第二章　行業(yè)協會組織結構

第一節(jié)　行業(yè)協會的權力機構

一、行業(yè)協會權力機構定義

行業(yè)協會作為一種互益性社會組織，代表同業(yè)企業(yè)及其他經濟組織的共同利益，對行業(yè)成員有著一定的約束力；這種約束力來源于協會成員的權力讓渡和授權，具有行業(yè)范圍內的公權力性質。由此，這種行業(yè)內的公權力就形成了行業(yè)協會的特定權力，而擁有建立在這種公權力基礎上的約束能力的機構就是行業(yè)協會的權力機構。

行業(yè)協會的權力機構，是指代表行業(yè)成員集中行使行業(yè)公權力的機構。根據國家民政部《社會團體章程示范文本》規(guī)定，社會團體的最高權力機構是會員大會（或會員代表大會），并具有相應的職權要求；行業(yè)協會是體現會員意志、反映會員訴求，以實現協會“自我教育、自我服務、自我管理”的目標，最大程度地提升協會的向心力和生命力的社會組織，因此更強調行業(yè)協會的民主辦會原則；行業(yè)協會必須推行民主決策制度，推行民主管理、民主監(jiān)督制度，以充分體現會員當家做主的權利。

二、權力機構產生程序

行業(yè)協會會員大會由全體會員代表組成，會員數量較多的行業(yè)協會可由會員代表大會代行職能。

（一）成立大會

召開成立大會是行業(yè)協會的大事，發(fā)起人、擬任的行業(yè)協會領導和秘書長必須認真籌劃，廣泛聽取會員的意見和建議，走訪各業(yè)務主管部門，主動接受指導，必要時也可參考其他行業(yè)協會的成功方法。

1．行業(yè)協會成立大會的決議內容

行業(yè)協會成立大會的決議內容包括：召開會議的時間地點；會議的指導思想；會議的主要議程；表決方式和結果，會員大會對籌備工作報告、章程（草案）審議的結果；選舉理事會成員的結果；通報理事會選舉正副會長、法定代表人的結果；選舉或聘任秘書長的結果等。

2．第一屆領導班子的產生

關于第一屆理事、正副會長、秘書長等的候選名單，籌備行業(yè)協會的發(fā)起人應在廣泛聽取各方意見后，把擬任名單正式報請業(yè)務主管部門把關。召開發(fā)起人會議，按照業(yè)務主管部門的建議向大會提出擬任名單，通過投票選舉方式產生擬任會長、副會長單位，由擬任會長提名擬任秘書長候選人。擬任理事可以在這次會議上一并產生，也可由擬任會長、副會長認真籌劃提名，在下次發(fā)起人會議上通過投票方式產生。

3．成立大會的準備工作

確定行業(yè)協會成立大會的時間、場所和與會對象；制定成立大會的各項文件；確認參加成立大會的會員數量，確保超過全體會員數的2／3以上；邀請業(yè)務主管部門和社團登記管理部門的領導以及其他方面的專家學者參加成立大會；落實召開成立大會所發(fā)生的相應費用。

（二）換屆大會

行業(yè)協會會員大會一般為每屆4年。因特殊情況需提前或延期換屆的，須由理事會表決通過，報主管部門審查并經社團登記管理部門批準同意。但延期換屆最長不超過1年。

1．換屆改選的準備工作

行業(yè)協會換屆工作一般由現任理事會主持。現任理事會在會長的主持下，根據民主辦會原則，經理事會討論通過，建立換屆領導小組，安排各項換屆事宜，具體工作可由秘書處在秘書長的領導下執(zhí)行。換屆改選的準備工作包括：起草換屆大會的有關文件（工作報告、章程修改草案、各項決議草案、會議議程草案）、新一屆行業(yè)協會負責人成員名單草案、會員統(tǒng)計、審計及財務報告等。

2．新一屆理事會和正、副會長候選人的產生

第一步，由行業(yè)協會會長召集常務理事會或理事會開會，研究討論換屆選舉工作。通過會議統(tǒng)一認識，明確換屆選舉必須合法、符合章程規(guī)定。會議可以要求各位常務理事、理事提出調整新一屆理事會建議推薦理事名單，也可以決定授權秘書處在規(guī)定時間內，提出新一屆理事會建議推薦理事名單，以供下次理事會進行討論、補充、調整和通過。在對建議推薦理事名單廣泛聽取意見的基礎上，形成理事推薦名單。

第二步，新一屆理事會理事候選名單應廣泛聽取會員單位意見。新一屆理事會理事推薦名單形成后，理事會可以在此基礎上推薦常務理事、會長、副會長候選單位。推薦會長候選單位一名，也可以自薦或推薦兩至三名候選單位，鼓勵會長候選人在新一屆理事會上進行競選。

第三步，新一屆理事會理事候選人推薦名單、常務理事、會長、副會長候選人推薦名單，經理事會通過后，報業(yè)務主管部門初審，對初審中確需調整解決的候選單位，應及時召開理事會予以通過。新一屆理事會正式候選單位名單形成后，以本屆理事會名義提交會員（代表）大會選舉。

（三）代表的產生

1．會員單位代表的產生

行業(yè)協會會員單位應當從本單位選派一名具有議事能力、能夠代表本單位權力和利益，有維護法律法規(guī)的責任心與事業(yè)心的在職人員作為代表，行使會員單位的職權。這名人選一般被稱為會員單位的出任者。出任者的變更和基本資料應當向行業(yè)協會秘書處書面報告。由于出任者在參加行業(yè)協會活動和會議時所發(fā)表的意見，被視為代表派出單位，具有一定的嚴肅性，因此出任者不能再委托他人行使會員單位的職權，也不能以此身份謀取個人利益。一般情況下，會員代表是由該單位負責人出任，當出任者確實無法親自出席有關活動時，會員單位應出具書面證明，暫時委派本單位的其他合適人選代表出席。

2．會員代表大會代表的產生

在一般情況下，行業(yè)協會的最高權力機構是會員大會。但由于很多行業(yè)協會發(fā)展迅猛、會員數量多，難以召集。為此，在會員數量300家以上，且地域分散，會員大會出席人數經常難以達到規(guī)定的會員數的情況下，可以由會員代表大會作為最高權力機構。設置會員代表大會的行業(yè)協會，要由理事會負責會員代表的產生工作。

行業(yè)協會會員代表大會代表的產生辦法是：首先，由理事會決定會員代表大會總的代表人數，代表數量不得少于會員總數的30%，并要按照會員所在地域、所有制、產品、規(guī)模等實際情況劃分若干個選區(qū)，合理分配各選區(qū)的代表名額。每個代表產生的選區(qū)須推舉一名召集人召開選舉代表會議，經民主選舉選出代表。代表得票應當超過參加選舉的本地區(qū)的會員數的一半以上。設有分支、代表機構的，可以由這些分支、代表機構與選區(qū)共同產生代表。其次，會員代表名單產生后，應由理事會審查通過，并形成理事會向本屆會員代表大會提交的《有關本屆會員代表大會會員代表產生的決議》（草案）。對其中不具代表條件、需要調整的，可以由原選區(qū)重新組織選舉，也可由理事會直接調整，但要向選區(qū)負責人和選區(qū)內的會員說明情況。

三、權力機構職能

行業(yè)協會權力機構的職能，是指會員（代表）大會所承擔的職權、功能等方面內容。最高權力機構的職權是由行業(yè)協會章程規(guī)定的，同時可以在實踐中進行調整，對章程進行修改。

行業(yè)協會作為行業(yè)類社會團體，其權力機構即會員（代表）大會履行以下主要職權：

（1）制定和修改章程；

（2）選舉和罷免理事；

（3）審議理事會的工作報告和財務報告；

（4）制定和修改會費標準；

（5）決定終止事宜；

（6）決定其他重大事宜。

同時，結合行業(yè)協會“行業(yè)代表、行業(yè)服務、行業(yè)協調和行業(yè)自律”四大功能定位，會員（代表）大會作為行業(yè)協會的最高權力機構，除了要履行好、實現好行業(yè)協會章程所規(guī)定的職權要求外，還必須立足于行業(yè)自身及其發(fā)展特點，制定（或修改）切實、有效的行規(guī)行約，規(guī)范行業(yè)企業(yè)競爭行為；圍繞行業(yè)發(fā)展面臨的共同問題，適時地決定和調整行業(yè)協會在法律法規(guī)規(guī)定范圍內的業(yè)務范圍和工作職能等?？傊?，要把行業(yè)發(fā)展和協會的功能發(fā)揮緊密統(tǒng)一起來，讓會員（代表）大會成為最大化維護和實現整個行業(yè)、會員企業(yè)共同利益的有效平臺。

四、權力機構工作流程

行業(yè)協會會員大會（或會員代表大會）作為行業(yè)協會的最高權力機構，其工作的流程必須符合相應的工作程序。會員（代表）大會的召開，其會員代表出席率達到一定的要求方才有效，其議事表決采取無記名投票的方式。

會員大會每年召開一次。經理事會或1／3以上會員提議可召開臨時會議。根據《社會團體章程示范文本》第15條：會員大會（或會員代表大會）須有2／3以上的會員（會員代表）出席方能召開，其決議須經到會會員（或會員代表）半數以上表決方能生效。

下列事項須經會員大會2／3以上會員（或會員代表）表決通過方能生效：①章程的修改和廢止；②理事、會長和法定代表人的任免；③本會的分立、合并與自行解散。

第二節(jié)　行業(yè)協會的執(zhí)行機構

一、執(zhí)行機構定義

行業(yè)協會的執(zhí)行機構，是指負責部署協會日常工作，確定協會工作方向，以實現預期工作目標的專門機構。這一定義包含以下內容：

第一，執(zhí)行機構是協會權力的直接行使者，行業(yè)協會的日常工作均由其負責領導實施。

第二，行業(yè)協會的執(zhí)行機構必須具有很強的執(zhí)行力和領導力，必須通過一定的具體步驟或行動來開展工作。

第三，行業(yè)協會執(zhí)行機構具有明確的目標導向性，它所實施的一切工作行為都是對會員（代表）大會所做決議的貫徹、落實，以實現決策目標。

行業(yè)協會理事會是會員（代表）大會的執(zhí)行機構，也就是行業(yè)協會的執(zhí)行機構。在閉會期間，由理事會負責領導行業(yè)協會開展日常工作，對會員（代表）大會負責。

二、執(zhí)行機構產生程序

行業(yè)協會理事會由會員大會選舉產生。另外，行業(yè)協會也可根據需要設立常務理事會，由理事會選舉產生，在理事會閉會期間代行部分職能。

行業(yè)協會會員在300家以上、理事單位在100家以上的行業(yè)協會，可以設立常務理事會。

行業(yè)協會設立常務理事會有助于提高決策效率，但是由于常務理事數量比理事少，決策的參與面小，因而重大事項仍必須由理事會決定。由于常務理事本身都是理事，帶來重復開會的麻煩，因此，在實踐中不少行業(yè)協會已經取消了常務理事會的層面，堅持發(fā)揮好理事會的作用。新建的行業(yè)協會一般不設常務理事會為宜。

三、執(zhí)行機構職能

行業(yè)協會執(zhí)行機構的職能，是指履行協會權力機構的相關工作決議，實施行業(yè)協會業(yè)務工作內容，保證協會健康運行過程中固有的功能及職權。執(zhí)行機構的有關職權由行業(yè)協會章程規(guī)定，同時也可在實踐中進行調整，對章程進行修改。

理事會作為行業(yè)協會執(zhí)行機構具有以下主要職權：

（1）執(zhí)行會員（代表）大會的決議；

（2）選舉和罷免理事長（會長）、副理事長（副會長）、秘書長、常務理事；

（3）籌備召開會員（代表）大會；

（4）向會員（代表）大會報告工作和財務狀況；

（5）決定會員的吸收和除名；

（6）決定設立辦事機構、分支機構、代表機構和實體機構；

（7）決定各機構主要負責人的聘任；

（8）領導本會各機構開展工作；

（9）制定內部管理制度；

（10）決定其他重大事項。

可見，行業(yè)協會執(zhí)行機構的職能涉及包括人事任免、內部管理、資金使用等各方面工作，它是整個協會工作順利開展的基本保證，在協會工作中具有十分重要的地位。

四、執(zhí)行機構人數要求

行業(yè)協會理事會的成員數量由行業(yè)協會會員大會決定。行業(yè)協會理事會的人員數量既要兼顧各方利益，也要體現簡潔、高效原則，降低決策成本。特別是要防止憑“面子”換理事的“位子”；防止金錢至上觀點，以理事的“位子”換對應的“票子（會費）”。因此，理事數應當從會員規(guī)模、實際需要等方面出發(fā)綜合考慮，一般不宜超過會員數的1／3。

在實際工作中，一般新設立行業(yè)協會和行業(yè)協會換屆時，要空出一定的理事會名額，以利于根據實際需要在屆中增補。

五、執(zhí)行機構工作要求

作為行業(yè)協會的執(zhí)行機構，理事會的實際運作過程同樣具有嚴格的程序要求，必須依照有關規(guī)定執(zhí)行。

（一）議事規(guī)則

為保證理事會的高效運作和科學決策，行業(yè)協會對于理事會的議事規(guī)則有明確的要求：

（1）理事會應定期召開會議，并根據需要及時召開臨時會議。理事會會議應有事先確定的議題。事先未確定的議題，可以在會上提出討論，但不得作出決定。

（2）理事會會議應嚴格按照規(guī)定的程序進行。應至少在理事會會議召開的前7天，通知所有理事，并提供足夠的資料，包括會議議題的相關背景材料和有助于理事理解行業(yè)協會業(yè)務進展的信息和數據。當1／2以上的理事認為資料不充分或論證不明確時，可以聯名以書面形式向理事會提出延期召開理事會會議或延期審議該事項，理事會應予以采納。

（3）理事會會議記錄應完整、真實。出席會議的理事和記錄人應在會議記錄上簽名。理事會會議記錄應作為重要檔案妥善保存。

（4）理事會授權會長、常務理事會、秘書長在理事會閉會期間行使理事會部分職權的，行業(yè)協會應在章程中明確規(guī)定授權原則和授權內容，授權的內容應當是明確而具體的。凡重大事項應由理事會集體決策。

（二）理事會的召開

理事會須有2／3以上理事出席方能召開，其決議須經到會理事2／3以上表決通過方能生效；理事會每年至少召開一次會議，經會長或1／2以上理事提議可以召開臨時會議。

第三節(jié)　行業(yè)協會的職能部門

一、職能部門設立方式

在企事業(yè)單位中，職能部門一般是指組織中對下屬單位具有計劃、組織、指揮權力的部門。行業(yè)協會的職能部門之間則往往是平行的工作業(yè)務劃分關系，而并非上下隸屬關系。隨著行業(yè)協會的成長壯大，其所承接的政府轉移職能和行業(yè)服務內容不斷增加，一些行業(yè)協會的工作業(yè)務范圍也明顯擴大。相應地，為了更好地發(fā)揮行業(yè)協會的作用，有效參與行業(yè)公共事務和社會事務，行業(yè)協會基于自身業(yè)務拓展需求而設立對應的職能部門。

一般來說，行業(yè)協會職能部門的設立方式主要有兩種：自發(fā)設立和引導設立。自發(fā)設立是指行業(yè)協會根據自身業(yè)務發(fā)展的需要而自行設立相關職能部門；引導設立是指行業(yè)協會為承接某些政府職能，在政府的引導支持下設立職能部門，專項從事有關工作。無論是自發(fā)設立還是引導設立，其基本要求是按照行業(yè)協會的工作職責和權限，對行業(yè)協會的工作業(yè)務進行職能劃分，各司其職，避免出現各職能部門之間的職權交叉或重合現象。

二、職能部門設立途徑

依據行業(yè)協會職能部門設立的兩種方式，其職能部門的設立途徑一般也有兩種：一種稱為內部途徑，即通過行業(yè)協會內部程序進行交流討論，確定相關職能定位、職責范圍和權限等，依章程成立相關職能部門。另一種稱為外部途徑，即在政府的引導支持下，行業(yè)協會依據政府職能轉移要求和相關政策法規(guī)而成立職能部門，負責履行政府轉移的某些職能。

三、職能部門管理要求

對于行業(yè)協會職能部門的管理需要多種方式和手段的結合，“軟硬兼施”。行業(yè)協會各職能部門之間往往各司其職、分工明確，但要形成最大的發(fā)展合力，就離不開共同合作。因此，對行業(yè)協會職能部門的管理要求是：既要有硬標準，又要有軟環(huán)境；既要有硬手段，也要有柔方式。

（一）制度化管理標準

俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓”。行業(yè)協會職能部門的規(guī)范管理，首先就是依托健全合理的內部管理制度，包括科學合理的規(guī)章制度以及靈活有效的考核機制。通過硬標準、硬手段，以制度規(guī)范為基本手段協調部門的集體協作行為，通過績效管理來引導和約束職能部門員工的行為，并促進部門的整體優(yōu)化。

因此，行業(yè)協會職能部門首先就要照章辦事，積極組織員工學習行業(yè)協會章程的有關內容；其次要配套各部門規(guī)章制度、工作職責等，對員工進行工作考核，使得各職能部門依規(guī)范開展工作。

（二）人性化管理手段

所謂人性化管理，就是在整個部門管理過程中，非常注意人性要素，以充分開掘人的潛能為目標，通過提供充分的物質激勵和精神激勵、制訂完善的員工個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等，由內而外激發(fā)員工的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，為組織發(fā)展贏得廣大員工的支持。

當前，我國行業(yè)協會進入能動發(fā)展階段，應從行業(yè)協會自身著手，挖掘行業(yè)協會內部的發(fā)展動力，提升行業(yè)協會的整體能力素質，從而真正實現行業(yè)協會“行業(yè)代表、行業(yè)服務、行業(yè)協調、行業(yè)自律”的功能。其中，人才是行業(yè)協會的第一組織資源，行業(yè)協會除了要吸引更多的社會人才進入協會，更重要的是要能夠留住人才。這就需要加強“軟方式”管理，一方面設計符合行業(yè)協會實際的彈性薪酬制度，讓員工看到薪酬上漲空間；另一方面要倡導員工制定職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，給予員工各種成長與發(fā)展機會，注重行業(yè)協會與員工個人的雙贏，通過員工的個人進步來推動行業(yè)協會的整體發(fā)展。

（三）團隊化管理方式

20世紀90年代以來，團隊管理成為組織管理的新潮流。所謂團隊，是指所有成員擁有共同的目標，每位成員行為間相互依存、相互影響，并能很好合作，追求集體的成功。而團隊精神則是指團隊成員為了團隊的利益和目標而相互協作，盡心盡力行動的共識和意志。在行業(yè)協會職能部門管理中引入團隊管理，要注重以下三個方面的要求：

第一，統(tǒng)一目標，樹立部門榮辱觀。要努力將員工的個人目標與部門目標統(tǒng)一起來，凝集成部門力量，形成通力合作的氛圍。通過集體學習和討論，對工作目標達成一致共識，從而準確理解目標內容，以指導工作的開展。當然，也要注意部門目標的可實現性。

第二，系統(tǒng)規(guī)劃，科學引導。職能部門負責人通常承擔著上傳下達、部署工作規(guī)劃和實施具體計劃的角色作用。因此，其主要職責是在準確把握行業(yè)協會發(fā)展方向、內容和實現方式決策的基礎上，實施有效的管理和激勵。部門負責人應當結合部門職能要求，對協會的階段性工作任務進行解讀，同時結合每位員工的職責進行工作分解和指導，并根據部門目標設立績效考核指標和方法，從而促進員工能夠準確開展下一步工作，朝著共同目標努力。

第三，共同學習、共同成長。行業(yè)協會的發(fā)展需要不斷鞏固基本業(yè)務知識、更新行業(yè)知識，這就要求員工持續(xù)學習以保持部門的活力。通過建立學習成果分享制度、定期或不定期學習培訓制度等，員工可以將自己在專業(yè)領域的既有業(yè)務知識及行業(yè)認識在部門內部進行分享，融合不同崗位的理解，達成共識后投入實踐，再以實踐作為知識增長的催化劑。如此往復，逐漸實現所有員工認識水平和專業(yè)技能的共同提升。

案例

某省物業(yè)管理行業(yè)協會的治理架構

某省物業(yè)管理行業(yè)協會成立于2000年，主要為省內物業(yè)管理行業(yè)和會員單位提供服務，反映訴求，并規(guī)范行業(yè)發(fā)展。該協會致力于推進物業(yè)管理事業(yè)的改革與發(fā)展，加快物業(yè)管理市場化的進程。其主要業(yè)務運作包括：組織全省物業(yè)管理行業(yè)從業(yè)人員上崗培訓、發(fā)證；組織物業(yè)管理師資格考試考前培訓；組織某省物業(yè)管理行業(yè)專家資格評審委員會，建立物業(yè)管理行業(yè)專家?guī)?；組織會員單位赴省外和國外考察學習；組織對創(chuàng)建省和國家示范項目進行考評和初評；接受會員單位的咨詢、訴求和監(jiān)督，維護會員單位的合法權益等。

一、組織架構設置

經過多年的規(guī)范發(fā)展與完善，某省物業(yè)管理行業(yè)協會按章程建立起了較為完備的協會組織架構，這對于行業(yè)協會的良好運作，進而有效實現行業(yè)協會的職能提供了堅實的基礎。

某省物業(yè)管理行業(yè)協會基于會員權、社團法人權、決策權、執(zhí)行權和監(jiān)督權之間相互制衡的關系，形成組織構架設置（見圖2．1）。具體包括：權力機構為會員大會；執(zhí)行機構為理事會、常務理事會、會長辦公室；監(jiān)督部門為監(jiān)事會；職能部門為秘書處；分支機構設4個專業(yè)委員會即交流與培訓委員會、專業(yè)技術委員會、法律咨詢委員會、自律檢查委員會。秘書處為協會的常設職能機構，下設培訓研究部、創(chuàng)優(yōu)考評部、交流與咨詢部和綜合部。

圖2．1　某省物業(yè)管理行業(yè)協會組織架構

二、組織架構評析

某省物業(yè)管理行業(yè)協會的最高權力機構會員大會選舉產生協會執(zhí)行機構理事會、常務理事會，在會員大會閉會期間負責領導行業(yè)協會開展日常工作，對會員大會負責。同時，該行業(yè)協會在自身需要的基礎上由會員大會選舉產生監(jiān)事會，并設立會長辦公室。會長辦公室可以對理事會的工作形成支持與補充，監(jiān)事會則負責對理事會、常務理事會、會長辦公室的監(jiān)督與檢查，直接對會員大會負責。除此之外，秘書處下設的職能部門、各個專業(yè)委員會的建立以及與某省社科院合辦的研究所、雜志部，這些都是考慮到協會的實際和需求而不斷建立健全完善起來的。

規(guī)范有效的架構體系為某省物業(yè)管理行業(yè)協會的發(fā)展提供了基礎性的組織保障，也為其他行業(yè)協會的組織建構提供了一種思路。某省物業(yè)管理行業(yè)協會在完善的組織架構下，建立起協會與各會員單位之間的交流和聯動機制，共享工作信息，為行業(yè)提供智力支持，樹立了行業(yè)良好形象，給社會展示了一個自尊、自強、自律、誠實守信、和諧健康發(fā)展的物業(yè)管理行業(yè)。

當然，某省物業(yè)管理行業(yè)協會各職能部門是根據該協會其自身的現狀和需求而建立的，其他行業(yè)協會在進行組織建構時不能盲目照搬，而要根據自身的現狀和需求合理進行設置。