三、會議的主持

經(jīng)過上述準備后，便可按計劃召開會議。為了使會議達到目標，會議主持必須善于控制、領導會議。

(1)會議的開始

會議的開始十分重要，只有通過這一關，整個會議才得以順利進行。會議開始時，應盡力吸引與會者，提高他們參加會議的興趣，滿足他們的要求。一般情況下，與會者互不相識，為此應對每位與會者做必要的介紹。常用的介紹方法有:

①自我介紹。與會者分別做自我介紹，說明自己的姓名、社會身份。自我介紹可以是一定次序的，也可以是隨意的，介紹時應起立、脫帽。

②相互介紹。這實際上是將自我介紹與他人介紹結合起來，每一個人先做自我介紹，然后再被他人介紹。其具體做法是:依照座位的次序或按照事前編排好的次序，每兩個人成為一組，相互介紹。如與會者24人，座位相鄰近的兩個人為1組，共有12組。在每組的兩人相互簡單地說明了自己的情況后(大約5～8分鐘)，再按順序一組一組地彼此介紹。

③主持人介紹。由會議主持人一一介紹參加會議人員的情況。介紹到哪一位，被介紹者應起立脫帽，向大家點頭示意。這種方法適合與主持人對與會者姓名、身份等比較熟悉的情況。

④名片介紹。名片是印有姓名、身份等的卡片。通常是長方形的，長9～10厘米，寬5～6厘米，男子的可略大些，女子的可略小些。名片的顏色可以是白色、米黃色、淺灰色或淺米色等。名片的左上角以較小字體寫明身份、職務，正中央用較大字體印姓名，左下角和右下角所在單位地址，郵政編碼，住址，電話等。名片常在正反兩面印出不同語種的文字，一面中文，另一面外文。與會者相互遞交名片也是相互介紹的一種好方法。

在介紹了與會者的情況后，應設法使會議比較自然地進入正題;其方法有兩種:一種是比較正式的會議，可以以主持人或比較重要的人物的正式講話開始;另一種是非正規(guī)的或不十分嚴肅的會議，可以用一個與主題有關的故事或用幽默的玩笑引入正題。

會議開始時創(chuàng)造出一種良好的或適宜的氣氛是必要的。會議是眾人交流的場合，眾人的交流會造成一種超于個人之上的、熱烈的、互動的會議氣氛。會議主持人就是這種氣氛的“管理者”，為此，可考慮采用以下技術:

①造成“我群感”?！拔胰骸笔巧鐣W的一個專門術語，是指人們對自己所屬的社會群體或社會組織有強烈歸屬感的社會現(xiàn)象。如人們常用“我們的家”、“我們的學?！薄ⅰ拔覀兊膯挝弧钡日f法，這就體現(xiàn)了“我群感”。會議是由眾多四面八方的社會成員聚集在一起而形成的臨時群體，為使所有與會者能積極認真地開好會議，承擔起與會者的職責，樹立起會議的“我群感”是十分重要的?！拔胰焊小笨墒箷h增強內聚力，有利于會議目標的實現(xiàn)，其具體技巧有很多。例如，會議主持人在講話中重復使用“我們”、“我們的”、“我們這次會議”這樣的語句，使全員與會者產生“我們是一個整體”的感覺。又如，可使用特殊的會議標志，如會議代表出席證、會標等，以此造成會議群體與非會議群體之間的界限。

②深入、細致地研究所有與會者參加會議的目的，并按不同的目的進行歸類和分組。在掌握會議進程時，要注意這些目的是否達到，只有使會議既達到了組織者的目的，又達到了全體與會者的目的，會議才可能獲得較大的成功。

③盡快地實現(xiàn)近期目標和較易達到的目標。會議的目標有近期的、較易達到的和遠期的、較難實現(xiàn)之分。在會議安排上，應使近期的、較易達到的目標盡快實現(xiàn)，這樣會使與會者因實現(xiàn)其某種利益或目標而興趣大增。實踐證明，最初的成功能激發(fā)與會者的信心，有利于會議順利地進行。

④處理好會議的顯在目標與潛在目標的關系。會議的顯在目標即會議所公開宣布的目標，一般情況下，會議的主持者在會議一開始就應明確、清楚地將之告訴全體與會者。會議的潛在目標是會議未公開宣布，但在實際上卻隨著會議的進行而逐漸達到的目標。對于這類目標，會議的主持者應始終保持清醒的頭腦。對會議目標的把握是創(chuàng)造良好會議氣氛的關鍵。

⑤利用與會者過去的經(jīng)驗。在會議開始時，與會者對會議的情況還不甚了解，但每個與會者都有不同的學識、文化、經(jīng)歷或經(jīng)驗等。會議的主持者應盡力調動這些潛在因素，使它們?yōu)闀h發(fā)揮作用。

⑥與會者的錯誤采取寬容的態(tài)度。會議的參加者在會議中有時會有不適當?shù)难哉勁e止。應該相信，絕大多數(shù)的與會者會隨著會議的進行而逐漸采取更為得體、更為文明的言談舉止。因此，對與會者的不良言行，一般不宜采取激烈的批評態(tài)度，而應采取寬容態(tài)度。相信其會接受會議氣氛和環(huán)境的影響而有所修正和改進。不適當?shù)嘏u會破壞會議的氣氛，使整個會議的人際氛圍緊張起來。

(2)會議的進行與結束

良好的開端固然重要，但會議的真正成功需要主持人或管理者在會議進行中持續(xù)不斷地努力。換句話說，需要將良好的氣氛貫穿于會議的始終。

①討論。任何會議都是與會者之間思想、觀念、感情等的交流與交換。而討論是進行這種交流、交換的重要形式。會議主持者的基本責任之一就是鼓勵和促進討論。

對某一問題進行討論就意味著這一問題尚未找到統(tǒng)一的答案。因此，會議的組織者不要在討論之前就規(guī)定某種答案。討論中應允許各種不同的意見充分地表達出來，取長補短，最終形成某一種或某幾種意見。參加討論的人員地位是平等的，不存在誰服從誰的問題，討論的雙方都應服從于事實。

會議的主持者應注意使參加討論的每一個人都有機會發(fā)表意見。討論中盡管會產生主要發(fā)言人，但一定要避免被某幾個人壟斷。必要時可限定每個人的發(fā)言時間。會議的主持者還應隨時把握討論的方向，使討論不偏離會議的主題。主持者的藝術還包括通過一些必要的插語，簡短的小結，使討論的內容集中在某一或某幾個重要的問題上。討論切忌與會者的發(fā)言沒有聯(lián)系，各唱各的調，使討論的問題很分散，這就無法發(fā)揮討論的正常功能。

為保證參加討論者都有機會發(fā)表意見，參與討論的人數(shù)不宜過多，當與會者人數(shù)較多時，可分成若干小組進行討論。分小組時應盡量把興趣相近的人分在一起，這樣有助于集中討論焦點問題，有助于形成融洽的關系。另一種是將專業(yè)、素質、年齡不同的人分在一起，這種方式有助于從各個角度比較全面地研究問題，避免片面性。

②提問。會議主持者的一項重要技巧是提出問題。提問可以吸引全體與會者的注意力，有助于人們深入地思考問題。提問要注意掌握時機，例如，當討論已涉及某個方面而焦點又不十分明確時，及時地提出問題，常?？墒褂懻撔纬筛叱?。提問在用語上切忌含糊，問題要明確而具體。

有人將問題分為開放型問題和封閉型問題。開放型問題是指沒有固定答案，由被問者自由回答的問題。如衛(wèi)生部門領導組織職工討論“深化衛(wèi)生改革的措施是什么”，讓職工各抒己見。封閉型問題是提出問題者已經(jīng)設計了兩個或兩個以上固定答案，讓被問者討論這幾種答案的利弊。

另外，還有人將問題分為全體問題和個人問題。前者指全體與會者提出的問題，后者指某一與會者提出的問題。全體會議與個人會議有遞進關系。一般情況下，主持者先向與會者提出全體問題，如果提出深化改革的措施問題，在無人回答的情況下，主持者再點某人的名，請他談談對這個問題的看法。

③對不同意見的處理。由于與會者的知識、文化、素質、經(jīng)歷等的不同，在會議進行中常會出現(xiàn)不同的意見，甚至發(fā)生爭執(zhí)。事實上，意見不一致并不一定是壞事，因為唯有這樣才能引起人們的思索與討論。主持者要巧妙地將爭論問題作為會議的主題之一，選擇適當?shù)挠袪幾h的問題供全體與會者談論，這同時也是將會議引向深入的一種好方法。如果經(jīng)過處理，問題暫時難以解決，可將其暫時放下，按照會議議程進入下一項活動，以免因分歧而干擾了整個會議。

④總結。及時對會議做出總結是會議主持者的重要職責。不善于總結的人往往會將會議的成果丟掉或錯過寶貴的時機?？偨Y實際上是對會議成果的概括，任何成功的會議都是達到了開始設計的會議目標的會議。會議的成功與否必然要通過總結反映出來。當然，總結可以是分階段的，即隨著會議的進行，及時總結成功的經(jīng)驗和失敗的教訓。總結時要歸納會議中提出的主要觀點和問題，不要將會議的精華遺失?？偨Y的中心仍是檢查會議目標的實現(xiàn)情況。一個會議是否繼續(xù)開下去，關鍵取決于其目標是否達到，如果目標已經(jīng)達到就應立即總結并結束會議。

【注釋】

[1]朱麗莎.后勤公共關系.大連海運學院出版社，1994:163.