加強二級學院研究生教學檔案管理與建設(shè)

陳躍芳

二級學院研究生教學檔案是高校檔案的重要組成部分，也是二級學院教務(wù)管理的一項業(yè)務(wù)工作。它對全面了解二級學院的教學質(zhì)量、總結(jié)教學經(jīng)驗、進行教學研究和提供教學工作決策具有重要的意義。隨著研究生教育規(guī)模的迅速擴大，日常的教學檔案資料數(shù)量越來越多，利用和查閱檔案日益頻繁，信息需求不斷增加，對檔案管理的要求越來越高。因此，為了檔案管理工作的規(guī)范化和科學化，必須加強對二級學院研究生教學檔案的管理與建設(shè)。

二級學院研究生教學檔案工作的職能

1.管理職能

研究生教學檔案是高校管理中一個十分重要的環(huán)節(jié)，特別是第一手的教學檔案資料，歷史地、真實地反映了二級學院教學質(zhì)量不斷提高的過程，是教學管理者汲取經(jīng)驗教訓、正確地分析教學優(yōu)勢和缺陷、提高教學管理水平的重要依據(jù)。因此，其管理效益的高低，直接影響到學校的管理水平和教學質(zhì)量的好壞。過去，由于我們對教學檔案管理工作重視不夠，出現(xiàn)了部分教學檔案資料各處存放、交接手續(xù)不全、資料收集整理不及時等現(xiàn)象，造成了部分檔案流失，嚴重影響了檔案資源的齊全與保管，甚至影響了如實反映學校建設(shè)的發(fā)展狀況。研究生教學檔案管理，即對研究生的檔案材料進行積累、保管、立卷歸檔、發(fā)送等管理工作。做好這項工作，有利于開發(fā)教學檔案資源，有利于充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)效應(yīng)，有利于確保檔案資源的無形價值。所以，高校對人才的培養(yǎng)固然重要，但人才所形成的軌跡———檔案管理更為重要。

2.參謀助手職能

學校的教學檔案，系統(tǒng)地反映了學校教學活動的全過程，儲藏了大量的重要信息。這些信息對領(lǐng)導的決策、教學和管理工作都起到重要的依據(jù)作用。充分利用這些檔案信息資源，對于各級領(lǐng)導改進工作方法，加強教學管理，提高教育質(zhì)量，總結(jié)經(jīng)驗教訓，都具有重要的借鑒參考價值。只有吸取已有的經(jīng)驗和成果，并在原有基礎(chǔ)上加以完善和提高，才能有效地提高教學質(zhì)量。如通過查閱、分析教學檔案，可以改進教學方法，特別是為教學質(zhì)量評估打下堅實的基礎(chǔ)。因此，完整保留和有效利用檔案信息資源，是為領(lǐng)導決策和教學管理提供可靠依據(jù)的重要保證。

3.服務(wù)職能

建立教學檔案，不僅僅是為了保存在管理教學過程中形成的有價值的文字材料，更主要的是為宏觀教學決策、微觀教學管理以及教學科研服務(wù)。作為檔案管理者，要充分認識到檔案信息工作自身的價值和作用，并通過各種方式迅速、準確地查找出有關(guān)材料，提供給老師和學生使用，滿足多方面的需要。當然，提供信息離不開日常的基礎(chǔ)工作。只有搞好收集、整理、保管和歸檔等工作，才能服務(wù)于廣大師生。例如學生成績、教師教學工作量、學術(shù)論文等資料的查詢，都需要平時工作的積累和保存。

二級學院研究生教學檔案管理的內(nèi)容

研究生教學檔案內(nèi)容豐富、形式多樣、涉及面廣，為使這一工作標準化、規(guī)范化、制度化，應(yīng)分類歸檔，使之保存完整和查找方便。對二級學院來講，它一般主要包括如下內(nèi)容:

1.教學文件檔案

為了加強對研究生教育的管理，促進研究生教育事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展，上級主管部門下達了一系列有關(guān)研究生教育的文件，這是高校對研究生教育進行規(guī)范管理的依據(jù)。這類材料主要包括:上級機關(guān)下達的有關(guān)研究生招生、學籍、學位、教學、就業(yè)等文件材料;研究生教學改革、規(guī)章制度及教學簡報;學校及主管部門的重要工作會議、工作計劃、總結(jié);向上級主管部門提交的各種請示、報告及審批材料等。

2.學科和專業(yè)建設(shè)檔案

學科和專業(yè)建設(shè)是教學管理的重要基礎(chǔ)，這些工作的成功與否直接影響著教學建設(shè)的全過程，進而影響教學水平、教學質(zhì)量和教學效益。這類材料主要包括:研究生各專業(yè)培養(yǎng)方案、教學大綱、課程安排表;研究生培養(yǎng)計劃、開課計劃以及教學實踐報告書等;申請碩士點、博士點授予權(quán)的整體自評報告及相關(guān)附件材料;有關(guān)專業(yè)方向設(shè)置、調(diào)整、撤銷合并、更改名稱的學科、專業(yè)評估材料;各學科專業(yè)招生考試科目、專業(yè)目錄、專業(yè)介紹等。

3.導師業(yè)務(wù)檔案

導師業(yè)務(wù)檔案是教育實踐和教學研究過程中形成的重要文件材料，它是教學過程及其質(zhì)量的客觀記錄。這部分檔案材料包括:導師申請報告及審批材料;導師基本情況(年齡、學歷、職務(wù)、職稱、專業(yè)、畢業(yè)學校)等;導師教學情況(每學年的教學工作量、教改立項)等相關(guān)材料;考核與獎懲方面的情況(教師學年業(yè)務(wù)考核、教學質(zhì)量獎及其教學事故處理意見)等;導師獲得學位及評職晉級方面的材料;教師業(yè)務(wù)水平提高情況的材料(參加國內(nèi)外進修、考察及重大學術(shù)活動)等。

4.學籍檔案

學籍檔案管理是對學生的入學資格、在校學習情況以及畢業(yè)資格的考核與管理，具有很強的政策性和原則性。從研究生的招生到研究生畢業(yè)離校，形成了大量的具有參考價值的檔案材料，這些材料是進行研究生教育工作的重要憑證和參考依據(jù)。其中應(yīng)當包括:研究生復試考核內(nèi)容、復試考核情況統(tǒng)計表;研究生錄取名冊、學籍卡片、成績統(tǒng)計表;學籍變更材料，如升學、留級、休學、退學、轉(zhuǎn)學、復學、開除、出國、死亡等材料;畢業(yè)、肄業(yè)、結(jié)業(yè)生名冊及有關(guān)證明材料;獎勵與處分材料;就業(yè)趨向等材料。

5.學位工作檔案

學位工作是研究生培養(yǎng)的重要組成部分，是對研究生進行科學研究或承擔專門技術(shù)工作的全面考察，是反映研究生的創(chuàng)新能力、綜合運用所學知識、發(fā)現(xiàn)并解決問題能力的重要環(huán)節(jié)。它主要包括以下歸檔材料:學位評定條例及工作計劃、總結(jié);論文開題報告;二級學院學位評審委員會成員名單;學位申請書、學位論文、論文答辯會原始記錄、論文評閱書、學位授予審批材料等。

6.學術(shù)科研檔案

研究生所在的培養(yǎng)單位，聚集著大批的學科帶頭人、專家和教授，每年都有大量的學術(shù)論文發(fā)表和省(部、校)級等課題進行研究，形成了大量的學術(shù)科研檔案。研究生在導師們的指導幫助下，積極參與或獨立地進行重大科研攻關(guān)項目的研究，努力培養(yǎng)自己的科研創(chuàng)造和開發(fā)能力，并結(jié)合本專業(yè)發(fā)表學術(shù)論文。這部分檔案主要包括:上級有關(guān)部門下達的申報科研項目(基金)等文件;公開發(fā)表論文的復印件;科研項目的經(jīng)費、起止時間和結(jié)項情況;科研成果獲獎情況;專業(yè)期刊雜志的合訂立卷等。

加強二級學院研究生教學檔案管理的措施

要使研究生教學檔案發(fā)揮更好的效用，為提高教學質(zhì)量奠定基礎(chǔ)，就必須加強教學檔案的管理。對教學檔案的管理，要全面從基礎(chǔ)工作做起，從而更好地為教學和科研服務(wù)，逐步實現(xiàn)教學檔案管理的規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化。

1.健全歸檔制度，確保檔案的完整性

由于教學檔案具有時間劃分的特殊性，一般可以按學年整理、歸檔，應(yīng)盡可能地結(jié)合教學工作，做到檔案邊形成邊收集。要根據(jù)研究生教學檔案的不同用途，按同年度、同一學期或同一類別進行分類整理。如研究生招生管理、成績管理、學位管理、導師管理、論文管理等都要各立一卷，這樣便于利用和查找。同時，檔案的移交和接收是管理中一項經(jīng)常性的工作。移交工作做不好，很容易使材料失落;接收工作做得不及時，又容易破壞檔案材料的完整性。所以，教學檔案的交接和接收工作不容忽視。

2.充分利用現(xiàn)代化管理手段，提高管理質(zhì)量

由于研究生在校人數(shù)不斷增加，教學檔案管理的難度也越來越大。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校的普及，研究生教學檔案管理應(yīng)將計算機數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于研究生的教學檔案管理中。計算機參與管理在很大程度上反映出管理工作的規(guī)范化和科學化。提高教學管理水平的一個重要內(nèi)容就是在管理中不斷提高計算機的應(yīng)用水平。它不但可以減少信息管理工作中的重復勞動，提高信息管理的效率和水平，還能及時、準確地反映研究生教育狀況，促進管理工作的現(xiàn)代化和科學化。

3.提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，增強服務(wù)意識

對二級學院來說，負責研究生教學具體工作的秘書，相應(yīng)地承擔了教學檔案的管理工作。由于日常教學工作瑣碎、零亂，而檔案資料的管理需要熱情周到的服務(wù)意識、認真細致的工作態(tài)度，因此，檔案管理人員其素質(zhì)的高低直接影響著研究生檔案管理工作的成效。檔案管理人員首先應(yīng)具有較強的事業(yè)心和責任心，工作上扎扎實實，樂于奉獻。教學檔案的管理和使用是一個動態(tài)的揚棄過程，管理人員在平時工作中的每一個環(huán)節(jié)中，都要認真負責。如填寫內(nèi)容不合乎要求時，就要及時更正，直到準確、完整;發(fā)現(xiàn)材料不全時，應(yīng)及時找到當事人補齊;經(jīng)常檢查整理教學檔案是否有重復內(nèi)容，并及時刪除無保存價值的內(nèi)容。其次，要具有與檔案管理相適應(yīng)的科學文化知識，盡可能多地掌握所管轄專業(yè)的一般知識，做到少說“外行話”，這是做好管理工作的保證。最后，要把動態(tài)管理與靜態(tài)管理結(jié)合起來，把傳統(tǒng)管理方式與現(xiàn)代化管理手段結(jié)合起來，以適應(yīng)時代發(fā)展的需要，不斷提高檔案管理水平?；鶎咏虒W管理人員還要有意識地、積極地參與跟蹤教學文件形成的全過程，做到每項工作都要有記錄、有總結(jié)，做一名管理工作的有心人。

21世紀是信息的時代，是知識經(jīng)濟的時代，做好研究生教學檔案的管理工作正是這個時代給高校管理人員提出的新要求。檔案管理者應(yīng)努力探索新方法、新思路，努力使研究生教學檔案管理工作邁上一個新臺階。

[參考文獻]

1.金俊蘭:《加強高校研究生檔案管理的探討》，《高教論壇》，2003年第6期。

2.沈玉:《淺談研究生檔案管理與教育管理信息化》，《浙江檔案》，2001年第2期。