某保險公司秘書小陳剛剛接手檔案工作，在檔案整理過程中，他發(fā)現(xiàn)在公司大量的理賠檔案中，照片、錄像帶、磁盤混放在一起。前任檔案人員的理由是，雖然這些檔案的載體不同，但在內(nèi)容上緊密相關(guān)，有的是保險的相關(guān)資料、理賠的文字材料，還有的是現(xiàn)場勘測的照片、錄像資料，如果分開存放，將給查找、利用帶來困難。然而，這些不同載體的檔案對保管條件和保管要求不同，眼下已經(jīng)出現(xiàn)了一些問題，比如一些照片已經(jīng)與紙張粘在一起，一些磁帶也開始老化。小陳感到十分為難，如果繼續(xù)下去，一些聲像材料的損壞會更加嚴重，如果將其分開，工作量又很大，而且今后再利用也的確會受到影響。

【問題思考】

作為職業(yè)秘書的小陳，他能夠運用檔案管理中聲像檔案保管知識解決這一難題嗎？

【案例分析及參考要點】

檔案保管工作是關(guān)系到檔案保存環(huán)境、保存方法與檔案保存壽命的重要工作。在我們生活、工作的環(huán)境中存在著許多危害檔案的完整與安全的因素，只有認真研究這些因素，并采取有針對性的防護措施，才能有效地延長檔案壽命，使之更加長久地發(fā)揮作用。

照片檔案的保管：

按國家有關(guān)規(guī)定，照片檔案中底片保管溫度為13℃~15℃，相對濕度為35%~45%，照片的保管溫度為14℃~24℃，相對濕度為40%~60%。保管照片檔案的庫房內(nèi)晝夜溫度變化不應大于±3℃，濕度變化不能大于±5%。庫房門窗應密封良好，采用機械通風時應加防塵罩。底片裝具有底片袋、底片冊和底片盒。照片的裝具可分為簿冊式、插袋式、粘貼式、壓膜式等種類。

光盤檔案的保管：

①嚴格控制庫房的溫濕度。光盤的保護層和信息記錄層對溫濕度的要求都比較高，不適合的溫濕度會引起保護層變形，金屬記錄層氧化，使得信息無法準確讀出。光盤保存的溫度在20℃，相對濕度在45%左右。②正確存放。光盤的存放不當也會引起變形，一般應裝在專門的盒子里垂直豎放，盡量避免光盤壓疊堆放或長期水平放置。③保持清潔。光盤在使用中盡管不與激光頭接觸，不會造成磨損，但因灰塵、雜質(zhì)引起的擦痕對光盤的質(zhì)量也會產(chǎn)生嚴重影響，由于光盤上的信息是以極小的凹槽和凸點來記錄的，一道肉眼不易察覺的劃傷就有可能造成一段重要信息的損失，所以保持清潔是光盤檔案保存的重要工作。

錄音錄像檔案保管：

錄音錄像檔案保存除嚴格控制溫濕度、保持清潔外，還應當注意：①防止外磁場的破壞。磁場是磁記錄材料的天敵，外部磁場輕則會使磁帶產(chǎn)生雜音、失真，重則會使磁帶受到磁化而退磁，造成信號永久消失。所以磁帶的存放地要遠離磁場。②定期卷繞和復制。磁帶長期存放容易引起粘連，也會帶來復制效應（即相鄰的磁帶相互復制），因此一般每隔6~12個月要重新卷繞一次。③正確存放。磁帶由于是卷繞在盤芯上的，所以保存時最好是豎放，使其受力均勻，以免受重力的作用使磁帶卷繞松弛，同時要避免日光直射。