項(xiàng)目一　辦公用品配備與管理

◎?qū)W習(xí)目標(biāo)

知識(shí)目標(biāo)

●了解辦公用品的分類。

●了解辦公用品管理的內(nèi)容。

●掌握辦公用品采購(gòu)和發(fā)放程序。

●熟悉辦公用品的保管和維護(hù)。

●掌握辦公用品費(fèi)用管理。

能力目標(biāo)

●能夠采購(gòu)和發(fā)放辦公用品。

●能夠保管和維護(hù)辦公用品。

●能夠合理控制辦公用品費(fèi)用。

◎工作任務(wù)

●任務(wù)一：辦公用品的程序化。

●任務(wù)二：辦公用品的管理標(biāo)準(zhǔn)。

◎?qū)氚咐?/p>

嘉歡是一家能源公司的辦公室文員。月底，按照慣例她把做好的公司下月辦公用品采購(gòu)計(jì)劃表交給老板審批。老板看了看申購(gòu)表，皺起了眉頭，責(zé)問(wèn)為什么辦公用品用消耗得這么快。

嘉歡無(wú)奈地解釋說(shuō)：我又沒(méi)時(shí)間老是去盯著他們，特別是做業(yè)務(wù)的員工普遍喜歡浪費(fèi)公司的辦公用品，一張紙上寫上一個(gè)電話號(hào)就不用了。筆也是到處可見(jiàn)，就不知道是誰(shuí)的，要用時(shí)卻到處找。

老板說(shuō)：這些雖是小方面的，但是還是要適當(dāng)?shù)目刂撇藕谩?/p>

思考題：請(qǐng)你給嘉歡一些建議，幫助她管好公司的辦公用品。

提示：辦公用品的管理繁雜瑣碎，大到一套辦公桌椅、一個(gè)文件柜，小到一支筆、一張便箋條，遺漏其中任何一項(xiàng)物品都會(huì)給辦公帶來(lái)不便。作為辦公室一項(xiàng)基本事務(wù)，如何管理控制好公司的辦公用品成為你必須思考的問(wèn)題，也是必須掌握的企業(yè)事務(wù)處理技巧。

◎理論導(dǎo)讀

辦公用品管理概述

企業(yè)在進(jìn)行行政辦公時(shí)，需要一些必要的辦公用品才能使工作順利完成，如辦公室的電腦、打印機(jī)、電話、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、紙張和筆等。辦公用品作為辦公工具，其性能及管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都直接與辦公人員的工作效率發(fā)生聯(lián)系。同時(shí)，辦公用品作為辦公經(jīng)費(fèi)開支的主要部分，與減少企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益也有很大關(guān)系，所以企業(yè)在加強(qiáng)行政辦公事務(wù)管理時(shí)，也必須重視對(duì)辦公用品的管理。

一、辦公用品的分類

辦公用品有廣義和狹義之分。狹義的辦公用品包括辦公室中除辦公設(shè)備以外的所有用具、用品（英文Office SuPPlies）。而廣義的辦公用品則包括了辦公設(shè)備。嚴(yán)格地說(shuō)，在辦公用品和辦公設(shè)備之間沒(méi)有嚴(yán)格的界限。辦公用品也有普通辦公用品和專業(yè)辦公用品之分。我們常見(jiàn)的訂書機(jī)、文件欄、文件夾、簽字筆、圓珠筆、傳真紙、復(fù)（寫）印紙等都屬于普通辦公用品。專業(yè)辦公用品比如財(cái)務(wù)辦公用品等。

一般而言，我們把辦公用品分為以下幾種類型。

（一）日常用具類

日常用具指企業(yè)日常工作及業(yè)務(wù)操作所使用的家具、工具、器具等。它又包括：

1.紙簿類：復(fù)印紙、打印紙、傳真紙、信紙信封、便箋紙、稿紙、卡紙、等其他紙品。表格單據(jù)、檔案用品、復(fù)寫紙、賬簿賬冊(cè)、會(huì)議記錄本、記事簿、電話簿、收文登記本、發(fā)文登記本等本簿。

2.筆尺類：白板筆、鋼筆、記號(hào)筆、簽字筆、熒光筆、中性筆、筆芯、鉛筆、鉛芯、光盤筆、粉筆、橡皮、修正液等。

3.裝訂類：打孔器、訂書機(jī)、起釘器、膠帶/雙面膠、曲別針、大頭針、小夾子、剪刀、橡皮筋等。

4.家具類：保險(xiǎn)柜、文件柜、報(bào)刊架、雜志架、展示架、辦公桌、電腦桌、會(huì)議桌、辦公椅、沙發(fā)等。

5.數(shù)碼類：U盤、MP3播放器、數(shù)碼錄音筆、移動(dòng)硬盤、數(shù)碼攝像頭等。

6.桌面類：筆筒、筆座、日歷座、文稿架、膠水/膠棒、名片盒、名片冊(cè)、削筆器、轉(zhuǎn)筆刀、墊板、印臺(tái)、印油等。文件筐、文件盤、公文籃、板夾、公事包、資料冊(cè)、抽桿夾、名片冊(cè)、票據(jù)夾等。

7.日用勞保類：日化清潔用品、勞保用品、生活用紙、紙杯、燈泡燈管、電源插座、電池等。

（二）電腦耗材類

各種原裝以及品牌硒鼓、墨盒、打印機(jī)填充墨水、軟盤、刻錄盤、鼠標(biāo)、鼠標(biāo)墊、鍵盤、電腦清潔用品、耳機(jī)等。

（三）辦公設(shè)備類

計(jì)算機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、考勤機(jī)、碎紙機(jī)、裝訂機(jī)、投影儀、一體機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)等。

二、辦公用品管理主要內(nèi)容

1.采購(gòu)：根據(jù)庫(kù)存和消耗情況，提出采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后選擇供應(yīng)商。采購(gòu)時(shí)，要選擇物美價(jià)廉、經(jīng)濟(jì)耐用的物品，減少經(jīng)費(fèi)的開支。

2.保管：專人負(fù)責(zé)辦公用品管理，建立庫(kù)存臺(tái)賬，做到進(jìn)出有記錄，賬貨兩相符。定期進(jìn)行庫(kù)存檢查，確保易耗品及時(shí)供應(yīng)。

3.發(fā)放：建立完善的發(fā)放管理程序，手續(xù)齊全，并控制和監(jiān)管辦公用品的使用。