二、組織設(shè)計(jì)的任務(wù)與步驟

設(shè)計(jì)組織的結(jié)構(gòu)是執(zhí)行組織職能的基礎(chǔ)工作。組織設(shè)計(jì)的最終任務(wù)是提供組織結(jié)構(gòu)系統(tǒng)圖和編制職位說明書。

組織結(jié)構(gòu)系統(tǒng)圖的基本模式如圖4-1所示。

圖4-1　組織結(jié)構(gòu)系統(tǒng)圖

圖中方框代表管理職位或部門；箭線代表權(quán)力指向；通過箭線將各方框連接起來，反映各職位或部門在組織中的地位以及它們之間的相互關(guān)系。如A產(chǎn)品經(jīng)理要執(zhí)行總經(jīng)理的指示，向總經(jīng)理報(bào)告并負(fù)責(zé)，同時(shí)他又是A產(chǎn)品營銷負(fù)責(zé)人和生產(chǎn)技術(shù)負(fù)責(zé)人的直接上司，可對他們發(fā)出指示。

職位說明書要對各管理職位(部門)做出明確規(guī)定，包括該職位(部門)的工作內(nèi)容、職責(zé)與權(quán)力，與組織中其他職位(部門)的關(guān)系，職位任職者所必須擁有的基本素質(zhì)、技術(shù)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)、處理問題的能力等任職條件。

組織設(shè)計(jì)要取得上述兩項(xiàng)最終成果，需要按照下列步驟開展工作:

(1) 確定目標(biāo)活動(dòng)。組織設(shè)計(jì)工作從分析實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)所必需的活動(dòng)(簡稱目標(biāo)活動(dòng))開始，特別是對于實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)貢獻(xiàn)最大的關(guān)鍵性活動(dòng)在設(shè)計(jì)部門和崗位時(shí)要給予重點(diǎn)關(guān)注。

(2) 設(shè)計(jì)工作職位。確定組織的目標(biāo)活動(dòng)以后，需要將其進(jìn)一步細(xì)分為各項(xiàng)工作，然后按一定的原則將若干工作項(xiàng)目組合在一起形成各種工作職位。工作內(nèi)容的差異和任務(wù)組合方式的不同，就決定了不同工作職位的特征和要求。從歷史上來看，職位設(shè)計(jì)經(jīng)歷了職位專業(yè)化、職位擴(kuò)大化、職位豐富化和工作團(tuán)隊(duì)化。

(3) 劃分部門。所謂部門是指組織中主管人員為完成規(guī)定的任務(wù)有權(quán)管轄的一個(gè)特殊的領(lǐng)域。劃分部門的目的，在于確定組織中各項(xiàng)任務(wù)的分配與責(zé)任的歸屬，以求分工合理、職責(zé)分明，有效地達(dá)到組織的目標(biāo)。劃分部門也叫部門化，即根據(jù)各個(gè)職位所從事的工作內(nèi)容的性質(zhì)及其相互之間的關(guān)系，依照一定的原則，將各個(gè)職位組合成易于管理的統(tǒng)稱為部門的組織單位，如處、科、室、組等。由于各組織活動(dòng)的特點(diǎn)、所處環(huán)境和條件的不同，劃分部門所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)也不一樣。即使是同一組織，在不同時(shí)期也可能采用不同的標(biāo)準(zhǔn)。常用的部門劃分標(biāo)準(zhǔn)有如下幾類:人數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、設(shè)備、工藝階段、工作技能、職能、產(chǎn)品、地區(qū)、顧客和營銷渠道等。目前最常用的部門的劃分主要有以下幾種:

① 按人數(shù)劃分

即完全按人數(shù)的多少來劃分部門，如軍隊(duì)中的師、團(tuán)、營、連、排的組織編制方法，這也是最原始、最簡單的劃分方法。它考慮的僅僅是人的數(shù)量。在高度專業(yè)化的現(xiàn)代社會(huì)，這種方法有逐漸被淘汰的趨勢。

② 按時(shí)間劃分

這是在正常的工作日不能滿足工作需要時(shí)所采用的一種劃分部門的方法。比如，企業(yè)的早、午、晚三班制，這種劃分方法一般適用于最基層的組織。

③ 按職能劃分

即以組織的主要經(jīng)營職能為基礎(chǔ)設(shè)立部門。凡是屬于同一性質(zhì)的工作都置于同一部門，比如，企業(yè)一般都設(shè)有生產(chǎn)、營銷、財(cái)務(wù)、人事等部門。按職能劃分部門有利于提高專業(yè)化水平，充分發(fā)揮專業(yè)職能；有利于提高管理人員的技術(shù)水平和管理水平；有利于組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。缺點(diǎn)是容易形成部門主義，增加部門協(xié)調(diào)的難度?？傮w來說，這是目前采用的最普遍的一種部門劃分方法。

④ 按產(chǎn)品劃分

即把某種產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、制造、銷售等工作劃歸一個(gè)部門進(jìn)行管理。它是為了適應(yīng)新產(chǎn)品的開發(fā)、生產(chǎn)而產(chǎn)生的。目前比較流行的事業(yè)部或集團(tuán)企業(yè)就屬于按產(chǎn)品劃分的部門。按產(chǎn)品劃分部門，有利于充分運(yùn)用管理者的專業(yè)知識(shí)和技能，有利于組織專業(yè)化生產(chǎn)和經(jīng)營，有利于新產(chǎn)品的開發(fā)和研制。

⑤ 按地區(qū)劃分

即根據(jù)地區(qū)范圍來劃分管理部門。比如一些大型的集團(tuán)公司按地區(qū)劃分的東北區(qū)事業(yè)部、華北區(qū)事業(yè)部、西南區(qū)事業(yè)部等等。對于一個(gè)地域分布廣泛或業(yè)務(wù)領(lǐng)域較廣的組織來說，按地區(qū)劃分部門是十分必要的。它有利于充分發(fā)揮各地區(qū)的優(yōu)勢，使各部門因地制宜地制定政策，進(jìn)行決策，提高管理的適應(yīng)性和有效性。

一個(gè)組織在劃分部門時(shí)，應(yīng)盡量做到少而精；部門的設(shè)置應(yīng)有彈性，并隨組織業(yè)務(wù)變化的需要而不斷調(diào)整。當(dāng)然，部門的劃分最終還要以最有效率地實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)為原則。需要指出的是，任何一種劃分部門的標(biāo)準(zhǔn)都有其優(yōu)缺點(diǎn)和適用的情形，因而談不上哪類標(biāo)準(zhǔn)最好。有必要時(shí)(如組織規(guī)模較大時(shí))，可以在組織內(nèi)同時(shí)采用兩種或兩種以上的標(biāo)準(zhǔn)劃分部門，以集合幾種標(biāo)準(zhǔn)的長處。

(4) 結(jié)構(gòu)形成。職位設(shè)計(jì)和部門劃分是根據(jù)工作要求來進(jìn)行的。在此基礎(chǔ)上，還要根據(jù)組織內(nèi)外能夠獲得的人力資源情況，對初步設(shè)計(jì)的部門和職位進(jìn)行調(diào)整，并平衡各部門、各職位的工作量，防止苦樂不均。最后的任務(wù)就是根據(jù)各自工作的性質(zhì)和內(nèi)容，規(guī)定各部門、各職位之間的職責(zé)、權(quán)限和義務(wù)關(guān)系，使之形成一個(gè)嚴(yán)密高效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠協(xié)調(diào)一致地達(dá)成組織的總體目標(biāo)。