不同原始憑證入賬有何具體要求?

在財(cái)務(wù)收支審計(jì)中，筆者發(fā)現(xiàn)不少取得的原始憑證，由于未按《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》具體要求填制，給心術(shù)不正者以可乘之機(jī)，發(fā)生諸多付非所有、假公濟(jì)私的舞弊行為，使企業(yè)單位蒙受資產(chǎn)損失，會(huì)計(jì)核算信息質(zhì)量大打折扣。因此，財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)受理的發(fā)票、單據(jù)，要認(rèn)真審查其是否具備原始憑證的基本要素和具體要求，再?zèng)Q定是否收付款入賬。

1、自制的原始憑證，必須有經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人或其指定的人員簽名或者蓋章，并列明不能取得外來原始憑證的主要原因，防止企業(yè)單位內(nèi)部有關(guān)人員在錢、物形態(tài)變換中通同作弊。

2、支付款項(xiàng)的原始憑證，不能僅以支付款項(xiàng)的有關(guān)憑證如銀行匯款憑證等代替，必須有收款單位和收款經(jīng)手人簽章的收訖證明。

3、購買實(shí)物的原始憑證，必須經(jīng)過購買人以外的第三者驗(yàn)收核實(shí)后，會(huì)計(jì)人員才能據(jù)以報(bào)銷付款并作進(jìn)一步的會(huì)計(jì)處理。這項(xiàng)實(shí)物驗(yàn)收工作一般由經(jīng)管實(shí)物的保管人員負(fù)責(zé)辦理，會(huì)計(jì)人員通過審查原始憑證進(jìn)行監(jiān)督。需要入庫的實(shí)物，必須填寫入庫驗(yàn)收單，由實(shí)物保管人員驗(yàn)收后，在入庫單上如實(shí)填寫實(shí)收數(shù)額，并加蓋印章;不需要入庫的實(shí)物，除經(jīng)辦人員在憑證上簽章外，還必須交給實(shí)物保管人員和使用者進(jìn)行驗(yàn)收并簽章。

4、自行填開的農(nóng)產(chǎn)品收購發(fā)票，是增值稅一般納稅人計(jì)算抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的重要憑證，由于收購對(duì)象一般為個(gè)體經(jīng)營者，且現(xiàn)金交易多，除需要定期回訪供貨人，加強(qiáng)賬、票、實(shí)物的復(fù)核以外，還應(yīng)對(duì)其進(jìn)行納稅評(píng)估。

5、企業(yè)發(fā)生銷貨退回及退還貨款時(shí)，應(yīng)當(dāng)填制退貨發(fā)票并附有退貨驗(yàn)收證明和對(duì)方的收款收據(jù)。假如由于某種特殊情況，可先用銀行的有關(guān)憑證如匯款回單等作為臨時(shí)收據(jù)，待收到收款單位的收款證明后，再將其附在原付款憑證之后，作為退貨退款的正式原始憑證。不得以退貨發(fā)票代替收款收據(jù)。

6、從外單位取得的原始憑證，應(yīng)當(dāng)蓋有填制單位的公章(不同行業(yè)、單位對(duì)票據(jù)上的單位公章有不同的要求，諸如業(yè)務(wù)公章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、收款專用章或結(jié)算專用章、監(jiān)制專用章等);對(duì)外開出的原始憑證，必須加蓋本單位的公章;從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。不可接收沒有加蓋公章或個(gè)人名章的“白條”入賬。

7、職工因公外出借款憑據(jù)，必須附在記賬憑證之后。收回借款時(shí)，不得退還原借款憑據(jù)，應(yīng)當(dāng)另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本。

8、一式多聯(lián)的原始憑證，必須注明各聯(lián)的不同用途，并且只能以其中一聯(lián)作為報(bào)銷憑證。使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)用雙面復(fù)寫紙?zhí)讓?，或者本身具備?fù)寫功能，并要連續(xù)編號(hào)。作廢時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保管，不能撕毀。

9、有的原始憑證所列的支出金額需要由幾個(gè)單位共同負(fù)擔(dān)，應(yīng)填制原始憑證分割單，并注明其他單位應(yīng)負(fù)擔(dān)的金額。

10、有的報(bào)銷憑證附言規(guī)定應(yīng)有郵局或銀行的匯款單方可生效(如單位郵購辦公用品、書刊資料等)，應(yīng)審查其票單是否齊全、真實(shí)。

11、有的開支款項(xiàng)(如醫(yī)藥費(fèi))不能全額報(bào)銷，需按單位內(nèi)部財(cái)務(wù)制度的規(guī)定比例報(bào)賬，由審核人員負(fù)責(zé)計(jì)算出應(yīng)報(bào)銷入賬的實(shí)際金額填入單內(nèi)。

12、有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)要經(jīng)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證的附件。假如批準(zhǔn)文件需要單獨(dú)歸檔，則應(yīng)在原始憑證上注明文件批準(zhǔn)機(jī)關(guān)的名稱、日期和文號(hào)，以便確認(rèn)該經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審批情況和查詢。

(本文發(fā)表于《中國工會(huì)財(cái)會(huì)》2005年第5期)