檔案整理方法_文書(shū)處理與檔案管理

一、掌握檔案整理的單位

1.檔案整理的單位

檔案由單份文件構(gòu)成，把單份文件組合成案卷稱為立卷(或組卷)。2000年12月國(guó)家檔案局頒布《歸檔文件整理規(guī)則》，文書(shū)立卷改革在全國(guó)得到迅速推廣。其中最根本的一點(diǎn)就是整理單位的不同，傳統(tǒng)上以“卷”為單位，改革后以“件”為單位。于是，產(chǎn)生了文書(shū)檔案整理的兩種方法，即以“卷”為單位的和以“件”為單位的整理方法，或稱按“卷”/“件”整理。

(1)案卷

案卷是由來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和外形上互有聯(lián)系的若干文件組合而成并放入卷夾、卷皮的檔案保管單位。一個(gè)案卷包括案卷封面、卷內(nèi)文件目錄(歸檔文件目錄)、卷內(nèi)文件(案卷正文實(shí)體內(nèi)容)、卷內(nèi)備考表等組成部分。

(2)件

一般以每份文件(自然件)為一件。關(guān)于“件”的定義，需注意以下幾種情況:文件的正本與定稿為一件;重要文件(法律法規(guī)等)的正本與歷次修改稿可為一件或各為一件;正文與附件為一件;正文與重要文件、處理單、發(fā)文稿頭紙、簽批條等為一件;原件與復(fù)制件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按其原來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)(本)為一件;來(lái)文與復(fù)文可視為一件。

2.以“件”為單位與以“卷”為單位整理的區(qū)別

以“件”為單位的文書(shū)檔案整理方法之所以逐漸取代以“卷”為單位的整理方法，主要優(yōu)勢(shì)在于:(1)取消案卷，界定“件”的概念，從檢索的實(shí)際需要及減輕工作量出發(fā)，實(shí)現(xiàn)文件級(jí)管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過(guò)程。裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料不做統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護(hù)要求即可;(2)分類方法固定為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)，并允許各單位視具體情況組合及簡(jiǎn)化分類層次;(3)取消案卷、卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。以件(份)為單位裝訂，不用擬寫(xiě)案卷題名，跨盒編流水件號(hào)，不編頁(yè)號(hào)，只記頁(yè)數(shù);(4)簡(jiǎn)化了歸檔章的項(xiàng)目，只保留檢索必備項(xiàng)目;(5)文件排列方法靈活，便于查閱，利于保密;(6)歸檔文件直接裝盒保管，檔案盒的項(xiàng)目設(shè)置有了較大的變化。無(wú)須撰寫(xiě)案卷題名和填寫(xiě)案卷封面，只需填寫(xiě)盒脊。

當(dāng)然，以“件”為單位的整理方法需要網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)輔助才能提高其檢索效率，有一定的系統(tǒng)依賴性。

二、掌握檔案整理的最終成果——全宗

1.掌握“全宗”概念

“全宗”的字面意義，就是全部卷宗。全宗是檔案的基本分類和管理單位，指一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有聯(lián)系的檔案整體。通常情況下，一個(gè)獨(dú)立從事活動(dòng)的單位，如一個(gè)機(jī)關(guān)、一個(gè)企業(yè)、一個(gè)學(xué)校形成的全部檔案應(yīng)該組成一個(gè)全宗。

全宗從其形成角度看，有組織和個(gè)人兩大類。

(1)組織全宗

在通常情況下，一個(gè)獨(dú)立從事活動(dòng)的單位，如國(guó)家機(jī)關(guān)的部、局、廳，一個(gè)工廠、學(xué)校，所形成的檔案應(yīng)該組成一個(gè)全宗;機(jī)關(guān)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)，如業(yè)務(wù)處、科、室，所形成的檔案則作為相應(yīng)的全宗的組成部分。形成全宗的機(jī)關(guān)單位稱作“全宗構(gòu)成者”，又稱“立檔單位”。立檔單位的主要標(biāo)志是他們?cè)诠ぷ魃?、組織上和財(cái)務(wù)上是否具有一定的獨(dú)立性。一般具備下列條件的機(jī)構(gòu)就是立檔單位:可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文;設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以制定預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃;設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。

(2)個(gè)人全宗

個(gè)人全宗又稱人物全宗，一個(gè)人一生無(wú)論身份、政治立場(chǎng)如何變化，只構(gòu)成一個(gè)全宗。對(duì)檔案館而言，只有那些對(duì)社會(huì)有突出貢獻(xiàn)或重要影響的個(gè)人，其檔案才可能成為一個(gè)實(shí)際的個(gè)人全宗，即只有名人的檔案才可能成為個(gè)人全宗。一個(gè)人物全宗的全部檔案，大致可以分幾類:傳記材料、創(chuàng)作材料、公務(wù)活動(dòng)材料、個(gè)人書(shū)信、經(jīng)濟(jì)材料、親屬材料、評(píng)價(jià)材料、音像材料等。

2.了解全宗編號(hào)的方法

全宗編號(hào)的方法主要有:大流水編號(hào)法、體系分類編號(hào)法、分類流水編號(hào)法。一般情況下，采用大流水編號(hào)法的檔案館居多，總體效果也較好。

(1)大流水編號(hào)法

大流水編號(hào)法又稱順序流水編號(hào)法，即一個(gè)檔案館對(duì)其所有全宗按進(jìn)館順序用自然整數(shù)由小到大順序編號(hào)，第一個(gè)進(jìn)館的全宗就編為1號(hào)，第二個(gè)進(jìn)館的全宗就編為2號(hào)……。這種編號(hào)方法的優(yōu)點(diǎn):一是簡(jiǎn)便實(shí)用，且符合唯一性和系統(tǒng)性要求，二是全宗號(hào)同時(shí)反映全宗進(jìn)館的先后順序和全宗數(shù)量。

(2)體系分類編號(hào)法

這種方法按某種邏輯框架，將檔案館所收藏的全部全宗構(gòu)造成一個(gè)邏輯類別體系。每一邏輯類別層次中的具體類別都有一個(gè)固定的代號(hào)(類號(hào))，只有最小的類別代號(hào)后面的號(hào)碼才是該類中具體全宗的固定順序號(hào)。這樣，每個(gè)全宗號(hào)實(shí)際上都成了一個(gè)由幾位數(shù)構(gòu)成的號(hào)碼，且每一位數(shù)都有其特定的邏輯含義。

(3)分類流水編號(hào)法

這種方法是上述兩種編號(hào)方法結(jié)合使用的產(chǎn)物，比較適合于規(guī)模較大、全宗類型頭緒較多的檔案館。具體編法是先將館藏全宗劃分為兩個(gè)或幾個(gè)大類，并以固定的代字或代碼作標(biāo)志，然后在各大類中按進(jìn)館順序流水編號(hào)。

【知識(shí)拓展】

全宗的補(bǔ)充形式有哪些

全宗主要分為常規(guī)全宗和特殊形式的全宗兩種類型:常規(guī)全宗即一般情況下的獨(dú)立全宗，有的國(guó)家也稱其為標(biāo)準(zhǔn)全宗;在難以區(qū)分或不必要區(qū)分獨(dú)立全宗的情況下，則采取聯(lián)合全宗、全宗匯集和檔案匯集等方法，作為全宗的特殊形式，也稱為全宗的補(bǔ)充形式。

(1)聯(lián)合全宗

聯(lián)合全宗就是兩個(gè)或幾個(gè)關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。它通常產(chǎn)生于兩種情況:繼承關(guān)系密切的機(jī)關(guān)，文件彼此混雜;職能互有密切聯(lián)系的機(jī)關(guān)，合署辦公，“一套機(jī)構(gòu)兩塊牌子”。

(2)全宗匯集

全宗匯集是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。這類全宗包括從相同類型的基層單位選擇接收的，具有代表性的若干小全宗或一些殘缺不全的全宗。

(3)檔案匯集

在整理歷史上遺留下來(lái)的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織檔案的過(guò)程中，有時(shí)遇到一些殘缺不全的文件，或難以判明其所屬立檔單位，或無(wú)法建立全宗，則可按其基本內(nèi)容、時(shí)間、地區(qū)、作者和名稱等大致可考的特征組合在一起，以一定的方法進(jìn)行整理，標(biāo)以綜合名稱并編一個(gè)全宗號(hào)，即成為一個(gè)檔案匯集，作為一個(gè)全宗單位進(jìn)行管理。如“清代末期××地區(qū)房產(chǎn)地契檔案匯集”。

三、檢查文件收集情況

1.檢查文件是否齊全完整

“齊全”是指將應(yīng)歸檔的文件材料都收集進(jìn)來(lái)。“完整”是指收到的文件材料內(nèi)容完整、正確，不能缺張短頁(yè)。例如，發(fā)文是否同時(shí)具有文件正本和定稿，各種反映單位基本情況的年報(bào)、名冊(cè)、會(huì)議記錄，有關(guān)本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免、調(diào)動(dòng)和福利等方面的材料是否收集全。

2.檢查文件歸檔的范圍

不屬于本機(jī)關(guān)、本部門(mén)歸檔范圍的應(yīng)剔出;同時(shí)，要看是否屬于本年度的，不屬于本年度的應(yīng)轉(zhuǎn)出歸入相應(yīng)的年度。

【小技巧】

如何更好地把握文件材料的組卷年度

區(qū)分文件材料的年度時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn):

一般文件應(yīng)放在文件材料形成的那一年組卷，文件的形成時(shí)間以文件的簽發(fā)、批準(zhǔn)通過(guò)的時(shí)間為準(zhǔn)。

文件的形成時(shí)間所在年度與文件內(nèi)容針對(duì)的年度不一致時(shí)，應(yīng)在文件內(nèi)容針對(duì)的年度立卷，如工作計(jì)劃、總結(jié)、年度計(jì)劃報(bào)表、表彰先進(jìn)的文件等?？缒甓鹊挠?jì)劃放在內(nèi)容針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在其內(nèi)容針對(duì)的最后一年立卷。

跨年度的請(qǐng)示和批復(fù)，來(lái)文與復(fù)文不能分開(kāi)立卷。本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示可以放入收到批復(fù)的年度歸檔，本機(jī)關(guān)的批復(fù)可按復(fù)文時(shí)間立卷歸檔，請(qǐng)示與批復(fù)時(shí)間跨度太大無(wú)法同時(shí)立卷的可在備考表中相互注明。

3.檢查卷內(nèi)文件是否有一定的聯(lián)系，有聯(lián)系的要?dú)w到一塊，沒(méi)有聯(lián)系的要剔出另組卷。例如，關(guān)系同一件事情的請(qǐng)示、批復(fù)、名冊(cè)和會(huì)議紀(jì)要，一項(xiàng)專題工作、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程的所有文件等。

四、準(zhǔn)備好整理必需的用具和軟件

1.檔案裝具

按照國(guó)家檔案局的規(guī)定，為了保證以后向檔案館移交的檔案規(guī)范統(tǒng)一，各立檔單位必須使用區(qū)檔案館統(tǒng)一監(jiān)制的檔案裝具，包括各種檔案的卷盒、目錄、裝訂線和歸檔章等。

2.裝訂工具

按照規(guī)定，所有歸檔文件的裝訂，不得使用金屬釘和不耐久的尼龍線、塑料線，必須使用經(jīng)過(guò)消毒處理的檔案專用棉線。整理前要購(gòu)置一些取釘器、白紙、無(wú)糧糨糊，以及檔案裝訂機(jī)或手持電鉆(適用于傳統(tǒng)方法)和一臺(tái)檔案裝訂專用縫紉機(jī)(適用于新方法)。

3.檔案管理軟件

隨著辦公自動(dòng)化和檔案管理現(xiàn)代化的推進(jìn)，現(xiàn)在一般規(guī)定在向檔案館移交紙質(zhì)檔案的同時(shí)都必須移交與紙質(zhì)、照片和聲像檔案相對(duì)應(yīng)的機(jī)檢目錄和電子檔案。各立檔單位在歸檔時(shí)必須購(gòu)買(mǎi)和使用統(tǒng)一的檔案管理軟件進(jìn)行錄入管理。

五、歸檔文件的整理方法——以“件”為單位

歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程，即為歸檔文件整理。

裝訂歸檔文件材料修整完畢后，需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新加以裝訂，以從實(shí)體上最終確定“件”的形態(tài);同時(shí)，可以起到固定文件頁(yè)次，防止文件張頁(yè)丟失，便于歸檔后保管和利用的作用。

(一)歸檔文件修整

為保證檔案能夠長(zhǎng)期保存和有效地提供利用，裝訂前必須對(duì)不符合要求的歸檔文件材料進(jìn)行必要的修整。文件修整一般包括對(duì)破損文件進(jìn)行修裱，對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制，去除文件上易銹蝕的金屬物，對(duì)過(guò)大的文件進(jìn)行折疊等。

1.修裱破損文件

歸檔文件材料由于使用不當(dāng)，可能產(chǎn)生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象。這類文件在裝訂前需要進(jìn)行修裱。修裱是指使用粘合劑和選定的紙張對(duì)破損文件進(jìn)行“修補(bǔ)”或“托裱”，以恢復(fù)文件的原有面貌，增加強(qiáng)度，延長(zhǎng)壽命。其中，修補(bǔ)主要針對(duì)一些有孔洞、殘缺或折疊處已經(jīng)磨損的文件，包括補(bǔ)缺和托補(bǔ);托裱則是指在文件的一面或兩面托上一張紙以加固文件。

當(dāng)然，為了盡量保持文件的原貌，不必將幅面過(guò)小或不規(guī)則的文件粘貼在其他紙張上等。此外，修裱工作主要針對(duì)有重要保存價(jià)值的歸檔文件，無(wú)需移交進(jìn)館的檔案一般保持原貌即可。

2.復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件

檔案字跡材料的耐久性是關(guān)系到檔案壽命長(zhǎng)短的重要因素。檔案字跡材料發(fā)生褪變，如褪色、擴(kuò)散等而變得模糊不清時(shí)，就會(huì)影響檔案的利用。

【小技巧】

怎么控制檔案字跡材料耐久性

決定檔案字跡材料耐久性的因素包括字跡色素成分和字跡轉(zhuǎn)移固定方式。在環(huán)境條件相同時(shí)，一般來(lái)說(shuō)，最耐久的是以碳黑為色素成分、以結(jié)膜為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等;比較耐久的是以顏料為色素成分，以結(jié)膜或吸收方式轉(zhuǎn)移固定的字跡材料，包括彩色油墨、藍(lán)黑墨水、印泥等;不耐久的是以染料為色素成分的字跡材料，如純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫(xiě)紙、圓珠筆油、印臺(tái)油等，或者以粘附為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，如鉛筆。對(duì)字跡模糊或易褪變的文件，目前一般采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制。比如傳真件字跡耐久性差，須復(fù)制后才能歸檔。但復(fù)印件本身也存在耐久性方面的問(wèn)題，如易粘連等，需要采取一定措施加以防范。為減少?gòu)?fù)印件粘連的概率，復(fù)印時(shí)墨粉濃度不宜太濃，顏色不宜太深，并且最好采用單面復(fù)印。

3.超大紙張折疊

實(shí)際工作中，某些特殊形式的文件，如報(bào)表、圖樣等，紙張幅面大于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格。由于檔案盒尺寸是按照A4紙張的大小設(shè)計(jì)的，為方便將來(lái)文件裝盒，就需要對(duì)超大紙張加以折疊。折疊的操作要求比較簡(jiǎn)單，但要注意盡量減少折疊次數(shù)，同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外。此外文件頁(yè)數(shù)較多時(shí)，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。

4.去除易銹蝕的金屬物

文件制作時(shí)普遍使用的裝訂用品，如訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等，其材質(zhì)以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質(zhì)氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。因此文件整理歸檔時(shí)需去除這些易銹蝕的金屬物，以避免對(duì)檔案潛在的危害。

(二)歸檔文件排序

裝訂前應(yīng)對(duì)需裝訂為一件的文件材料進(jìn)行排序，使之符合規(guī)定要求。

歸檔文件應(yīng)按件裝訂。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后;不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文本在前，少數(shù)民族文字文本或外文本在后。具體如圖7-1、圖7-2所示。

圖7-1 文件排序示意(一)

圖7-2 文件排序示意(二)

(三)歸檔文件裝訂

文件可采用左上角裝訂，也可采用左側(cè)裝訂。采用左上角裝訂的文件應(yīng)當(dāng)左齊上齊，采用左邊裝訂的文件應(yīng)當(dāng)左齊下齊。具體裝訂方法如下:

1.線裝法

從檔案保護(hù)的角度看，線裝無(wú)疑是最好的選擇。但除了較厚的文件，“三孔一線”的裝訂方法已不再適用于文件級(jí)整理。現(xiàn)有的常見(jiàn)做法是使用縫紉機(jī)在文件左上角或左側(cè)軋邊，但這種方式存在針腳過(guò)密、易造成紙頁(yè)從裝訂處折斷的問(wèn)題，設(shè)備成本也相對(duì)較高。此外也有在文件左上角或左側(cè)穿針打結(jié)的，但操作比較繁瑣。如果裝訂器材能夠有所改進(jìn)，線裝仍然是最好的裝訂方式。

2.變形材料裝訂法

使用變形材料裝訂方法簡(jiǎn)單，但對(duì)材質(zhì)必須有較高要求。金屬制品，如不銹鋼夾、燕尾夾等，必須采用質(zhì)地優(yōu)良的不銹鋼制品，而且必須同時(shí)考慮所在地區(qū)的氣候條件以及庫(kù)房保管條件，謹(jǐn)慎使用;塑料制品則必須有足夠強(qiáng)度，以免年久斷裂。要注意，使用金屬裝訂材料的歸檔文件材料，不能使用微波設(shè)備進(jìn)行消毒，否則可能引起火災(zāi)。

3.粘接法

粘接式一般采用糨糊及膠水粘貼的辦法，成本較低。但這種方式存在可逆性差、復(fù)印及掃描時(shí)不能拆除的缺點(diǎn)，材料的可靠性也有待進(jìn)一步認(rèn)證。還有使用熱熔膠封裝的辦法，但由于成本較高不易推廣。

此外，穿孔式和鉚接式方法由于對(duì)檔案破壞較大，因此不宜用于歸檔文件的裝訂。

4.無(wú)酸紙?zhí)坠潭ǚ?/p>

無(wú)酸紙?zhí)坠潭ǚ词褂?0克左右無(wú)酸紙制成的右上兩側(cè)開(kāi)口的封套，將歸檔文件以件為單位夾裝其中。封套上可以印制歸檔章，方便整理工作，而且利用時(shí)能起到保護(hù)檔案的作用。但使用無(wú)酸紙封套會(huì)增加檔案的厚度，占用存貯空間，因此一般只適用于永久檔案。

綜上可見(jiàn)，現(xiàn)有的裝訂方式和用品各有利弊，因此在同一機(jī)關(guān)檔案部門(mén)，單一的裝訂方式往往不能滿足裝訂工作的需要，而是需要配合使用幾種裝訂方式，或者同一裝訂用品的幾種不同規(guī)格。裝訂方式和材料的選擇可由各單位檔案部門(mén)自行決定，但必須得到同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的認(rèn)可，以確保檔案的安全。

(四)歸檔文件的分類與排列

分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的不同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的過(guò)程。分類包括選擇分類方法、制定分類方案(如前文所述)、文件歸類等具體內(nèi)容。

全宗內(nèi)檔案分類方法很多，《歸檔文件整理規(guī)則》選擇了年度、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、保管期限作為通用的分類方法，是因?yàn)檫@三種分類方法在各級(jí)單位檔案部門(mén)使用率最高，并反映了檔案管理的基本規(guī)律和要求。按照這三種方法對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，在各級(jí)各類檔案室都可以實(shí)現(xiàn)檔案的有序管理和有效檢索。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

1.年度分類法

年度分類法，就是根據(jù)形成和處理的年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。年度分類法是運(yùn)用最廣泛的分類方法。歸檔文件按年度特征分類，可以反映出一個(gè)機(jī)關(guān)單位每年工作的特點(diǎn)和逐年發(fā)展變化的情況，并且同現(xiàn)行機(jī)關(guān)以年度為單位將文件整理歸檔的制度相吻合，類目設(shè)置準(zhǔn)確、清楚、明確。運(yùn)用年度分類法時(shí)，正確地判定文件的日期并歸入相應(yīng)的年度，是決定分類質(zhì)量的關(guān)鍵。

【知識(shí)拓展】

如何更好地把握文件材料的年度

(1)文件有多個(gè)時(shí)間特征

一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過(guò)日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等。一份文件有多個(gè)時(shí)間特征時(shí)，一般以文件的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。例如:2010年形成的《2011～2015年的××局“十二五”發(fā)展規(guī)劃》，應(yīng)當(dāng)歸入2010年度;2014年形成的《2013年機(jī)關(guān)工作總結(jié)》，應(yīng)當(dāng)歸入2013年度;2013年制定、2014年生效的法規(guī)性文件，應(yīng)當(dāng)歸入2013年。

(2)跨年度形成的文件

機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng)，如召開(kāi)會(huì)議、處理案件等，可能會(huì)跨年度形成文件。對(duì)這類文件的處理往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔。例如:跨2013年、2014年兩個(gè)年度召開(kāi)的會(huì)議形成的文件材料，統(tǒng)一歸在會(huì)議閉幕年度歸檔;跨2014年、2015年兩個(gè)年度辦理的案件文件材料，統(tǒng)一歸入案件辦結(jié)年度歸檔，即2015年度;下級(jí)單位2014年的請(qǐng)示，上級(jí)機(jī)關(guān)2015年1月收到并辦結(jié)，應(yīng)連同下級(jí)請(qǐng)示和本級(jí)批復(fù)一同歸入2015年。

(3)幾份文件作為一件時(shí)，“件”的日期確定

文件的正本與定稿、來(lái)文與復(fù)文、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件時(shí)，這時(shí)“件”的日期應(yīng)以裝訂在前的那份文件日期為準(zhǔn)。例如:正本與定稿，應(yīng)以正本的日期為準(zhǔn);轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)文，應(yīng)以轉(zhuǎn)發(fā)文日期為準(zhǔn):來(lái)文與復(fù)文，應(yīng)以復(fù)文時(shí)間為準(zhǔn)。

(4)文件沒(méi)有標(biāo)注日期

這時(shí)應(yīng)當(dāng)分析文件的內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識(shí)來(lái)考證和推斷文件的形成日期，歸入應(yīng)歸的年度。

(5)有專門(mén)年度的文件分類

在實(shí)際工作中除了一般的通用年度外，有的專業(yè)部門(mén)還使用專門(mén)年度來(lái)進(jìn)行工作，如學(xué)校的“學(xué)年”、兵役部門(mén)的“兵役年度”、“糧食年度”等。它是根據(jù)工作的特殊需要，另外規(guī)定一種起止日期的年度。例如，學(xué)校是以每年的9月1日至次年的8月31日為一個(gè)“學(xué)年”。如果一個(gè)立檔單位主要的業(yè)務(wù)工作按專門(mén)的年度進(jìn)行，其他工作仍按一般年度來(lái)進(jìn)行，在按年度分類時(shí)，應(yīng)該將專門(mén)年度進(jìn)行工作形成的文件按照專門(mén)年度分類，其他文件按照一般年度分類，然后再將兩種年度的文件，按照相應(yīng)的年度合并為一類。以學(xué)校為例:2013年度與2013～2014學(xué)年合并，2014年度與2014～2015學(xué)年合并。

2.機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類法

機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)也是現(xiàn)行機(jī)關(guān)常見(jiàn)的一種分類法。按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)，各單位應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況出發(fā)，選擇其一。也就是說(shuō)，在一個(gè)立檔單位選擇機(jī)構(gòu)分類法，就不能再選擇按問(wèn)題分類法，兩種方法只能選擇其中的一種，而且不要輕易更改，要保持相對(duì)穩(wěn)定。

(1)機(jī)構(gòu)分類法

機(jī)構(gòu)分類法是根據(jù)文書(shū)處理階段和處理文件的承辦單位對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。采用機(jī)構(gòu)分類法，能客觀地反映立檔單位的歷史面貌;同時(shí)由于每個(gè)機(jī)構(gòu)都承擔(dān)某方面的職能和任務(wù)，按機(jī)構(gòu)分類在一定程度上集中反映了某一方面工作內(nèi)容的文件，便于按照一定的專題查找和利用檔案。按機(jī)構(gòu)分類應(yīng)當(dāng)注意以下兩個(gè)問(wèn)題:

一是每個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)一個(gè)類，一個(gè)立檔單位內(nèi)有多少個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)就設(shè)多少類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來(lái)排列。一般是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、綜合性機(jī)構(gòu)排在最前面，再依次排列各業(yè)務(wù)部門(mén)。例如先排辦公室，后排業(yè)務(wù)處(室)、后勤部門(mén)等。原則上以哪個(gè)機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu);幾個(gè)機(jī)構(gòu)聯(lián)合辦文的，應(yīng)歸入主要承辦機(jī)構(gòu);以機(jī)關(guān)名義或辦公室發(fā)的文件，應(yīng)歸入有關(guān)機(jī)構(gòu)類中，即根據(jù)文件內(nèi)容和機(jī)構(gòu)的職能來(lái)確定。

二是立檔單位內(nèi)設(shè)立的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)設(shè)置一個(gè)類別，和其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)一樣來(lái)看待。形成的文件應(yīng)當(dāng)歸入臨時(shí)機(jī)構(gòu)類保存。臨時(shí)機(jī)構(gòu)與某一機(jī)構(gòu)合署辦公的，并以該機(jī)構(gòu)為常設(shè)機(jī)構(gòu)的，形成的文件應(yīng)歸入該內(nèi)部機(jī)構(gòu)類中;如果臨時(shí)機(jī)構(gòu)涉及兩個(gè)以上的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，則應(yīng)根據(jù)其主要職能以及文件材料多少，由這些機(jī)構(gòu)協(xié)商解決。

(2)問(wèn)題分類法

問(wèn)題分類法是按照文件材料內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題對(duì)歸檔文件分類。采用問(wèn)題分類法，可以避免或減少同類問(wèn)題的文件分散現(xiàn)象，便于查找和利用。在實(shí)際工作中，使用問(wèn)題分類法的立檔單位，大多參照本單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)來(lái)設(shè)置類別。例如，黨委、工會(huì)、共青團(tuán)等機(jī)構(gòu)形成文件劃為“黨群類”，業(yè)務(wù)部門(mén)形成的文件劃為“業(yè)務(wù)類”，行政后勤部門(mén)形成的文件劃為“行政類”等。問(wèn)題分類法主觀性較強(qiáng)，應(yīng)慎重采用，特別是不要輕易打亂組織機(jī)構(gòu)而先按問(wèn)題分類。同時(shí)，要注意按照機(jī)關(guān)單位的基本職能來(lái)設(shè)置類別，類目體系力求簡(jiǎn)明，合乎邏輯。文件歸類應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的歸檔文件在去年放入哪類中，今年亦應(yīng)歸入同一類中，不要根據(jù)一時(shí)的需要隨意更改，以免給將來(lái)的查找利用帶來(lái)不便。

(3)保管期限分類法

保管期限分類法根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。采用保管期限分類法，能夠?qū)⒉煌９軆r(jià)值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開(kāi)來(lái)，使檔案部門(mén)能夠有針對(duì)性地采取整理和保護(hù)措施，同時(shí)為庫(kù)房排架管理、檔案移交進(jìn)館和到期檔案鑒定等工作提供便利。傳統(tǒng)方法是將保管期限分類分為永久、長(zhǎng)期、短期3類，新方法則分為永久和定期(含30年和10年)。

(4)復(fù)式分類法

在機(jī)關(guān)檔案室實(shí)際工作中，當(dāng)歸檔文件數(shù)量較多時(shí)，分類工作需要分層次進(jìn)行，單純采用一種分類方法的情況較少見(jiàn)，多數(shù)采用幾種分類方法結(jié)合使用，稱之為復(fù)式分類法?！稓w檔文件整理規(guī)則》(下稱《規(guī)則》)提供了年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)3種分類方法，可以組合成多種復(fù)式分類法。至于年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)組合時(shí)的先后順序，《規(guī)則》未加限制。各單位可根據(jù)工作實(shí)際需要進(jìn)行組合。但年度、保管期限是必備項(xiàng)，必須選擇，而機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)為選擇項(xiàng)，一般基層單位或小機(jī)關(guān)等形成文件材料少的單位可不選擇機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)作為分類方法。

①年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法。這類分類方法先將歸檔文件按年度分類，在每個(gè)年度下分機(jī)構(gòu)，再在組織機(jī)構(gòu)下按保管期限分類。例如:

2012年:辦公室 永久 30年 10年

業(yè)務(wù)一處 永久 30年 10年

業(yè)務(wù)二處 永久 30年 10年

2013年:辦公室 永久 30年 10年

業(yè)務(wù)一處 永久 30年 10年

業(yè)務(wù)二處 永久 30年 10年

②保管期限—年度—機(jī)構(gòu)分類法。先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下按機(jī)構(gòu)分類。例如:

永久:2012年 辦公室 業(yè)務(wù)一處 業(yè)務(wù)二處

2013年 辦公室 業(yè)務(wù)一處 業(yè)務(wù)二處

2014年 ……

30年:2012年 辦公室 業(yè)務(wù)一處 業(yè)務(wù)二處

2013年 辦公室 業(yè)務(wù)一處 業(yè)務(wù)二處

2014年 ……

10年:2012年 辦公室 業(yè)務(wù)一處 業(yè)務(wù)二處

2013年 辦公室 業(yè)務(wù)一處 業(yè)務(wù)二處

2014年 ……

③保管期限—年度—問(wèn)題分類法。即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下面按問(wèn)題分類。這種分類方法同樣適用于不宜按機(jī)構(gòu)分類的情況，多用于現(xiàn)行機(jī)關(guān)文件整理歸檔工作，并被作為推薦采用的方法，與此類似的還有保管期限—問(wèn)題—年度分類法。

④機(jī)構(gòu)—年度—保管期限分類法。即先將歸檔文件按機(jī)構(gòu)分類，每個(gè)機(jī)構(gòu)下按年度分類，再在年度下面按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)基本固定或少有變化的立檔單位以及撤銷機(jī)關(guān)的文件整理歸檔工作。采用該方法，在庫(kù)房排架時(shí)需要留空，預(yù)留空架的數(shù)量不好掌握，有時(shí)必須倒架，與此類似的還有機(jī)構(gòu)—保管期限—年度分類法。

⑤年度—問(wèn)題—保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按問(wèn)題分類，再在問(wèn)題下面按保管期限分類。這種分類方法多用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書(shū)工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)，以及沒(méi)有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡(jiǎn)單等情況。此方法適用于現(xiàn)行機(jī)關(guān)文件整理歸檔工作，并被作為推薦采用的方法，與此類似的還有年度—保管期限—問(wèn)題分類法。

⑥問(wèn)題—年度—保管期限分類法。即先將歸檔文件按問(wèn)題分類，每個(gè)問(wèn)題下按年度分類，再在年度下面按保管期限分類。此方法適用于撤銷機(jī)關(guān)的文件整理歸檔工作或歷史檔案整理工作。

⑦年度—保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，再在年度下面按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單的基層單位或小機(jī)關(guān)，或者每年形成文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)，適宜于現(xiàn)行機(jī)關(guān)文件整理歸檔工作。

⑧保管期限—年度分類法。即先將歸檔文件按保管期限分類，再在保管期限下面按年度分類。這種分類方法同樣適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單的基層單位或小機(jī)關(guān)，或者每年形成的文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)。

歸檔文件的排列是指在分類體系的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按照一定的原則和方法排列歸檔文件的先后次序的過(guò)程。例如，“保管期限—年度—機(jī)構(gòu)”分類法做法是:在同一年度里，先按保管期限分3類，然后在同一個(gè)期限內(nèi)再按“機(jī)構(gòu)”分類，接著將同一機(jī)構(gòu)的文件按時(shí)間或重要程度或?qū)r(shí)間和重要程度結(jié)合起來(lái)排列?！皺C(jī)構(gòu)”為最低一級(jí)類目，即文件應(yīng)在機(jī)構(gòu)下進(jìn)行排列。“問(wèn)題”為最低一級(jí)類目的，同一事由內(nèi)的歸檔文件排列按時(shí)間或重要程度排列，不同事由間的歸檔文件排列按時(shí)間或重要程度或?qū)r(shí)間和重要程度結(jié)合起來(lái)排列。

(五)歸檔文件編號(hào)

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可以設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)。

1.件號(hào)的編制

件號(hào)即文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種，室編件號(hào)由立檔單位填寫(xiě)，館編件號(hào)由檔案館填寫(xiě)。

(1)室編件號(hào)的編制

室編件號(hào)即歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)排列順序號(hào)。室編件號(hào)在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“1”開(kāi)始標(biāo)注。例如，采用“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”進(jìn)行分類，室編件號(hào)應(yīng)在同一年度內(nèi)、同一機(jī)構(gòu)的一個(gè)保管期限內(nèi)從“1”開(kāi)始逐件流水編號(hào)。

(2)館編件號(hào)的編制

館編件號(hào)的設(shè)置主要是出于館室銜接的需要。各級(jí)檔案室的長(zhǎng)期、永久檔案移交進(jìn)館時(shí)，由于各種原因需要進(jìn)行鑒定、整理等局部調(diào)整，如部分需要抽出、補(bǔ)充等，使目錄中的件號(hào)可能出現(xiàn)斷號(hào)、跳號(hào)等現(xiàn)象，從而給管理帶來(lái)困難，故需要重新編制或調(diào)整件號(hào)。調(diào)整后的件號(hào)即為館編件號(hào)。

2.檔號(hào)項(xiàng)目設(shè)置及填寫(xiě)要求

檔號(hào)是以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。檔號(hào)項(xiàng)目分為必備項(xiàng)和選擇項(xiàng)。

(1)必備項(xiàng)

全宗號(hào):檔案館給立檔單位的代號(hào)，如C026、A124。

年度:歸檔文件形成年度，用4位數(shù)表示，如2004、2005。

保管期限:分為永久、30年、10年(傳統(tǒng)方法為永久、長(zhǎng)期、短期)。

件號(hào):室編件號(hào)由檔案室填寫(xiě)，館編件號(hào)由檔案館編寫(xiě)。

(2)選擇項(xiàng)

機(jī)構(gòu)或問(wèn)題。在一個(gè)立檔單位機(jī)構(gòu)或問(wèn)題二者選擇其一，即選擇機(jī)構(gòu)就必須放棄問(wèn)題，選擇問(wèn)題就必須放棄機(jī)構(gòu)，這一點(diǎn)務(wù)必注意。

3.加蓋檔號(hào)章

檔號(hào)項(xiàng)目確定后，要以歸檔章(圖7-3)的形式逐件標(biāo)識(shí)在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的位置。同時(shí)可以借助歸檔章上項(xiàng)目的提示，保證歸檔文件在借閱后能夠正確歸檔。

圖7-3 歸檔章

歸檔章的規(guī)格為長(zhǎng)45mm，寬16mm，分為均勻的六格，在不采用此分類法的單位，上圖中帶*號(hào)的選擇項(xiàng)，歸檔章上可不設(shè)此項(xiàng)，并相應(yīng)調(diào)整歸檔章的格式。蓋章的位置，一般為歸檔文件首頁(yè)的上端居中空白位置。如有領(lǐng)導(dǎo)批示等占用了上述位置，可擇首頁(yè)其他空白處加蓋歸檔章。

(六)歸檔文件編目

歸檔文件應(yīng)根據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄，即按照分類、排列、編號(hào)的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示歸檔文件的全貌，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開(kāi)展提供基礎(chǔ)條件。歸檔文件目錄填寫(xiě)方法一般是逐件登記，填寫(xiě)要認(rèn)真、細(xì)致、準(zhǔn)確，來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。

歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。格式如表7-1所示。

表7-1 歸檔文件目錄

1.件號(hào)

件號(hào)，一般只填寫(xiě)室編件號(hào)。

2.責(zé)任者

責(zé)任者是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。責(zé)任者可以是一個(gè)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部的一個(gè)機(jī)構(gòu)，也可以是幾個(gè)機(jī)關(guān)或若干人。它是文件的組成部分之一和重要的外形特征，對(duì)于確定文件來(lái)源有著重要的作用，也是檢索利用的重要途徑。填寫(xiě)責(zé)任者項(xiàng)時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，如“中國(guó)共產(chǎn)黨湖南省委員會(huì)”，可簡(jiǎn)稱為“中共湖南省委”，但不能簡(jiǎn)稱為“省委”，更不能用“本局”“本廳”“本公司”等含義不明、難以判斷的簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文時(shí)，應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過(guò)多時(shí)，著錄列居首位的責(zé)任者。主辦單位是責(zé)任者的必須著錄，立檔單位是責(zé)任者的必須著錄，上級(jí)機(jī)關(guān)是責(zé)任者的必須著錄，其余的視需要著錄。被省略的責(zé)任者用“[等]”表示。責(zé)任人者之間用“;”號(hào)隔開(kāi)。例如，湖南省檔案局;湖南省財(cái)政廳;湖南省水利廳[等]。

3.文號(hào)

文號(hào)即發(fā)文字號(hào)，是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào)。一般由機(jī)關(guān)代字、年度和順序號(hào)3部分組成。年度用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，著錄于“[]”號(hào)內(nèi)，順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。其余的照原文字著錄。例如:湘檔發(fā)[2004]30號(hào)。

4.題名

題名即文件標(biāo)題。題名一般由文件責(zé)任者(發(fā)文機(jī)關(guān)或單位)、事由(問(wèn)題)、名稱(文種) 3個(gè)基本部分組成，用于揭示文件的內(nèi)容和成分，為查找和利用提供線索。題名包括正題名、副題名、說(shuō)明題名文字和并列題名。

正題名是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目，照原文著錄(題名中有化學(xué)符號(hào)、類型標(biāo)記、阿拉伯?dāng)?shù)字、外文字母、漢語(yǔ)拼音等均應(yīng)照原文著錄)，不能省略，正題名能反映文件內(nèi)容的，其他題目可以不抄錄。

有的文件沒(méi)有題名或題名含義不清，不能揭示或全面揭示文件內(nèi)容的，應(yīng)依據(jù)文件內(nèi)容擬寫(xiě)題名，并加諸“[]”號(hào)內(nèi)，這類文件在實(shí)際工作中也常見(jiàn)，如會(huì)議記錄、電報(bào)、公私信函、電話記錄等，應(yīng)當(dāng)重新擬寫(xiě)題名，如:[×××局黨組關(guān)于干部任免事項(xiàng)的會(huì)議記錄](méi)等。

正文與附件一般為一件，用正文題名為本件題名。附件題名必要時(shí)附后，并加“[]”號(hào)。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件時(shí)，用轉(zhuǎn)發(fā)文題名為本件題名。轉(zhuǎn)發(fā)文題名不能揭示被轉(zhuǎn)發(fā)文主要內(nèi)容時(shí)，原題名照錄，同時(shí)著錄被轉(zhuǎn)發(fā)文題名或另擬題名附后，并加“[]”號(hào)。

5.日期

日期即文件的形成時(shí)間，是文件的重要特征之一，反映文件產(chǎn)生的時(shí)代背景，是查找檔案的常用途徑。文件的形成時(shí)間即發(fā)文時(shí)間(文件的落款)，具體填應(yīng)用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。例如:2014年1月22日，可著錄為20140122。時(shí)間不詳考證后用0表示。例如:20140000表示年度為2014年，月、日不詳;00000728表示年度不詳，月、日為7月28日;00000000表示年、月、日都不詳。

6.頁(yè)數(shù)

頁(yè)數(shù)填寫(xiě)每件文件的總頁(yè)數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)以文件中有圖文(指與文件內(nèi)容相關(guān)的文字、圖畫(huà)等)的頁(yè)面為一頁(yè)，空白頁(yè)不計(jì)。大張的文件、圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的頁(yè)數(shù)計(jì)算頁(yè)數(shù)。

7.備注

備注項(xiàng)用于填寫(xiě)檔案文件需要說(shuō)明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、調(diào)整銷毀等。備注項(xiàng)使用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)加控制，避免雜亂無(wú)章。備注欄填寫(xiě)不下時(shí)，可在備注欄中加注“*”號(hào)，將具體內(nèi)容移到備考表中進(jìn)行說(shuō)明。

8.歸檔文件目錄的裝訂

歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面(見(jiàn)圖7-4)。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等項(xiàng)目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)分類的單位，一般每年按不同保管期限裝訂3冊(cè);也可以按永久、定期(30年)、定期(10年)的排列順序裝訂成一冊(cè)(見(jiàn)圖7-4)。具體裝訂形式由各機(jī)關(guān)根據(jù)具體情況而定。

圖7-4 歸檔文件目錄封面

9.裝盒

裝盒是將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，并包括填寫(xiě)盒內(nèi)文件目錄、盒內(nèi)備考表、填寫(xiě)盒封面與盒脊項(xiàng)目等內(nèi)容。

裝盒要求:(1)不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。(2)不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。(3)分機(jī)構(gòu)或問(wèn)題的情況下，不同機(jī)構(gòu)或問(wèn)題形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。

檔案裝盒應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題:(1)應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體，站立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損。也就是說(shuō)，一盒內(nèi)的文件多少，應(yīng)根據(jù)文件的厚度來(lái)選擇檔案盒的厚度。不同的厚度應(yīng)選擇不同標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，而不是用統(tǒng)一的檔案盒來(lái)選擇檔案文件。(2)不同年度或不同保管期限或不同項(xiàng)目的歸檔文件材料一般不應(yīng)放入同一檔案盒。

檔案盒填寫(xiě)要求:(1)檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。(2)檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文的件號(hào)，中間用“—”號(hào)連接;盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。

檔案盒內(nèi)備考表填寫(xiě)內(nèi)容:(1)說(shuō)明，填寫(xiě)盒內(nèi)文件材料的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況以及與盒內(nèi)某份文件反映同一內(nèi)容但載體形式不同，并另行保存的檔案保管單位的檔號(hào)(互見(jiàn)號(hào))。(2)整理人，檔案整理人員簽名。(3)檢查人，歸檔文件質(zhì)量審核人(各部門(mén)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或檔案管理人員)簽名。

六、文書(shū)立卷的操作規(guī)程——以“卷”為單位

(一)文書(shū)立卷的概念

文書(shū)立卷，又稱組卷。它是將辦理完畢的、具有查考和保存價(jià)值的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系、內(nèi)部規(guī)律性和有關(guān)規(guī)定，組成案卷的行為過(guò)程。所謂案卷，即機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位分類保存以備查考的文件，這里主要指裝訂起來(lái)的一組文件的集合體，也稱“卷宗”。文書(shū)立卷之后，文書(shū)工作便告結(jié)束;把立好的案卷移交給檔案部門(mén)，文書(shū)就轉(zhuǎn)化為檔案，檔案工作即從此開(kāi)始。

平時(shí)形成的文件，是各自獨(dú)立的、毫無(wú)聯(lián)系的散狀材料，如果不進(jìn)行立卷，就看不出文件與文件之間的聯(lián)系，也不利于保管。通過(guò)組卷這一行為過(guò)程，根據(jù)文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，按照一定的特征和規(guī)定，把相互關(guān)聯(lián)的一些文件組合在一起，并裝訂成冊(cè)，事物的聯(lián)系性就可以顯現(xiàn)出來(lái)，也便于事后保管、查考和使用。

組卷的特點(diǎn)是:以“卷”為單位進(jìn)行整理，即按“卷”裝訂，每卷單獨(dú)編流水頁(yè)號(hào)(通號(hào))，需要填寫(xiě)案卷題名，以揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容。這種方法比較適合二級(jí)事業(yè)單位、企業(yè)、村社、社區(qū)的文書(shū)檔案，以及財(cái)務(wù)、婚姻、土地、房產(chǎn)、林權(quán)等專門(mén)檔案。

(二)組合案卷

組合案卷是指根據(jù)事先制定好的歸卷類目，將應(yīng)歸檔的文件材料一一歸入相應(yīng)類別，按永久、長(zhǎng)期(30年)、短期(10年)區(qū)分不同保管期限。再參照多則分，少則合;重要的分，次要的合;就近結(jié)合的原則，根據(jù)文件的特征組合成若干文件集合體。

文件組卷應(yīng)把握文件的共同特征和主要聯(lián)系。文件的特征是從文件結(jié)構(gòu)中概括出來(lái)的，通常表現(xiàn)在作者、問(wèn)題、時(shí)間、名稱、通訊者、地區(qū)等諸方面。文件的共同特征體現(xiàn)了文件在這些方面特有的聯(lián)系及形成規(guī)律。根據(jù)文件的特征進(jìn)行組卷，就是在文件之間歸納相同的特征來(lái)進(jìn)行組合，這樣，一方面可以保持文件之間一定的歷史聯(lián)系，另一方面又可以使查找利用有規(guī)可循。立卷除受文件自身特點(diǎn)決定外，同時(shí)還要照顧利用者的要求，利用者使用文件往往都是按問(wèn)題(什么內(nèi)容)、作者(文件制發(fā)者)、時(shí)間(什么時(shí)候發(fā)文)、文號(hào)等提供查找檢索線索，為了滿足利用需要也就必須按照以上檢索內(nèi)容立卷，而這些檢索線索乃是每份文件自身的或一組文件共同的特點(diǎn)。所以，應(yīng)把握文件的共同特征，分析文件之間的主要聯(lián)系，將其作為文件分類、組卷的客觀依據(jù)，將具有不同特征的文件分開(kāi)，將具有共同特征的文件組合成卷。下面按文件特征組卷的幾種方法進(jìn)行闡述。

1.按作者特征組卷

作者，指制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、部門(mén)及其領(lǐng)導(dǎo)人。按作者特征立卷，即將同一作者制發(fā)的文件組合成案卷。按此特征組卷，有利于反映同一作者的工作狀況及本機(jī)關(guān)與某機(jī)關(guān)之間的工作聯(lián)系，有利于依據(jù)文件來(lái)源確定其重要程度和保存價(jià)值。如“××省教委關(guān)于職稱評(píng)定、定編定員、工資福利等諸問(wèn)題的通知”，即是以“省教委”為作者，集中了它的各方面工作內(nèi)容，反映了它的工作活動(dòng)過(guò)程。由于作者的地位和職能不同，按作者特征立卷也可以適當(dāng)區(qū)分文件的重要程度和保存價(jià)值。

2.按問(wèn)題特征組卷

問(wèn)題，指文件內(nèi)容反映的主題，包括事件、案件、人物的處理、具體問(wèn)題的發(fā)生與解決、某項(xiàng)工作業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展等。按問(wèn)題特征組卷，即將反映同一事件、案件、人物、問(wèn)題、業(yè)務(wù)活動(dòng)和同一性質(zhì)工作的文件集中組卷。按此特征組卷，符合文件形成規(guī)律和人們按專題查閱與利用文件的需求，既可保持文件之間主要的聯(lián)系，又可系統(tǒng)地反映處理某一問(wèn)題或某一方面工作的具體情況和全貌。例如:關(guān)于重建浴室、購(gòu)買(mǎi)鍋爐問(wèn)題的文件材料——同一事物，關(guān)于××機(jī)關(guān)征地工作的文件材料——同一問(wèn)題，關(guān)于人事工作的文件材料——同一性質(zhì)。

由于人們對(duì)“問(wèn)題”的不同理解，有的具體，有的抽象，導(dǎo)致組成的案卷反映的內(nèi)容寬窄也不一樣，例如，“高校招生工作”和“高校碩士生招生工作”這兩個(gè)問(wèn)題的文件，前者招生問(wèn)題比較寬，可以包括博士、碩士、本科、?？啤⒁勾蟮雀鞣N層次和形式的招生工作情況，后者指具體的碩士招生工作。具體立卷時(shí)一般應(yīng)把“問(wèn)題”理解得具體一些，使案卷精確些，否則反映問(wèn)題過(guò)于籠統(tǒng)，不便于查找利用。當(dāng)然，這也要具體分析，也就是說(shuō)，同類性質(zhì)或同一方面工作問(wèn)題的文件，可以根據(jù)文件多少、重要程度等將其歸納，即將小問(wèn)題概括為大問(wèn)題，合并組卷;或者是進(jìn)行分析，把大問(wèn)題再分成若干小的具體問(wèn)題，分別組成一卷或幾卷，并通過(guò)案卷連續(xù)排列保持卷與卷之間的聯(lián)系。如上例，假如有關(guān)“招生工作”的文件數(shù)量不多，可以在這一“大問(wèn)題”下集中同類文件組成案卷;如文件數(shù)量多，層次不同就可以按研究生、本?？粕?包括成人教育、夜大函授)等層次分別立卷，依次排列，保持“招生工作”在一個(gè)機(jī)關(guān)大范圍中的相互聯(lián)系。

3.按時(shí)間特征組卷

時(shí)間特征，即指文件形成的時(shí)間或文件內(nèi)容所針對(duì)的時(shí)間。按時(shí)間特征立卷，就是將屬于同一年度或同一時(shí)期的文件組成案卷。時(shí)間特征包括兩方面:一是文件形成時(shí)間，二是內(nèi)容針對(duì)時(shí)間。在現(xiàn)行機(jī)關(guān)文書(shū)立卷按年度進(jìn)行，基本上都體現(xiàn)出文件的“形成時(shí)間”。但是，實(shí)際工作中又有文件形成時(shí)間與文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間不一致的情況，如2013年寫(xiě)成的2012年的工作總結(jié)，2013年作的2014年的財(cái)務(wù)預(yù)算等，這種情況立卷時(shí)往往看的不是其形成的時(shí)間，而看重的是其內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間，這時(shí)，文件的針對(duì)時(shí)間的組合作用大于其形成時(shí)間。至于同一時(shí)期形成的會(huì)議紀(jì)要、記錄、簡(jiǎn)報(bào)等，它們組卷是按形成時(shí)間劃分的若干階段，如半年、季度、月份、周等進(jìn)行組卷，例如，“××銀行第一季度存款情況統(tǒng)計(jì)”“2013年學(xué)校行政會(huì)議記錄”等。這種按時(shí)間段組織案卷，現(xiàn)行機(jī)關(guān)也常用，因?yàn)楝F(xiàn)行機(jī)關(guān)一般都對(duì)文件按年度分類，在這種情況下，年代就不再作為時(shí)間特征，不能起組合案卷作用，可以在“年”內(nèi)尋求更具體的時(shí)間特征來(lái)立卷。

按時(shí)間特征組卷，可以反映出一個(gè)機(jī)關(guān)(部門(mén))在不同時(shí)期的工作特點(diǎn)和發(fā)展?fàn)顩r，有利于保持同一時(shí)間文件的聯(lián)系，可以使利用者從“縱”的(歷史)聯(lián)系中去把握、認(rèn)識(shí)事物的發(fā)生、發(fā)展、影響等，為那些需要從時(shí)間特征檢索文件的人們提供方便。

4.按名稱特征組卷

名稱指文件的種類，即文種。按名稱特征組卷，是將名稱相同或性質(zhì)、作用相同、相近的文件集中組卷。文件的名稱反映了文件的效能和價(jià)值，因此，按文件的名稱特征立卷，可適當(dāng)?shù)貐^(qū)分文件的重要程度和保存價(jià)值，通常情況下可以將命令、指示、決議、會(huì)議記錄、計(jì)劃、報(bào)告、合同、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件按其名稱特征組卷。例如，“××省屬各高校基本情況統(tǒng)計(jì)表”“2013年××局黨委會(huì)議記錄”等。

名稱特征也可以靈活運(yùn)用，通常在文件數(shù)量不多的情況下，還可以把名稱相近、保存價(jià)值相近的文件合并組卷。如決議和決定，條例、辦法與章程，指示、意見(jiàn)和帶有指示性質(zhì)的通知，計(jì)劃、安排、工作要點(diǎn)與規(guī)劃，報(bào)告、總結(jié)、匯報(bào)與調(diào)查報(bào)告等。例如“××省教委、××大學(xué)有關(guān)青年教師到基層鍛煉、進(jìn)修培訓(xùn)、科學(xué)研究等方面的規(guī)定、辦法”。

在使用名稱特征立卷時(shí)，要注意“名”與“實(shí)”不相符的現(xiàn)象，即有些文件雖然名稱相同，但其性質(zhì)實(shí)質(zhì)上是不同的。例如，“關(guān)于××同志的任免通知”與“關(guān)于召開(kāi)職代會(huì)的通知”，這兩份文件同是“通知”，但前者是任免干部的，與“決定”的效用相近;后者是一般的事務(wù)性的具體通知，二者的保存價(jià)值是完全不同的，前者對(duì)發(fā)文和被任免人所在單位都是永久保存，后者則一般短期保存即可。所以，在立卷時(shí)不能只根據(jù)文件上標(biāo)明的名稱，還應(yīng)注意“一名多用”的現(xiàn)象，具體分析文中的內(nèi)容、性質(zhì)和它的保存價(jià)值，更準(zhǔn)確地表現(xiàn)出文件之間的聯(lián)系和特征，滿足人們從文種角度利用文件的需求。

5.按地區(qū)特征組卷

地區(qū)指我國(guó)的行政區(qū)域，所指范圍可大可小。按地區(qū)特征組卷，就是將文件內(nèi)容所涉及同一地區(qū)或作者所在同一地區(qū)的文件集中組卷。這種方法一般多用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下屬機(jī)關(guān)的來(lái)文、調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料和某些專門(mén)文件的組卷工作中。

運(yùn)用地區(qū)特征組卷，便于反映該地區(qū)的工作情況或有關(guān)該地區(qū)問(wèn)題的處理。同時(shí)也應(yīng)注意:不可把地區(qū)與作者等同劃一。地區(qū)有時(shí)與作者是一致的，例如，北京市委的文件反映對(duì)北京工作的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)，但是有時(shí)二者是不一致的，如“四川省教育廳關(guān)于重慶市各高校學(xué)生思想工作調(diào)查報(bào)告”，作者和內(nèi)容涉及的地區(qū)就不一致。

6.按通信者特征立卷

按通信者特征立卷，就是將本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)之間就一定問(wèn)題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的來(lái)往文書(shū)集中立卷。通訊者特征，一般要和文件類名稱“往來(lái)文書(shū)”同時(shí)使用。通信者特征是作者特征的一種特殊表現(xiàn)形式。盡管兩個(gè)機(jī)關(guān)的往來(lái)文書(shū)一般按照通信者特征來(lái)立卷，但其基本的特征仍是按作者組合材料。例如，“××學(xué)校與××工廠關(guān)于相鄰?fù)恋貧w問(wèn)題的來(lái)往文書(shū)?！?/p>

此外，還有按人物特征組卷的，這種特征一般用來(lái)組織人物檔案(或名人檔案)、家庭家族檔案。例如，對(duì)一些社會(huì)知名的科學(xué)家、社會(huì)活動(dòng)家、藝術(shù)家、企業(yè)家等在一生各種活動(dòng)中形成的各類材料的組卷均可以采用這一特征。

上述作者、問(wèn)題、時(shí)間、地點(diǎn)、通訊者、名稱等文件特征，都是人們從長(zhǎng)期的文件立卷實(shí)踐中總結(jié)出來(lái)的主要的組卷途徑，人們習(xí)慣稱之為“立卷六特征”。但是，在實(shí)際工作中，很少純粹地孤立地使用某一種特征立卷。常用的是兩種或兩種以上的特征組合使用，例如，“國(guó)家人事部有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員聘任及考試的規(guī)定、辦法和通知”這一案卷就運(yùn)用了3個(gè)文件特征:作者(國(guó)家人事部)—問(wèn)題(技術(shù)人員聘任及考試問(wèn)題)—名稱(規(guī)定、辦法及帶有規(guī)定性的通知)。

(三)案卷排列

與新方法組卷的排列方法基本一致。

(四)案卷編號(hào)

1.案卷號(hào)

在同一年度里，先按保管期限分別排列，每個(gè)保管期限內(nèi)再按類別順序排列，即在一個(gè)年度里，永久、30年(長(zhǎng)期)、10年(短期)各編一個(gè)流水卷號(hào)。

2.頁(yè)號(hào)

按照卷內(nèi)文件排列順序，每卷編一個(gè)流水號(hào)。有文字的頁(yè)面均應(yīng)編頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)的位置:正面編在右上角，背面編在左上角。

(五)填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表

卷內(nèi)文件目錄填寫(xiě)方法(見(jiàn)表7-2)與新方法的“歸檔文件目錄”基本相同，不同點(diǎn)是，這里每份文件的編號(hào)叫“順序號(hào)”，而且要填的是“頁(yè)號(hào)”，不是填寫(xiě)“頁(yè)數(shù)”。

表 卷內(nèi)文件目錄

卷內(nèi)備考表(圖7-5)的格式和填寫(xiě)方法與新方法基本相同。

圖7-5 卷內(nèi)備考表

備考表放在案卷的最后一頁(yè)，用來(lái)說(shuō)明本卷保管使用及卷內(nèi)文件變動(dòng)情況，如文件褪色、破損情況、采取的補(bǔ)救措施、案卷的使用、卷內(nèi)文件重新調(diào)整等情況。請(qǐng)示與批復(fù)不在一卷內(nèi)，必須在備考表中相互注明出處，如無(wú)此一類情況則不填。

立卷人、檢查人、立卷時(shí)間按要求在立卷完成后，及時(shí)認(rèn)真填寫(xiě)。

(六)案卷裝訂

傳統(tǒng)方法以“卷”為單位進(jìn)行裝訂，采用“三孔一線”方法，按順序?qū)⒕韮?nèi)目錄、整卷文件和備考表固定于標(biāo)準(zhǔn)卷皮上。值得注意的是:整卷裝訂要求文件的大小要一致(A4或16開(kāi))，不一致的要先進(jìn)行折疊、補(bǔ)貼;裝訂前要去掉所有文件上的金屬物(回形針、大頭針等)。

(七)填寫(xiě)案卷題名(案卷標(biāo)題)

案卷題名是對(duì)卷內(nèi)文件的總結(jié)和概括，一般有以下兩種標(biāo)擬方法:

(1)×××、×××、×××關(guān)于××、×××、×××的××、××。例如:××區(qū)財(cái)政、文體局關(guān)于追加經(jīng)費(fèi)預(yù)算、申請(qǐng)購(gòu)置設(shè)備的請(qǐng)示、批復(fù)。

(2)直接標(biāo)擬對(duì)于整卷只涉及同一年度、同一單位或同一件事件。問(wèn)題單一的，一般采用直接標(biāo)擬的方法，而不采用上述介詞結(jié)構(gòu)的方法。例如，××市××區(qū)2014年檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。

(八)編制案卷目錄

把經(jīng)過(guò)系統(tǒng)排列后確定了先后順序的案卷逐一編號(hào)，登記造冊(cè)，就形成了案卷目錄。案卷目錄是檔案檢索的一個(gè)最基本的工具?，F(xiàn)行單位文書(shū)檔案的案卷目錄要求按期限劃分:永久、長(zhǎng)期(30年)、短期(10年)各建立一個(gè)目錄。案卷目錄見(jiàn)表7-3。

表7-3 案卷目錄

七、整理(立卷)說(shuō)明的撰寫(xiě)

(一)了解什么是“整理(立卷)說(shuō)明”

“整理(立卷)說(shuō)明”，就是在歸檔(立卷)工作告一段落后，為了便于向檔案室移交，方便日后的保管和利用，對(duì)機(jī)關(guān)當(dāng)年的職能活動(dòng)、整理(立卷)情況和文件材料的大體內(nèi)容做出的敘述式的文字簡(jiǎn)介，其形成的文字材料就是整理(立卷)說(shuō)明。

“整理(立卷)說(shuō)明”不同于“案卷文件目錄”(又稱“全引目錄”，新的《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施后，機(jī)關(guān)檔案室就只生成“歸檔文件目錄”)?！鞍妇砦募夸洝笔怯赡骋蝗诨蛉趦?nèi)某一部分案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編而成，能以案卷和單份文件為檢索單位，揭示和介紹檔案室所存檔案的內(nèi)容和成分的一種檢索工具?！罢?立卷)說(shuō)明”側(cè)重對(duì)立檔單位當(dāng)年的工作概括和整理(立卷)情況的說(shuō)明，“案卷文件目錄”側(cè)重于立檔單位當(dāng)年形成的文件內(nèi)容和成分情況的說(shuō)明。

(二)掌握“整理(立卷)說(shuō)明”的具體內(nèi)容

根據(jù)“整理(立卷)說(shuō)明”本身的要求，編寫(xiě)“整理(立卷)說(shuō)明”大體包括立檔單位工作活動(dòng)情況和立卷、歸檔基本情況。具體內(nèi)容應(yīng)包括以下幾個(gè)方面:

1.工作概括

要立足于本機(jī)關(guān)，反映本單位主要職能活動(dòng);要寫(xiě)明一年來(lái)立檔單位的主要活動(dòng)情況，做了哪些具體工作及其生成的數(shù)據(jù)。

2.機(jī)構(gòu)變化

立檔單位的組織機(jī)構(gòu)及內(nèi)部分工機(jī)構(gòu)如有變化要求寫(xiě)明(如機(jī)構(gòu)何時(shí)成立、更改名稱、改變隸屬關(guān)系等);內(nèi)部分工要求寫(xiě)明具體的分工內(nèi)容。

3.人事任免變動(dòng)

要寫(xiě)明一年來(lái)立檔單位主要領(lǐng)導(dǎo)干部職務(wù)的任免、調(diào)離、招聘或解聘、獎(jiǎng)懲的具體內(nèi)容和具體人次。

4.立卷、歸檔的基本情況

具體包括:(1)案卷數(shù)量:注明本年度形成案卷的數(shù)量(包括永久、長(zhǎng)期、短期卷的數(shù)量)。(2)歸檔范圍:案卷所包含的文件材料的內(nèi)容、形式。(3)立卷(歸檔)方法:說(shuō)明根據(jù)什么特征組卷(如時(shí)間特征、問(wèn)題特征等)。(4)立卷(歸檔)組織和立卷(歸檔)時(shí)間:注明哪些案卷由哪個(gè)具體部門(mén)立卷(歸檔)，有利于責(zé)任明確。注明立卷(歸檔)日期。另外，檔案的存放情況也應(yīng)注明。

(三)掌握“整理(立卷)說(shuō)明”的編寫(xiě)原則

“整理(立卷)說(shuō)明”的編寫(xiě)核心原則是:用事實(shí)和數(shù)據(jù)說(shuō)話，真實(shí)全面反映本單位的本來(lái)面貌，按照本單位各種活動(dòng)的開(kāi)展情況和整理(立卷)情況客觀地加以記述。

1.真實(shí)地反映本單位的本來(lái)面貌編寫(xiě)“整理(立卷)說(shuō)明”的目的，就是為了日后方便查找每年本單位的主要活動(dòng)情況，提高利用效率。所以，檔案工作者要實(shí)事求是，抱著對(duì)社會(huì)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的嚴(yán)肅態(tài)度，忠于職守，讓本機(jī)關(guān)的面貌真實(shí)地展現(xiàn)在人們的面前。

2.按照本單位各種活動(dòng)的開(kāi)展情況和歸檔(立卷)情況客觀地加以記述，編寫(xiě)“整理(立卷)說(shuō)明”著重客觀地記述事實(shí)，基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)完整，一般不加評(píng)述，它不同于學(xué)術(shù)論文，無(wú)須分析和闡述，只要實(shí)事求是地提供事實(shí)的脈絡(luò)。

(四)了解編寫(xiě)“整理(立卷)說(shuō)明”的步驟和要點(diǎn)

基本步驟如下:

1.材料的搜集。這是編寫(xiě)的前期準(zhǔn)備工作，也是關(guān)鍵性的工作。編寫(xiě)前要有針對(duì)性地廣泛收集所需要的材料，它要求檔案工作者平時(shí)注意積累材料，充分地占有材料。具體包括立檔單位當(dāng)年的人員編制，機(jī)構(gòu)設(shè)置和變動(dòng)，人事任免，主要任務(wù)和職能，重大業(yè)務(wù)活動(dòng)和中心工作等方面的文件。

2.對(duì)搜集來(lái)的材料要進(jìn)行嚴(yán)格挑選和考證。只有充分地占有材料，才有選擇余地，嚴(yán)格挑選，去粗取精，去偽存真，堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是。只有這樣，才能如實(shí)地反映事物的本來(lái)面貌，確保整理(立卷)說(shuō)明的可靠性和真實(shí)性。

3.摘抄的內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要，詳略得當(dāng)，文字表達(dá)要準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)字表達(dá)要確切，盡量不用大概、大約之類不確切的字詞。

4.系統(tǒng)條理，脈絡(luò)清楚，要給人以條理清晰之感。

5.先編初稿，經(jīng)立檔單位負(fù)責(zé)人審核后再定稿打印。