4.5.2　秘書崗位所需的職業(yè)素質(zhì)

4.5.2.1　秘書工作所需職業(yè)素質(zhì)的特殊性

高職文秘專業(yè)畢業(yè)生主要的服務(wù)對(duì)象是企業(yè)單位，它需要有良好的辦文、辦會(huì)、辦事的綜合能力，要很好地適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的要求，所以學(xué)生通過學(xué)習(xí)后所應(yīng)具備的職業(yè)能力就呈現(xiàn)出不同于別的專業(yè)的許多特點(diǎn)。明確這些特點(diǎn)，是采取科學(xué)培養(yǎng)方式，使學(xué)生真正能全面獲得該專業(yè)職業(yè)素質(zhì)的重要前提。秘書職業(yè)素質(zhì)的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

(1)知識(shí)的人文性及其綜合性。文秘專業(yè)職業(yè)素質(zhì)的構(gòu)成，蘊(yùn)含在其中的人文知識(shí)性非常明顯，而且這種人文性知識(shí)不是單一的，而是綜合的，一個(gè)優(yōu)秀的職業(yè)秘書，需要懂得社會(huì)科學(xué)范疇中許多學(xué)科知識(shí)與常識(shí)，如寫作、企業(yè)管理、公共關(guān)系、文學(xué)、曲藝、歷史、社會(huì)學(xué)、禮貌禮儀、企業(yè)文化、法律法規(guī)、市場(chǎng)營(yíng)銷、心理學(xué)等學(xué)科知識(shí)或其中的部分常識(shí)。比起企業(yè)其他眾多協(xié)助性管理崗位來講，其人文知識(shí)的綜合性程度明顯要高出許多。

(2)工作對(duì)象的人際性。文秘崗位人員所面對(duì)的工作對(duì)象主要是人際關(guān)系，工作對(duì)象中的人的群體構(gòu)成情況非常復(fù)雜，如企業(yè)內(nèi)部各部門、各崗位人員以及社會(huì)各方面與企業(yè)必需要發(fā)生聯(lián)系的人員，在很多情況下，公司秘書代表著企業(yè)的形象，代表企業(yè)對(duì)待問題的態(tài)度，在任何方面的任何人員打交道時(shí)，都必須體現(xiàn)出很高的職業(yè)素養(yǎng)和溝通能力，以及力所能及地處理緊急工作的應(yīng)對(duì)能力。要善于在不同的溝通背景下，對(duì)于不同崗位、不同部門、不同年齡、性格、身份、職業(yè)和與公司不同關(guān)系的人員，能運(yùn)用恰當(dāng)?shù)恼Z言，秉持正確、合理的態(tài)度，具備著良好的心態(tài)，有禮(理)、有節(jié)地去進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)。所以該崗位工作不僅僅是與人打交道，還要能進(jìn)行非常好的溝通或接待，以使對(duì)方配合工作或提供某種服務(wù)，或使雙方順利達(dá)成有關(guān)事項(xiàng)的一致意見，有效地化解矛盾，或有效地樹立起企業(yè)在接觸方心目中的形象，這對(duì)本崗位工作人員在處理人際關(guān)系方面的職業(yè)素質(zhì)和技能提出了很高的要求。

(3)職業(yè)品質(zhì)素質(zhì)的特殊性。首先，由于秘書要常在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，隨同領(lǐng)導(dǎo)接待重要客人，參與組織、策劃并參加主要會(huì)議和重要商務(wù)談判，掌握著企業(yè)部分機(jī)密信息及需要保密的信息、資料、文件等，所以在保密、負(fù)責(zé)、細(xì)心方面需要有很高的素質(zhì)，要能堅(jiān)持做到自覺保密，不徇私情，不為任何引誘因素所動(dòng)搖，誠(chéng)信守責(zé)，自覺維護(hù)企業(yè)利益和領(lǐng)導(dǎo)者、員工利益等。其次，由于該崗位在許多情況下是代表企業(yè)與各部門及個(gè)人和外部部門及個(gè)人溝通的，因此在溝通過程中，會(huì)遇到各種困難，這對(duì)秘書的心理素質(zhì)提出更高的要求，需要秘書人員有良好的自控能力、有寬廣的胸懷、有穩(wěn)定的心理素質(zhì)。第三，要有靈活應(yīng)變的能力。由于本崗位工作內(nèi)容，經(jīng)常碰到許多棘手、難以回答、難以處理以及突發(fā)性的問題，這就要求秘書具有良好的應(yīng)對(duì)心態(tài)，較豐富的應(yīng)對(duì)經(jīng)驗(yàn)，特別是要具備極其靈活的應(yīng)變能力與技巧，而這類能力與技巧除需積累經(jīng)驗(yàn)外，更重要的是要有相關(guān)知識(shí)作為基礎(chǔ)。

(4)崗位技能的復(fù)合性。文秘人員除了會(huì)溝通、協(xié)調(diào)、管理外，還要會(huì)熟練運(yùn)用現(xiàn)代辦公設(shè)備，會(huì)速記，懂禮儀(包括接待、用餐、娛樂等方面的禮儀規(guī)范)，甚至需要多才多藝，這就是要求文秘人員對(duì)秘書崗位群所對(duì)應(yīng)的技能都要具備。

4.5.2.2　秘書工作對(duì)職業(yè)能力的要求

秘書工作所需的職業(yè)能力可分為核心能力與一般能力。文秘專業(yè)的崗位核心能力是以系列狀態(tài)表現(xiàn)出來的，具體表現(xiàn)為:(1)寫作及文書處理能力;(2)企業(yè)辦公系列日常事務(wù)組織辦理能力;(3)溝通、協(xié)調(diào)與口頭表達(dá)能力;(4)辦公自動(dòng)化設(shè)備的操作能力;(5)信息、檔案管理能力。從目前現(xiàn)實(shí)情況看，學(xué)生具有了這幾大核心崗位能力，就能很好地勝任企業(yè)該崗位工作要求。除以上能力外，還應(yīng)具有其他很多方面的能力，如商務(wù)談判能力、速記能力，當(dāng)好高層管理者助手、參謀所要具備的企業(yè)管理能力等，這些作為輔助位置的特色能力在課程體系構(gòu)建中適當(dāng)?shù)丶右匝a(bǔ)充，為培養(yǎng)綜合型的秘書人才奠定基礎(chǔ)。