8.4　撰寫更加實(shí)用的函件的方法與實(shí)例

在Outlook Express的撰寫函件的程序中，可以通過(guò)選定“格式”中的“純文本”選項(xiàng)來(lái)把函件限制為純文本，以使得只需要文字的函件在發(fā)送和接收時(shí)更加快捷。

但是，計(jì)算機(jī)及多媒體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展到今天這個(gè)程度，函件正文是純文本的時(shí)代已經(jīng)過(guò)去了。因此，在更多的情況下，我們需要采用HTML格式來(lái)撰寫函件。在HTML格式的函件中，可以選擇漂亮的信紙或背景圖案對(duì)文字及段落進(jìn)行格式編排、插入圖片和超級(jí)鏈接以及為函件加入附件。作為例子，我們這里只說(shuō)明為函件加入附加文件的情況。

在使用Outlook Express 5時(shí)，我們還可以將圖像文件、二進(jìn)制程序文件和各種文檔文件作為函件的附件隨函件一起發(fā)送給收件人，這在一定程度上滿足了上網(wǎng)用戶傳遞文件的需要。

在撰寫函件時(shí)，當(dāng)要將某個(gè)文件作為當(dāng)前函件的附件時(shí)，則可以按下面的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)：?jiǎn)螕艄ぞ邫谏系摹案郊印眻D標(biāo)()或“插入”菜單的“文件附件…”命令，通過(guò)隨之出現(xiàn)的“插入附件”對(duì)話框確定要作為當(dāng)前函件附件的文件(參看圖8.16所示)，最后單擊“附加”按鈕即可。

圖8.16　為函件加入附加文件的實(shí)例

圖8.16示出了為當(dāng)前正在撰寫的函件插入名稱為“夏天的課程”的Word文檔作為附件的情形：?jiǎn)螕艄ぞ邫谏系摹案郊印眻D標(biāo)()，通過(guò)隨之出現(xiàn)的“插入附件”對(duì)話框并選定“夏天的課程”Word文檔，之后單擊“附加”按鈕。

圖8.17示出了在當(dāng)前撰寫的函件中插入了6個(gè)附件文件的情況。

需要說(shuō)明，在為函件指定附件時(shí)必須注意，多數(shù)函件和新聞服務(wù)器限制了可以發(fā)送和接受的函件的大小。比如限制每封函件不得超過(guò)2MB(包括所有附加文件)。

不過(guò)，使用Outlook Express仍然可以將大型函件或文件發(fā)送到限制所接受函件大小的函件或新聞服務(wù)器上，其方法是將大型函件或文件拆分為幾個(gè)小部分。當(dāng)接收到一組函件時(shí)，函件程序?qū)⑦@組函件重新合并到一個(gè)函件中。要實(shí)現(xiàn)Outlook Express具有這種功能，就要對(duì)用來(lái)發(fā)送大型函件的服務(wù)賬戶的屬性作適當(dāng)?shù)脑O(shè)置，具體方法是：

圖8.17　一個(gè)附加了6個(gè)文件作為附件的函件

單擊Outlook Express主界面“工具”菜單的“賬戶…”命令，在“函件”或“新聞”選項(xiàng)卡中選中發(fā)送大型函件的服務(wù)賬戶，然后單擊“屬性”按鈕。這樣就會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)賬戶的屬性對(duì)話框，在其“高級(jí)”選項(xiàng)卡(如圖8.18所示)中，選中“拆分大于　KB的函件”，然后輸入可以發(fā)送文件大小的最大值，最后單擊“確定”或“應(yīng)用”按鈕。

圖8.18　函件賬戶屬性對(duì)話框的“高級(jí)”選項(xiàng)卡