送上車，而不必派人跟車。如果這樣安排的話，與會(huì)者抵達(dá)賓館后，應(yīng)有人迎接，引導(dǎo)報(bào)到注冊(cè)。在與會(huì)者抵達(dá)時(shí)間不太集中的時(shí)候，就不必派人一直守候在機(jī)場、車站。如果司機(jī)不是本單位的，或者為了表示對(duì)與會(huì)者的特別尊重，應(yīng)派人隨車迎接。為了節(jié)省人力，有時(shí)司機(jī)兼作接待人員，或者反之，接待人員自己開車。不過這種方法只適合迎接同一批到達(dá)的與會(huì)者，否則司機(jī)或接待人員將幾次往返于車輛和出站口之間，可能會(huì)顧此失彼，并且容易疲勞，于安全駕車不利。

（二）接站的車輛安排

要備有足夠的車輛和接站的人員。接站的車輛可以是企業(yè)內(nèi)部的車輛，也可以是專業(yè)性的汽車出租公司提供的。無論是任何一種或是兼有，都要事先對(duì)接站的司機(jī)進(jìn)行簡單的培訓(xùn)或提出相應(yīng)的要求，如，提前到達(dá)接站地點(diǎn)，注意交通安全，接站注意接待禮貌，注意接站時(shí)前后車輛的銜接等。

（三）接站的工作程序

（1）先收集各種會(huì)議的回執(zhí)和反饋信息，掌握與會(huì)代表的名單及飛機(jī)、火車等抵達(dá)的準(zhǔn)確時(shí)間，并將其編制成一目了然的表格，并統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

（2）根據(jù)總表的信息，安排接站的車輛和人員。

（3）對(duì)安排的人員進(jìn)行培訓(xùn)和要求。

（4）接站人員要人手一份與會(huì)代表抵達(dá)的時(shí)間表，按分工的時(shí)間和線路迎接。

（5）要有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)，明確交通工具的班次和具體的時(shí)間、地點(diǎn)，并要掌握與會(huì)代表的聯(lián)絡(luò)方式。

（6）對(duì)于自備交通工具的外地與會(huì)人員，要事先通過發(fā)傳真或打電話的形式告之到達(dá)報(bào)到地點(diǎn)的詳細(xì)路線圖。

（四）接站的分工和要求

1．接站的分工

接站人員主要分為兩部分：一部分人負(fù)責(zé)在飛機(jī)場和車站迎接參會(huì)者，包括所設(shè)立的接站點(diǎn)的工作人員和司機(jī)等；另一部分是在會(huì)議的住宿地點(diǎn)負(fù)責(zé)報(bào)到工作的人員。

2．接站工作的要求

要做到準(zhǔn)確無誤的接送，就要做好充分的準(zhǔn)備。

（1）要掌握與會(huì)代表的名單及其抵離的準(zhǔn)確時(shí)間。

（2）要備有足夠用的車輛。

（3）要有良好的指揮調(diào)度，人車要值班。指揮調(diào)度人員要有一份與會(huì)代表抵離時(shí)間表。

（4）所有車輛和人員要按時(shí)間、按路線接送。

（一）報(bào)到工作的內(nèi)容

報(bào)到的方式一般是要求與會(huì)者本人持會(huì)議通知親自報(bào)到。為了醒目，一般在報(bào)到處周圍設(shè)立引導(dǎo)牌，注明報(bào)到位置。

（1）秘書人員應(yīng)在與會(huì)者到達(dá)報(bào)到地點(diǎn)時(shí)熱情禮貌地接待。

（2）在報(bào)到處的周圍設(shè)立引導(dǎo)牌和標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明報(bào)到的具體位置。

（3）負(fù)責(zé)報(bào)到接待的人員要熱情主動(dòng)地迎接與會(huì)者，向報(bào)到者表示歡迎。在證實(shí)報(bào)到人員身份后，將預(yù)先準(zhǔn)備好的文件袋（里面有文件、證件、餐券、住宿房間號(hào)碼、文具等）發(fā)給報(bào)到人員。

（4）必要時(shí)，引導(dǎo)與會(huì)者去其住宿的房間，并簡單介紹周圍的情況和開會(huì)的要求。

（二）會(huì)議簽到和引導(dǎo)工作

1．簽到工作的內(nèi)容

簽到工作通常包括迎賓、簽到登記、交費(fèi)、領(lǐng)取會(huì)議資料和各種票證等。

會(huì)務(wù)組織服務(wù)人員應(yīng)到賓館或會(huì)場入口處迎接與會(huì)者，并組織與會(huì)人員簽到和登記，然后引導(dǎo)與會(huì)者盡快就座。其目的是及時(shí)了解應(yīng)該到會(huì)的人數(shù)。簽到對(duì)于各類有選舉、表決內(nèi)容的法定性會(huì)議尤為重要，它關(guān)系到是否達(dá)到法定人數(shù)，選舉、表決結(jié)果是否有效的問題。所以必須堅(jiān)持簽到制度，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好簽到工作。

2．會(huì)議簽到的方式

小型會(huì)議一般采用簽到簿簽到的辦法，與會(huì)人員到會(huì)時(shí)在會(huì)務(wù)秘書準(zhǔn)備好的簽到簿上簽名（一般還應(yīng)注明單位和職務(wù)）。人數(shù)較少的小型會(huì)議或例會(huì)，也可由會(huì)務(wù)秘書按照預(yù)先確定的應(yīng)到會(huì)人員名單逐一進(jìn)行簽到，來一人劃一人，這樣可以隨時(shí)掌握到會(huì)人員情況，且不必打擾與會(huì)者。當(dāng)然，要采取這種簽到辦法，會(huì)務(wù)秘書必須認(rèn)識(shí)全部或絕大多數(shù)與會(huì)者，這就向會(huì)務(wù)秘書提出了一個(gè)熟悉到會(huì)人員的要求。

有的重要會(huì)議采用手工簽到卡或電子簽到卡的辦法。有些會(huì)議要求與會(huì)者要在胸卡及其存根上簽上自己的名字，才能進(jìn)入會(huì)議場所。

簽到工作結(jié)束之后，會(huì)務(wù)秘書應(yīng)及時(shí)將與會(huì)者的到會(huì)情況報(bào)告會(huì)議主持人，發(fā)現(xiàn)未到會(huì)的要及時(shí)催請(qǐng)。

3．簽到工作的程序

（1）對(duì)負(fù)責(zé)會(huì)議簽到的工作人員的選擇。

（2）準(zhǔn)備簽到所需的簽到筆、簽到簿或簽到卡的刷卡機(jī)等用品與設(shè)備。

（3）負(fù)責(zé)簽到的工作人員提前到達(dá)。

（4）迎接參會(huì)人員。

（5）向與會(huì)者介紹簽到工作的內(nèi)容。

（6）發(fā)放會(huì)議資料和票證。

4．會(huì)議簽到的要求

（1）準(zhǔn)備會(huì)議簽到的用具要方便、好用、充足。

（2）負(fù)責(zé)會(huì)議簽到的工作人員要提前到崗。

（3）簽到處的位置要易找，并標(biāo)示清楚。

（4）簽到工作要耐心細(xì)致，熱情周到。

5．引導(dǎo)與會(huì)人員就座的方法

會(huì)場門前的迎接引導(dǎo)人員應(yīng)注意做到：

（1）陪伴重要來賓入場就座；

（2）為上司和來賓作介紹；

（3）幫助來賓領(lǐng)取姓名卡片并引領(lǐng)入座；

（4）回答來賓的詢問要耐心熱情。

食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費(fèi)。就餐大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員的職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

（一）預(yù)定會(huì)議住宿的程序

會(huì)議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預(yù)訂，否則會(huì)造成住宿方面的問題。

1．通過會(huì)議回執(zhí)，掌握與會(huì)人員的需求信息

會(huì)議回執(zhí)附在會(huì)議通知后，由參會(huì)人員填寫后反饋給會(huì)議組織方?；貓?zhí)一般采用表格形式，主要包括參會(huì)人員姓名、性別、抵達(dá)時(shí)間、預(yù)訂返程票、住宿要求、聯(lián)系方式等內(nèi)容?；貓?zhí)可以幫助會(huì)議組織者準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù)，以便安排住宿，并為參會(huì)人員提供票務(wù)預(yù)訂等服務(wù)。

2．向賓館、酒店預(yù)訂會(huì)議用房

（1）如果會(huì)議需要住宿的人不多的話，可以直接向飯店或會(huì)議中心索取訂房卡。

（2）主辦單位隨同會(huì)議通知寄上訂房卡，再由與會(huì)者直接向飯店訂房。

（3）如由主辦單位統(tǒng)一訂房，要與提供服務(wù)的酒店或飯店進(jìn)行必要的談判，要求一定的折扣，并在此基礎(chǔ)上與飯店簽訂合約。合約中應(yīng)包括房價(jià)、訂金數(shù)目和截止日期等關(guān)鍵內(nèi)容。

（二）確認(rèn)會(huì)議住宿的程序

1．與參會(huì)人員確認(rèn)

通知與會(huì)者收到他們的住宿表格和確認(rèn)他們的房間，有些主辦單位并不通知與會(huì)者收到他們的住宿表格，而是由飯店直接寄發(fā)確認(rèn)函。最好收到住宿資料時(shí)立即寄發(fā)收到通知，因?yàn)橛行╋埖瓯容^晚才寄發(fā)確認(rèn)函。

2．與飯店或酒店確認(rèn)預(yù)訂

住宿安排是相當(dāng)復(fù)雜并耗費(fèi)時(shí)間的工作，需記錄有關(guān)各類房間的存量，回答各種問題，解決各種住宿的特殊問題，以及將住房報(bào)告轉(zhuǎn)給飯店，所有這些工作務(wù)必盡量快速與準(zhǔn)確。在到達(dá)預(yù)訂截止日期時(shí)，組織方要盡快與飯店溝通，將最后的訂房數(shù)予以確認(rèn)。這樣既可保證會(huì)議的住宿需要，又可避免不必要的支出。同時(shí)，主辦方要熟悉飯店、酒店的作業(yè)程序，例如如何處理截止日期以后的住房預(yù)訂。

3．會(huì)議娛樂活動(dòng)

會(huì)議期間還應(yīng)考慮與會(huì)者的文化娛樂、參觀購物的需要。會(huì)議地點(diǎn)要盡量安排在娛樂設(shè)施齊全、購物方便的地方，應(yīng)向與會(huì)者提供參觀、購物的路線和安排一定的時(shí)間和車輛。

（三）住宿安排注意事項(xiàng)

1．選擇會(huì)議住宿地點(diǎn)的要求

在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會(huì)議中心之時(shí)，要充分考察其基本設(shè)施是否齊全，安全性如何，價(jià)格是否合理，位置是否交通便利，環(huán)境是否安靜、整潔，然后綜合考慮選擇。如果由與會(huì)者自己支付住宿費(fèi)，就需選擇幾家價(jià)格、條件不等的招待所、飯店、賓館或者是同一家賓館不同標(biāo)準(zhǔn)的客房供其選擇。

2．會(huì)議住宿的房間安排

如果住宿由主辦方支付費(fèi)用，主辦方可根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

（1）嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)要特殊照顧。

（2）年齡較大的與會(huì)者和女性與會(huì)者應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會(huì)者與有禁忌的少數(shù)民族與會(huì)者安排在同一房間。

（4）可預(yù)先在會(huì)議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請(qǐng)與會(huì)者自己選擇預(yù)訂。

（5）預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要留出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

1．迎接

會(huì)議接待人員在會(huì)議廳、禮堂或會(huì)議室門口迎候客人，并引至?xí)h簽到處。

2．會(huì)議簽到和引導(dǎo)

請(qǐng)與會(huì)者簽到，核對(duì)過有關(guān)的證件、通知書、邀請(qǐng)函后，辦理相關(guān)手續(xù)。然后，把重要的來賓引領(lǐng)到貴賓室或會(huì)場。

3．安排合影

如有合影儀式，應(yīng)事先安排好合影圖，準(zhǔn)備好必需的攝影器材。合影圖一般是主人居中，主人右側(cè)為上，參會(huì)者按照一定的順序排列合影。

4．引領(lǐng)會(huì)議嘉賓進(jìn)入會(huì)場或登上主席臺(tái)

參會(huì)人員基本落座后，根據(jù)會(huì)議議程安排的時(shí)間，在會(huì)議正式開始前幾分鐘引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓和相關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場。

5．會(huì)議結(jié)束后送別

·訓(xùn)練目標(biāo)

在會(huì)議報(bào)到、簽到時(shí)進(jìn)行有序的工作，學(xué)會(huì)制作簽到表。

·知識(shí)要求

報(bào)到工作的內(nèi)容，簽到的內(nèi)容、程序、要求及其注意事項(xiàng)。

·訓(xùn)練要求

（1）分析案例中李芳出錯(cuò)的原因。

（2）設(shè)計(jì)內(nèi)容完整、操作簡便的簽到表。

（3）認(rèn)識(shí)會(huì)議接待環(huán)節(jié)報(bào)到、簽到工作的重要性，寫出1千字左右的學(xué)習(xí)體會(huì)，以電子郵件的形式發(fā)送到教師郵箱。

·任務(wù)描述

李芳在海納公司主辦的新產(chǎn)品推薦會(huì)接待中負(fù)責(zé)簽到并發(fā)放會(huì)議資料和就餐券。上午集中來簽到的人太多了，她只好自己把住簽到表，讓簽到者自己去拿放在桌上的資料袋。一天下來，當(dāng)她清點(diǎn)資料和餐券時(shí)，發(fā)現(xiàn)還有30名代表沒來簽到，而資料卻只有20份了，就餐券也少了好幾張。請(qǐng)問李芳出錯(cuò)的原因是什么？如果由你來負(fù)責(zé)會(huì)議的簽到工作，你會(huì)如何制作會(huì)議簽到表？

·操作提示

（1）找機(jī)會(huì)觀摩一個(gè)會(huì)議的接待工作全過程。

（2）以小組為單位模擬工作任務(wù)情景。

（3）教師設(shè)計(jì)一份規(guī)范的簽到表和小組評(píng)分表。

（4）課內(nèi)1課時(shí)演示、評(píng)分、小結(jié)。