三、從現狀來分析

1．涉外秘書客觀上已在承擔公關工作

就我國目前的現狀而言，大多數單位內尚未設立公共關系部，而隨著社會主義市場經濟的發(fā)展，組織面對開放型、網絡型、競爭型的社會環(huán)境，已產生了大量公共關系工作。

這些單位中的秘書或秘書部門既承擔著秘書工作，又承擔著不少公共關系工作，她(他)們客觀上已經在從事著公共關系工作，只是不少人尚未意識到而已。

在已經設立公共關系部的合資企業(yè)中，公共關系部常稱為公關廣告部、公關營銷部，它的工作往往與廣告、營銷和對外業(yè)務緊密結合，側重于廣告宣傳、介紹和推銷組織的產品或服務，尚未承擔起公共關系部門的全部職責，這是公共關系工作推行的初級階段的特征。

即使在設有職責比較全面的公共關系部的外商獨資企業(yè)中，依據“全員PR”、“人人都是公關大使”的原則，一方面，要求組織內的全體成員都具有公共關系意識，注意個體形象，人人主動進行公關工作，自覺地塑造、維護組織的良好形象；另一方面，要求組織內的各個部門都得承擔一些公共關系工作，而公共關系部只是統(tǒng)率組織的全部公共關系工作而已。

秘書部門由于處于樞紐地位，組織內部信息的傳遞、溝通，上下左右之間關系的協(xié)調，這些公共關系工作仍然得由秘書部門參與或承擔。因此，不少公共關系工作實際上仍然由秘書部門兼管著。

所以，現今的“三資”企業(yè)中，衡量一位秘書是否稱職，并非看他(她)是否能熟練地打字、辦文、操作辦公室現代化設備，而是看他(她)能否協(xié)調好上下級和各部門之間的關系，即能承擔公共關系工作。

至于在一些尚未建立公共關系部的合資企業(yè)中，往往在秘書部門中設置有公共關系秘書，她(他)們的主要職能是：把握組織的公關狀態(tài)，監(jiān)測組織所處的環(huán)境的變化，并正確分析、判斷其發(fā)展趨勢；從組織的全局統(tǒng)籌公關工作，擬定近期和中長期公關工作的計劃，提出解決組織面臨的關鍵性公關問題的方案，協(xié)調組織內各職能部門之間的關系。他們的工作目標明確，需要獨當一面地從事公共關系工作，那就不但需要具有很強的公共關系意識，還需掌握較全面的公共關系技能。

2．涉外秘書公關工作的側重點

有關部門曾對深圳特區(qū)中近百名“三資”企業(yè)中的秘書作過調查，發(fā)現涉外秘書在企業(yè)大部分公關活動中充當了主角，成為企業(yè)的“外交部長”。她(他)們在籌辦內外公眾的聯歡、聯誼活動、業(yè)務聯絡交際中當主角的比例都在50%以上，在組織慶典、接洽廣告事宜、宴請贈禮等方面充當著配角，所占比例也在35%以上。

她們組織和參與公關活動的比例見下表：

這些涉外秘書對內要協(xié)調上下左右的關系，對外要處理好與方方面面公眾的關系。調查數字顯示，她們對外公關的側重點是工商部門、政府主管部門等。試見下表：

綜上所述，涉外秘書所從事的公關工作的側重點是：籌辦內外公眾的聯歡、聯誼活動，業(yè)務聯絡交際，組織慶典，接洽廣告事宜，宴請贈禮，等等；她(他)們對外公關對象的側重點則是工商部門、政府主管部門等。