在管理學(xué)中，控制通常是指管理人員按計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)來衡量所取得的成果，糾正所發(fā)生的偏差，以保證計(jì)劃目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的管理活動(dòng)。管理首先開始于制訂計(jì)劃，繼而進(jìn)行組織和人員配備，并實(shí)施有效領(lǐng)導(dǎo)。一旦計(jì)劃實(shí)施，就必須進(jìn)行控制，以檢查計(jì)劃實(shí)施情況，找出偏離計(jì)劃的誤差，確定應(yīng)采取的糾正措施，并采取糾正行動(dòng)。

項(xiàng)目的成本控制是在項(xiàng)目實(shí)施過程中，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生的成本情況，修正初始的成本預(yù)算，盡量使項(xiàng)目的實(shí)際成本控制在計(jì)劃和預(yù)算范圍內(nèi)的項(xiàng)目管理工作。

項(xiàng)目成本控制的主要目的是控制項(xiàng)目成本的變更，涉及項(xiàng)目成本的事前、事中、事后控制。項(xiàng)目成本的事前控制指對(duì)可能引起項(xiàng)目成本變化因素的控制，事中控制指在項(xiàng)目實(shí)施過程中的成本控制，事后控制指當(dāng)項(xiàng)目成本變動(dòng)實(shí)際發(fā)生時(shí)對(duì)項(xiàng)目成本變化的控制。

一、項(xiàng)目成本控制的原則

在項(xiàng)目實(shí)施過程中進(jìn)行成本控制，必須遵循以下原則。

1.節(jié)約原則

節(jié)約就是項(xiàng)目人力、物力和財(cái)力的節(jié)省，是成本控制的基本原則。節(jié)約絕對(duì)不是消極限制與監(jiān)督，而是要積極創(chuàng)造條件，要著眼于成本的事前預(yù)測(cè)、過程控制，在實(shí)施過程中經(jīng)常檢查是否出偏差，以優(yōu)化項(xiàng)目實(shí)施方案、提高項(xiàng)目的科學(xué)管理水平，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目費(fèi)用的節(jié)約。

2.經(jīng)濟(jì)原則

經(jīng)濟(jì)原則是指因推行成本控制而發(fā)生的成本不應(yīng)超過因缺少控制而喪失的收益。任何管理活動(dòng)都是有成本的，為建立一項(xiàng)控制所花費(fèi)的人力、物力、財(cái)力不能超過這項(xiàng)控制所能節(jié)約的成本。這項(xiàng)原則在很大程度上決定了項(xiàng)目只能在重要領(lǐng)域選擇關(guān)鍵因素加以控制，只要求在成本控制中對(duì)例外情況加以特別關(guān)注，而對(duì)次要的日常開支采取簡(jiǎn)化的控制措施，如對(duì)超出預(yù)算的費(fèi)用支出進(jìn)行嚴(yán)格審批等。

3.責(zé)權(quán)利相結(jié)合的原則

要使成本控制真正發(fā)揮效益，必須貫徹責(zé)權(quán)利相結(jié)合的原則。它要求賦予成本控制人員應(yīng)有的權(quán)力，并定期對(duì)他們的工作業(yè)績進(jìn)行考評(píng)獎(jiǎng)懲，以調(diào)動(dòng)他們的工作積極性和主動(dòng)性，從而更好地履行成本控制的職責(zé)。

4.全面控制原則

全面控制原則包括全員控制和全過程控制。

項(xiàng)目成本費(fèi)用的發(fā)生涉及項(xiàng)目組織中的所有成員，因此應(yīng)充分調(diào)動(dòng)他們的積極性，樹立起全員控制的觀念，從而形成人人、事事、時(shí)時(shí)都要按照目標(biāo)成本來約束自己行為的良好局面。項(xiàng)目成本的發(fā)生涉及項(xiàng)目的整個(gè)生命周期，成本控制工作要伴隨項(xiàng)目實(shí)施的每一階段，才能使項(xiàng)目成本自始至終處于有效控制之下。

5.例外管理原則

成本控制的日常工作就是歸集各項(xiàng)目單元的資源耗費(fèi)，然后與預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，分析差異存在的原因，找出解決問題的途徑。按照例外管理原則，為提高工作效率，成本差異的分析和處理要求把重點(diǎn)放在不正常、不符合常規(guī)的關(guān)鍵性差異，即例外差異分析上。確定例外的標(biāo)準(zhǔn)，通常有以下四條。

一是重要性。一般情況下，我們將成本差異額或差異率大的，或?qū)?xiàng)目有重大不利影響的差異作為重要差異給予重點(diǎn)控制。但差異分為有利差異和不利差異，項(xiàng)目成本控制不應(yīng)只注意不利差異，還需注意有利差異中隱藏的不利因素。例如，采購部門為降低采購成本而采購劣質(zhì)材料，不但會(huì)造成材料用量的大幅增加，從而導(dǎo)致項(xiàng)目成本增加，而且還會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目成果質(zhì)量低下，故應(yīng)引起高度重視。

二是可控性。有些成本差異是項(xiàng)目管理人員無法控制的，即使發(fā)生重大差異，也不應(yīng)視為例外。例如，由于國家稅率或公用事業(yè)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的變更而帶來的重大金額差異，項(xiàng)目管理人員對(duì)其無能為力，就不能視為例外，也無須采取措施。

三是一貫性。盡管有些成本差異從未超過規(guī)定的金額或百分率，但一直在控制線的上下限附近徘徊，亦應(yīng)視為例外。它意味著原來的成本預(yù)測(cè)可能不準(zhǔn)確，需要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整；或意味著成本控制不嚴(yán)，必須嚴(yán)格控制，予以糾正。

四是特殊性。凡對(duì)項(xiàng)目施工全過程都有影響的成本項(xiàng)目，即使差異沒有達(dá)到“重要性”的標(biāo)準(zhǔn)，也應(yīng)受到成本控制的密切注意。如在機(jī)械維修費(fèi)上片面強(qiáng)調(diào)節(jié)約，在短期內(nèi)雖可降低成本，但因設(shè)備維修不足可能造成機(jī)械“帶病運(yùn)轉(zhuǎn)”，甚至停工修理，從而影響項(xiàng)目進(jìn)度并最終導(dǎo)致項(xiàng)目成本超支。

二、成本控制的內(nèi)容和依據(jù)

成本控制主要關(guān)心的是影響改變費(fèi)用線的各種因素、確定費(fèi)用線是否改變以及管理和調(diào)整實(shí)際的改變。成本控制的內(nèi)容包括：監(jiān)控成本預(yù)算執(zhí)行情況以確定其與計(jì)劃的偏差，對(duì)造成費(fèi)用基準(zhǔn)變更的因素施加影響；確認(rèn)所有發(fā)生的變化都被準(zhǔn)確記錄在費(fèi)用線上；避免不正確的、不合適的或者無效的變更反映在費(fèi)用線上；確保合理變更請(qǐng)求獲得同意，當(dāng)變更發(fā)生時(shí)，管理這些實(shí)際的變更；保證潛在的費(fèi)用超支不超過授權(quán)的項(xiàng)目階段成本和項(xiàng)目成本總預(yù)算。

成本控制還應(yīng)包括尋找成本向正反兩方面變化的原因，同時(shí)還必須考慮自身與其他控制過程如項(xiàng)目范圍控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制等相協(xié)調(diào)，以防止不合適的費(fèi)用變更導(dǎo)致質(zhì)量、進(jìn)度方面的問題或者導(dǎo)致不可接受的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。

成本控制的主要依據(jù)如下。

1.項(xiàng)目成本基準(zhǔn)

項(xiàng)目成本基準(zhǔn)又稱費(fèi)用線，是按時(shí)間分段的項(xiàng)目成本預(yù)算，是度量和監(jiān)控項(xiàng)目實(shí)施過程中項(xiàng)目成本費(fèi)用支出的最基本的依據(jù)。

2.項(xiàng)目執(zhí)行報(bào)告

項(xiàng)目執(zhí)行報(bào)告提供項(xiàng)目范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量等信息，是實(shí)施項(xiàng)目成本分析和控制必不可少的依據(jù)。

3.項(xiàng)目變更申請(qǐng)

很少有項(xiàng)目能夠準(zhǔn)確地按照期望的成本預(yù)算計(jì)劃執(zhí)行，不可預(yù)見的各種情況要求在項(xiàng)目實(shí)施過程中重新對(duì)項(xiàng)目的費(fèi)用做出新的估算和修改，形成項(xiàng)目變更請(qǐng)求。只有當(dāng)這些變更請(qǐng)求經(jīng)各類變更控制程序得到妥善處理，或增加項(xiàng)目預(yù)算，或減少項(xiàng)目預(yù)算，項(xiàng)目成本才能更加科學(xué)、合理，符合項(xiàng)目實(shí)際并使項(xiàng)目成本真正處于控制之中。

4.項(xiàng)目成本管理計(jì)劃

項(xiàng)目成本管理計(jì)劃確定了當(dāng)項(xiàng)目實(shí)際成本與計(jì)劃成本發(fā)生差異時(shí)如何進(jìn)行管理，是對(duì)整個(gè)成本控制過程的有序安排，是項(xiàng)目成本控制的有力保證。

三、成本控制的方法

從成本控制的內(nèi)容可見，項(xiàng)目成本控制是一個(gè)系統(tǒng)工程，因此研究成本控制的方法非常重要。對(duì)規(guī)模大且內(nèi)容復(fù)雜的項(xiàng)目，通常是借助相關(guān)的項(xiàng)目管理軟件和電子表格軟件來跟蹤計(jì)劃成本、實(shí)際成本和預(yù)測(cè)成本改變的影響，實(shí)施項(xiàng)目成本控制。項(xiàng)目管理實(shí)踐證明以下一些成本控制方法將使成本控制簡(jiǎn)便而有效。

1.項(xiàng)目成本分析表法

項(xiàng)目成本分析表法是利用項(xiàng)目中的各種表格進(jìn)行成本分析和成本控制的一種方法。應(yīng)用成本分析表法可以很清晰地進(jìn)行成本比較研究。常見的成本分析有月成本分析表、成本日?qǐng)?bào)或周報(bào)表、月成本計(jì)算及最終預(yù)測(cè)報(bào)告表。

下面以工程項(xiàng)目為例介紹月成本計(jì)算及最終成本預(yù)測(cè)報(bào)告表的格式。

每月編制月成本計(jì)算及最終成本預(yù)測(cè)報(bào)告表，是項(xiàng)目成本控制的重要內(nèi)容之一。該表的主要事項(xiàng)包括項(xiàng)目名稱、支出金額、到竣工尚需金額、盈虧預(yù)計(jì)等。月成本計(jì)算及最終成本預(yù)測(cè)報(bào)告表要在月末會(huì)計(jì)賬簿截止的同時(shí)完成，并隨時(shí)間推移使精確性不斷增加，其格式如表7-6所示。

2.成本累計(jì)曲線法

成本累計(jì)曲線是反映整個(gè)項(xiàng)目或項(xiàng)目中某個(gè)相對(duì)獨(dú)立部分開支狀況的圖示。它可以從成本預(yù)算計(jì)劃中直接導(dǎo)出，也可利用網(wǎng)絡(luò)圖、條線圖等圖示單獨(dú)建立。

成本累計(jì)曲線圖中實(shí)際支出與理想情況的任何一點(diǎn)偏差，都是一種警告信號(hào)，但并不是說工作中一定發(fā)生了問題。圖中的偏差只反映了現(xiàn)實(shí)與理想情況的差別，發(fā)現(xiàn)偏差時(shí)要查明原因，判定是正常偏差還是非正常偏差，然后采取措施處理。

在成本累計(jì)曲線圖上，根據(jù)實(shí)際支出情況的趨勢(shì)可以對(duì)未來支出進(jìn)行預(yù)測(cè)，將預(yù)測(cè)曲線與理想曲線進(jìn)行比較，可獲得有價(jià)值的成本控制信息，這對(duì)項(xiàng)目管理很有幫助。

雖然成本累計(jì)曲線可以為項(xiàng)目控制提供重要的信息，但前提是我們假定所有工序時(shí)間都是固定的。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中我們知道，大量的非關(guān)鍵工序開始和結(jié)束時(shí)間是需要調(diào)整的。按最早開始時(shí)間和最遲開始時(shí)間制作的成本累計(jì)曲線稱為成本香蕉曲線，如圖7-8所示。順便指出，成本香蕉曲線不僅可以用于成本控制，還是進(jìn)度控制的有效工具。

成本香蕉曲線表明項(xiàng)目成本變化的安全區(qū)間，實(shí)際發(fā)生的成本變化如不超出兩條曲線限定的范圍，就屬于正常變化，可以通過調(diào)整開始和結(jié)束的時(shí)間使成本控制在計(jì)劃的范圍內(nèi)。如果實(shí)際成本超出這一范圍，就要引起重視，查清情況，分析原因。如有必要，應(yīng)迅速采取糾正措施。

圖7-8 成本香蕉曲線圖

3.掙值法

掙值法是一種綜合的績效度量技術(shù)，它既可用于評(píng)估項(xiàng)目成本變化的大小、程度及原因，又可用于對(duì)項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度進(jìn)行控制，將項(xiàng)目范圍、費(fèi)用、進(jìn)度整合在一起，幫助項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)評(píng)估項(xiàng)目績效。該方法在項(xiàng)目成本控制中的運(yùn)用，可確定偏差產(chǎn)生的原因、偏差的量級(jí)和決定是否需要采取行動(dòng)以糾正偏差。

該方法的基本原理和評(píng)價(jià)指標(biāo)將在后面的項(xiàng)目管理方法中詳細(xì)介紹，此處不再贅述?，F(xiàn)以案例說明該方法在成本控制中的具體運(yùn)用。

案例：項(xiàng)目成本控制分析

某項(xiàng)目共有10項(xiàng)任務(wù)，在第20周結(jié)束時(shí)有一個(gè)檢查點(diǎn)。項(xiàng)目經(jīng)理在該點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)，一些任務(wù)已經(jīng)完成，一些任務(wù)正在實(shí)施，另外一些任務(wù)還沒有開工，如圖7-9所示(圖中的百分?jǐn)?shù)表示任務(wù)的完成程度)。各項(xiàng)任務(wù)已完成工作量的實(shí)際耗費(fèi)成本在表7-7中給出。假設(shè)項(xiàng)目未來情況不會(huì)有大的變化，請(qǐng)計(jì)算該檢查點(diǎn)的BCWP(已完成工作的預(yù)算費(fèi)用)、BCWS(已安排工作的預(yù)算費(fèi)用)和EAC(任務(wù)完成時(shí)的預(yù)測(cè)成本)，并判斷項(xiàng)目在此點(diǎn)的費(fèi)用使用和進(jìn)度情況。

圖7-9 項(xiàng)目在第20周時(shí)的進(jìn)度示意圖

相關(guān)分析如下。

在利用掙值法分析項(xiàng)目實(shí)施狀況時(shí)，一定要緊扣有關(guān)概念。概念清楚，計(jì)算思路才會(huì)清晰。以任務(wù)2為例，計(jì)算如下：

BCWP=工作預(yù)算費(fèi)用×當(dāng)前已完成工作量=45萬元×80%=36萬元

BCWS=工作預(yù)算費(fèi)用×當(dāng)前預(yù)計(jì)完成工作量=45萬元×100%=45萬元

EAC的計(jì)算有多種方式，由于未來情況不會(huì)發(fā)生大的變化，所以采用第一種計(jì)算方式：

EAC=40萬元/80%=50萬元

其余任務(wù)的有關(guān)指標(biāo)可同理算得，結(jié)果如表7-8所示。

CV(成本偏差)=BCWP－ACWP=75萬元－75萬元=0萬元，故項(xiàng)目既沒有超支也沒有節(jié)約。

SV(進(jìn)度偏差)=BCWP－BCWS=75萬元－80萬元=－5萬元<0萬元，故項(xiàng)目進(jìn)度落后了。

四、成本控制的結(jié)果

成本控制的結(jié)果是實(shí)施成本控制后的項(xiàng)目所發(fā)生的變化，主要包括成本估算更新、成本預(yù)算更新、糾正措施和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

1.成本估算更新

成本估算更新是為了管理項(xiàng)目的需要而修改成本信息，成本估算更新可以不必調(diào)整整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃的其他方向。更新后的成本估算是指對(duì)用于項(xiàng)目管理的費(fèi)用資料所做的修改。如果需要，成本估算更新應(yīng)通知項(xiàng)目的利害關(guān)系者。

2.成本預(yù)算更新

在某些情況下，費(fèi)用偏差可能極其嚴(yán)重，以至于需要修改費(fèi)用基準(zhǔn)，才能對(duì)績效提供一個(gè)現(xiàn)實(shí)的衡量基礎(chǔ)，此時(shí)，成本預(yù)算更新是非常必要的。成本預(yù)算更新是對(duì)批準(zhǔn)的費(fèi)用基準(zhǔn)所做的變更，是一個(gè)特殊的修正成本估算的工作，一般僅在進(jìn)行項(xiàng)目范圍變更的情況下才進(jìn)行修正。

3.糾正措施

糾正措施是為了使項(xiàng)目將來的預(yù)期績效與項(xiàng)目管理計(jì)劃一致而采取的所有行動(dòng)，是指任何使項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)原有計(jì)劃目標(biāo)的努力。費(fèi)用管理領(lǐng)域的糾正措施經(jīng)常涉及調(diào)整計(jì)劃活動(dòng)的成本預(yù)算，比如采取特殊的行動(dòng)來平衡費(fèi)用偏差。

4.經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)

費(fèi)用控制中所涉及的各種情況，如導(dǎo)致費(fèi)用變化的各種原因、各種糾正方法等，對(duì)以后的項(xiàng)目實(shí)施與執(zhí)行是一個(gè)非常好的案例，應(yīng)該以數(shù)據(jù)庫的形式保存下來，供以后參考。

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，項(xiàng)目的成本控制不僅在項(xiàng)目控制中，而且在整個(gè)項(xiàng)目管理以至整個(gè)企業(yè)管理中都有著重要的地位，企業(yè)的成就通常通過項(xiàng)目來實(shí)現(xiàn)，而項(xiàng)目的成就通過盈利的最大化和成本的最小化來實(shí)現(xiàn)。

由于成本、進(jìn)度和資源三者密不可分，項(xiàng)目成本管理系統(tǒng)絕不能脫離資源管理和進(jìn)度管理而獨(dú)立存在，相反，要在成本、資源、進(jìn)度三者之間進(jìn)行綜合平衡。要實(shí)現(xiàn)這種全過程控制(事前、事中、事后)和全方位控制(成本、進(jìn)度、資源)，離不開及時(shí)、準(zhǔn)確的動(dòng)態(tài)信息反饋系統(tǒng)對(duì)成本、進(jìn)度和資源進(jìn)行跟蹤報(bào)告，以便進(jìn)行項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理和成本控制。