一、物資儲存保管

（一）庫存管理的基本方法

庫存管理的主要目的是對企業(yè)庫存進行分類及重點管理，同時確定訂貨時點、訂貨量，使企業(yè)的庫存總成本最少。庫存管理的方法主要有ABC分類管理法、CAV管理法、經(jīng)濟訂貨批量法、零庫存管理等。這里重點介紹ABC分類管理法。

一般來說，企業(yè)的庫存貨物種類繁多，每個品種的價格與庫存數(shù)量也不等，有的貨物品種不多但價值很高；有的貨物品種很多但價值不高。由于企業(yè)的資源有限，對所有的庫存品種均給予相同程度的重視和管理是不切實際的。為了使有限的時間、資金、人力和物力等企業(yè)資源能得到更有效地利用，應(yīng)對庫存貨物進行分類，將管理的重點放在主要的庫存貨物上，進行分類管理和控制，即依據(jù)庫存貨物重要程度的不同，分別進行不同的管理，這就是ABC分類管理法的基本思想。

1．ABC分類管理法原理

物料ABC管理法的依據(jù)是帕累托原理。帕累托是19世紀意大利的一位經(jīng)濟學(xué)家，他發(fā)現(xiàn)當時意大利80%的財富集中在20%的人手里，后來人們發(fā)現(xiàn)很多場合都符合這一規(guī)律，于是稱之為帕累托原理（即80∶20法則）。應(yīng)用于庫存時，這一概念稱為ABC分類管理法，它是以某類庫存物資品種數(shù)占物資總品種數(shù)的百分數(shù)和該類物資金額占庫存物資總金額的百分數(shù)大小為標準，將庫存物資分為A、B、C三類，進行分級管理。

①A類物資品種少、占用資金多、采購較難。其價值占庫存總值的60%～80%，品種數(shù)通常為總品種數(shù)的10%～20%。

②B類物資品種較多、占用資金一般。其價值占庫存總值的15%～35%，品種數(shù)通常為總品種數(shù)的20%～30%。

③C類物資品種多、占用資金少、采購較容易。其價值占庫存總值的5%～15%，品種數(shù)通常為總品種數(shù)的50%～70%。

2．ABC分類管理法的一般步驟

ABC分類管理法是根據(jù)庫存貨物的品種和金額比例進行分類管理，具體步驟如下。

（1）第一步：收集數(shù)據(jù)

應(yīng)收集的數(shù)據(jù)包括：每種庫存物資的平均庫存量、每種物資的單價等。

（2）第二步：處理資料

對收集的資料進行整理，并按要求計算和匯總。用平均庫存乘以單價，計算各種物品的平均資金占用額。

（3）第三步：制ABC分析表

表5－10為ABC分析表。

表5－10　ABC分析表

制表時，首先將第二步計算的平均資金占用額，由高至低填入表中第（6）列；再以此列為準，分別填寫其他列。

（4）第四步：根據(jù)ABC分析表進行分類

觀察ABC分析表中第（3）列和第（8）列，將品種數(shù)累計百分數(shù)為10%～20%而平均資金占用額累計百分數(shù)為60%～80%的前幾個物品，確定為A類；將品種數(shù)累計百分數(shù)為20%～30%，而平均資金占用額累計百分數(shù)為15%～35%的物品，確定為B類；其余為C類，C類情況與A類正好相反，其品種數(shù)累計百分數(shù)為50%～70%，而平均資金占用額累計百分數(shù)僅為5%～15%。

（5）繪ABC分析圖

以品種數(shù)累計百分數(shù)為橫坐標，以累計資金占用額百分數(shù)為縱坐標，按ABC分析表第（3）列和第（8）列中提供的數(shù)據(jù)，在坐標圖上取點，并連接各點曲線，則繪成如圖5－2所示的ABC曲線。按ABC分析曲線對應(yīng)的數(shù)據(jù)，確定A、B、C三類產(chǎn)品，制成ABC分析圖。

圖5－2　ABC分析圖

3．確定管理要求

ABC分析的結(jié)果只是明確了庫存物資各品種的地位，因此在分析的基礎(chǔ)上必須提出解決的辦法，才能真正達到ABC分析的目的。按ABC分析結(jié)果，對三類庫存物品進行有區(qū)別的管理，采取不同的管理措施，見表5－11。

表5－11　不同類型庫存的管理策略

（1）對A類貨物的管理

由于A類貨物進出倉庫比較頻繁，如果供給脫節(jié)將對生產(chǎn)經(jīng)營活動造成重大影響。但是，如果A類貨物儲存過多，倉儲費用就會增加很多，因此，對A類貨物的管理要注意以下幾點：

①根據(jù)歷史資料和市場供求的變化規(guī)律，認真預(yù)測貨物的未來需求變化，并依此組織入庫貨源，保證不拖延交貨期；

②多方了解貨物供應(yīng)市場的變化，盡可能地縮短采購時間；

③盡量減少出庫量的波動，使倉庫的安全儲備量降低；

④合理增加采購次數(shù)，降低采購批量；

⑤加強貨物安全、完整的管理，保證賬實相符；

⑥提高貨物的機動性，盡可能地把貨物放在易于搬動的地方；

⑦貨物包裝盡可能標準化，以提高倉庫利用率。

（2）對B、C類貨物的管理

B、C類貨物進出庫相對不是很頻繁，因此一般貨物的組織和發(fā)送的影響較小。但是，由于這些貨物要占用較大的倉庫資源，使倉儲費用增加，因此在管理上可以參考以下幾點原則，重點應(yīng)該簡化管理：

①將很少使用的貨物可以規(guī)定最少出庫數(shù)量，以減少處理次數(shù)；

②依據(jù)具體情況儲備必要的數(shù)量；

③對于數(shù)量大價值低的貨物可以不作為日常管理的范圍，減少盤點次數(shù)和管理工作。

（二）商品養(yǎng)護

配送中心的商品養(yǎng)護是指配送中心根據(jù)商品本身的理化性質(zhì)，以及商品所處保管場所的保管條件，采取行之有效的措施來保證商品質(zhì)量和數(shù)量的技術(shù)性工作。

1．影響商品質(zhì)量變化的因素

影響儲存商品質(zhì)量變化的因素很多，概括地講主要有怕潮、怕凍、怕碰、怕震、怕霉、怕塵、怕光、怕熱、怕壓、怕火、怕化學(xué)變化等“11怕”。歸納起來有三個方面，即商品本身的物理化學(xué)性質(zhì)、自然因素和儲存時間。

（1）商品本身的物理化學(xué)性質(zhì)

商品本身所具有的物理化學(xué)性質(zhì)是商品發(fā)生質(zhì)變和數(shù)量損耗的根本原因，它對商品保管條件和保管方法起決定性作用。

（2）自然因素

自然因素是指商品儲存環(huán)境的溫度、濕度、空氣、日光、塵土及自然界的蟲害。這些因素是影響儲存商品質(zhì)量變化的外因，對商品質(zhì)量、數(shù)量變化影響很大，在一定程度上也起著決定性作用。如果掌握了自然因素的特點及其變化規(guī)律，了解它們與商品物理化學(xué)變化之間的關(guān)系，不僅可以防止商品受自然因素的不良影響，如熔化、變質(zhì)、銹蝕等，而且可以利用自然因素來改善商品的儲存環(huán)境，如利用庫房內(nèi)外溫度、濕度差別來調(diào)節(jié)庫房里的溫度、濕度，使之適合商品儲存。

（3）儲存時間

時間對任何商品都有影響。一般來說，儲存的時間越長其影響就越大，有的商品因長期存放會造成變質(zhì)損壞，甚至失去使用價值。由于各種商品的自然屬性不同，其使用價值變壞的快慢程度也就不同，商品的保質(zhì)期也就不同。為了減少和避免庫存商品的損失，庫房管理員必須隨時注意商品的保質(zhì)期。

2．商品養(yǎng)護的基本措施

（1）把好商品入庫驗收關(guān)

商品入庫前可能會有些受潮、銹蝕、生霉、損壞，還有可能會因在入庫前在其他地方保管時間過長，原防護措施接近失效或已經(jīng)失效。所以，只有驗收時嚴格把關(guān)，及時發(fā)現(xiàn)問題，進行維護保養(yǎng)，才能避免不必要的損失。

（2）安排適當?shù)谋９軋鏊?/p>

由于各種商品的性能有別，對其所需的存儲場所和條件就有不同的要求，安排不適當就會使商品受損變質(zhì)，甚至報廢。所以，必須根據(jù)商品本身的性能特點選擇存放場所。

（3）妥善的碼垛、苫墊、密封

碼垛要根據(jù)商品的形狀、重量及數(shù)量，選擇不同的方法和垛形，以防損壞。商品碼垛前要墊垛，以保證通風和防潮。露天存放的貨物，還要進行苫蓋。有些貨物吸潮性強，精密度高，存放時還要采取逐件、逐垛、逐架或整庫密封，從而保證貨物不受潮、不變形、不變質(zhì)。

（4）加強日常檢查

要貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，加強儲存商品的經(jīng)常性檢查，真正做到防患于未然。檢查中要及時發(fā)現(xiàn)問題，掌握商品變化情況，及時采取有效措施。

（5）加強商品的維護保養(yǎng)

各種商品要根據(jù)其性能、特點進行日常的維護保養(yǎng)（比如除塵、防銹等），防止和消除各種自然因素對商品的侵害。

（6）做好季節(jié)性的預(yù)防工作

汛期到來之前要采取切實的防汛措施；梅雨季節(jié)要做好防潮防霉工作，注意通風散潮；高溫季節(jié)對怕熱商品要注意降溫；寒冬季節(jié)對怕凍商品要做好防凍保暖工作。

（7）做好倉庫的清潔衛(wèi)生

因為灰塵、雜物和蟲害對商品都有一定的腐蝕損壞作用，因此，庫房及周圍環(huán)境必須經(jīng)常保持清潔。具體應(yīng)做到無積水、無雜物，庫房內(nèi)無蟲、無鼠、無白蟻，發(fā)現(xiàn)蟲害應(yīng)立即用藥物或其他方法殺蟲。勤打掃，保持貨架、貨垛、包裝物、苫墊材料及地面清潔。

（8）溫濕度的控制與調(diào)節(jié)

商品在儲存保管過程中的各種變質(zhì)現(xiàn)象，幾乎都與空氣溫濕度有密切關(guān)系，所以倉庫商品維護保養(yǎng)的重要工作就是要控制好庫房的溫濕度。由于商品的性質(zhì)不同，其所適應(yīng)的溫濕度也不同。倉庫溫濕度的變化對儲存商品的質(zhì)量安全影響很大，而倉庫溫濕度往往又受氣候變化的影響，這就需要倉庫管理人員正確地控制和調(diào)節(jié)倉庫溫濕度，以確保儲存商品的質(zhì)量安全。實踐證明，采取通風、密封與吸潮相結(jié)合的辦法，是當前控制與調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度行之有效的辦法之一。

（三）商品盤點

配送中心的商品品種多、周轉(zhuǎn)速度較快，由于物品因不斷地進出庫，在長期的累積下賬面庫存數(shù)量容易與實際數(shù)量產(chǎn)生不符的現(xiàn)象，或者有些產(chǎn)品因存放過久或不恰當，致使質(zhì)量受到影響，難以滿足客戶的要求。為有效地控制物品數(shù)量，而對各儲存場所進行數(shù)量清點的作業(yè)，稱為盤點作業(yè)。

1．盤點作業(yè)的目的

（1）確定現(xiàn)存量

由于如多記、誤記、漏記等使庫存資料記錄不確實；由于損壞、遺失、驗收與出貨清點有誤致使庫存數(shù)量有誤。因此，必須通過盤點作業(yè)確認倉庫商品的現(xiàn)存量。

（2）計算企業(yè)的損益

企業(yè)的損益與總庫存金額有相當密切的關(guān)系，而庫存金額又與庫存量及其單價成正比。庫存太多，會對企業(yè)的經(jīng)營造成壓力。因此，為能準確計算出企業(yè)實際的損益，就必須針對現(xiàn)有數(shù)量加以盤點。

（3）提高庫存管理的績效

通過盤點，可以發(fā)現(xiàn)呆料、廢品的處理狀況，存貨周轉(zhuǎn)率、物料的保養(yǎng)維修等問題，以謀求改善的對策，提高庫存管理的績效。

2．盤點的種類與方法

（1）盤點的種類

盤點分為賬面盤點與現(xiàn)貨盤點。

賬面盤點又稱為永續(xù)盤點，就是把每天入庫及出庫物品的數(shù)量及單價，記錄在計算機或賬簿上，而后不斷地累計加總算出賬面上的庫存量及庫存金額。

現(xiàn)貨盤點也稱為實地盤點或?qū)嵄P，就是實際去點數(shù)調(diào)查倉庫內(nèi)的庫存數(shù)，再按物品單價計算出實際庫存金額的方法。

在實際工作中，對照賬面盤點與現(xiàn)貨盤點的結(jié)果，一旦存在差異，即是產(chǎn)生料賬不符的現(xiàn)象，究竟是賬面盤點記錯或是現(xiàn)貨盤點點錯，則需再費些工夫來找尋錯誤原因，才能得出正確結(jié)果并分清責任。

（2）盤點的方法

現(xiàn)貨盤點法依其盤點頻率的不同又分為期末盤點法（定期盤點法）和循環(huán)盤點法（動態(tài)盤點法）。期末盤點法是指在期末一起清點所有貨品數(shù)量的方法；循環(huán)盤點法則是在每天、每周即作少種少量的盤點，到了月末或期末則每項貨品至少完成一次盤點的方法。期末盤點法與循環(huán)盤點法要得到最正確的庫存情況并確保盤點無誤，最直接的方法就是確定賬面盤點與現(xiàn)貨盤點的結(jié)果要完全一致。

3．盤點作業(yè)的步驟

盤點作業(yè)的步驟主要是針對定期盤點法的。盤點作業(yè)通常依照以下步驟進行：盤點前準備→盤點時間的確定→盤點人員的集訓(xùn)→儲存場所的清理→正式盤點→差異原因調(diào)查→盤盈、盤虧的處理。

（1）盤點前準備

盤點作業(yè)的事先準備工作是否充分，關(guān)系到盤點作業(yè)能否順利進行。為使盤點能在較短的時間內(nèi)，利用有限的人力實現(xiàn)迅速確實的目標，事先應(yīng)做好以下準備工作：

①明確建立盤點的程序方法；

②配合會計決算進行盤點；

③盤點、復(fù)盤、監(jiān)盤人員必須經(jīng)過訓(xùn)練；

④經(jīng)過訓(xùn)練的人員必須熟悉盤點用的表單；

⑤盤點用的表格必須事先印制完成；

⑥庫存資料必須確實結(jié)清。

（2）盤點時間的決定

一般性物品就貨賬相符的目標而言，盤點次數(shù)越多越好，但因每次盤點要耗費大量的人力、物力、財力，所以也難經(jīng)常實施。配送中心物品流動速度很快的情況下，既要防止過久盤點對公司造成的損失，又要考慮可用資源的限制，因而最好能視配送中心各物品的性質(zhì)制訂不同的盤點時間表。例如，在建立了產(chǎn)品ABC分類管理的公司，建議A類主要物品每天或每周盤點一次，B類物品每兩周、每三周盤點一次，C類不太重要的物品每月盤點一次即可。

（3）盤點人員的集訓(xùn)

為使盤點工作得以順利進行，盤點時必須增派人員協(xié)助進行，由各部門增援的人員必須組織起來并進行短期集訓(xùn)，使每位參與盤點的人員都能發(fā)揮其作用。

（4）儲存場所的清理

儲存場所的清理工作主要包括：

①在盤點前，對廠商交來的物料必須明確其所有權(quán)，如已驗收完成屬本中心，應(yīng)即時整理歸庫，若尚未完成驗收程序?qū)購S商，應(yīng)劃分清楚避免混淆；

②儲存場所在關(guān)閉前應(yīng)通知各需求部門預(yù)備所需的物項；

③儲存場所整理整頓完成，以便計數(shù)盤點；

④預(yù)先鑒定呆料、廢品、不良品，以便盤點時鑒定；

⑤賬卡、單據(jù)、資料均應(yīng)整理后進行結(jié)清；

⑥儲存場所的管理人員在盤點前應(yīng)自行預(yù)盤，以便提早發(fā)現(xiàn)問題并預(yù)防。

（5）正式盤點

盤點時，因工作單調(diào)瑣碎，人員較難持之以恒，為確保盤點的正確性，除集訓(xùn)時加強宣傳動員外，盤點工作進行期間也應(yīng)加強督導(dǎo)。

（6）差異原因調(diào)查

當盤點結(jié)束后，發(fā)現(xiàn)所得數(shù)據(jù)與賬簿資料不符時，應(yīng)調(diào)查差異的原因。調(diào)查著手的方向如下：

①是否因記賬員素質(zhì)低導(dǎo)致物品數(shù)目無法表達；

②是否因料賬處理制度的缺陷導(dǎo)致物品數(shù)目無法表達；

③是否因盤點制度的缺陷導(dǎo)致貨賬不符；

④盤點所得的數(shù)據(jù)與賬簿的資料，差異是否在容許誤差內(nèi)；

⑤盤點人員是否盡到職責，產(chǎn)生盈虧時應(yīng)由誰負責；

⑥是否產(chǎn)生漏盤、重盤、錯盤等情況；

⑦盤點的差異是否可事先預(yù)防，是否可以降低料賬差異的程度。

（7）盤點結(jié)果的處理

商品盤點差異原因追查清楚后，應(yīng)針對主要原因進行調(diào)整與處理，制訂解決辦法：

①依據(jù)管理績效，對分管人員進行獎懲；

②對廢次品、不良品減價的部分，應(yīng)視為盤虧；

③存貨周轉(zhuǎn)率低，占用金額過大的庫存商品宜設(shè)法降低庫存量；

④盤點工作完成后，所發(fā)生的差錯、呆滯、變質(zhì)、盈虧和損耗等結(jié)果，應(yīng)予以迅速處理，以防止再次發(fā)生；

⑤呆滯品比率過大，宜設(shè)法研究，以降低呆滯品比率；

⑥商品除了盤點時產(chǎn)生數(shù)量的盈虧外，有些商品在價格上會產(chǎn)生增減，這些差異經(jīng)主管審核后，必須利用商品盤點盈虧及價格增減更正表修改。

現(xiàn)在許多配送中心都已利用計算機來處理賬面庫存問題，然而由于一些配送中心作業(yè)面條件規(guī)定的繁雜，每當實際盤點庫存與計算機賬面庫存差異較大時，往往很難斷定究竟是計算機原先設(shè)計與如今作業(yè)原則不符，還是人員作業(yè)疏忽造成的。對于究竟是計算機的責任還是員工的責任，可選擇一段時間采取計算機與實際作業(yè)并行處理測試，也就是說在每星期或每月選定幾項物品進行盤點，當盤點發(fā)生差異（不論盤盈或盤虧）時即回頭核對單據(jù)及計算機記錄找出產(chǎn)生的原因。若是計算機問題則對計算機程序予以修改，若是人為疏忽則要劃分責任歸屬。