7.2.5　企業(yè)信息資源管理

我們所處的時(shí)代是一個(gè)信息時(shí)代，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展使得信息的產(chǎn)生、傳遞、處理和利用變得更加迅速。在這樣一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，企業(yè)的生存和發(fā)展也和信息資源的有效管理息息相關(guān)。如何從廣泛的信息源中篩選出我們所需要的有效信息？如何有效地利用信息工具對(duì)信息進(jìn)行加工和處理？這些都是我們需要解決的問題。企業(yè)的信息資源管理正是為了確保信息資源的有效利用，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對(duì)信息資源實(shí)施計(jì)劃、預(yù)算、組織、分配、協(xié)調(diào)和控制的一種人類管理活動(dòng)，是由多種人類信息活動(dòng)所整合而成的特殊形式的管理活動(dòng)。

企業(yè)信息資源管理的主要觀點(diǎn)有：

（1）IRM與人力、物力、財(cái)力和自然資源一樣，都是企業(yè)的重要資源，因此，應(yīng)該像管理其他資源一樣管理信息資源，IRM是企業(yè)管理的必要環(huán)節(jié)。

（2）IRM包括數(shù)據(jù)資源管理和信息處理管理。

（3）IRM是企業(yè)管理的新職能，產(chǎn)生這種職能的動(dòng)因是信息與文件資料的激增，各級(jí)管理人員獲取有序的信息和快速簡(jiǎn)便處理信息的迫切需要。

（4）IRM的目標(biāo)是通過增強(qiáng)企業(yè)在動(dòng)態(tài)和靜態(tài)條件下處理內(nèi)外信息需求的能力來(lái)提高管理的效益，以達(dá)到“高效（Efficient）、實(shí)效（Effective）和經(jīng)濟(jì)（Economical）”的最佳效果。

（5）IRM的發(fā)展經(jīng)歷了許多不同的階段，如表7-8所示。

表7-8　IRM的發(fā)展階段

企業(yè)信息資源管理的目標(biāo)是通過對(duì)信息資源的管理，提高信息質(zhì)量和信息的可用性，使得企業(yè)信息資源價(jià)值最大化，并實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息共享。具體來(lái)講，企業(yè)信息管理的目標(biāo)有以下六點(diǎn)：

（1）把信息資源看做是公司的財(cái)產(chǎn)，正確地使用可以增強(qiáng)企業(yè)的獲利能力和戰(zhàn)略地位。

（2）把企業(yè)的信息計(jì)劃納入到企業(yè)的戰(zhàn)略計(jì)劃。

（3）擴(kuò)展信息資源管理到企業(yè)的各個(gè)管理層次和職能部門。

（4）啟用信息主管制定公司范圍內(nèi)的信息資源管理戰(zhàn)略。

（5）統(tǒng)一并集成現(xiàn)有的信息技術(shù)和信息系統(tǒng)。

（6）為企業(yè)開發(fā)新的信息技術(shù)和應(yīng)用。

企業(yè)信息資源管理的對(duì)象是企業(yè)豐富的信息資源。管理者需要合理地認(rèn)識(shí)這些信息才能夠有效地分析和利用它們，產(chǎn)生信息的增值。如表7-9所示，我們將企業(yè)的信息資源分為：信息、信息技術(shù)、信息技術(shù)人員和信息技術(shù)設(shè)施四類，管理者可按其各自的特點(diǎn)來(lái)實(shí)施有效的管理。

表7-9　信息資源分類表

專欄7-3

管理信息系統(tǒng)

企業(yè)管理信息系統(tǒng)MIS，是一個(gè)由人、計(jì)算機(jī)等組成的能進(jìn)行信息的收集、傳遞、存儲(chǔ)、加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)。通過MIS可以盡可能及時(shí)地、全面地提供數(shù)據(jù)和信息，支持達(dá)到系統(tǒng)目標(biāo)的決策，并準(zhǔn)備和提供統(tǒng)一格式的信息，簡(jiǎn)化各種統(tǒng)計(jì)和綜合工作，有效地節(jié)約人力、物力，同時(shí)通過數(shù)學(xué)方法分析和處理數(shù)據(jù)，對(duì)不同的管理層次提供不同要求和不同程度的信息便于及時(shí)決策，最終使信息轉(zhuǎn)化為財(cái)富。所以，MIS具備面向管理決策、綜合性以及人機(jī)系統(tǒng)結(jié)合的特點(diǎn)。

根據(jù)一般組織管理的層次結(jié)構(gòu)（戰(zhàn)略計(jì)劃層、管理控制層、運(yùn)行控制層），我們也將為其服務(wù)的MIS劃分為相應(yīng)的三個(gè)層次，再加上最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)處理層，就構(gòu)成了MIS的信息結(jié)構(gòu)，如圖7-11所示。

圖7-11　MIS的信息結(jié)構(gòu)圖

同時(shí)MIS還具有支持整個(gè)組織在不同層次的各種功能，這些具有不同功能的部分是一個(gè)有機(jī)的整體，構(gòu)成了系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)，如圖7-12所示。

圖7-12　MIS系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

（1）市場(chǎng)營(yíng)銷子系統(tǒng)。它包含銷售和推銷以及售后服務(wù)的全部活動(dòng)，銷售計(jì)劃的制訂、銷售狀況分析、客戶信息管理、銷售合同管理等等。

（2）生產(chǎn)管理子系統(tǒng)。功能包括產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)設(shè)備計(jì)劃、生產(chǎn)設(shè)備的調(diào)度和運(yùn)行、生產(chǎn)人員的雇用與訓(xùn)練、質(zhì)量控制和檢查等。

（3）物資供應(yīng)子系統(tǒng)。它包括采購(gòu)、收貨、庫(kù)存管理和發(fā)放等管理活動(dòng)；庫(kù)存的臺(tái)賬管理、庫(kù)存控制等。

（4）人力資源管理子系統(tǒng)。它包括人員的雇用、培訓(xùn)、考核、工資和解聘等；人員檔案管理、人員招聘管理、培訓(xùn)管理、工資管理等。

（5）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)子系統(tǒng)。處理日常的財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)問題，對(duì)企業(yè)資金進(jìn)行管理，同時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析和管理。

（6）信息管理子系統(tǒng)。該系統(tǒng)的作用是保證其他功能有必要的信息資源和信息服務(wù)。

（7）高層管理子系統(tǒng)。高層管理子系統(tǒng)為組織高層領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。包括提供各種綜合報(bào)表，特殊的信息檢索和分析，各種決策模型和分析工具，從而可以方便高層領(lǐng)導(dǎo)決策。

應(yīng)用MIS以后，反映生產(chǎn)運(yùn)動(dòng)的信息的獲得由慢變快；對(duì)生產(chǎn)動(dòng)態(tài)的掌握由粗變細(xì)；對(duì)數(shù)據(jù)資料的管理由分散到集中，對(duì)企業(yè)中存在的大量數(shù)字和情況由亂變準(zhǔn)；管理中的許多重復(fù)工作由MIS統(tǒng)一掌握。這些變化對(duì)企業(yè)的發(fā)展確實(shí)舉足輕重，有可能改變企業(yè)的面貌，給企業(yè)帶來(lái)活力。

我們可以通過以下六個(gè)問題來(lái)檢測(cè)企業(yè)信息資源管理績(jī)效：

（1）企業(yè)中的管理者是否依據(jù)信息系統(tǒng)進(jìn)行決策？

（2）企業(yè)的信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是否定期更新？

（3）企業(yè)中各個(gè)職能部門的管理人員是否都向信息系統(tǒng)中輸入信息？

（4）企業(yè)的信息系統(tǒng)是否便于使用？

（5）企業(yè)的信息系統(tǒng)是否在不斷地進(jìn)行改進(jìn)？

（6）企業(yè)的管理人員是否認(rèn)識(shí)到應(yīng)用信息系統(tǒng)給企業(yè)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)？