在商務交往中，雙方的意見達成統(tǒng)一后，必然是要舉行公開、正式的簽約儀式，主要是由相關(guān)的負責人在合同上簽字。這是一種雙方相互的承諾，意味著雙方最終所達成的意向正式生效，雙方各自的利益權(quán)利以及責任得到了保證和約束。因此，簽約極受商界人士的重視。在這種莊嚴的場合，當然更不能在禮節(jié)上有所怠慢。

簽約儀式的具體操作過程主要包括草擬階段與簽署階段兩大部分。下面我們分別詳細解說一下這兩部分中的一些注意事項和相關(guān)禮儀。

1.草擬合同時的禮儀

從嚴格的意義上來講，合同的寫作有相應的規(guī)范和格式要求。按照格式規(guī)范來草擬合同是簽約禮儀中最基本的一條。它的主要要求是目的明確、內(nèi)容具體、獎懲分明、用詞標準、數(shù)據(jù)精確、項目完整、書面整潔等。從具體的格式寫法上來講，合同大體上有條款式與表格式兩類。條款式合同是指以單列文字的形式來寫，也就是用條款的形式來寫；表格式合同無疑就是指以表格形式書寫的合同。不管是哪種合同，在寫法上都有各自的具體規(guī)范，因此，在實踐中應當嚴格遵守。

在擬定合同的時候，除了在格式上要標準、規(guī)范之外，同時還必須遵守以下四個原則：遵守法律的原則；顧及對方的原則；符合慣例的原則；合乎常識的原則。從這四條原則上我們不難看出，商務人員在草擬合同的具體條款時，既要優(yōu)先考慮自己的切身利益，又要替他方多多著想，并且盡可能照顧他方的利益。兩者兼顧，才是促使合同被對方所接受的最佳途徑。

2.簽署合同的禮儀

簽合同時的儀式禮儀規(guī)定，是為了使雙方能夠更好地重視合同、遵守合同。在這個過程當中，也是需要遵守一定禮儀規(guī)范的。

（1）簽署合同前的準備禮儀

①布置簽字廳。無論是在專用的簽字廳，還是在會議廳、會客室進行簽字，房間都要精心予以布置，一般是以整潔、莊重、肅靜為主。這樣才能夠很好地體現(xiàn)合同的內(nèi)涵。在商務活動中一間標準的簽字廳，應當室內(nèi)鋪滿地毯，除了必要的簽字用桌椅外，其他陳設(shè)都不需要。按照儀式禮儀的規(guī)范，簽字桌應當橫放于室內(nèi)。一般來說，正規(guī)的簽字桌應為長桌，在簽字桌上，應事先安放好待簽的合同文本、席位卡、鮮花、話筒、會標、簽字筆及吸墨器等。

②簽字的座次。簽字時各方代表的座次和位置，一般應由主方代為先期排定。在簽字儀式上，座次問題關(guān)乎尊卑禮儀，我們一定要格外重視，避免出錯。

舉行雙邊簽字儀式，我們可以用并列式或相對式的方法排座次。并列式排座次時，請雙方全體人員并排站在簽字桌后，雙方簽字者面門而坐，位置居中，主方在左，客方在右。相對式的座次安排就是，客方簽字人在簽字桌右側(cè)就座，主方簽字人則應同時就座于簽字桌左側(cè)，雙方各自的助簽人，應分別站立在各自一方簽字人的后外側(cè)，以便隨時對簽字人提供幫助。

如果是舉行多邊簽字儀式時，參加儀式的所有人員都要背對正門、面對簽字席就坐。簽字時，各方人員按事先排好的順序依次去簽字席簽字，完畢后回到原座。簽字時，雙方的助簽人員要分別站立于各方簽字人的外側(cè)，隨時準備提供幫助，比如為簽字人翻揭待簽的文件，為簽字人指明應在何處簽字。其他的各方陪同人員，應分別以一定次序站在本方簽字人的身后。

③簽字人員的規(guī)定。簽字儀式是非常重要的，因此，簽字儀式之前，我們必須慎重確定簽字人和陪同人員。一般要求簽字人的身份必須符合所簽文件的性質(zhì)，而且要有一定的身份。而且雙方的簽字人身份還應該相當。如果簽字儀式意義重大，還要酌情邀請比簽字人級別更高的人員參加，以示隆重。

國內(nèi)一個頗有名氣的游戲網(wǎng)站與某品牌電腦合作，最后達成協(xié)議，談判成功。他們決定以新聞發(fā)布會的形式舉行簽字儀式。簽字儀式是在一個星級賓館的商務專用大廳里舉行的，因為是新聞發(fā)布會的形式，因此當天到會的除了雙方的簽字人員，還有網(wǎng)站、報紙、雜志、電視等媒體記者。簽字現(xiàn)場的布置是把簽字桌橫放在了大廳。簽字時，雙方的簽字人面對著大廳正門，神情沉穩(wěn)安詳。左邊是主方游戲網(wǎng)站的代表，右邊是客方某品牌電腦的代表，雙方代表的身后，各有兩排各自的隨行人員依職務和身份的不同而站，整個陣勢看起來莊嚴而華貴。大廳里面對簽字桌的空地上，放了幾十張椅子，是用來給參加新聞發(fā)布會的記者和攝像人員坐的。因為這次簽約儀式經(jīng)過了精心的策劃和大力的宣傳，最終取得了特別成功的效果，游戲網(wǎng)站和某品牌電腦都打出了自己的品牌，贏得了可觀的利潤。

④預備合同文本。在正式簽署合同之前，一般是由舉行簽字儀式的主方負責準備待簽合同的正式文本，這是商界的習慣。在決定正式簽署合同時，所用的就應當是擬定完合同的最終文本。這個文本應當是正式的、不再進行任何更改的標準文本。按常規(guī)在簽合同之前，為了防止差錯，應為雙方均提供一份待簽的合同文本。待簽的合同文本，應以精美的白紙精制而成，按大八開的規(guī)格裝訂成冊，并以高檔質(zhì)料，如真皮、金屬、軟木等作為其封面。必要時，還可再向各方提供一份副本。這樣才會顯得莊重。

（2）簽署合同時的程序禮儀

在簽署合同中也是需要講究一定禮儀規(guī)范的。一般來說，簽字儀式的程序一共分為以下四項，下面大家一起來看一下。

①儀式的開始。儀式開始之后，有關(guān)各方人員按次序依次進入簽字廳，坐在既定的位次上準備。此時，我們要保持得體的儀表和沉穩(wěn)的態(tài)度。一般來說對簽字人的穿著是有一定要求的。按照簽字儀式的禮儀規(guī)定，簽字人、助簽人以及隨員，在出席簽字儀式時，應當穿著具有禮服性質(zhì)的深色西裝套裝、中山裝套裝，并且要搭配白色襯衫與深色皮鞋。男士還必須配上單色領(lǐng)帶，以示正規(guī)。即便是女士也應該穿顏色較深的正裝。在簽字儀式上露面的禮儀人員、接待人員，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一類的禮儀性服裝。

②正式簽署合同文本。一般來說，首先應該簽署己方保存的合同文本，然后再簽署他方保存的合同文本。也就是說都要先簽署需要由己方保存的文本，使己方簽字人的名字位列首位，而后再交由其他參與簽字的代表簽署。這被稱為“輪換制”，目的是為了保證公平、平等，因為可以讓每一位參加簽字儀式的簽字人，均有機會在文本的簽名排序上位居首位。還有提醒大家注意的是，簽字時，不要節(jié)奏遲緩、猶豫不決。

③交換各方正式簽署的合同文本。在簽字人正式交換有關(guān)各方正式簽署的合同文本時，各方簽字人應熱情握手，互致祝賀，并相互交換各自一方剛才使用過的簽字筆，以作紀念。這是商場上經(jīng)常用的方式。最后全場人員鼓掌，表示簽字儀式的圓滿結(jié)束。整個過程當中一定要舉止端莊，語言得體。

④互相道賀。這是國際通行的十分具有禮儀美感的重要環(huán)節(jié)。交換已簽的合同文本后，按照國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法，有關(guān)人員，尤其是簽字人要當場干上一杯香檳酒，然后與其他簽字人，以及參與簽字儀式的陪同人員逐一干杯，以示慶賀。隨后雙方參加簽字儀式的人員通常會合影留念，當司儀宣布簽字儀式圓滿成功時，應提交有關(guān)方面進行公證，公正完畢后才正式生效。整個簽字到此全部結(jié)束，所有參加人員應有序退場。先請各方最高級別的人員和客方人員退場，東道主最后退場。

簽約儀式非常重要，因此在舉行簽約儀式的時候，我們一定要嚴格按照程序來進行，掌握好這些禮儀規(guī)范，每一步都不要出錯。