關于普查行政后勤保障工作管理規(guī)范化的思考

吳云山

一項完整的普查應包括三個階段，即前期準備階段、中期登記和數(shù)據(jù)處理階段、后期普查資料的開發(fā)利用和資料管理階段。行政后勤保障工作在普查的各個階段都將發(fā)揮重要作用，其完成的好壞，不僅關系著普查工作的順利進行，而且關系著普查工作的成功與否。因此，如何采取有效措施，建立和完善普查行政后勤保障工作管理體系，充分發(fā)揮普查行政后勤保障管理在普查體系中的助推作用，具有重要意義。筆者曾多次參加過大型普查的行政后勤保障工作，現(xiàn)對普查行政后勤保障工作實踐談幾點粗淺的體會。

一、普查行政后勤保障工作的主要內容

普查行政后勤保障工作，所涉及面廣、工作繁雜，它包含經(jīng)費使用、物資管理、公文收發(fā)與管理、會議會務、人員接待、對外聯(lián)絡、車輛管理與調度等諸多內容，從每次普查的前期準備階段開始，行政后勤保障的工作也就啟動了，主要包括以下幾個方面。

（一）經(jīng)費使用

普查經(jīng)費是普查工作的重要保障。第一，行政后勤保障人員按照有關財務制度，借鑒歷次普查經(jīng)驗，結合普查工作進度，不斷量化實際工作需要，及時編制普查經(jīng)費預算，并協(xié)助領導及時向財務部門申報，爭取盡快落實普查經(jīng)費，做到?？顚Ｓ谩５诙?，堅持厲行節(jié)約、確保重點、強化監(jiān)督、規(guī)范管理的原則合理安排使用普查經(jīng)費，保障核心環(huán)節(jié)的需要。第三，始終堅持賬物兩清的原則，嚴格按《機關支出管理暫行辦法》和普查的有關規(guī)定來購置辦公用品，并認真做好辦公用品的入庫與發(fā)放登記工作，做到精打細算，勤儉節(jié)約。第四，嚴格按照政府采購有關規(guī)定和程序，做好普查數(shù)據(jù)處理等大型設備及大宗物品的預算和購置工作。

（二）物資管理

為保證普查工作有序順利開展，從普查物資購買、領取運送、分發(fā)、管理、使用各個環(huán)節(jié)由專人負責，認真做好普查物資發(fā)放工作。一是保證物資發(fā)放及時，在接收國家下發(fā)的物資前就與快遞公司簽訂協(xié)議確定物資堆放場地及運輸規(guī)則，無論是否節(jié)假日相關人員都能及時地把物資發(fā)放到各市、縣（市、區(qū)）。二是安排專人負責接收、發(fā)放普查物資，對國家下發(fā)和本級購置的普查物資按照明細單逐一清點，做到專人負責，專室存儲，分類存放，妥善保管。三是制定分發(fā)到各市、縣（市、區(qū)）普查辦的物資清單，根據(jù)普查區(qū)及“兩員”數(shù)量，準確計算發(fā)放的數(shù)量，并登記造冊，保證分發(fā)比例合理，統(tǒng)籌兼顧，確保滿足宣傳、培訓、試點、摸底和正式普查等各項工作開展的需要。四是規(guī)定物資發(fā)放領取時間，履行簽字手續(xù)，明確雙方責任，并對屬地保管、使用普查物資提出具體要求，嚴防物資損毀、丟失，嚴禁轉移物資用途，確保普查各項物資專項專用。

（三）公文收發(fā)與管理

專人負責承辦日常性公文、負責文件的管理，做好公文的收發(fā)，做到上情下達，下情上傳的及時和暢通，同時，還做好文件、信息、簡報等信息資料的收集整理，及時歸檔。

（四）會議會務和接待工作

由于普查任務繁重，各種會議眾多，會務安排和人員接待自然就成為普查行政后勤保障的一項重要工作。工作人員對每個會議從地點確定、會場布置到會議的吃、住、行，都要做到精心安排，確保每個會議的順利進行；工作人員要編制會議預算、申報政府采購、簽訂會議合同，嚴格按《會議管理暫行辦法》按會議計劃和費用標準對每個會議做好安排，會議結束后及時持會務費發(fā)票、會議通知、會議的預算、采購確認書、會議采購協(xié)議，按規(guī)定流程和權限辦理會務費用的結算工作；同時還要負責做好國家及省內外來賓的接待和其他突發(fā)性工作。

（五）對外聯(lián)絡與溝通

普查行政后勤保障工作人員既要做好對內的常規(guī)性工作，又要做好各種對外的聯(lián)絡性工作，真正做到內外兼顧，善于溝通；溝通要講究技巧，必須具備良好的溝通交流能力。

（六）車輛管理與調度

根據(jù)普查任務的實際情況，行政后勤保障人員要緊緊圍繞服務保障這個工作中心，嚴格按照省級公務車定點維修統(tǒng)一結算的規(guī)定流程，有計劃地做好每輛車的例保工作，發(fā)現(xiàn)故障及時維修，有效地確保每輛車的機械狀況良好，保證行車安全。同時做到精心安排、合理調度，最大限度地保障普查的工作用車以及其他突發(fā)性用車，為順利完成普查的各項任務保駕護航。

二、目前普查行政后勤保障工作管理中存在的問題

普查行政后勤保障工作的價值和意義就在于為普查工作的正常開展提供保障，為普查的各項工作任務及時完成提供周到的服務。從歷次普查情況來看，在各級部門的正確領導下，在省辦工作人員的共同努力下，我省在普查行政后勤保障工作總體上做得較好，普查經(jīng)費充足，且使用上做到“三低”，即“低浪費、低成本、低消耗”，同時各項工作早準備、早部署、嚴格落實、嚴格監(jiān)督，對整個普查工作起到了很好的促進作用。但仍存在一些需要改進的問題：

（一）普查行政后勤保障的規(guī)章制度有待進一步完善

沒有規(guī)矩、不能成方圓。要通過制度的建立、機制的引進，來約束、規(guī)范、促進普查行政后勤保障工作，使普查行政后勤保障工作能夠規(guī)范科學、合理有序。然而，與歷次普查一樣，此次普查全國缺乏規(guī)范的財務管理、車輛管理、會務管理、文檔管理、安全管理、保密管理等制度，有些制度國家雖然也有制定，但內容主要延續(xù)以往且并不完善，也沒有根據(jù)時代的變遷作出更好地修改，在遇到?jīng)]有事先預料的突發(fā)事件或問題時，結果可能會導致搞過普查的許多人員按經(jīng)驗辦事，沒有搞過普查的人員盲目行事。

（二）普查行政后勤保障工作人員的責任意識和服務水準有待進一步加強

普查行政后勤保障工作頭緒多、事務雜，要求從事行政后勤保障的工作人員具備極強的服務能力和理念，即既要有做好行政后勤保障工作的本領和水平，又要有當好“服務員”的態(tài)度，有不計名利、任勞任怨的“老黃?！钡膶嵏删?。然而，目前普查的行政后勤保障人員多數(shù)是臨時抽調人員擔任，素質參差不齊，而且沒有接受過專門的、規(guī)范的培訓。對于宣傳、清查摸底、調查登記、數(shù)據(jù)處理、資料開發(fā)等各個環(huán)節(jié)的工作，全國自上而下都開展了大規(guī)模的、專門的培訓，唯獨行政后勤保障這項貫穿始終的重要工作在歷次普查中都沒有開展過專門培訓。結果，行政后勤保障人員在開展普查工作時出現(xiàn)許多問題，如協(xié)作精神不夠，處理突發(fā)事件能力不足，服務意識也不夠強等等。

（三）普查行政后勤保障工作人員的普查知識有待提高

從全省來看，由于參加普查業(yè)務培訓的大多是普查業(yè)務骨干，從事行政后勤保障工作的人員只有少部分人員有機會參加普查方案方面的培訓和學習。大多數(shù)行政后勤保障工作的人員對普查條例、普查方案、實施細則和操作流程等的學習掌握不全，理解不夠，難以很好地配合普查工作的順利開展，同時也就影響相關服務工作的提高。

三、普查行政后勤保障工作管理的規(guī)范化思考與建議

針對上述問題，現(xiàn)就今后如何更好地做好大型普查行政后勤保障工作提出幾點建議：

（一）建立健全各類制度

建立健全具有根本性、穩(wěn)定性和長期性的各項規(guī)章制度是按制度束人、按制度辦事、按制度管物的根本保證。建立嚴格的崗位責任制度，合理分工，協(xié)調配合，充分發(fā)揮普查辦人員的優(yōu)勢和特長，讓有效的人力發(fā)揮最大的作用。對材料撰寫、信息發(fā)布，要建立嚴格的審核制度，做到嚴謹、科學。針對物資采購、日常接待、車輛維修等財物支出，都要有完備的財務管理制度加以約束和規(guī)范，使有限的資源發(fā)揮最大效益。

（二）增強五種意識

一是增強大局意識，站在大局的角度做好行政后勤保障工作，自覺把行政后勤保障工作放在大型普查的大局中去思謀，服從服務于大局；二是增強責任意識，從事大型普查行政后勤保障工作也要有強烈的責任心和責任感，做到“不以事小而不為，不以事雜而亂為，不以事急而盲為，不以事難而怕為”；三是增強服務意識，嚴謹細致地做好每一個環(huán)節(jié)的工作，為普查業(yè)務工作提供堅實支撐；四是增強效率意識，要做到快而有序，忙而不亂，雷厲風行，立說立干，堅決克服拖沓懶散、推諉疲沓的不良作風，注重工作質量，講究工作效率；五是增強奉獻意識，行政后勤保障工作從事的是幕后、臺下的工作，做得多，干得多，無影又無蹤，看不出成績，說不出一二三，但又是普查工作所不可缺少和替代的工作。因此，要有奉獻精神，吃苦耐勞，不斤斤計較。

（三）重視培訓

考慮到普查行政后勤保障工作的繁雜性，應專門舉辦針對這類工作的培訓，同時培訓內容要廣泛，不僅要進行普查業(yè)務、普查流程的培訓，而且要進行道德、素質教育、法制教育培訓，還要進行財務管理、危機管理、行政管理、檔案管理、保密管理等的各種培訓，切實提高專業(yè)水準，做到普查各項工作事事有人管、人人有責任。

浙江省人口普查辦公室