為適應辦公自動化，國家技術監(jiān)督局于1999年12月27日批準了《國家機關公文格式》（GB9704—1999），于2000年1月1日實施。主要內容為：

一、用 紙 規(guī) 格

各省（區(qū)、市）人民政府和國務院各部門，有條件的機關和涉外部門，從2001年1月1日起，公文一律采用國際標準A4型紙，紙張的長與寬為297mm×210mm，如圖4-1。

圖4-1 紙張規(guī)格

布告、公告、通告等公布性公文的用紙幅尺，可根據實際需要確定。

公文的四周必須留白，留白就是留下空白帶，不能印上文字。習慣上把上面的空白稱為“天頭”，下面的空白稱為“地腳”，左邊的空白則稱為“訂口”，右邊的空白稱為“翻口”。

留白的原則為天空、地狹、訂口寬。所謂天空地狹，也就是要求上面的空白帶比下面的空白帶適當多點。具體標準為：上面的天頭（指紙張上面的白邊），空白寬37mm，正負1mm；下面的地腳（指紙張下面的白邊），空白寬35mm，正負1mm；左邊的訂口（指紙張左面的白邊），空白寬28mm，正負1mm；右邊的翻口（指紙張右面的白邊），空白寬26mm，正負1mm，如圖4-2。

圖4-2 版心尺寸（不含頁碼）與四邊留白

二、印 裝 規(guī) 格

1. 排版形式

除少數民族文字外，國內文字一律從左向右橫排。各行文字長度與圖文區(qū)相等。版心尺寸為156mm×225mm（不含頁碼）。要求誤差不超過1mm；頁碼之間的誤差則不超過4mm，參見圖4-2。

公文一般每頁排22行，每行排28個字。但對字距、行距暫無統一規(guī)定。

2. 字號選用

公文印刷的字號，一般應按發(fā)文機關名稱、大標題、小標題、標識字符、正文及注釋說明文字等順序，依次從大到小排列?；疽鬄椋?/p>

密級、緊急程度、保密期限等標識字符或其他重點字句：推薦使用3號黑體字。

份數序號（或印制編號）：暫無特殊要求。

發(fā)文機關標識（即文頭）：推薦使用高寬為22mm×15mm的小標紅色宋體字；聯合行文時，主辦機關名稱應當排列在前。

文號字：仿宋體3號字；居中或偏左排列（有簽發(fā)人則文號居左，簽發(fā)人居右；無簽發(fā)人則文號居中）。

簽發(fā)人：用楷體3號字，也可用仿宋體3號字。

標題：用宋體2號字，加粗。

正文：用仿宋體3號字。

主題詞：黑體3號字。

主題詞中的詞目：用宋體3號字，加粗。

抄送：仿宋體3號字。

印數：仿宋體3號字，或仿宋體小4號字。

總之，一般而言，正文、主送機關、抄報（送）機關、附件說明、發(fā)文機關、發(fā)文字號、成文說明、注釋等，主要選用3號或4號仿宋體。

在數字的使用上，除發(fā)文字號、統計表、計劃表、序號、百分比和其他必須用阿拉伯數字之處以外，一般都用漢字來標識。同一公文中，數字的使用應該前后一致。

3. 裝訂要求

公文一般在左側裝訂，也有在上端裝訂的，不漏頁。平訂釘鋸與書脊間的距離為3～5mm，騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外釘眼距書芯上下各1/4處，允許誤差正負4mm，如圖4-3。

少數民族文字的公文，裝訂方式依據民族習慣而定。

4. 空格與空行

政務公文在制作排版上是有嚴格規(guī)定的，如圖4-4。

圖4-3 裝訂要求（平訂）

圖4-4 公文制作中的空行與空格

空格與空行的基本要求可表述如下（各地在具體執(zhí)行中可能稍有出入）：

（1）空行原則：文頭（發(fā)文機關標識）與文號之間：空兩行。

文號下面的反線與文件標題之間：空兩行。

標題與主送機關之間：空一行。

正文結束與發(fā)文機關名稱（或年月日）之間：空兩行。

年月日（或附注）與主題詞之間：視實際情況而定。

（2）空格原則：空格分左空、右空與中空三種。

①左空 正文的每段起首行：左空兩格（兩個字）。

“附件”或“附注”前：左空兩格（兩個字）。

“抄送”及公文印制機關前：左空一格（一個字）。

②右空 年月日后：右空四格（四個字）。（說明：如果是獨家發(fā)文，習慣上右空4格；如果是幾家聯合發(fā)文，則右空2格或更多。詳見下面的具體部分）。

印發(fā)時間：右空一格（一個字）。

印制數量：右空一格（一個字）。

③中空 主題詞各詞目之間，空一格（一個字）。

5. 居中與分隔

（1）居中：文頭、文號、標題，一律居中排列。

（2）分隔：抄送的單位名稱之間用逗號，最后用句號。但如果羅列不同系統中的若干單位名稱，則系統之間可用分號，系統內部各單位之間用逗號。

6. 標點符號

標點符號的書寫要求請按《標點符號用法》中的規(guī)定辦理。

此外還應注意：公文如編頁碼，那么單頁碼居右，空一個字；雙頁碼居左，空一個字。頁碼都不計算在版心的范圍內，而是放在版心下邊緣的下一行，用4號半角白體阿拉伯數碼標識，數碼左右各放一條4號一字線。空白頁則不標頁碼。

公文中如有附表，可按書后附錄1《國家行政機關公文格式》中的有關規(guī)定辦理。

三、公文的特定格式

公文的特定格式是相對于常規(guī)格式而言的。

公文的特定格式具體包括信函式格式、命令格式、會議紀要格式這三種。因為一般性的工作中涉及不多，所以本書不作專門敘述。讀者要使用時，可直接查閱書后附錄1《國家行政機關公文格式》標準中的“公文的特定格式”部分，即可掌握。